Một tổ chức muốn vững mạnh thì cần sự góp mặt của nhiều yếu tố như: nhân lực, vật lực, tài lực… nhưng quan trọng hơn cả chính là yếu tố nhân lực. Nguồn nhân lực hay lực lượng lao động xã hội góp phần làm nên sự thành công hay thất bại của tổ chức. Từ đó cho thấy đối với bộ máy Nhà nước, đội ngũ cán bộ công chức có vai trò rất quan trọng trong các cơ quan hành chính từ trung ương đến địa phương. Đội ngũ này là đại diện của cơ quan, là nhân tố quan trọng nhất quyết định sự ổn định, vững mạnh của cơ quan, theo đó công tác quản trị nhân lực chính là điều kiện tiên quyết và đặc biệt là vấn đề hoạch định nguồn nhân lực để có thể sử dụng có hiệu quả nguồn lực này. Để thực hiện công tác này thì nhà quản trị văn phòng cần có trình độ chuyên môn nhất định. Tuy nhiên, trên thực tế ở các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng thì vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân lực vẫn chưa thực sự được đề cao, điều này làm cho công tác hoạch định nhân lực hay nguồn nhân lực không hiệu quả, nhận thấy được vấn đề này tôi đã quyết định chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh” để thực hiện nhằm góp phần làm rõ và nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự.
Trang 1PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI TP HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ
TÊN ĐỀ TÀI KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VỀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng
Mã phách:………
TP HỒ CHÍ MINH – 2022
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trịvăn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận TânPhú, Thành phố Hồ Chí Minh” là thành quả của bản thân tự thực hiện saunhiều tuần học tập và nghiên cứu Trong quá thực hiện đề tài có tham khảocác tài liệu có liên quan và việc tham khảo các nguồn tài liệu đã được tríchdẫn theo đúng quy định
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Để đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòngtrong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thànhphố Hồ Chí Minh” được hoàn thành tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn TS.Nguyễn Mạnh Cường là người trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tôitrong suốt quá trình thực hiện đề tài
Mặc dù đã hết sức cố gắng, nhưng chắc chắn đề tài cũng không thểtránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được nhiều ý kiến góp ý, chỉ dẫn vàgiúp đỡ
Xin chân thành cảm ơn!
Trang 4MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2
5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 3
6 Cấu trúc của đề tài 3
PHẦN NỘI DUNG 4
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 4
1.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh .4 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5
1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh 7
1.2.1 Vị trí, chức năng 7
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 8
1.2.3 Cơ cấu tổ chức 9
CHƯƠNG 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 10
2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 10
2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 11
2.3 Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 12
2.3.1 Tuyển dụng nhân sự 13
Trang 52.3.2 Đào tạo, phát triển nhân sự 15
2.3.3 Bố trí sử dụng nhân sự 16
2.3.4 Đãi ngộ nhân sự 17
2.3.5 Kiểm tra đánh giá nhân sự 17
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 19
3.1 Nhận xét 19
3.1.1 Kết quả đạt được 19
3.1.2 Hạn chế 19
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 20
3.2 Các giải pháp 21
3.2.1 Nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức trong công tác hoạch định nhân sự 21
3.2.2 Tổ chức thực hiện quy trình hoạch định nhân sự văn phòng 22
3.2.3 Đẩy mạnh thực hiện cải cách chế độ công vụ, công chức 24
KẾT LUẬN 26
TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
Trang 6PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Một tổ chức muốn vững mạnh thì cần sự góp mặt của nhiều yếu tố như:nhân lực, vật lực, tài lực… nhưng quan trọng hơn cả chính là yếu tố nhân lực.Nguồn nhân lực hay lực lượng lao động xã hội góp phần làm nên sự thànhcông hay thất bại của tổ chức Từ đó cho thấy đối với bộ máy Nhà nước, độingũ cán bộ công chức có vai trò rất quan trọng trong các cơ quan hành chính
từ trung ương đến địa phương
Đội ngũ này là đại diện của cơ quan, là nhân tố quan trọng nhất quyếtđịnh sự ổn định, vững mạnh của cơ quan, theo đó công tác quản trị nhân lựcchính là điều kiện tiên quyết và đặc biệt là vấn đề hoạch định nguồn nhân lực
để có thể sử dụng có hiệu quả nguồn lực này Để thực hiện công tác này thìnhà quản trị văn phòng cần có trình độ chuyên môn nhất định
Tuy nhiên, trên thực tế ở các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung
và tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng thìvai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân lực vẫnchưa thực sự được đề cao, điều này làm cho công tác hoạch định nhân lực haynguồn nhân lực không hiệu quả, nhận thấy được vấn đề này tôi đã quyết định
chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh” để thực hiện nhằm góp phần làm rõ và nâng cao
vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự
2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong côngtác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ ChíMinh
- Phạm vi nghiên cứu:
Trang 7+ Về mặt không gian: Đề tài thực hiện khảo sát công tác hoạch địnhnhân sự văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú.
+ Về mặt thời gian: Từ năm 2019 đến nay
+ Về mặt nội dung: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công táchoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú từ năm 2019 đến nay
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
Nhằm nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công táchoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú
- Nhiệm vụ nghiên cứu
+ Nghiên cứu khái quát về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy bannhân dân quận Tân Phú;
+ Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công táchoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ ChíMinh;
+ Chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân Từ đó, đề xuất các giảipháp nhằm góp phần nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong côngtác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú
4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu
- Trong quá trình thực hiện, bài tiểu luận kết thúc học phần này đã sửdụng một số phương pháp sau:
+ Phương pháp nghiên cứu lý luận: Bài tiểu luận sử dụng các phươngpháp phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa các tài liệu để xây dựng cáckhái niệm công cụ và khung lý luận cho đề tài Nghiên cứu tài liệu, phân tíchtổng hợp các tài liệu về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong hoạch địnhnguồn nhân sự
Trang 8+ Phương pháp thu thập thông tin: trong tài liệu, sách, báo và internet,
…
+ Phương pháp thống kê - phân tích,…
5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
- Về mặt khoa học: Đề tài đã tổng hợp, hệ thống hóa một cách kháiquát về Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú cũng như những vấn đề cơbản về lý luận và pháp lý liên quan đến công hoạch định nhân sự, nhằm tạođiều kiện vận dụng có hiệu quả vào công tác hoạch định nhân sự có hiệu quảcao tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú
- Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá đúng vai trò của Nhà quản trị Vănphòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phúvới những ưu điểm, hạn chế, từ đó đề xuất được những giải pháp cần thiết,giúp việc hoạch định nhân sự tại cơ quan đạt chất lượng hiệu quả tốt hơn
6 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài có
Trang 9PHẦN NỘI DUNG Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
1.1 Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Quận Tân Phú được thành lập trên cơ sở tách ra từ quận Tân Bình trướcđây với diện tích tự nhiên là 1.606,98 ha, dân số khi mới tách quận 310.876nhân khẩu và đến thời điểm năm 2013, quận có dân số 442.348 nhân khẩu,tăng 131.472 nhân khẩu, trong đó nhân khẩu tạm trú chiếm 36,06% Tổ chức
bộ máy còn khá mới, vận hành chưa linh hoạt, đội ngũ cán bộ từ quận đếnphường còn non trẻ, hệ thống chính trị từng bước được kiện toàn Xác địnhphát triển kinh tế là nhiệm vụ quan trọng để nâng cao chất lượng đời sống vậtchất, tinh thần cho nhân dân, Đảng bộ, chính quyền quận đã tập trung xâydựng, triển khai Đề án chuyển dịch cơ cấu kinh tế để thực hiện phát triển kinh
tế trên địa bàn Ngoài việc vận động các cơ sở sản xuất gây ô nhiễm trong khudân cư chuyển đổi ngành nghề, khắc phục ô nhiễm, di dời vào các Khu côngnghiệp, quận đã thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ nhằm thu hút doanhnghiệp đầu tư vốn, phát triển sản xuất kinh doanh
Các thành phần kinh tế phát triển nhanh với nhiều loại hình phong phú,
đa dạng, góp phần tăng trưởng bình quân của quận hàng năm về giá trị sảnxuất công nghiệp 16,38%, thương mại - dịch vụ 29,73% Cơ sở sản xuất, hộkinh doanh cá thể cũng tăng cao và chiếm tỷ trọng lớn, đến nay toàn quận đã
có 12.461 doanh nghiệp với tổng số vốn đăng ký là 20.548,643 tỷ đồng, khốikinh doanh cá thể có 9.858 hộ với tổng vốn đăng ký là 530,799 tỷ đồng, khốihợp tác xã có 13 hợp tác xã và 18 Chi nhánh hợp tác xã, giải quyết việc làm
Trang 10cho hàng chục ngàn lao động, đem lại nguồn thu ngân sách của quận từ năm
2011 đạt trên 1.000 tỷ đồng, tổng thu ngân sách đến năm 2013 tăng 5,64 lầnkhi mới thành lập quận, đạt 1.146,02 tỷ đồng
Dù trước mắt còn nhiều khó khăn, thử thách nhưng với truyền thốngđoàn kết, thống nhất, Đảng bộ, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoànthể đều tin rằng, trong thời gian tới quận Tân Phú sẽ phát triển vững mạnh,thực hiện thành công Nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận lần thứ X , góp phầnthực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thành phố lần thứ IX, xứngđáng với niềm tin yêu của lãnh đạo thành phố và toàn thể nhân dân quận nhà
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Điều 5 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận tại Nghị quyết 131/2020/QH14 về việc tổ chức chính quyền đô thị tại thành phố Hồ Chí Minh thì Ủy ban nhân dân quận Tân Phú sẽ có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị dự toán ngân sách trựcthuộc Ủy ban nhân dân Thành phố theo quy định của Luật Ngân sách nhànước; phân bổ dự toán ngân sách, điều chỉnh dự toán ngân sách, quyết toánngân sách của phường trực thuộc
Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án đầu tư công nhóm B,nhóm C sử dụng vốn ngân sách quận, phường trực thuộc theo quy định củaLuật Đầu tư công; tham gia ý kiến về chủ trương đầu tư dự án thuộc thẩmquyền quyết định của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền mà Luật Đầu tư côngquy định phải có sự tham gia ý kiến của Hội đồng nhân dân cấp huyện; tổchức thực hiện chương trình, dự án đầu tư công theo phân cấp quản lý; phêduyệt kế hoạch đầu tư công trung hạn và hằng năm của Ủy ban nhân dânphường trực thuộc; quyết định giao nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội cho
Ủy ban nhân dân phường trực thuộc
Trang 11Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chuyênmôn thuộc Ủy ban nhân dân quận phù hợp với hướng dẫn của Bộ quản lýngành, lĩnh vực và các văn bản khác có liên quan.
Chịu trách nhiệm về hiệu lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống hànhchính nhà nước từ quận đến cơ sở, bảo đảm tính thống nhất, thông suốt củanền hành chính; thực hiện công tác cải cách hành chính và cải cách công vụ,công chức ở địa phương
Đề xuất, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ vềquốc phòng, an ninh, biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh,phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác trên địa bàntheo phân cấp quản lý
Thực hiện nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp,pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động,chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp, cácbiện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ, phòng, chống thiên tai,dịch bệnh, quản lý dân cư
Quản lý và tổ chức sử dụng công sở, tài sản, phương tiện làm việc vàngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật
Tổ chức việc thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý viphạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, ủy quyền
Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân phường; ủy quyền cho cơquan chuyên môn, cơ quan hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
Ủy ban nhân dân quận thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhândân quận theo quy định của pháp luật
Trang 12Ban hành văn bản quy phạm pháp luật để quy định những vấn đề đượcluật, nghị quyết của Quốc hội giao và thực hiện phân cấp theo quy định tạikhoản 10 Điều này Đình chỉ việc thi hành, bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ vănbản trái pháp luật của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận vàvăn bản trái pháp luật của Ủy ban nhân dân phường trực thuộc.
1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
Việc tổ chức, quản lý, hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân dânquận Tân Phú được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tân Phú ban hành kèmtheo Quyết định số 01/2018/QĐ-UBND ngày 25 tháng 07 năm 2018 của Ủyban nhân dân quận Tân Phú
1.2.1 Vị trí, chức năng
- Ví trí: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (sau đâygọi tắt là Văn phòng) là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động củaHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, là cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân quận
Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, đượccấp kinh phí hoạt động; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biến chế và côngtác của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, đồng thời chịu sự chỉđạo kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Hội đồngnhân dân thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố
- Chức năng: Tham mưu tổng hợp về hoạt động của Hội đồng nhân dânquận, Ủy ban nhân dân quận; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận
về chỉ đạo điều hành; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục
vụ quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân quận; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa,
Trang 13một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giảiquyết của quận; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cảcác lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân quận, chuyển
hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn giải quyết và nhận kết quả
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng, trình chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàngquý, sáu tháng và cả năm, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểmđiểm công tác chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân quận, Thường trựcHội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận và các báo cáo khác của Ủyban nhân dân quận theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận
Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác, đáp ứngyêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân
Thực hiện công tác tổng hợp, thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đượcgiao theo quy định của pháp luật
Chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việcchung của Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó chủ tịch theo quyđịnh của pháp luật
Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trục Hộiđồng nhân dân, các ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhândân quận
Quản lý, chỉ đạo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thựchiện văn bản
Theo dõi, chịu trách nhiệm quản lý việc thực hiện công tác tiếp côngdân theo quy định của pháp luật
Thực hiện chế độ thông tin và bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật
Trang 14Chánh văn phòng có trách nhiệm báo cáo về tổ chức và hoạt động củaVăn phòng; báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânquận khi được yêu cầu; phối hợp với thủ trưởng cơ quan chuyên môn, đơn vị
sự nghiệp trực thuộc, các tổ chức chính trị xã hội để giải quyết những vấn đềliên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một sốmặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật vềnhiệm vụ phân công
Một Phó Chánh Văn phòng phụ trách, chịu trách nhiệm trực tiếp quản
lý Trụ sở Tiếp công dân quận
Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một phó Chánh Văn phòng đượcChánh Văn phòng ủy quyền điều hành các hoạt động của Văn phòng
Trang 15Chương 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI ỦY BAN NHÂN QUẬN TÂN PHÚ, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào việc thu thập, xử lý và cung cấpthông tin phục vụ cho quản lý, điều hành của nhà quản trị văn phòng là việclàm thường xuyên, liên tục và nó quyết định đến hiệu quả làm việc tại cơquan Để hoạt động cơ quan được diễn ra một cách thông suốt và đạt đượcmục tiêu đã định, nhà quản trị văn phòng cần phải tổ chức thực hiện một cáchkhoa học, từ việc tổ chức các bộ phận, đầu mối thu thập, xử lý, lưu trữ thôngtin và cung cấp thông tin khi cần thiết đến việc xây dựng và ban hành quychế; triển khai nghiệp vụ theo quy chế; theo dõi kiểm tra, giám sát các hoạtđộng liên quan đến thu thập và xử lý thông tin
Trên thực tế mỗi khi đưa ra các kế hoạch nhân viên quản trị văn phòngđều tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau: văn bản của cấp trên, văn bản đềnghị của cấp dưới, khảo sát thực tế về nhân sự tại quận Tân Phú…
Trong hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân quận thì thông tin đóngvai trò vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động củatoàn cơ quan và các đơn vị Nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trunggian về thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà quản trị văn phòng giữmột vai trò quan trọng trong lĩnh vực này
Chánh văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quậnTân Phú thực hiện thu thập thông tin thông qua nhân viên trong văn phòngbằng cách giao cấp dưới, cho các tổ trong văn phòng thu thập thông tin, sau
đó các bộ phận này sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo văn phòng, hoặc lãnhđạo văn phòng trực tiếp thu thập thông tin qua các kênh thông tin như quanvăn bản, qua báo chí, qua hội họp văn phòng thu thập và tiếp nhận các thông
Trang 16tin liên quan tới vấn đề tổ chức cán bộ, về hoạt động của Ủy ban nhân dânquận.
Vai trò thông tin của nhà quản trị văn phòng còn được thể hiện qua vaitrò cung cấp thông tin Lãnh đạo văn phòng sau khi thu thập, phân tích, xử lýcác thông tin liên quan tới hoạt động của đơn vị, của Ủy ban nhân dân quậnlãnh đạo văn phòng sẽ cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo để phục vụ chohoạt động quản lý về nhân sự của Chủ tịch và các Phó chủ tịch
2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là một công cụ rất hữu ích của nhà quản trị vănphòng trong công tác hoạch định nhân sự, nắm bắt được quy trình thiết lậpmục tiêu sẽ giúp nhà quản trị văn phòng biết được mục tiêu thật sự khi bắtđầu và kết thúc của việc hoạch định nhân sự tại cơ quan
Hoạch định nguồn nhân sự là cách để một tổ chức xác định được rõràng khoảng cách giữa hiện tại Đưa ra các kế hoạch phát triển nguồn nhân sựtrong tương lai Đồng thời, chính việc hoạch định nguồn nhân sự giúp cho tổchức thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản về nguồn nhân sự
mà tổ chức đang hiện có
Xây dựng đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả là mục tiêu của tất cả các
cơ quan Cơ sở để nhân sự làm việc hiệu quả là quá trình thiết lập mục tiêu.Bởi vì mục tiêu càng rõ ràng, chuyên nghiệp thì hiệu quả công việc đạt đượccàng cao hơn Văn phòng tại Ủy ban nhân dân quận Tân Phú trong việc thựchiện công tác hoạch định nhân sự tại quận thường tiến hành như sau:
Đề ra mục tiêu hoạch định nhân sự:
+ Tối đa hóa được việc sử dụng nguồn nhân lực và đảm bảo phát triểnliên tục của nguồn nhân lực
+ Đảm bảo đủ người, đúng người, đúng thời điểm để thực hiện các mụctiêu của tổ chức đạt được kết quả tốt nhất