Báo cáo môn học phân tích thiết kế hệ thống thông tin đ ti quản lý cửa hng hải sản tươi sống

LỜI NÓI ĐẦUVới sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay thì việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào trong quản lý cửa hàng là hết sức cần thiết nhằm đơngiản hoá và nâng cao hiệu s

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đ TI:

QUẢN LÝ CỬA HNG HẢI SẢN TƯƠI SỐNG

Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ LƯƠNG

NGUYỄN THÚY HƯỜNG Giảng viên hướng dẫn : ThS BÙI KHÁNH LINH

Hà Nội, 2022

PHIẾU CHẤM ĐIỂM ST

Mục Lục LỜI NÓI ĐẦU

CHƯƠNG 1:KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ

1.1 Khảo sát hiện trạng 3

1.2 Xác lập dự án 9

1.2.1 Mục tiêu của dự án 9

1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới: 9

1.2.3.Phạm vi thực hiện dự án: 9

1.2.4 Công nghệ sử dụng 10

1.2.5 Ước tính chi phí 10

CHƯƠNG 2:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 11

2.1.1 Quản lý nhân viên 11

2.1.2 Quản lý bán hàng 12

2.1.3 Quản lý kho 12

2.1.4 Quản lý hàng 14

2.1.5 Báo cáo 14

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 16

2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh 16

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 17

2.2.3 Biểu đồ luồn dữ liệu mức dưới đỉnh 18

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Hình ảnh cửa hàng Vựa hải sản Hùng Trường Sa ……….4

Hình 1.2.Hình ảnh bên trong cửa hàng ……….5

Hình 2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng 15

Hình 2.2 Biểu đồ ngữ cảnh 20

Hình 2.3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 21

Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên 22

Hình 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý bán hàng 23

Hình 2.6.Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho 24

Hình 2.7.Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý hàng 25

Hình 2.8.Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng báo cáo 26

LỜI NÓI ĐẦU

Với sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay thì việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào trong quản lý cửa hàng là hết sức cần thiết nhằm đơngiản hoá và nâng cao hiệu suất công việc.Tuy nhiên vấn đề ở đây là chúng taphải xây dựng được hệ thống thông tin phù hợp và hiệu quả, đòi hỏi ta phảitrang bị kiến thức tốt về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin để có thể mô tảđúng quy trình và cách thức hoạt động của hệ thống

Và đặc biệt, trong học kỳ này Em xin cảm ơn cô Bùi Khánh Linh đã hướngdẫn, góp ý, thảo luận để bài báo cáo này của em được hoàn thiện Trong thờigian được học tập và thực hành dưới sự hướng dẫn của cô, chúng em khôngnhững thu được rất nhiều kiến thức bổ ích, mà còn được truyền sự say mê và

thích thú đối với bộ môn Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin.

Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện đồ án với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên, dobước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu và xây dựng đồ án trong thời gian có hạn, với

lượng kiến thức còn hạn chế, nhiều bỡ ngỡ, nên đồ án “Quản lý cửa hàng hải sản tươi sống” chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất

mong nhận được sự quan tâm, thông cảm và những đóng góp quý báu của cácthầy cô và các bạn để đồ án này ngày càng hoàn thiện hơn

Một lần nữa, chúng em xin chân thành cám ơn cô và luôn mong nhận được

sự đóng góp của thầy cô và các bạn

Sau cùng, chúng em xin kính chúc các thầy cô trong Khoa Công NghệThông Tin dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp củamình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Trân trọng!

VỰA HẢI SẢN HÙNG TRƯỜNG SA CHƯƠNG 1 : KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1Khảo sát hiện trạng

Đề tài: “Quản lý cửa hàng hải sản tươi sống: Vựa hải sản Hùng Trường Sa” Dân số nước ta hiện nay đạt hơn 90 triệu người Cùng với việc gia tăng dân sốnhanh, thì nhu cầu về dịch vụ, mua bán cũng ngày một gia tăng Tuy nhiên, hệthống quản lý bằng sổ sách trước kia của nhiều cửa hàng, công ty không còn phùhợp với quy mô và tốc độ phát triển này nữa Cửa hàng hải sản tươi sống Vựahải sản hùng trường sa cũng vậy, tuy đã áp dụng tin học vào công việc quản lý,buôn bán nhưng mới chỉ dừng lại ở mức đơn giản, cần có một hệ thống mới giúpviệc quản lý tiện lợi dễ sử dụng

1.1.1 Giới thiệu về cửa hàng hải sản (Vựa hải sản hùng trường sa).

Xã hội ngày càng phát triển, con người không chỉ không ngừng nâng caocuộc sống cả về mặt tinh thần và vật chất cùng với đó việc lựa chọn thực phẩm

an toàn và bổ dưỡng là rất quan trọng Hải sản là một loại thực phẩm đáp ứngđầy đủ cho con người về mặt dinh dưỡng cũng chính vì vậy mà nó không thểthiếu trong mỗi bữa cơm gia đình cũng như những bữa tiệc sang trọng Cửahàng hải sản tươi sống Vựa hải sản hùng trường sa sẽ là nơi đáp ứng yêu cầu vàcung cấp một cách đầy đủ và đang dạng với mọi mặt hàng hải sản cho mọingười

1.1.1.1 Giới thiệu chung

●Tên cửa hàng : Vựa hải sản Hùng Trường Sa

Cơ sở 2 : Số 5 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, Hà Nội.

Cơ sở 3 : Số 328 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội

●Hotline : 0369.62.62.62

Hình 1.1.Hình ảnh cửa hàng Vựa hải sản Hùng Trường Sa

Hình 1.2.Hình ảnh bên trong cửa hàng

1.1.1.2 Cơ cấu, sơ đồ tổ chức

Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận

- Quản lý cửa hàng: Là bộ phận có chức vụ cao nhất trong cửa hàng, không

trực tiếp tham gia vào công việc bán hàng, giao dịch nhưng gián tiếp chịu tráchnhiệm tổ chức và đưa ra những phương án phát triển cho cửa hàng.Xử lí và đưa

ra các quyết định trong cửa hàng các tình huống xảy ra trong cửa hàng

- Quản lý nhân viên: Quyết định về việc điều chỉnh, tuyển nhân sự , phân ca,

chấm công và trả lương cho công nhân viên trong quán theo sự chỉ định củaquản lý quán

- Bộ phận bán hàng: Là bộ phận tư vấn, chăm sóc, tiếp nhận yêu cầu từ khách

hàng gửi đến bộ phận sơ chế và xử lí hóa đơn thanh toán của khách hàng

- Bộ phận sơ chế: Là bộ phận nhận thông tin từ bộ phận bán hàng và thực hiện

theo yêu cầu sơ chế hải sản của khách hàng

- Bộ phận kho: Tiếp nhận yêu cầu của quản lý về việc nhập hàng kiểm tra số

lượng, chất lượng hàng nhập Chuyển hàng vào kho và xuất phiếu chi

1.1.1.3 Giới thiệu mặt hàng kinh doanh,dịch vụ

Hình thức kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ, các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của

cửa hàng là các loại hải sản tươi sống ngoài ra cửa hàng cũng có hỗ trợ sơ chế

và ship hàng tận nơi cho khách hàng

1.1.1.4 Trang thiết bị của cửa hàng

Bao gồm: 02 máy tính, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 02 camera an ninh, 2 tủ

mát,2 tủ đông, bể nước biển có sục khí ôxi , kệ trưng bày các lọai hải sản

1.1.2 Quy trình hoạt động

- Quy trình nhập hàng: Vào cuối ngày làm việc bộ phận kho sẽ kiểm tra kho

thống kê xem mặt hàng nào sắp hết để thông báo cho quản lý gửi yêu cầu nhậphàng cho các nhà cung cấp

⮚ Tôm biển: Được nhập hàng hằng tuần

⮚ Cua biển: Được nhập hằng tuần

⮚ Cá biển: Được nhập hằng tuần.

⮚ Ghẹ biển, mực, sò: Được nhập hàng ngày

+ Sau khi nhận thông tin từ phía bộ phận bán hàng, quản lý sẽ liên hệ cho cácnhà cung cấp gửi yêu cầu nhập hàng Hàng nhập sẽ được bộ phận kho kiểm trachất lượng và số lượng Nếu hàng đúng, đủ số lượng và chất lượng sẽ đượcchuyển vào kho Sau đó bộ phận kho sẽ xuất phiếu nhập cho bộ phận bán hàngthanh toán cho đại lí

+Hàng đạt tiêu chuẩn : Tươi sống, màu sắc đẹp ,kích thước đồng đều,không cóbệnh, có chứng chỉ HACCP,ISO 22000 về hải sản

+Giá nhập kho = Σ đơn giá*số lượng

- Quy trình bán hàng:

Khi khách hàng vào cửa hàng sẽ được nhân viên chỉ dẫn đến quầy hải sản lựachọn loại hải sản và hình thức chế biến: tại cửa hàng hoặc mua tươi sống.Ngay khi khách hàng đã lựa chon xong, nhân viên sẽ dẫn khách đến quầy thanhtoán và xử lý hóa đơn cho khách

- Báo cáo, thống kê:

Định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm,quản lý cửa hàng sẽ tổnghợp các doanh thu, phiếu nhập, danh sách nhà cung cấp, danh sách lương, … đểlập báo cáo đưa lên trên

Bộ phận bán hàng sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy, mặt hàng không bán chạy

để quản lý lập kế hoạch phát triển của cửa hàng tháng tiếp theo

- Quản lý nhân viên

+Nhân viên của quán bao gồm 1 quản lý, 1 nhân viên kho, 2 nhân viên bánhàng,2 nhân viên sơ chế ,1 bảo vệ ,1 nhân viên trực máy

+Thông tin của nhân viên được lưu vào sổ để chấm công và phát lương.+Công của nhân viên được tính theo ca làm việc đối với nhân viên parttime,ngày làm việc đối với nhân viên full time

Full time : 400.000 đồng / ngày

Part time:

+ Ca sáng: 8h – 12h : 90.000 đồng / ca

+ Ca chiều: 12h – 18h : 90.000 đồng / ca

+ Ca tối: 18h – 23h : 130.000 đồng / ca.

Một tháng nhân viên full time được nghỉ phép 2 ngày Báo trước cho quản lý 1ngày (nếu ngày nghỉ là thứ 2 – 6) và báo trước 1 tuần (nếu ngày nghỉ là thứ 7 vàchủ nhật) Nhân viên part time có thể đổi ca linh hoạt cho nhau Trong trườnghợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bốsung nhân sự kịp thời

Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương / lần / tháng Nghỉ không xin phép 10%lương / lần / tháng Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc Lương của nhânviên được trả định kì vào ngày cuối cùng của tháng

- Quản lý hàng hóa :

Mỗi lần bộ phận bán hàng lấy hàng từ kho thì bộ phận kho sẽ xuất phiếu xuấtkho bao gồm số lượng và tên các mặt hàng để quản lý dễ nắm bắt tình hình cũngnhư thuận tiện cho việc quản lý hàng hóa

1.1.2 Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại

1.1.2.1 Ưu điểm

-Đơn giản dễ thực hiện không yêu cầu về trình độ tin học

-Giá cả thấp kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao

1.1.2.2 Nhược điểm

-Hệ thống quản lý còn thủ công mất nhiều thời gian nhập liệu , quản lý đồng bộ.-Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn

-Tốc độ xử lý chậm , gây mất thời gian

-Quản lý gặp khó khăn trong việc nhập hàng

-Mức độ chuyên môn hóa với công việc của nhân viên chưa cao gây lãng phí.-Bảo mật chưa cao ,dễ mất dữ liệu hoặc bị ăn cắp

-Giao diện đơn giản ,chỉ ở mức trung bình

Với hệ thống quản lý như trên thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việcquản lý, buôn bán,việc thống kê sổ sách không được tối ưu Từ đó đặt ra mộtbài toán cho cửa hàng làm sao để tăng năng suất làm việc, giảm thời gian, tăng

hiệu quả, giảm bớt nhân công Việc nâng cấp hệ thống quản lý là vô cùng thiếtthực và cấp bách Đặc biệt với tốc độ gia tăng nhanh về số lượng khách hàng,mặt hàng.

-Nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy phát triển hoạt động quán.

-Giảm bớt chi phí, tiết kiệm thời gian và sức lực

1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới:

-Hệ thống bán hàng kiểu mới là hệ thống quản lý bằng phương pháp tự động hóa-Giảm tối đa các công đoạn thủ công truyền thống

-Việc tính toán số liệu, cập nhật tìm kiếm , sửa thông tin được làm bằng máy tính và phải có độ chính xác cao, nhanh chóng và thuận lợi.Các mẫu hoá đơn chứng từ,thống kê báo cáo được nhập sẵn trong máy.Các dữ liệu lưu trên máy phải được đảm bảo an toàn

-Bảo mật tốt: chỉ người có quyền sử dụng mới được sử dụng và phạm vi xử lý.-Giao diện đẹp, dễ dàng thao tác sử dụng

-Thống kê được doanh thu và mức độ tiêu thụ của mặt hàng

-Tốc độ xử lý thông tin nhanh, kịp thời

-Theo dõi thống kê lượng hàng nhập và hàng còn tồn

-Có chế độ tự sao lưu, phục hồi dữ liệu

-Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp : 7.000.000 đồng.

-Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 5.000.000 đồng

-Chi phí đường truyền mạng : 1.000.000 đồng / tháng

-Chi phí cho người viết phần mềm : 10.000.000 đồng

Tổng chi phí 38.000.000 đồng

CHƯƠNG 2:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Mô tả chi tiết các chức năng lá:

2.1.1 Quản lý nhân viên

- Cập nhật thông tin : Mỗi nhân viên làm việc tại cửa hàng sẽ

cung cấp đầy đủ thông tin về họ tên, ngày sinh, địa chỉ để lưu hồ sơquản lí nhân viên đồng thời để có thể thêm, sửa, xóa khi có nhân viên mớihoặc có nhân viên xin nghỉ

- Chấm công : Cuối ngày(ca) quản lý sẽ gửi yêu cầu chấm công

cho nhân viên dựa trên ngày(ca) của nhân viên có mặt tại cửa hàng Cuốitháng dựa trên báo cáo chấm công quản lý sẽ trả lương cho nhân viên

- Trả lương : Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên

làm tại cửa hàng và đánh giá năng lực của nhân viên thông qua sao:Full time : 300.000 x ngày công

Part time :

Ca sáng : 8h – 12h : 80.000 đồng / ca x ngày công

Ca chiều : 14h – 18h : 80.000 đồng / ca x ngày công

Ca tối : 18h – 23h : 125.000 đồng / ca x ngày công

-Cuối tháng quản lý sẽ xuất báo cáo và trả công cho từng nhân viên

2.1.2 Quản lý bán hàng

- Xử lý yêu cầu mua hàng : Khi khách hàng có yêu cầu cầu về

mặt hải sản nào đó nhân viên phục vụ sẽ lấy hải sản ra khỏi bể theo đúngyêu cầu của khách và mang đến nơi sơ chế và định lượng và nhập liệu vào

hệ thống Khi khách hàng lựa chọn xong nhân viên sẽ gửi hai phiếu yêucầu hải sản Một phiếu đến bộ phận sơ chế làm sạch hải sản cho khách,một phiếu chuyển sang chức năng thanh toán để lập hóa đơn

- Thanh toán : Khi khách hàng có yêu cầu thanh toán bộ phận bán

hàng sẽ gửi yêu cầu đến chức năng Chức năng sẽ tổng hợp lại các phiếuyêu cầu hải sản để lập hóa đơn và in hóa đơn cho khách kiểm tra Hóa đơncủa khách được in ra cho khách đồng thời sẽ được lưu tạm thời vào khohóa đơn phục vụ cho báo cáo

- Khảo sát khách hàng : Khách hàng khi thanh toán sẽ được nhân

viên giới thiệu chức năng khảo sát lấy ý kiến của khách hàng về thái độphục vụ của nhân viên, chất lượng hải sản … từ đó đưa ra phiếu đánh giá

để làm căn cứ đánh gia nhân viên và thay đổi của cửa hàng trong thời giantới

2.1.3 Quản lý kho

Quản lý nhà cung cấp:

- Chức năng quản lý nhà cung cấp là chức năng thực hiện việc quản

lý thông tin của những nhà cung cấp đã cung cấp nguyên liệu cho cửahàng

- Mỗi khi hệ thống gửi yêu cầu lấy thông tin nhà cung cấp tới chonhà cung cấp thì nhà cung cấp sẽ gửi lại thông tin của họ đúng với yêucầu của chức năng

- Với mỗi nhà cung cấp, thông tin được hệ thống lưu vào kho thôngtin nhà cung cấp Dựa vào kho này để đảm bảo nguồn gốc chất lượng củanguyên liệu

- Sau quá trình thanh toán, nhà cung cấp nguyên liệu sẽ gửi lại hóađơn cho những đơn hàng đã yêu cầu trước đó, hệ thống sẽ lưu những hóađơn này vào kho dữ liệu “Phiếu nhập” với mỗi phiếu nhập tương ứng vớimột hóa đơn nhập

- Đồng thời hệ thống cũng cập nhật lại lượng hải sản có trong khosau khi nhập

Xuất hàng:

- Chức năng xuất hải sản thực hiện việc xuất một lượng hải sảnđược yêu cầu cho phía bộ phận sơ chế

- Mỗi khi bộ phận sơ chế thực hiện yêu cầu xuất hải sản, hệ thống

sẽ thực hiện việc kiểm tra thông tin nguyên liệu có trong kho có đủ đápứng được yêu cầu của bộ phận sơ chế không

- Nếu yêu cầu đủ điều kiện Hải sản sẽ được xuất kho và kèm theo

đó hệ thống sẽ gửi một phiếu xuất tới bộ phận sơ chế để xác nhận việcsuất kho và đồng thời lưu một bản vào kho “Phiếu xuất” để quản lý saunày

Thống kê hàng:

- Chức năng thống kê hải sản nhằm sinh ra một bảng thống kê định

kỳ một thời gian như, thống kê theo ngày, theo tuần, theo tháng, v v

- Mỗi khi nhân viên quản lý kho yêu cầu hệ thống sinh ra một bảngthống kê, hệ thống sẽ thực hiện lấy thông tin hải sản có trong kho, so sánhvới thống kê trước đó để đưa ra những thông tin cần thiết như lượngnguyên liệu còn trong kho, những thay đổi của kho nguyên liệu như nhậphay xuất đều được hiển thị

Báo cáo doanh thu:

- Chức năng báo cáo doanh thu là chức năng dành riêng cho quản lý cửahàng Chức năng báo cáo doanh thu sẽ sinh ra một báo cáo trực quan cho quản

lý về thông tin tiền nhập hàng, tiền bán hàng để từ đó nắm bắt được tình hìnhkinh doanh của cửa hàng

- Mỗi khi quản lý cửa hàng thực hiện yêu cầu xem báo cáo doanhthu, hệ thống sẽ thực hiện lấy dữ liệu từ những kho “Phiếu nhập”, “Hóađơn”, “Phiếu Xuất” để tính tổng tiền nhập hàng và tiền bán hàng và nhữngbáo cáo về số lượng hàng trong kho Những thông tin trong báo cáo cơ

bản đều dựa trên công thức:

Doanh thu = ∑Tiền bán – ∑Tiền nhập.

Báo cáo chất lượng phục vụ:

- Chức năng báo cáo chất lượng là chức năng dành cho quản lý cửa hàng.Chức năng báo cáo chất lượng sẽ cho biết tình trạng hoạt động làm việccủa nhân viên có thực sự hiệu quả hay không và có thái độ phục vụ tốt vớikhách hàng hay không Dựa vào báo cáo này, người quản lý có thể biếtđược nhân viên mạnh yếu ở đâu để kịp thời điều chỉnh.

- Mỗi khi quản lý cửa hàng thực hiện yêu cầu xem báo cáo chất lượngdịch vụ, hệ thống sẽ thực hiện lấy những dữ liệu từ kho kho “Kháchhàng”