Nghiên cứu khoa học KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI THAM DỰ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG CHO SINH VIÊN

Vì vậy, để giúp sinh viên nói riêng, người xin việc nói chung cũng như bảnthân người làm nghiên cứu có thể thành công trong phỏng vấn tuyển dụng sau này,giúp nhà tuyển dụng có được những

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KỸ NĂNG CẦN CÓ KHI THAM DỰ PHỎNG VẤN

TUYỂN DỤNG CHO SINH VIÊN

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2.Mục tiêu đề tài 2

3.Phương pháp nghiên cứu 2

4.Phạm vi nghiên cứu 3

5 Lịch sử nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG 5 1.1 Khái niệm và mục đích của phỏng vấn tuyển dụng 5

1.1.1.Khái niệm của phỏng vấn tuyển dụng: 5

1.1.2 Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng 6

1.2 Các loại phỏng vấn 7

1.3 Quy trình của một buổi phỏng vấn 9

CHƯƠNG 2: CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ VÀ THỰC HIỆN PHỎNG VẤN 12

2.1 Chuẩn bị trước phỏng vấn 12

2.1.1.Chuẩn bị hồ sơ xin việc 12

2.1.2.Chuẩn bị thông tin liên quan đến công việc, nhà tuyển dụng và bản thân 17

2.1.3.Chuẩn bị trả lời các câu hỏi và bài kiểm tra của nhà tuyển dụng 19

2.1.4.Chuẩn bị các câu hỏi cho nhà tuyển dụng 22

2.1.5.Một số chuẩn bị khác 22

2.2 Giai đoạn phỏng vấn trực tiếp 23

2.2.1.Tác phong chuyên nghiệp của người đi phỏng vấn 24

2.2.2 Cách trả lời phỏng vấn tuyển dụng 31

2.2.3 Đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng 36

2.2.4 Kết thúc buổi phỏng vấn 39

2.3 Giai đoạn sau phỏng vấn 40

2.3.1.Tổng kết, đánh giá 41

2.3.2 Gửi thư cảm ơn tới nhà tuyển dụng 43

CHƯƠNG 3: MỘT SỖ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO KĨ NĂNG PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG CHO SINH VIÊN 45

3.1 Về phía nhà trường 45

3.2 Về phía sinh viên 47

TỔNG KẾT 49

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: 50

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Phỏng vấn xin việc là một hình thức đang ngày càng phổ biến hiệnnay, nó có ý nghĩa quan trọng đối với người đi xin việc nói chung và cá nhân cácbạn sinh viên nói riêng để có được một công việc như mong muốn Bởi sinh viênhầu hết ít khi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế trong khi sự khác biệtgiữa lý thuyết và thực tiễn thì ngày càng cao, nên hầu hết đều bỡ ngỡ khi bước chânkhỏi cổng trường đại học, cao đẳng hay trung cấp nghề Bên cạnh đó cùng một lúc,trong cùng một ngành nghề có rất nhiều sinh viên cùng tốt nghiệp, kết hợp với sốsinh viên chưa tìm kiếm đươc việc làm khiến cho khả năng cạnh tranh đối với một

vị trí công việc là rất cao Vì vậy, bên cạnh kiến thức chuyên môn, nếu sinh viênkhông trang bị những kỹ năng mềm đặc biệt là kỹ năng phỏng vấn xin việc thì khó

có thể giành được cơ hội chiến thắng cho mình

Tuy nhiên,hiện nay mặc du hầu hết sinh viên thì đều nhận thức đượctầm quan trọng của hoạt động phỏng vấn tuyển dụng song kinh nghiệm phỏng vấnvẫn còn hạn chế Vì trên thực tế sinh viên sắp ra trường thường chỉ tiếp cận thôngtin qua mạng internet, các thông tin này rất rời rạc và hầu hết chưa được kiểm địnhchính xác Đối với các tài liệu như sách, báo, tạp chí có nhưng với số lượng rất ít,một số nội dung chưa phù hợp với hoạt động phỏng vẫn tuyển dụng ở nước ta docác sách này chủ yếu là bản dịch từ sách nước ngoài, các sách của tác giả Việt Namviết thì lại có nội dung tương tự, hiếm có sự thay đổi cho phù hợp Trong nhàtrường, sinh viên cũng ít có cơ hội tham gia các khóa học hay hoạt động nâng cao

kỹ năng phỏng vẫn xin việc, nếu có thì có rất ít sinh viên đăng ký tham gia Ngoài

ra, vơi tâm lý e ngại và còn nặng lý thuyết, đặc biệt là các khối ngành xã hội nhânvăn thì sinh viên luôn bị động trong việc tìm kiếm những cơ hội để trải nghiệm vànâng cao năng lực phỏng vấn của mình Do đó, nhiều bạn sinh viên ra trường vớitấm bằng giỏi, đạt yêu cầu về hồ sơ, thậm trí là rất tốt nhưng khi được gọi tớiphỏng vấn lại thất bại hoàn toàn vì thiếu kỹ năng giao tiếp hay nói cách khác là kỹnăng phỏng vấn tuyển dụng khi chưa thể hiện được năng lực của mình cho nhàtuyển dụng

Hơn nữa, việc làm có ý nghĩa rất quan trọng, nó quyết định đến cuộcsống hiện tại và tương lai của chúng ta, tìm kiếm những việc làm tốt phù hợp với

chuyên môn nghiệp vụ cũng như sở thích là điều mà tất cả người lao động trong đó

có sinh viên đều mong muốn Song nó không phải là một việc dễ dàng đạt đượcnếu thiếu kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, nhất là trong bối cảnh kinh tế thị trườngđầy biến động; khoa học kỹ thuật và tỷ lệ dân số ngày càng phát triển như hiện nay

Vì vậy, để giúp sinh viên nói riêng, người xin việc nói chung cũng như bảnthân người làm nghiên cứu có thể thành công trong phỏng vấn tuyển dụng sau này,giúp nhà tuyển dụng có được những ứng cử viên sáng giá nhất, chúng tôi đã quyết

định thực hiện đề tài: “Kỹ năng cần có khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng cho

sinh viên”.

2.Mục tiêu đề tài

Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn sẽ:

- Làm rõ được các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quá trình phỏngvấn tuyển dụng hiện nay để khẳng định vai trò của nó đối với các bạn sinh viên

- Cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về lý thuyết liên quan tới phỏng vấntuyển dụng cho sinh viên để có thể chuận bị sẵn sàng cho quá trình phỏng vấn xinviệc sau này

- Trang bị cho bản thân thêm những kiến thức và kinh nghiệm về phỏng vấntuyển dụng

3.Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu các tài liệu sách, báo, tạp chí và các bài viết liênquan đến hoạt động phỏng vẫn xin việc trên thư viên Đại học Quốc gia Hà Nội,trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, thư viện Quốc gia Hà Nội và trêncác trang mạng thông tin đại chúng

- Phương pháp so sánh giữa nhận thức của sinh viên chưa từng tham dựphỏng vấn với sinh viên cũng như những người nhân viên đã qua phỏng vấn tuyểndụng để có thể thấy được sự khác biệt và rút ra những bài học kinh nghiệm chosinh viên

- Pháp nghiên cứu liên ngành

- Phương pháp phân tích hệ thống đối với các phiếu điều tra khảo sát để cóthể đưa ra những nhận xét chung nhất đối với từng vấn đề được đưa ra.

- Phương pháp phỏng vấn đối với người lao động, sinh viên đã và chưa từngtham dự phỏng vấn tuyển dụng liên quan đến các vấn đề phỏng vấn xin việc đãthấy được những nhận thức khác nhau trong vấn đề này trong từng đối tượng khácnhau của hoạt động phỏng vấn tuyển dụng Từ đó đưa ra những nhận xét để giúpsinh viên biết nhà tuyển dụng nghĩ gì và sinh viên có và thiếu những gì, để sinhviên tự trang bị thêm cho mình những hành trang cần thiết khi biết vào một cuộcphỏng vấn tuyển dụng sau này

4.Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung tìm hiểu các vấn đề: thực trạng phỏng vấn xin việc; nhận thức của sinh viên đối với hoạt động phỏng vấn tuyển dụng; khái niệm; mục đích; các loại phỏng vấn tuyển dụng; quá trình phỏng vấn và những kỹ năng cần có cho sinh viên trước, trong và sau khi phỏng vấn

5 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay, có rất nhiều tác giả, dịch giả quan tâm tới vấn đề phỏng vấn tuyểndụng Tuy nhiên những cuốn sách được biên dịch lại hay tập hợp lại từ sách nướcngoài chỉ nghiên cứu khái quát một số công đoạn cho phỏng vấn tuyển dụng màchủ yếu là những việc nên làm hoặc không nên làm khi tham gia phỏng vấn Mặtkhác, cách viết sách hay tiếp cận vấn đề của những cuốn sách nước ngoài đượcdịch lại mặc dù gợi mở được vấn đề và cung cấp cho chúng ta một lượng kiến thứckhá lớn nhưng chưa rõ và chưa cụ thể từng vấn đề chi tiết Ngược lại, đối vớinhững cuốn sách của các tác giả Việt Nam, các vấn đề được viết khá cụ thể, dễ hiểunhưng chưa bao quát đầy đủ được vấn đề Cụ thể:

Trong cuốn 10 điều cần biết để có một việc làm thích hợp, tác giả P.H Diệp

đã tập trung nghiên tới tác phong của ứng viên khi tham dự phỏng vấn và nhữngcâu hỏi phỏng vấn thường gặp nhưng chưa đề cập tới những yếu tố cần chuẩn bịkhi tham dự phỏng vấn, không hướng dẫn trả lời cho các câu hỏi trên và không đềcập tới các công việc ứng viên cần làm khi cuộc phỏng vấn kết thúc

Trong cuốn sách Kĩ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh của TSThái Trí Dũng xuất bản năm 2009, tác giả có cung cấp những vấn đề mà ứng viêncần biết như chuẩn bị trước phỏng vấn, cách trả lời phỏng vấn và tác phong cần thểhiện trong buổi phỏng vấn Tuy nhiên những vấn đề này còn viết chung chung,khái quát.

Cuốn sách Cây dù của bạn màu gì? – Cuốn “cẩm nang” dành cho người xinviệc của tác giả Richar Nelson Bolles xuất bản năm 2008 có đưa ra những nguyêntắc mà ứng viên cần tuân theo khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng và phân tích kháchi tiết nguyên tắc này Tuy nhiên, cuốn sách này viết theo hướng gợi mở chongười đọc nên nội dung không được tập hợp thành vấn đề cụ thể mà nó đòi hỏingười đọc phải suy luận và liên hệ thực tế để có thể hiểu vấn đề…

Nhìn chung những nghiên cứu nêu trên đã phần nào đó đề cập tới kĩ năngcần có của ứng viên khi tham dự phỏng vấn tuyển dụng Tuy nhiên phần lớn cáccông trình đó chưa thể hiện được đầy đủ các kĩ năng và công việc cần phải làm củasinh viên sắp ra trường trong việc phỏng vấn tuyển dụng Vì vậy, trong đề tài này,chúng tôi kế thừa những nghiên cứu nói trên và tập trung nghiên cứu và làm rõnhững vấn đề về phỏng vấn tuyển dụng nhằm trang bị cho các bạn sinh viên những

lý thuyết cơ bản nhất về vấn đề này

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG

1.1 Khái niệm và mục đích của phỏng vấn tuyển dụng

1.1.1.Khái niệm của phỏng vấn tuyển dụng:

Xã hội càng phát triển, máy móc và các phương tiện hiện đại ra đời ngàycàng nhiều và chi phối càng nhiều hơn trong đời sống của con người, kể cả lĩnh vựcgiao tiếp Với Internet, chúng ta có thể gặp nhau trên mạng và những cuộc gặp gỡtrực tiếp bên ngoài sẽ ít hơn trước đây Tuy nhiên, đối với các cuộc phỏng vấntuyển dụng, chúng ta lại không thể trò chuyện thông qua bất kì một phương tiệnnào vì chỉ có trò chuyện trực tiếp thì buổi phỏng vấn mới thành công

Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình giao tiếp bằng lời (thông qua các câu hỏi

và câu trả lời) giữa những người tuyển chọn và người xin việc Đây là một trongnhững phương pháp thu thâp thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn Phỏngvấn tuyển dụng giúp chúng ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trìnhnghiên cứu đơn xin việc không nắm được hoặc các loại văn bằng chứng chỉ khôngnêu hết được (Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, ThS Nguyễn Vân Điềm-PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2010)

Thực chất, phỏng vấn tuyển dụng là một quá trình thu nhận thông tin Vềphía người được phỏng vấn, họ sẽ tìm được đáp án cho câu hỏi: Mình có thực sựmuốn làm việc ở công ty đó không? Cơ quan này có phù hợp với mình haykhông? Còn về phía nhà tuyển dụng, phỏng vấn là quá trình thu thập và và đánhgiá thông tin về những ứng viên, từ đó đưa ra những quyết định về nhân sự Sau khitìm hiểu sơ yếu lí lịch và hồ sơ xin việc của ứng viên, nhà tuyển dụng muốn xácminh lại một số câu hỏi: Liệu ứng viên đó có phải là người thích hợp hay không?

Họ có đủ khả năng và kinh nghiệm cho công việc hay không? Họ có hợp tác đượcvới mọi người hay không? Như vậy, phỏng vấn tuyển dụng chính là cơ hội để cho

cả hai bên xem xét và đánh giá những yếu tố liên quan đến công ty tuyển dụng, đếncông việc và bản thân ứng viên

1.1.2 Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng.

Một cuộc phỏng vấn được nhà tuyển dụng đưa ra nhằm một số mục đích cơbản như sau:

Thứ nhất, phỏng vấn tuyển dụng nhằm thu thập thông tin về người xin việc:

Qua các công cụ tuyển dụng như sơ yếu lý lịch, hồ sơ xin việc, những thông tin vềứng viên có thể chưa hoàn toàn đầy đủ, chưa rõ ràng Qúa trình phỏng vấn sẽ tạo

cơ hội cho nhà tuyển dụng có thêm thông tin về ứng viên được rõ ràng, được giảithích cặn kẽ hơn Những tiêu chuẩn mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên có thểlà:

- Đủ khả năng làm việc: Ứng viên có trình độ học vấn (học trường nào, xếploại học lực gì ) và sức khoẻ để đáp ứng yêu cầu của công việc hay không?

- Đủ tiêu chuẩn để làm được công việc: Ứng viên có kinh nghiệm làm việc

và có khả năng phát triển, có định hướng nghề nghiệp (nguyện vọng về nghềnghiệp, những mục tiêu trực tiếp và lâu dài, khả năng thăng tiến) rõ ràng haykhông?

- Sự phù hợp với công việc: Ứng viên có khả năng hoà nhập với tập thể haykhông?

Ngoài những yếu tố trên, nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm và đánh giá một số

kĩ năng cần thiết mà ứng viên cần có như kĩ năng quản lý thời gian, kĩ năng xử lýxung đột, khả năng làm việc nhóm và truyền đạt thông tin… Bên cạnh đó, nhfatuyển dụng còn tìm kiếm những phẩm chất như sự trung thực, lòng nhiệt huyết, sựquyết đoán, khả năng hoà nhập và tiềm năng phát triển của ứng viên…

Thứ hai, phỏng vấn tuyển dụng có tác dụng đề cao công ty: Qua phỏng vấn

giúp cho nhà tuyển dụng giới thiệu về công ty của mình, làm cho người xin việchiểu rõ những mặt mạnh, ưu thế của công ty Đây chính là hình thức quảng cáo hữuhiệu nhất cho cơ quan đó

Thứ ba, phỏng vấn tuyển dụng được tiến hành để cung cấp thông tin về tổ

chức cho người xin việc, ví dụ như mục tiêu của công ty, cơ cấu bộ máy tổ chứcquản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hội thăng tiến, việc làm

Ngoài ra, phỏng vấn tuyển dụng sẽ giúp những người tham gia thiết lập quan

hệ bạn bè, tăng cường khả năng giao tiếp

1.2 Các loại phỏng vấn

Hiện nay, các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thường áp dung nhiều loạiphỏng vấn để thu thập thông tin Đó là:

Phỏng vấn sơ bộ: Phỏng vấn sơ bộ được tiến hành nhằm xác định ứng viên

đó sẽ được vào hoặc loại khỏi danh sách ứng viên vòng 1 Những cuộc phỏng vấnnày có thể được tiến hành qua điện thoại bởi người tiếp nhận bản sơ yếu lí lịch Tấtnhiên hình thức phỏng vấn này không nên để cho nhân viên lễ tân hay thư kí cấpdưới chưa có kinh nghiệm về phỏng vấn tiến hành Tuy nhiên trên thực tế, trườnghợp này thường xảy ra Nó cũng có thể được thực hiện bởi những thành viên trongcông ty chịu trách nhiệm thu hút người nộp đơn xin việc, giám đốc nhân sự hoặcchính người phụ trách tuyển dụng Hình thức phỏng vấn cơ bản này nhằm xác địnhcác yêu cầu cần thiết có được áp dụng hay không, chủ yếu tập trung vào kinhnghiệm làm việc, kĩ năng và trình độ học vấn Như vậy, việc kiểm tra này đôi khi

sẽ loại bỏ nhu cầu cần tổ chức một buổi phỏng vấn Qua bản sơ yếu lí lịch, nhàtuyển dụng có thể đưa bạn vào hoặc loại bỏ khỏi danh sách

Phỏng vấn lần 2: Phỏng vấn này thường kéo dài từ 30-45 phút và được tiến

hành để duyệt lại mọi vấn đề thuộc về khả năng của người xin việc Việc này chophép người phỏng vấn có thế ra quyết định cuối cùng về tuyển dụng nhân sự

Phỏng vấn theo mẫu: Là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi được thiết kế

sẵn từ trước theo yêu cầu của công việc Đây là hình thức mà các câu hỏi và câu trảlời đều được chuẩn bị kĩ cho người phỏng vấn và người được phỏng vấn Trongphỏng vấn theo mẫu, người phỏng vấn sẽ đọc các câu hỏi và các câu trả lời đểngười xin việc lựa chọn và xác định câu trả lời đúng nhất của mình Loại phỏng vấnnày có ưu điểm là xác định được nội dung chủ yếu các thông tin cần nắm nhưngnhược điểm của nó là tính phong phú của thông tin bị hạn chế Khi người hỏi cầnbiết thêm chi tiết hoặc người trả lời muốn hỏi thêm dều bị giới hạn, do vậy phỏng

vấn theo mẫu giống như là cuộc nói chuyện với máy ghi âm hay là trả lời theophiếu hỏi.

Phỏng vấn theo tình huống: Là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng viên

phải trả lời về ứng xử hay cách thực hiện, xử lý các công việc theo các tình huốnggiả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế mà những người phỏng vấn đặt

ra Đối với phương pháp này thì vấn đề quan trọng là đưa ra các tình huống đạidiện và điển hình, các tình huống này phải dựa trên cơ sở phân tích công việc mộtcách chi tiết để xác định các đặc trưng cơ bản và các kĩ năng chủ yếu khi thực hiệncông việc

Phỏng vấn theo mục tiêu: Đây là cuộc phỏng vấn dựa vào những công việc

cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu được xác định từtrước Các câu hỏi dựa vào sự phân tích công việc một cách kĩ lưỡng để xác địnhmục tiêu cho vị trí việc làm Phương pháp phỏng vấn theo mục tiêu là phương phápcho ta độ tin cậy cao và đúng đắn nhất

Phỏng vấn không có hướng dẫn: Là cuộc phỏng vấn mà người đi phỏng

vấn không chuẩn bị trước nội dung các câu hỏi mà để cho ứng viên trao đổi mộtthoải mái xung quanh công việc, người hỏi chỉ định hướng cho cuộc thảo luận.Hình thức phỏng vấn này giúp cho việc thu thập thông tin đa dạng ở nhiều lính vực,nhưng muốn đạt hiệu quả cao thì phải chú ý một số vấn đề sau:

+ Người đi phỏng vấn phải là người nắm chắc và hiểu công việc của các vịtrí cần tuyển người một cách chi tiết

+ Người đi phỏng vấn phải hiểu biết rõ kĩ thuật phỏng vấn

+ Trong quá trình phỏng vấn, cả hai bên nên chú ý nghe, không được cắtngâng câu trả lời, không thay đổi chủ đề đột ngột, không đi vào lĩnh vực quá xacông việc cần tuyển

Phỏng vấn căng thẳng: Là hình thức phỏng vấn mà trong đó người phỏng

vấn đưa ra được câu hỏi có tính chất nặng nề, cường độ hỏi dồn dập Cách phỏngvấn này mong tìm kiếm ở các ứng viên lòng vị tha, sự ứng xử công việc trong thời

gian eo hẹp Nó giúp chúng ta tìm ra được những người để bố trí vào những việclàm căng thẳng như công việc bán hàng vào các dịp lễ tết, thanh toán quyết toáncuối quý hay cuối năm

Phỏng vấn theo nhóm: Là hình thức phỏng vấn mà một người hỏi cùng lúc

đối với nhiều người Loại phỏng vấn này giúp ta có thể thu thập được những thôngtin hay tránh được các thông tin trùng lặp mà các ứng viên đều có mà ta không cầnhỏi riêng từng người một

Phỏng vấn hội đồng: Là hình thức phỏng vấn của nhiều người đối với một

ứng viên Loại phỏng vấn này thích hợp trong từng trường hợp bố trí các ứng viênvào các vị trí quan trọng mà cần có sự tán đồng của nhiều người Nó tránh đượctính chủ quan khi chỉ có một người phỏng vấn và nó tạo ra tính linh hoạt và khảnăng phản ứng đồng thời của các ứng viên

1.3 Quy trình của một buổi phỏng vấn

Thông thường, một buổi phỏng vấn sẽ tiến hành theo một quy trình cụ thểnhư sau:

Bước 1: Bước chào hỏi

Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu bằng việc chào hỏi và có thể tròchuyện với ứng viên trong vài phút nhằm giúp ứng viên thư giãn Trong phần này

sẽ ít có những câu hỏi quan trọng mà chỉ là những câu trao đổi mang tính xã giao.Tuy nhiên, nhà tuyển dụng có thể quan sát và đánh giá cách ăn mặc, ứng xử, phongcách của ứng viên ngay từ những phút ban đầu gặp mặt

Bước 2: Trao đổi thông tin

Đây là bước quan trọng nhất trong một buổi phỏng vấn tuyển dụng vì thôngqua những câu hỏi và câu trả lời, người phỏng vấn cũng như người được phỏng vấn

sẽ có những thông tin cần thiết cho quyết định của mình Qúa trình trao đổi thôngtin sẽ diễn ra như sau:

Đầu tiên, nhà tuyển dụng sẽ hỏi những câu hỏi chung cho tất cả các ứng viênnhư: “Hãy cho chúng tôi biết thêm về bản thân bạn?” hay “Bạn có những kinhnghiệm làm việc như thế nào?” để biết thêm về ứng viên.

Tiếp theo, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn làm rõ một số vấn đề bạn đãviết trong sơ yếu lí lịch hay hồ sơ xin việc bằng một số câu hỏi ngắn Ví dụ như:

“Bạn đã làm việc ở Công ty X được 1 năm, tại sao bạn lại không làm ở đó nữa?”

Cuối cùng, họ sẽ cung cấp cho ứng viên những thông tin về công ty, côngviệc, về lương thưởng và các chế độ làm việc và đề nghị bạn đặt những câu hỏicủa mình

Bước 3: Kết thúc buổi phỏng vấn

Sau khi trao đổi và có được những thông tin cần thiết, nhà tuyển dụng sẽ chủđộng kết thúc buổi phỏng vấn với lời hẹn thông báo kết quả tuyển dụng cho ứngviên

CHƯƠNG 2

CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ VÀ THỰC HIỆN PHỎNG VẤN

2.1 Chuẩn bị trước phỏng vấn

Chuẩn bị trước phỏng vấn là công việc quan trọng và thực sự cần thiết đốivới mỗi người trước khi tham dự phỏng vấn xin việc Càng chuẩn bị kĩ, chúng tacàng thể hiện bản thân tốt hơn trước nhà tuyển dụng và khi đó, cơ hội giành được

vị trí công việc sẽ nhiều hơn Khi nghiên cứu vấn đề này, chúng tôi có tiến hànhphỏng vấn trực tiếp 10 anh/ chị đang đi làm ở các cơ quan khác nhau và họ đã từngtham gia các cuộc phỏng vấn tuyển dụng Câu hỏi đưa ra là: Trước khi tham dựphỏng vấn, anh chị nghĩ rằng mình cần chuẩn bị những gì và thực tế sau khi phỏngvấn ra sao? Đa số các ý kiến cho rằng họ chỉ chú ý chuẩn bị trang phục và một sốthông tin liên quan đến nhà tuyển dụng Nhưng trong quá trình phỏng vấn, họ gặpmột số vấn đề như đến phỏng vấn muộn, không mang theo hồ sơ tới buổi phỏngvấn, không trả lời được câu hỏi của người phỏng vấn do quá căng thẳng… Bài họckinh nghiệm họ rút ra là cần phải chuẩn bị kĩ hơn: hồ sơ xin việc; các thông tin vềcông việc và nhà tuyển dụng; các câu hỏi trả lời và để hỏi nhà tuyển dụng; trangphục; tâm lý và những dụng cụ cần thiết phải mang theo trước khi đi phỏng vấn.Như vậy, để có thể thành công và có việc làm thích hợp, việc cần làm đầu tiên là sựchuẩn bị Khi tham dự phỏng vấn, những yếu tố cần chuẩn bị đó là:

2.1.1.Chuẩn bị hồ sơ xin việc

Hồ sơ xin việc là công cụ cung cấp thông tin đầu tiên về ứng viên tới nhàtuyển dụng và nó phải được gửi ngay nhà tuyển dụng sau khi họ đăng tin tuyểnngười Từ hồ sơ xin việc, nhà tuyển dụng mới có cơ sở để tuyển chọn người thamgia phỏng vấn Về thực chất, chuẩn bị lại toàn bộ hồ sơ không phải là việc làm saukhi ứng viên được gọi phỏng vấn Đối với một buổi phỏng vấn tuyển dụng, chuẩn

bị hồ sơ xin việc chỉ có nghĩa là việc ứng viên cần xem lại các giấy tờ, hồ sơ mình

đã gửi tới nhfa tuyển dụng trước đó hoặc chuẩn bị hồ sơ gốc để mang tới buổiphỏng vấn nhằm làm rõ yêu cầu của nơi tuyển dụng Tuy nhiên, trong bài viết này,chúng tôi vẫn đề cập đến việc chuẩn bị một hồ sơ xin việc ngay khi các bạn sinhviên có ý định xin vào một vị trí công việc nào đó để phục vụ tốt hơn cho quá trìnhxin việc của các bạn

Hồ sơ xin việc thường là một mẫu được quy định chung hoặc là mẫu riêngcủa từng đơn vị tuyển dụng Nó bao gồm các giấy tờ như: đơn xin việc; bản sơ yếu

lý lịch; các văn bằng chứng chỉ; giấy khám sức khỏe; giấy khai sinh; sổ hộ khẩu;giấy photocopy chứng minh thư nhân dân; thư giới thiệu của công ty hoặc củangười có uy tín…

Hồ sơ xin việc là một mẫu được định sẵn, do đó nó khá khô khan,cứng nhắc mà khi nhìn qua có thể kết luận hầu hết tất cả các hồ sơ đều như nhau.Trong khi đó, đối với mỗi một ví trí tuyển dụng có thể có hàng trăm hồ sơ xin việcnhưng nhà tuyển dụng chỉ lựa chọn một số lượng vừa đủ để tiến hành phỏng vấn

Vì vậy, câu hỏi lớn nhất khi làm hồ sơ đăng ký tuyển dụng vào một ví trí nào đócủa chúng ta khi đi xin việc thường là: Làm sao mình có thể lọt qua vòng thẩmđịnh hồ sơ?” Đây là một việc khó, đặc biệt là đối với những vị trí quan trọng, cónhiều ứng cử viên tham gia Tuy nhiên, việc này sẽ trở nên dễ dàng nếu ứng viên

có thể làm nổi bật được con người và năng lực của mình một cách rõ nét thông quacác văn bản, giấy tờ trong hồ sơ xin việc

a Đơn xin việc.

Đây là văn bản phải có trong mọi hồ sơ xin việc Nó có vai trò quantrọng trong hồ sơ vì thông qua đơn xin việc, người xin việc có thể khẳng định trình

độ, sự phù hợp của mình đối với vị trí được tuyển dụng khiến nhà tuyển dụng xemxét hồ sơ của mình kỹ hơn Tuy nhiên, điều này chỉ đúng khi chúng ta tự xây dựngcho mình một đơn xin việc riêng mà không theo mẫu cơ bản có trong một hồ sơ

- Về nội dung:

Đơn xin việc cần thể hiện được đầy đủ các yếu tố sau:Thông tin cá nhân gồm:

họ và tên; ngày, tháng, năm sinh của người đi xin việc

+ Đoạn mở đầu: Trình bày sơ lược về sự tìm hiểu của bạn về công ty và lý do tạisao bạn muốn được tuyển dụng vào cơ quan và vị trí tuyển dụng

+ Đoạn nội dung chính: Người đi xin việc nên trình bày những khả năng củamình phù hợp với vị trí tuyển dụng, cần nên nêu rõ những công việc cụ thể mà ứng

cử viên có thể đảm trách, những công việc mà mình muốn làm và quan tâm Đặcbiệt cần làm nổi bật những kinh nghiệm, phẩm chất và kết quả làm việc đối vớinhững công việc đã từng làm hay những thành tích học tập mà mình đã đạt đượctrong trường học đối với những sinh viên đã và mới ra trường

+ Đoạn thông tin bổ sung: đây là phần trình bày lý do vì sao ứng cử viên thích

vị trí công việc ở đơn vị đang tuyển dụng và một số lời hứa hẹn chân thành bày tỏ

sự mong muốn đóng góp khả năng của mình cho nhà tuyển dụng.

Thay vào mẫu đơn xin việc có sẵn, người xin việc nên thiết kế và xây dựngmột đơn xin việc riêng để thu hút được sự chú ý của nhà tuyển dụng đối với bộ hồ

sơ của mình giữa rất nhiều hồ sơ xin việc khác

b Bản sơ yếu lý lịch.

Bản sơ yếu lý lịch là sự tự giới thiệu về bản thân mà thông qua nó ứng cửviên có thể phản ánh được nhân cách, kinh nghiệm, kỹ năng của mình đối với vị trítuyển dụng Vì vậy, người đi xin việc cần viết thật kỹ lưỡng; đúng dấu chính tả;chữ viết rõ ràng; trình bày thông tin đầy đủ, ngắn gọn, súc tích và sử dụng ngôixưng hô phù hợp

Trên thực tế hiện nay, hầu hết những người đi xin việc thường sử dụng bản

sơ yếu lý lịch có sẵn trong hồ sơ xin việc Bản sơ yếu lý lịch tự thuật này đã kháiquát được hầu hết những thông tin mà ứng cử viên cần cung cấp Tuy nhiên, ở một

số mục quan trong như: quá trình hoạt động của bản thân; khen thưởng và kỷ luậtthì diện tích quá nhỏ khiến ứng cử viên khó có thể viết chi tiết quá trình hoạt động

và những thành tích mà mình đã đạt được Vì vậy, nếu muốn tạo được ấn tượnghơn với nhà tuyển dụng dụng bạn nên viết một bản kê khai chi tiết quá trình hoạtđộng và những thành tích, kỷ luật của bản thân thành một bản riêng, để kẹp chungtrong bản sơ yếu lý lịch đã viết Việc làm này sẽ khiến khả năng trúng tuyển của

ứng cử viên sẽ cao hơn rất nhiều so với những hồ sơ viết sơ sài không đầy đủ vàqua loa.

Trong phần quá trình hoạt động của bản thân, nếu người xin việc là sinh viênmới ra trường hay người chưa từng đi làm việc thì cần nêu quá trình sinh sống, hoạtđộng và học tập cùng những thành tích đã đạt được của bản thân Ngược lại, nếu làngười đã từng đi làm thì cần nêu thêm công việc đã làm là gì? Ở cơ quan nào? Kếtquả làm việc và thời gian làm việc? Khi trình bày phần này, cần trình bày nhữngkinh nghiệm và những đặc điểm nổi bật của mình, đặc biệt là những điểm mạnh mà

vị trí tuyển dụng dụng cần có, nhà tuyển dụng tuyển dụng quan tâm Đối với phầnkhen thưởng, người xin việc cần nêu cụ thể, rõ ràng và đầy đủ, vì những nhữngthông tin này là minh chứng cho những thành tích mà mình đã đạt được, điều đótạo nên sự tin tưởng từ phía nhà tuyển dụng

c Văn bằng, chứng chỉ có sức thuyết phục.

Văn bằng, chứng chỉ có vai trò quan trọng trong hồ sơ xin việc vìthông qua đó nhà tuyển dụng có thể xác nhận các thông tin liên quan đến trình độhọc vấn của ứng cử viên Xem ứng cử viên đã được đào tạo những gì, trình độ tớiđâu, kết quả học tập ra sao để có thể đánh giá sự phù hợp của vị trí được tuyểndụng Vì vậy, ứng cử viên cần photocopy mỗi loại chứng chỉ có liên quan đến yêucầu công việc và cho vào hồ sơ, không cho các chứng chỉ không cần thiết vào Đặcbiệt, ứng cử viên không nên làm giả hoặc mua các chứng chỉ, bằng cấp giả để chovào hồ sơ vì nếu bị phát hiện ứng cử viên sẽ bị loại, ngay cả khi đã được tuyểndụng, không những thế điều này còn có thể gây khó khăn cho quá trình xin việc củaứng cử viên sau này

Ví dụ: Đối với vị trí văn thư, thì một bộ hồ sơ ứng cử viên cần có các vănbằng, chứng chỉ sau:

1 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ

d Thư giới thiệu của công ty hoặc của người có uy tín.

Thư giới thiệu của công ty mà ứng cử viên đã từng làm việc hoặc của người

có uy tín được nhiều người biết đến là bằng chứng xác thực chứng minh khả năngcủa ứng cử viên Văn bản này sẽ giúp ứng cử viên rất nhiều trong vòng xét tuyển

hồ sơ cũng như cả phần phỏng vấn tuyển dụng Tuy nhiên, đối với thư giới thiệucủa công ty cũ hay là thư xác nhận năng lực làm viêc thì ứng cử viên có để trongtúi hồ sơ Nhưng nếu là thư giới thiệu thì có thể để trong hồ sơ hoặc có thể gửi đitrước khi nộp hồ sơ để nhà tuyển dụng có thể xác minh nó trước khi gọi ứng cửviên tới phỏng vấn

e Giấy khám sức khỏe.

Giấy khám sức khỏe thể hiện tình hình thể lực và sức khỏe của ứng cử viên,

vì thế hầu hết mọi nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng cử viên nộp giấy tờ này Hiệnnay, có không ít người đi xin việc mua giấy khám sức khỏe giả mà không đi khámtheo yêu cầu Điều này rất nguy hiểm, đặc biệt là đối với những vị trí có khối lượngcông việc nhiều, phải vận động hay áp lực công việc quá lớn…Do đó trước hoặckhi làm hồ sơ xin việc, người xin viêc cần đi khám sức khoẻ để có thể chắc chắnmình phù hợp với công việc đang ứng tuyển

Ngoài những giấy tờ trên, trong hồ sơ xin việc cần có bản sao sổ hộ khẩuhoặc giấy tạm trú và giấy photocopy chứng minh thư nhân dân có công chứng của

cơ quan nhà nước có thẩm quyền Những giấy tờ này sẽ giúp nhà tuyển dụng xácđịnh được quê quán và các thông tin khác một cách chính xác để có thể tin tưởngứng cử viên trước khi phỏng vấn tuyển dụng vào một vị trí của cơ quan, đặc biệt lànhững vị trí có vai trò quan trọng

f Những điều cần lưu ý khi nộp hồ sơ xin việc

Khi hoàn thiện hồ sơ, chúng ta nên nên sử dụng kẹp giấy mới để kẹp tất cảtài liệu bên trong hồ sơ, tránh mất mát các giấy tờ bên trong,

Cách viết bìa hồ sơ: Cách viết các thông tin này rất quan trọng vì nó là bộmặt hồ sơ xin việc của ứng cử viên.Do đó cần phải trình bày sạch sẽ, rõ ràng, chitiết và đầy đủ các mục thông tin về: họ và tên; ngày sinh; địa chỉ; điện thoại và cácgiấy tờ có trong hồ sơ

Khi nộp hồ sơ, nếu cơ quan tuyển dụng có địa chỉ ở gần nơi ứng cử viên sinhsống, ứng cử viên có phương tiện đi lại thuận tiện thì nên gửi trực tiếp hồ sơ tới cơ

quan để thể hiện sự mong mỏi và nhiệt huyết của mình đối với vị trí được tuyểndụng, song cần bảo vệ hồ sơ an toàn, tránh để bị hư hỏng, rách nát và dính vết bẩn.Nếu không thể gửi trực tiếp ứng cử viên có thể gửi qua đường bưu điện và ghi rõràng, chính xác địa chỉ cơ quan ứng tuyển Sau khi gửi hồ sơ, để tránh những sự cóthể xảy ra trong quá trình giao nhận hồ sơ, ứng cử viên có thể gọi điện thoại đểchắc chắn hồ sơ của mình đã tới nhà tuyển dụng

2.1.2.Chuẩn bị thông tin liên quan đến công việc, nhà tuyển dụng và bản thân

Đối với người xin việc, lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng chính làthành công đầu tiên trong quá trình xin việc Song để có thể giành chiến thắng cuốicùng và ngồi vào vị trí đã ứng tuyển thì ứng cử viên cần chuẩn bị các thông tin liênquan đến công việc và nhà tuyển dụng tuyển dụng để củng cố cho mình một hànhtrang tốt nhất

a Nghiên cứu về công việc dự tuyển

Thông qua những mô tả và yêu cầu công việc trong thông báo tuyểndụng, ứng cử viên đã hiểu được phần nào những việc mà mình phải làm, song nóvẫn chung chung và chưa cụ thể Vì vậy, để có thể hiểu rõ hơn, người xin việc cầntìm hiểu về nó thông qua mạng internet, website trực tuyến của công ty, gọi điệnthoại hay email trực tếp đến cơ quan hoặc thông qua những người quen biết trong

cơ quan….Để trên cơ sở những thông tin đó, ứng cử viên sẽ trả lời được các câuhỏi: yêu cầu đối với vị trí tuyển dụng có phù hợp với trình độ chuyên môn, sở thíchhay sức khỏe của mình hay không? Điểm mạnh nhất của ứng cử viên trong các yêucầu đưa ra là gì? Làm thế nào để chứng minh khả năng đó cho nhà tuyển dụng? Vịtrí công việc có khả năng thăng tiến hay không? Những lợi ích cũng như tác hại

mà công việc đó có thể mang lại?

Trên thực tế, khi làm hồ sơ xin việc, người xin việc cần tìm hiểu côngviệc mà mình ứng tuyển là gì, sau đó mới tiến hành làm hồ sơ xin việc Tuy nhiên,

để có thể chắc chắn rằng mình đã hiểu rõ công việc ứng tuyển trước nhà tuyển dụng

và chuẩn bị tốt những kỹ năng cần thiết khi đi phỏng vấn thì ứng cử viên cần phảitìm hiểu thật kỹ công việc đó Hơn nữa, có thể ứng cử viên có rất nhiều sự lựa chọn

về công việc trong cùng một lúc,việc tìm hiểu kỹ từng công việc mà mình ứngtuyển sẽ giúp ứng cử viên lựa chọn công việc phù hợp nhất.

b Nghiên cứu về nhà tuyển dụng.

Trong phỏng vấn, nhà tuyển dụng luôn mong muốn ứng viên tìm hiểu về công ty họ Điều này không có nghĩa là họ sẽ hỏi những câu hỏi khó để xem ứng viên có tìm hiểu không, mà họ chỉ muốn biết người xin việc có nhiệt tình, quan tâmđến công việc và công ty của họ hay không? Để có thẻ tìm được những thông tin hữu ích, ứng viên nên xem các quảng cáo, tạp chí, website công ty hoặc gọi điện, gửi email đến công ty tuyển dụng Khi nghiên cứu về nhfa tuyển dụng, chúng ta nên tìm hiểu những thông tin như:

Về lĩnh vực hoạt động: Tìm hiểu cơ quan hoạt động trong lĩnh vực gì? Sản

xuất, kinh doanh hay dịch vụ…sẽ giúp cho ứng cử viên biết được công việc tươnglai của mình

Ví dụ: đối với vị trí tuyển dụng là chuyên viên lưu trữ tại Bộ Xây dựng Đốitượng mà ứng cử viên sẽ làm việc trực tiếp trong tương lai đó là các loại hình tàiliệu lưu trữ như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghenhìn…trong đó tài liệu khoa học – kỹ thuật là chủ yếu

Về văn hóa cơ quan: Mỗi cơ quan, tổ chức hoạt động trong một ngành nghề,

lĩnh vực khác nhau sẽ xây dựng nên một môi trường văn hóa riêng Vì vậy việc tìmhiểu những quy tắc ứng xử, trang phục, giờ làm việc của cơ quan ứng tuyển sẽ giúpứng cử viên có thể xác định sự phù hợp với văn hóa cơ quan, cũng như để chuẩn bịtrang phục, cách giao tiếp sao cho phù hợp trong buổi phỏng vấn Làm như vậy,ứng cử viên sẽ nhận mình là người dễ dàng thích nghi với văn hóa cơ quan, đồngnghiệp, tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng

Về cơ cấu tổ chưc: Việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức của cơ quan sẽ cho ứng cử

viên biết được loại hình hoạt động, quy mô tổ chức; các vị trí chủ chốt; các bộ phận

và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau…Qua đó, ứng cử viên có thể xác địnhđược vị trí của mình thuộc phòng ban nào, ai là cấp trên, cấp dưới của mình cũngnhư khả năng thăng tiến trong tương lai

Về người tiến hành phỏng vấn: Thường việc phỏng vấn ứng cử viên sẽ do

người có chuyên môn, nghiệp vụ về vị trí tuyển dụng và cán bộ phòng nhân sự cơquan thực hiện, do đó để xác định họ là ai không phải là việc khó Thông qua việctận dụng mọi mối quan hệ của ứng cử viên để tìm hiểu về vị trí của họ trong cơquan, tính cách, con người, thâm niên, lĩnh vực chuyên môn, bằng cấp, độ tuổi của

họ Những thông tin này sẽ giúp ứng cử viên chuẩn bị một tâm lý sẵn sàng, mộtphong cách phù hợp khi giao tiếp và trả lời những câu hỏi của nhà tuyển dụng Nếuviệc tìm hiểu các thông tin này gặp khó khăn, thì ứng cử viên không nên lo lắng vìmọi nhà tuyển dụng đều mong muốn tìm được người phù hợp với vị trí tuyển dụng,

họ sẽ không ngần ngại tạo cơ hội cho ứng cử viên có cơ hội được thể hiện bản thânmình

2.1.3.Chuẩn bị trả lời các câu hỏi và bài kiểm tra của nhà tuyển dụng

Trả lời các câu hỏi và bài kiểm tra của nhà tuyển dụng luôn khiến cho cácứng cử viên lo lắng nhất Do đó để hạn chế tối đa những sai lầm có thể xảy ra trongbuổi phỏng vấn, các ứng cử viên nên dự đoán và chuẩn bị trước các câu hỏi và bàikiểm tra sẽ đưa ra, trên cơ sở những thông tin về bản thân, công việc và nhà tuyểndụng đã tìm hiểu được

a Chuẩn bị trả lời các câu hỏi của nhà tuyển dụng

Mỗi cơ quan làm việc trong những lĩnh vực riêng song theo mô típ chung,các nhà tuyển dụng thường đưa ra các câu hỏi như:

1 Bạn hãy giới thiều về bản thân mình?

2 Bạn biết gì về công ty chúng tôi?

3 Tại sao bạn nghỉ việc tại công ty cũ và chọn công việc này?

4 Bạn đã học được gì từ công việc cũ?

5 Bạn đã bao giờ nghi ngờ khả năng hay quyết định của mìnhchưa?

6 Bạn thích làm việc một mình, làm chung phòng hay làm vớinhiều người tại một khu vực chung?

7 Bạn đã từng vào thăm trang web của công ty chúng tôi bao giờchưa Hãy đưa ra một vài nhận xét – bạn thích điểm gì, không thích điểm gì

về trang web?

8 Mục tiêu tương lai của bạn là gì?

9 ……

Để chuẩn bị cho những câu hỏi này, hãy tùy thuộc vào vị trí công việc, ứng

cử viên cần gạch những ý quan trọng nhất và lần lượt trả lời Không nên viết câutrả lời trước bằng cả một đoạn văn, vì nó rất máy móc và khiến ứng viên không thểnhớ được khi tiến hành phỏng vấn thật Hãy để sự sáng tạo của mình biến nhữnggạch đầu dòng thành một câu trả lời hoàn hảo

Ví dụ: Đối với vị trí tuyển dụng là văn thư cơ quan, nhà tuyển dụng có thểhỏi ứng cử viên những câu hỏi sau:

1 Bạn đã từng làm công tác văn thư ở cơ quan nào chưa?

2 Bạn rút ra được kinh nghiệm gì khi làm công tác văn thư ở cơquan cũ?

3 Theo bạn những đức tính cần có của người làm công tác văn thư

là gì?

4 Nếu được nhận làm cán bộ văn thư cơ quan bạn sẽ làm được gìcho công ty chúng tôi?

b Chuẩn bị trả lời các bài kiểm tra của nhà tuyển dụng

Các bài kiểm tra của nhà tuyển dụng tuyển dụng thường liên quan đến chỉ sốthông mình(IQ); chỉ số cảm xúc; trình độ ngoại ngữ và trình độ chuyên môn

Bài kiểm tra về chỉ số thông minh(IQ) Bài kiểm tra này sẽ đánh giá tổng

quát năng lực của ứng cử viên về tất cả các mặt và thông qua nó, nhà tuyển dụng sẽphán đoán sự nhanh trí, khả năng phân tích, tính toán của ứng cử viên Các câu hỏiđược sử dụng thường là các câu hỏi đố mẹo, các con số mà khi đọc, nhìn qua ứng

cử viên sẽ thấy rất đơn giản Nhưng nếu không cẩn trọng nhận biết được tính logic,quy luật của vấn đề, ,…thì ứng cử viên sẽ thất bại Ví dụ: Đối với câu hỏi: “Có baonhiêu cách để bạn đi từ nhà mình tới công ty chúng tôi?” Khi được hỏi câu hỏinày, chắc chắn ứng cử viên sẽ nghĩ tới ngay con đường mà hôm nay mình đã đi,song đây là một câu hỏi mẹo: “ có bao nhiêu cách” – có vô số Con đường mà ứng

cử viên đi chỉ là một trong rất nhiều con đường có thể đi Do vậy, hãy suy nghĩ cẩntrọng đối với những câu hỏi mà nhà tuyển dụng hỏi trước khi đưa ra đáp án cuốicùng

Bài kiểm tra về chỉ số cảm xúc: Bài kiểm tra này sẽ giúp nhà tuyển dụng

đáng giá khả năng xử lý tình huống, khả năng giao tiếp,tính cách của ứng viên xem

có phù hợp với vị trí được tuyển dụng hay không Bài kiểm tra này thường đượccho dưới dạng hình thức trắc nghiệm để ứng cử viên có thể lựa chọn và đáp án củaứng cử viên sẽ nói lên tính cách của mình Đối với những câu hỏi này ứng cử viênchỉ cần thành thật trả lời theo những gì mình nghĩ để bộc lộ bản thân cho nhà tuyểndụng biết

Ví dụ: Đối với vị trí văn thư cơ quan: “ Khi cán bộ phòng nhân sự đưa chobạn một văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo để xin dấu phát hành, nhưng bạn pháthiện văn bản đã kỹ sai thể thức đề ký và yêu cầu người nhân viên đó làm lại màngười nhân viên không đồng ý lại còn nổi cáu Trong trường hợp này bạn sẽ giảiquyết như thế nào?

1 Nhẹ nhàng giải thích rõ cho họ hiểu

2 Báo cáo lên cấp trên

3 Tranh cãi với họ

Bài kiểm tra tiếng anh: Bài kiểm tra tiếng anh là thử thách lớn đối với các

ứng viên, bởi hầu hết người lao động ở nước ta có trình độ tiếng anh thấp Hơn nữa,những câu hỏi tiếng anh thường có kiến thức sâu rộng, liên quan đến nhiều lĩnh vựcnhư: kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa, thể thao….Vì vậy, để có thể trả lời đượcnhững câu hỏi này đòi hỏi ứng cử viên phải có trình độ tiếng anh nhất định, đồngthời phải có hiểu biết về nhiều mặt, luôn nắm và cập nhật những tin tức nổi bật,quan trọng trong cuộc sống

Bài kiểm tra trình độ chuyên môn: Tùy vào yêu cầu công việc mà nhà

tuyển dụng sẽ chuẩn bị các câu hỏi liên quan đến trình độ chuyên môn khác nhau.Song các câu hỏi thường dưới dạng một câu hỏi nhỏ trong một vấn đề lớn, đòi hỏiứng cử viên phải phân tích và làm rõ được vấn đề Khi trả lời các câu hỏi này, ứng

cử viên cần xây dựng luận điểm, luận cứ rõ ràng, sử dụng ví dụ để chứng minh,không nên viết dài, lan man Vì việc trả lời những câu hỏi này rất quan trọng, nóchính là cơ sở để nhà tuyển dụng đáng giá được thực chất trình độ, sự hiểu biết củaứng cử viên, đánh giá xem ứng cử viên có thể đáp ứng được yêu cầu công việc haykhông

Tóm lại, trả lời được các câu hỏi và bài kiểm tra của nhà tuyển dụng sẽ quyếtđịnh lớn tới khả năng thành công trong phỏng vấn tuyển dụng của ứng cử viên Vìvậy, ứng cử viên cần cố gắng để chuẩn bị thật tốt và phải biết rằng: “ nhà tuyểndụng, đặc biệt là các doanh nghiệp luôn tìm cách để làm mọi việc tốt nhất nhữngtiết kiệm chi phí nhất”.

2.1.4.Chuẩn bị các câu hỏi cho nhà tuyển dụng

Phỏng vấn tuyển dụng là cuộc trao đổi qua lại giữa nhà tuyển dụng và ứng

cử viên, vì vậy nếu một ứng cử viên chỉ lắng nghe và trả lời lần lượt các câu hỏiphỏng vấn sẽ bị đánh giá là không có gì nổi bật Trong khi đó, nhà tuyển dụng lạikhông ngần ngại tạo cơ hội để ứng cử viên đưa ra những câu hỏi với mình, do đóứng cử viên nên và có quyền đưa ra những câu hỏi cho nhà tuyển dụng

Việc đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng ngoài mục đích giúp ứng viên thu thậpthêm những thông tin cần thiết còn làm cho nhà tuyển dụng có thêm ấn tượng về

họ Chính vì vậy, ững viên có thể đặt những câu hỏi về những nội dung khác nhaunhư cơ cấu tổ chức, bộ máy, chương trình hoạt động của công ty

Ví dụ :

1 Ngoài những đồng nghệp cùng phòng, tôi sẽ làm việc với nhữngai?

2 Thách thức lớn nhất mà tôi sẽ gặp phải ở vị trí này là gì?

3 Để giúp tôi hiểu rõ hơn về công việc, xin ông/ bà cho biết tráchnhiệm, thành công cà cả khuyết điểm của người đã đảm trách công việc nàytrước đây?

4 Ai sẽ là người đánh giá năng lực và kết quả làm việc của tôi?

2.1.5.Một số chuẩn bị khác

a Chuẩn bị trang phục

Ấn tượng đầu tiên không phải là tất cả nhưng rất quan trọng vì nó sẽ quyếtđịnh rất lớn tới thiện cảm của người phỏng vấn tuyển dụng, vì vậy ứng cử viên cầnchuẩn bị một bộ trang phục phù hợp, dựa trên văn hóa của cơ quan, lĩnh vực hoạt

động, thời tiết… Nên nhớ hình ảnh ngoài xã hội đôi khi không phù hợp một môitrường chuyên nghiệp, vì vậy ứng cử viên nên ăn mặc chỉnh tề, thoải mãi, lịch sự,nhưng không quá sang trọng, cần kết hợp hài hòa các mầu sắc với nhau

b Chuẩn bị tâm lý

Phỏng vấn tuyển dụng là lúc gặp gỡ trực tiếp giữa nhà tuyển dụng và ứng cửviên, vì vậy hầu hết các ứng cử viên thường lo lắng, e ngại và không tự tin, tạo nênmột hình tượng không tốt đối với nhà tuyển dụng Ứng cử viên nên tự tin về những

gì mà mình đã chuẩn bị, tạo hình ảnh chuyên nghiệp, thái độ nhiệt tình, hăng hái vàsẵn sàng làm việc để ghi điểm từ nhà tuyển dụng Để làm được điều đó, ứng cửviên cần luyện tập trước khi đi phỏng vấn, chú ý giao tiếp không chỉ bằng lời nói

mà còn cả bằng ánh mắt và hành động Trước ngày phỏng vấn tuyển dụng, ứng cửviên nên tham quan trước cơ quan để hiểu rõ về cơ quan và xác định đường đithuận tiện nhất cho buổi phỏng vấn Ngày phỏng vấn, nên đi sớm trước 15’ để quansát cử chỉ và cách làm việc của mọi người trong công ty Trước khi đi phỏng vấnnên đi ngủ sớm để luôn tỉnh táo, ăn đầy đủ, không nên để bụng đói hoặc ăn quá no,gây sự mệt mỏi, khó chịu khi đi phỏng vấn Nếu gặp khó khăn trong quá trìnhphỏng vấn, ứng cử viên phải giữ thái độ bình tĩnh, luôn minh mẫn và tự tin Nếuđược mời vào phỏng vấn muộn hay sớm thì vẫn luôn kiên nhẫn, chờ đợi và khôngnên tỏ ra chán nản khi đối mặt với người phỏng vấn tuyển dụng Hãy thoải mãi,không ngần ngại nói về bản thân, thành tích, điểm mạnh của mình để chứng minhcho nhà tuyển dụng thấy mình chính là ứng cử viên tốt nhất đối với vị trí mà cơquan đang tuyển dụng

c Những thứ cần mang theo trong buổi phỏng vấn tuyển dụng.

Đầu tiên, đó chính là hồ sơ xin việc đã photocopy của ứng cử viên; điệnthoại(tắt máy khi vào phòng phỏng vấn); một cây bút và một quyển sổ ghi chépnhỏ; một chiếc túi hoặc cặp duy nhất Ứng cư viên không nên mang quá nhiều đồ,

vì nó sẽ thể hiện sự bận rộn và không chu toàn cho phỏng vấn Trước khi mang vàophòng, ứng cử viên nên xin phép người phỏng vấn để thể hiện sự lịch sự và tôntrọng nhà tuyển dụng

2.2 Giai đoạn phỏng vấn trực tiếp

Phỏng vấn là một quá trình thu nhận tin giữa người phỏng vấn và ứng viên

để có thể thực hiện được các quyết định tuyển dụng Một buổi phỏng vấn được coi

thành công đối với người xin việc không chỉ thể hiện qua các câu trả lời phỏng vấn

mà còn được đánh giá qua tác phong mà họ thể hiện trong buổi gặp mặt đó Nóimột cách khác, để đánh giá ứng viên khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ dựa trên haitiêu chí cơ bản đó là giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ Tuy nhiên, trong khuônkhổ bài nghiên cứu này, chúng tôi xem xét chung hai yếu tố này theo quá trình diễn

ra một buổi phỏng vấn Như vậy, những kĩ năng cần có của ứng viên khi tham giaphỏng vấn là tác phong chuyên nghiệp, cách trả lời câu hỏi phỏng vấn và cách đặtcâu hỏi cho nhà tuyển dụng

2.2.1.Tác phong chuyên nghiệp của người đi phỏng vấn

Tác phong: Trong phỏng vấn tuyển dụng, một người ứng viên được coi làchuyên nghiệp thể hiện tốt trên các mặt như sau:

a Đúng giờ

Nhà tuyển dụng, đặc biệt là những người có chức vụ cao luôn luôn bận rấtnhiều công việc Việc ứng viên đến đúng giờ sẽ làm cho họ thấy rằng ứng viên biếttôn trọng thời gian của họ và thời gian thực sự là yếu tố quý giá đối Khi có mộtcuộc phỏng vấn, chúng ta nên đến sớm trước giờ hẹn khoảng 10 phút để có thờigian chuẩn bị trang phục và làm quen với môi trường công ty Nhà tuyển dụng sẽrất thiện cảm với một nhân viên đến đúng giờ và sẵn sàng cho ứng viên đó cơ hội

để thể hiện bản thân

Nếu ứng viên đến muộn, nhà tuyển dụng có thể kết luận rằng đó là ngườiluôn cho mình là trung tâm, chỉ nghĩ cho mình mà không nghĩ cho người khác, vô

kỉ luật, bất lịch sự…kể cả những lí do chính đáng như tắc đường, hỏng xe hay bất

cứ lí do nào khác Những lí do này nêu ra chỉ làm nhà tuyển dụng hiểu thêm rằngứng viên không chuẩn bị kĩ lưỡng về thời gian Vì vậy, ứng viên nên đến đúng giờ

và mang theo những tài liệu và vật dụng cần thiết để tạo ấn tượng với nhà tuyểndụng

b Trang phục

Hiện nay, trang phục mặc đi phỏng vấn không còn bị bó hẹp như nhữngkhoảng thời gian trước Trước kia, khi đi phỏng vấn, ứng viên cần mặc bộ trangphục đẹp nhất và sang trọng nhất Nhưng bây giờ, việc chọn trang phục không đơn