Bacninh_Hướng Dẫn Sử Dụng_Qtht_V2.0_12012019.Pdf

DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ TỈNH BẮC NINH TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH CÔNG Hà Nội 1/2019 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Phần mềm dịch vụ công Hệ thốn[.]

Giới thiệu tổng quan hệ thống

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Chính phủ Điện tử dành cho cán bộ quản trị tại các đơn vị chính quyền tỉnh Bắc Ninh.

Quản trị hệ thống

Quản trị người dùng

Quản trị viên tại các đơn vị có khả năng thêm mới người dùng, cập nhật thông tin cá nhân, cũng như cấu hình vai trò và phân quyền cho từng người dùng trong đơn vị của mình.

Cán bộ quản trị tại các đơn vị thực thực hiện quản trị người dùng theo các bước sau:

Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Phần mềm dịch vụ công Hệ thống Chính phủ Điện tử Bắc Ninh

- Bước 1: Cán bộ quản trị nhấn chọn “Quản trị người dùng”

- Bước 2: Chọn tab “Quản lý cán bộ”, màn hình hiển thị thư mục người dùng tại đơn vị

Cán bộ quản trị cấp có thể truy cập tab “Tất cả người dùng” hoặc thư mục người dùng để xem danh sách toàn bộ tài khoản cán bộ trong đơn vị.

2.1.1 Tạo mới tài khoản cán bộ đơn vị

- Cán bộ quản trị cấp đơn vị thực hiện thêm mới tài khoản cán bộ theo các bước sau:

- Bước 1: Tại màn hình quản lý cán bộ, Quản trị nhấn nút “Hành động”

- Bước 2: Nhấn nút “Thêm người dùng”, màn hình nhập thông tin tài khoản cán bộ hiển thị:

- Bước 3: Quản trị nhập thông tin chi tiết người dùng mới, sau đó nhấn nút

Hệ thống sẽ thông báo thành công khi thêm người dùng Thông tin tài khoản và mật khẩu của người dùng mới sẽ được tự động gửi đến địa chỉ email của cán bộ đã tạo tài khoản.

2.1.2 Cập nhật mật khẩu tài khoản

Quản trị viên có khả năng thay đổi mật khẩu cho người dùng cán bộ sau khi tạo tài khoản mới Màn hình người dùng sẽ hiển thị thông tin cần thiết Để cập nhật lại mật khẩu, quản trị hệ thống Sở cần thực hiện theo các bước hướng dẫn cụ thể.

- Bước 1: Quản trị chọn người dùng cần đổi mật khẩu, nhấn nút “Thay đổi”

Màn hình thay đổi thông tin người dùng hiển thị:

- Bước 2: Nhấn nút lệnh “Mật khẩu”, màn hình chỉnh sửa mật khẩu hiển thị

- Bước 3: Quản trị nhập mật khẩu mới cho người dùng cán bộ và nhấn nút

“Ghi lại” để hoàn thành thay đổi mật khẩu người dùng

2.1.3 Thêm vai trò, phân quyền cho người dùng tại các đơn vị

Quản trị cấp đơn vị cho phép thêm vai trò và phân quyền cho người dùng mới, đồng thời cũng có khả năng chỉnh sửa vai trò và phân quyền cho các cán bộ hiện có trong đơn vị.

2.1.3.1 Thêm vai trò và phân quyền cho người dùng cán bộ mới

- Để thêm vai trò và phân quyền cho người dùng cán bộ mới, quản trị thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Quản trị vào “Quản trị người dùng”

- Bước 2: Nhấn chọn thư mục người dùng của đơn vị, màn hình hiển thị thư mục phòng ban hoặc danh sách các cán bộ của đơn vị

- Bước 3: Quản trị chọn cán bộ để thực hiện thêm vai trò

- Quản trị click nút “Hành động” trên người dùng cán bộ mới tạo tài khoản cần thiết lập vai trò và phân quyền, chọn lệnh “Thay đổi”

Màn hình thay đổi người dùng hiển thị:

- Bước 3: Để thiết lập vai trò và phân quyền người dùng, Quản trị nhấn chọn

- Trên màn hình chỉnh sửa vai trò, Quản trị click nút “Chọn” trong phần “Các vai trò của site”

Bước 4: Trên màn hình chọn vai trò, quản trị viên cần nhấp vào “Chọn” để xác định vai trò của cán bộ từ danh sách vai trò của site, đảm bảo phù hợp với quyền hạn của người dùng trong đơn vị.

Cán bộ tiếp nhận trong đơn vị có vai trò quan trọng, do đó, Quản trị cần chọn vai trò và phân quyền cho site là “Cán bộ tiếp nhận trực tiếp”.

“Cán bộ tiếp nhận trực tuyến”

 Với cán bộ có vai trò xử lý hồ sơ, Quản trị chọn vai trò và phân quyền site: “Cán bộ xử lý hồ sơ”

 Với cán bộ có vai trò phân công hồ sơ, phê duyệt hồ sơ, Quản trị chọn vai trò và phân quyền site: “Cán bộ phân công hồ sơ”

 Với cán bộ có vai trò ký duyệt hồ sơ, Quản trị chọn vai trò và phân quyền site: “Trưởng đơn vị”

Bước 5: Sau khi đã chọn các site vai trò và phân quyền cho người dùng cán bộ, quản trị cần nhấn nút “Ghi lại” để hoàn tất quá trình thêm vai trò và quyền cho cán bộ.

2.1.3.2 Chỉnh sửa vai trò và phân lại quyền người dùng cán bộ đơn vị

- Để thực hiện chỉnh sửa vai trò và phân quyền cho một cán bộ bất kỳ, Quản trị thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Quản trị chọn “Quản trị người dùng” hoặc nhấn lên thư mục người dùng của từng Sở, danh sách người dùng cán bộ Sở hiển thị

- Bước 2: Nhấn chọn thư mục người dùng của đơn vị, màn hình hiển thị thư mục phòng ban hoặc danh sách các cán bộ của đơn vị

- Bước 3: Quản trị chọn cán bộ để thực hiện chỉnh sửa vai trò

- Quản trị click nút “Hành động” trên người dùng cán bộ cần chỉnh sửa vai trò cho người dùng, chọn lệnh “Thay đổi”

Màn hình thay đổi người dùng hiển thị:

Để chỉnh sửa vai trò và phân quyền cho người dùng, quản trị viên cần nhấn vào “Các vai trò” nhằm thiết lập và phân quyền lại cho người dùng.

- Trên màn hình chỉnh sửa vai trò, tại mục Vai trò của các site, Quản trị thực hiện chỉnh sửa vai trò người dùng như sau:

+ Quản trị nhấn nút “Bỏ” để thực hiện gỡ bỏ vai trò và quyền cho cán bộ

+ Quản trị nhấn nút “Chọn” để thêm vai trò và quyền mới cho cán bộ

- Bước 4: Quản trị nhấn nút “Ghi lại” để hoàn thành quá trình chỉnh sửa vai trò và phân quyền cho cán bộ

Quản lý Quy trình động

Quy trình xử lý hỗ trợ quản trị trong việc thiết lập quy trình cho các dịch vụ công Cán bộ có khả năng chỉnh sửa, quản lý và theo dõi từng bước của quy trình, cũng như xem các quy trình cấp con và thực hiện việc xóa quy trình khi cần thiết.

Các bước thực hiện như sau:

- Bước 1: Quản trị chọn menu “Quản trị”

- Bước 2: Chọn tab “Cấu hình quy trình” Màn hình hiển thị danh sách quy trình quy trình cấp cha

- Bước 3: Quản trị nhấn nút lệnh “Thêm mới” để thực hiện thêm mới một quy trình

Bước 4: Quản trị thực hiện các chức năng như “Chỉnh sửa”, “Quản lý” quy trình, “Xem cấp con” các quy trình và “Xóa” một quy trình xử lý dịch vụ công.

- Bước 1: Tại màn hình “Cấu hình quy trình”, Quản trị nhấn nút “Thêm mới”, màn hình thêm mới quy trình hiển thị

- Bước 2: Quản trị nhập thông tin dữ liệu trên màn hình

+ Chọn nhập số ngày xử lý

+ Chọn workflow cấp cha hoặc cấp đơn vị

Quản trị click nút “Ghi lại” để hoàn thành thêm mới quy trình Quy trình thêm mới sẽ xuất hiện trong màn hình danh sách quy trình

- Bước 1: Quản trị chọn quy trình cần sửa, tại cột chức năng nhấn nút “Chỉnh sửa”

- Bước 2: Màn hình chi tiết quy trình xuất hiện, Quản trị cập nhật thông tin cần chỉnh sửa Nhấn nút lệnh “Ghi lại” để chỉnh sửa

Và quy trình xử lý thủ tục dịch vụ công đã được chỉnh sửa trên màn hình danh sách quy trình

- Bước 1: Quản trị chọn quy trình cần quản lý, tại cột chức năng nhấn nút

Bước 2: Màn hình danh sách trạng thái quy trình sẽ hiển thị Đối với các quy trình xử lý mới chưa có trạng thái, quản trị viên cần nhấn nút “Thêm trạng thái” để bổ sung trạng thái vào quy trình.

- Bước 3: Tại màn hình “Thêm trạng thái”, Quản trị nhập thông tin trạng thái bao gồm: Tên trạng thái, Thêm vai trò và thứ tự cho trạng thái

- Bước 4: Nhấn nút “Ghi lại” để hoàn thành thêm mới trạng thái Danh sách các trạng thái sẽ hiển thị trên màn hình quản lý trạng thái

 Lưu ý: Cán bộ Quản trị có thể thêm nhiều trạng thái để tạo thành 1 quy trình

- Bước 5: Quản trị có thể “Chỉnh sửa” trạng thái quy trình, “Xóa” trạng thái quy trình và “Thêm điều kiện” cho trạng thái tại cột chức năng

+ Để thực hiện chỉnh sửa trạng thái, quản trị nhấn chọn nút “Chỉnh sửa” tại cột chức năng

+ Để xóa trạng thái, cán bộ quản trị nhấn chọn nút “Xóa” tại cột chức năng

Quản trị có thể thêm điều kiện cho trạng thái bằng cách nhấn nút “Thêm điều kiện” tại cột chức năng trên màn hình danh sách trạng thái Trên màn hình thêm điều kiện, quản trị sẽ nhập thông tin cần thiết cho điều kiện trạng thái.

28 o Quản trị có thể tích chọn “Sử dụng porlet riêng trong xử lý” ở một số các bước điều kiện của quy trình

+ Mục Loại trạng thái chọn Private

Chọn các porlet riêng biệt cho từng điều kiện trạng thái như Tiếp nhận hồ sơ, Phân công hồ sơ, Trình ký, Từ chối hồ sơ và Yêu cầu bổ sung trong quá trình thực hiện.

Quản trị nhấn nút “Ghi lại” để hoàn thành bước thêm điều kiện

Trên màn hình quản lý trạng thái, thông tin về điều kiện xử lý sẽ được hiển thị rõ ràng Quản trị viên có khả năng thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa các điều kiện này Để chỉnh sửa một điều kiện trạng thái, quản trị viên chỉ cần chọn điều kiện trong cột Tên và nhấn nút “Chỉnh sửa” Đối với việc xóa điều kiện trạng thái, quản trị viên cũng chọn điều kiện trong cột Tên và nhấn nút “Xóa”.

* Lưu ý: Những Trạng thái có điều kiện bước hiện tại và bước đích thì không được phép xóa

2.1.4 Xem quy trình cấp con

- Bước 1: Quản trị chọn quy trình cần quản lý, tại cột chức năng nhấn nút

“Xem cấp con” các quy trình Hệ thống hiển thị thông tin của tất cả các quy trình cấp con

- Quản trị cũng có thể thực hiện toàn bộ các chức năng quản lý quy trình như tại bước 2.1.3 đối với các quy trình cấp con của hệ thống

- Bước 1: Quản trị chọn quy trình cần xóa và nhấn nút “Xóa” tại cột Chức năng

- Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo “Bạn có chắc chắn muốn xóa?”,

Quản trị nhấn “OK” để xác nhận xóa quy trình thành công, nhấn “Cancel” để hủy thao tác xóa

 Lưu ý: Quy trình có dữ liệu quản lý sẽ không thực hiện xóa được.

Quản lý thủ tục hành chính

Quản trị thực hiện cấu hình cho thủ tục hành chính bao gồm các thông tin như cấu hình giấy tờ mẫu, quy trình thủ tục, sửa và xóa thủ tục hành chính, cấu hình tổ chức, đối tượng, eform và quy trình cho thủ tục Cán bộ cần thực hiện các thao tác cụ thể để truy cập vào chức năng cấu hình thủ tục hành chính.

- Để thực hiện cấu hình thủ tục hành chính, quản trị thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Quản trị vào menu “Quản trị”

- Bước 2: Nhấn vào tab “Thủ tục hành chính”, màn hình danh sách các thủ tục hành chính hiển thị

- Bước 3: Thêm mới thủ tục hành chính

- Bước 4: Thực hiện các chức năng cấu hình thủ tục hành chính

2.3.1 Thêm mới thủ tục hành chính

- Quản trị thực hiện thêm mới thủ tục hành chính trên hệ thống với các thao tác như sau:

- Bước 1: Quản trị nhấn vào menu “Quản trị”  Nhấn vào tab “Thủ tục hành chính”

- Bước 2: Quản trị nhấn vào nút lệnh “Thêm mới” trên màn hình để thêm mới thông tin của thủ tục hành chính

- Bước 3: Trên màn hình thêm mới, quản trị thực hiện thêm mới thông tin thủ tục hành chính với những thông tin như:

 Yêu cầu, điều kiện thực hiện

- Bước 4: Sau khi thêm mới thành công, quản trị thực hiện nhấn nút “Ghi lại” để lưu lại những thông tin vừa được thêm mới

2.3.2 Chỉnh sửa thủ tục hành chính

- Quản trị thực hiện cập nhật thông tin thủ tục hành chính trên hệ thống theo các thao tác sau:

- Bước 2: Cán bộ nhấn vào biểu tượng “Chỉnh sửa” trên màn hình để cập nhật thông tin của thủ tục hành chính

- Bước 3: Quản trị thực hiện cập nhật thông tin thủ tục hành chính với những thông tin như:

 Yêu cầu, điều kiện thực hiện

- Bước 4: Sau khi cập nhật thông tin thành công, quản trị thực hiện nhấn nút

“Ghi lại” để lưu lại những thông tin vừa được chỉnh sửa

2.3.3 Xóa thủ tục hành chính

- Quản trị thực hiện xóa thủ tục mà không cần thiết hoặc không sử dụng trên hệ thống theo thao tác như sau:

- Bước 2: Cán bộ nhấn vào biểu tượng “Xóa” trên màn hình để xóa thủ tục hành chính

- Hệ thống hiển thị màn hình xác nhận xóa thông tin thủ tục hành chính

- Bước 3: Chọn “OK” Hệ thống sẽ thực hiện xóa thủ tục hành chính được chọn

2.3.4 Cấu hình giấy tờ của thủ tục hành chính

Quản trị viên có thể cấu hình giấy tờ cho thủ tục hành chính trên hệ thống Để truy cập vào chức năng này, cán bộ cần thực hiện các thao tác cụ thể.

- Bước 2: Cán bộ nhấn vào biểu tượng “Cấu hình giấy tờ” trên màn hình để cấu hình thông tin giấy tờ của thủ tục hành chính

- Bước 3: Cán bộ thực hiện cấu hình thông tin giấy tờ cho thủ tục hành chính:

+ Bước 3.1 Chọn bước nộp hồ sơ

+ Bước 3.2 Click nút lệnh “Bổ sung giấy tờ”

Trên màn hình cấu hình bổ sung giấy tờ, nhập mã thủ tục và nhấn nút “Tìm kiếm” để chọn giấy tờ cần thiết Sau đó, hãy nhấn nút “Lưu lại” để hoàn tất quá trình chọn giấy tờ.

+ Bước 3.4: Sau khi hoàn thành bổ sung giấy tờ, trên màn hình cấu hình giấy tờ thủ tục hiển thị như sau:

Quản trị chọn nhập các thông tin như sau:

 Tích chọn giấy tờ bắt buộc trên cột Bắt buộc

 Chọn hình thực nộp trực tiếp Offline hay nộp trực tuyến Online của giấy tờ

 Nhập thứ tự hiển thị của giấy tờ

 Xóa giấy tờ trong màn hình cấu hình giấy tờ

- Bước 4: Sau khi cấu hình giấy tờ thành công, quản trị thực hiện nhấn nút

“Lưu lại” để lưu lại những thông tin vừa được cấu hình

2.3.5 Cấu hình áp dụng quy trình

- Quản trị có thể thực hiện cấu hình áp dụng quy trình cho thủ hành chính trên hệ thống theo các bước thao tác như sau:

- Bước 2: Quản trị nhấn vào biểu tượng “Cấu hình quy trình” trên màn hình để cấu hình quy trình cho thủ tục

- Bước 3: Trên màn hình cấu hình quy trình, quản trị chọn quy trình cho thủ tục

 Chọn quy trình áp dụng cho thủ tục

 Chọn trạng thái đầu tiên cho hồ sơ nộp trực tiếp

 Chọn trạng thái đầu tiên cho hồ sơ nộp hồ sơ trực tuyến

- Bước 4: Sau khi cấu hình quy trình thành công, quản trị thực hiện nhấn nút

2.3.6 Cấu hình tổ chức thủ tục

- Quản trị thực hiện cấu hình tổ chức cho thủ hành chính trên hệ thống theo các bước thao tác như sau:

- Bước 2: Quản trị nhấn vào biểu tượng “Cấu hình tổ chức” trên màn hình để cấu hình tổ chức cho thủ tục

- Bước 3: Trên màn hình cấu hình tổ chức:

Quản trị thực hiện cấu hình tổ chức như sau:

+ Bước 3.1 Chọn cấu hình đơn vị tiếp nhận hồ sơ tại hệ thống một cửa

Bước 3.2 yêu cầu bạn chọn đơn vị xử lý hồ sơ và nhấn nút “Thêm vào đơn vị cho phép xử lý” để cấu hình cho đơn vị đã chọn.

Ngoài ra, quản trị tích chọn một và nhập các thông tin cấu hình tổ chức cho thủ tục như sau:

+ Nhập số ngày trả kết quả,

+ Nhập cấu hình phí cho thủ tục,

+ Nhập cấu hình lệ phí

+ Tích chọn cấu hình tổ chức

- Bước 4: Sau khi cấu hình tổ chức thành công, quản trị thực hiện nhấn nút

2.3.7 Cấu hình Thêm mẫu eform

- Quản trị thực hiện cấu hình thêm mẫu eform cho thủ tục hành chính trên hệ thống theo các bước thao tác như sau:

- Bước 2: Quản trị nhấn vào biểu tượng “Thêm mẫu eform” trên màn hình để cấu hình thêm mẫu đơn eform cho thủ tục

- Bước 3: Trên màn hình cấu hình thêm mẫu eform

Quản trị thực hiện các bước như sau:

+ Bước 3.1 Trên màn hình chương trình thiết kế eform, quản trị mở file eform HTML đã thiết kế hoàn thành Thực hiện lệnh Copy đoạn mã code

Trên màn hình cấu hình thêm mẫu eform trong hệ thống quản trị, truy cập vào mục eform template ở bước 3 và dán toàn bộ đoạn mã vào phần này.

- Bước 4: Sau khi cấu hình thêm mẫu eform thành công, quản trị thực hiện nhấn nút “Lưu lại” để lưu cấu hình thêm mẫu eformvừa thực hiện

2.3.8 Cấu hình phí/lệ phí thủ tục

- Quản trị thực hiện cấu hình phí cho thủ tục hành chính trên hệ thống theo các bước thao tác như sau:

- Bước 2: Quản trị nhấn vào biểu tượng “Cấu hình phí” trên màn hình để cấu hình phí/lệ phí cho từng thủ tục

- Bước 3: Trên màn hình cấu hình phí, click nút “Thêm mới phí/lệ phí”

- Bước 4: Nhập thông tin phí/lệ phí trên màn hình, click nút “Lưu lại” để lưu cấu hình phí

Màn hình cấu hình phí hiển thị danh sách các phí được cấu hình trên hệ thống

- Quản trị thực hiện cấu hình tổ chức cho thủ hành chính trên hệ thống theo các bước thao tác như sau:

Bước 2: Quản trị nhấn vào biểu tượng “Cấu hình đối tượng” trên màn hình để cấu hình đối tượng nộp hồ sơ cho từng thủ tục

Trên màn hình cấu hình đối tượng, quản trị viên cần chọn các đối tượng nộp hồ sơ cho thủ tục và nhấn “Lưu lại” để lưu thông tin cấu hình.

Quản lý giấy tờ

- Quản trị có thể thực hiện quản lý giấy tờ trên hệ thống theo các thao tác như sau:

- Bước 1: Quản trị hệ thống chọn menu Quản trị

- Bước 2: Chọn tab Quản lý giấy tờ

- Bước 3: Thực hiện chức năng Thêm mới giấy tờ

- Bước 4: Thực hiện các chức năng chỉnh sửa giấy tờ

2.4.1 Thêm mới giấy tờ hệ thống

- Quản trị thực hiện thêm mới giấy tờ trên hệ thống theo các thao tác sau:

- Bước 1: Quản trị nhấn vào menu “Quản trị”  Nhấn vào tab “Quản lý giấy tờ”

- Bước 2: Nhấn vào nút “Thêm mới” trên màn hình

- Bước 3: Cán bộ nhập thông tin thêm mới cấu hình giấy tờ :

 Các loại file được phép tải lên

 Mô tả về loại giấy tờ

- Bước 4: Sau khi nhập thông tin giấy tờ thành công Quản trị nhấn nút “Ghi lại” để thực hiện ghi lại những thông tin vừa thêm mới

2.4.2 Chỉnh sửa cấu hình giấy tờ hệ thống

- Quản trị thực hiện cập nhật thông tin cấu hình giấy tờ trên hệ thống theo các thao tác như sau:

- Bước 1: Quản trị nhấn vào menu “Quản trị”  Nhấn vào tab “Quản lý giấy tờ”

- Bước 2: Nhấn vào nút “Chỉnh sửa” giấy tờ trên màn hình

- Bước 3: Cán bộ cập nhật thông tin cấu hình giấy tờ

 Các loại file được phép tải lên

 Mô tả về loại giấy tờ

- Bước 4: Sau khi nhập thông tin danh mục giấy tờ thành công Cán bộ nhấn nút “Ghi lại” để thực hiện ghi lại những thông tin vừa cập nhật.

Tiêu đề	Hướng Dẫn Sử Dụng Quản Trị Hệ Thống Tại Các Đơn Vị Hành Chính Công Tỉnh Bắc Ninh
Người hướng dẫn	Nhâm Như Liêm
Trường học	Trường Đại học Bắc Ninh
Chuyên ngành	Quản trị hệ thống thông tin
Thể loại	Hướng dẫn sử dụng
Năm xuất bản	2019
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	55
Dung lượng	4,41 MB