chương tình nâng cao năng lực thực hiện các dự án xã hội

Dự án là một tập hợp các hoạt động phức tạp với mục đích nhằm thỏa mãn nhu cầu của nhà tài trợ... Mục tiêu làLà cái mà bạn cần đạt được Là mong muốn chung của nhà tài trợ, các bên tham

Chương trình

nâng cao năng lực

thực hiện các dự án xã hội

Hoàng Đức Minh

Chữa bài tập

(Có ai không làm không?)

Các bạn đã làm gì khi nhận được bài tập?

 Lên kế hoạch thực hiện

 Phân công công việc

 Kế hoạch tài chính

 Xác định rủi ro

 Đối chiếu với các ý tưởng khác?

Quản lý dự án

Chương trình

Nâng cao năng lực thực hiện các dự án xã hội

Pro V 2012 khóa 1Hoàng Đức Minh – Hà Quỳnh Nga

Vì sao chúng ta thất bại?

Tình huống 1

• Nhóm A là một nhóm hoạt động giáo dục về Môi trường Biết được tại trường K không

có chương trình giáo dục nâng cao nhận thức cho học sinh về Môi trường Nhóm sinh viên quyết định viết dự án về chủ đề này cho các em học sinh trường K và đạt giải thưởng trong một cuộc thi Tuy nhiên, khi vào trường K, ban giám hiệu trường K không đồng ý để nhóm sinh viên thực hiện dự án này với lý do là chương trình học của học sinh đã quá tải.

Tình huống 2

• “Trước đây, chương trình phân loại rác tại nguồn được triển khai thí điểm tại quận 6 với kinh phí thực hiện không nhỏ, nhưng đến nay nhiều người cho rằng không thành công”

• “… thành phố đã phát miễn phí túi nhựa có màu sắc khác nhau cho người dân ở 9

phường tại quận 6 để phân loại rác vô cơ và hữu cơ tại nhà, nhưng lại thiếu đồng bộ trong thu gom, dẫn đến rác sau khi được người dân phân loại bỏ vào túi nhựa lại được thu gom nhập chung với nhau, thành thử chương trình mới không hiệu quả.”

Tình huống 3

• Bạn A xây dựng một đề xuất DA về quản lý rác thải với chu trình khép kín tại khu dân

cư Đề xuất rất độc đáo, có tính khả thi về kỹ thuật cao Bạn A đã được giải thưởng trong một cuộc thi Tuy nhiên, sau cuộc thi nửa năm DA vẫn chỉ nằm trên giấy tờ BTC cuộc thi muốn hỗ trợ để bạn A thực hiện DA nhưng do A không thuộc tổ chức nào nên BTC không thể tài trợ cho DA Mặt khác, dự án lại không rõ ràng về qui trình thực hiện nên rất khó chuyển giao cho người dân thực hiện Kết quả là dự án vẫn chưa được triển khai.

Tình huống 4

• Công ty V là công ty truyền thông cho chiến dịch môi trường H Đây là hoạt động mang tính truyền

thông bảo vệ môi trường, đồng thời có các hành động cụ thể để bảo vệ môi trường Vì vậy, công ty

đã nhận được tài trợ của rất nhiều bên

• Công ty V khá tập trung vào việc quảng bá hình ảnh mà không chú trọng tới nội dung và ý nghĩa của chiến dịch H Hình ảnh và logo của các nhà tài trợ lại xuất hiện tràn lan trên các phương tiện truyền thông và các sản phẩm truyền thông

• Chiến dịch H đã xuất hiện và lan toả ngày càng rộng Tuy nhiên, người dân thay vì ấn tượng với

thông điệp và hình ảnh bảo vệ môi trường lại là hình ảnh của các nhà tài trợ cho chương trình

Khái niệm về dự án

Dự án là gì?

Dự án khác gì với chương trình, chiến dịch?

Dự án là gì?

Dự án là một tập hợp các hoạt động phức tạp với mục đích nhằm thỏa mãn nhu cầu của nhà tài trợ

Một công việc là dự án khi

6 Đã lên được kế hoạch hoạt động

7 Chuẩn bị xong tài chính

Chắc chắn không phải dự án nếu

Một công việc lặp đi lặp lại

Không có thời hạn hoàn thành

Chi phí quá nhỏ

Dự án hay không phải dự án ?

a Nâng cao nhận thức của người dân địa phương về Biến đổi khí hậu

b Trong 1 năm, tạo ra 1 cộng đồng không sử dụng túi nylon gồm 400 hộ bán hàng

c Duy trì một trang tin điện tử về công nghệ với 6 bài báo/ngày

d Tổ chức 1 chuỗi 6 hội thảo về thanh niên trong năm 2013

e Giảm tỷ lệ hộ nghèo trong xã xuống dưới mức 20% trước năm 2015

Chú ý

Phải có nhà tài trợ

Bước đầu

Xây dựng một dự án

Khi nào thì cần xây dựng một dự án?Một dự án được bắt đầu như thế nào?

Khi nào thì nên làm một dự án

Nên phát triển một dự án khi bạn có một nguồn lực xác định cùng với mong muốn đạt được mục tiêu cụ thể trong thời gian ngắn nhất và đảm bảo nhất

Bạn sẽ làm gì nếu một trong năm yếu tố trên chưa xác

định?

Bước Một

Xác định vấn đề

Dự án sẽ giải quyết vấn đề gì?Tại sao phải có dự án này?

Ai sẽ được hưởng lợi từ dự án?

Vấn đề mà bạn muốn giải quyết là gì?

Nguyên nhân của vấn đề đó là gì?

Nguyên nhân của nguyên nhân đó là gì?

Nguyên nhân của nguyên nhân của nguyên nhân đó

là gì?

Công cụ: 5 tại sao

Một công ty máy tính cần mở rộng văn phòng

1 Tại sao công ty cần mở rộng văn phòng?

Vì không đủ chỗ ngồi, có tới 3 nhân viên trong 1 phòng

2 Tại sao chỉ có 3 nhân viên 1 phòng lại ko đủ

Vì trong phòng còn phải đựng máy tính để kiểm tra trước khi gửi vào kho

3 Vì sao phải kiểm tra máy trước khi đưa vào kho?

Vì trước đây nhà cung cấp làm việc đó, nhưng bây giờ thì công ty phải tự làm

4 Vì sao nhà cung cấp ko kiểm tra nữa?

Vì chi phí quá đắt nên công ty đã ngừng yêu cầu

5 Vì sao chi phí lại cao đến thế?

Bởi vì yêu cầu của bộ phận chất lượng quá cao

Công cụ: 5 tại sao

Bài tập thực hành: Áp dụng 5 tại sao với 1 ý tưởng mà nhóm

bạn có

Cách xác định vấn đề

• Thực địa/ khảo sát/ phỏng vấn

• Tra cứu tài liệu

• Trả lời câu hỏi

“Có những ai liên quan? Họ nghĩ sao?”

Chú ý

Nếu không hiểu đối tượng

ĐỪNG LÀM

Bước Hai

Xác định nguồn lực

Bạn có gì trong tay?

Ai là quản lý dự án ? Ai sẽ thực hiện dự án? Tài chính mà bạn có hoặc có thể có là bao nhiêu?

Bạn có bao nhiêu người?

(Có tác dụng)

Ai sẽ hứng thú?

(Hứng thú không quan trọng, quan trọng là hứng thú trong

bao lâu)

Bạn có bao nhiêu tiền?

(Tự hỏi, tiền nhiều bạn có tiêu hết được không?)

Ngoài người và tiền, bạn có gì?

(Quan hệ, kinh nghiệm, cơ sở vật chất …)

Bước Ba

Xác định Mục Tiêu

Bạn muốn dự án đạt được điều gì?Tiêu chí thành công?

Mục tiêu là

Là cái mà bạn cần đạt được

Là mong muốn chung của nhà tài trợ, các bên tham

gia, người hưởng lợi

Click to edit Master text styles

Second level

Third level

Fourth level

Fifth level

Cụ thể

• Mục tiêu của bạn có thể chia thành các mục tiêu nhỏ hơn không?

• Chúng có rõ ràng không? Có trả lời được các câu hỏi Cái gì? Tại sao? Ở đâu? Bao

lâu hay không?

Một mục tiêu cụ thể phải thể hiện được chính xác và rõ ràng những gì

mà dự án mong đợi

Có thể đo được

Một mục tiêu tốt nên được thể hiện bằng các con số cụ

thể

Làm thế nào để bạn đo được mục tiêu của mình? Làm

sao để biết mục tiêu đã đạt được?

Khả thi

• Nếu không tự tin, đừng viết ra.

• Với tất cả những gì mà bạn có, liệu mục tiêu đó có đạt được không?

• Rủi ro thất bại là bao nhiêu?

Lời khuyên: Hãy đặt mục tiêu ở mức thấp nhất trong phạm vi an

toàn Uy tín là yếu tố hàng đầu

Thực tế

• Đối tượng có thực sự cần hay không?

• Kết quả liệu có bền vững không? Chúng sẽ duy trì bao lâu

NÊN NHỚ

PHẢI CÓ THỜI GIAN CỤ THỂ

Xây dựng một chương trình đào tạo kéo dài ba tháng cho 4 CLB về Quản

lý dự án

Đã có 3 CLB tham gia,

đã có tài liệu hỗ trợ từ các NGO

Đây là nhu cầu bức thiết của các CLB và

cả mong muốn của nhà tài trợ

Số lượng buổi học và học viên

Kiểm tra đầu ra Đánh giá của chủ nhiệm các CLB

Tổ chức thực tập 1 tháng cho 20 bạn thành viên xuất sắc tại các NGO

Các NGO chưa đồng thuận

Mô hình quản lý dự án trong NGO quá cao cấp

Đánh giá kết quả thực tập của NGO

Tài liệu của chương trình có thể tái sử dụng

Giáo trình có thể được chuyển giao và đào tạo cho các khóa tập huấn viên

Công cụ - Bảng mục tiêu

Bài tập thực hành: Áp dụng bảng mục tiêu với một ý tưởng mà

nhóm bạn có

Bước Bốn

giải pháp – chiến lược

Ý tưởng cho giải pháp của bạn là gì?

Bạn dùng công cụ, chiến lược nào để giải quyết vấn đề?Phương pháp, cách tiếp cận mà bạn sử dụng?

Câu hỏi dễ

Có bao nhiêu cách để đạt được một mục tiêu?

Câu hỏi khó

Có những cách nào để nâng cao năng lực thực hiện dự án cho

các CLB thanh niên?

Nghệ thuật tạo ra giải pháp

Các bước đơn giản để có ý tưởng và biến chúng thành các giải pháp

Bước 1

Nghiên cứu thật kỹ vấn đề

(Google đại ca, ngoài ra còn có ông bà, cha mẹ, bạn bè,

thầy cô giáo)

Bước 2

Xem thiên hạ làm gì

(Ý tưởng là của chùa, và biến cái của người khác thành

của mình là một nghệ thuật)

Bước 3

Họp

(Nên chọn một nơi trăng thanh gió mát)

Bước 5

Chọn tiêu chí ưu tiên, hệ số ưu tiên

(Quay lại mục tiêu ban đầu, nhìn xem cái gì là quan trọng)

Bước 6

Đánh giá và chọn thôi

(Dùng bảng đánh giá ưu tiên)

Công cụ - Bảng đánh giá ưu tiên

Giải pháp Thời gian Tài chính Khả thi Quy mô Tính bền vững Khả năng nhân

rộng

Tổng điểm

Lớp học 1 tháng 5 triệu Cao 40 8 9

1 vs 1 2 tuần 0 Trung bình 10 10 4

Thực địa 3 ngày 10 triệu Cao 40-60 3 7

Forum 1 tuần 30 triệu Trung bình 60 6 3

Project 3 tháng 15 triệu Thấp 100 6-9 3

Công cụ: Bảng đánh giá ưu tiên

Bài tập thực hành: Áp dụng bảng đánh giá ưu tiên với 3 giải

pháp

Bước năm

Chuỗi tác động

Đánh giá chi tiết ảnh hưởng của từng hoạt động lên kết quả đầu ra và liệu chúng có giúp bạn đạt được mục tiêu?

Hoạt động – Activiies

Đầu ra – Output

Thể hiện các sản phẩm của mỗi hoạt động hoặ kết quả của các dịch vụ 1 khóa học với sự tham gia của 40 thành viên, 1 bộ tài liệu giảng dạy

Hiệu quả - Use of output

Các thay đổi về thái độ, kiến thức, hành vi của các đối tượng

30 thành viên đạt tiêu chuẩn Tài liệu được ứng dụng thành công

Bạn có thể phải sửa lại mục tiêu

(không sao cả, thế là tốt)

Công cụ - bảng chuỗi kết quả

Cấp độ tác động Tác động cụ thể Chỉ số cụ thể Phương pháo đo lường

Tác động Nâng cao năng lực thực hiện các dự án

Đáp ứng nhu cầu NS

Số HV trở thành cán bộ/ quản lý

dự án Số dự án mới

Survey cho các chủ tịch CLB Survey so sánh

Sử dụng đầu ra 70% học viên đạt yêu cầu về năng lực

Danh sách học viên các buổi Báo cáo tổng hợp bài tập

Hoạt động Triển khai chương trình tập huấn (bao gồm Xây dựng tài liệu, đào tạo Facilitator, Chuẩn bị hậu cần)

Công cụ: Bảng chuỗi kết quả

Bài tập thực hành: Áp dụng bảng chuỗi kết quả với 1 hoạt động

Bước SÁU

Kế hoạch hành động

Con đường đi tới thành công

Dự án của bạn có bao nhiêu giai đoạn?

Các mốc dự án cần đạt được?

Thế nào là kế hoạch hành động

Một kế hoạch hành động cần thể hiện được

• Những hoạt động gì sẽ được triển khai

• Thứ tự thực hiện của mỗi hoạt động

• Thời gian để thực hiện mỗi hoạt động

• Đầu ra, hiệu quả của các hoạt động – tiêu chí để đánh giá chúng

• Thậm chí, một kế hoạch tốt còn có

• Ai sẽ thực hiện?

• Cần bao nhiêu tiền

• Rủi ro của mỗi hoạt động

Chia nhỏ công việc

Để có 1 khóa tập huấn

Thiết kế bộ nhận dạng thương hiệu

Thiết kế bộ nhận dạng thương hiệu

Thuê địa điểm

Thuê địa điểm

Lên nội dung

chính

Lên nội dung

chính

Viết thông báo tuyển

Viết thông báo tuyển

Tìm trợ giảng

Buổi số 1

Đơn đăng ký Giảng viên

Tập huấn cho TG

Tập huấn cho TG

Thời gian thực hiện

Thiết kế bộ nhận dạng thương hiệu

Thiết kế bộ nhận dạng thương hiệu

Thuê địa điểm

Thuê địa điểm

Lên nội dung

chính

Lên nội dung

chính

Viết thông báo tuyển

Viết thông báo tuyển

Tìm trợ giảng

Buổi số 1

Đơn đăng ký Giảng viên

Tập huấn cho TG

Tập huấn cho TG

Đủ học viên

Critical Path

Bảng kế hoạch thực hiện

Hạng mục Công việc Thời gian/ Deadline Người phụ trách

Truyền thông Xây dựng website 3 tuần Bạn A

Lên site map 22/3 Bạn D Design layout 29/3 Bạn D

Xây dựng nội dung Hướng dẫn cho doanh nghiệp Tuần 3 Bạn C

Sự kiện Lễ phát động Ngày 24/8 Bạn B

Timeline

Bước bẩy

Nhân sự

Cơ cấu tổ chức cho dự án của bạn

10 người

(đó là tối đa)

Bước tám

Kế hoạch tài chính

Bao nhiêu tiền, cho cái gì?

Phải có báo giá

(thậm chí là 3 cái)

Càng chi tiết càng tốt

(nhưng lúc viết thì phải tóm gọn)

Quản lý từng đồng

(và phải minh bạch)

Giữ lại mọi giấy tờ

(phải hiểu thế nào là hóa đơn và biên lai)

Quản lý và theo dõi

Những nhắc nhở khi thực hiện dự án

Báo cáo hoạt động

• Tối đa 2 tuần sau khi hoạt động kết thúc

• Đã làm gì, ở đâu, khi nào, ai tổ chức, ai tham gia?

• Quá trình diễn ra hoạt động, lịch trình, thời gian biểu

• Kết quả hoạt động, sản phẩm đầu ra

• Truyền thông, báo chí nói gì?

• Có lỗi lầm gì không? Có rút được kinh nghiệm gì không?

Chú ý: Phải đính kèm danh sách tài liệu, tranh ảnh, sản phẩm

Hệ thống thông tin

• Công cụ quản lý dự án

• Công cụ trao đổi

Hệ thống thông tin

• Công cụ lưu trữ/ làm việc trực tuyến

Sau này, bạn sẽ ra sao

Còn nhiều thứ phải học lắm

Tự đọc sách

Quản lý dự án – Project Management

Project Management Fundamental

http://home.raecp.org/thu-vien-tai-lieu/skill

Google, Google, Google, Google

Mà nói chung là tải về phải đọc thì mới có tác dụng

Dùng thật tốt các công cụ

Trello, Google Docs, Google Calendar

Nói chung biết mấy cái đó có lợi nhiều lắm

Trăm hay không băng tay quen

Tự làm lấy một vài hoạt động, nho nhỏ thôi

Tự góp tiền, hoặc chẳng cần tiền

Đừng có lúc nào cũng nghĩ phải có tiền thì mới làm được việc

Bài tập về nhà

Nếu bạn đủ giàu, bạn có thể không cần đi học

Bài tập nhóm

• Hoàn thành một bản đề xuất dự án hoàn chỉnh, đầy đủ kế hoạch tài chính

• Mỗi nhóm có 1 board Trello, group facebook, mail group riêng với đầy đủ các thành viên trong nhóm

• Deadline: 12h đêm ngày thứ 5, 16/8

• Mỗi nhóm hoàn thành dịch và đóng gói hoàn chỉnh PDF 2 chương trong cuốn Project Management

Nhắc nhở

• Like trên facebook là 1 hình thức confirm

• Ảnh không thấy ai tag mấy

• Tuần sau có mặt tại Viện Rosa, 72 Xuân Diệu trước 8h30 để tham gia sự kiện

• Buổi trưa các bạn sẽ được tài trợ ăn trưa rất ngon

• Buổi chiều 1h30 sẽ học về tổ chức sự kiện ngay tại Viện

Cảm ơn các bạn

Ra về nhớ thu gọn đồ đạc, đi lại nhẹ nhàng, trả tiền nước đầy đủ