Tiểu luận môn học quản trị học đề tài chức năng kiểm tra trong quản trị

Khái niệm Định nghĩa 1: Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh kết quả hiện tại vớiđịnh mức đã đề ra, đảm b

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN LÀM VIỆC NHÓM

(v/v phân chia nội dung thuyết trình và đánh giá mức độ hoàn thành công việc)

1.Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

1.1 Thời gian: 21h00 ngày 24/11/2022

1.2 Địa điểm: Phòng chat Zalo

2 Nội dung cuộc họp

2.1 Nhóm trưởng đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các thành viên như sau:

hoàn thành

Giảng viên chấm điểm

I

2.2 Ý kiến của các thành viên:

Tất cả thành viên nhóm đã tham gia và đồng ý về quyết định của nhóm trưởng

III

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, nhóm 7 xin được phép gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên

Nguyễn Thị Hậu Trong suốt quá trình học tập và tìm hiểu bộ môn Quản Trị Học, cô đã luôn đồng hành cùng lớp 13DHQTMK01 nói chung và nhóm 7 nói

riêng, tận tụy chỉ dạy, hướng dẫn cho những người con trên chiếc đò cô đưa Dùchỉ gắn bó với cô một học kì nhưng kiến thức bổ ích về môn học cô truyền lại đãmang đến cho chúng em cái nhìn sâu sắc và hoàn thiện hơn trong cuộc sống.Thông qua bài tiểu luận này, nhóm em xin trình bày lại những kiến thức mà

mình đã thu hoạch được trong suốt quá trình học về chức năng kiểm tra trong quản trị.

Có lẽ kiến thức là vô hạn mà sự tiếp nhận kiến thức của bản thân mỗi ngườiluôn tồn tại những hạn chế nhất định Do đó, trong quá trình hoàn thành bài tiểuluận, chắc chắn không tránh khỏi những điều thiếu sót Bản thân em rất mongnhận được những góp ý đến từ cô để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn.Kính chúc cô sức khỏe, hạnh phúc và thành công trên tất cả chuyến đò cô

đã, đang và sẽ cầm chèo sau này

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

IV

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Khái niệm và tầm quan trọng 2

1.1 Khái niệm 2

1.2 Tầm quan trọng 2

2 Tiến trình kiểm tra 3

2.1 Xây dựng các tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đo lường 3

2.2 Chọn lựa phương pháp đo lường 4

2.3 Đo lường việc thực hiện và so sánh với tiêu chuẩn 6

2.4 Điều chỉnh sai lệch 6

3 Các hình thức kiểm tra: 7

3.1 Kiểm tra lường trước 7

3.2 Kiểm tra đồng thời 8

3.3 Kiểm tra phản hồi 9

4 Nguyên tắc 9

5 Các hoạt động cần kiểm tra 12

6 Kết luận 16

TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

MỤC LỤC ẢN

V

Hình 1: Tiến trình kiểm tra Error! Bookmark not defined.

Hình 2: Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn 4Hình 3: Lựa chọn phương pháp đo lường 5Hình 4: Vòng phản hồi kiểm tra 9

VI

Kiểm tra xuất hiện ở mọi mặt trong cuộc sống của chúng ta Nếu không cócông tác kiểm tra, dù là

3 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Tìm hiểu những thông tin liên quan đến chức năng kiểm tra

4 Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình nghiên cứu nhóm chúng tôi đã dùng những phương phápsau:

• Phương pháp nêu câu hỏi nghi vấn

• Phương pháp thu thập dữ liệu

• Phương pháp thống kê và so sánh

1

• Phương pháp phân tích

• Phương pháp đưa ra kết luận

2

NỘI DUNG

1 Khái niệm và tầm quan trọng

1.1 Khái niệm

Định nghĩa 1: Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập

những tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh kết quả hiện tại vớiđịnh mức đã đề ra, đảm bảo rằng các nguồn lực đã và đang được sử dụng mộtcách tối ưu để đạt được mục tiêu của tổ chức

Định nghĩa 2: Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả hiện có so với

những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa sai lầm để đảm bảo việc đạtđược mục tiêu theo như kế hoạch hoặc quyết định đề ra

hệ thống cung cấp các thông tin phản hồi cho nhà quản trị biết được các hoạtđộng của tổ chức đang diễn ra như thế nào

Là một bước không thể thiếu được trong quá trình thực hiện ủy quyền như

đã giới thiệu trong chương tổ chức Nhờ vào hoạt động kiểm tra mà nhà quản trịđảm bảo các công việc đã ủy quyền được thực hiện đúng như mong đợi

2 Tiến trình kiểm tra

Theo định nghĩa của Robert J Mockler, tiến trình kiểm tra bao gồm babước chính:

+ Xây dựng tiêu chuẩn và lựa

chọn phương pháp đo lường

3

Hình 1 Tiến trình kiểm tra

+ Đo lường kết quả thực hiện và đối chiếu với tiêu chuẩn

+ Điều chỉnh sai lệch

2.1 Xây dựng các tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đo lường

• Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra:

Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu được sử dụng để đo lường và đánh giá kết quảđạt được của hoạt động cần kiểm tra

Tại sao cần xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra hợp lý? Bởi vì trong hoạt độngcủa một tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn Vì vậy, để thuận tiện cho việckiểm tra, các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng áp dụng vào thực tế.Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi phải hạ thấpcác tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu

Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù chỉ mangtính tương đối Một tổ chức tự đặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu” nhưng không

hề chọn một phương pháp đo lường việc thực hiện nào cả thì chỉ là xây dựngtiêu chuẩn suông mà thôi

Bản chất của kiểm tra là đánh giá việc triển khai hoàn thành kế hoạch đã đềra

Tương ứng với hai loại mục tiêu: định tính và định lượng, các tiêu chuẩnkiểm tra cũng bao gồm tiêu chuẩn định tính và tiêu chuẩn định lượng

+ Tiêu chuẩn định tính: Chỉ ra tính chất, xu hướng của hoạt động đượckiểm tra

Ví dụ: Mức độ hài lòng của khách hàng, tinh thần/ thái độ học tập của sinh viên

+ Tiêu chuẩn định lượng: Biểu diễn bằng những con số có thể đo lường sosánh một cách chính xác Thường dùng trong kiểm tra có thể ở dạng vật lý vàdạng khác là tiền tệ

Ví dụ: Số sản phẩm hỏng, năng suất lao động, doanh số, lợi nhuận, chi phí,

Tiêu chuẩn định lượng nên được dùng trong kiểm tra, còn tiêu chuẩn định tính được gọi là các “tiêu chuẩn nhỏ”, không thích hợp để kiểm tra.

4

• Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn:

+ Phù hợp mục tiêu của doanh nghiệp

+ Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ tham gia

+ Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng

+ Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm

+ Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp

+ Dễ dàng cho việc đo lường

2.2 Chọn lựa phương pháp đo lường

Trong thực tiễn quản trị, thông tin kiểm soát được thu thập bằng nhiềuphương pháp khác nhau bao gồm:

Tự quan sát: Nghĩa là chính bản thân nhà quản trị thu thập thông tin bằng

các cuộc tiếp xúc trực tiếp với đối tượng được kiểm tra Cách này giúp các nhàquản trị có thể có nhiều thông tin và thông tin chính xác hơn nhờ vào các cảmnhận về thái độ, hành vi của người được kiểm tra Với hình thức này, có thể gây

ra cảm giác khó chịu và mất tự tin khi phải chịu sự quan sát của nhà quản trị (Cóthể dùng camera để quan sát dễ hơn và giảm thiểu hạn chế “nhìn mặt mà bắthình dong”)

Báo cáo thống kê: Hệ thống quản trị thông tin cho phép nhà quản trị nhận

được các thông tin dưới dạng bảng số liệu, biểu đồ, đồ thị, một cách nhanhchóng Những số liệu thống kê giúp nhà quản trị đánh giá chính xác được các

5

Hình 2 Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn

hoạt động có thể định lượng được Mặt trái là không thể kiểm soát được các hoạtđộng không thể định lượng được.

Báo cáo miệng: Tức là nhà quản trị sẽ tiếp nhận thông tin qua các cuộc

họp như họp giao ban, hội thảo, trao đổi qua điện thoại, Hình thức giúp cácnhà quản trị học tiếp thu thông tin một cách nhanh chóng, đồng thời nhận xétđước thái độ báo cáo, và có thể trao đổi thông tin 2 chiều Mặt trái là có thể sailệch thông tin từ người báo cáo

Báo cáo văn bản: Là hình thức mà nhà quản trị học tiếp thu thông tin qua

dạng văn bản, văn bản báo cáo có nội dung được xử lí, đánh giá theo yêu cầucủa nhà quản trị Nó ngắn gọn và tập trung vào các nội dung trọng tâm Mặt trái

là sẽ hơi tốn thời gian

Các phương pháp trên đều có mặt tích cực và hạn chế của chúng, vì vậy mà

để đảm bảo cho việc đo lường được các kết quả thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả cao nhất, cần phải có sự kết hợp linh hoạt giữa các phương pháp.

2.3 Đo lường việc thực hiện và so sánh với tiêu chuẩn

Khi tiêu chuẩn được xây dựng hợp lý và phương pháp đo lường đã xácđịnh, nhà quản trị sẽ tiến hành thực hiện hoạt động đo lường, thu thập kết quảthực hiện và đối chiếu với tiêu chuẩn đã đề ra

• Những khả năng xảy ra khi so sánh giữa kết quả thực hiện và tiêu chuẩn:

+ Đạt tiêu chuẩn: Hoạt động kiểm tra tốt như tiêu chuẩn đề ra

6

Hình 3 Lựa chọn phương pháp đo lường

+ Có sự chênh lệch giữa kết quả và tiêu chuẩn: Nhà quản trị cần phải đánhgiá sự sai lệch giữa kết quả thực hiện và tiêu chuẩn có thể chấp nhận đượckhông rồi quyết định điều chỉnh

• Yêu cầu khi đo lường kết quả:

+ Kết quả có ích đối với tổ chức

+ Mức độ tin cậy cao

+ Lấy kết quả theo mốc thời gian gần nhất có thể

2.4 Điều chỉnh sai lệch

Nếu tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức và hoạt động củadoanh nghiệp thì hiệu quả công việc cũng như việc kiểm định dựa trên cơ sở tiêuchuẩn đó Khi biết có sự sai lệch, người quản trị cần tập trung phân tích sự kiện,tìm hiểu nguyên nhân sai lệch Nếu nắm rõ nguyên nhân, nhà quản trị có thể biếtnhững trở ngại mình sẽ gặp để đề ra các biện pháp giải quyết thích hợp.Khắc phục những sai lầm trong công việc được thể hiện dưới nhiều hìnhthức: Tổ chức lại bộ máy xí nghiệp, điều chỉnh công việc của các bộ phận, đàotạo trình độ chuyên môn của nhân viên, tuyển thêm lao động mới kèm theo tiêuchuẩn về trình độ chuyên môn, thay đổi tác phong lãnh đạo của nhà quản trị cáccấp, thậm chí có thể phải điều chỉnh lại mục tiêu của tổ chức

Ví dụ: Ở các trung tâm thương mại, siêu thị, chuỗi cửa hàng bách hóa, nhờ hoạt động kiểm tra thường xuyên, nhà quản trị có thể nắm được

số hàng tồn kho, số lượng hàng bán được, doanh số, lợi nhuận và những sai lệch ngay khi chúng mới xuât hiện.

Bên cạnh đó, các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm tra hữu hiệu

để có thể báo cáo số lượng sản phẩm, số giờ lao động đã được thực hiện bất kỳlúc nào Nhờ đó, nhà quản trị biết được kế hoạch đang được thực hiện theo đúngtiến độ hay bị chậm trễ trong quá trình sản xuất để kịp thời đưa ra các biện phápkhắc phục hợp lí

• Yêu cầu khi thực hiện điều chỉnh sai lệch:

+ Xét lại tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn có cùng hướng với mục tiêu hay không(trường hợp này ít khi xảy ra)

+ Xét lại chiến lược: Trong một số trường hợp, hoàn cảnh thực tế thay đổigây ảnh hưởng đến chiến lược

7

+ Xem lại cấu trúc hệ thống, sự trợ lực: Việc thực hiện kế hoạch khônghoàn hảo có thể bắt nguồn từ cấu trúc hệ thống hay trợ lực tài nguyên.

+ Xét lại hoạt động: Phần lớn do phía quản đốc thiết kế và thực thi.+ Sự tương quan: Cần quan tâm đến những yếu tố khác

Ví dụ: Khi điều chỉnh mục tiêu thì cần tới các tiêu chuẩn chiến lược khác nhau.

+ Kiểm soát tiến trình thiết kế chiến lược: Đây là khâu quan trọng để chắcrằng mọi thứ đang hoạt động đúng phương hướng

• Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm:

Trước khi kết thúc quá trình kiểm tra, nhà quản trị có những nhận định,đánh giá tổng hợp về các vấn đề sau:

+ Trình bày quá trình kiểm tra đối tượng

+ Trình bày tổng quát quá trình hoạt động của đối tượng được kiểm tra.+ Trình bày và phân tích các ưu điểm và hạn chế của đối tượng được kiểmtra trong khi làm việc

+ Đề ra biện pháp khắc phục điều chỉnh

3 Các hình thức kiểm tra:

3.1 Kiểm tra lường trước

Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt độngthực sự Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thểphát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Chẳng hạn, phòng bệnh hơn chữa bệnh

là một cách kiểm tra lường trước

Các nhà quản trị học hiện đại rất chú trọng đến loại hình kiểm tra này.Harold Koontz phân tích rằng thời gian trễ nãi trong quá trình kiểm tra quản trịchỉ ra rằng công việc kiểm tra cần phải hướng về phía tương lai nếu như nó cần

có hiệu quả

Các nhà quản trị cần hệ thống kiểm tra lường trước để có thể nắm chắcnhững vấn đề nảy sinh nếu không tác động kịp thời Nhiều nhà quản trị thôngqua những dự đoán cẩn thận và được lập lại khi có những thông tin mới để tiến

8

hành đối chiếu với kế hoạch đồng thời thực hiện những thay đổi về chương trình

để có thể dự đoán tốt hơn

Sau đây là một số các kỹ thuật kiểm tra hướng tới tương lai:

+ Kiểm tra lường trước trong kỹ thuật công trình Thí dụ kiểm tra nhiệt độtrước khi luồng nước chảy ra vòi

+ Kiểm tra lường trước trong các hệ thống phản ứng của con người.Thí dụngười thợ săn sẽ luôn luôn ngắm đoán trước đường bay của chú vịt trời để điềuchỉnh thời gian giữa lúc bắn và lúc viên đạn trúng đích Hoặc một người đi xemáy, muốn giữ tốc độ không đổi thì thường không đợi cho đồng hồ báo tốc độgiảm mới gia tăng tốc độ khi đang lên dốc Thay vào đó, khi biết rằng đồi dốcchính là một đại lượng gây nên sự giảm tốc độ, người lái xe đã điều chỉnh tốc độbằng cách tăng ga để tăng tốc trước khi tốc độ giảm xuống

3.2 Kiểm tra đồng thời

Kiểm tra đồng thời là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt độngđang diễn ra Loại hình kiểm tra này còn có những danh xưng khác: Kiểm trađạt/không đạt (Yes/no control) Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất làgiám sát trực tiếp (direct supervision) Khi một quản trị viên xem xét trực tiếpcác hoạt động của thuộc viên, thì ông ta có thể đánh giá (hoặc thẩm định) việclàm của thuộc viên, đồng thời điều chỉnh ngay các sai sót (nếu có) của thuộcviên đó Nếu có trì hoãn của diễn tiến hoạt động do tác động điều chỉnh(corrective action), thì mức độ trì hoãn hoặc chậm trễ thường chiếm thời gian ítnhất

Các thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo phương thức kiểm tra đồngthời Thí dụ: Hầu hết các máy vi tính đều có thể báo cho ta biết ngay khi mộtphép tính hay một thuật toán vượt ngoài khả năng thực hiện hoặc cho ta biếtnhập liệu là sai Máy tính sẽ từ chối thực hiện lệnh của ta và báo cho ta biết tạisao lệnh đó sai

3.3 Kiểm tra phản hồi

Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy

ra Hình 4 chỉ ra vòng phản hồi kiểm tra Nhược điểm chính của loại kiểm tranày là độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúcphát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kếhoạch đã đề ra Ví dụ như kết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 công ty đãthua lỗ vào tháng 10 do những hành động sai lầm từ tháng 7 của cấp quản trị

9

công ty đó Tuy nhiên, kiểm tra phản hồi có hai ưu thế hơn hẳn kiểm tra lườngtrước lẫn kiểm tra đồng thời.

Thứ nhất, kiểm tra phản hồi cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần

thiết phải làm thế nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định củaquá trình quản trị Nếu kiểm tra phản hồi chỉ ra rằng không có nhiều sai lệchgiữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn (hoặc mục tiêu) cần đạt được thì điềunày chứng tỏ công tác hoạch định hữu hiệu Ngược lại, sự phát hiện có nhiều sailệch sẽ giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch mới tốt hơn

Thứ hai, kiểm tra phản hồi có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên (employee motivation) làm việc tốt hơn Nó cung cấp cho mọi người trong công

ty những thông tin cần thiết phải làm thế nào để nâng cao chất lượng các hoạtđộng của mình trong tương lai

Hình 4 Vòng phản hồi kiểm tra

+ Chuẩn mực kiểm tra hợp lí

+ Dựa trên kế hoạch và chiến lược đề ra

+ Chọn mẫu tiêu biểu

10