Trong thời gian thựctập vừa qua tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình, cùng với sựhướng dẫn của giảng viên cô Lưu Khánh Phương và các anh chị tại công ty thực tậ
QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH QUỐC TẾ HÒA BÌNH (HÒA BÌNH GROUP)
Giới thiệu chung về công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình 3 1 Vị trí công ty
- Tên đầy đủ: Công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình
- Tên giao dịch quốc tế: HOA BINH INTERNATIONAL TOURISM AND TRADING
- Tên viết tắt: HOA BINH INTERNATIONAL TOUR CO.,TD
- Trụ sở chính của công ty: Số nhà 39, ngõ An Trạch I, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống đa, Hà Nội
- Trụ sở đang thực tập: Số 217 Trần Phú, quận Hải Châu, TP Đà Nẵng
- Tổng giám đốc công ty: Phạm Hoàng Lan
1.1.2 Điện thoại, email, website, logo
- Điện thoại: 0236.399.6116 ( số điện thoại trụ sở đang thực tập)
- Email: info@danangevents.com.vn
- Webside: www.hoabinhevents.com, www.hoabinhtourist.com, hoabinh-group.com, danangevents.com
Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du lịch Quốc tế Hòa Bình 1.1.3 Sứ mệnh và tầm nhìn
Sứ mệnh của Hòa Bình Group là không ngừng học hỏi và đổi mới nhằm cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và tốt nhất trong lĩnh vực truyền thông, hội nghị, tổ chức sự kiện, triển lãm và du lịch, từ đó góp phần vào sự phát triển và thành công của khách hàng.
Hòa Bình Group hướng tới mục tiêu trở thành tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện và MICE vào năm 2020 Chúng tôi tin rằng con người là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững Thành công của khách hàng chính là thành tựu của chúng tôi.
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Du lịch Quốc tế Hòa Bình đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc hoạt động những lĩnh vực sau:
+ Tổ chức sự kiện, tổ chức triễn lãm, tổ chức hội nghị, hội thảo,
+ Cho thuê các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng,…
+ Tổ chức các dịch vụ Du lịch
+ Các dịch vụ cho thuê xe du lịch
+ Đặt vé máy bay, đặt phòng
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình
du lịch Quốc tế Hòa Bình
Công ty Hòa Bình Group, được thành lập vào ngày 14/4/2008 với đầy đủ giấy tờ pháp lý từ chi cục thuế quận Đống Đa – Hà Nội, đã nhanh chóng khẳng định vị thế trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện và du lịch Sự thành công của công ty đến từ việc không ngừng đổi mới, nâng cao trình độ nhân lực và đầu tư vào trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế, nhằm tối ưu hóa lợi ích cho khách hàng Hòa Bình Group đã xây dựng được thương hiệu uy tín hàng đầu tại Việt Nam, với hệ thống quản trị hội nghị và sự kiện chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng dịch vụ, tiến độ làm việc và quản trị rủi ro hiệu quả Nhờ vào những nỗ lực này, công ty đã được nhiều cơ quan nhà nước, trường học, viện, tổ chức quốc tế và doanh nghiệp lựa chọn làm đơn vị tổ chức dịch vụ hậu cần cho các hội nghị và sự kiện quan trọng.
Hội nghị Greater Mekong Forum các năm 2011, 2013, 2015, 2016, 2017, 2018
Hội nghị an toàn giao thông Quốc gia các năm 2013, 2014, 2015, 2016
Hội nghị gây mê hồi sức toàn quốc các năm 2014, 2015, 2016, 2017, 2018
Hội nghị quốc tế IWAMSN các năm 2012, 2014, 2016, 2018
Hội nghị quốc tế biển Đông các năm 2011, 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018
Hội nghị xúc tiến đầu tư quốc tế ngành thông tin và truyền thông Việt Nam 2017, 2018
Hội nghị Gặp gỡ châu Âu 2018
Hội nghị quốc tế xúc tiến hợp tác kinh tế – y tế – giáo dục giữa tập đoàn Thiên Sư và Việt Nam 2018
Hội nghị biển Ấn Độ Dương 2018
Lễ kỷ niệm 50 năm ngày thành lập và đón nhận huân chương lao động công ty Phụ Tùng Máy số 1 Thái Nguyên 2018
Lễ hội giáng sinh Đức tại Hà Nội 2017, 2018
Lễ kỷ niệm 16 năm thành lập công ty TOTO Việt Nam 2018
Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hòa Bình
Công ty có hơn 500 nhân lực ở cả 3 chi nhánh, bao gồm những nhân lực chính sau:
- Cố vấn ban giám đốc
- Giám đốc văn phòng Đà Nẵng/TP Hồ Chí Minh
- Giám đốc trung tâm thiết bị
- Trưởng phòng Hành chính nhân sự
- Trưởng bộ phận màn hình LED
- Trưởng phòng Kinh doanh hội nghị
- Trưởng bộ phận Âm thanh
(Nguồn: nội bộ công ty Hòa Bình Group)
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức chi nhánh văn phòng Đà Nẵng
1.3.2 Chức năng của từng bộ phận
- Trưởng phòng đại diện chi nhánh:
+ Chịu trách nhiệm sử dụng , quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài sản được Tổng công ty giao.
Xây dựng và quản lý kế hoạch kinh doanh cùng chính sách của Công ty, đảm bảo hiệu quả hoạt động của chi nhánh.
+ Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và khuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh.
+ Tổ chức hoạt động kế toán theo quy định của công ty
+ Thực hiện các chương trình marketing theo kế hoạch của công ty, lập và thực hiện chương quảng cáo khuyến mãi trong phạm vi kinh doanh
+ Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại chi nhánh
+Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chánh tại chi nhánh, báo cáo kịp thời về văn phòng chính
+ Quản lý toàn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chi nhánh theo chính sách thủ tục nhân sự của công ty
+ Thực hiện theo mục tiêu doanh thu của công ty với chi nhánh, định kỳ hàng tháng báo cáo việc thực hiện
+ Đóng dấu và kí kết các giấy tờ và hợp đồng của công ty Giải quyết các vấn đề tồn đọng trong công ty.
- Phòng hành chính nhân sự:
+ Hỗ trợ giám đốc chi nhánh toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức
Hỗ trợ giám đốc chi nhánh trong việc quản lý nhân sự, nghiệp vụ hành chính, các vấn đề pháp chế, cũng như hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng.
+ Thực hiện những nghiệp vụ về chuyên môn tài chính, kế toán theo đúng quy định của Nhà nước
+ Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
+ Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán Cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán theo quy định của pháp luật.
+ Trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ
Trực tiếp thực hiện giao dịch, giới thiệu và đàm phán với khách hàng, đồng thời đưa ra các thỏa thuận về dịch vụ và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng.
+ Trực tiếp phân công công việc và giao trách nhiệm cho nhân viên thực hiện.
Quan sát và đôn đốc kiểm tra là cần thiết để phối hợp với các công ty liên quan, nhằm giải quyết những thay đổi, tình huống và sự cố bất ngờ phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình.
+ Nắm vững các thông tin dịch vụ công ty cung cấp
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng là quá trình quan trọng, bao gồm việc gặp gỡ hoặc gọi điện để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ Qua đó, bạn có thể nắm bắt nhu cầu tư vấn của khách hàng, giúp họ tiếp cận các sản phẩm mà họ đang cần.
+ Báo giá và đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, thảo thuận thời hạn thanh toán và giao nhậ
+ Gửi báo cáo kinh doanh cho cấp trên.
+ Phối hợp với các phòng ban khác rà soát, kiểm tra số lượn và chất lượng trong quá trình xuất và nhập thiết bị.
+ Chỉ đạo thi công sản phẩm ở các giai đoạn Tổ chức quản lí, kiểm tra chất lượng sản phẩm
+ Làm nghiệm thu bàn giao sản phẩm
+ Thực hiện kiểm tra, đảm bảo chất lượng máy móc, tránh tình trạng hư hỏng
+ Chịu trách nhiệm cho thuê các thiết bị sự kiện
+ Đề xuất phương án và mua thiết bị mới khi thiết bị chưa đảm bảo
+ Tổ chức training về vấn đề kĩ thuật và kết hợp với phòng hành chính tuyển nhân lực
+ Lên ý tưởng, xây dựng và phát triển thương hiệu:
+ Nghiên cứu và phát triển sản phẩm
+ Sáng tạo và thực hiện các chiến lược Marketing
+ Thiết lập các quan hệ truyền thông
+ Tham mưu với Ban giám đốc về từng chiến lược
Tổng hợp các chỉ số đánh giá khách hàng như mức độ thỏa mãn, tỷ lệ khiếu nại và các vấn đề thường gặp, sau đó lập báo cáo để trình bày cho các cấp quản lý.
Quản lý hiệu quả các kênh thông tin giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận dịch vụ và sản phẩm, đồng thời nắm bắt rõ ràng các chính sách liên quan đến chúng.
+ Quản lý việc tặng ưu đãi, quà nhân các dịp quan trọng trong năm cho các khách hàng của công ty
+ Lập kế hoạch, đề xuất cải tiến sản phẩm / dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng theo thời gian nhất định (theo quý / năm)
Xây dựng và cập nhật chính sách cho các sản phẩm mới hoặc sản phẩm được cải tiến, sau đó công bố trên các kênh thông tin hiện có của doanh nghiệp.
+ Lập kế hoạch về chi phí cho việc chăm sóc khách hàng và trình lên các cấp lãnh đạo
- Bộ phận Takecare: Nhiệm vụ hậu cần ở các chương trình, lên ý tưởng, setup, tổ chức và giám sát các hạng mục chương trình.
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA BỘ PHẬN SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HÒA BÌNH
Giới thiệu về phòng tổ chức sự kiện của công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Hòa Bình
2.1.1 Sơ lược về phòng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là quá trình thực hiện các công việc cần thiết để một "SỰ KIỆN" diễn ra, bắt đầu từ giai đoạn hình thành ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc.
Tổ chức sự kiện bao gồm việc sắp xếp các hoạt động trong các lĩnh vực như xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí và thể thao Các hình thức tổ chức sự kiện đa dạng như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm và lễ hội, với mục tiêu truyền tải thông điệp mà người tổ chức muốn công chúng nhận thức.
Tổ chức sự kiện là một công cụ quan trọng trong marketing, giúp thu hút sự chú ý của truyền thông và công chúng mục tiêu Đối với Hòa Bình Group, phòng sự kiện tại mỗi chi nhánh là bộ phận thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu và hình ảnh công ty trên toàn quốc Phòng sự kiện không thể hoạt động độc lập mà cần có sự liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác, nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất cho mỗi chương trình tổ chức.
Phòng tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm lập kế hoạch, phát triển nội dung và ý tưởng cho sự kiện, đồng thời tổ chức các nhiệm vụ hậu cần và điều hành chương trình khi đã được xác định Ngoài ra, phòng còn đóng vai trò giao tiếp với khách hàng, tiếp nhận yêu cầu và giải đáp thắc mắc liên quan đến các hạng mục trong chương trình.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện
(Nguồn: nội bộ công ty Hòa Bình Group)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện (Phòng Take care)
- Chức năng và nhiệm vụ của trưởng phòng Takecare:
+ Người điều hành tất cả mọi người trong phòng ban, điều nhân lực làm việc theo chuyên môn khi có đoàn diễn ra
+ Nắm bắt và phát triển từng cá nhân nhân lực trong phòng ban theo năng lực về chuyên môn mỗi người.
+ Gắn kết các thành viên trong phòng ban lại để hòa hợp và phát triển tốt nhất cùng đưa phòng ban đi lên
Người lên kế hoạch chịu trách nhiệm về sáng tạo và các yếu tố hậu cần, bao gồm thiết kế chương trình tổng quan, phân chia công việc cho từng thành viên, chuẩn bị vật dụng và thiết bị, điều phối thời gian theo kế hoạch, cũng như duyệt chương trình và kịch bản.
Hỗ trợ các phòng ban trong việc giao tiếp với khách hàng, xây dựng kế hoạch khảo sát và thống nhất ý kiến về chương trình tổng thể.
+ Kí xác nhận báo cáo và tổng kết mỗi đoàn phòng ban đảm nhân.
Báo cáo định kỳ hàng tuần và hàng quý về các hoạt động của phòng ban cho giám đốc chi nhánh là rất quan trọng Ngoài ra, việc giải quyết các vấn đề phát sinh và chịu trách nhiệm về những vấn đề ảnh hưởng đến danh tiếng công ty cũng cần được chú trọng, đặc biệt khi có phản ánh từ khách hàng hoặc khi có thiếu sót trong quy trình tổ chức ảnh hưởng đến tập thể.
+ Tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với khách hàng
+ Đại diện phòng trình ý kiến cho giám đốc
+ Liên hệ với các nhà cung ứng và sở ban ngành, ca sĩ, PG, nhân lực để chạy chương trình
- Chức năng và nhiệm vụ của Phó phòng Takecare
+ Đào tạo nhân lực hậu cần trước khi mỗi chương trình diễn ra
+ Đưa ý kiến và chỉnh sửa phần chuẩn bị của nhân viên sự kiện
+ Giúp đỡ những nhân lực mới khi chạy chương trình
+ Duyệt các phương án tổ chức và phương án dự phòng của các thành viên
+ Cùng hỗ trợ với trưởng phòng về quản lí nhân sự, đào tạo nhân lực
+ Duyệt các chương trình (timeline, công tác chia việc của SUP mỗi chương trình) + Giám sát nhân viên chạy chương trình
+ Hỗ trợ giám đốc gặp gỡ và đón tiếp những khách quan trọng
+ Hướng dẫn trực tiếp thực tập sinh sự kiện và thử việc sự kiên tại công ty
+ Điều phối công việc cho các nhaan viên trong ban
+ Cùng hỗ trợ trao đổi và giải đáp thắc mắc của khách hàng
+ Hỗ trợ giải đáp các vấn đề thắc mắc của nhân viên tại phòng ban
+ Quyết định các nhân sự tại phòng ban ( tuyển nhân viên, đào tạo, )
- Chức năng và nhiệm vụ của Nhân viên Takecare:
+ Chuẩn bị các địa điểm (đưa ra nhiều lựa chọn), trang thiết bị cần dùng trong chương trình
+ Lên ý tưởng kịch bản cho chương trình
+ Tổ chức và giám sát chương trình
Chúng tôi chuyên bố trí và sắp xếp các trang thiết bị cùng vật dụng trang trí theo yêu cầu của khách hàng Đội ngũ của chúng tôi cam kết làm việc theo hướng dẫn của quản lý và xử lý công việc một cách hiệu quả theo yêu cầu đề ra.
+ Đưa ra các ý tưởng tới các bước tiến hành cho chương trình
+ Tiếp nhận những ý kiến của khách hàng hoặc phòng ban khác trong công ty, lên ý tưởng tổ chức cho sự kiện
+ Lập kế hoạch, ước tính kinh phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách
+ Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp
+ Đảm bảo mọi thứ trong sự kiện phải được chỉn chu nhất (chỗ ngồi khách mời, khăn bàn, ly nước, )
+ Đánh giá quy mô và báo cáo đề xuất các quy trình
+ Kiểm soát được các tiêu chí an toàn thực phẩm trong suốt chương trình
2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng tổ chức sự kiện
Phòng ban có diện tích 5m x 6m Ngoài ra phòng còn có các vật dụng sau :
STT TÊN VẬT CHẤT KĨ THUẬT TÌNH TRẠNG SỐ LƯỢNG
2 Máy in trắng đen Mới 3
5 Ghế dựa làm việc Mới 9
9 Kệ đựng hồ sơ tại bàn Mới 7
10 Tủ đựng hồ sơ, giấy tờ Mới 2
19 Ấm nước siêu tốc Mới 1
( Nguồn: Nội bộ công ty Hòa Bình Group)
Bảng 2.1 Cơ sở vật chất tại phòng ban Sự kiện
Dựa trên bảng thống kê các cơ sở vật chất, có thể nhận thấy rằng phòng ban được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại nhằm phục vụ công việc của từng thành viên Công ty cũng chú trọng đến sức khỏe và nhu cầu giải trí của nhân viên.
Báo cáo quá trình thực tập và kinh nghiệm học hỏi được tại Công Ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Hòa Bình
2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện
Trong quá trình thực tập, công ty đã hỗ trợ em tìm hiểu về cơ cấu, định hướng phát triển và mục tiêu trong tương lai Em đã hiểu rõ về công việc, trách nhiệm và quyền lợi của thực tập sinh tại công ty.
Em rất cảm ơn sự tin tưởng của giám đốc chi nhánh và các anh chị, nhờ đó em đã có cơ hội tham gia tìm hiểu và thực hành nhiều công việc tại phòng ban sự kiện Từ những công việc hỗ trợ ban đầu đến việc tham gia cùng các anh chị trong các đoàn, em đã học hỏi được rất nhiều.
Tuần Công việc thực hiện Kinh nghiệm đạt được
Để nắm rõ thông tin về công ty, bạn nên đọc và tìm hiểu qua ba trang web: hoabinhevents, hoabinh-group và danangevents Bên cạnh đó, hãy xem xét ba tài liệu quan trọng gồm quy định của công ty, hồ sơ năng lực DNE và profile - SK BĐS để có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn.
Tìm kiếm thông tin về các bộ phận trong doanh nghiệp, bao gồm ngành công nghiệp, y tế và khách sạn 5 sao từ Huế đến Quảng Nam, cùng với các công ty có vốn đầu tư Hỗ trợ hướng dẫn làm slide cho các trò chơi team building phù hợp với số lượng người, nhằm chuẩn bị cho mùa hè sắp tới.
Tìm hiểu thông tin về các đối thủ trong lĩnh vực sự kiện và du lịch tại Đà Nẵng là rất quan trọng Cần xác định rõ những điểm mạnh và điểm yếu của họ, cũng như định hướng phát triển trong tương lai Bên cạnh đó, việc nắm bắt các ngành nghề liên quan sẽ giúp tạo ra chiến lược cạnh tranh hiệu quả hơn.
- Được học rất rõ và biết được cái quy trình về đón đoàn sân bay
- Được trải nghiệm thực tế và giải quyết một số vấn đề bất cập xảy ra
- Học được cách thức tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Tìm hiểu và hiểu rõ được về công ty và bộ phận sự kiện
Học hỏi và tìm hiểu kiến thức mới từ các sự kiện mà công ty đang tổ chức, đồng thời tìm kiếm thông tin về các phòng ban trong công ty.
- Tìm kiếm và xin thông tin báo giá dịch vụ tại các công ty đối thủ đang tìm kiếm
- Tìm hiểu thông tin khách tham dự và lên danh sách khách mời sẽ đón tại sân bay
- Học hỏi các anh chị và cũng hỗ trợ có mặt tại sân bay để thực hiện quy trình và thủ tục đón khách ở sân bay.
Tham gia đoàn “Hội thảo về Điều tra tội phạm an ninh mạng”, các công việc được phân công bao gồm: kiểm tra và thiết lập lại lần cuối, kiểm tra tai nghe, chỉnh sửa bàn ghế, đón tiếp và hướng dẫn khách vào vị trí đã sắp xếp, điều chỉnh mic và hỗ trợ khách khi có sự cố với tai nghe dịch.
Tìm kiếm địa điểm cung cấp bìa in cho đoàn Hội thảo về Điều tra tội phạm an ninh mạng, đồng thời hỗ trợ các anh chị trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh cho khách hàng.
Học hỏi từ hướng dẫn trực tiếp và nhận hỗ trợ tại sân bay giúp thực hiện quy trình tiễn khách hiệu quả Điều này cũng rất quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh, đặc biệt khi khách không thể lên máy bay do vấn đề sức khỏe.
- Hỗ trọ khách hàng trong việc phát sinh có tại hội thảo, hỗ trợ khách lồng khung chứng chỉ cho buổi trao tặng bàn khen và trao quà Đồng
- Qua những ngày làm hội nghị thì đã học được một vài quy trình làm sự kiện
- Tập cho bản thân thêm sự quan sát tinh tế, thường xuyên quan sát bao quát hết và kịp thời báo cáo để có phương án xử lí
- Hình dung sơ bộ được một hội nghị diễn ra như thế nào và cần làm những gì, chuẩn bị những gì
- Học thêm được quy trình tiễn khách sân bay và được biết thêm về những quy định không được lên sân bay.
- Học hỏi thêm về những các xử lí tình huống tại sân bay thời cũng hỗ trợ nhắc nhở đọc tên danh sách và thứ tự giấy khen
Trong sự kiện Gala Dinner “Daikin – Tiệc tân niên và Vinh danh khách hàng”, tôi đã được giao nhiệm vụ quan sát và quản trị sân khấu, theo dõi mọi vấn đề xảy ra trong bữa tiệc Tôi cũng đã chăm sóc các bàn khách VVIP khi cần hỗ trợ và thường xuyên nhắc nhở các anh chụp hình từ nhiều góc độ để ghi lại khoảnh khắc của khách mời.
- Đã học được cách quan sát bao quát tất cả trong một sự kiện xảy ra
- Học cách hỗ trợ khách hàng khi một chương trình sự kiện diễn ra
- Làm báo cáo tổng kết và nhận xét về những chương trình đã làm trong vòng 2 tuần đầu thực tập
Tiếp theo, nhận bàn giao các hạng mục từ đoàn tiếp theo, phó phòng và anh đã hướng dẫn trực tiếp về tính chất của đoàn Khách hàng sẽ làm việc và có những yêu cầu chung liên quan đến đoàn hội nghị sắp diễn ra.
Chuẩn bị các vật dụng của đoàn đã bàn giao bao gồm việc kiểm tra bảng tên chữ T, thẻ đại biểu, và số lượng các biển tên cùng thẻ đã in Nếu phát hiện sai sót, cần báo cáo ngay với bộ phận điều hành và làm việc lại với nhà cung cấp để khắc phục lỗi in.
- Di chuyển vào địa điểm tổ chức “Hội nghị
Sở hữu trí tuệ” của cục Công nghệ và Thông
- Rèn luyện được tính chỉnh chu nhất định, học được cách bàn giao cho khách hàng cần đúng giờ và chỉnh chu trong từng chi tiết nhỏ.
- Rèn luyện cho bản thân được tính mạnh dạn, cần quyết liệt hơn không được phân vân từ chối.
- Hiểu được khi làm việc có những vấn đề thắc mắc phải hỏi ngay không được có tư duy “tự nghĩ” trong công việc sự kiện.
Trong hội nghị tổ chức tại Khách sạn Century Huế, chúng tôi đã tiếp xúc với nhiều thông tin quốc gia và thực hiện công việc setup trước khi sự kiện diễn ra Chúng tôi hỗ trợ lồng bảng tên chữ T, trao đổi với khách về vị trí sắp xếp các bảng tên, và chuẩn bị thẻ đại biểu Đồng thời, chúng tôi lắng nghe ý kiến của khách hàng về cách setup hội nghị và hỗ trợ họ trong việc chuẩn bị tài liệu họp Đội ngũ của chúng tôi đã kiểm tra lại tài liệu, chỉnh sửa lỗi, in thêm bảng tên, chuẩn bị quà tặng, và tìm kiếm nhà cung cấp hoa cho tiệc tối thân mật theo yêu cầu của khách hàng.
Chúng tôi hỗ trợ các chị trong việc tổ chức tiệc tối thân mật tại khách sạn, bao gồm việc kiểm tra số lượng khách mời và chỉnh sửa tài liệu của nhà cung cấp Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ kiểm tra khu vực triển lãm vào sáng mai và nhắc nhở đội thiết bị kiểm tra các hạng mục đã bàn giao cho bộ phận thiết bị.
Ngày tiếp theo của hội nghị, chúng tôi đã hỗ trợ đại biểu chỉnh sửa slide và file phát biểu, đồng thời nhắc nhở nhà hàng chăm sóc khách trong bữa tiệc teabreak Chúng tôi cũng thu thập bảng chữ T và kiểm tra số lượng Chương trình sự kiện gala dinner đã diễn ra suôn sẻ, với sự tiếp xúc chuyên nghiệp từ các khách mời.
Thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group
2.3.1 Mục tiêu tổ chức sự kiện
Hơn 10 năm tham gia hoạt động trong lĩnh vực sự kiện, công ty luôn xác định rõ ràng và đưa ra những mục tiêu cụ thể Các mục tiêu công ty đề ra luôn có ý nghĩa thiết thực đảm bảo cho công tác tổ chức sự kiện luôn được thành công và tăng mức độ uy tín của công ty trên thị trường Việt Nam, giành được sự thiện cảm của khách hàng và đối tác
Sự rõ ràng trong mục tiêu của công ty là yếu tố then chốt trong ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam, giúp đáp ứng nhu cầu và xu hướng hiện tại Qua việc nghiên cứu từ các phòng ban, công ty xác định được định hướng rõ ràng, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực, đồng thời giảm thiểu rủi ro và hậu quả không mong muốn Công ty ưu tiên lựa chọn các chương trình lớn từ những thương hiệu uy tín và sản phẩm chất lượng, không tổ chức sự kiện cho những sản phẩm kém cạnh tranh, nhằm bảo vệ uy tín và ngân sách của mình.
Một chương trình sự kiện cần có những mục tiêu rõ ràng để hướng tới Công ty xác định các mục tiêu chính và phụ nhằm ưu tiên những vấn đề quan trọng nhất để thực hiện trước Đồng thời, công ty cũng xem xét tính phù hợp của các mục tiêu đã đề ra, điều chỉnh số lượng mục tiêu và giải quyết những vấn đề còn tồn đọng Các mục tiêu này không chỉ thể hiện rõ ràng mục đích mà còn tập trung vào những vấn đề cần giải quyết, đảm bảo tính cấp bách và định hướng cho tương lai.
2.3.2 Công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và du lịch Quốc tế Hoà Bình đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thông qua nhiều sự kiện quy mô lớn Mặc dù công ty đã tiếp cận được nhiều khách hàng qua các kênh truyền thông hiện có, vẫn còn nhiều khách hàng tiềm năng ở các khu vực khác chưa được khai thác.
Trong những năm gần đây, công ty đã chú trọng phát triển các chính sách thu hút khách hàng Mặc dù vẫn còn một số bất cập trong việc thực hiện các chính sách này, công ty đã đạt được những thành công ban đầu trong việc khai thác khách hàng tiềm năng.
2.3.2.2 Quy trình tổ chức sự kiện tại Hoà Bình Group
Sau thời gian thực tập tại công ty, em đã tích lũy được nhiều kiến thức quý báu từ việc quan sát và học hỏi, giúp em hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện như sau:
Giai đoạn Công việc cụ thể Mô tả cụ thể Bộ phận thực hiện
Trước khi diễn ra sự kiện
Tìm kiếm khách hàng/Khách hàng tự tìm đến công ty
Khách hàng được thu hút thông qua các hoạt động của bộ phận Chăm sóc khách hàng và PR của công ty Với thương hiệu cá nhân và uy tín đã được xây dựng trong lĩnh vực sự kiện, công ty thu hút được nhiều khách hàng mong muốn chương trình của họ đạt được thành công tối ưu.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng
Tiếp nhận và tìm hiểu yêu cầu của khách hàng
Lắng nghe và đánh giá yêu cầu của khách hàng là bước quan trọng để tối ưu hóa thông điệp trong chương trình, quyết định thành công hay thất bại của nó.
Bộ phận điều hành và Sales
Tư vấn và thương lượng với khách hàng
Trước khi tư vấn, cần phân tích thông tin của khách hàng để đưa ra những ưu điểm và nhược điểm của chương trình Đồng thời, cần thông báo về chi phí phát sinh, rủi ro và các yếu tố có thể xảy ra trong quá trình tổ chức chương trình.
Để tư vấn và thương lượng hiệu quả với khách hàng, cần thu thập những thông tin quan trọng như lĩnh vực hoạt động của đối tác, loại hình sự kiện mong muốn, ý tưởng mà khách hàng muốn truyền tải, cách thức tổ chức sự kiện, mục đích của chương trình, đối tượng tham gia, ngân sách dự kiến cho chương trình, cũng như thời gian và địa điểm mà khách hàng muốn tổ chức.
Bộ phận điều hành và Sales, có thể bao gồm cả bên thứ ba, cần xác định các yêu cầu đặc biệt, các hoạt động chính trong chương trình và một số yêu cầu khác.
Trong các công việc đàm phán và tư vấn cho khách hàng, thường có sự tham gia của ít nhất hai người: một là nhân viên bán hàng chương trình sự kiện, và hai là điều hành chương trình, người chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh, làm việc với nhà cung cấp và kiểm soát toàn bộ chương trình.
Hai đối tượng này sẽ hỗ trợ lẫn nhau để đáp ứng yêu cầu của khách hàng Đôi khi, các chương trình cần sự tham gia của những người đã có kinh nghiệm làm việc hoặc mối quan hệ với khách hàng trong quá trình đàm phán.
Giai đoạn trong sự kiện
Giai đoạn này bao gồm việc lên ý tưởng cho chương trình, xác định chìa khóa thông điệp, chủ đề và thiết kế các yếu tố như backdrop, standee và băng rôn Sau khi hoàn thiện ý tưởng, chúng tôi sẽ đưa vào Proposal Khi khách hàng đồng ý với Proposal, chúng tôi sẽ tiến hành thiết kế thư mời, sân khấu, photobooth, standee và băng rôn.
Khảo sát địa điểm chuẩn bị sự kiện, đưa các thiết kế vào phối cảnh của địa
Bộ phận Takecare,điều hành, sự kiện điểm tổ chức
Phân chia công việc cho từng thành viên theo hạng mục của chương trình là rất quan trọng Nhân viên Takecare sẽ đảm nhận toàn bộ công việc và giám sát thời gian bàn giao các hạng mục đã hoàn thành cho khách hàng Họ cũng sẽ phân công công việc cho các nhân viên tham gia chương trình, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm soát rủi ro và giải quyết các vấn đề phát sinh.
GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH QUỐC TẾ HÒA BÌNH
Mục tiêu và định hướng phát triển công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group
3.1.1 Mục tiêu a Mục tiêu ngắn hạn
- Tập trung vào những dịch vụ tổ chức những chương trình sự kiện, hội nghị, hội thảo,
- Nâng cao và đẩy mạnh công tác tìm kiếm khách hàng tiềm năng tại khu vực miền Trung
Giữ liên lạc thường xuyên và chăm sóc khách hàng đã hợp tác là cách hiệu quả để mở rộng mối quan hệ với các tập đoàn lớn trong và ngoài nước, từ đó xây dựng đối tác thân thiết và lâu dài cho công ty.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công ty, việc thường xuyên nắm bắt tình hình là rất quan trọng Điều này giúp xây dựng các kế hoạch nhằm đa dạng hóa dịch vụ và nâng cao chất lượng các dịch vụ mới.
Để nâng cao chất lượng nhân viên, cần đầu tư nhiều hơn vào đào tạo chuyên sâu, giúp họ linh hoạt và nhiệt huyết trong công việc Việc lắng nghe ý kiến của nhân viên trẻ, những người luôn tràn đầy sáng tạo, sẽ giúp công ty đạt được các mục tiêu đề ra.
- Trau dồi, tìm kiếm các giải pháp tổ chức sự kiện đa dạng, tối ưu hóa về các chi phí cho khách hàng.
Hệ thống thiết bị được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ, đồng thời được đổi mới để duy trì chất lượng cao Chúng tôi áp dụng công nghệ hiện đại nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình sử dụng, hướng tới mục tiêu dài hạn.
- Khẳng định hơn nữa về năng lực và vị trí của công ty trên thị trường cạnh tranh khốc liệt
- Trở thành doanh nghiệp tổ chức sự kiện hàng đầu Châu Á
Mở rộng quy mô hoạt động của các công ty sang nhiều tỉnh khác nhau giúp tiếp cận khách hàng một cách gần gũi hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin.
- Phấn đấu đưa công ty trở thành công ty sự kiện đứng đầu Việt Nam c Mục tiêu chất lượng
Mục tiêu hàng đầu của chúng tôi là cung cấp dịch vụ với tỉ lệ thành công cao nhất và đảm bảo chất lượng tốt nhất cho khách hàng.
Tập trung vào việc khai thác triệt để các công ty lớn trong khu vực và xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác để mở rộng mạng lưới và giới thiệu thêm các đối tác khác.
- Công ty đề ra mục tiêu về tăng doanh thu trong năm nay tăng hơn năm ngoái 20% về tổng doanh thu và tổng số đoàn công ty đảm nhận
Theo ông Jackie Hân, Phó Tổng Giám Đốc Hòa Bình Group, thương hiệu Hòa Bình Group đã khẳng định được vị thế vững chắc tại Việt Nam Do đó, trong tương lai, công ty sẽ tập trung vào việc mở rộng ra thị trường quốc tế, với mục tiêu trở thành một thương hiệu tổ chức sự kiện toàn cầu.
Giải pháp phát triển và hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group
Sau khi phân tích công tác tổ chức sự kiện tại Hòa Bình Group, có thể nhận thấy rằng công ty đã thành công trong việc tổ chức các chương trình Mặc dù hiệu quả trong việc áp dụng các phương pháp tổ chức sự kiện còn ở mức khởi đầu và chưa đạt được kết quả như mong đợi, vẫn còn nhiều vấn đề tồn đọng trong các phương pháp này, gây khó khăn trong việc áp dụng vào thực tiễn.
Tổ chức sự kiện là một công việc đầy thách thức, đòi hỏi sự tâm huyết và khả năng chịu đựng áp lực từ những người làm nghề Mặc dù đã nêu ra các công việc nổi bật, nhưng vẫn chưa phản ánh hết sự phức tạp và khó khăn của ngành này Từ việc xây dựng ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc, có hàng trăm công việc cần thực hiện, yêu cầu sự tỉ mỉ và chú ý đến từng chi tiết Mức độ thành công của một sự kiện thường được đánh giá qua số lượng khách tham dự và giá trị mà chương trình mang lại cho họ.
Gần đây, qua các sự kiện do công ty Hòa Bình Group tổ chức, tôi nhận thấy chất lượng tổ chức sự kiện ngày càng được cải thiện Nhân viên tổ chức không chỉ có chuyên môn cao mà còn nhiệt huyết và linh hoạt hơn so với trước đây Điều này được thể hiện qua việc công ty đảm nhận các sự kiện lớn với quy mô cao, thu hút ngày càng nhiều khách hàng từ các tập đoàn, bộ ban ngành và các Đại sứ quán tại Việt Nam Sự gia tăng này chứng tỏ uy tín của công ty trong mắt khách hàng ngày càng được khẳng định.
Trong bối cảnh ngành sự kiện đang phát triển mạnh mẽ, công ty Hoà Bình Group phải nỗ lực không ngừng để nâng cao chất lượng dịch vụ và tổ chức các chương trình thành công, chuyên nghiệp hơn nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và cạnh tranh với các công ty khác.
Để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức sự kiện, em xin chia sẻ ý kiến và giải pháp của mình dựa trên những kiến thức đã học ở trường cũng như kinh nghiệm tích lũy trong quá trình thực tập và nghiên cứu chuyên đề.
Công ty Hòa Bình Group đang nỗ lực hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện nhằm rút ngắn thời gian và tối ưu hóa chi phí.
3.2.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ công nhân viên
Ngân sách cho đào tạo và phát triển kỹ năng nhân viên hiện còn hạn chế, vì vậy công ty Hòa Bình Group cần chú trọng hơn đến quản trị nhân sự Để nâng cao chất lượng nhân viên, công ty cần áp dụng các biện pháp cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả công tác này.
Tìm kiếm nguồn nhân sự mới có kiến thức và chuyên môn tốt là rất quan trọng trong công việc tổ chức sự kiện, vì đây là lĩnh vực áp lực cao đòi hỏi nhiều kỹ năng cần thiết Việc tuyển thêm nhân viên và đào tạo kỹ càng sẽ giúp tăng hiệu quả công việc Cần lựa chọn những nhân sự hòa đồng, gắn kết với các thành viên trong phòng ban để tạo sự ăn ý và chia sẻ khối lượng công việc Đặc biệt, nhân viên cần có khả năng giao tiếp lưu loát ngoại ngữ để làm việc tự tin hơn Thái độ tích cực của nhân viên cũng rất quan trọng, vì họ sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện Một nhân viên không nhiệt tình có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh công ty Do đó, công ty nên áp dụng chiến lược “khách hàng hài lòng là tất cả” vào tư duy của nhân viên để họ hoàn thành công việc tốt nhất.
- Xây dựng những chính sách phát triển giữa các phòng ban để có sự cố gắng phấn đấu từ những bộ phận nhỏ lên những vị trí cao hơn
3.2.2 Hoàn thiện và nghiên cứu phần mềm quản lí công việc
Công ty Hòa Bình Group cần cải tiến và phát triển phần mềm quản lý sự kiện để theo dõi và kiểm soát tất cả hoạt động tổ chức sự kiện Đồng thời, công ty cần chú trọng cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng Nhân viên sẽ tiếp nhận và phân tích yêu cầu của khách hàng, từ đó đề xuất giải pháp hợp lý nhằm đạt được lợi ích cho cả hai bên Các nhà cung cấp được lựa chọn sẽ đáp ứng yêu cầu của khách hàng với mức chi phí phù hợp, đảm bảo mục tiêu ban đầu đã thỏa thuận.
3.2.3 Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại công ty Hòa Bình Group
Công tác tổ chức sự kiện tại công ty Hòa Bình Group là một yếu tố quan trọng cho sự phát triển quốc tế của công ty Để hoàn thiện công tác này, cần xây dựng các chiến lược dựa trên tình hình thực tế, đảm bảo tính linh hoạt và giảm thiểu sai sót khi áp dụng Một trong những biện pháp quan trọng là xây dựng mô hình thu thập ý kiến và nhận xét của khách hàng, nhằm nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Để đánh giá phần trăm thành công của chương trình tổ chức, công ty đã áp dụng mô hình thu thập ý kiến và nhận xét từ khách hàng, giúp phản ánh chân thực mức độ hài lòng đối với công tác tổ chức sự kiện Những ý kiến này là bài học quý giá để công ty nhận diện ưu điểm và nhược điểm trong quy trình tổ chức, từ đó phát triển hơn nữa và đáp ứng nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên, do phần lớn khách hàng là lãnh đạo hoặc người có vị trí cao trong các tập đoàn lớn, việc họ dành thời gian cho khảo sát là khó khăn, vì vậy công ty cần tăng cường thu thập ý kiến qua điện thoại và email, đồng thời chú trọng công tác thăm hỏi khách hàng sau chương trình Phòng chăm sóc khách hàng sẽ tổng hợp ý kiến và trình lên ban lãnh đạo, việc này rất quan trọng để góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Việc duy trì và bảo mật hệ thống thông tin là rất quan trọng đối với Hòa Bình Group, giúp lưu trữ và cập nhật dữ liệu một cách khoa học và dễ dàng Hệ thống thông tin mạnh mẽ không chỉ giảm thời gian tìm kiếm cho nhân viên mà còn đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ, tránh tổn thất cho công ty Đầu tư vào phần mềm và nâng cấp hệ thống thường xuyên sẽ mang lại nhiều lợi ích Ngoài ra, công ty cũng cần chú trọng hơn vào công tác truyền thông và quảng cáo sự kiện trên Facebook để nâng cao hiệu quả tiếp cận khách hàng.
Hệ thống trang web và mạng xã hội Facebook của công ty là công cụ hấp dẫn, thường xuyên cập nhật thông tin và xu hướng mới Trang web không chỉ giúp giới thiệu công ty mà còn thu thập nhu cầu và thông tin từ khách hàng Tuy nhiên, trang web vẫn bị lẫn với một tập đoàn khác và lượt truy cập còn thấp Trang Facebook của công ty cũng chưa đạt được tương tác cao, trong khi đây là nền tảng mạng xã hội phổ biến tại Việt Nam Quảng cáo trên Facebook sẽ giúp lan truyền thông tin nhanh chóng, thông báo sự kiện và ưu đãi, từ đó thu hút nhiều khách hàng tiềm năng.
(Nguồn: Trang web công ty Hòa Bình Group – Tổ chức sự kiện)
Hình 3.2 Trang chủ website của công ty Hòa Bình Group – Event
(Nguồn: Trang Facebook công ty Hòa Bình Group – Tổ chức sự kiện)
Công ty Hòa Bình Group đã thành công trong việc xây dựng chính sách quan hệ đối tác với khách hàng, tạo ra những mối quan hệ hiệu quả Tuy nhiên, công ty cần chú ý đến những vấn đề nhỏ xung quanh để nâng cao hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích hơn Đối với các đối tác lâu năm như khách sạn tổ chức và nhà cung cấp, việc duy trì và thắt chặt mối quan hệ là rất quan trọng Công ty nên đưa ra các chính sách rõ ràng trong quá trình làm việc và thường xuyên trao đổi về giá cả dịch vụ để tránh tình trạng chèn ép giá Bên cạnh đó, việc cập nhật thông tin sự kiện từ các công ty sự kiện khác cũng cần được thực hiện thường xuyên.
Tổ chức sự kiện nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho doanh nghiệp trong và ngoài nước giao lưu, tìm kiếm đối tác mới Mọi công ty đều cần tổ chức sự kiện để thu hút khách hàng, do đó, việc nắm bắt nhu cầu của khách hàng và lịch tổ chức sự kiện của đối thủ là rất quan trọng Nếu khách hàng chọn đối thủ, điều đó cho thấy công ty chưa đáp ứng được mong muốn của họ hoặc nhân viên chưa đưa ra lựa chọn phù hợp Do đó, công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về đối thủ để hiểu rõ thị hiếu khách hàng, từ đó phát triển dịch vụ mới và học hỏi ý tưởng tổ chức sự kiện hiệu quả.
