Báo cáo thực tập : NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tiễn”, nhằm giúp cho sinh viên nắm vững kiến thức đã học và vận dụng vào thực tế, trường Học viện Hành chính Quốc gia phân hiệu tại Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho sinh viên thực tập tại các Ủy ban nhân dân trong địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nhằm tìm hiểu sâu hơn và áp dụng những kiến thức đã được học trên giảng đường vào thực tế cuộc sống. Sau hai tháng thực tập tại Ủy ban nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh, với sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị tại Ủy ban cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo em đã hoàn thành báo cáo thực tập một cách thuận lợi. Em xin chân thành cảm ơn đến:  Lãnh đạo UBND phường 16 quận Gò Vấp, các anh chị là công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đặc biệt là anh Ngô Anh Thuận và chị Phan Thị Ngọc Truyền đã tạo điều kiện, tận tình chỉ bảo cũng như cung cấp những số liệu cần thiết để em có thể hoàn thành thật tốt kỳ thực tập và báo cáo thực tập của mình.  Cô Nguyễn Thị Bình đã có những lời khuyên rất cần thiết cho em trước khi bắt đầu quá trình thực tập cũng như sự hướng dẫn, giúp đỡ của cô trong thời gian em thực hiện báo cáo thực tập của mình. Mặc dù đã có nhiều sự cố gắng tìm hiểu và nghiên cứu, song cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía cơ quan, quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh nhất.

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: VÒNG BẠCH YẾN

Tên cơ quan: Ủy ban Nhân dân Phường 16 quận Gò Vấp.

Địa chỉ: 328 Đường Thống Nhất, Phường 16, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí

Minh.

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Phan Thị Ngọc Truyền.

Giảng viên phụ trách: Nguyễn Thị Bình.

TP Hồ Chí Minh – 2023.

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÂN VIỆN TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: VÒNG BẠCH YẾN

Tên cơ quan: Ủy ban Nhân dân Phường 16 quận Gò Vấp.

Địa chỉ: 328 Đường Thống Nhất, Phường 16, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí

Minh.

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Phan Thị Ngọc Truyền.

Giảng viên phụ trách: Nguyễn Thị Bình.

TP Hồ Chí Minh – 2023.

LỜI CẢM ƠN

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thựctiễn”, nhằm giúp cho sinh viên nắm vững kiến thức đã học và vận dụng vào thực

tế, trường Học viện Hành chính Quốc gia phân hiệu tại Thành phố Hồ Chí Minh

đã tạo điều kiện cho sinh viên thực tập tại các Ủy ban nhân dân trong địa bànthành phố Hồ Chí Minh nhằm tìm hiểu sâu hơn và áp dụng những kiến thức đãđược học trên giảng đường vào thực tế cuộc sống

Sau hai tháng thực tập tại Ủy ban nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, thànhphố Hồ Chí Minh, với sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị tại Ủy ban cùng với sựhướng dẫn tận tình của thầy cô giáo em đã hoàn thành báo cáo thực tập một cáchthuận lợi

Em xin chân thành cảm ơn đến:

 Lãnh đạo UBND phường 16 quận Gò Vấp, các anh chị là công chức tại

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đặc biệt là anh Ngô Anh Thuận và chị PhanThị Ngọc Truyền đã tạo điều kiện, tận tình chỉ bảo cũng như cung cấp những sốliệu cần thiết để em có thể hoàn thành thật tốt kỳ thực tập và báo cáo thực tậpcủa mình

 Cô Nguyễn Thị Bình đã có những lời khuyên rất cần thiết cho em trướckhi bắt đầu quá trình thực tập cũng như sự hướng dẫn, giúp đỡ của cô trong thờigian em thực hiện báo cáo thực tập của mình Mặc dù đã có nhiều sự cố gắngtìm hiểu và nghiên cứu, song cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạnchế Em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía cơ quan, quý thầy

cô để bài báo cáo của em được hoàn chỉnh nhất

Thành phố Hồ Chí Minh – 2023

Người làm báo cáo

Vòng Bạch Yến

MỤC LỤC

TRANG BÌA CHÍNH

TRANG BÌA PHỤ

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ đề tài 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG 4

1.1 Lý luận chung về Văn phòng 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng 4

1.2 Một số lý luận chung liên quan đến đề tài 5

1.2.1 Khái niệm quản lý 5

1.2.2 Các chức năng quản lý 6

1.3 Lý luận về cơ sở vật chất tại Văn phòng UBND 9

1.3.1 Khái niệm 9

1.3.2 Kế hoạch hóa việc quản lý cơ sở vật chất hệ thống 10

1.3.3 Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc quản lý cơ sở vật chất 11

1.3.4 Kiểm tra đánh giá việc quản lý cơ sở vật chất 12

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 16, QUẬN GÒ VẤP, TP HCM 13

2.1 Giới thiệu sơ lược về cơ quan Ủy ban Nhân dân phường 16, quận GòVấp, TP HCM 13

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Ủy ban Nhân dân phường 16,quận Gò Vấp, TP HCM 13

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 142.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP

Hồ Chí Minh 15

2.1.4 Văn phòng UBND phường 16 202.2 Thực trạng cơ sở vật chất tại Văn phòng UBND phường 16, quận GòVấp, TP Hồ Chí Minh 22

2.2.1 Cơ sở vật chất của Ủy ban nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP

2.3.1 Thực trạng kế hoạch hóa công tác quản lý cơ sở vật chất tại Vănphòng UBND, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 27

2.3.2 Thực trạng công tác tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch quản lý

cơ sở vật chất tại Văn phòng UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ ChíMinh 28

2.3.3 Thực trạng kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý cơ sở vật chất ởVăn phòng UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 31

2.3.4 Đánh giá thực trạng quản lý cơ sở vật chất ở Văn phòng UBNDphường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 34

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 16, QUẬN GÒ VẤP, TP HCM 36

3.1 Chọn cử bộ máy cán bộ quản lý cơ sở vật chất của có phẩm chất đạođức và trình độ chuyên môn 363.2 Thường xuyên và định kỳ đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp

vụ cho đội ngũ cán bộ quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng UBND phường 16 363.3 Nâng cao nhận thức bảo quản và sử dụng cơ sở vật chất cho cán bộ quản

lý và cán bộ nhân viên 38

KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Chức năng quản lý cơ sở vật chất tại UBND phường 16, quận GòVấp, TP Hồ Chí Minh 10Bảng 2.1 Thống kê cán bộ tại Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP

Hồ Chí Minh 23Bảng 2.3 Tình hình bảo quản cơ sở vật chất tại Văn phòng Ủy ban Nhân dânphường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh 24Bảng 2.4 Kết quả xây dựng kế hoạch quản lý cơ sở vật chất 27Bảng 2.5 Kết quả tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch 29Bảng 2.6 Kết quả kiểm tra thực hiện kế hoạch quản lý cơ sở vật chất ở Vănphòng UBND phường 16 32

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP HồChí Minh 15

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thực hiện đánh giá chất lượng, hiệu quả của một văn phòng người ta căn cứvào nhiều yếu tố trong đó có hệ thống trang thiết bị của cơ quan, một văn phòngthật sự hiện đại thì cần có những thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu của công việcmột cách tốt nhất Một văn phòng hiện đại thì trang thiết bị là yêu cầu quantrọng khi đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, giảm bớt đượcgánh nặng cho cán bộ nhân viên

Qua hai tháng thực tập tại Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP

Hồ Chí Minh, tôi cũng đã được tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức tại nơi đây cùng với việc được giao nhiệm vụ quan sát và thựchiện một số thủ tục nhập thông tin hộ dân cư và sắp xếp tài liệu trong vănphòng

Từ đó, có thể khẳng định rằng cơ sở vật tại văn phòng là một trong nhữngđiều kiện quan trọng góp phần bảo đảm chất lượng cho việc cung cấp đầy đủcho cán bộ, công chức hoạt động

Nhận thức được tầm quan trọng của CSVC và việc quản lý CSVC, tôi chọn

chuyên đề: “Nâng cao công tác quản lý cơ sở vật chất tại văn phòng ủy ban nhân dân quận gò vấp thành phố Hồ Chí Minh” này để nghiên cứu cho bài

Nhiệm vụ nghiên cứu

Hệ thống hóa cơ sở lý luận về CSVC và quản lý CSVC trong văn phòng tạiUBND phường 16, quận Gò Vấp

Phân tích và đánh giá thực trạng về CSVC và quản lý CSVC trong vănphòng tại UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh

Đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý CSVCtrong văn phòng tại UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lý CSVC trong văn phòng tại Ủy ban nhân dân phường 16,quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh

Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: Bài báo cáo thực tập tập trung nghiên cứu các vấn đề về công

tác quản lý CSVC trong văn phòng của Uỷ ban nhân dân phường 16, quận GòVấp, thành phố Hồ Chí Minh trong năm 2022 – 2023

Về không gian: Bài báo cáo thực tập nghiên cứu thực tiễn công tác quản lý

CSVC tại văn phòng của Ủy ban nhân phường 16, quận Gò Vấp, thành phố HồChí Minh

4 Phương pháp nghiên cứu

Báo cáo thực tập nghiên cứu dựa trên các:

 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Phân tích, tổng hợp, hệ thống những vấn đề lý luận và các công trình nghiêncứu có quan đến đề tài qua sách, báo và tài liệu tham khảo

 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

 Phương pháp quan sát: Tiến hành quan sát ở UBND phường 16, quận GòVấp để thu thấp thông tin liên quan đến đề tài nghiên cứu

 Phương pháp thống kê: Xử lý kết quả đánh giá thực trạng để làm cơ sở đề

ra biện pháp thích hợp

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục Bài báocáo thực tập tốt nghiệp được kết cấu thành 3 chương, cụ thể:

Chương 1 Cơ sở lý luận chung về công tác quản lý cơ sở vật chất tại Vănphòng

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất tại Văn phòng của Ủyban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP HCM

Chương 3 Đề xuất một số biện pháp quản lý cơ sở vật chất tại Văn phòng

Ủy ban Nhân dân phường 16, quận Gò Vấp, TP HCM

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ

Khái niệm “Văn phòng" bao gồm các nội dung sau:

Một là: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp của một cơ quan

chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo

Hai là: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, địa

điểm gao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Ba là: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm

cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc, …

Bốn là: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong

đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại Văn bản, giấy tờ, tức là côngviệc liên đến công tác Văn thư

Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý vàtổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảocho các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổchức đó

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng.

 Chức năng của Văn phòng

 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu tổng hợp được hiểu là việc thu thập xử lý, tổng hợp thông tin,đưa ra những kiến nghị và những ý kiến đổng góp phục vụ cho sự điều hành củalãnh đạo Ngoài ra công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng còn bao gồm cảhoạt động giảm sát, đánh giá việc thi hành các kết luận, quyết định của cấp trên,kịp thời báo cáo đề xuất những biện pháp giải quyết thích hợp

 Chức năng hậu cần

Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn

vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt Vănphòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơquan Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính,

…

 Nhiệm vụ của Văn phòng

Ở mỗi đặc thù các cơ quan khác nhau nên Văn phòng của cơ quan đó có thểđược giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau Nhưng nhìn chung Văn phòng đều chungmột số nhiệm vụ thể

1.2 Một số lý luận chung liên quan đến đề tài.

1.2.1 Khái niệm quản lý.

Khái niệm quản lý là một khái niệm rộng, có nhiều cách tiếp cận với côngtác quản lý khác nhau, do vậy có nhiều cách đưa ra khái niệm này, sau đây làmột số khái niệm về quản lý

 Theo Từ điển Việt Nam của Thanh Nghị năm 1958, Quản lý là trông nomcoi sóc

 Theo GS.TS Nguyễn Ngọc Quang, quản lý (management) là tác động cómục đích, có kế hoạch của các chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm thựchiện những mục tiêu dự kiến

 Quản lý là quá trình làm việc cùng và thông qua cá nhân, các nhóm cũngnhư các nguồn lực khác để hoàn thành các mục đích tổ chức Thành quả đạtđược các mục đích tổ chức thông qua lãnh đạo chính là quản lý

 Quản lý là sự kết hợp giữa tri thức và lao động

Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quản lý, song đều thống nhất về vấn

đề cốt lõi của khái niệm quản lý Đó là trả lời các câu hỏi: Ai QL? (chủ thể); QL

ai, QL cái gì? (khách thể); QL như thế nào? (phương thức); QL bằng cái gì?(công cụ); QL nhằm để làm gì? (mục tiêu)

Để có quan niệm đầy đủ về khái niệm “quản lý”, chúng ta cần hiểu rằng, vớibất kỳ xã hội nào “bản chất của quản lý là hoạt động chủ quan của chủ thể QL vì

mục tiêu lợi ích của hệ thống, đảm bảo cho hệ thống tồn tại và phát triển lâudài” Đặc trưng cơ bản của quản lý là: Tính lựa chọn, tính tác động có chủ định

và khả năng làm giảm sự bất định, làm tăng tính tổ chức, tính ổn định của hệthống

Tóm lại, có thể xem quản lý là quá trình tác động có tổ chức, có hướng đíchcủa chủ thể quản lý tới khách thể quản lý thông qua việc thực hiện các chứcnăng quản lý, bằng những công cụ và phương pháp mang tính đặc thù nhằm đạtđược mục tiêu chung của hệ thống

1.2.2 Các chức năng quản lý.

Việc phân chia chức năng quản lý bắt nguồn từ sự phân công và chuyên mônhóa lao động quản lý Nhìn chung ta thấy sự quản lý gồm có 4 chức năng cơ bảnnhư sau: Lập kế hoạch (hoạch định); tổ chức; chỉ đạo; kiểm tra đánh giá

 Kế hoạch tác nghiệp: Đưa ra nhằm nâng cao hiệu quả và thưởng ở cáclĩnh vực cụ thể

Kế hoạch là một chức năng quan trọng của quá trình quản lý, vì vậy, trên cơ

sở phân tích các thông tin quản lý, căn cứ vào những tiềm năng đã có và nhữngkhả năng sẽ có mà chủ thể quản lý xác định rõ hệ thống mục tiêu, nội dung hoạtđộng, các giải pháp cần thiết để chỉ rõ trạng thái mong muốn của đối tượng khi

kết thúc các hoạt động Nếu không có kế hoạch thì không biết phải tổ chức nhânlực và các nguồn lực khác nhau như thế nào, thậm chí không rõ phải tổ chức cái

gì nữa

 Chức năng tổ chức

Tổ chức là một trong những chức năng chung của quản lý, liên quan đến cáchoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạtđộng cần thiết, xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệmgiữa các bộ phận đó

Mục tiêu của công tác tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợicho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tinh của mình,đóng góp tối nhất vào sự hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Nhờ chức năng tổ chức mà hệ thống quản lý trở nên có hiệu quả, cho phépcác cá nhân góp phần tốt nhất vào mục tiêu chung Tổ chức được coi là điềukiện của quản lý, như V.I Lênin đã khẳng định: “Chúng ta phải hiểu rằng muốnquản lý tốt còn phải biết về mặt thực tiễn nữa” Thực chất của tổ chức là thiếtlập mối quan hệ bền vững giữa con người và giữa các bộ phận trong hệ thốngquản lý Tổ chức tốt sẽ khơi nguồn các động lực, tổ chức không tốt sẽ làm triệttiêu động lực và giảm sút hiệu quả quản lý

 Chức năng chỉ đạo

Chỉ đạo là chức năng chung của quản lý, là các hoạt động hướng dẫn, đàotạo, đôn đốc, động viên và thúc đẩy các thành viên trong tổ chức làm việc vớihiệu quả cao để đạt mục tiêu tố chức Chức năng này đòi hỏi nhà quản lý phảithực hiện tốt nguyên tắc thống nhất chỉ huy và thực hiện tốt chế độ một thủtrưởng, có sự tỉnh táo, nhạy bén và hiểu biết thấu đáo về tâm lý, giao tế nhân sự,những kỹ thuật chuẩn mực tốt để xác định nguyên nhân của những vấn đề khókhăn về mặt nhân sự, có sự hiểu biết đầy đủ về nghệ thuật cải biến con người vàxác định chính các phương pháp lãnh đạo, phối hợp các phương pháp đó phùhợp với điều kiện bên trong và bên ngoài của tổ chức

Chỉ đạo thể hiện quá trình ảnh hưởng qua lại giữa chủ thể quản lý với mọithành viên trong tổ chức nhằm góp phần hiện thực hóa các mục tiêu đã đề ra

Căn cứ vào kế hoạch đã được xây dựng và sự tổ chức phân công lao động, chủthể quản lý chỉ đạo hoạt động của cấp dưới bằng cách đưa ra các yêu cầu, mệnhlệnh bằng văn bản hay bằng lời nói.

 Chức năng kiểm tra đánh giá

Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động nhằm mục đích làm cho cáchoạt động đạt kết quả tốt hơn, đồng thời kiểm tra giúp phát hiện ra những saisót, sai lệch để có biện pháp khắc phục đảm bảo cho hoạt động huy động nguồnlực thực hiện đúng hướng

Kiểm tra có tác dụng:

 Thầm định

 Đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao

 Đảm bảo cho lãnh UBND đạo kiểm soát được nguồn lực để có tác độngkịp thời

 Giúp cho UBND theo sát và đối phó được với sự thay đổi

 Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

Nội dung của công tác kiểm tra hiệu quả huy động và sử dụng nguồn lựcUBND là kiểm tra cách thức UBND quản lý các nguồn nội lực và ngoại lực cóhiệu quả không? và việc thực hiện quy trình đã đặt ra như thế nào?

Về CSVC, kiểm tra cách thức UBND quản lý CSVC nhằm cung cấp mộtmôi trường UBND phường làm việc hiệu quả, bao gồm:

 Cách thức UBND quản lý phòng, thiết bị và tài liệu tự đánh giá (đánh giátrong) về việc sử dụng CSVC, mức độ đảm bảo, việc nâng cấp định kỳ đáp ứngnhu cầu, đánh giá ngoài, chất lượng quản lý CSVC,

 Cách thức UBND quản lý các nguồn nhân lực nhằm hỗ trợ mục tiêu tổngthể của UBND: thu hút sự tham gia của giáo viên trong việc lựa chọn, mức độđảm bảo khả năng tiếp cận và sự đẩy đủ, mức độ đảm bảo việc sử dụng, hệthống duy trì và thay thế, việc thu thập thông tin phản hồi từ người sử dụng vàchất lượng quản lý các nguồn nhân lực

Tóm lại, trong một chu trình QL, cả bốn chức năng trên phải được thực hiệnliên tiếp, đan xen vào nhau, phối hợp bổ sung cho nhau, tạo sự kết nối từ chu

trình này sung chu trình sau theo hưởng phát triển Trong đó, yếu tố thông tinluôn giữ vai trò xuyên suốt, không thể thiếu trong việc thực hiện các chức năng

QL và là cơ sở cho việc ra quyết định QL

1.3 Lý luận về cơ sở vật chất tại Văn phòng UBND.

1.3.1 Khái niệm

CSVC tại Văn phòng UBND là hệ thống các phương tiện vật chất khác nhauđược sử dụng vào việc hỗ trợ cán bộ quản lý để đạt được mục đích trao đổi vớinhân dân

Bao gồm máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, máy chiếu, thiết bị dândụng điều hòa, tủ lạnh, ti vi và các loại công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm,…phục vụ cho sinh hoạt, điều kiện làm việc trong quá trình hoạt động của cơ quan

 Yêu cầu chung của quản lý CSVC tại UBND

Để quản lý CSVC tại Văn phòng UBND, người quản lý cần nhận thức rõ vànắm vững các yêu cầu sau:

 Cơ sở lý luận và thực tiễn về lĩnh vực quản lý chung và quản lý chuyênngành

 Các chức năng và nội dung quản lý, biết phân lập và phối hợp các nộidung quản lý, các mặt quản lý

 Hiểu rõ yêu cầu của những điều kiện CSVC tại Văn phòng cần phải có đểthực hiện chương trình

 Có ý tưởng đổi mới quản lý và quyết tâm thực hiện ý tưởng bằng một kếhoạch có tính khả thi

 Làm tốt công tác xã hội hóa, huy động mọi tiềm năng có thể có của môitrường bên trong và môi trường bên ngoài để phục vụ cho công tác giáo dục

 Có biện pháp tập trung mọi tiềm năng vật chất vào việc đảm bảo CSVCtrường học để nâng cao chất lượng Ubnd phường 16

 Ngoài việc bố trí kinh phí duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên tàisản hàng năm, UBND có kế hoạch và bố trí kinh phí ưu tiên hợp lý từ nguồn thucủa UBND để đầu tư bổ sung, đổi mới trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng

mới và từng bước hiện đại hóa CSVC, bảo đảm nâng cao chất lượng làm việc vàhội nhập quốc tế.

 Hàng năm, UBND tổ chức kiểm kê, đánh giá lại giá trị tài sản của UBNDphường 16 và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định

 Các chức năng quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng UBND phường 16

Nếu tiếp cận quản lý như là một quá trình với các chức năng quản lý thìquản lý CSVC tại Văn phòng UBND phường 16 là quá trình kế hoạch hóa, tổchức, chỉ đạo và kiểm tra, đánh giá việc xây dựng, trang bị, sử dụng và bảo quảnCSVC tại Văn phòng UBND phường 16 Có thể cụ thể hóa ở bảng như sau:

Bảng 1.1 Chức năng quản lý cơ sở vật chất tại UBND phường 16, quận Gò

Vấp, TP Hồ Chí Minh.

Xây dựng, trang bị(XD, TB)

Sử dụng(SD) Bảo quản (BQ)

Kế hoạch hóa Kế hoạch hóa XD, TB Kế hoạch hóa SD Kế hoạch hóa BQ

Tổ chức Tổ chức XD, TB Tổ chức SD Tổ chức BQChỉ đạo Chỉ đạo XD, TB Chỉ đạo SD Chỉ đạo BQKiểm tra Kiểm tra XD, TB Kiểm tra SD Kiểm tra BQBảng trên cho phép ta bao quát được tất cả các nội dung của công tác quản

lý CSVC tại Văn phòng UBND phường 16 Để thực hiện một chủ trương,chương trình, dự án, kế hoạch hóa là hành động đầu tiên của người quản lý

Nó làm cho hệ thống phát triển theo kế hoạch Trong quản lý, đây là căn cứmang tính pháp lý quy định hành động của cả hệ thống Tiếp theo là chức năng

tổ chức Thực hiện chức năng này, nhà quản lý phải hình thành bộ máy, cơ cấucác bộ phận, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, mối quan hệ giữachúng Chỉ đạo là nhiệm vụ tiếp theo của người quản lý Đây là khâu quan trọngtạo nên thành công của kế hoạch dự kiến Sau cùng, nhà quản lý phải thực hiệnchức năng kiểm tra nhằm đánh giá việc thực hiện các mục tiêu đề ra

1.3.2 Kế hoạch hóa việc quản lý cơ sở vật chất hệ thống.

Kế hoạch hóa là quá trình thiết lập các mục tiêu về CSVC tại Văn phòngUBND, các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó Việc

lập kế hoạch cho phép các người quản lý tập chú ý vào các mục tiêu Kế hoạchgiúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng thể, toàn diện và có thể nhìn thấy tươnglai, bảo đảm thực hiện mục tiêu đã định.

Để lập kế hoạch các người quản lý phải:

 Nhận thức đầy đủ về yêu cầu của cấp trên, thông qua những Chỉ thị, Nghịquyết của Đảng và Nhà nước; chủ trương, chỉ thị của Bộ, nghị quyết của Đảng

bộ

 Điều tra khảo sát xác định hiện trạng CSVC tại Văn phòng, từ đó cónhững thông số cơ bản về số lượng, chất lượng, tình hình sử dụng và bảo quảnCSVC tại Văn phòng UBND

 Xác định mục tiêu kế hoạch bao gồm: Xây dựng, trang bị mới, cải tạo,nâng cấp CSVC tại Văn phòng UBND phường 16 theo từng giai đoạn: từng nămhoặc vài năm (thường là 3, 5 hoặc 10 năm)

Xác định nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch Phân công chocác đơn vị hoặc cá nhân, quy định cơ chế phối hợp giữa các đơn vị hoặc cánhân Xây dựng các phương án tối ưu thực hiện kế hoạch, các quy định quy chế,quy trình quản lý CSVC tại Văn phòng UBND nhằm đảm bảo việc thực hiện cácmục tiêu đã đặt ra và tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra đánh giá

1.3.3 Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc quản lý cơ sở vật chất.

Tổ chức là quá trình sắp xếp, phân bổ công việc, quyền hành và các nguồnlực cho các thành viên của tổ chức để họ có thể đạt được mục tiêu, thiết lập một

cơ chế điều phối, tạo sự liên kết hoạt động giữa các thành viên hay bộ phận, tạođiều kiện đạt mục tiêu một cách dễ dàng Để tổ chức chỉ đạo tốt các nhà quản lýthường tập trung vào những khía cạnh sau:

 Tổ chức việc thực hiện các kế hoạch về CSVC

 Quy định về việc sử dụng CSVC

 Tổ chức việc phân công người các bộ phận phụ trách

 Thiết lập đầy đủ các loại hồ sơ sổ sách, văn bản có liên quan đến CSVC

 Giáo dục tinh thần trách nhiệm và ý thức tiết kiệm cho cán bộ, công chức.Sau khi hoạch định kế hoạch và sắp xếp tổ chức, nhà quản lý phải sử dụng

quyền lực quản lý, vận dụng khéo léo các phương pháp quản lý và nghệ thuậtquản lý nhằm điều khiển hệ thống thực hiện thành công mục tiêu quản lý CSVCtại UBND đã đề ra

1.3.4 Kiểm tra đánh giá việc quản lý cơ sở vật chất.

Chức năng này xuyên suốt quá trình quản lý và là chức năng của mọi cấpquản lý Người quản lý phải kiểm tra việc sử dụng, bảo quản CSVC tại Vănphòng UBND phường 16, nhằm đánh giá thực hiện các mục tiêu đã đề ra Đểlàm tốt công tác kiểm tra, các nhà quản lý thường quan tâm thực hiện nhữngviệc sau:

 Xây dựng chuẩn kiểm tra để thực hiện

 Đánh giá việc thực hiện trên cơ sở so sánh với chuẩn

 Điều chỉnh hoạt khi có sự chênh lệch hoặc trong trường hợp cần thiết cóthể điều chỉnh mục tiêu

 Như vậy, hoạt động quản lý CSVC tại UBND được thực hiện thông quabốn chức năng cơ bản: kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch, vàkiểm tra đánh giá việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra

Tiểu kết chương 1

Chúng tôi thấy rằng qua phân tích cơ sở lý luận và những vấn đề trình bày ởchương 1, cho thấy cơ sở lí luận nêu trên là cần thiết Song nếu chúng ta đánhgiá đúng thực trạng, xác định đúng nguyên nhân việc quản lý CSVC tại Vănphòng UBND phường 16 sẽ là cơ sở quan trọng để đề ra các biện pháp, nhằmnâng cao hiệu quả công tác quản lý CSVC tại Văn phòng này

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 16, QUẬN GÒ

Phường 16 trước đây là ấp Trung Nhì, xã An Nhơn, quận Gò Vấp Vào năm

1917, Gò Vấp được chia thành 3 tổng là Dương Hòa Thượng, Bình Thạnh Hạ vàBình Trị Thượng với 37 xã Từ năm 1940 đến năm 1953, nhiều xã của Gò Vấpđược sáp nhập từ 37 xã thành 24 xã (bao gồm vùng đất của quận Bình Thạnh,quận Phú Nhuận, quận Tân Bình, quận 12 và một phần huyện Hóc Môn, Củ Chingày nay) Ngày 11 tháng 5 năm 1944, chính quyền thuộc địa thành lập tỉnh TânBình Gò Vấp lúc này thuộc tỉnh Tân Bình Từ cuối năm 1945 đầu năm 1957,

Gò Vấp là một quận thuộc tỉnh Gia Định Tháng 5 năm 1975, Gò Vấp là mộtquận của tỉnh Gia Định và có 10 xã trong đó có 3 xã đô thị là Hanh Thông, AnNhơn, Thông Tây Hội và 5 xã nông thôn là An Phú Đông, Tân Thới Hiệp,Thạnh Lộc, Nhị Bình và Bình Mỹ A

Tháng 7 tháng 1976, sau khi Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa raNghị quyết đổi tên thành phố Sài Gòn là thành phố Hồ Chí Minh, Quận Gò Vấptrở thành quận của thành phố Hồ Chí Minh Địa bàn quận Gò Vấp lúc này chỉcòn lại 3 xã là: xã Hanh Thông, An Nhơn, Thông Tây Hội được chia thành 17phường mang số từ 01 đến 17 Ngày 11 tháng 7 năm 1983, Hội đồng Bộ trưởngban hành Quyết định số 70-HĐBT về việc phân vạch địa giới một số phường và

xã thuộc thành phố Hồ Chí Minh trong đó có quận Gò Vấp từ 17 phường giảithể, sáp nhập còn 12 phường, gồm phường 1, 3, 4, 5, 7, 10, 11, 12, 13, 15, 16,

17, không còn phường 2, 6, 8, 9, 14

Ngày 23 tháng 11 năm 2006, Chính phủ ban hành Nghị định số143/2006/NĐ-CP về việc điều chỉnh địa giới hành chính phường, quận về việcđiều chỉnh địa giới hành chính phường, quận; thành lập phường thuộc quận Gò

Vấp, quận 12 và quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh, trong đó quận Gò Vấpđiều chỉnh địa giới hành chính, tách một số phường có đông dân số để thành lậpthêm 4 phường mới (phường 6, 8, 9, 14).

UBND phường là cơ quan hành chính ở địa phương có chức năng ban hànhquyết định, chỉ thị có tính bắt buộc phải thực hiện đối với các cá nhân, tố chứctrên địa bàn của phường; tổ chức thực hiện các quyết định, chỉ thị do cấp trên vàcấp mình ban hành; xử lí các hành vi vi phạm pháp luật trong phạm vi thẩmquyền do pháp luật quy định; tổ chức, chỉ đạo quản lí nhà nước chung trên địabàn; chịu sự kiểm tra, giám sát trực tiếp của ủy ban nhân dân quận

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở phường được quy định

cụ thể tại Điều 59 Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, cụ thể nhưsau:

1 Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bànphường

2 Quyết định những vấn đề của phường trong phạm vi được phân quyền,phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liênquan

3 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên

ủy quyền

4 Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương ở quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương về kết quả thựchiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở phường

5 Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làmchủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triểnkinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn phường

Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Phường 16 quận Gò Vấp.

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;Điều 114 Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013;

Căn cứ Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13 tháng 4 năm 2006 của Thủtướng chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã,phường, thị trấn;

Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP.

Hồ Chí Minh.

TP.HCM.

Bà Lê Thị Tâm Chủ tịch Ủy ban nhân dân

Bà Phan Thị Hoàng Lan

Phó Chủ tịch phụ trách

Đô thị - Kinh tế - Môi

trường

Ông Phan Tấn Đạt Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa – Xã hội

Bộ phận

Địa chính

Bộ phận

Tư pháp – Hộ tịch

Bộ phận Tài chính -

Kế toán

Bộ phận Văn phòng – Thống kê

Lao động thương binh

xã hội

Giảm

hộ nghèo tăng

hộ chi

Văn hóa thông tin

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường 16, quận Gò Vấp, TP.

Hồ Chí Minh.

Chủ tịch UBND phường16: Bà Lê Thị Tâm phụ trách quản lý bộ phận Tưpháp – Hộ tịch; bộ phận Tài chính – Kế toán; bộ phận Văn phòng – Thống kê.Phó chủ tịch UBND phường 16 gồm 2 thành viên là: Ông Ngô Tấn Đạt và

bà Phan Thị Hoàng Lan

Ông Phan Tấn Đạt phụ trách quản lý khối Văn hóa – Xã hội gồm các bộphận: Lao động thương binh xã hội, giảm hộ nghèo tăng hộ chi và bộ phận vănhóa thông tin

Bà Phan Thị Hoàng Lan phụ trách quản lý khối Đô thị - Kinh tế - Môitrường gồm các bộ phận: Kinh tế - Môi trường; Địa chính – Xây dựng và bộ phận Thuế

 Vị trí, chức năng nhiệm vụ của người đứng đầu và các đơn vị/bộ phận UBND Phường 16 quận Gò Vấp

 Đồng chí Lê Minh Tâm – Chủ tịch UBND phường

Lãnh đạo chung và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân phường; điềuhành, chủ trì và kết luận các phiên họp UBND

Trực tiếp phụ trách:

 Xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng - anninh và dự toán ngân sách nhà nước hàng năm và dài hạn của phường;

 Công tác tư pháp – hộ tịch;

 Công tác phòng chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;

 Công tác tổ chức - cán bộ, thi đua khen thưởng;

 Công tác tài chính – kế hoạch;

 Công tác dân vận chính quyền;

 Công tác an ninh nội chính;

 Công tác liên quan đối ngoại;

 Giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân

 Công tác Cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính, Công tácISO, Dịch vụ công trực tuyến

 Theo dõi thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành chính

 Là Chủ tịch Hội đồng, Trưởng Ban chỉ đạo sau: