Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

Cơ sở lý luận quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI



ĐỀ TÀI Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư

HÀ NỘI - 2021

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 6

1 Cơ sở lý luận quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 6

1.1 Khái niệm văn bản hành chính 6

1.1.1 Khái niệm văn bản hành chính 6

1.1.2 Các loại văn bản hành chính 6

1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 7

1.2.1 Điều 10 Soạn thảo văn bản 7

1.2.2 Điều 11 Duyệt bản thảo văn bản 8

1.2.3 Điều 12 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 8

1.2.4 Điều 13 Ký ban hành văn bản 8

2 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa 9

2.1 Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa 9

2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa 11

2.2.1 Chuẩn bị và dự thảo văn bản 12

2.2.2 Trình duyệt dự thảo, kỹ nháy và ký ban hành 13

2.2.3 Phát hành văn bản và nhân bản 14

2.2.4 Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh và lưu văn bản… 15

2.3 Thực trạng quy trình soạn thảo và ban hành văn bảo tại UBND tỉnh Thanh Hóa ……….16

2.3.1 Những kết quả đã đạt được của UBND tỉnh Thanh Hóa 16

2.3.2 Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản 17

2.3.3 Nguyên nhân của những lỗi sai 18

3 Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động ban hành văn bản hành chính tại

UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa 19

3.1 Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức công tác tại UBND tỉnh Thanh Hóa 19

3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa 20

3.3 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính 21

3.4 Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 22

KẾT LUẬN 23

MỤC LỤC 24

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, ban hành văn bản hành chính là một vấn đề quan trọng và cần được quan tâm đúng mức Văn bản có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc Trong những năm qua, chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa đã có những chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên, UBND tỉnh Thanh Hóa vẫn chưa xây dựng được quy trình ban hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước tại địa phương, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tư góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển hơn nữa Đó chính là lý do tôi

lựa chọn đề tài: “Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban

nhân dân tỉnh Thanh Hóa”

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, chỉ ra những lỗi sai khi soạn thảo văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa Từ đó, đưa ra những

phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy

ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải cách hành chính tại tỉnh

Thanh Hóa

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành

chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

Phạm vi nghiên cứu, chủ yếu nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính

tại UBND tỉnh Thanh Hóa

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận, đề tài được tiến hành dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác

-Lê nin về Nhà nước và Pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của

Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp đổi mới; đồng thời xuất phát từ thực tiễn tình hình

ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

Phương pháp nghiên cứu, để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, đã sử

dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp nghiên cứu được sử

dụng chủ yếu để xây dựng cơ sở lý luận Thông qua phân tích các tài liệu, có thể hình

thành hệ thống cơ sở lý luận theo cách tiếp cận riêng và cung cấp cơ sở cho việc đánh

giá thực trạng, đề xuất các giải pháp cho việc soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính

- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phương pháp này được thực hiện nhằm xử

lý theo trình tự khoa học, logic các thông tin, số liệu đã thu thập được về việc ban hành

văn bản hành chính, sau đó tiến hành tổng hợp để đưa ra kết luận phù hợp

NỘI DUNG

1 Cơ sở lý luận quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1.1 Khái niệm văn bản hành chính

Hiện nay chưa có sự thống nhất quan niệm về văn bản hành chính Trong một số tài liệu, văn bản hành chính được hiểu theo nghĩa rộng, đồng nghĩa với khái niệm văn bản quản lý nói chung; trong trường hợp khác lại được sử dụng đồng nghĩa với khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước Tuy nhiên, thuật ngữ này bắt đầu được sử dụng chính thức trong Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư

Theo Nghị định này, văn bản hình thành trong cơ quan, tổ chức gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Như vậy, văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành trong

các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp tổ chức xã hội và xã hội - nghề nghiệp) Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cả biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ quan tổ chức Văn bản hành chính bao

gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ

về công tác văn thư Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công

1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng

Tại điều 10,11,12,13 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ đã quy định về trình tự ban hành văn bản hành chính cụ thể như sau:

1 Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

2 Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

3 Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho

ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

4 Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao

1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

2 Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định

1 Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản

2 Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

1 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng

2 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

3 Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền Người được ký thừa

ủy quyền khổng được ủy quyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền

4 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

5 Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình

ký ban hành Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật

về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

6 Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai

7 Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này

2 Thực trạng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa 2.1 Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa

Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND thông qua ngày 26/11/2003 thì UBND cấp tỉnh có từ 9 đến 11 thành viên, gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, một viên thư ký và các

ủy viên khác Tuy nhiên, ngày 01/01/2016, Luật Tổ chức chính quyền địa phương được Quốc hội Khóa XIII, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 19 tháng 6 năm 2015 chính thức có hiệu lực thi hành và thay thế Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 Từ ngày 01/01/2016 cho đến khi bầu ra HĐND nhiệm kỳ 2016 -2021; HĐND, UBND tại các đơn vị hành chính tiếp tục giữ nguyên cơ cấu tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003

Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương, cấp chính quyền địa phương gồm

có HĐND và UBND được tổ chức ở các đơn vị hành chính của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định tại Điều 2 của Luật này Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên Uỷ ban nhân dân hoạt động theo chế độ tập thể Uỷ ban nhân dân kết hợp với trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Sau khi kỳ họp thứ nhất HĐND tỉnh Thanh Hóa khóa XVII, nhiệm kỳ 2016 -2021 được tổ chức thành công, hiện tại, Ủy an nhân dân tỉnh Thanh Hóa gồm Chủ tịch, 05 Phó Chủ tịch và các Ủy viên Theo Khoản 1 Điều 20 Luật Tổ chức chính quyền địa phương quy định “Ủy viên Ủy ban nhân dân tỉnh gồm các Ủy viên là người đứng đầu

cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách Công an”

Bộ máy giúp việc của chính quyền địa phương gồm Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa và các sở, cơ quan ngang sở gồm: Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Công thương, Sở Giao thông vận tải, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Lao động - Thương binh và Xã hộ, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở

Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế; Thanh tra tỉnh, Sở Ngoại

vụ, Ban Quản lý Khu Kinh tế Nghi Sơn và các Khu Công nghiệp, Ban Dân tộc

2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa

2.2.1 Chuẩn bị và dự thảo văn bản

Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, như tác giả đã trình bày hiện nay chưa có quy định

cụ thể nào về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa, chính

vì vậy, bước chuẩn bị và dự thảo văn bản vẫn được thực hiện theo kiểu “văn bản thuộc lĩnh vực của phòng, ban, đơn vị nào phụ trách thi sẽ chuẩn bị và tiến hành dự thảo văn bản Bước này gồm những công việc sau:

Thực hiện kế hoạch, chương trình công tác của UBND tỉnh hoặc xuất phát từ thực tế công việc, chuyên viên các phòng, ban, đơn vị căn cứ vào phân công nhiệm vụ

mà trên thực tế là các văn bản được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch hoặc Chánh Văn phòng phân công, chuyên viên các phòng theo nhiệm vụ của mình để tham mưu, ban hành văn bản như sau:

- Nếu là hồ sơ công việc của các sở, ban, ngành, đơn vị nộp tại bộ phận “Một cửa”, thông thường là đã có sẵn dự thảo văn bản Căn cứ vào nhiệm vụ đã được phân công, bộ phận “Một cửa” sẽ gửi hồ sơ kèm dự thảo cho chuyên viên nghiên cứu, kiểm tra nội dung dự thảo và các hồ sơ, tài liệu liên quan

- Nếu là văn bản, tài liệu của các sở, ban, ngành, đơn vị nộp tại bộ phận văn thư, sau khi có ý kiến của Chánh Văn phòng, bộ phận văn thư sẽ chuyển cho Chuyên viên các phòng tham mưu xử lý theo nhiệm vụ được phân công;

- Nếu thực hiện chương trình, kế hoạch công tác từ đầu năm, chuyên viên phải

dự thảo văn bản dựa vào những tài liệu có liên quan để nghiên cứu, làm dự thảo văn bản chuyển cho các sở, ban, ngành tham mưu

Sau khi nghiên cứu, xây dựng dự thảo văn bản hoặc kiểm tra nội dung dự thảo văn bản (đối với hồ sơ của các sở, ban, ngành, đơn vị đã xây dựng dự thảo sẵn), chuyên viên sẽ trình Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xem xét nội dung dự thảo, trường hợp nếu được thông qua, Lãnh đạo Văn phòng sẽ ký nhảy vào văn bản và ký vào phiếu