Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mai tân thành

Xuất phát từ những lý do nêu trên, là một sinh viên khoa Hệ Thống Thông TinKinh Tế của Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân được thực tập tại Công Ty TNHHSản Xuất Và Thương Mai Tân Thành qua

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm qua công cuộc đổi mới đất nước đã đạt được những thành tựu

quan trọng Quá trình toàn cầu hoá và tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệthông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ công việc truyền thống Trướcnhững tác động từ yêu cầu hiện đại hoá, việc áp dụng tin học trong doanh nghiệp làmột trong những nhiệm vụ quan trọng nhất được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu

Quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của một doanh nghiệp: thịtrường, sản phẩm, nhân lực, tri thức, trí tuệ nhưng người ta hay nói: Doanh nghiệpđược quản lý điều hành tốt thì hoạt động sẽ hiệu quả Một trong những yếu tố quantrọng đối với các giám đốc điều hành doanh nghiệp là thông tin Thông tin là cái giúpcho các nhà quản trị doanh nghiệp nhìn ra được thực trạng của doanh nghiệp mình và

có những quyết sách hợp lý để khắc phục những điểm yếu và phát huy những điểmmạnh trong hoạt động của doanh nghiệp

Vậy làm sao để có được thông tin? Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ tạo ramột khả năng thu thập và xử lý thông tin rộng khắp trong mọi mặt của cuộc sống, củanền kinh tế Các doanh nghiệp là đối tượng nhanh nhậy nhất trong việc áp dụng côngnghệ thông tin để phục vụ công việc của mình Một trong những quá trình ứng dụngcông nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là xây dựng một hệ thống thông tin hoàn hảo

và lựa chọn được những phần mềm tốt Mà từ đó người quản lý có thể đưa ra các kếhoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh, nângcao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Xuất phát từ những lý do nêu trên, là một sinh viên khoa Hệ Thống Thông TinKinh Tế của Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân được thực tập tại Công Ty TNHHSản Xuất Và Thương Mai Tân Thành qua thời gian được tìm hiểu về thực tế công tácquản lý bán hàng của doanh nghiệp, với những kiến thức đã được học tập với sự chỉbảo, hướng dẫn tận tình của Thầy Nguyễn anh Phương- giảng viên hướng dẫn, em đã

quyết định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành” từ đó có thể đi sâu, tìm hiểu thực tế về công

tác quản lý bán hàng của một doanh nghiệp sản xuất nhằm tìm hiểu và đưa ra một vàiđánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư của công ty Từ đó đềxuất một số ý kiến, giải pháp với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý bánhàng của công ty để có thể góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển, thành công trongkinh doanh của Công ty

Nội dung báo cáo của Em gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về đề tài và cơ sở thực tập: Xây dựng phần mềm quản lý

bán hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành

Chương 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ

XÂY DỰNG PHẦN MỀM

Chương 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÂN THÀNH

Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên

đề của em không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhận được những ýkiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp Em vữngvàng hơn trong công tác chuyên môn sau này Em xin chân thành cảm ơn

Hà nội , Ngày tháng năm 2014 Sinh viên thực hiện:

Hoàng Văn Thanh

Tên giao dịch: Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành

- Giám đốc công ty: Lê Xuân Vịnh

- Mã số thuế: 0102080952

- Điện thoại:03213622307

- Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng xe máy

- Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên

Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai Tân Thành là công ty chuyên kinhdoanh về xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng thay thế Công ty được thành lập và đivào hoạt động năm 2002, thành lập theo quyết định số 1943/GP, từ khi thành lập đếnnay được chọn làm đại lý uỷ quyền cung cấp, sửa chữa, bảo hành sản phẩm xe máy

của hãng HONDA Việt Nam.

Công ty luôn nhận được sự ủng hộ và tin tưởng của khách hàng và luôn mangđến cho khách hàng các loại xe chất lượng cao, kiểu dáng đẹp và hợp thời đại vớinhững thiết bị có chất lượng cao, tính năng kỷ thuật tốt Để phục vụ khách hàng ngàymột tốt hơn, công ty đã không ngừng nỗ lực cải tiến đầu tư trang thiết bị, nâng cấp nhàxưởng, phòng trưng bày và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, nhânviên kỹ thuật Đặc biệt với phương châm kinh doanh là uy tín và chất lượng, công ty

có thể đem đến các loại xe đáp ứng nhu cầu của quý khách hàng, các chương trìnhkhuyến mãi và bảo hành hấp dẫn đảm bảo quyền lợi của khách hàng Khi cần thiếtnhân viên kỹ thuật sẽ đến tận nhà của quý khách để lắp đặt, hướng dẫn thao tác và bảotrì

Hình thức hoạt động của công ty: Sau khi nhận được thông báo yêu cầu củakhách hàng thì nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu các tính năng và các thông tin của sảnphẩm Nếu khách hàng đồng ý mua thì khi đó cả hai bên sẽ thoả thuận giá cả, hìnhthức thanh toán và một số điều khoản khác có liên quan…

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân

Thành.

(*) Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:

- Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty,

có quyền hạn cao nhất trong toàn bộ bộ máy công ty Ở Công ty, Giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và tổng số vốn của công ty

- Phòng kế toán : có nhiệm vụ quản lý lương nhân viên, quản lý thu chi và tình

hình tài chính của công ty

- Phòng kinh doanh : Đây là bộ phân có đội ngũ nhân viên có năng lực chuyên

môn cao, có kiến thức sâu trong lĩnh vực kinh doanh và nắm bắt thị trường kinhdoanh Có thể nói đây chính là đầu ra quyết định sự phát triển của công ty Phòng kinhdoanh có nhiệm vụ khai thác khách hàng, tìm kiếm và mở rộng thị trường

- Phòng kỹ thuật: Đây là mắt xích quan trọng với phòng kinh doanh, có đội

ngũ nhân viên chuyên môn cao Phòng kỹ thuật luôn song hành với phòng kinh doanh

để đẩy mạnh sự phát triển của công ty

- Phòng hành chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc việc đào tạo,

tuyển dụng, sa thải công nhân, quản lý công nhân viên của công ty, ngoài ra phònghành chính còn nghiên cứu, đề xuất những biện pháp giúp giám đốc chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của công ty

1.1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành

-Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành có 30 máy tính để bànđược kết nối Internet, 5 máy photocopy, 5 máy in trang bị tại các phòng ban trongcông ty Ngoài ra một số nhân viên phải đi công tác xa công ty còn trang bị máy tínhxách tay hoặc ipad để sử dụng

Giám đốc

Phòng kế toán

Tại một số phòng ban như bộ phận kế toán đã sử dụng phần mềm kế toán Misa

để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty Các phòng ban khác chưa sử dụng phầnmềm quản lý nào

- Nhân viên phòng được trang bị mỗi người một máy tính và sử dụng thành thạophần mềm Microsoft Offíce, Auto Cad Vì nhân viên phòng hầu hết có trình độ cửnhân và kỹ sư xây dựng, nên có khả năng sử dụng máy tính và các phần mềm khác tốt

- Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng thực hiện kếtoán, lập và theo dõi số sách kế toán, hỗ trợ các phòng ban về thủ tục hành chính cụthể như sau: ghi chép, phản ánh các dữ liệu kế toán; thông tin, báo cáo, chuyển tin các

số liệu kế toán cho Giám đốc Công ty biết tình hình tài chính của Công ty và đơn vị.Nhân viên trong phòng này được trang bị mỗi người một máy tính và có thế sử dụngthành thạo phần mềm Microsoữ Offíce

1.2 Giới thiệu về đề tài

1.2.1 Giới thiệu phòng ban nơi thực tập

Quản lý bán hàng là đề tài mà Em quan tâm và theo đó Em chọn Bộ phận bánhàng làm phòng ban thực tập Chức năng, nhiệm vụ chính của bộ phận này là quản lýsản phẩm, là nơi xử lý các yêu cầu mua hàng của khách hàng và thực hiện quá trìnhbán hàng Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua rất nhiều khâu với nhiều ghi chépnhưng hầu hết chỉ được thực hiện thủ công bằng tay Sau khi xuất bán sản phẩm vànhận đầy đủ tiền hàng của khách hàng thì bộ phận này hoàn thành công việc của mình

1.2.2 Tên đề tài, lý do,mục đích chọn đề tài

- Tên đề tài: Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng tại Công ty TNHH Sản

Xuất Và Thương Mại Tân Thành

- Lý do chọn đề tài:

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mai TânThành em nhận thấy bộ máy Quản Lý Bán Hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất VàThương Mai Tân Thành hoạt động với số nghiệp vụ giao dịch trong ngày thường rấtlớn, lượng dữ liệu tính toán thì lớn, mà áp dụng phương pháp thủ công tốn rất nhiềucông sức, mất nhiều thời gian Tất cả các công việc liên quan đến việc bán hàng (nhập-xuất hàng hoá) đều đang được thực hiện trên giấy tờ, sổ sách do kế toán trực tiếp kiểm

kê và xác nhận Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công

ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành còn nhiều lĩnh vực chưa được tin họchoá cao, mới bước đầu đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanhnhưng mới ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần Theo những yêucầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việc đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từthực tế công tác quản lý bán hàng của Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân

Thành Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu vào của quá trình bán hàng, chophép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ nhà quản lý, thực hiện bán hàng nhanhchóng cho khách hàng

Hi vọng đề tài của em sẽ mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng củaCông ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lýCông ty mình

-Mục đích xây dưng phần mềm

Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao trình độ quản lý, trình độ kinh doanh và trình độ ứng dụng khoa học kỹ thuật Vì vậy, phát triển thương mại điện tử là vấn đề cần được quan tâm Muốn vậy, chúng ta cần phải nắm rõ tình hình thương mại điện tử của các nước trên thế giới Từ đó, áp dụng sao cho phù hợp với tình hình kinh tế Việt Nam Trên cơ sở đó, em quyết định tìm hiểu lý thuyết về thương mại điện tử và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng của công ty phù hợp tình hình kinh doanh

*Cụ thể tin học : Nắm được cơ sở lý thuyết chung về thương mại điện tử và cácvấn đề trong thương mại điện tử Tìm hiểu các website thương mại của thế giới để nắmđược cách thức hoạt động và những yêu cầu cần thiết đối với ứng dụng thương mạiđiện tử

* Về mặt ứng dụng: Xây dựng cơ sở dữ liệu đáp ứng cho việc lưu trữ tất cả cácloại mặt hàng Dựa vào việc tìm hiểu tình hình thương mại điện tử tại Việt Nam, xâydựng nên ứng dụng thích hợp với nền kinh tế đất nước, hỗ trợ tốt cho các doanhnghịêp cũng như khách hàng

CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ

Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghệ mới nó gồm có hai tính chất sau:+ Phần mềm là hệ thống logic chứ không phải kỹ thuật Do đó nó không được ráptheo nghĩa thông thường như sản phẩm công nghiệp khác Một phần mềm cần có sựđầu tư nhiều trí tuệ của những người chế tác phần mềm

+ Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quá trình

sử dụng Giá trị của phần mềm càng tăng lên khi nó được người sử dụng càng hiểu sau

- Thời gian thực

- Bắt đầu có phần mềm thương mại

Tính chất thương mại hóa của phần mềm trên thị trường ngày càng bộc lộ rõ vàđỉnh cao là việc sản xuất phần mềm đã tiến hành ở quy mô đại trà theo tác phong côngnghiệp và xu thế tổng quát của thị trường.

2.1.2 Công nghệ phần mềm

a khái niệm

Công nghệ phần mềm là môn khoa học nghiên cứu các phương pháp, các thủ tục

và các công cụ đi từ phân tích thiết kế đến quản lý một dự án phần mềm nhằm đạtđược các mục tiêu của dự án

Hay nói cách khác: Công nghệ phần mềm là tổ hợp các công cụ, phương pháp vàthủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát của công nghệphần mềm Đồng thời giúp cho kỹ sư lập trình có nền tảng để khai thác định hướngphần mềm

b Các giai đoạn phát triển của 1 dự án phần mềm

Quy trình phát triển 1 dự án phần mềm không phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp

và miền ứng dụng, nó đều trải qua 3 giai đoạn sau:

- Giai đoạn 1: Giai đoạn xác định

Nhóm sản xuất phần mềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm màmình cần chế tạo ra Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng khi sản xuất phần mềm vớiquy mô công nghiệp vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các rằngbuộc liên quan chúng ta mới tiến hành được kết quả các công đoạn sau

Trong giai đoạn này phải xác định và giải quyết ban vấn đề mấu chốt sau:

+ Tiến hành phân tích hệ thống một cách toàn diện theo quan điểm: một phần mềm

là một bộ phận của hệ thống quản lý Phần mềm phải được đặt trong tổng thể hệ thống

ấy và xem xét trong mối quan hệ ràng buộc với các yếu tố quản lý khác

+ Tiến hành lập kế hoạch sản xuất phần mềm trước khi đi vào yêu cầu cụ thể.+ Tiến hành phân tích yêu cầu một cách cụ thể, chi tiết theo từng đối tượng

Đây là giai đoạn định danh phần mềm trong thực tế của các công ty phần mềm nóđược cụ thể hóa trong vai trò cán bộ có chức danh: Cán bộ phân tích yêu cầu phầnmềm, Cán bộ lập và quản lý yêu cầu phần mềm

- Giai đoạn 2: Giai đoạn phát triển

Trong giai đoạn này phải định hướng phần mềm sẽ phát triển như thế nào Trong

đó có 3 công việc quan trọng cần làm: thiết kế, mã hóa, kiểm thử Cần chú ý khái niệm

mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã hóa trong hệ thống thôngtin Trong công nghệ phần mềm, mã hóa là quá trình chuyển đổi, dịch từ một thiết kếban đầu thành một ngôn ngữ lập trình mà máy tính có thể hiểu được

Trong thực tiễn của công nghệ phần mềm giai đoạn này được thực hiện bởi cácchức danh: Cán bộ thiết kế, Cán bộ quản lý cấu hình phần mềm, Lập trình viên, Cán

bộ test phần mềm

- Giai đoạn 3: Giai đoạn bảo trì

Trong đó có loại hình: bảo trì sửa chữa, bảo trì thích nghi và bảo trì hoàn thiện(còn gọi là bảo trì nâng cao)

+ Bảo trì sửa chữa: tức là sửa lỗi phần mềm, lỗi chi tiết đơn giản không phải là lỗicủa hệ thống

+ Bảo trì thích nghi: tức là làm cho sản phẩm phần mềm hoàn toàn thân thiện trongmôi trường của người sử dụng

+ Bảo trì hoàn thiện ( bảo trì nâng cao): tức là làm cho sản phẩm phần mềm đẹphơn, có tính thẩm mỹ cao cùng với chức năng thực hiện ngày càng được hoàn thiện,ngoài ra kỹ sư phần mềm còn phải bổ sung thêm một vài chức năng mà công ty muaphần mềm yêu cầu

Trong thực tiễn hoạt động hiện nay của các công ty phần mềm nhiệm vụ nàythường được giao cho cán bộ triển khai phần mềm và ban hỗ trợ khách hàng

Đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty phần mềm ở việt nam hiện nay.Người ta thấy vấn đề hậu mãi lại đóng vai trò quan trọng hơn là chất lượng phần mềm.Trong công nghệ phần mềm, người ta thường áp dụng quy tắc 40 – 20 – 40 về sựphân bổ các nỗ lực trong tiến trình phát triển một phần mềm Tức là toàn bộ tiến trìnhđược chia thành ba khối lớn Có nghĩa là trong giai đoạn phát triển thì phẫn mã hóacông ty phần mềm cần tập trung các tiềm năng về vật chất và con người ở mức độ20% còn lại các tiềm năng này được chia làm 2 lần cho quy trình thiết kế và thửnghiệm

2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mềm

Mỗi phần mềm từ khi ra đời phát triển đều trải qua 1 chu kì trong công nghệ phầnmềm gọi là vòng đời phát triển của phần mềm

Mục đích của việc nghiên cứu vòng đời phát triển của phần mềm là phân ra thànhgiai đoạn trên cơ sở đó tìm hiểu giải pháp và công cụ thích hợp để tác động vào cácgiai đoạn Vòng đời phát triển của một phần mềm được biểu diễn bằng mô hình thácnước theo hình vẽ sau đây:

Hình 2.1 Mô hình biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm

- Công đoạn đầu tiên là công nghệ hệ thống bao trùm toàn bộ các quá trình tiếptheo trong công nghệ phần mềm Vì phần mềm là một thành phần của hệ thống quản

lý do đó nó phải được xem xét trong mối liên quan tổng thể về kinh tế, kỹ thuật, tàichính của toàn bộ bộ máy quản lý

- Công đoạn tiếp theo là phân tích Với mục đích xác định rõ ràng và cụ thể cácyêu cầu của phần mềm

- Phần thiết kế trong công nghệ phần mềm hướng tới các vấn đề sau đây:

+ thiết kế kiến trúc hệ thống: là phần quan trọng nhất vì nó cho ta cái nhìn tổng thể

về phần mềm cần xây dựng

+ Thiết kế kỹ thuật là đi vào các vấn đề cụ thể gồm: thiết kế dữ liệu, thiết kế thủtục, thiết kế chương trình, thiết kế giao diện màn hình và cuối cùng là thiết kế công cụcài đặt

Người ta dùng mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềmvới 2 ý nghĩa Một là: để khẳng định đây là giai đoạn của một quy trình thống nhất, nókhông tách rời mà có mối liên quan mật thiết với nhau Hai là: trong mô hình này cáccông đoạn ở phía dưới thì chịu tác động của toàn bộ các công đoạn ở phía bên trên.Chỉ có công đoạn công nghệ hệ thống là không chịu ảnh hưởng hay tác động của bất

cứ công đoạn nào

2.1.4 Làm bản mẫu phần mềm

Đây là một công đoạn rất đặc trưng khi sản xuất phần mềm ở quy mô công nghiệp.Cũng tương tụ như trong sản xuất của một ngành công nghiệp nào đó, trước khi đưasản phẩm vào sản xuất hàng loạt thì phải tiến hành thử nghiệm làm thử một số sảnphẩm để đưa ra thăm dò ý kiến của khách hàng, nếu khách hàng đồng ý thì mới tiếnhành sản xuất hàng loạt

Bản mẫu phần mềm được hiểu là một mô hình của phần mềm tương lai mangnhững đặc trưng cơ bản nhất nhưng chưa phải là phần mềm hoàn toàn đã hoàn thiện.Trong quy trình làm phần mềm nhất thiết phải làm bản mẫu vì hai lý do sau đây:Khi khách hàng đến công ty đặt hàng người ta chỉ bày tỏ nguyện vọng sản phẩm phầnmềm mới được thiết kế Các kỹ sư phần mềm ngay từ đầu khi nhận đơn đặt hàng thìcũng không hình dung hết các chức năng chỉ tiết của phần mềm.

Quy trình làm bản mẫu phần mềm đòi hỏi những cán bộ có chuyên môm caokhông chỉ thuần tuý về mặt tin học Vì mục đích của công đoạn làm bản mẫu chưa hẳn

là chất lượng của phần mềm mà còn là khả năng thu hút khách hàng để sản xuất phầnmềm Sau khi có bản mẫu phần mềm, khách hàng sẽ xem xét đánh giá và nếu bản mẫu

đã được chấp nhận thì phần mềm sẽ được đưa vào sản xuất

Quy trình làm bản mẫu phần mềm gồm các bước như sau:

Hình 2.2 Mô hình mình hoạ các bước làm bản mẫu phần mềm

- Bước 1: Xác định yêu cầu của khách hàng Trong bước này đại diện của công typhần mềm gặp gỡ khách hàng để xác định các yêu cầu của họ về phần mềm Thông

thường khách hàng chỉ bày tỏ nguyện vọng là chính, bản thân cán bộ công ty phầnmềm phải lượng hóa và mô hình hóa các nguyện vọng đó

- Bước 2: Thiết kế nhanh Mục đích của bước này ở dạng phác thảo chỉ bao gồm 1vài đặc trưng cơ bản của phần mềm

- Bước 3: Làm bản mẫu Nhằm mục đích công ty phần mềm cho ra đời nhanh 1bản mẫu dạng phác thảo chỉ gồm 1 vài đặc trưng cơ bản của phần mềm

- Bước 4: Khách hàng đánh giá bản mẫu

- Bước 5: Làm mịn bản mẫu, hay là chi tiết hóa các chức năng phần mềm

- Bước 6: Kết thúc ta được 1 sản phẩm chưa được thương mại hóa thị trường mà làbản mẫu phần mềm

Quy trình này có vai trò đặc biệt quan trọng, là yếu tố quyết định xem khách hàng

có ký hợp đồng phần mềm hay không Ngoài ra cán bộ làm phần bản mẫu ngoài kiếnthức chuyên môn phải có kiến thức tổng hợp về tình hình kinh tế xã hội

2.1.5 Nền tảng thiết kế phần mềm

a Vai trò của thiết kế phần mềm

Thiết kế phần mềm là khâu trung tâm trong quy trình sản xuất một phần mềm côngnghiệp và được dùng để chỉ chung 3 quy trình là: Thiết kế, lập trình và kiểm thử.Quy trình thiết kế chiếm 75% chi phí để sản xuất một phần mềm công nghiệp Vaitrò của khâu thiết kế trong sản xuất phần mềm công nghiệp thể hiện ở chỗ:

- Đối với các phần mềm được thiết kế đầy đủ thì không dẫn đến những thay đổi lớnkhi xảy ra một thay đổi lớn nào đó về dữ liệu

- Đối với các phần mềm không được thiết kế một cách đầy đủ thì tính tổn định củachúng rất thấp, chỉ cần một thay đổi nhỏ về dữ liệu hoặc tác động của môi trường cũnglàm cho hoạt động của phần mềm bị bỉến dạng thậm chí không còn khả năng hoạtđộng được nữa

- Nền tảng thiết kế cũng là cơ sở để tiếp tục phát triển phần mềm hoặc sửa chữa, bổsung các chức năng của nó

b Tiến trình thiết kế trong công nghệ phần mềm

Khi sản xuất một phần mềm công nghiệp theo quan điểm quản lý dự án việc thiết

kế phần mềm được tiến hành theo 2 bước: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết

Xét từ góc độ quản lý thì thiết kế sơ bộ đưa ra cái nhìn sơ bộ về phần mềm tươnglai Còn thiết kế chi tiết đi sau vào các lĩnh vực thiết kế cụ thể: thiết kế dữ liệu, thiết kếchương trình, thiết kế thủ tục

Nếu xét từ phương diện kỹ thuật thì quy trình phát triển một phần mềm côngnghiệp được phân chia thành 4 công đoạn: thiết kế kiến trúc, thiết kế dữ liệu, thiết kếthủ tục và thiết kế giao diện

Hai góc độ quản lý và kỹ thuật trong tiến trình phát triển phần mềm có mỗi quan

hệ rất chặt chẽ với nhau và được biểu diễn tổng quan trong hình vẽ sau đây:

Yêu cầu chung đối với một kỹ sư phần mềm là phải đạt được 2 yêu cầu sau:

- Đảm bảo tính chặt chẽ trong kiến trúc để không xảy ra những lỗ hổng trong phầnmềm

- Kiến trúc phải đảm bảo không quá phức tạp để khi dịch thành chương trình, quy

mô của chương trình không quá lớn khi thực hiện mỗi chức năng

Bản chất của của kiến trúc phần mềm là bài toán chuyển từ P – S ( Tử vấn đề thực

tế sang giải pháp phần mềm) P là một vấn để phi cấu trúc và S đã được cấu trúc hóa

Hình 2.4 Mô hình biểu diễn kiến trúc phần mềmVới 1 vấn đề P, ta có thể đưa ra rất nhiều giải pháp S khác nhau, từ đó đưa đếnnhiều kiến trúc hệ thống khác nhau Tiêu chuẩn cơ bản ở đây là đảm bảo được mức độcàng đơn giản càng tốt mà vẫn thực hiện được các chức năng Việc giải quyết vấn đề

từ P sang S không những chỉ là kĩ thuật mà còn là nghệ thuật của kỹ sư phần mềm,hoàn toàn tương tự như kến trúc sư với mỗi công trình xây dựng Vì thế trước mỗi vấn

đề thực tế đặt ra, kỹ sư phần mềm phải lựa chọn 1 giải pháp phần mềm gọn nhẹ khôngquá phức tạp

2.1.6 Xác định quy mô phần mềm

Cũng như các nghành công nghiệp truyền thống Trong công nghệ phần mềm, vấn

đề xác định quy mô của sản phẩm là một công đoạn bắt buộc và hướng tới hai mụcđích sau:

- Để xác định kế hoạch thiết kế phần mềm phù hợp

- Đưa ra một giấy báo giá dựa trên cơ sở tình toán cụ thể

Tuy nhiên, sản phẩm phần mềm có những nét đặc thù riêng biệt so với sản phẩmcủa các ngành công nghiệp truyền thống Do đó, việc xác định quy mô của chúng cũng

phức tạp hơn nhiều Người ta sử dụng hai phương pháp để xác định quy mô phầnmềm.

2.1.7 Các quy trình thiết kế trong xây dựng phần mềm

Trong sản xuất phần mềm công nghiệp, người ta chuẩn hoá dưới dạng tổng quát 6bước được gọi là 6 quy trình - đây có thể coi là bản hướng dẫn của những người làmviệc trong công ty sản xuất phần mềm :

+ Xác định yêu cầu người sử dụng

+ Xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

+ Thiết kế phần mềm

+ Lập trình trong công nghệp phần mềm

+ Quy trình test trong công nghệ phần mềm

+ Quy trình triển khai trong công nghệ phần mềm

Tuy nhiên áp dụng vào đề tài, do còn nhiều hạn chế về điều kiện và năng lực bảnthân nên sẽ chỉ đi sâu vào những khâu quan trọng để xây dựng lên phần mềm Đó làcác quy trình :

+ Xác định yêu cầu người sử dụng

+ Thiết kế phần mềm

+ Lập trình trong công nghệ phần mềm

Khi thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế phần mềm ”, thì 3 quy trình trên là cácquy trình quan trọng nhất Việc thực hiện tốt 3 quy trình này đóng vai trò chủ chốt tạolên phần mềm

1) Quy trình xác định yêu cầu người sử dụng

* Mục đích của quy trình

Mục đính của quy trình bao gồm tìm hiểu yêu cầu của khách hàng, tiến hành phântích hệ thống một cách sơ bộ và các quy trình liên quan và lượng hoá nhu cầu củakhách hàng về sản xuất phần mềm

* Lưu đồ của quy trình

* Các thông số của quy trình

- Mô tả hoạt động của hệ thống

Theo tiêu chuẩncông ty

2 Input

- Hợp đồng

- Giải pháp

- Văn bản hợp đồng xây dựng phần mềm

- Các giải pháp kỹ thuật thực hiện hợp đồng

Theo tiêu chuẩncông ty

- Tài liệu phân tích người sử dụng

Theo tiêu chuẩncông ty

* Phân đoạn các hoạt động

STT Các bước thực hiện Điều kiện bắt đầu Điều kiện kết thúc

1 Lập kế hoạc xác định

yêu cầu

Bắt đầu quy trình 2 Kế hoạch được quản

trị viên dự án phê duyệt

2 Khảo sát hệ thống Kết thúc bước 1 Quản trị viên dự án và

khách hàng chuẩn y

3 Phân tích nghiệp vụ Kết thúc bước 2 Khách hàng chấp nhận

4 Phân tích yêu cầu

Trong quy trình này, khi áp dụng vào đề tài, phải nắm bắt được hệ thống quản lýbán hàng tại Công ty Từ đó đi sâu tìm hiểu và phân tích từng nghiệp vụ quản lý.Yêu cầu quan trọng của quy trình xác định yêu cầu người sử dụng là phải mô hìnhhóa và cấu trúc hóa các vấn đề phi cấu trúc Do đó, đây là khâu quan trọng nhất cầnphải có một kiến thức tổng hợp từ rất nhiều lĩnh vực.

Quy trình thiết kế phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:

- Thiết kế kiến trúc phần mềm ( Chuyển từ P -> S)

* Lưu đồ của quy trình

Duyệt

Thiết kế dữ liệu Thiết kế thủ tục

* Các thông số của quy trình

Quản trị viên dự án phê duyệt

3 Sản phẩm Kiến trúc hồ sơ hệ thống

Hồ sơ thiết kế kỹ thuật

Quản trị viên dự án phê duyệt

* Phân đoạn các hoạt động

Stt Hoạt động Điều kiện bắt đầu Điều kiện kết thúc

1 Lập kế hoạch thiết

kế

Sau khi nhận hợp đồng Kinh tế, Hồ sơ phân tíchnghiệp vụ

Quản trị viên dự án duyệt

2 Thiết kế kiến trúc Sau khi kết thúc bước 1 Quản trị viên dự án duyệt

3 Thiết kế dữ liệu Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt

4 Thiết kế thủ tục Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt

5 Thiết kế chương

trình

Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt

6 Thiết kế giao diện Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt

7 Tổng hợp Sau khi kết thúc bước 6 Quản trị viên dự án duyệt

Cũng tương tự như quy trình trước mỗi hoạt động sẽ được chi tiết thành các đầuviệc cụ thể

3) Quy trình lập trình trong xây dựng phần mềm

* Mục đích của quy trình

Trên cơ sở bản vẽ thiết kế kỹ sư phần mềm lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó

để chuyển từ bản vẽ thiết đã được biểu diễn trên ngôn ngữ cụ thể vì điều đó người tacoi quá trình lập trình là quá trình thi công

* Các dấu hiệu:

Quy trình lập trình được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:

- Lập trình các thư viện chung

- Lập trình các module

- Lập trình tích hợp

* Lưu đồ của quy trình

Dựa vào các hoạt động này, sẽ sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập trìnhphần mềm

Trên đây là 3 quy trình quan trọng nhất khi áp dụng vào đề tài “ Phân tích và thiết

kế phần mềm quản lý bán hàng ” Ngoài ra, sau khi kết thúc 3 quy trình này, có thểthực hiện thêm 2 quy trình: quy trình test, và quy trình triển khai Việc thực hiện 2 quy

trình này sẽ diễn ra ở quy mô nhỏ, phù hợp với năng lực bản thân và quy mô của phầnmềm, nhằm tìm ra các lỗi của phần mềm và chạy thử phần mềm tại Công ty TNHHSản Xuât và Thương Mại Tân Thành

2.2 Một số nguyên tắc khi thiết kế phần mềm

2.2.1 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu

Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệuquả và giảm thiểu tối đa các sai sót Sau đây là một số nguyên tắc hữu ích cho việcthiết kế màn hình nhập liệu:

- Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệugốc

- Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tựnhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng

- Không bắt người dùng cập nhật các thông tin thứ sinh tức là thông tin có thể tínhtoán được hoặc có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc có thể suy luận được từnhững thông tin đã có

- Đặt tên cho các ô nhập liệu ở phía trên hoặc bên trái của ô nhập liệu

- Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể

- Sử dụng phím Tab hoặc phím Enter để chuyển tới trường tiếp theo

- Sử dụng tối đa ba màu trên Forn chức năng, chỉ tô màu hoặc nhấn mạnh nhữngtrường thông tin quan trọng

2.2.2 Nguyên tắc cơ bản của việc trình bày thông tin trên màn hình

Theo Dumas và Galit thì có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình bày thông tintrên màn hình như sau:

- Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình Người sửdụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác

- Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt thôngtin theo trục trung tâm

- Nếu đầu ra thông tin gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh sốthứ tự

- Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng in hoa, in thường, chữ gạchchân … và ngắt câu hợp lý

- Đặt tên đầu cột cho mỗi cột

- Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý

- Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số Bảo đảm vị trí dấu thập phânthẳng hàng

- Chỉ đặt mầu cho những thông tin quan trọng

2.2.3 Phương pháp thiết kế giải thuật

Trong thiết kế giải thuật, có 2 phương pháp thiết kế giải thuật là:

a Thiết kế từ trên xuống ( Top down design )

Đây là phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nội dungcủa phương pháp thiết kế này như sau:

Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toányêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyếtthành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các modulecon từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là “ từ đỉnh xuống ”

b Thiết kế từ dưới lên ( Bottom up design )

Phương pháp này ngược lại với phương pháp Top down design và bao gồm các ýnghĩa sau đây:

Trước hết người ta giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độtương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết các bài toán, người tagộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến modulechính Sau đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chứcnăng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm vụ tập hợp cácmodule thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh

Hai phương pháp thiết kế này áp dụng trong các tình huống khác nhau Vớiphương pháp thiết kế từ trên xuống thường áp dụng khi thiết kế tại những nơi chưađược tin học hóa Còn với phương pháp thiết kế từ dưới lên thì áp dụng khi thiết kế tạinhưng nơi đã được tin học hóa một phần

Với Công ty TNHH Sản Xuât và Thương Mại Tân Thành, do công ty chưa có phầnmềm quản lý trong bất kỳ nghiệp vụ nào của quản lý bán hàng, hầu hết công ty vẫnlưu chữ bằng giấy tờ hoặc lưu trữ bằng word, excel Do đó khi thiết kế phần mềmquản lý bán hàng tại công ty, sẽ chọn phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống ( Top downdesign )

2.3 Cơ sở Phương pháp luận về Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu và Ngôn ngữ lập trình trong thiết kế phần mềm

2.3.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visua Basic

Ngày nay, Visual Basic được xem như là một ngôn ngữ lập trình khá mạnh Với

giao diện người dùng đồ hoạ, cùng với các công cụ và các điều khiển được xây dựngsẵn

Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn

Visual Basic1.0, Visual Basic3.0, bổ xung cách thức đơn giản để điều khiển các cơ

sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basic4.0 bổ xung thêm phần hỗ chỡ phát triển 32

bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối

tượng đấy đủ Visual Basic 5.0 đã bổ xung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự,thực sự có khả năng sáng tạo các điều khiển riêng Và bây giờ Visual Basic 6.0 bổxung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu với các tính năng cơ sở dữliệu mạnh hơn mặt khác lớp điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thờigian công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng VisualBasic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual) nghĩa là khi thiết kế mộtchương trình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trìnhthực hiện Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác VBcho phép tachỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc kích thước hình dang của đối tượng trongứng dụng

Một khả năng khác của VB chính là khả năng liên kết kết hợp các thư viện liênkết động DLL, đây chính là phần mở rộng cho Visual Baisic tức là khi xây dựng mộtứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà VB chưa đáp ứng được, ta viết thêm DLLphụ trợ

Khi viết chương trình VB, chúng ta phải qua 2 bước:

- Thiết kế giao diện (Visual Programming)

- Viết lệnh (Code Programming)

2.3.2 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access.

2.3.2.1 Khái niệm về Access.

Access là hệ quản trị CSDL trên môi trường window, trong đó có sẵn các công

cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự đống sản sinh những trương trình cho hầu hết các bài toánthường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán

2.3.2.2 Cấu trúc của một CSDL Access.

Các đối tượng trong Access bao gồm:

- Bảng (Table): là đói tượng dùng để lưu dữ liệu

- Truy vấn (Query): là đỗi tượng dùng để trích rút dữ liệu từ bảng theo nhữngđiều kiện xác định và tính toán dữ liệu cho các bảng

- Biểu mẫu (Form): là đối tượng đựoc thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu vàtạo giao diện người dùng bằng các công cụ điều khiển

- Báo cáo (Report): là đối tượng dùng để trích rút dữ liệu, in, tổng hợp dữ liệuđược chọn

- Macro: là đối tượng tạo ra một hay nhiều hoạt động thao tác với các đối tượngtrong CSDL mà Access sẽ thực hiện tự động mỗi lần khi chạy

- Module: là đối tượng chứa cácthủ tục và hàm được lập bằng ngôn ngữ VisualBasic để xử lý tự động

Việc xây dựng dữ liệu trong Access được bắt đầu bằng việc xây dựng bảng dữ liệu Cấu chúc bảng dữ liệu bao gồm các trường (Field) và các bản ghi (Record) Mỗi trường phải được xác định bởi một kiểu dữ liệu nhất định Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access hỗ trợ các kiểu dữ liệu sau:

+ Text: Đây là kiểu dữ liệu rộng nhất trong các kiểu dữ liệu mà Access quản lý,

nó gồm các kí tự, chữ, chữ số Kiểu dữ liệu này đượ sủ dụng thường xuyên nhất nó cóthể dùng để lưu thông tin về tên, địa chỉ, quê quán Giới hạn kiểu text là 255 kí tự

+ Memo: kiểu dữ liệu này có chức năng như kiểu text, nhưng nó vượt qua con

số 255, kí tự này có thể lưu tới 64000 kí tự

+ Number: Đây là dữ liệu kiểu số, có thể là số nguyên (integer), long integer, byte

+ Currebcy: Kiểu tiền tệ

+ Date/Time: Kiểu ngày tháng

+ Autonumber: Là kiểu dữ liệu đăc trưng của Access, kiểu dữ liệu này sẽ tự động tăng lên một số kí tự sau khi một bản ghi mới được nhập vào

+ Yes/No: Kiểu này giống kiểu dữ liệu boolean, dữ liệu chỉ nhập một trong hai giá trị Yes hoặc No

Chương3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÂN THÀNH

3.1 Bài toán quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành

3.1.1 Nội dung của bài toán quản lý bán hàng

Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành là công ty chuyên kinh doanh

về xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng thay thế, sửa chữa, bảo hành sản phẩm xe máyTrong những năm gần đây, quy mô của công ty ngày càng mở rộng và doanh thuliên tục tăng Công ty thực hiện kinh doanh thông qua các dịch vụ sau: dịch vụ muahàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành bảo trì

Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầunày, khách hàng có thể đến đặt mua hàng tại công ty hoặc gọi điện đến, hoặc thôngqua website của công ty để đặt hàng Phiếu mua hàng của khách hàng sau đó sẽ đượckiểm tra và thực hiện mua hàng của nhà cung cấp Phòng kinh doanh sẽ gửi đơn đặthàng cần mua đến nhà cung cấp và yêu cầu báo giá Sau khi đã lựa chọn được nhàcung cấp thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và nhập hàng về

Sau đó, phòng kỹ thuật sẽ triển khai lắp đặt và vận chuyển thiết bị đến cho kháchhàng Sau khi bàn giao thiết bị đầy đủ theo đơn đặt hàng thì viết phiếu bảo hành chokhách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp, cuối cùng yêu cầu khách hànglàm thủ tục thanh toán

b Quy trình triển khai bán hàng

Quy trình triển khai bán hàng được thực hiện qua các bước sau:

- Nhận yêu cầu triển khai bán hàng:

+ Khi có yêu cầu triển khai bán hàng, cán bộ phòng kỹ thuật sẽ thu thập đầy đủ,chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng, địa chỉcủa khách hàng

+ Căn cứ vào hợp đồng thì trưởng phòng kỹ thuật sẽ phân công lập kế hoạch triểnkhai và phân công công việc cho cán bộ kỹ thuật đi triển khai

- Nhận lắp đặt và cài đặt thiết bị

+ Cán bộ kỹ thuật sẽ kiểm tra thiết bị và test thử thiết bị

+ Cán bộ kỹ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từng sản từngthiết bị và kiểm tra tem bảo hành đầu vào (nếu có) nếu thiết bị đó có bảo hành theotem, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lý giấy tờ

Đánh giá nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp

+ Cán bộ kỹ thuật tiến hành lắp đặt thiêt bị, cài đặt các phần mềm, chương trìnhứng dụng theo như hợp đồng.

- Xem xét và kiểm tra việc lắp và cài đặt

+ Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng, trưởng phòng kỹ thuật sẽ xem xét vàkiểm tra quy trình, kết quả lắp và cài đặt thiết bị phần mềm Nếu có sai sót thì sẽ yêucầu nhân viên kỹ thuật thực hiện lại cho đến khi đạt được yêu cầu

- Đóng gói dán tem vảo hành, làm phiếu bảo hành và biên bản bàn giao

+ Nhân viên kỹ thuật phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tích dấu thờigian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện hay thiết bị sẽđuợc giao Sau đó dán tem dịch vụ bảo hành lên trên vỏ máy, lấy giấy bảo hành và làmbiên bản bàn giao

- Vận chuyển thiết bị và bàn giao tới khách hàng

+ Cán bộ kỹ thuật phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên hệ và địađiểm bàn giao hàng Sau đó đóng gói hàng hoá vận chuyển thiết bị tới địa chỉ chokhách hàng

+ Tại nơi giao hàng, cán bộ triển khai tiến hành bàn giao thiết bị cho khách hàng,thực hiện việc lắp đặt, kết nối thiết bị với máy in, máy scan, fax, modem… theo yêucầu hoặc sự chỉ dẫn của khách hàng Sau đó khi thiết bị chạy thử đảm bảo hoạt độngbình thường, cán bộ triển khai và khách hàng ký vào biên bản giao nhận

+ Nếu có vướng mắc về sản phầm hoặc khách hàng không chấp nhận, cán bộ kỹthuật sẽ xin xác nhận của khách hàng và báo cáo cho trưởng phòng kỹ thuật cùng vớicác phòng ban có liên quan để kịp thời xử lý

- Báo cáo và lưu hồ sơ

+ Sau khi hoàn tất quá trình triển khai theo đúng nội dung ghi trên phiếu yêu cầu,cán bộ kỹ thuật nộp hồ sơ triển khai ( biên bản bàn giao thiết bị bản photo, phiếu bảohành, giấy tờ liên quan khác …) cho cán bộ quản lý hồ sơ để lưu

3.1.3 Phân tích yêu cầu người sử dụng

a Yêu cầu chung

- Các Form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng Tuy nhiên nó vẫnphải đảm bảo một số yêu cầu như:

+ Màu sắc trên form phải hài hoá không có quá nhiều màu sắc Nhưng cũng làmnổi bật các trường quan trọng

+ Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trên xuốngdưới, từ trái qua phải …

+ Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng phím tắt …

- Giảm tối đa việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các Combo Box để nhân viênchọn các giá trị chuẩn có sẵn Điều này sẽ giúp nhân viên thuận tiện hơn khi sử dụng

và tăng độ chính xác của thông tin

- Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào, ví dụ: khinhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hoá thì trên thanh tiêu đề của form nhậpphải hiển thị chữ Danh mục hàng hoá

- Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ liệu của hệthống, ví dụ: chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xoáhoá muốn thay đổi một bản ghi nào đó hay không

- Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợi cho người

sử dụng

b Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng

- Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin theo phiếu nhập hàng có sẵn của côngty

- Khi nhân viên nhấn nút lưu phiếu nhập hàng thì các phiếu nhập hàng sẽ lưu lại đểphục vụ cho quá trình tính toán

c Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng

- Phiếu bán hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin theo phiếu bán hàng có sẵn của côngty

- Khi nhân viên ấn lưu lại phiếu bán hàng thì các phiếu bán hàng sẽ lưu lại để phục vụcho quá trình tính toán

d Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo

- Phải lên được nhiều loại báo cáo khác nhau như báo cáo doanh thu theo loại hàng,báo cáo doanh thu theo thời gian, báo cáo hàng tồn kho …

- Phải thiết kế các Form báo cáo có giao diện phù hợp với từng loại báo cáo theo yêucầu của từng cấp quản lý

3.2 Kế hoạch thực hiện đề tài:

Đây là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy vitính Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách nhanh chóng và kiểm tra dữ liệumột cách tối ưu Nó quyết định cho cả một chương trình quản lý

Việc xây dựng kế hoặch thực hiện đề tài bao gồm các giai đoạn sau:

3.2.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án

Đây là bước tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại, khắc phục những nhược điểmcòn tồn tại để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối ưuhoá công tác quản lý bán hàng cho giai đoạn tiếp theo

3.2.4 Thiết kế chi tiết thiết kế:

+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máytính

+ Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính

+ Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu

* Thành phần của biểu đồ bao gồm:

- Các chức năng: được ký hiệu bằng hình chữ nhật có gán tên nhãn

- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được ký hiệu bằng

đoạn thẳng nối chức năng “cha” tới các chức năng “con”

+ Dễ thành lập nhiều phân tích đơn giản

+ Mang tính chất tĩnh

+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức

Tên

Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B, C, D

* Đặc điểm của biểu đồ:

+ Các chức năng được phát triển nhìn một cách khái quát nhất

+ Dễ thành lập nhiều phân tích đơn giản

+ Mang tính chất tĩnh

+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức

b Các chức năng của quy trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Và

Thương Mai Tân Thành

+ Lưu phiếu thu

+ Lưu phiếu xuất

+ Báo cáo công nợ

+ Báo cáo năm

c Biểu đồ phân cấp chức năng

H1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng

Quản lý nhập

hàng

1.

Tìm kiếm 3.

Báo cáo 4.

Quản lý xuất hàng 2.

Nhận ĐĐH 2.1

Đối chiếu thẻ kho 2.2 Biên bản giao hàng 2.3 Lập PT 2.4

Lập PX 2.5

Lưu PX 2.6

Theo Mã HH 3.1

Theo Mã KH 3.2

BC NXT 4.1

BC DThu 4.2

BC Công nợ 4.3

BC Theo Năm 4.4

Theo Mã NCC 3.3

Lưu PT 2.7

3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)

a Khái niệm:

Là một công cụ chính của quá trình phân tích nhằm mục đích thiết kế, trao đổi

và tạo lập dữ liệu Nó thể hiện rõ ràng và khá đầy đủ nét đặc trưng của hệ thống trongcác bước phân tích thiết kế trao đổi dữ liệu

- Biểu diễn: Luồng dữ liệu trên biểu đồ được biểu diễn bằng mũi tên có hướng

trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo mũi tên để chỉ hướng củaluồng thông tin

Ví dụ: “ Hoá đơn”, “ Hoá đơn đã kiểm tra”

Hoá đơn Hoá đơn đã kiểm tra

* Kho dữ liệu:

- Khái niệm: Là các thông tin cần được lưu trữ lại trong một khoảng thời gian,hoặc một tác nhân sử dụng

- Biểu diễn: Kho dữ liệu được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu trên đó

ghi một tên nhãn của kho

- Biểu diễn: Tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật có gán nhãn

Ví dụ: Nhà cung cấp, Khách hàng

* Tác nhân trong:

- Khái niệm: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả

ở trang khác của biểu đồ

- Biểu diễn: Tác nhân trong được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một phía vàtrên có ghi nhãn:

Ví dụ: “ Kế toán

Kế toán

* Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu

Ghi nhận hoá đơn

- Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của

hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lầnnhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn

có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật

- Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ

đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh phân rã thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2 …

Mức 1 (mức đỉnh): được phân rã từ biểu đồ DFD mức khung cảnh với các chứcnăng phân rã tương ứng ở mức 2 của FHD Các nguyên tắc phân rã như sau:

+ Các luồng dữ liệu được bảo toàn so với sơ đồ ngữ cảnh

+ Các tác nhân ngoài được bảo toàn so với sơ đồ ngữ cảnh

+ Xuất hiện thêm các kho dữ liệu tuỳ từng mức độ dần dần theo cấp độ từ phânmức

+ Bổ sung thêm các luồng dữ liệu cho hệ thống con nếu cần thiết

+ Các chức năng được đánh số theo ký pháp chấm để đảm bảo việc theo dõi từtrên xuống

* Các biểu đồ luồng dữ liệu:

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh là một biểu đồ luồng dữ liệu trong đó chỉ

có một chức năng duy nhất trao đổi các luồng thông tin với các đối tác

Nhà cung

cấp

Khách hàng

Giám đốc Quản lý bán

hàng

Hàng

Báo cáo

Phiếu nhậpY/C Thanh toán

Đơn đặt hàngPhiếu chiHàng lỗi

HàngBáo giáPhiếu xuất

Phiếu bảo hànhPhiếu thuĐơn đặt hàng

Y/c Báo cáo

Hình 5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Phòng kinh doanh của công ty gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp sau đó nhà cungcấp gửi hàng tới, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho Phòng kinh doanh cónhiệm vụ kiểm tra hàng Nếu hàng bị lỗi thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ gửi trả lạinhà cung cấp Nhà cung cấp yêu cầu thanh toán, khi nhập hàng về kho nhân viênphòng kinh doanh lập phiếu chi gửi nhà cung cấp

Khi một khách hàng muốn mua sản phẩm tại công ty thì khách hàng sẽ phải gửiđơn đặt hàng tới phòng kinh doanh Phòng kinh doanh có trách nhiệm gửi báo giá tớikhách hàng Khi khách hàng quyết định mua sản phẩm, phòng kinh doanh gửi hàngkèm theo phiếu xuất hàng cho khách hàng đồng thời lập phiếu thu và viết phiếu bảohành gửi khách hàng

Ban giám đốc yêu cầu báo cáo đối với hệ thống quản lý bán hàng, yêu cầu cácbáo cáo về quá trình nhập hàng và bán hàng của công ty Hệ thống quản lý bán hàng

có nhiệm vụ thực hiện các yêu cầu đó của ban giám đốc

Báo cáo

2.

Quản lý xuất hàng

3.Tìm kiếm hàng 3

1 Quản

lý nhập hàng

Đơn đặt hàng

Báo giáHàng

Phiếu xuất

Phiếu bảo hànhPhiếu thu

Phiếu xuất

Theo Mã NCC

Theo

Mã KHY/cầu báo cáo

Báo cáo

DS hàng xuất

HàngYêu cầu TT

Hình 6 Sơ đồ DFD mức 0

c Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý nhập hàng

Hình 7 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý nhập hàng

Ban quản lý nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng tồn từ kho danh mục kho vàkho danh mục hàng, nếu hết hàng, viết đơn đặt hàng sau đó gửi đơn đặt hàng cho nhàcung cấp, khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng gửi hàng, bộ phận nhận hàng sẽchuyển tới bộ phận kiểm tra hàng, sau khi kiểm tra xong nếu hàng bị lỗi gửi trả nhàcung cấp còn hàng đạt yêu cầu sẽ được nhập vào kho, đồng thời lập phiếu nhập kho vàlưu vào kho phiếu nhập

1.1 Kiểm tra hàng tồn

1.4 Kiểm tra

hàng

1.5 Trả lại hàng lỗi

1.3 Nhận hàng

1.2 Viết đơn đặt hàng

Nhà cung cấp

Phiếu nhập

1.6 Lập phiếu nhập

Đơn đặt hàng Danh mục kho Danh mục hàng

Hàng lỗi

Hàng lỗi

Hàng

ĐĐH

Hàng đạt yêu cầuHàng

Hết hàng

e Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý xuất hàng

Hình 8 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý xuất hàng

Quản lý xuất hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng sẽ lưu đơn đặt hàng vàokho đơn đặt hàng và tên khách hàng mới vào danh mục khách hàng sau đó đưa bảng

2.3 Lập phiếu xuất

2.4 Viết phiếu bảo hành

2.1.Nhận đơn đặt hàng

2.5 Xuất hàng

2.6 Viết phiếu thu

2.2 Đưa bảng báo giá

Khách hàng

Phiếu xuất

Phiếu thu

Đơn đặt hàng

Phiếu xuấtHàng

Báo giá

Phiếu bảo hành

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàngPhiếu thu

DM KH

báo giá cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý mua thì quản lý xuất hàng sẽ lậpphiếu xuất và viết phiếu bảo hành rồi chuyển phiếu xuất đến bộ phận xuất hàng để bộphận xuất hàng tiến hành xuất hàng cho cho khách hàng Đồng thời lưu phiếu xuất vàokho Sau đó viết phiếu thu chuyển đến khách hàng để thu tiền.

g Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Tìm kiếm hàng

Hình 9 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Tìm kiếm hàng

Khi phòng quản lý cần các thông tin phục vụ cho hoạt động của mình sẽ yêucầu các chức năng tìm kiếm thông tin theo mã khách hàng hoặc theo mã nhà cung cấphoặc theo mã hàng Chức năng tìm kiếm lấy thông tin từ các kho khách hàng, kho nhàcung cấp và kho hàng để cung cấp theo yêu cầu tìm kiếm của phòng quản lý

Phòng Quản lý

3.2 Tìm kiếm theo mã nhà cung cấp

3.3 Tìm kiếm theo mã hàng

Mã khách hàng

Mã hàng

Mã nhà cung cấp