1. Lý do chọn đề tàiĐiều đầu tiên khiến em muốn chọn đề tài này là vì để đánh giá tình hình triển khai và ứng dụng của tiêu chuẩn ISO 9000 trong văn phòng ở Việt Nam hiện nay. Đây là một đề tài đang được quan tâm và tìm hiểu rộng rãi, nhằm khảo sát và đánh giá mức độ thành công và hiệu quả của việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này, qua đó đưa ra các giải pháp và đề xuất cải tiến trong quá trình triển khai của các doanh nghiệp và tổ chức.Thứ hai, đề tài cũng nhằm tìm hiểu và phân tích những khó khăn và thách thức đang đối mặt trong quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Để thành công trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng này, các doanh nghiệp và tổ chức ở Việt Nam phải đối mặt với nhiều khó khăn như sự hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 9000 của nhân viên, chi phí đầu tư và duy trì cho việc triển khai và giám sát hệ thống quản lý chất lượng, cam kết và tinh thần chủ động của lãnh đạo... Việc nghiên cứu và phân tích những thách thức này sẽ giúp các doanh nghiệp nắm vững tình hình triển khai tiêu chuẩn này và đưa ra các giải pháp hiệu quả.Cuối cùng, đề tài cũng nhằm tìm hiểu và đưa ra các giải pháp và đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu quả của việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Các đề xuất này có thể bao gồm cải tiến quy trình quản lý chất lượng, đào tạo và tăng cường nhận thức và hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 9000 cho nhân viên, đưa ra chính sách và giải pháp giảm thiểu chi phí cho việc triển khai và giám sát hệ thống quản lý chất lượng, tăng cường sự cam kết và tinh thần chủ động của lãnh đạo trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng.Từ những lý do chính trên, mà em đã quyết định lựa chọn đề tài “ Đánh giá tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn phòng ở Việt Nam hiện nay” để thực hiện bài tiểu luận này.
Trang 1PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠI TP HỒ CHÍ
MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ
ĐỀ TÀI ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
BÀI TẬP TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Ứng dụng bộ tiêu chuẩn iso 9000 trong công tác văn phòng
Mã phách:
TP HỒ CHÍ MINH – 2023
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Kính gửi Phân viện Học viên Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh,
Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến toàn thể các giảng viên và nhân viên của Phân viện Học viên Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, đặc biệt là giảng viên đã hướng dẫn em trong khóa học "ISO 9000"
Nhờ khóa học này, em đã được học và hiểu rõ hơn về quy trình kiểm soát chất lượng và các tiêu chuẩn được sử dụng trong ISO 9000 Những kiến thức này sẽ giúp em trang bị cho bản thân những kỹ năng và kiến thức cần thiết để làm việc trong các tổ chức và doanh nghiệp có yêu cầu về quản lý chất lượng
Em rất biết ơn đến các giảng viên và nhân viên đã nhiệt tình hỗ trợ em trong quá trình học tập và giải đáp mọi thắc mắc của em Em hy vọng sẽ có
cơ hội được học tập tiếp và phát triển kỹ năng của mình tại Phân viện Học viên Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Phân viện Học viên Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh
Trang 3MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
2 Mục tiêu và nhiệm vụ
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
5 Bố cục của đề tài
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
1.1 Khát quát chung về ISO 9000
1.2 Mục đích ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
1.3 Sự liên quan của ISO 9000 và ISO 9001
1.4 Các bộ tiêu chuẩn của ISO 9000 10
1.5 Các bước áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 10
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HIỆN NAY 11
2.1 Tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 ở văn phòng doanh 11
2.2 Đánh giá chung về triển khai ứng dụng ISO 9000 ở văn phòng cơ quan Việt Nam hiện nay 13
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9000 15
3.1 Một số khó khăn khi triển khai ứng dụng ISO 9000 15
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 15
KẾT LUẬN 17
TÀI LIỆU THAM KHẢO 18
Trang 41 Lý do chọn đề tài
Điều đầu tiên khiến em muốn chọn đề tài này là vì để đánh giá tình hình triển khai và ứng dụng của tiêu chuẩn ISO 9000 trong văn phòng ở Việt Nam hiện nay Đây là một đề tài đang được quan tâm và tìm hiểu rộng rãi, nhằm khảo sát và đánh giá mức độ thành công và hiệu quả của việc triển khai
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn này, qua đó đưa ra các giải pháp
và đề xuất cải tiến trong quá trình triển khai của các doanh nghiệp và tổ chức
Thứ hai, đề tài cũng nhằm tìm hiểu và phân tích những khó khăn và thách thức đang đối mặt trong quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Để thành công trong việc triển khai hệ thống quản
lý chất lượng này, các doanh nghiệp và tổ chức ở Việt Nam phải đối mặt với nhiều khó khăn như sự hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 9000 của nhân viên, chi phí đầu tư và duy trì cho việc triển khai và giám sát hệ thống quản lý chất lượng, cam kết và tinh thần chủ động của lãnh đạo Việc nghiên cứu và phân tích những thách thức này sẽ giúp các doanh nghiệp nắm vững tình hình triển khai tiêu chuẩn này và đưa ra các giải pháp hiệu quả
Cuối cùng, đề tài cũng nhằm tìm hiểu và đưa ra các giải pháp và đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu quả của việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Các đề xuất này có thể bao gồm cải tiến quy trình quản lý chất lượng, đào tạo và tăng cường nhận thức và hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 9000 cho nhân viên, đưa ra chính sách và giải pháp giảm thiểu chi phí cho việc triển khai và giám sát hệ thống quản lý chất lượng, tăng cường
sự cam kết và tinh thần chủ động của lãnh đạo trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng
Từ những lý do chính trên, mà em đã quyết định lựa chọn đề tài “ Đánh giá tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn phòng ở Việt Nam hiện nay” để thực hiện bài tiểu luận này
Trang 52 Mục tiêu và nhiệm vụ
Khái quát được các lý thuyết cũng như những lý luận chung về ISO 9000
Tìm hiểu những vấn đề liên quan đến ISO 9000
Đánh giá tình hình triển khai và ứng dụng của tiêu chuẩn ISO 9000 trong văn phòng ở Việt Nam hiện nay
Khảo sát và phân tích những khó khăn và thách thức đang đối mặt trong quá trình triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000
Xác định tầm quan trọng của việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 đối với các văn phòng ở Việt Nam
Đưa ra các giải pháp và đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu quả của việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000
3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của môn ISO 9000 là những tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hệ thống quản lý chất lượng
- Phạm vi nghiên cứu của môn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn ISO liên quan đến quản lý chất lượng
- Phạm vi nghiên cứu của môn ISO 9000 cũng có thể bao gồm những vấn đề liên quan đến triển khai và duy trì những hệ thống quản lý chất lượng này
4 Phương pháp nghiên cứu
Trong bài nghiên cứu này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu là:
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp phân tích
Trang 6- Phương pháp thu thập tài liệu…
- Phương pháp luận
- Phương pháp phân tích, tổng hợp
- Phương pháp thống kê so sánh
- Phương pháp phỏng vấn
5 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu thì đề tài còn có 3 chương như sau:
Chương 1: Lý luận chung về Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Chương 2: Tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn phòng Việt Nam hiện nay
Chương 3: Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Trang 7CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khát quát chung về ISO 9000
1.1.1 Lịch sử hình thành
ISO 9000 được phát triển bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế (ISO) bắt đầu từ những năm 1950 và 1960, khi các quan chức chính phủ và kinh doanh ngày càng nhận thấy tầm quan trọng của chất lượng trong sản xuất và kinh doanh Từ đó, ISO đã bắt đầu phát triển chuẩn quốc tế về hệ thống quản
lý chất lượng, bắt đầu với chuẩn ISO 9000 ra đời lần đầu tiên vào năm 1987
ISO 9000:1987 ban đầu được tập trung vào quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ Tiếp đó, ISO 9001 được phát hành vào năm 1994 với một khung tham chiếu chung cho các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng Sau đó, ISO 9002 và ISO 9003 cũng được phát hành nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau trong các môi trường sản xuất và dịch vụ khác nhau ISO 9000 đã trở thành một trong những tiêu chuẩn quốc tế quan trọng nhất trong lĩnh vực quản lý chất lượng, được áp dụng rộng rãi tại hầu hết các quốc gia trên thế giới Chuỗi các tiêu chuẩn ISO 9000 đang được đánh giá hàng đầu trong các lĩnh vực sản xuất và dịch vụ khác nhau, bao gồm cả ngành y tế, công nghiệp ô tô, công nghiệp hàng không, và nhiều lĩnh vực khác
Tóm lại, ISO 9000 là chuỗi các tiêu chuẩn quốc tế được phát triển bởi
Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa Quốc tế từ những năm 1950 và 1960, với mục đích cung cấp khung tham chiếu chung và yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng
để tăng cường hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch
vụ Chuỗi các tiêu chuẩn ISO 9000 đã trở thành một trong những tiêu chuẩn quốc tế quan trọng nhất trong lĩnh vực quản lý chất lượng
1.1.2 Khái niệm Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9000 là hệ thống tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Hoá Quốc tế (ISO) nhằm đưa ra những yêu cầu đối với hệ thống
Trang 8quản lý chất lượng đối với các tổ chức và doanh nghiệp Các tiêu chuẩn ISO
9000 cung cấp một khung tham chiếu cho việc xây dựng, triển khai và vận hành một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên những nguyên tắc quản lý nhằm tối đa hoá hiệu quả của tổ chức
Các tiêu chuẩn của ISO 9000 bao gồm ISO 9001 và ISO 9002, ISO
9003 và ISO 9004 Trong đó, ISO 9001 là tiêu chuẩn phổ biến nhất và đưa ra yêu cầu bắt buộc đối với hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức và doanh nghiệp Những yêu cầu này bao gồm quản lý văn bản, quản lý tài chính, quản
lý sản phẩm và dịch vụ, quản lý nhân sự, quản lý các qui trình dịch vụ khách hàng và quản lý đánh giá hiệu quả
1.2 Mục đích ứng dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Cụ thể, ISO 9000 có những mục tiêu sau:
Xác định một khung tham chiếu chung cho việc thiết lập, triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng trong các tổ chức và doanh nghiệp
Đảm bảo sự ổn định và tính bền vững trong mối quan hệ giữa các tổ chức và doanh nghiệp Cung cấp khả năng phân tích, đánh giá hiệu quả và cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Giúp mở rộng quy mô doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí sản xuất và tăng tính cạnh tranh trên thị trường Nâng cao uy tín và lòng tin tưởng của khách hàng vào sản phẩm và dịch vụ của tổ chức và doanh nghiệp
Tăng cường việc tuân thủ các quy định và quy trình liên quan đến quản
lý chất lượng trong các tổ chức và doanh nghiệp
1.3 Sự liên quan của ISO 9000 và ISO 9001
ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng, hay còn được gọi là một chuỗi hoặc gia đình các tiêu chuẩn, trong khi ISO 9001 là một tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cũng bao gồm một
Trang 9tiêu chuẩn riêng có tên là ISO 9000 Tiêu chuẩn này cung cấp các nguyên tắc
cơ bản và thuật ngữ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
ISO 9000 giải thích các nguyên tắc của hệ thống quản lý chất lượng, trong khi ISO 9001 xác định các yêu cầu mà một tổ chức phải đáp ứng để đạt được chứng nhận.Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm các định nghĩa và thuật ngữ khác nhau không thể thiếu để phát triển sự hiểu biết đúng đắn về các khái niệm quản lý chất lượng ISO 9001
1.4 Các bộ tiêu chuẩn của ISO 9000
ISO 9001:2015: Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu
ISO 9000:2015: Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng
ISO 9004:2018: Quản lý chất lượng – Chất lượng của một tổ chức – Hướng dẫn để đạt được thành công bền vững
ISO 19011:2018: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý
1.5 Các bước áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng
Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000
Bước 3: Ðánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn
Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000 Bước 5: áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000
Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận
Trang 10CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HIỆN NAY
2.1 Tình hình triển khai ứng dụng ISO 9000 ở văn phòng doanh
Trước yêu cầu quốc tế hóa và hội nhập của nền kinh tế nước ta với khu vực và thế giới, lấy xuất khẩu làm mũi nhọn, các doanh nghiệp Việt Nam muốn tồn tại và phát triển phải nâng cao chất lượng sản phẩm và trình độ dịch vụ
Trong những năm gần đây, công tác quản lý chất lượng đã có những bước tiến tích cực, thể hiện ở:
Nhiều công ty đã thay đổi căn bản quan niệm về quản lý chất lượng Các công ty này không còn xem quản lý chất lượng chỉ là công việc kiểm tra, tập trung vào một số ít cán bộ, nhân viên KCS mà xác định việc đảm bảo và cải tiến chất lượng là trách nhiệm của mọi nhân viên Các thành viên của công
ty, trách nhiệm cao nhất thuộc về Ban quản lý
Để cải thiện chất lượng, bạn phải làm đúng ngay từ đầu và phòng ngừa
là chìa khóa để quản lý chất lượng
Hoạt động chất lượng và quản lý chất lượng đã trở thành phong trào sôi nổi, rộng khắp trong thời gian qua Chất lượng không chỉ là mối quan tâm của riêng doanh nghiệp mà đang trở thành mối quan tâm chung, là chương trình hành động của mọi quốc gia, thậm chí là của toàn xã hội
Nhà nước coi trọng phong trào chất lượng và quản lý chất lượng doanh nghiệp, khuyến khích doanh nghiệp thực hiện hoạt động quản lý chất lượng, đáp ứng các tiêu chuẩn của Giải thưởng Chất lượng Việt Nam bằng cách xây dựng giải thưởng chất lượng và trao giải thưởng chất lượng cho các tổ chức, doanh nghiệp có giá trị
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã phối hợp với các tổ chức quốc tế tổ chức nhiều buổi tọa đàm, hàng trăm khóa đào tạo về các mô hình
Trang 11quản lý chất lượng hiện đại như TQM, ISO 9000, ISO 14000, Q.Base cho các doanh nghiệp Ngoài ra, nhà nước cũng khuyến khích các cơ quan tư vấn trong và ngoài nước mở rộng hoạt động tư vấn, áp dụng mô hình quản lý chất lượng vào doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
Tình hình áp dụng: Việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào văn phòng làm việc tại Việt Nam hiện đang được thực hiện vô cùng to lớn ở thời điểm hiện tại Tuy nhiên, việc triển khai và áp dụng thành công hệ thống quản
lý chất lượng ISO 9000 phụ thuộc vào quyết tâm, tầm nhìn và cam kết của tổ chức, doanh nghiệp
Theo thống kê, hiện có khoảng 1.000 tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam đã đạt chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, nhưng cũng
có nhiều tổ chức, doanh nghiệp chưa có kế hoạch triển khai ISO 9000, hoặc không xem xét việc đạt chứng nhận này do không hiểu được những lợi ích thực sự mà nó mang lại
Số lượng doanh nghiệp triển khai ISO 9000: Hiện nay, đã có hàng ngàn doanh nghiệp và tổ chức ở Việt Nam sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 Tuy nhiên, số lượng công ty đạt chứng nhận này vẫn còn khá ít so với số lượng doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam
Kích thước của doanh nghiệp: Trong số các doanh nghiệp đã triển khai
và đạt chứng nhận ISO 9000, có nhiều doanh nghiệp lớn và có quy mô lớn Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang dần chú ý và bắt đầu triển khai ISO 9000 để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình
Lĩnh vực ứng dụng: Thực tế, áp dụng chuỗi tiêu chuẩn quản lý chất lượng không chỉ áp dụng trong lĩnh vực sản xuất Các lĩnh vực khác như giáo dục, y tế, dịch vụ cũng đang dần chú ý đến việc triển khai và đạt chứng nhận ISO 9000
Trang 12Khó khăn trong việc triển khai: Việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 đòi hỏi các doanh nghiệp phải đầu tư một số lượng lớn nguồn lực cần thiết, bao gồm cả nhân lực và tài chính Điều này là một thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ
Suy cho cùng, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam Tuy nhiên, việc triển khai và đạt được chứng chỉ ISO 9000 vẫn còn nhiều thách thức, đặc biệt là đối với các công ty vừa và nhỏ Nâng cao nhận thức của doanh nghiệp
về lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 và khuyến khích các tổ chức hỗ trợ, đào tạo, tư vấn là rất quan trọng để giúp các doanh nghiệp Việt Nam tham gia và thực hiện thuận lợi quy trình
2.2 Đánh giá chung về triển khai ứng dụng ISO 9000 ở văn phòng
cơ quan Việt Nam hiện nay
ISO 9000 là hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng quốc tế, được sử dụng rộng rãi trên thế giới, đặc biệt là trong các doanh nghiệp Tuy nhiên, việc áp dụng chuỗi tiêu chuẩn này trong cơ quan nhà nước còn gặp nhiều thách thức
Thứ nhất, việc triển khai thực tế ISO 9000 trong các cơ quan quốc gia vẫn chưa phổ biến Hiện nay, ở Việt Nam mới chỉ có một số cơ sở quốc gia triển khai và sử dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000,
số lượng các cơ sở này vẫn chưa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quốc tế để đảm bảo chất lượng quản lý Thẩm quyền kiếm được trong quá trình ứng dụng tiêu chuẩn Trong những thách thức chính trong việc triển khai ISO
9000 đối với các cơ quan chính phủ là khó khăn trong việc tìm kiếm chuyên gia và đào tạo nguồn nhân lực có kinh nghiệm triển khai ISO 9000, đây là một vấn đề đặc biệt quan trọng Hiện nay, hầu hết nguồn nhân lực của các cơ