Quy trình hoạt động - Quy trình nhập hàng: Vào cuối ngày làm việc bộ phận kho sẽ kiểm tra kho nguyên liệu thống kê xem mặt hàng nào sắp hết để thông báo cho quản lý gửiyêu cầu nhập hàng
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Khảo sát hiện trạng
1.1.1 Giới thiệu về cửa hàng kem Tràng Tiền Cổ Nhuế
Xã hội phát triển đã làm tăng nhu cầu về đời sống tinh thần, đặc biệt trong những ngày hè oi ả Những cây kem mát lạnh, thơm ngon là lựa chọn tuyệt vời để thưởng thức cùng bạn bè và người thân Cửa hàng kem Tràng Tiền là điểm đến lý tưởng cho những ai yêu thích sự tươi mát trong mùa hè.
Cổ Nhuế là một nơi lý tưởng và tuyệt vời để thực điều đó.
Tên cửa hàng: kem Tràng Tiền Cổ Nhuế
Tổng số nhân viên: 7 người
Thời gian làm việc: Sáng: 6h00 - 11h30
Doanh thu hàng tháng: ~ 92.000.000 VNĐ
Địa chỉ: ngõ 234 Hoàng Quốc Việt, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
1.1.1.2 Cơ cấu sơ đồ tổ chức
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận
Quản lý quán là vị trí cao nhất trong cửa hàng, không tham gia trực tiếp vào việc bán hàng hay giao dịch, nhưng có trách nhiệm tổ chức và phát triển cửa hàng Họ xử lý và đưa ra quyết định cho các tình huống phát sinh trong cửa hàng.
Quản lý nhân viên là quá trình quan trọng trong quán, bao gồm việc điều chỉnh, tuyển dụng nhân sự, phân ca làm việc, chấm công và trả lương cho công nhân viên theo chỉ định của quản lý.
- Bộ phận bán hàng: Là bộ phận tư vấn, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và xử lí hóa đơn thanh toán của khách hàng.
Bộ phận kho có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu từ quản lý liên quan đến việc nhập hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa Sau khi hoàn tất kiểm tra, hàng sẽ được chuyển vào kho và xuất phiếu chi.
- Bộ phận phục vụ: Đem đồ ăn cho khách hàng và dọn dẹp cửa hàng.
1.1.1.3 Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ
Hình thức kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng là các loại kem.
1.1 Hình ảnh menu của quán kem Tràng Tiền
1.2 Hình ảnh thực đơn kem
1.1.1.4 Trang thiết bị cửa hàng
02 máy tính, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 02 camera, 03 tủ đông, 02 máy làm kem tươi.
Quy trình nhập hàng bắt đầu khi bộ phận kho kiểm tra và thống kê kho nguyên liệu vào cuối ngày làm việc Họ sẽ xác định các mặt hàng sắp hết và thông báo cho quản lý để gửi yêu cầu nhập hàng đến các nhà cung cấp.
+ Kem: Được nhập hàng ngày
+ Nguyên liệu làm kem tươi: sữa tươi (không đường, có đường, đặc ), bột cà phê, bột ca cao,…
Sau khi nhận thông tin từ bộ phận pha chế, quản lý sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để gửi yêu cầu nhập hàng Bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng hàng nhập.
Hàng hóa sẽ được chuyển vào kho khi đáp ứng đủ số lượng và chất lượng Sau đó, bộ phận kho sẽ xuất phiếu nhập để bộ phận bán hàng thực hiện thanh toán cho đại lý Hàng hóa phải đạt tiêu chuẩn.
+ Kem: Không chảy, còn nguyên hình dạng, còn hạn sử dụng
+ Nguyên liệu làm kem tươi: giữ được độ lạnh theo yêu cầu
Mỗi khi bộ phận pha chế lấy hàng từ kho, bộ phận kho sẽ xuất phiếu xuất kho ghi rõ số lượng và tên các mặt hàng để dễ dàng quản lý Đồng thời, khi có món mới, bộ phận bán hàng sẽ cập nhật thông tin sản phẩm và giá trên menu.
Giá của sản phẩm được tính;
Giá của món = Tổng giá nhập + 32% lợi nhuận + 3% mặt bằng
Khi khách hàng đến cửa hàng, nhân viên sẽ hướng dẫn họ đến quầy để chọn bàn và món ăn Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra tình trạng bàn khách chọn, nếu bàn đã có người, khách sẽ được mời chọn bàn khác Sau khi khách chọn xong, món ăn và số bàn sẽ được ghi vào giấy order Khách sẽ được đưa đến bàn ngồi chờ, trong khi thông tin sẽ được chuyển đến bộ phận chế biến để thực hiện món ăn theo yêu cầu Khi món ăn hoàn thành, nhân viên sẽ phục vụ tận bàn và cập nhật trạng thái bàn là đã phục vụ Nếu khách muốn gọi thêm đồ, chi phí sẽ được cộng vào hóa đơn Khi khách yêu cầu thanh toán, nhân viên sẽ tổng hợp giấy order để xuất hóa đơn và nhận tiền, sau đó bàn sẽ trở về trạng thái trống.
Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp doanh thu và phiếu nhập để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý và hàng năm Bộ phận bán hàng và pha chế sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy và không bán chạy, từ đó giúp quản lý xây dựng phương hướng phát triển cho tháng tiếp theo.
Quán có đội ngũ nhân viên gồm 1 quản lý, 1 nhân viên kho, 1 nhân viên bán hàng, 2 nhân viên chế biến và 2 nhân viên phục vụ Thông tin của từng nhân viên được ghi chép cẩn thận vào sổ để phục vụ cho việc chấm công và phát lương.
Công của nhân viên được tính theo ca làm việc đối với nhân viên partime, theo ngày làm việc đối với nhân viên fulltime.
Partime: + Ca sáng : 8h – 12h : 80.000 đồng / ca
Ngoài tiền lương nhân viên còn được thưởng theo đánh giá năng lực của mình đối với cửa hàng.
Nhân viên full time được hưởng 2 ngày nghỉ phép mỗi tháng Để đảm bảo quy trình, cần thông báo cho quản lý ít nhất 1 ngày trước nếu ngày nghỉ rơi vào thứ 2 đến thứ 6, và thông báo trước 1 tuần nếu ngày nghỉ là vào thứ 7 hoặc chủ nhật.
Nhân viên part time có thể đổi ca linh hoạt cho nhau.
Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bố sung nhân sự kịp thời.
Nhân viên sẽ bị trừ 1% lương cho mỗi lần đi muộn trong tháng và 10% lương cho mỗi lần nghỉ không xin phép Nếu vi phạm nhiều lần, nhân viên có thể bị buộc thôi việc Lương được trả vào ngày cuối cùng của tháng, tính theo công thức: Tổng lương : Ca (ngày) x số ngày công + thưởng – phạt.
1.1.3 Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại
- Đơn giản , dễ sử dụng không yêu cầu cao về trình độ tin học.
- Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao.
Hệ thống quản lý hiện tại dựa vào sổ sách và Excel, dẫn đến quy trình thủ công và đơn giản Điều này khiến cho việc xử lý dữ liệu lớn trở nên khó khăn, dễ gây thất thoát và nhầm lẫn Ngoài ra, việc sao lưu và phục hồi dữ liệu cũng gặp nhiều khó khăn.
- Tốn nhiều thời gian gây khó khăn trong việc quản lý đồng bộ.
- Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn.
- Chưa thực sự có một hệ thống đánh giá năng lực của nhân viên.
Xác lập dự án
1.2.1 Mục tiêu của dự án mới
Hệ thống quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các chức năng nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho hàng và nhân viên Nó giúp cửa hàng thống kê và báo cáo, từ đó nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra phương hướng phát triển hiệu quả trong tương lai.
Nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển của quán, giúp quản lý trở nên dễ dàng, tiện dụng và chính xác hơn.
- Giảm bớt chi phí, nhân công, thời gian và sức lực.
1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới
- Thực hiện tốt các chức năng chính hiện tại.
- Tuân thủ đúng các quy tắc về bán hàng.
- Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời.
- Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn đọng.
- Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý…
- Thống kê được lượng nguyên liệu sắp hết
- Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý.
- Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu.
- Bảo mật tốt, chỉ làm việc với người có quyền sử dụng.
- Đào tạo cao hơn về tin học cho nhân viên trong cửa hàng để dễ dàng sử dụng.
- Có thêm chức năng đánh giá nhân viên và ghi nhận phản hồi của khách hàng.
1.2.3 Phạm vi thực hiện dự án
Các chức năng chính của dự án:
Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hệ quản trị SQL server (SQL server 2019).
Trình biên dịch : Visual Studio Code
- Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp : 5.000.000 đồng
- Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 7.000.000 đồng
- Chi phí đường truyền mạng : 500.000 đồng/tháng
- Chi phí cho người viết phần mềm : 9.000.000 đồng
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Mô hình phân cấp chức năng
* Mô hình phân rã chức năng
* Mô tả các chức năng ở lá:
1.1 Điều chỉnh : Mỗi nhân viên làm tại cửa hàng đều sẽ cung cấp thông tin về họ tên, ngày sinh, địa chỉ, … để lưu hồ sơ quản lý và chức năng đồng thơi có thể lưu sửa, xoá khi có nhân viên mới hoặc nhân viên xin nghỉ Chức năng cho phép quản lý có thể tạo những nhắc nhở, điều chỉnh đến nhân viên về thái độ làm việc, tác phong, …
1.2 Trả lương : Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên làm tại cửa hàng và đánh giá năng lực của nhân viên thông qua sao và thưởng phạt : Fulltime: 250.000/ngày
Partime: + Ca sáng : 8h – 12h : 80.000 đồng / ca
Lương của nhân viên được trả định kì vào ngày cuối cùng của tháng và được tính theo công thức : Tổng lương : Ca (ngày) x số ngày công + thưởng – phạt
1.3 Đánh giá : Dựa vào năng lực, thái độ cũng như phản hồi của khách hàng về nhân viên, quản lý sẽ dựa vào và xếp loại nhân viên tương ứng theo sao, ứng với mỗi sao nhân viên sẽ được thưởng cộng vào lương
2.1 Nhận yêu cầu : Khi khách hàng có yêu cầu gọi món sẽ hiển thị giao diện chọn bàn trước sau đó xuất ra menu cho khách hàng lựa chọn Khi khách hàng lựa chọn xong chức năng sẽ gửi 2 phiếu yêu cầu đến bộ phận chế biến và chức năng thanh toán để tạo hoá đơn.
2.2 Tạo hoá đơn : Khi khách hàng có yêu cầu thanh toán, bộ phận bán hàng sẽ yêu chức năng Chức năng sẽ tổng hợp lại phiếu yêu cầu gọi món để lập hoá đơn và in hoá đơn cho khách hàng kiểm tra Hoá đơn được in ra cho khách hàng đồng thời cũng được lưu vào kho hoá đơn để phục vụ báo cáo.
- Bộ phận quản lý kho nguyên liệu tạo ra một bảng thống kê định kì một thời gian như thống kê theo ngày, theo tuần, theo tháng, …
Khi nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống tạo bảng thống kê, hệ thống sẽ thu thập thông tin về nguyên liệu trong kho và so sánh với thống kê trước đó Kết quả sẽ hiển thị lượng nguyên liệu còn lại, cũng như các thay đổi trong kho như nhập hoặc xuất nguyên liệu.
- Bộ phân kho và nhân viên thực hiện việc liên hệ, quản lý thông tin của những nhà cung cấp cung cấp nguyên liệu cho cửa hàng
Khi hệ thống gửi yêu cầu lấy thông tin đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ phản hồi bằng cách cung cấp thông tin đúng theo yêu cầu của chức năng.
- Bộ phận kho thực hiên việc nhập thêm nguyên liệu làm kem phụ thuộc vào lượng nguyên liệu còn lại trong kho.
Sau khi tiếp nhận đơn hàng nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp, hệ thống sẽ tiến hành thống kê đơn giá nhập và tạo hóa đơn để thực hiện việc thanh toán cho nguyên liệu đã nhập.
Bộ phận bán hàng lập báo cáo cho quản lý, cung cấp thông tin về tiền nhập hàng và tiền bán hàng, giúp nắm bắt tình hình kinh doanh của cửa hàng.
- Từ những dự liệu của chức năng tổng hợp sẽ báo cáo doanh thu, nhưng thông tin báo cáo đều dựa trên công thức :
Doanh thu = Tiền bán – Tiền nhập
4.2 Lập báo cáo thống kê nguyên liệu: Bộ phận bán hàng sẽ tổng hợp lại những hoá đơn bán hàng, nhập hàng cũng như lượng hàng xuất ra nhằm mục địch phục vụ việc lập báo cáo.
Mô hình luồng dữ liệu
2.2.1 Mô hình luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
2.2.2 Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh
2.2.3 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
2.2.3.1 Mô hình luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên
2.2.3.2 Mô hình luồng dữ liệu cho chức năng quản lý bán hàng
2.2.3.3 Mô hình luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho
2.2.3.4 Mô hình luồng dữ liệu cho chức năng báo cáo
Mô hình E-R
2.3.1 Liệt kê, chính xác hoá và lựa chọn thông tin
Tên chính xác của các đặc trưng
Tên viết gọn Đánh dấu loại ở mỗi bước
D Đánh giá của kh.hàng
K Kho thống kê nguyên liệu
* Chú thích: dấu “ “đánh dấu mục tin được loại / chọn ở bước thứ i ✘
1.Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp các đối tượng được xét
2.Chọn thuộc tính một lần Nếu lặp lại thì bỏ qua
3.Một thuộc tính phải là sơ cấp (nếu giá trị của nó có thể suy ra từ giá trị khác thì bỏ qua)
2.3.2 Xác định thực thể, gán thuộc tính và xác định định danh
Chi tiết hoá đơn - Mã hoá đơn
2.3.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính
Mối quan hệ phụ thuộc sỡ hữu
Xét cặp thực thế Mối quan hệ
Sổ lưu trữ Nhân viên Gồm
Hoá đơn sản phẩm Nhân viên Tạo
Sản phẩm Nguyên liệu Gồm
Hoá đơn Sản phẩm Gồm
Sản phẩm Công thức chế biến Gồm
Công thức Nguyên liệu Gồm
Hoá đơn Thông tin khách hàng Nhập
2.3.4 Mô hình thực thể liên kết E-R
THIẾT KẾ
Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.1.1 Mô hình dữ liệu quan hệ
Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ
- Nhân viên( Mã nhân viên, Họ tên, Ngày sinh, Quê quán, Số điện thoại)
- Sổ nhân viên( Mã nhân viên, Tên nhân viên, Số công, Phạt, Hệ số lương, Tháng, Lương)
- Thông tin xếp loại( Mã nhân viên, Tên nhân viên, Xếp loại)
- Đánh giá của khách hàng(Tên nhân viên, Ý kiến khách hàng, Mức độ hài lòng, Số sao)
- Phiếu nhập( Mã phiếu nhập, Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Ngày nhập, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền)
- Phiếu xuất( Mã phiếu xuất, Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Ngày xuất, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền)
- Thực đơn( Mã hàng, Tên kem, Hình ảnh, Mô tả, Giá)
- Hàng nhập( Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Ngày nhập, Loại, Đơn vị tính)
- Hoá đơn( Tên kem, Số lượng, Đơn giá, Số bàn, Thành tựu)
- Kho thống kê nguyên liệu( Mã hàng, Tên hàng, Số lượng tồn, Tình trạng, Trạng thái cần nhập)
- Bảng lương( Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Tháng, Lương)
Chuẩn hoá các quan hệ
- Nhân viên( Mã nhân viên, Họ tên, Ngày sinh, Quê quán, Số điện thoại, Hệ số lương)
- Sổ nhân viên( Mã nhân viên, Họ tên, Số công, Phạt, Hệ số lương, Tháng, Lương)
- Phiếu nhập( Mã phiếu nhập, Mã nhà cung cấp, Ngày xuất, Tên nhà cung cấp, Thành tiền)
- Chi tiết phiếu nhập( Mã phiếu nhập, Mã nhân viên, Mã hàng nhập, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền)
- Phiếu xuất( Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Mã nhân viên)
- Chi tiết phiếu xuất( Mã phiếu xuất, Mã nhân viên, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền)
- Thực đơn( Tên kem, Mô tả, Công thức, Đơn giá)
- Hoá đơn( Mã hoá đơn, Mã nhân viên, Số lượng, Số bàn, Thanh toán)
- Nhà cung cấp( Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại, Fax, Email, Mã số thuế, Ghi chú)
- Chi tiết hoá đơn( Mã hoá đơn, Tên kem, Số lượng, Mã nhân viên, Đơn giá, Thành tiền)
- Hàng nhập( Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Loại, Đơn vị tính)
- Phiếu xuất( Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Nhân viên)
- Chi tiết phiếu xuất( Mã phiếu xuất, Hàng nhập, Số lượng)
- Hàng nhập( Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Loại, Đơn vị tính)
- Chi tiết phiếu nhập( Mã phiếu nhập, Mã hàng nhập, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền)
Biểu đồ dữ liệu quan hệ
3.1.2 Mô hình dữ liệu vật lý
3.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Các bảng cơ sở dữ liệu
Thiết kế giao diện
Hình 3.13 Form Quản lý thông tin nhân viên
Hình 3.15 Form Thông tin hàng nhập