KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1 Tổng quan về dự án phần mềm1.1.1 Dự án phần mềm - Dự án là một tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt đượcmột kết quả dự
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN
THỰC TẬP QUẢN TRỊ DỰ ÁN PHẦN MỀM
ĐỀ TI:
QUẢN TRỊ DỰ ÁN XÂY DỰNG APP QUẢN LÝ DỊCH
VỤ GAMING CENTERSinh viên thực hiện : MAI TRUNG NINH
Mã sinh viên : 19810310407
Giảng viên hướng dẫn :: HONG THANH TÙNG
Chuyên ngành : CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
Hà Nội, tháng 5 năm 2023
0
Trang 3PHIẾU CHẤM ĐIỂM 1
LỜI NÓI ĐẦU 5
CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 6
1.1 Tổng quan về dự án phần mềm 7
1.1.1 D án phầần mềầmự 7
1.1.2 Qu n tr d ánả ị ự 7
1.2 Xác định dự án phần mềm 7
1.2.1 Đ c t dềầ tàiặ ả 7
1.2.2 Đềầ cương d ánự 8
1.2.3 Hồầ s nghiền c u d án kh thiơ ứ ự ả 9
1.3 Phân tích chức năng và lập kế hoạch dự án 11
1.3.1 Các ch c năng chính và tnh năngứ 11
1.3.2 B ng kềế ho ch d ánả ạ ự 13
1.3.3 Mồ hình ch c năng nghi p vứ ệ ụ 14
CHƯƠNG 2 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 15
2.1 Bảng ước lượng dự án 16
2.2.1 Ướ ược l ng chi phí d ánự 16
2.1.2 B ng ả ướ ược l ng th i gian th c hi n d ánờ ự ệ ự 16
C Date of approval 17
2.2 Bảng danh sách rủi ro 17
2.2.1 Vai trò c a vi c phần tch r i roủ ệ ủ 18
2.2.2 Danh sách r i roủ 19
2.3 Lập lịch biểu dự án 21
2.3.1 M c đích c a vi c l p l ch bi uụ ủ ệ ậ ị ể 21
2.3.2 S đồầ Gantơ 22
2.4 Theo dõi tiến độ thực hiện phần mềm 24
2.4.1 B ng thồếng kề theo dõi tềến đ th c hi n phầần mềầmả ộ ự ệ 24
2.4.2 B ng thồếng kề theo dõi tềến đ testả ộ 27
2.5 Quản lý rủi ro 36
2.5.1 Gi i thi uớ ệ 36
2.5.2 B ng r i ro d ánả ủ ự 37
2.5.3 H n chềế, giám sát và qu n lý r i roạ ả ủ 39
CHƯƠNG 3 THỰC NGHIỆM 44
2
Trang 43.1 Kết thúc dự án 45
3.1.1 Lý do kềết thúc d ánự 45
3.1.2 Thồếng kề l i d li uạ ữ ệ 45
3.1.3 Chu n b tài li uẩ ị ệ 45
3.1.4 Kềết thúc h p đồầngợ 46
3.1.5 Ki m đi m sau khi bàn giaoể ể 46
3.2 Tài liệu đào tạo 46
3.3.1 GI I THI UỚ Ệ 47
3.3.2 QUÁ TRÌNH ĐÀO T OẠ 47
3.3.3 H ƯỚNG DẪẪN ĐÀO T OẠ 49
Trang 5LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay dưới sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã hỗ trợ rất nhiều trongcuộc sống, công việc và nghiên cứu nhân loại Sự phát triển của vi tính không chỉ đemlại những thuận tiện trong việc tính toán, giải đáp các bài toán riêng rẽ, đơn lẻ trêntừng máy mà giờ đây các ứng dụng đã phát triển chủ yếu là các ứng dụng trong quản
Đặc biệt qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng Thanh Tùng đãhướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành bài tập lớncủa mình
Em xin chân thành cảm ơn!
4
Trang 6CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1 Tổng quan về dự án phần mềm
1.1.1 Dự án phần mềm
- Dự án là một tập hợp các công việc được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt đượcmột kết quả dự kiến, trong một khoảng thời gian dự kiến, với chi phí dự kiến
o Phải dự kiến nguồn nhân lực
o Phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc
o Phải có kinh phí thực hiện công việc
o Phải mô tả được rõ ràng kết quả (Output) của công việc
o Không đáp ứng các mục tiêu ban đầu
o Không đáp ứng được thời hạn
o Vượt quá ngân sách cho phép (Từ 20 – 30%)
1.1.2 Quản trị dự án
- Quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập
kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án
- Quản trị dự án bao gồm:
Trang 7Lập kế hoạch
o Quản lý rủi ro
o Quản lý thời gian và chi phí
o Điều hành và theo dõi tiến độ
cố định
- Với hệ thống hiện tại đầy nhược điểm của Gaming Center MH như là
việc dễ bị đánh cắp dữ liệu, độ bảo mật thấp, mọi hoạt động mua bán đều được làm một cách thủ công bằng tay dẫn đến việc tốn nguồn nhân lực cũng như là mất thời gian, hiệu quả làm việc không tốt Việc tìm kiếm nhân viên, sửa thông tin nhân viên, dịch vụ, … cũng là một vấn đề mà hệ thống cần phải giải quyết được, … thì việc xây dựng lại một hệ thống tốt hơn là điều vô cùng cấp thiết Và thực hiện được điều đó thì hệ thống cần phải đạt được những yêu cầu như sau:
- Đối với người quản lý phải nắm bắt được tình hình doanh thu của tiệm và
việc thống kê phải được thực hiện theo từng tháng, từng quý cũng như từng năm Nói chung chủ tiệm sẽ biết được tất cả mọi hoạt động đang được và sẽ được diễn ra tại cửa hàng.
- Đối với Nhân viên thì sẽ phải thực hiện được việc phục vụ khách hàng để
thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ tại tiệm tăng sự cạnh tranh đối với các trung tâm giải trí khác, khi khách hàng đã đồng ý sử dụng dịch vụ
6
Trang 8tại tiệm thì nhân viên sẽ thực hiện việc lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng và trả lại tiền dư (nếu có cho khách hàng).
- Đối với khách hàng: là người mua bán trực tiếp với cửa hàng, sẽ thực
hiện việc lựa chọn các dịch vụ sau đó khi đã ưng ý thì đưa ra quyết định mua hàng để nhân viên thực hiện việc lập hoá đơn và sau đó khách hàng
sẽ thực hiện việc thanh toán cho nhân viên của cửa hàng bằng nhiều hình thức như tiền mặt, thẻ ATM, …
- Ngoài ra, hệ thống cho phép người quản lý tìm kiếm thông tin khách hàng
và thông tin dịch vụ theo các chỉ tiêu ví dụ dựa vào mã khách hàng Cho phép chủ cửa hàng cũng như nhân viên cửa hàng đăng tin tức về các chương trình khuyến mại, tri ân khách hàng, … Hệ thống có phần quản lý riêng cho toàn bộ hệ thống: khách hàng, dịch vụ, … để tăng sự tương tác.
Mục tiêu và phạm vi:
‐ Mục tiêu dài hạn: Tăng cường năng lực quản lý
Trang 9‐ Mục tiêu cụ thể: Xây dựng website quản lý nhân sự của công ty, quản lý cácthông tin về nhân viên, hợp đồng,
‐ Phạm vi: Chỉ xây dựng website, áp dụng tại công ty
‐ Xây dựng website với các chức năng và tính năng sau:
o Quản lý thông tin nhân viên
o Quản lý thông tin hợp đồng với nhân viên
o Quản lý thông tin chấm công của nhân viên
o Quản lý lương của nhân viên
o Báo cáo và thống kê theo yêu cầu
‐ Xây dựng CSDL văn bản
‐ Tổ chức lại quy trình thực hiện
‐ Chuyển giao công nghệ
Hiệu quả thực hiện
- Tính sẵn sàng của văn bản, tìm kiếm nhanh, chính xác
- Xử lý văn bản dễ dàng: Tiếp nhận, công bố, phân văn bản, lập hồ sơ xử lý
- Xây dựng nề nếp làm việc văn minh, công nghệ
- Dễ kiểm soát tiến độ và nội dung xử lý Dễ xác nhận trách nhiệm
- Giảm thời gian làm việc, giảm số nhân viên trong cửa hàng
Dự kiến tiến hành triển khai
‐ Xây dựng đề án khả thi: 2 tuần
Trang 10 Hiện trạng liên quan đến dự án:
Tổ chức: công ty có 6 bộ phận và 70 nhân viên làm việc Synny là đơn vịchuyên sản xuất các đồ dùng thủ công mỹ nghệ và đã được xuất khẩu đi nhiềunước trên thế giới Từ đó khối lượng công việc ngày càng nhiều, số lượngnhân viên ngày càng đông và sẽ khó được đảm bảo nếu chỉ quản lý theophương pháp truyền thống Vì vậy yêu cầu xây dựng website quản lý nhân sự
Hiện trạng tin học hóa: máy móc, mạng, các cơ sở dữ liệu cần được lưu trữngày càng nhiều, công nghệ sử dụng, những người quản lý trình độ ngày càngcao với các kỹ năng tin học nên cần phải tin học hóa với những nghiệp vụ tinhọc
Một số giải pháp kỹ thuật
Mô tả hệ thống với các chức năng hiện có:
o Chức năng quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên
o Chức năng quản lý hợp đồng
o Chức năng quản lý thông tin bảo hiểm của nhân viên
o Chức năng quản lý kỷ luật – khen thưởng
o Chức năng quản lý nghỉ phép, thuyên chuyển công tác
o Chức năng quản lý tìm kiếm nâng cao (Họ tên, phòng ban, …)
o Chức năng quản lý chức vụ
o Chức năng quản lý bộ phận
o Chức năng quản lý thống kê, báo cáo theo yêu cầu
Trang 11 Giải pháp chức năng dự kiến:
o Quản lý thông tin nhân viên: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin, thay đổi trạng thái của nhân viên
o Quản lý thông tin bảo hiểm: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin
o Quản lý hợp đồng: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin
o Quản lý kỷ luật, khen thưởng: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin
o Quản lý nghỉ phép, thuyên chuyển công tác: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin
o Quản lý chức vụ: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin
o Quản lý bộ phận: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin
o Quản lý chức vụ: thêm thông tin, sửa thông tin, tìm kiếm thông tin
o Quản lý tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm theo các thông tin được cung cấp
o Quản lý chấm công và tính lương nhân viên: Thêm thông tin chấm công, sửa thông tin lương, tìm kiếm thông tin chấm công và lương
o Chức năng quản lý thống kê, báo cáo theo yêu cầu: Thống kê, xuất ra excel
Giải pháp về môi trường:
o Hệ điều hành: LINUX/Windows
10
Trang 12Dbsystem: My SQL, SQL Server 2017.
o Ngôn ngữ lập trình: ASP.NET
o Môi trường tiếng Việt: UNICODE
Phân tích chọn tổ hợp giải pháp tập trung: dùng Windows, SQL Server
2017, Web ASP.Net, … đều là các ngôn ngữ lập trình dễ sử dụng và quen thuộc với mỗi nhân viên lập trình dự án
Đánh giá các giải pháp về mặt ký thuật và tài chính
Trong khi chọn giải pháp đông thời cũng chứng tỏ tính khả thi cảu dự án
Các giải pháp đưa ra có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
Cần phát triển hơn nữa các thế mạnh về phương pháp kỹ thuật, hạn chế những rủi ro và những khó khăn trong dự án
Hạn chế thấp nhất chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng dự án
Tính khả thi về tổ chức
Kế hoạch tổ chức:
o Dự kiến phân công trách nhiệm giữa các nhân viên
o Dự kiến phối hợp giữa các nhà đầu tư, nhà thầu, giám sát, khách hàng
o Kế hoạch lựa chọn đối tác: tự thực hiện dự án với nhà đầu tư là công ty và khách hàng
o Dự kiến thành lập ban quản lý dự án để triển khai
o Xây dựng đề án khả thi: 2 tháng
o Thống nhất thiết kê: 1 tháng
o Xây dựng phần mềm: 4 tháng
o Chuyển giao công nghệ: 1 tuần
o Đưa hệ thống vào vận hành: thử nghiệm 1 tháng sau đó đưa vào hoạt động chính thức
Trang 13o Phần mềm quản lý cửa hàng bán đồ nội thất cần phải được xây dựng, quản
lý chặt chẽ dựa trên bảng phân tích thiết kế theo yêu cầu của khách hàng
o Trên đây là những bước phân tích ban đầu của hồ sơ nghiên cứu khả thi của dự án, dự vào đây ta có thể nắm bắt được khái quát phần nào dự án cầnlàm những gì và các bước triển khai sẽ ra sao, chi phí xây dựng sẽ chi cho những việc gì
1.3 Phân tích chức năng và lập kế hoạch dự án
1.3.1 Các chức năng chính và tính năng
Module 01- quản lí hồ sơ nhân viên: hệ thống giúp cửa hàng quản lí được thông
tin của nhân viên đang làm việc tại cửa hàng như mã nhân viên, tên nhân viên, địachỉ, …
REQ01.1: thêm mới thông tin nhân viên
REQ01.2: sửa thông tin nhân viên
REQ01.3: tìm kiếm thông tin nhân viên
Module 02-quản lí thông tin bảo hiểm: giúp quản lí thông tin về các loại bảo
hiểm của công ty với nhân viên: mã bảo hiểm, thông tin bảo hiểm, ngày hết hạn,
mã nhân viên của hợp đồng
12
Trang 14REQ02.1: thêm mới thông tin bảo hiểm
REQ02.2: sửa thông tin bảo hiểm
REQ02.3: tìm kiếm thông tin bảo hiểm
REQ02.3: thông báo bảo hiểm nào sắp hết hạn
Module 03-quản lí hợp đồng với nhân viên: giúp quản lí thông tin hợp đồng của
công ty với nhân viên: mã hợp đồng, tên hợp đồng, ngày hết hạn, mã nhân viêncủa hợp đồng
REQ03.1: thêm mới thông tin hợp đồng
REQ03.2: sửa thông tin hợp đồng
REQ03.3: tìm kiếm thông tin hợp đồng
REQ03.3: thông báo hợp đồng nào sắp hết hạn
Module 04-quản lí kỷ luật, khen thưởng: giúp quản lí thông tin thưởng phạt của
nhân viên trong công ty như: mã nhân viên, nội dung thưởng – phạt, … REQ04.1: thêm thông tin thưởng – phạt
REQ04.2: tìm kiếm thông tin thưởng – phạt
REQ04.3: sửa thông tin thưởng – phạt
Module 05- nghỉ phép, thuyên chuyển công tác: giúp quản lí thông tin nghỉphép và thuyên chuyển công tác của nhân viên: mã nhân viên, thông tin nghỉ phép– thuyên chuyển công tác, …
REQ05.1: thêm thông tin
REQ05.2: tìm kiếm thông tin
REQ05.3: sửa thông tin
Module 06- quản lí chức vụ: giúp quản lí thông tin chức vụ của nhân viên theo
quá trình làm việc của nhân viên: mã nhân viên, mã chức vụ, thời gian ở chức vụ
đó, …
REQ06.1: Thêm thông tin
REQ06.2: Tìm kiếm thông tin chức vụ của nhân viên
REQ06.3: Tìm kiếm thông tin theo từng chức vụ (Lịch sử chức vụ) REQ06.4: Sửa thông tin chức vụ
Module 07- quản lí bộ phận: giúp quản lí thông tin nhân viên theo từng bộ phận:
mã bộ phận, tên bộ phận, nhân viên trong bộ phận, …
REQ07.1: Thêm thông tin
REQ07.2: Tìm kiếm thông tin nhân viên theo từng bộ phận
Trang 15REQ07.3: Tìm kiếm thông tin thuyên chuyển của nhân viên (Lịch sử thuyênchuyển bộ phận)
REQ07.4: Sửa thông tin các bộ phận
Module 08- quản lý tìm kiếm nâng cao: giúp người quản lý có thể tìm kiếm các
thông tin như mong muốn
REQ08.2: Tìm kiếm thông tin theo dữ liệu nhập vào (Nhiều dữ liệu)
Module 09-quản lí chấm công và tính lương nhân viên: chức năng này sẽ giúp
công ty quản lí được thông tin chấm công của nhân viên: ngày chấm công, nhânviên chấm công, thời gian chấm công chi tiết, … để có thể thống kê và tính toán
số tiền lương của nhân viên
REQ09.1: thêm mới thông tin
REQ09.2: tìm kiếm thông tin
REQ09.3: Sửa thông tin lương của nhân viên
Module 10- quản lý thống kê, báo cáo theo yêu cầu: cho phép nhân viên lập báo
cáo thống kê tình hình hoạt động của công ty khi có yêu cầu từ quản lí
REQ10.1: thống kê thông tin hợp đồng của nhân viên sắp hết hạn
REQ10.2: Thống kê thông tin chấm công theo các phòng ban và nhân viêntheo từng tháng
REQ10.3: Thống kê lương tháng theo từng phòng ban
REQ10.4: Gợi ý cho cho người quản lý có nên ký hợp đồng tiếp với nhân viênhay không dựa trên mức chuyên cần của nhân viên
Ngày kết thúc Ghi chú
1 Khảo sát hiện trạng Mai Trung Ninh 25/3/2023 15/4/2023
2 Phân tích yêu cầu Mai Trung Ninh 30/3/2023 15/4/2023
3 Hồ sơ rủi ro Mai Trung Ninh 5/4/2023 15/4/2023
4 Hồ sơ yêu cầu Mai Trung Ninh 15/4/2023 24/4/2023
5 Tài liệu phân tích thiết kế Mai Trung Ninh 18/4/2023 22/4/2023
14
Trang 166 Tìm hiểu mô hình xây
dựng phần mềm
Mai Trung Ninh 24/4/2023 25/4/2023
7 Thiết kế giao diện Mai Trung Ninh 25/4/2023 28/4/2023
8 Xây dựng Data Mai Trung Ninh 28/4/2023 30/4/2023
9 Xây dựng module chức
năng
Mai Trung Ninh 30/4/2023 2/5/2023
10 Kiểm tra chức năng phần
mềm
Mai Trung Ninh 2/5/2023 6/5/2023
11 Chiến lược kiểm thử Mai Trung Ninh 6/5/2023 11/5/2023
12 Kết thúc dự án Mai Trung Ninh 11/5/2023 18/5/2023
1.3.3 Mô hình chức năng nghiệp vụ
STT Tên công việc Thời
gian (tuần)
Nhân lực (người)
Nỗ lực (%)
Chi phí(triệu đồng)Công việc cần làm trước
1 Tài liệu mô tả 3 1 70 10 -mô tả chức năng hệ thống
2 Tài liệu khả thi 2 2 50 5 -đề cương dự án khả thi
3 Tài liệu rủi ro 4 4 60 10 -phân tích các rủi ro
4 Kế hoạch ban
đầu
3 2 40 3 -đặc tả kế hoạch triển khai
5 Tài liệu yêu cầu 4 4 80 10 -phân tích yêu cầu khách hàng
-yêu cầu của khách hàng
hoạch triển khai
3 3 70 10 -tài liệu phân tích kế hoạch, giải
pháp
8 Đặc tả thiết kế 1 3 60 20 - Đưa ra các thiết kế theo yêu cầu
9 Thiết kế chi tiết 6 4 90 60 - Xây dựng các module cho
chương trình
10 Kế hoạch test 1 2 60 7 - Xây dựng các test-cases, kiểm
tra thiết kế
Trang 18CHƯƠNG 2 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 2.1 Bảng ước lượng dự án
2.2.1 Ước lượng chi phí dự án
2.1.1.1 Ước lượng dự án LOC (Lines of Code)
o Số dòng code: LOC = 10000 dòng
KLOC = 10
o ERROR/KLOC= 500/10 = 50
o Chi phí / KLOC = 5.000.000đ / 10 = 500.000đ
o Năng suất / KLOC = 70 ngày / 10 = 7
2.1.1.2 Ước lượng dự án KF (function point)
Các chức năng chính:
o Inputs: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hóa đơn, phiếu cung cấp, sản phẩm, …
o Outputs: khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn, sản phẩm, báo cáo thống kê, …
o Số truy vấn: ai là khách hàng, sản phẩm là gì, nhà cung cấp nào, cung cấp vào ngày nào, hóa đơn nào mua nhiều sản phẩm, thống kê sản phẩm, …
o Số file: khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, …
o Số tương tác ngoài: ngoại vi, các hệ thống thông tin mà phần mềm giao tiếp
o Yếu tố phụ: đòi hỏi backup và hồi phục tin cậy, có chức năng phân tán, tính toán phức tạp,
Tham số đo Độ đo
Trang 19Số file 20 4 5 6 80
2.1.2 Bảng ước lượng thời gian thực hiện dự án
As fastaspossible
Mostprobably
As lateaspossible
ActualresultTask 1 A Date of start
B Date of finish
C Date of approval
25/83/930/8
30/84/927/8
1/95/929/9
30/84/927/8Task 2 A Date of start
B Date of finish
C Date of approval
27/82/92/9
5/99/97/9
10/911/910/9
5/99/97/9Task 3 A Date of start
B Date of finish
C Date of approval
5/912/912/9
9/914/913/9
12/917/915/9
9/914/913/9Task 4 A Date of start
B Date of finish
C Date of approval
12/918/915/9
15/920/917/9
20/923/921/9
17/920/918/9Task 5 A Date of start
B Date of finish
C Date of approval
21/925/923/9
23/927/925/9
28/929/926/9
23/928/925/9Task 6 A Date of start
B Date of finish
C Date of approval
25/96/106/10
27/98/108/10
29/912/1010/10
27/98/108/10Task 7 A Date of start
B Date of finish
C Date of approval
23/920/1020/10
25/922/1022/10
27/925/1025/10
25/922/1022/10Task 8 A Date of start
B Date of finish
C Date of approval
27/103/112/11
27/104/112/11
27/104/112/11
27/104/112/1118
Trang 20Task 9 A Date of start
B Date of finish
C.Date of approval
28/104/112/11
28/104/114/11
28/104/114/11
28/104/112/11
2.2 Bảng danh sách rủi ro
2.2.1 Vai trò của việc phân tích rủi ro
Chủ động phát hiện các cơ hội và nguy cơ có khả năng xảy ra làm tác độngđến mục tiêu dự án, từ đó thực hiện giải pháp phù hợp nhằm làm tăng khảnăng của cơ hội và giảm tác động của nguy cơ
Tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện dự án ngay từ giai đoạn lập kế
hoạch Việc xác định được rủi ro ngay từ đầu dự án sẽ giúp phát hiện sớm
các sự cố, có giải pháp dự phòng và làm giảm chi phí, và thời gian cho dự án
Ý nghĩa thứ hai của việc này chính là loại bỏ các thông tin không chắc chắn và
vì thế việc ước tính sẽ chính xác hơn và khoản chi phí dự phòng sẽ ít đi, điềunày giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho dự án
Tăng giá trị cho kế hoạch, làm kế hoạch thực tế và giá trị hơn Rủi ro sẽ đượcthực hiện cùng với các lĩnh vực kiến thức khác như yêu cầu, thời gian, chi phí,nhân sự, chất lượng, đấu thầu Nếu áp dụng quá trình phân tích rủi ro vào yêucầu sẽ làm yêu cầu rõ ràng hơn, đầy đủ và chính xác hơn Áp dụng quản lý rủi
ro và thời gian sẽ làm cho việc ước tính thời gian chính xác hơn Áp dụngquản lý rủi ro vào nhân sự sẽ lựa chọn được những nhân sự phù hợp cho dự ánhơn, …
Hạn chế/ loại bỏ những thay đổi không cần thiết xảy ra trong quá trình thực thi
dự án giúp tránh các phát sinh một cách không kiểm soát được về các yêu cầunguồn lực, thời gian, chi phí,
Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ các thành phần nhỏ hay hạng mụccông việc trong dự án và có đối sách phù hợp Việc thành công của dự án làmột nỗ lực tổng hòa của từng chi tiết trong công việc cũng như việc phối hợpcác lĩnh vực kiến thức lại với nhau Áp dụng quản lý rủi ro vào từng hạng mụccông việc chắc chắn sẽ mang lại sự thành công cho từng hạng mục công việc
và vì thế cho toàn bộ dự án
Trang 21 Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ từ các phương diện: yêu cầu, thờigian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, mua sắm, đấu thầu và có đốisách phù hợp Cơ hội và nguy cơ của dự án đến từ mọi lĩnh vực kiến thứckhác Việc hoàn thành xuất sắc một lĩnh vực nào đều mang lại cơ hội thànhcông lớn hơn cho dự án Việc áp dụng quản lý rủi ro vào tất cả các lĩnh vựckiến thức một cách toàn diện sẽ là một phương pháp tối ưu nhằm loại bỏnhững nguy cơ và phát huy những cơ hội từ nhiều góc nhìn khác nhau.
Đánh giá chi tiết và cụ thể cơ hội/nguy cơ từ môi trường bên ngoài, môitrường nội bộ, các ràng buộc, các giả định của dự án và có đối sách phù hợp
Giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về dự án/hoạt động kinh doanh nếu áp dụng quátrình quản lý rủi ro
2.2.2 Danh sách rủi ro
2.2.2.1 Rủi ro trong công nghệ
1 Phiên bản phần cứng,
phần mềm thay đổi trong
quá trình thực hiện dự án
53
32
156
Người mua nên yêu cầu phiên bản mới nhất hoặc giải pháp trọn gói
2 Giao diện tới các hệ thống
1 Bắt đầu sớm, quy định chuẩn kết nối
2 Cập nhật hệ thống cũ lên chuẩn mới
3 Làm việc ngay với các hệ thống bên ngoài để thống nhất chuẩn
3 Triển khai thử nghiệm có
thể không đầy đủ cho việc
2 Chấp nhận thực tế việc triển khai thí điểm sẽ không hoàn hảo và chỉ ra những gì cần sửa trước khi triển khai diện rộng cũng như những việc cần điều chỉnh sau đó
4 Biện pháp phòng ngừa
thảm họa có thể không
như mong đợi
32
33
96
Chỉ ra yêu cầu rõ ràng và cụ thể, yêu cầu kịch bản kiểm tra hệ thống phòng ngừa thảm họa
20
Trang 222.2.2.2 Rủi ro do con người
1 Nguy cơ nhân viên giỏi sẽ
rời khỏi dự án giữa chừng
2 Người dùng có thể không
muốn sử dụng hoặc từ
chối hệ thống mới
53
53
259
Thuyết phục, tập huấn, tuyển nhân viên mới,định kỳ luân chuyển cán bộ giữa các phòng ban
2 Biên soạn, tập hợp đầy đủ tài liệu tập huấn
3 Thường xuyên theo dõi, giám sát việc hiểu vàchấp nhận hệ thống mới (thông qua các ứng dụng
hỗ trợ, thực hiện khảo sát), điều chỉnh việc tậphuấn dựa trên các kết quả đánh giá này
4 Truyền thông rõ ràng về hệ thống mới tới nhânviên, nhấn mạnh việc nhân viên sẽ tham gia triểnkhai thí điểm để đảm bảo hệ thống mới đáp ứngyêu cầu của họ
4 Lãnh đạo ở các cơ quan
1 Lãnh đạo cấp cao quan tâm thường xuyên tới
dự án, thường xuyên gửi những báo cáo tích cực
về dự án cũng như mong muốn về dự án tới các cấp lãnh đạo phía dưới
2 Lãnh đạo cấp cao làm việc với lãnh đạo chính quyền địa phương để đảm bảo truyền thông điệp
về dự án mới, đảm bảo sự chỉ đạo cũng như hỗ trợ của chính quyền địa phương trong khi thực hiện, triển khai dự án
Trang 232.2.2.3 Rủi ro trong quy trình nghiệp vụ
2 Xây dựng các thay đổi cần thiết vào hệ thốngthông qua quy trình quản lý thay đổi đã đượcphê duyệt
2 Phạm vi và yêu cầu có thể
tăng, dẫn đến thiếu kinh
phí
53
53
259
1 Mọi thay đổi về phạm vi sẽ phải qua tiếntrình phê duyệt sự thay đổi và phải đảm bảo phùhợp với kinh phí được phê duyệt trước đó
2 Đặt các mức ưu tiên cho yêu cầu nghiệp vụ
và yêu cầu kỹ thuật vào tiến trình ra quyết định
3 Hệ thống có thể không
đáp ứng nhu cầu hoặc
mong đợi của người dùng
2 Huy động người dùng vào việc kiểm tra và,
3 Thử nghiệm nhiều chức năng chính
4 Có những yêu cầu nghiệp
vụ đặc biệt mà dự án
không thể đáp ứng
32
32
94
Báo cáo lên ban quản lý dự án những vấn đềnày để chỉ ra ảnh hưởng tới quy trình nghiệp vụ
và chiến lược kinh doanh
2.3 Lập lịch biểu dự án
2.3.1 Mục đích của việc lập lịch biểu
- Mục đích của lập lịch biểu
o Cho biết thứ tự thực hiện công việc
o Cho biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc của công việc
22
Trang 24o Cho phép xác định những công việc bắt buộc phải làm đúng tiến độ
- Chuẩn bị lên lịch biểu
o Giảm tối đa sự phụ thuộc giữa các công việc
o Xem xét sự chồng chéo công việc
2.3.2 Sơ đồ Gantt
2.3.2.1 Vai trò của biểu đồ Gantt
Quản lý cùng lúc nhiều thông tin
Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, Gantt chartgiúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án:
Ai là người chịu trách nhiệm thực thi?
Thời điểm bắt đầu?
Thời hạn hoàn thành của công việc?
Mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án
Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắmđược các thông tin chính
Nâng cao năng suất
Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc đượccông bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắtxích trong dự án Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việcbởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thựchiện của thành viên khác và của cả dự án
⇒ Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần tráchnhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất
Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả
- Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cáinhìn tổng quan về dự án Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc saocho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu
⇒ Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án
- Có thể thấy sơ đồ Gantt đã mang lại khá nhiều lợi ích cho người quản lý Tuy nhiên, nó cũng có một số nhược điểm nhất định Ví dụ như:
Trang 25 Mối quan hệ của các công việc không thể hiện được một cách rõ ràng,không nhìn ra được công việc nào quan trọng và cần đặc biệt chú ý,
Đối với những dự án phức tạp lên đến hàng trăm đầu việc, thì việc điềuchỉnh thời gian trong quá trình triển khai dự án là rất khó khăn
Khó nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào nếu như sơ
đồ có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau
2.3.2.2 Biểu đồ Gantt
24
Trang 262.4 Theo dõi tiến độ thực hiện phần mềm
2.4.1 Bảng thống kê theo dõi tiến độ thực hiện phần mềm
Phân tích vàthiết kế Code Test Kết quả
YC1.01 Thêm mới thông tin nhân viên 100 95 90 80
YC1.03 Tìm kiếm thông tin nhân viên 100 80 80 60YC1.04 Thay đổi trạng thái của hồ sơ nhân viên 80 70 60 50
YC2.03 Tìm kiếm thông tin bảo hiểm 100 90 80 70
Trang 273 Quản lí hợp đồng 100 87 78 67YC3.01 Thêm mới thông tin hợp đồng 100 90 85 70
YC3.03 Tìm kiếm thông tin hợp đồng 100 90 80 70YC3.04 Thay đổi trạng thái hợp đồng 100 90 80 70
4 Quản lí kỷ luật – khen thưởng 100 90 80 70
5 Quản lí nghỉ phép, thuyên chuyển công tác 100 90 80 70
6 Quản lí nghỉ phép, thuyên chuyển công tác 100 90 80 70
26
Trang 289 Quản lý tìm kiếm nâng cao 85 60 55 32.5YC9.01 Tìm kiếm thông tin hợp đồng sắp hết hạn 80 40 40 30YC9.02 Tìm kiếm thông tin lịch sử làm việc của
YC9.03 Tìm kiếm thông tin lịch sử lương của
10 Quản lý chấm công và tính lương nhân viên
YC10.01 Thêm thông tin chấm công 90 80 70 65
YC10.03 Tìm kiếm thông tin chấm công 100 80 75 60
YC10.04 Thống kê lương nhân viên theo tháng 100 80 80 60
11 Chức năng quản lý thống kê, báo cáo theo yêu
cầu
YC11.01 Thống kê lương tháng theo từng phòng 90 80 70 65YC11.02 Thống kê hợp đồng sắp hết hạn 90 80 70 65
2.4.2 Bảng thống kê theo dõi tiến độ test
Requirement Tests Status Importance Owner Version
Module 1: Quản lý hồ sơ nhân viên
REQ01.1: thêm mới
thông tin nhân viên
(Mã nhân viên được hệ
thống thêm tự động.)
T01.1: Kiểm tra thông tin cơ bản của nhân viên
REQ01.2: sửa thông
tin nhân viên
REQ01.2.1: Thay T01.2.1: Kiểm tra Completed 2 Ninh V1.0
Trang 29đổi thông tin
(Thông tin thay đổi không
bao gồm mã nhân viên.)
thông tin nhân viên bị thay đổi REQ01.2.2: Thay
đổi các chính sách tính
lương, thưởng
T01.2.2: Kiểm tra các chính sách của cửa hàng
REQ01.3: tìm kiếm
thông tin nhân viên
(Nhập vào họ tên, SĐT
hoặc mã nhân viên Thông
tin hiển thị sẽ bao gồm tất
cả thông tin chi tiết về nhân
viên đó Không bao gồm
thông tin về mật khẩu đăng
nhập hệ thống của nhân
viên)
T01.3: Kiểm tra thông tin hiển thị sau khi tìm kiếm
REQ01.4: chấm công
nhân viên
(Nhân viên sử dụng thẻ từ
để chấm công Thời gian
làm việc của nhân viên bắt
đầu từ 9h đến 21h, nghỉ
trưa 2h (từ lúc 12h-14h) Đi
làm muộn không quá 5
lần/tháng Mỗi lần không
quá 30' Nhân viên sẽ bị trừ
5% lương nếu đi làm muộn
quá số lần cho phép.)
T01.4: Kiểm tra thông tin chấm công
In
Module 2: Quản lý bảo hiểm
REQ02.1: thêm mới
thông tin bảo hiểm
T02.1: Kiểm tra thông tin của bảo
28