TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG VÀ QUẦY BAR Đề tài Tổ chức phục vụ tiệc tại một địa điểm bên ngoài ( ký hợp đồng, kế hoạch, tổ chức thực hiệ[.]
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KHÁCH SẠN – DU LỊCH
Trang 2MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI 1
1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC BÊN NGOÀI VÀ CÁC HÌNH THỨC PHỤC VỤ TIỆC BÊN NGOÀI 1
1.1.1 Khái niệm tổ chức phục vụ tiệc bên ngoài 1
1.1.2 Các hình thức phục vụ tiệc bên ngoài 1
1.2 CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH THƯỜNG CÓ TRONG PHỤC VỤ TIỆC OUTSIDE 3
1.3 CÁC QUY TRÌNH PHỤC VỤ THƯỜNG ÁP DỤNG VỚI TIỆC OUTSIDE 3
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA 4
2.1 TRAO ĐỔI, NHẬN, THỤC HIỆN TƯ VẤN CHO KHÁCH HÀNG VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG 4
2.2 KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA 7
2.2.1 Kế hoạch về cơ sở vật chất, nguồn nguyên liệu và nhân sự 7
2.2.2 Kế hoạch trình tự phục vụ 10
2.2.3 Tổ chức giám sát, kiểm tra quá trình chuẩn bị 11
2.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN 11
2.3.1 Tiếp nhận, nắm rõ thông tin tiệc 11
2.3.2 Phân công công viêc 11
2.3.5 Kiểm tra, rà soát lại công tác chuẩn bị 15
2.3.6 Đón tiếp, hướng dẫn và mời khách 15
2.3.7 Phục vụ đồ uống 15
2.3.8 Phục vụ món ăn 15
2.3.9 Kết thúc phục vụ và thu dọn 16
2.4 CÁC TÌNH HUỐNG CÓ THỂ XẢY RA VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT 16
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ PHỤC VỤ TIỆC, NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý 3.1 THỰC HIỆN SO SÁNH VỚI KẾ HOẠCH ĐỀ RA 20
3.2 CÁC LƯU Ý CẦN CẢI THIỆN TRONG CÁC LẦN PHỤC VỤ TIẾP THEO 20
Trang 3Lời mở đầu
Trong những năm trở lại đây, nhiều khách hàng khi có nhu cầu tổ chức
tiệc cưới hay liên hoan cuối năm thường mong muốn tổ chức tiệc outside Đây
là một mảng tổ chức tiệc rất được quý khách hàng và các công ty tổ chức tiệc chú ý và phát triển
Chính vì lí do trên nhóm 02- Học phần: Quản trị nhà hàng quầy bar rất
hân hạnh được nhận đề tài: “ Tổ chức phục vụ tiệc tại một địa điểm bên
ngoài” Trong bài thảo luận này, nhóm xin gửi tới cô giáo và các bạn trong lớp
các nội dung nhóm đã nghiên cứu về nội dung trên và cách tổ chức cụ thể một tiệc cưới giải định mà nhóm đưa ra
Nhóm 02 xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến TS Nguyễn Thị Tú đã giúp đỡ nhóm chúng em trong việc hình thành đề cương và góp thêm các ý kiến cho bài thảo luận của nhóm tốt nhất Trong khi làm bài thảo luận do sự eo hẹp
về sự hiểu biết nên cũng không tránh được thiếu sót nhóm xin được sự góp ý thêm từ phía cô cũng như cả lớp để bài tập nhóm này được đầy đủ và hợp lí nhất Nhóm 02 xin chân thành cảm ơn!
Trang 4CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI
1.1 KHÁI NIỆM TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC BÊN NGOÀI VÀ CÁC HÌNH THỨC PHỤC VỤ TIỆC BÊN NGOÀI
1.1.1 Khái niệm tổ chức phục vụ tiệc bên ngoài
Tiệc phục vụ bên ngoài là tiệc (ngồi, đứng) được tổ chức phục vụ tại địa điểm bênngoài cơ sở kinh doanh, thường là tiệc trong các sự kiện của các gia đình (cưới, ăn hỏi,giỗ, sinh nhật, liên hoan, ) hoặc doanh nghiệp (khai trương, khai xuân, tất niên, tổngkết, đại hội, )
1.1.2 Các hình thức phục vụ tiệc bên ngoài
a) Tiệc ngồi
Vị trí: phòng tiệc lớn, nhỏ
Diện tích: 1-1,5m2
Bố trí phòng tiệc: phòng đệm, khu lễ nghi, khu ăn uống
Kê xếp bàn ghế: dãy 3-5 bàn, các bàn đơn rời
Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, lót cover
Gấp khăn ăn: hoa đứng, khăn vải
Đặt dụng cụ ăn uống: riêng cho từng khách
Đặt món ăn: 8-15 món, Á, Âu, 3 món nóng, có nước, khai vị nguội đặt trước; đặttheo thực đơn
Đặt đồ uống: trên bàn khách
Phân công nhân viên phục vụ: phục vụ trực tiếp
Đón dẫn khách: chào đón xếp chỗ
Phục vụ món ăn: trực tiếp phục vụ theo trình tự
Phục vụ đồ uống: trực tiếp rót cho khách theo tốc độ ăn uống
Thanh toán, tiễn khách, thu dọn
b) Tiệc đứng (buffet)
Vị trí: phòng tiệc, hội trường, ngoài trời
Diện tích: 0,4-0,6m2
Bố trí phòng tiệc: vật trang trí trung tâm khu ăn uống
Kê xếp bàn ghế: dãy 50 khách; U, O, M; một số ghế
Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, quây
Gấp khăn ăn: hoa nằm, khăn giấy
Đặt dụng cụ ăn uống: chung ở bàn riêng hoặc đầu bàn
Đặt dụng cụ uống: quầy đồ uống
Đặt món ăn: 8-10 món Âu nguội, không có nước Món ăn đã cắt thái đặt cân đốilên các dãy bàn tiệc; khách tự lựa chọn
Đặt đồ uống: quầy đồ uống
Phân công nhân viên phục vụ: hỗ trợ
Đón dẫn khách: chào đón
Phục vụ món ăn: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ
Trang 5Phục vụ đồ uống: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ
Thanh toán, tiễn khách, thu dọn
Vị trí: phòng tiệc, hội trường, ngoài trời
Diện tích: 1-1,5m2
Bố trí phòng tiệc: vật trang trí trung tâm khu ăn uống
Kê xếp bàn ghế: dãy bàn trưng bày (I, U); bàn ăn
Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, quây
Gấp khăn ăn: hoa đứng, khăn vải
Đặt dụng cụ ăn uống: đĩa ăn, dao, dĩa, thìa cho từng khách
Đặt dụng cụ uống: quầy đồ uống
Đặt món ăn: 30-100 món, Á, Âu, Á+Âu, nóng, nước Nhiều món ăn đa dạng, đặttheo cụm, theo trình tự thực đơn
Đặt đồ uống: quầy đồ uống, phục vụ bàn khách
Phân công nhân viên phục vụ: hỗ trợ bổ sung đồ
Đón dẫn khách: chào đón
Phục vụ món ăn: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ
Phục vụ đồ uống: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ
Thanh toán, tiễn khách, thu dọn
Vị trí: phòng tiệc, hội trường, ngoài trời
Diện tích: 0,4-0,6m2
Bố trí phòng tiệc: vật trang trí trung tâm khu ăn uống
Kê xếp bàn ghế: dãy 50 khách; U, O, M; một số ghế
Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, quây
Gấp khăn ăn: hoa nằm, khăn giấy
Đặt dụng cụ ăn uống: chung ở bàn riêng hoặc đầu bàn
Đặt dụng cụ uống: quầy đồ uống
Đặt món ăn: fingerfood (đồ ăn nhón bằng tay); các món mang đến cho từng thựckhách
Đặt đồ uống: quầy đồ uống
Phân công nhân viên phục vụ: hỗ trợ bổ sung đồ
Đón dẫn khách: chào đón
Phục vụ món ăn: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ
Phục vụ đồ uống: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ
Thanh toán, tiễn khách, thu dọn
c) Tiệc nhẹ (coffee break, tea break)
Vị trí: hành lang, phòng liền kề
Diện tích: 0,4-0,6m2
Bố trí phòng tiệc: vật trang trí trung tâm khu ăn uống
Kê xếp bàn ghế: dãy 50 khách; hình chữ U, O, M
Trải khăn bàn: khăn phủ, trang trí, quây
Gấp khăn ăn: hoa nằm, khăn giấy
Đặt dụng cụ ăn uống: chung ở bàn riêng hoặc đầu bàn
Đặt dụng cụ uống: quầy đồ uống
Trang 6Đặt món ăn: 8-10 loại bánh mặn, bánh ngọt, hoa quả, kem Món ăn đã cắt thái đặtcân đối lên các dãy bàn tiệc
Đặt đồ uống: quầy đồ uống
Phân công nhân viên phục vụ: hỗ trợ bổ sung đồ
Đón dẫn khách: chào đón
Phục vụ món ăn: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ
Phục vụ đồ uống: khách tự chọn, nhân viên hỗ trợ
Thanh toán, tiễn khách, thu dọn
1.2 CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH THƯỜNG CÓ TRONG PHỤC VỤ TIỆC OUTSIDE
Nhận thông tin hợp đồng
Kiểm tra các thông tin đảm bảo chính xác, rõ ràng
Khảo sát địa điểm phục vụ: vị trí, điều kiện hạ tầng kỹ thuật và môi trường
Xây dựng kế hoạch, dự kiến phân công lao động, trang thiết bị, dụng cụ, cácnguyên liệu, thực phẩm
Dự tính phương án đề phòng sự cố xảy ra (thời tiết, điện, nước )
Chuẩn bị đầy đủ chu đáo theo các yêu cầu đã thỏa thuận với khách hàng
Chuẩn bị: đủ, chất lượng, vệ sinh, an toàn
Đóng gói: chất lượng, an toàn
Vận chuyển: chất lượng, an toàn
1.3 CÁC QUY TRÌNH PHỤC VỤ THƯỜNG ÁP DỤNG VỚI TIỆC OUTSIDE
(1) Tìm hiểu thông tin về tiệc
(2) Hội ý, phân công nhiệm vụ cho nhân viên
(3) Chuẩn bị trước giờ phục vụ khách
(4) Trang trí phòng tiệc
(5) Kiểm tra, rà soát lại công tác trang trí, chuẩn bị
(6) Đón tiếp, chào hỏi, hướng dẫn và mời khách
Trang 7CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA
2.1 TRAO ĐỔI, NHẬN, THỤC HIỆN TƯ VẤN CHO KHÁCH HÀNG VÀ KÍ KẾT HỢP ĐỒNG
Đại phát Event là một công ty chuyên tổ chức các loại sự kiện ( Hội nghị, tấtniên, tiệc cưới,…) Công ty Đại Phát Event có gần 5 năm trong việc tổ chức phục vụ tổchức tiệc, sự kiện, đội ngũ đầu bếp nhiều kinh nghiệm, nhân viên phục vụ chuyênnghiệp và chu đáo, có thể đáp ứng phục vụ các bữa tiệc với thực đơn phong phú và đadạng như tiệc cưới, tiệc setmenu, tiệc buffet, tiệc Á – Âu, tiệc cocktail, tiệc giải khátgiữa giờ…Đảm bảo các yêu cầu khắt khe nhất về vệ sinh, an toàn thực phẩm
Ngày 23/09/2020, khách hàng Nguyễn Ngọc Văn và chị Quách Thị Diễm đếncông ty Đại Phát Event để đặt tổ chức tiệc cưới Trải qua sự thống nhất về ý kiến giữakhách hàng và công ty cũng như các điều kiện của công ty, tiệc cưới của anh,chị sẽđược tổ chức với các nội dung sau:
+ Địa điểm tổ chức: Tiệc cưới sẽ được tổ chức tại phòng 318 của Trung tâm hộinghị quốc gia tọa lạc tại số 57 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
+ Thời gian: 17h30-21h, ngày 20/11/2020
+ Số lượng khách tham dự: 300 khách
+ Các yêu cầu khác của bên thuê:
(1) Trang trí: Dùng hoa hồng làm chủ đạo, tone chủ đạo là màu trắng vàng.(2) Trong lễ cưới có các tiết mục văn nghệ làm sôi động bầu không khí
(3) Trong phần lễ cưới có tháp rượu và cắt bánh kem
(4) Phần tiệc: Tiệc Việt mâm mười người với mức giá mỗi mâm từ 4-5 triệuđồng
Hợp đồng tiệc cưới:
Trang 8Công ty Đại Phát Event
Web: sukiendaiphat.com
HỢP ĐỒNG ĐẶT TIỆC CƯỚI
Căn cứ theo bản cam kết đặt tiệc cưới ngày 23 tháng 09 năm 2020 giữa công ty ĐạiPhát Event và gia đình anh Nguyễn Ngọc Văn
Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên
Hôm nay, ngày 23 tháng 09 năm 2020, chúng tôi gồm:
Chức vụ: Trưởng phòng kinh doanh Địa chỉ: abcxyz
Địa chỉ: số 12, ngõ 58/3 Trần Bình, Mai
Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội Cô dâu: Quách Thị DiễmChú rể: Nguyễn Ngọc Văn
Sau khi bàn bạc hai bên thống nhất cam kết thực hiện hợp đồng đặt tiệc cưới với nộidung như sau:
Điều 1 Đối tượng hợp đồng
Bên A đồng ý cung cấp cho bên B địa điểm và dịch vụ ăn uống để tổ chức tiệc cướichi tiết như sau:
1 Thời gian tổ chức: 17h30-21h, ngày 20/11/2020
2 Địa điểm tổ chức: Phòng 318 của Trung tâm hội nghị quốc gia tọa lạc tại số 57Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội Địa điểm này sẽ thuê mặt bằng để tổchức
3 Số lượng mâm đặt tiệc: 30 mâm (10 người/mâm); Dự trù: 2 mâm
4 Thực đơn - giá cả:
bia Hà NộiĐơn giá (đã bao gồm đồ uống) (1): 5.000.000 VNĐ/mâm * 30 bàn= 150.000.000VNĐTiền thuê hội trường (2): 20.000.000 VNĐ
Điều 2 Các ưu đãi của bên A dành cho bên B
Bên A sẽ thực hiện các ưu đãi theo số lượng mâm dành cho bên B theo cam kết đặttiệc
Điều 3 Dịch vụ hội trường
Đối với tiệc cưới: Bên A sẽ cung cấp cho bên B các dịch vụ để phục vụ cho tiệccưới như sau:
giá( VNĐ) SL Thành tiền( VNĐ)
Trang 93 Hoa hồng tươi trang trí phòng tiệc và
8 nhân viên nam chạybàn( 3 nhân viên của ĐạiPhát Event, 5 nhân viênpartime) Mỗi nhân viênphụ trách chạy đồ cho 4bàn)
Nhân viênbếp
Đầu bếp làmviệc tại ĐạiPhát Event
partime
Trang 109 Đôn hoa trang trí 250.000đ/1
2 Đặt cọc:
Bên B đặt cọc số tiền lần 1: 50.000.000 VNĐ
Bên B đặt cọc số tiền lần 2: 50.000.000 VNĐ
Tổng số tiền đặt cọc bằng chữ: Một trăm triệu đồng
3 Thời hạn thanh toán: Bên B có trách nhiệm thanh toán trong vòng 05 ngày kết thúcbữa tiệc cho bên A số tiền thực tế còn lại của hợp đồng
Điều 5 Quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên
Bên A:
1 Bên A có trách nhiệm cung cấp đúng và đầy đủ các dịch vụ theo hợp đồng
2 Bên A có trách nhiệm dự phòng 5% tổng số mâm theo hợp đồng
3 Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ đồ uống trong bữa tiệc cho bên B theođiều khoản 1 Ngoài giá đồ uống quy định theo hợp đồng, các đồ uống khác sẽ căn cứtheo bảng giá của bên A quy định
Bên B:
1 Nếu khách hàng có sự thay đổi về số lượng mâm cỗ đã đặt, đề nghị quý kháchbáo trước cho Nhà hàng trước 03 ngày( không tính ngày thực hiện hợp đồng tiệc cưới,
số lượng báo tăng (giảm) không vượt quá 10% số lượng mâm đã đặt)
2 Quý khách cử người đại diện gia đình có mặt tại hội trường trước 01 giờ để nhậnbàn giao tiệc và giải quyết các vấn đề có thể phát sinh trong bữa tiệc
3 Cuối buổi tiệc đề nghị đại diện bên gia đình quý khách xác nhận các thông tintrong biên bản giao, nhận tại hội trường để làm cở sở thanh toán sau này và có ý kiếnđóng góp cho nhà hàng , tránh những hiểu nhầm không đáng có
4 Bên B tự bảo quản tài sản mang theo, nếu mất Bên A không chịu trách nhiệm.Tất cả những đồ dùng, đồ ăn uống Bên B muốn tự đem đến phải thỏa thuận trước vớibên A khi làm hợp đồng
2.2 KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC PHỤC VỤ TIỆC CƯỚI TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ QUỐC GIA
2.2.1 Kế hoạch về cơ sở vật chất, nguồn nguyên liệu và nhân sự
a) Về không gian và cơ sở vật chất nơi tổ chức
Trang 11Tiệc cưới sẽ được tổ chức tại phòng 318 của Trung tâm hội nghị quốc gia tọa lạctại số 57 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Ngày 30/09/2020 đại diện Đại Phát Event đã khảo sát hiện trường tổ chức và thu được kết quả:
+ Phòng có diện tích 757 m², đủ sức cho sự kiện có quy mô 750 khách trở xuống Hệthống rèm cửa nâng hạ tự động cho phép quan sát cây xanh thảm cỏ sân vườn phíađường Phạm Hùng Phòng có vách ngăn cách âm chia thành 2 phòng riêng biệt, có 4cabin dịch cố định bố trí liền kề phòng
+ Các hệ thống kỹ thuật được lắp đặt đồng bộ, hiện đại như: Âm thanh, ánh sáng biểudiễn, nguồn điện động lực 3 pha công suất lớn, hệ thống trình chiếu hiện đại
+ Với số lượng khách là 300 khách, ta có layout bố trí phòng như sau: 30 bàn, mỗi bàn
10 khách, sân khấu và khu vực hậu đài
+ Có khu vực bếp cho thuê để phục vụ tiệc
+ Tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia được bố trí hệ thống các bãi đỗ xe nổi và hệ thống
Trang 12garage ngầm với sức chứa gần 1.100 ôtô các loại Trong đó riêng hệ thống garagengầm có sức chứa hơn 500 xe.
Một số hình ảnh nơi tổ chức tiệc cưới đã được nhóm khảo sát của Đại Phát Event ghi lại:
Sau khi xem xét về không gian và cơ sở vật chất tại phòng 318 Trung tâm hộinghị quốc gia Các nhân viên sự kiện của Đại Phát Event đánh giá địa điểm này có đầy
đủ các yếu tố để tổ chức Tiệc cưới chú rể Nguyễn Ngọc Văn và cô dâu Quách ThịDiễm
(1) Cơ sở vật chất cần để tổ chức Phần Lễ cưới:
+ Các đồ dùng trong trang trí tiệc sẽ lấy tông màu chủ yếu là trắng, vàng; và sử dụnghoa hồng là chủ đạo để trang trí
Trang 13+ Sân khấu dùng phông rèm màu vàng, trang trí bằng hoa và có tên buổi lễ kèm tên côdâu, chú rể.
+ Có các trụ hoa để trang trí lối lên sân khấu
+ 30 bộ khăn trải bàn tròn màu trắng có phủ màu vàng; bọc ghế màu trắng có nơ ghếvàng
+ Bánh kem 3 tầng để cắt trang lễ cưới, tháp rượu và rượu
(2) Cơ sở vật chất cần dùng để phục vụ Phần tiệc cưới:
+ 30 bàn tròn, 320 ghế
+ 32 mâm bát đũa phù hợp với thực đơn
+ Các dụng cụ nấu ăn như và vận chuyển đồ ăn như: Nồi, chảo, muôi, xe đẩy, các loạikhay to, nhỏ,…
+ Các dụng cụ dùng trong quá trình phục vụ tiệc: chén, đĩa, các loại khăn, ghế trẻ em,
…
b) Về nguyên liệu đầu vào cho phần tiệc cưới
Về các loại thịt, cá và rau củ sẽ được nhập từ đối tác cung ứng thực phẫm đã làmviệc với Đại Phát Event lâu năm đó là Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Exp Việt Nam
c) Nguồn nhân lực phục vụ tiệc cưới
Lấy từ đội ngũ nhân viên tiệc của Công ty và thuê thêm các nhân lực partime làsinh viên Ưu tiên các nhân viên partime đã từng phục vụ tiệc cho công ty
Mức lương nhân viên partime là 20.000VNĐ/giờ
Số lượng cụ thể các nhân viên như sau:
(1) Nhân lực phần lễ
+ 2 MC: 1 nam, 1 nữ( Nhân viên của Đại Phát Event)
+ Đội các em bé phù dâu, rể
+ 1 nhân viên phục vụ sân khấu
+ Nhóm múa tại Sự Kiện Việt Hà
+ 1 nhân viên chạy phần nhạc cho chương trình(Nhân viên của Đại Phát Event)
+ Nhân viên bếp là các đầu bếp làm việc tại Đại Phát Event 8 đầu bếp và 6 nhân viên
sơ chế và ra đồ là nhân viên partime
Cần tìm nhân lực và báo cáo số lượng nhân viên trước ngày 15/09/2020.
2.2.2 Kế hoạch trình tự phục vụ
a) Trình tự phục vụ phần lễ cưới
+ Tiết mục múa hiện đại của nhóm Múa Sự Kiện Việt Hà
+ MC giới thiệu và mời cô dâu chú rể tiến về lễ đài( Các em bé sẽ đi trước tung hoa vànâng váy cho cô dâu)( Phần này chú ý nhạc nền nhẹ nhàng)
+ MC giới thiệu bố mẹ cô dâu và chú rể tiến lên lễ đài( Chú ý nhạc trang trọng)