Tìm hiểu vị trí nhân viên bán hàng tại công ty tnhh mtv kita việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV KITA... TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG

TẠI CÔNG TY TNHH MTV KITA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG

TẠI CÔNG TY TNHH MTV KITA

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP

MỤC LỤC

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i

MỤC LỤC i

DANH MỤC BẢNG iv

DANH MỤC HÌNH iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

1 LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN 1

2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV KITA VIỆT NAM 5

2.1 Thông tin cơ bản 5

2.2 Quá trình hình thành và phát triển 5

2.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 6

2.3.1 Cơ cấu tổ chức 6

2.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 6

2.4 Nhân sự 7

2.5 Sản phẩm 8

3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 9

3.1 Nguồn lực của Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 9

3.2 Hiện trạng hoạt động của Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 10

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020 10

3.2.2 Những vấn đề của Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 11

3.3 Môi trường làm việc 11

3.3.1 Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc 11

3.3.2 Các quy định 11

3.3.3 Các quy trình làm việc 12

3.3.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận 14

3.3.5 Văn hóa làm việc tại Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 15

3.4 Nhận xét 15

3.4.1 Nhận xét về hoạt động chuyên ngành 15

3.4.2 Nhận xét về môi trường làm việc 15

4 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 16

4.1 Giới thiệu công việc thực tập 16

4.1.1 Sơ lược về vị trí thực tập 16

4.1.2 Mô tả công việc của nhân viên bán hàng tại Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 16

4.1.3 Yêu cầu về phẩm chất và kỹ năng đối với nhân viên bán hàng tại Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 17

4.1.4 Cơ hội và thách thức 18

4.2 Các công việc được phân công 18

5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 19

6 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 21

6.1 Những nội dung kiến thực đã được củng cố 21

6.2 Những kỹ năng cá nhân, giữa cá nhân và thực hành nghề nghiệp đã học hỏi được 22

6.2.1 Kỹ năng và phẩm chất cá nhân 22

6.2.2 Kỹ năng giữa các cá nhân 23

6.2.3 Kỹ năng thực hành nghề nghiệp 23

6.3 Những kinh nghiệm hoặc bài học thực tiễn đã tích lũy được 24

6.4 Chi tiết các kết quả công việc đã đóng góp cho đơn vị thực tập 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

PHỤ LỤC 27

Bảng 4 Phương pháp thực hiện công việc được phân công 20

DANH MỤC HÌNH

Trang

Hình 3 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 6

Hình 10 Mì ly, cháo ăn liền Vị Hương Foods 8

Hình 14 Doanh thu của công ty giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020 10 Hình 15 Lợi nhuận của công ty giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020 10

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT TỪ VIẾT TẮT NGHĨA ĐẦY ĐỦ

thống quản lý kênh phân phối

1 LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN

Bảng 1 Lịch làm việc có nhận xét và ký xác nhận của giảng viên hướng

dẫn mỗi tuần

Tuần Công việc Cách thực

hiện

Địa điểm và người hướng dẫn

Chữ ký GVHD

Nghiên cứu tài liệu

- Phòng B105, trường Đại học

An Giang

- Người hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Diễm Hằng Khoa Kinh tế - QTKD, Đại học

An Giang

Chuẩn bị thông tin cần thiết cho quá trình thực tập

Gặp và trao đổi với giáo viên hướng dẫn thực tập

và ghi chú lại

kế hoạch thực tập

Quan sát, lắng nghe sự chỉ dẫn của người hướng dẫn và ghi chép lại những nội dung được hướng dẫn

- Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

- Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu -

Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng Tìm hiểu về

doanh nghiệp, các mặt hàng của công ty

Tham quan kho lưu trữ hàng hóa tại công ty kết hợp với danh sách hàng hóa được cung cấp

Sắp xếp và soạn hàng hóa gửi đi

Trực tiếp đóng gói theo thông tin khách hàng

và mã hàng hóa trên hóa đơn bán hàng

Quan sát cách thức sử dụng

và thực hành theo sự hướng dẫn của người hướng dẫn

- Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

- Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu -

Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng

Thực hiện nhập hóa đơn bán hàng và phiếu tổng theo NVBH trên phần mềm Pycasoft

Sử dụng phần mềm Pycasoft

để nhập hóa đơn bán hàng được gửi về

và phiếu tổng theo NVBH

Sử dụng phần mềm Pycasoft

để nhập và xuất các chứng từ

- Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

- Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu -

Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng

Học cách nhận đơn hàng qua điện thoại

Lắng nghe và ghi chú lại thông tin cần thiết khi nhận đơn hàng qua điện thoại

Kiểm tra thông tin khách hàng

và sản phẩm trên hóa đơn bán hàng, sắp xếp các hóa đơn theo từng khu vực

- Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

- Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu -

Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng Tiếp nhận

đơn hàng qua điện thoại

Nhận đơn hàng qua điện thoại

Kiểm tra số lượng và sắp xếp hóa đơn theo khu vực

- Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

- Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu -

Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng

Tiếp nhận đơn hàng qua điện thoại

Nhận đơn hàng qua điện thoại

Soạn và đóng gói đơn hàng gửi đi

Soạn hàng hóa theo hóa đơn bán hàng

và đóng gói gửi đi

Kiểm tra hàng hóa đông lạnh

Kiểm tra số lượng và hạn

sử dụng của mặt hàng đông lạnh còn trong kho

Sử dụng phần mềm Pycasoft

để nhập và xuất các chứng từ

- Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

- Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu -

Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng

Học cách trả hàng trên website DMS – hệ thống quản lý kênh phân phối của Công ty CP thực phẩm Cholimex

Quan sát người hướng dẫn thực hiện

và ghi chép lại cách sử dụng

Kiểm tra số lượng hàng hóa khuyến mãi

Đối chiếu số lượng hàng hóa khuyến mãi giữa danh sách và số liệu trên Excel

Sử dụng phần mềm Pycasoft

để nhập và xuất các chứng từ

- Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

- Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu -

Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng

Thực hiện trả hàng trên website DMS

và phần mềm Pycasoft

Truy cập vào website DMS thực hiện trả hàng và trả hàng trên phần mềm trên Pycasoft

2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV KITA VIỆT NAM

2.1 Thông tin cơ bản

Tên đầy đủ công ty: CÔNG TY TNHH MTV KITA VIỆT NAM

Tên giao dịch: CTY KITA VIỆT NAM

Địa chỉ: Đường số 1, KDC Làng Giáo Viên, Tổ 03, Khóm Tây Huề 1, Phường Mỹ Hòa, Thành phố Long Xuyên, An Giang

Điện thoại: 0939450035

Mã số thuế: 1602125671

Nơi đăng kí quản lý: Chi cục thuế Thành phố Long Xuyên

Ngành, nghề kinh doanh: Bán buôn đồ uống

Người đại diện pháp luật: Đoàn Văn Phụng – Giám đốc

Ngày bắt đầu hoạt động: 17/06/2020

Hình 1 Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

(Nguồn: Công ty cung cấp)

Hình 2 Logo đại diện

(Nguồn: Công ty cung cấp)

2.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam thành lập ngày 17/06/2020, khi mới thành lập lấy tên là Công ty TNHH Quốc tế Kim Tâm và được đặt tại Số 19 đường Võ Trường Toản, Phường Bình Khánh, Thành phố Long Xuyên, An Giang Sau một thời gian hoạt động, với mục tiêu phát triển bền vững, lâu dài Nhằm đáp ứng tốt các nhu cầu về việc mở rộng kho bãi, vị trí, chất lượng đường xá, để nâng cao hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty

đã quyết định di dời đến địa điểm hiện tại, đồng thời đổi tên thành Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam và chính thức đi vào hoạt động đến nay

Từ ngày thành lập đến nay, Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam đã không ngừng cố gắng nỗ lực nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, mở rộng quy

mô phân phối và đầu tư trang thiết bị hiện đại để đảm bảo toàn diện cho chất lượng sản phẩm Với phương châm “Nguồn nhân lực là nhân tố then chốt, là tài sản lớn nhất của Công ty”, công ty TNHH MTV Kita Việt Nam luôn đề cao vai trò của từng cá nhân và toàn tập thể, đề cao tinh thần trách nhiệm và tính trung thực

2.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Ký kết hợp đồng, ký nhận các giấy tờ liên quan của công ty

Xử lý các vấn đề liên quan đến nhân sự như tuyển dụng lao động bổ nhiệm thăng chức hay cách chức, sa thải nhân sự trong công ty

Phó Giám đốc

Hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý điều hành kinh doanh của công ty Thay mặt Giám đốc xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt, thực hiện những công việc được ủy quyền

Bộ phận kế toán

Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty

Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty

Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết

Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập

và theo dõi kế hoạch

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Ban Giám đốc Công ty

Bộ phận bán hàng

Giám đốcPhó giám đốc

Bộ phận kế toán Bộ phận bán hàng Bộ phận kho

Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu Ban Giám đốc đưa ra

Theo dõi về các thông tin sản phẩm mới: from sản phẩm, kiểu dáng, màu sắc, giá cả Lập kế họach cho chương trình quảng cáo và khuyến mãi thúc đẩy việc bán hàng

Giải quyết những vấn đề của khách hàng, lập kế hoạch, dự báo bán hàng, đánh giá, đào tạo

Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty

Hàng tháng, thủ kho theo dõi và báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho lên công ty

2.4 Nhân sự

Nhân sự của công ty gồm 15 nhân viên trong đó 01 giám đốc, 01 phó giám đốc, 08 nhân viên bán hàng, 02 kế toán và 03 nhân viên kho Trong đó, các nhân sự chủ chốt bao gồm:

Bảng 2 Nhân sự chủ chốt của công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

Kiêm thủ quỹ

Kiêm Quản lý nhân viên bán hàng

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

2.5 Sản phẩm

Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam là công ty chuyên phân phối các dòng sản phẩm đa dạng đến từ nhiều nhãn hàng khác nhau như: Cholimex, Lix, Vị Hương Foods, New Tokyo Trong đó, các sản phẩm tiêu biểu tại công

ty bao gồm:

Hình 7 Kem chống nắng Bioré Hình 8 Băng vệ sinh Laurier

Hình 4 Sốt Cholimex Hình 5 Nước chấm Cholimex

Hình 6 Gia vị Cholimex

Hình 9 Hủ tiếu Vị Hương Foods Hình 10 Mì ly, cháo ăn liền Vị

Hương Foods

Hình 11 Giấy ăn AnAn Hình 12 Giấy ăn Pulpy

Hình 13 Sản phẩm nước lau sàn Lix

3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 Nguồn lực của Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

Là một công ty phân phối, chuyên cung cấp phân phối ra thị trường các nhà bán lẻ những dòng sản phẩm đa dạng, đến từ nhiều công ty khác nhau Với mục tiêu trở thành công ty phân phối lớn tại Thành phố Long Xuyên, ngay từ đầu công ty đã tập trung đầu tư về các nguồn lực sau:

- Hệ thống kho chứa hàng hóa sử dụng các hệ thống quản lý, theo dõi, đánh giá hiện đại, phân loại và đóng gói sản phẩm nhằm đáp ứng số lượng đơn đặt hàng tăng lên từng ngày;

- Các phương tiện vận tải cũng được đầu tư nhằm nâng cao hiệu suất giao hàng, đảm bảo chất lượng hàng hóa luôn tốt nhất trong các hoạt động vận chuyển hàng hóa;

- Đội ngũ nhân viên được trang bị các kiến thức, kỹ năng chuyên nghiệp

để tìm kiếm, tiếp thị, phân phối, bán và phục vụ các chủng loại sản phẩm đang tăng nhanh;

- Công ty vẫn đang giữ mối quan hệ hợp tác hữu nghị và lâu dài với các đối tác kinh doanh chiến lược như: Công ty cổ phần thực phẩm Cholimex, Công ty Cổ phần Bột giặt Lix, Công ty TNHH Tribeco Bình Dương, Công

ty TNHH New Toyo Pulppy, Công ty TNHH Vị Hương Foods;

- Nguồn cung ứng sản phẩm đến từ các công ty lâu năm, uy tín, đảm báo chất lượng và đa dạng phong phú;

- Tạo dựng hình ảnh và duy trì sự tin tưởng, uy tín đối với khách hàng khi sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của công ty;

- Mối quan hệ hợp tác bền vững, lâu dài với các nhà đối tác kinh doanh chiến lược và các nhà bán lẻ

3.2 Hiện trạng hoạt động của Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020

Bảng 3 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn

Quý 3/2020 – Quý 4/2020

(ĐVT: đồng) Stt Chỉ tiêu Quý 3/2020 Quý 4/2020 Chênh lệch Tỷ lệ

Hình 14 Biểu đồ doanh thu của công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020

Hình 15 Biểu đồ lợi nhuận của công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020

Bảng 3 cho thấy, hoạt động kinh doanh của công ty đang khá tốt và hiệu quả Dù mới đi vào hoạt động nhưng quý 3/2020 lợi nhuận của công ty là 123.866.077 đồng và đến quý 4/2020 lợi nhuận của công ty đã đạt 158.954.544 đồng, tăng thêm 35.088.467 đồng tương ứng với mức tăng là 28% so với quý 3/2020 Đồng thời doanh thu của công ty cũng tăng 4% so với quý 3/2020 Nguyên nhân là do nửa đầu năm 2020, do ảnh hưởng từ dịch bệnh COVID-19 cả nước phải thực hiện giãn cách xã hội nên nhu cầu tiêu thụ thực phẩm đóng gói, nước đóng chai, mì ăn liền, thực phẩm đông lạnh trở thành lựa

chọn hàng đầu Đặc biệt là ngành mì ăn liền đóng vai trò quan trọng trong việc

ứng phó với tình trạng khẩn cấp về phòng dịch COVID-19 toàn cầu đã góp phần làm tăng doanh số đối với sản phẩm mì ăn liền và thực phẩm đông lạnh

200000000

Quý 3/2020 Quý 4/2020

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp(Đvt: đồng)200.000.000

100.000.000

Số lượng khách hàng đến từ các nhà bán lẻ, tiệm tạp hóa ngày càng tăng làm cho lượng sản phẩm bán ra tăng theo và điều đó đã giúp cho doanh số của công ty tăng theo Là công ty phần phối ra đời sau nhưng lượng khách hàng vẫn luôn được duy trì ổn định và có xu hướng ngày càng tăng trong tương lai Ngoài các chiến lược kinh doanh, marketing công ty đang thực hiện rất tốt, thì

sự uy tín và đảm bảo chất lượng mà công ty mang đến cho các đối tác kinh doanh, các khách hàng chính là một trong những nguyên nhân chính góp phần vào sự phát triển lâu dài, bền vững cho công ty

3.2.2 Những vấn đề của Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam

Hiện nay, tuy hoạt động kinh doanh của công ty đang diễn ra rất tốt nhưng công ty vẫn còn hạn chế trong việc xây dựng hình ảnh, nhận diện thương hiệu của công ty Nhân viên thuộc công ty hiện đang sử dụng trang phục tự do khi làm việc nên khi tiếp xúc với khách hàng sẽ không tạo được ấn tượng sâu và hiệu quả nhận diện thương hiệu thấp hơn so với đồng phục nội

bộ

Nhân viên vẫn còn ít so với khối lượng công việc, về bộ phận kế toán hiện tại chỉ có 2 nhân viên, trong đó có một nhân viên kiêm chức vụ quản lý nhân viên bán hàng nên công việc vẫn chưa đảm bảo được thực hiện đúng tiến

độ và hiệu quả làm việc thấp Do đó, công ty cần tuyển thêm nhân viên cho bộ phận kế toán để đảm bảo hiệu suất làm việc, sổ sách được xử lý rõ ràng, hoàn tất nhanh hơn và giảm áp lực công việc cho nhân viên hiện tại

3.3 Môi trường làm việc

3.3.1 Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc

Để tạo một môi trường làm việc thuận lợi và hiệu quả, công ty đã đầu tư vào các trang thiết bị cần thiết cho từng bộ phận Mỗi phòng làm việc đều được trang bị hệ thống máy tính, máy in, máy lạnh để đáp ứng tốt nhu cầu làm việc cũng như giúp nhân viên cảm thấy thuận tiện hơn trong quá trình làm việc

Ngoài ra, công ty đặc biệt chú trọng vào hệ thống kho bảo quản và vận chuyển hàng hóa thông qua việc đầu tư vào các thiết bị máy móc hiện đại tại kho như thiết bị sưởi ấm, hệ thống thông gió, tủ đông và các phương tiện vận tải như xe nâng nhằm phục vụ tốt cho quá trình nhận hàng hay bốc xếp hàng hóa lên xe tải

3.3.2 Các quy định

Để đảm bảo được hiệu quả trong công việc, công ty chú trọng xây dựng những quy định, chính sách và phân công công việc cho từng phòng ban, cá nhân nhằm xây dựng cơ cấu làm việc hiệu quả và hợp lý Một số quy định cụ thể như sau:

a) Quy định về thời gian làm việc

- Buổi sáng: Từ 7h00 đến 11h30

- Buổi chiều: Từ 13h00 đến 17h30

- Làm việc từ thứ Hai đến thứ Bảy