(Luận Văn Thạc Sĩ) Nghiên Cứu Đề Xuất Một Số Giải Pháp Tăng Cường Công Tác Quản Lý Chi Phí Dự Án Đầu Tư Xây Dựng Cụm Tuyến Dân Cư Vượt Lũ Tại Tỉnh Hậu Giang.pdf

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT TRƯỜNG ĐẠI HỌC THUỶ LỢI VŨ THỊ DẬU NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỤM TUYẾN DÂN CƯ VƯỢT LŨ[.]

VŨ THỊ DẬU

NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỤM TUYẾN DÂN

CƯ VƯỢT LŨ TẠI TỈNH HẬU GIANG

Chuyên ngành: Quản lý xây dựng

Mã số: 60580302

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Người hướng dẫn khoa học:

Tp.Hồ Chí Minh – 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi Vũ Thị Dậu- tác giả luận văn này, xin cam đoan đây là công trình do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn của các giảng viên Công trình nghiên này được xuất phát từ yêu cầu phát sinh trong công việc để hình thành hướng nghiên cứu Công trình này chưa được công bố lần nào Tôi xin chịu trách nhiệm về nội dung và lời cam đoan này

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 1 năm 2015

Tác giả luận văn

Vũ Thị Dậu

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo Trường Đại học Thủy Lợi, nhất là các cán bộ, giảng viên Khoa CN&QLXD, Khoa Đào tạo Sau Đại học đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tác giả hoàn thành bản luận văn này Đặc biệt tác giả xin trân trọng cảm ơn thầy giáo hướng dẫn PGS.TS Nguyễn Xuân Phú đã hết lòng ủng hộ và hướng dẫn tác giả hoàn thành luận văn

Tác giả xin trân trọng cảm ơn các Thầy Cô trong Hội đồng khoa học đã đóng góp những góp ý, những lời khuyên quý giá cho bản luận văn này

Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn tới các cán bộ của các Ban QLDA các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hậu Giang; Công ty TNHH Tư vấn Quyết toán Xây dựng Việt Nam; Công ty TNHH Kiểm toán Mỹ; Thư viện trường Đại học Thủy Lợi đã quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi hỗ trợ, giúp đỡ tác giả trong việc thu thập thông tin, tài liệu trong quá trình thực hiện luận văn

Xin cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp và gia đình đã giúp đỡ, chia sẻ khó khăn và động viên tác giả trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu làm luận văn này

Với trình độ, kinh nghiệm và thời gian thực hiện đề tài có hạn, mặt khác do nguồn dữ liệu đầu vào còn thiếu, tác giả đã cố gắng thực hiện đáp ứng mục tiêu đặt

ra Tuy nhiên, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót Tác giả xin chân thành cám ơn những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo cùng bạn bè và đồng nghiệp để tác giả có thể tiếp tục hoàn thiện luận văn

Xin trân trọng cảm ơn!

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 1 năm 2015

Vũ Thị Dậu

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 7

DANH MỤC CÁC BẢNG 8

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 9

MỞ ĐẦU 10

1 Tính cấp thiết của đề tài 10

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài 12

3 Phương pháp nghiên cứu 12

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 12

5 Kết quả dự kiến đạt được 12

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu 13

7 Nội dung của Luận văn: “Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp tăng cường công tác quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư vượt lũ tại Tỉnh Hậu Giang” 13

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 14

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG VỀ CHI PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 14

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến chi phí đầu tư xây dựng và quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng 14

1.1.2 Dự án đầu tư xây dựng các giai đoạn xem xét dưới góc độ hình thành chi phí

16

1.2 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG Ở VIỆT NAM THEO CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH 18

1.2.1.Các văn bản pháp lý hiện hành 18

1.2.2 Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng 19

1.2.3 Nội dung quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình 20

1.2.4 Các căn cứ để quản lý chi phí phí đầu tư xây dựng công trình 24

1.3 LƯỢC KHẢO KINH NGHIỆM QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TRÊN THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM 26

1.3.1 Quản lý chi phí dự án theo Viện quản lý dự án Mỹ (PMI) 26

1.3.2 Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng tại Anh 31

1.3.3 Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng tại VIỆT NAM 36

KẾT LUẬN CHƯƠNG I 41

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỤM TUYẾN DÂN CƯ VƯỢT LŨ TẠI TỈNH HẬU GIANG 42

2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CỤM, TUYẾN DÂN CƯ VƯỢT LŨ 42

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản liên quan đến cụm, tuyến dân cư vượt lũ 42

2.1.2 Chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc xây dựng các cụm, tuyến dân cư vượt lũ 43

2.2 TÌNH HÌNH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỤM TUYẾN DÂN CƯ VƯỢT LŨ TẠI HẬU GIANG TRONG NHỮNG NĂM 2009-2014 46

2.2.1 Đặc điểm chủ yếu về tự nhiên, kinh tế - xã hội của tỉnh Hậu Giang 46

2.2.2.Tình hình đầu tư xây dựng cụm tuyến dân cư vượt lũ tại Hậu Giang trong

những năm 2009-2014 50

2.3 NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐTXD CỤM TUYẾN DÂN CƯ VƯỢT LŨ 52

2.3.1 Nhân tố chủ quan 53

2.3.2 Nhân tố khách quan 54

2.4.THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỤM TUYẾN DÂN CƯ VƯỢT LŨ TẠI TỈNH HẬU GIANG 55

2.4.1.Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư 56

2.4.2.Trong giai đoạn thực hiện đầu tư 62

2.4.3 Trong giai đoạn thanh quyết toán 73

2.5 PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CỦA TÌNH TRẠNG HIỆN NAY 74

2.5.1.Nguyên nhân chủ quan 74

2.5.2 Nguyên nhân khách quan 78

KẾT LUẬN CHƯƠNG II 80

CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỤM TUYẾN DÂN CƯ VƯỢT LŨ TẠI TỈNH HẬU GIANG 81

3.1 PHƯƠNG HƯỚNG ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CỤM TUYẾN DÂN CƯ VƯỢT LŨ TẠI HẬU GIANG TRONG NHỮNG NĂM 2014-2020 81

3.1.1 Xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội 81

3.1.2 Phát triển đô thị và xây dựng nông thôn 81

3.1.3 Hoàn chỉnh đầu tư cơ sở hạ tầng các cụm, tuyến dân cư theo chương trình của Chính phủ để ổn định dân cư vùng lũ 82

3.2 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN XÂY DỰNG CỤM, TUYẾN DÂN CƢ VƢỢT LŨ Ở HẬU GIANG TRONG THỜI

GIAN TỚI 87

3.2.1 Những thuận lợi 87

3.2.2 Những khó khăn 88

3.3 NHỮNG NGUYÊN TẮC ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 89

3.4 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG 89

3.4.1.Nhóm giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ 89

3.4.2 Nhóm giải pháp trong giai đoạn thực hiện đầu tƣ 92

3.4.3 Nhóm giải pháp trong giai đoạn thanh quyết toán 100

3.4.4 Giải pháp chung 102

Hình 3.3: Mô hình QLDA mới 103

Giải thích mô hình: 103

3.4.4.1.Ban Chỉ đạo dự án 103

3.4.4.2.Tổ giúp việc của BCĐDA 104

3.4.4.3.Ban QLDA các huyện, thị xã, thành phố 105

KẾT LUẬN 107

KIẾN NGHỊ 108

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 109

PMBOK Cẩm nang các lĩnh vực kiến thức về quản lý dự án

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Thống kê số liệu tình hình thực hiện các CTDCVL 52

Bảng 2.2 Điều chỉnh tổng mức đầu tư 57

Bảng 2.3 Điều chỉnh dự toán do điều chỉnh chi phí GPMB 60

Bảng 2.4 Giá trị DT phát sinh tăng do tăng cao độ và mở rộng đường 63

Bảng 2.5 Giá trị dự toán tính sai về nội dung mã hiệu công tác 64

Bảng 2.6 Tổng hợp tình hình thực hiện các hợp đồng tư vấn … 66

Bảng 2.7 Giá trị trúng thầu một số dự án so với giá gói thầu … 69

Bảng 2.8 Tỷ trọng giá trị công tác cung cấp cát và san nền so với giá hợp

Bảng 3.1 Nhu cầu xây dựng các cụm tuyến dân cư vượt lũ 84

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Quá trình hình thành chi phí đầu tư xây dựng……… 17

Hình 1.2 Nội dung quản lý chi phí đầu tư xây dựng……… 21

Hình 1.3 Các chi phí trong tổng mức đầu tư……… 21

Hình 1.4 Các chi phí trong dự toán xây dựng công trình……… 23

Hình 1.5 Các thành phần của ngân sách dự án (theo PMI)………… 28

Hình 1.6 Hệ chi phí cơ sở và yêu cầu về vốn theo thời gian………… 29

Hình 1.7 Mô hình 1 Cơ cấu tổ chức, triển khai dự án ĐTXD với trường hợp CĐT trực tiếp QLDA ……… 36

Hình 1.8 Mô hình 1 Cơ cấu tổ chức, triển khai dự án ĐTXD với trường hợp CĐT thuê tư vấn QLDA ……….…… 37

Hình 1.9 Cơ cấu tổ chức thực hiện các chủ thể tại một số DA quan trọng ở Việt Nam ……… … 37

Hình 1.10 Sơ đồ thực hiện DA có vốn nhà nước ở Việt Nam 40

Hình 3.1 Bản đồ hiện trạng khu dân cư vượt lũ và hồ nước ………… 86

Hình 3.2 Mô hình Làng - Hồ sinh thái khu dân cư vượt lũ Tân Tây

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hậu Giang là tỉnh có hệ thống sông ngòi chằng chịt, một bộ phận lớn người dân nghèo cất nhà tre lá tạm bợ để ở dọc theo hai bên các trục sông ngòi, kênh rạch

Họ sống chủ yếu bằng nghề làm thuê, điều kiện sinh hoạt khó khăn, thiếu thốn mọi

bề, từ việc chăm sóc y tế, cung cấp điện, nước sinh hoạt đến việc học hành của con

em, nhất là vào mùa lũ

Chương trình xây dựng cụm, tuyến dân cư và nhà ở vùng ngập lũ ÐBSCL là một chủ trương lớn của Ðảng và Nhà nước nhằm giúp người dân cải thiện đời sống

và có thể "sống chung với lũ" sau trận lũ lịch sử năm 2.000

Trong giai đoạn 1, Hậu Giang được Chính phủ quyết định đầu tư xây dựng mười cụm tuyến DCVL ở năm huyện, thị xã là: Châu Thành, Châu Thành A, Phụng Hiệp, Vị Thủy và thị xã Ngã Bảy, để bố trí cho hơn 3.700 hộ vào ở

Trong giai đoạn 2, Tỉnh Hậu Giang tiếp tục được đầu tư cho các dự án cụm, tuyến dân cư vùng ngập lũ Nguồn vốn này được ưu tiên để xây dựng các hạng mục

cơ sở hạ tầng thiết yếu san lấp mặt bằng, đường giao thông nội bộ, hệ thống thoát nước Cuối năm 2013, chương trình xây dựng cụm tuyến dân cư vượt lũ và nhà ở vùng ngập lũ ĐBSCL (giai đoạn 2) sẽ kết thúc Tuy nhiên, để hoàn thành đúng tiến

độ, đang là áp lực lớn Ðặc biệt, trong lúc nguồn vốn huy động khó khăn như hiện nay Ngày 28-9/2011, nước lũ dâng cao ở ĐBSCL, nhiều nơi đã vượt đỉnh lũ lịch sử năm 2.000 Chính phủ cho nghiên cứu bổ sung giai đoạn 3 cho chương trình đối với một số vùng ngập sâu, phối hợp, lồng ghép Chương trình xây dựng cụm, tuyến dân

cư và nhà ở vùng ngập lũ ÐBSCL với các chương trình mục tiêu quốc gia khác, như thủy lợi, nước sạch nông thôn như đầu tư xây dựng bãi chứa rác và kè chống sạt lở các cụm, tuyến dân cư, nâng cấp cơ sở hạ tầng

Bên cạnh những kết quả đạt được, trong quá trình triển khai các dự án xây dựng cụm, tuyến dân cư và nhà ở vùng ngập lũ của tỉnh Hậu Giang vẫn còn những tồn tại vướng mắc sau:

Công tác thực hiện Bồi thường giải phóng mặt bằng chậm Giá bồi thường giải phóng mặt bằng, giá vật liệu, nhân công tăng cao đã làm tăng cao chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ xây dựng các dự án

Việc bố trí vốn từ Ngân sách trung ương cho các địa phương chưa kịp thời nên các địa phương chậm có vốn để thực hiện; Vốn vay để kè chống sạt lở các cụm, tuyến và để xây dựng bãi rác có lãi suất cao nên các địa phương chưa muốn vay để thực hiện; Sự phối hợp giữa các sở, ban, ngành với các huyện chưa chặt chẽ và chưa đạt được hiệu quả cao tại một số địa phương, còn tình trạng phải chờ đợi, mất nhiều thời gian trong việc xem xét, phê duyệt các thủ tục

Đặc biệt Việc khảo sát, chọn địa điểm chưa kỹ, chưa thực hiện tốt khâu quy hoạch, nên một số địa phương phải chuyển đổi vị trí xây dựng; công tác tính toán, công bố giá nền, công tác xét duyệt các hộ dân được vào ở trong các cụm tuyến dân

cu vượt lũ chậm làm tốn nhiều thời gian chi phí

Công tác lập thiết kế dự toán chưa lường trước hết các yếu tố kỹ thuật, công tác kiểm kê áp giá đền bù giải phóng mặt bằng chưa tốt làm phát sinh tăng nhiều hạng mục và chi phí làm vượt dự toán và vượt tổng mức đầu tư của dự án

Trước thực trạng này,

việc triển khai thực hiện giai đoạn 3 của chương trình chính là lý do để tác giả chọn

đề tài “Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp tăng cường công tác quản lý chi phí dự

án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư vượt lũ tại Tỉnh Hậu Giang” là hết sức cấp

bách và cần thiết

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Làm sáng tỏ những cơ sở lý luận, thực trạng về quản lý chi phí trong các dự

án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư vượt lũ tại Tỉnh Hậu Giang trong thời gian qua

Trên cơ sở nghiên cứu và hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn, luận văn đề xuất những giải pháp tăng cường công tác quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư vượt lũ tại Tỉnh Hậu Giang

3 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận sử dụng cho luận văn là phương pháp duy vật biện chứng; Các phương pháp nghiên cứu như phương pháp nghiên cứu lý thuyết; phân tích tổng hợp; phương pháp đánh giá; phương pháp phân tích so sánh và tổng hợp; phương pháp chuyên gia; phương pháp phân tích hệ thống được sử dụng để giải quyết các vấn đề cụ thể của luận văn

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là các dự án đầu tư xây dựng công trình

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

- Ý nghĩa khoa học: Đề tài hệ thống hóa lý luận cơ bản về chi phí và quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình Trên cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng về quản lý chi phí trong các dự án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư vượt lũ tại Tỉnh Hậu Giang Góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận làm cơ sở tổng hợp, phân tích đánh giá công tác quản lý chi phí trong dự án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân

cư vượt lũ tại Tỉnh Hậu Giang

- Ý nghĩa thực tiễn: Làm rõ điểm mạnh, điểm hạn chế của công tác quản lý chi phí trong các dự án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư vượt lũ đã thực hiện tại Tỉnh Hậu Giang, từ đó vận dụng phát huy những mặt mạnh, điều chỉnh, sửa đổi những hạn chế, yếu kém trên cơ sở các giải pháp đề xuất, nhằm phát huy cao nhất hiệu quả trong công tác quản lý chi phí các dự án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân

cư vượt lũ sau này tại Tỉnh Hậu Giang

7 Nội dung của Luận văn: “Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp tăng cường

công tác quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư vượt lũ tại Tỉnh Hậu Giang”

Chương 1 Tổng quan về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư

vượt lũ

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý chi phí trong dự án đầu tư xây dựng Cụm

tuyến dân cư vượt lũ tại tỉnh Hậu Giang

Chương 3 Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý chi phí dự

án đầu tư xây dựng Cụm tuyến dân cư vượt lũ tại tỉnh Hậu Giang

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

Theo Viện Tiêu chuẩn quốc gia Anh, „Guide to Project Management‟2000: “

Dự án là một tập hợp các hoạt động được liên kết và tổ chức chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, nhằm đạt được những mục đích cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả hoạt động”

Dự án là một nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra một sản phẩm hay dịch

vụ duy nhất (PMI)

Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựatrên nguồn vốn xác định (khoản 7 Điều 4 –Luật Đấu thầu 2005)

Khái niệm về dự án đầu tư: Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn

trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xácđịnh (theo Luật đầu tư 2005)

Khái niệm về dự án đầu tư xây dựng: Theo Luật Xây dựng được Quốc hội

nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ 4 thông qua ngày

26/11/2003: “DAĐTXD công trình là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc

bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những CTXD nhằm mục đích phát triển,

duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định DAĐTXD công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở”

1.1.1.2 Khái niệm về chi phí, chi phí đầu tư xây dựng công trình

Khái niệm về chi phí: Chi phí là các hao phí về nguồn lực để doanh nghiệp

đạt được một hoặc những mục tiêu cụ thể (Theo Đại bách khoa toàn thư)

Khái niệm về chi phí đầu tư xây dựng công trình: Chi phí đầu tư xây

dựng công trình theo dự án là toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình Do đặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sản phẩm xây dựng nên mỗi dự án đầu tư xây dựng công trình có chi phí riêng được xác định theo đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây dựng

1.1.1.3 Khái niệm về quản lý dự án, quản lý chi phí dự án, quản lý chi phí dự

án đầu tư xây dựng

Khái niệm về quản lý dự án: Quản lý dự án là một khoa học về hoạch định,

tổ chức và quản lý nguồn lực mang đến sự thành công và đạt được mục đích hay mục tiêu rõ ràng

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Khái niệm về quản lý chi phí dự án: Quản lý chi phí dự án là việc đảm bảo dự án được thực hiện thành công thỏa mãn ràng buộc về chi phí

Khái niệm về quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng:

Theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP, tại Điều 43 quy định rằng “Chi phí cho dự án đầu tư xây dựng công trình phải được tính toán và quản lý để bảo đảm hiệu quả của

dự án” và “Việc quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình có sử dụng nguồn vốn nhà nước phải căn cứ vào các định mức kinh tế - kỹ thuật và các quy định có

liên quan khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.” Quy định có liên quan quan trọng nhất là Nghị định 112/2009/NĐ-CP, và Thông tư 04/2010/TT-BXD trong đó quy định việc quản lý các hoạt động có liên quan đến quá trình hình thành chi phí trong các dự án đầu tư xây dựng

1.1.2 Dự án đầu tư xây dựng các giai đoạn xem xét dưới góc độ hình thành chi

phí

1.1.2.1 Phân chia giai đoạn theo các quy định của pháp luật hiện hành

Theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ quá trình đầu tư xây dựng công trình được chia làm 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư;

giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào sử dụng

1.1.2.2 Sự hình thành chi phí của dự án theo các giai đoạn này

Chi phí đầu tư xây dựng được hình thành gắn liền với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình (Xem Hình 1.1) Theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình và Nghị định 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình thì chi phí đầu tư xây dựng được biểu thị qua chỉ tiêu tổng mức đầu

tư xây dựng công trình ở giai đoạn lập dự án, biểu thị qua chỉ tiêu dự toán công trình ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, giá thanh toán ở giai đoạn thực hiện xây dựng công trình và quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác sử dụng.Ta có thể thấy rõ qua sơ

đồ hình 1.1:

sù h×nh thµnh chi phÝ ®txd

theo giai ®o¹n cña qu¸

tr×nh ®Çu t- x©y dùng

theo thø tù h×nh thµnh, biÓu thÞ b»ng b¶ng chØ tiªu

chuÈn bÞ

b¸o c¸o ®Çu

t-dù ¸n ®Çu t- x©y dùng c«ng tr×nh

s¬ bé tæng møc ®Çu

tæng møc ®Çu

t-thiÕt kÕ kü thuËt, thiÕt kÕ bvtc

dù to¸n x©y dùng c«ng tr×nh

kÕt thóc x©y dùng,

®-a dù ¸n vµo khai

th¸c sö dông

nghiÖm thu, bµn giao

gi¸ quyÕt to¸n c«ng tr×nh

tư:

ă

theo

úng thầu là giá được phê duyệt trong kết quả lựa chọn nhà thầu làm cơ sở để thương thảo, hoàn thiện và

- Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18 tháng 06 năm 2014;

- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2013;

- Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 về quản lý dự án đầu tư xây dựng; Nghị định số 83/2009/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12 tháng 02 năm 2009

và Thông tư số 03/2009/TT-BXD ngày 26/3/2009 Quy định chi tiết một số nội dung của Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07/5/2010 về hợp đồng xây dựng; Nghị định số 207/2013/NĐ-CP ngày 11/12/2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ về hợp đồng trong hoạt động xây dựng

- Nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;

- Nghị định số 113/2009/NĐ-CP ngày 15/12/2009 về giám sát đánh giá đầu tư;

- Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng;

- Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu thầu xây dựng

- Thông tư số 04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010 của Bộ Xây dựng hướng dẫn Hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;

- Thông tư số 19/2011/TT-BTC ngày 14/02/2011 qui định về quyết toán dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn nhà nước

1.2.2 Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng

Theo Nghị định 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009, nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng gồm 6 nguyên tắc cơ bản sau đây:

- Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình (sau đây gọi tắt là quản lý chi phí) phải bảo đảm mục tiêu, hiệu quả dự án đầu tư xây dựng công trình và phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường

- Quản lý chi phí theo từng công trình, phù hợp với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình, các bước thiết kế, loại nguồn vốn và các quy định của Nhà nước

- Tổng mức đầu tư, dự toán xây dựng công trình phải được dự tính theo đúng phương pháp, đủ các khoản mục chi phí theo quy định và phù hợp độ dài thời gian xây dựng công trình Tổng mức đầu tư là chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình

- Nhà nước thực hiện chức năng quản lý chi phí thông qua việc ban hành, hướng dẫn

và kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý chi phí

- Chủ đầu tư xây dựng công trình chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý chi phí

từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác,

1.2.3 Nội dung quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

Theo Nghị định 112/2009/NĐ-CP ngày14/12/2009 và Thông tư số 04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010, các nội dung có liên quan đến việc quản lý chi phí đâu tư xây dựng công trình bao gồm: Lập, thẩm định, phê duyệt, điều chỉnh tổng mức đầu tư; lập, thẩm định, phê duyệt, điều chỉnh dự toán xây dựng công trình; xây dựng và quản lý định mức và giá xây dựng; thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình sử dụng vốn Nhà nước (Hình 1.2), và các quy định khác

có liên quan đến quyền và trách nhiệm của các bên có liên quan trực tiếp đến quá trình hình thành chi phí

Hình 1.2 Nội dung quản lý chi phí đầu tư xây dựng

Tổng mức đầu tư xây dựng công trình: Khi lập dự án đầu tư xây dựng

công trình hay lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật, chủ đầu tư phải xác định tổng mức đầu

tư để tính toán hiệu quả đầu tư xây dựng Tổng mức đầu tư đã được phê duyệt là chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình và là cơ

sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn để thực hiện đầu tư xây dựng công trình

Để lập và quản lý tổng mức đầu tư cần tính toán và quản lý các nội dung cụ thể các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư gồm: Chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng (Hình 1.3)

Hình 1.3 Các chi phí trong tổng mức đầu tư

+ Thẩm quyền điều chỉnh TMĐT xây dựng

- Đối với công trình xây dựng sử dụng vốn NSNN, chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư cho phép trước khi thực hiện điều chỉnh TMĐT

- Đối với các công trình xây dựng sử dụng nguồn vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước và vốn đầu tư khác của Nhà nước, chủ đầu tư tự quyết định và chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh TMĐT

+ Phần TMĐT điểu chỉnh thay đổi so với TMĐT đã được phê duyệt phải được tổ chức thẩm định

Dự toán xây dựng công trình: Dự toán xây dựng công trình được xác định

theo công trình xây dựng cụ thể và là căn cứ để chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

Để lập và quản lý dự toán xây dựng công trình cần tính toán và quản lý các nội dung cụ thể các khoản mục chi phí trong dự toán công trình gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng (Hình 1.4)

Hình1.4 Các chi phí trong dự toán xây dựng công trình

Điều chỉnh dự toán công trình

Dự toán công trình được điều chỉnh trong các trường hợp sau:

- Xuất hiện các yếu tố bất khả kháng

- Khi quy hoạch đã phê duyệt được điều chỉnh có ảnh hưởng trực tiếp đến dự toán công trình

- Do người quyết định đầu tư thay đổi, điều chỉnh quy mô công trình, khi thấy xuất hiện các yếu tố mới đem lại hiệu quả kinh tế - xã hội cao hơn

Các trường hợp được phép thay đổi, bổ sung thiết kế không trái với thiết kế

cơ sở hoặc thay đổi cơ cấu chi phí trong dự toán, nhưng không vượt dự toán công trình đã được phê duyệt, kể cả chi phí dự phòng

Định mức và giá xây dựng công trình: Định mức xây dựng bao gồm định mức kinh tế - kỹ thuật và định mức chi phí tỷ lệ Hệ thống giá xây dựng công trình bao gồm đơn giá xây dựng công trình và giá xây dựng tổng hợp

Thanh toán, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình:

Thanh toán vốn đầu tư: Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ

hồ sơ thanh toán theo quy định, cơ quan thanh toán vốn đầu tư có trách nhiệm thanh toán vốn đầu tư theo đề nghị thanh toán của chủ đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư trên cơ sở kế hoạch vốn được giao

Quyết toán vốn đầu tư: Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp

pháp đã thực hiện cho đầu tư xây dựng công trình và đưa công trình vào khai thác

sử dụng Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện trong phạm vi thiết kế, dự toán

đã được duyệt, kể cả phần điều chỉnh, bổ sung, hoặc là chi phí được thực hiện đúng với hợp đồng đã ký kết, phù hợp với quy định của pháp luật

Các công trình xây dựng sử dụng vốn nhà nước sau khi hoàn thành đều phải thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình

1.2.4 Các căn cứ để quản lý chi phí phí đầu tư xây dựng công trình

Định mức xây dựng bao gồm định mức kinh tế - kỹ thuật và định mức chi phí

tỷ lệ

- Định mức kinh tế - kỹ thuật là mức hao phí cần thiết về vật liệu, nhân công

và máy thi công để hoàn thành một đơn vị khối lượng công tác xây dựng Định mức kinh tế - kỹ thuật bao gồm: Định mức dự toán xây dựng công trình phần xây dựng, lắp đặt, khảo sát, sửa chữa, thí nghiệm vật liệu, cấu kiện và kết cấu xây dựng và các

định mức xây dựng khác;

- Định mức chi phí tỷ lệ dùng để xác định chi phí của một số loại công việc trong hoạt động xây dựng bao gồm: Định mức chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước, chi phí nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công và một số định mức chi phí tỷ lệ khác

Hệ thống giá xây dựng công trình bao gồm: Đơn giá xây dựng công trình và giá xây dựng tổng hợp được dùng để lập, điều chỉnh chi phí xây dựng trong tổng

mức đầu tư, dự toán công trình

- Đơn giá xây dựng công trình là chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tổng hợp, bao

gồm toàn bộ chi phí trực tiếp về vật liệu, nhân công và máy thi công để hoàn thành một đơn vị khối lượng công tác xây dựng của công trình xây dựng cụ thể;

- Giá xây dựng tổng hợp là chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật bao gồm toàn bộ chi

phí cần thiết để hoàn thành một nhóm loại công tác xây dựng, một đơn vị kết cấu,

bộ phận của công trình

Hợp đồng xây dựng: Theo Nghị định 48/2010/NĐ-CP ngày 07/05/2010 về

hợp đồng trong hoạt động xây dựng

Hợp đồng xây dựng là hợp đồng dân sự được thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên để thực hiện một, một số hay toàn bộ công việc trong hoạt động xây dựng Hợp đồng xây dựng bao gồm các nội dung chủ yếu sau: Các công việc, nhiệm vụ phải thực hiện; các loại bảo lãnh; chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật khác của công việc; thời gian và tiến độ thực hiện; giá hợp đồng, phương thức thanh toán; điều kiện nghiệm thu và bàn giao; thời hạn bảo hành; trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; điều chỉnh hợp đồng; các thỏa thuận khác theo từng loại hợp đồng; ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng

Các loại hợp đồng:

- Theo tính chất công việc hợp đồng xây dựng có các loại sau: Hợp đồng tư vấn xây dựng; Hợp đồng thi công xây dựng công trình; Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ; Hợp đồng thiết kế và thi công xây dựng công trình (EC); Hợp đồng thiết

kế và cung cấp thiết bị công nghệ (viết tắt là EP); Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình (viết tắt là PC); Hợp đồng thiết kế - cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình (viết tắt là EPC) và Hợp đồng tổng thầu chìa khóa trao tay;

- Theo giá hợp đồng, hợp đồng xây dựng có các loại sau: Hợp đồng trọn gói; Hợp đồng theo đơn giá cố định; Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh; Hợp đồng theo thời gian và Hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm

Giá hợp đồng xây dựng là khoản kinh phí bên giao thầu cam kết trả cho bên nhận thầu để thực hiện công việc theo yêu cầu về khối lượng, chất lượng, tiến độ, điều kiện thanh toán và các yêu cầu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng

Giá hợp đồng trọn gói: không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp

đồng, áp dụng cho các công trình, gói thầu đã xác định rõ về khối lượng, chất lượng, thời gian thực hiện Trong trường hợp không thể xác định được khối lượng, nhưng bên nhận thầu có đủ năng lực kinh nghiệm để xác định giá trọn gói hoặc chấp nhận các rủi ro liên quan đến xác định giá trọn gói, gói thầu hoặc phần việc tư vấn thông thường, đơn giản mà giá hợp đồng được xác định theo % giá trị công trình hoặc khối lượng công việc

Giá hợp đồng theo đơn giá cố định: áp dụng các công trình hoặc gói thầu

không đủ điều kiện xác định chính xác về khối lượng, nhưng đủ điều kiện xác định

về các đơn giá thực hiện công việc

Giá hợp đồng theo giá điều chỉnh: áp dụng cho các công trình hoặc gói thầu

mà ở thời điểm ký hợp đồng không đủ điều kiện xác định chính xác về khối lượng công việc hoặc các yếu tố chi phí để xác định đơn giá thực hiện các công trình

Giá hợp đồng kết hợp: áp dụng cho các công trình hoặc gói thầu có quy mô,

kỹ thuật phức tạp và thời gian thực hiện kéo dài Cần căn cứ vào các loại công việc trong hợp đồng để thỏa thuận, xác định các loại công việc áp dụng theo giá hợp đồng trọn gói, giá hợp đồng theo đơn giá cố định hay hợp đồng theo giá điều chỉnh

1.3 LƯỢC KHẢO KINH NGHIỆM QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TRÊN THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM

1.3.1 Quản lý chi phí dự án theo Viện quản lý dự án Mỹ (PMI)

PMI – Viện quản lý dự án, đóng trụ sở tại Mỹ, là một hội nghề nghiệp về quản lý dự án lớn nhất thế giới với hơn 600.000 thành viên ở hơn 185 nước trên thế giới Tài liệu “Cẩm nang các lĩnh vực kiến thức về quản lý dự án” viết tắt là PMBOK của họ đã được tái bản có cập nhật liên tục, là một tài liệu rất nổi tiếng mang tính tiêu chuẩn về quản lý dự án Theo PMBOK quản lý chi phí dự án đầu tư

xây dựng gồm các nội dung sau:

1.3.1.1 Nội dung về quản lý chi phí dự án

Các quá trình cần thực hiện liên quan đến việc quản lý chi phí, theo PMBOK, bao gồm: Dự toán chi phí, Thiết lập ngân sách, và Kiểm soát chi phí Trước khi tiến hành quá trình này, cần thiết lập một kế hoạch quản lý chi phí (là một bộ phận của kế hoạch quản lý dự án được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch quản lý dự án) để đặt ra các khuôn dạng và thiết lập các tiêu chí cho việc hoạch định, cơ cấu, dự toán, lập ngân sách và kiểm soát chi phí dự án

1.3.1.2 Dự toán chi phí

Khái niệm dự toán chi phí: Là quá trình dự tính nguồn lực bằng tiền cần thiết

để hoàn thành các công việc của dự án

Các nguồn lực cần thiết có thể bao gồm nhân công, vật tư, thiết bị, dịch vụ, các công cụ, dụng cụ cũng như các khoản mục đặc biệt khác như chi phí chất lượng, các khoản dự phòng lạm phát hoặc các khoản dự phòng khác Dự toán chi phí là kết quả đánh giá về mặt định lượng các chi phí có khả năng phát sinh nhất dùng chi tiêu cho các nguồn lực cần sử dụng để thực hiện xong các hoạt động của dự án Nói cách khác, dự toán chi phí là kết quả tiên đoán dựa trên các thông tin đã biết tại một thời điểm xác định Nó bao gồm cả việc xác định và cân nhắc các phương án chi phí để khởi động và kết thúc dự án Đơn vị của kết quả dự toán thường biểu hiện bằng tiền, nhưng cũng đôi khi biểu hiện bằng các đơn vị đo lường khác như ngày công, giờ công… để hạn chế tác động của lạm phát theo thời gian Lưu ý, tùy thuộc vào góc độ quản lý mà dự toán có thể được tính toán cho chỉ chi phí trực tiếp hoặc bao gồm cả chi phí gián tiếp (chi phí chung) Chi phí chung là chi phí chi tiêu chung cho tổ chức

và rất khó để biết nó phát sinh cho dự án nào, vì thế thường được cộng dồn lại và phân chia cho tất cả các dự án theo một số quy tắc kế toán nhất định

Dự toán chi phí nên được vi chỉnh theo việc thực hiện dự án để cập nhật được các thông tin chi tiết hơn mới xuất hiện Do đó, độ chính xác của dự toán chi phí tăng dần theo vòng đời dự án Ví dụ, ở giai đoạn khởi đầu dự án, dự toán chi phí có thể sai

lệch đến 50%, nhưng những giai đoạn sau lại khó có thể chấp nhận sai số đến 10%

Công cụ và kỹ thuật quá trình dự toán chi phí:Việc ước lượng chi phí có thể được thực hiện nhờ các chuyên gia, với việc sử dụng các công cụ tính dự toán như

kỹ thuật ước lượng từ dưới lên (Bottom-Up Estimating), tính theo dự án tương tự, ước lượng theo các tham số, phân tích dự phòng, phân tích giá chào của các nhà cung cấp và cả phương pháp ước lượng 3 điểm Các công cụ và kỹ thuật này được trình bày khá chi tiết trong các sách giáo khoa về quản lý dự án và tài liệu PMBOK

1.3.1.3 Thiết lập ngân sách

Khái niệm thiết lập ngân sách: Là quá trình tổng hợp các chi phí dự toán của mỗi hoạt động hoặc gói công việc để xây dựng một hệ chi phí cơ sở (ngân sách thể hiện theo thời gian) được chấp nhận

Hệ chi phí cơ sở là phiên bản được phê duyệt theo thời gian của ngân sách

dự án, nó không bao gồm các khoản dự phòng quản lý, được tính toán bằng việc cộng dồn các khoản ngân sách được phê duyệt cho các công việc trên tiến độ (xem Hình 1.5)

Hệ chi phí

cơ sở

Các tài khoản kiểm soát

Dự phòng phí cho các gói công việc

Dự toán chi phí cho gói công việc

Dự phòng phí cho các công việc

Dự toán chi phí các công việc

Hình 1.5 Các thành phần của ngân sách dự án (theo PMI)

Các khoản dự toán chi phí có thể bao gồm cả các khoản dự phòng để đề phòng các trường hợp rủi ro xảy ra mà đã được chấp nhận bao gồm trong hệ chi phí

cơ sở để sử dụng cho các hoạt động giảm nhẹ rủi ro hoặc các hoạt động đối phó rủi

ro khác Ví dụ, do trình độ quản lý của mình, hoặc vì các lý do khác, chủ đầu tư có thể chấp nhận rủi ro sẽ có một số phần việc phải phá đi làm lại, mặc dù họ chưa rõ

là khối lượng phải phá đi làm lại sẽ là bao nhiêu Cần có một khoản dự phòng trong ngân sách cho việc này (thường nằm trong ngân sách của công việc hoặc gói công việc), có thể tính bằng số tuyệt đối hoặc tỷ lệ phần trăm Trong quá trình thực hiện

dự án, các khoản dự phòng này sẽ được làm rõ là phải sử dụng đến, giảm đi, hoặc loại bỏ tùy theo thực tế hoạt động của việc thực hiện dự án Lưu ý rằng theo PMBOK, trong ngân sách dự án còn có một khoản dự phòng gọi là dự phòng quản

lý (management reserve) Đây là khoản dự phòng cho các công việc chưa thấy trước nhưng vẫn nằm trong phạm vi của dự án Khoản dự phòng này không được đưa vào

hệ chi phí cơ sở, mà chỉ được tính toán trong kế hoạch vốn mà thôi Nếu trong thực

tế, khoản này phải dùng đến, cần điều chỉnh hệ chi phí cơ sở để phản ánh được việc này Lưu ý, để sử dụng khoản dự phòng này đòi hỏi phải có những bộ phận có trách nhiệm phê duyệt

Mối quan hệ giữa hệ chi phí cơ sở, chi phí phát sinh trong dự án và yêu cầu vốn (kế hoạch vốn) được thể hiện trong Hình 1.6

Hình 1.6.Hệ chi phí cơ sở và yêu cầu về vốn theo thời gian (theo PMI)

Công cụ và kỹ thuật hữu ích cho quá trình thiết lập ngân sách:

Tài liệu PMBOK giới thiệu một số công cụ và kỹ thuật sử dụng cho quá trình này như Kỹ thuật tổng hợp chi phí: sử dụng để tổng hợp chi phí cho các công việc riêng lẻ thành chi phí cho các công việc cấp cao hơn trong cơ cấu phân chia công việc; phương pháp chuyên gia: các chuyên gia cung cấp các nội dung tư vấn liên quan đến chi phí, ví dụ đơn vị tư vấn làm công tác dự toán

1.3.1.4 Kiểm soát chi phí

Khái niệm: Là quá trình theo dõi trạng thái của dự án để cập nhật ngân quỹ

dự án và quản lý các thay đổi đối với hệ chi phí cơ sở

Việc cập nhật ngân quỹ bao gồm cả việc ghi chép lại các chi phí phải bỏ ra trong thực tế cho đến ngày cập nhật Việc kiểm soát các chi phí đã bỏ ra cần được thực hiện cùng với việc phân tích các mối liên hệ giữa việc chi tiêu của dự án với khối lượng công việc thực tế được hoàn thành tương ứng với chi phí đó Vấn đề cốt lõi của việc kiểm soát chi phí là quản lý hệ chi phí cơ sở được phê duyệt và các thay đổi đối với hệ chi phí cơ sở đó Vì thế, việc kiểm soát chi phí bao gồm:

- Gây ảnh hưởng đến các yếu tố tạo ra thay đổi đối với hệ chi phí cơ sở đã được duyệt;

- Đảm bảo tất cả các yêu cầu thay đổi được đưa ra đúng thời điểm;

- Quản lý các sự thay đổi khi chúng xuất hiện trong thực tế;

- Đảm bảo chi tiêu không vượt quá lượng vốn được duyệt theo từng chu kỳ, từng gói công việc, từng công việc và cả dự án;

- Theo dõi chi phí để tách biệt và hiểu được các độ lệch từ hệ chi phí cơ sở đã duyệt;

- Theo dõi việc thực hiện các công việc với các chi phí thực tế;

- Tránh việc các thay đổi không được phê duyệt được đưa vào các báo cáo về chi phí và sử dụng nguồn lực;

- Thông báo cho các bên hữu quan phù hợp về các thay đổi và các chi phí có liên quan;

- Hành động để khống chế các chi phí đội lên nằm trong giới hạn cho phép Theo tài liệu PMBoK, kiểm soát chi phí nhằm tìm ra các nguyên nhân dẫn

đến các sai lệch và là một bộ phận của quá trình Kiểm soát thay đổi tổng thể Nó sử dụng thông tin về việc thực hiện dự án thực tế để đo lường việc thực hiện các công việc, tiến hành tính toán các dự báo về chi phí để ra các quyết định phù hợp

Các công cụ và kỹ thuật hữu ích: Phương pháp quản lý giá trị thu được là một công cụ quản lý chi phí khá hiệu quả Các công cụ và kỹ thuật khác bao gồm các kỹ thuật dự báo, các kỹ thuật soát xét hoạt động như phân tích phương sai, phân tích xu thế, phân tích giá trị thu được cũng tỏ ra có ích

Tài liệu PMBOK còn chỉ ra rất rõ mối liên hệ giữa các quá trình quản lý chi phí nói trên với nhau và với các quá trình khác của hoạt động quản lý dự án, cũng như các loại dữ liệu, thông tin cần thu thập để thực hiện từng quá trình quản lý chi phí Có thể nói, tinh thần quản lý chi phí theo tài liệu PMBOK đã được áp dụng rất phổ biến trên thế giới, đã đi vào các sách giáo khoa, tài liệu tham khảo quan trọng cho những người làm nghề quản lý dự án

Cũng cần nói thêm rằng các quá trình quản lý chi phí theo PMBOK hoàn toàn có thể vận dụng được vào việc quản lý chi phí tại các dự án đầu tư xây dựng Việt Nam Ba quá trình này hoàn toàn có thể được tiến hành để quản lý sự hình thành chi phí trong từng giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng Ví dụ, trong giai đoạn ở giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng công trình, việc lập Tổng mức đầu tư tương tự như việc Dự toán chi phí Việc xác định giá trị Tổng mức đầu tư (bao gồm

cả dự phòng phí) tương tự như việc Thiết lập ngân sách và việc kiểm soát chi phí trong giai đoạn này cũng là một quá trình cần thực hiện trong việc thực hiện các dự

án đầu tư xây dựng

1.3.2 Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng tại Anh

1.3.2.1 Tổng quan về sơ đổ tổ chức và quy trình quản lý chi phí

Ở nước Anh, tổ chức Chính phủ có tính tập trung hoá cao, mặc dù vậy, các Bộ thường có quyền tự chủ cao Đối với các dự án quan trọng của Chính phủ, có các tổ chức đóng vai tròChủ đầu tư của Các dự án Mỗi tổ chức này quản lý các dự án thuộc về chuyên môn của họ Ngoài ra còn có các công ty, các quỹ đầu tư làm chủ

đầu tư của các dự án do họ đầu tư Đối với các dự án của Chính phủ Anh, Chủ đầu

tư uỷ nhiệm cho các tư vấn về Kết cấu (Kỹ sư chuyên ngành) và Kiến trúc (Kiến trúc sư) là công ty tư nhân hoặc các cá nhân được Nhà nước tuyển để phác thảo dự

án và thiết kế sơ bộ Trong giai đoạn này, Kỹ sư chuyên ngành và Kiến trúc sư được

hỗ trợ bởi Tư vấn thiết kế và Tư vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) là các công ty tư nhân Các công ty này được giới thiệu bởi Kỹ sư chuyên ngành và Kiến trúc sư cho chủ đầu tư lựa chọn Khái toán chi phí được tính trên đơn vị m2 để xác định lượng vốn cho dự án và được Tư vấn quản lý chi phí tính toán dựa trên các thông tin cơ bản về dự án, dựa trên điện tích một mét vuông sàn

Khi lượng vốn dành cho dự án được chấp thuận, thiết kế sơ bộ sẽ được trình cho Chủ đầu tư Tư vấn quản lý chi phí lập dự toán sơ bộ mô tả lượng vốn xây đựng

sẽ được chi tiêu như thế nào Dự toán sơ bộ được xác định dựa trên thiết kế Do đó,

Dự toán sơ bộ đưa ra mục tiêu chi phí cho mỗi người trong nhóm thiết kế Khi các quyết định về thiết kế được đưa ra, Tư vấn quản lý chi phí sẽ lập dự toán và dự toán này có liên quan đến dự toán sơ bộ đã được duyệt Nếu bị vượt quá dự toán sơ bộ được duyệt, dự toán sơ bộ hoặc thiết kế sẽ được cảnh báo Chi phí dự phòng trong

dự toán sơ bộ sẽ giúp giải quyết các vấn đề xảy ra Khi xong thiết kế thi công, Tư vấn quản lý chi phí sẽ lập Biểu khối lượng bao gồm chi tiết tất cả các hạng mục công việc theo yêu cầu thiết kế Biểu Khối lượng sẽ được áp giá và sau đó sẽ được

sử dụng để phân tích Hồ sơ thầu của các Nhà thầu

Tại Vương quốc Anh, không có Nhà thầu là doanh nghiệp nhà nước (chỉ có các cơ quan quản lý công trình công cộng nhưng chủ yếu cho các công việc bảo trì

và khẩn cấp), do đó các dự án quan trọng được đấu thầu giữa các công ty tư nhân

Có thể trao thầu dưới hình thức thầu chính, xây dựng - vận hành - chuyển giao hoặc Chìa khoá trao tay.Sau khi trao thầu xây dựng, quy trình quản lý chi phí được thiết lập để kiểm soát giá trong quá trình xây dựng do Tư vấn quản lý chi phí tiến hành Một cách khác để thực hiện dự án của Chính phủ Anh là dự án được thực hiện bởi một nhà thầu chịu trách nhiệm cả về thiết kề vả xây dựng Nhà thầu thiết kế và xây dựng có thể được lựa chọn một cách đơn giản thông qua thương thảo hợp đồng giữa

nhà thầu và chủ đầu tư.Hoặc, nhà thầu thiết kế và xây dựng được chọn thông qua đấu thầu Chủ đầu tư sẽ nêu rõ yêu cầu về công trình xây dựng hoàn thành, những phần việc còn lại sẽ thuộc trách nhiệm của Nhà thầu thiết kế và xây dựng Chủ đầu

tư yêu cầu các Nhà thầu đệ trình đề xuất bao gồm thiết kế và giá trọn gói Sau đó sẽ thương thảo hợp đồng để lựa chọn nhà thầu Chủ đầu tư sẽ lấy ý kiến từ các nhà tư vấn Kiến trúc, kỹ thuật và tư vấn quản lý chi phí để chọn lựa nhà thầu thiết kế và xây đựng.Tư vấn quản lý chi phí tham gia vào dự án để giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí dự án

1.3.2.2 Nguồn dữ liệu phục vụ cho công tác dự toán

Có rất nhiều Phương pháp tiêu chuẩn đo bóc khối lượng (Standard Method of Measurement - SMM) được sử dụng tại Anh cho các dự án hạ tầng và dân dụng Nguồn dữ liệu được xây dựng bởi các nhà Tư vấn Quản lý khối lượng (Quantity Surveyor) giàu kinh nghiệm, với ngân hàng dữ liệu về đơn giá được xây dựng chonhân công, vật liệu và máy móc Đơn giá được áp dụng cho bất cứ dự án nào có

sử dụng SMM và như vậy sẽ tương đối dễ dàng choTư vấn quản lý chi phí đo bóc khối lượng của một dự án và vận dụng áp giá các dự án tương tự đã thực hiện trước đây và có sử dụng cùng một phương pháp đobóc chuẩn

Ngân quỹ được xác định dựa trên phác thảo dự án bằng cách tính toán diện tích sàn xây dựng (CFA) sau đó áp giá tính cho một mét vuông CFA Tư vấn xây dựng có một ngân hàng dữ liệu đơn giá tính trên một mét vuông CFA cho các loại công trình xây dựng khác nhau và giá được dựa trên các hệ số tiêu chuẩn như hệ số

sử dụng đất, hệ số diện tích lưu thông, hệ số diện tích sử dụng chung v.v

Khái toán (cost model) được xác định dựa trên thiết kế phác thảo hoặc thiết

kế sơ bộ Bản khái toán này sẽ xem xét thông số, các hệ số để dự tính chi phí Ví dụ, mặt tiền hay khu vực lưu thông Các thông số này có thể sử dụng để phát triển dự toán một cách cụ thể hơn

Phương pháp luận của hệ thống quản lý chi phí xây dựng của Anh là liên tục chính xác hóa chi phí dự án dựa trên mức độ chi tiết của thiết kế đưa ra Do đó, việc

phân tích chi phí được triển khai từ tính toán trên m2, chi phí cơ bản đến Bảng khối lượng chi tiết

1.3.2.3 Biểu khối lượng và quy trình đấu thầu

Biểu khối lượng (Bills of Quantity – BOQ) là phương pháp thường được sử dụng cho các mục đích như chuẩn bị hồ sơ thầu, phân tích hồ sơ thầu, quản lý chi phí sau hợp đồng xây dựng Bản vẽ thi công, tiêu chuẩn kỹ thuật, bản thảo hợp đồng, các mẫu bảo lãnh dự thầu cùng với biểu khối lượng sẽ được gửi cho các nhà thầu chính

để họ lựa chọn và đệ trình giá thầu cạnh tranh Các nhà thầu chính sẽ làm giá cho biểu khối lượng trong đó phân ra làm hai loại biểu giá, giá cho những công việc cụ thể đã được xác định (Prime - cost sums) và giá cho phần công việc chưa được xác định rõ ràng tại thời điểm đấu thầu (Provisional Sum) và sau đó tổng hợp thành giá

dự thầu trọn gói Giá bỏ thầu sẽ được phân tích bởi tư vấn quản lý chi phí

1.3.2.4 Mẫu hợp đồng

Thường thì các cơ quan chính phủ sử dụng hợp đồng xây dựng dưới các dạng hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định Việc thiết kế do chủ đầu tư tiến hành Tuy nhiên hợp đồng bao gồm cả Thiết kế và Xây dựng (Design and Build) cũng thường sử dụng đối với các dự án chuẩn và trong những năm gần dây có xu hướng áp dụng hợp đồng Xây dựng- Khai thác - Chuyển giao (BOT) và dự án sử dụng vốn tư nhân

Hầu hết các hợp đồng ở Anh áp dụng hình thức có thầu phụ được chỉ định Điều đó có nghĩa Chủ đầu tư được phép chỉ định nhà thầu cụ thể có đủ khả năng làm thầu phụ mặc dù vẫn dưới sự quản lý nhà thầu chính

1.3.2.5 Quản lý chi phí trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng

Tại Anh, trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, phương pháp kiểm soát chi phí được sử dụng là phương pháp xác định mốc ngân sách và dự báo ngân sách Mốc ngân sách được lập bởi Tư vấn quản lý chi phí Mốc ngân sách được dùng để so sánh ngân sách ở thời điểm hiện tại và dự báo cho các giai đoạn

trong tương lai Mốc ngân sách này sẽ được cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi quan trọng (các phát sinh), và được cập nhật hàng tháng.Thanh toán cho Nhà thầu thường được dựa trên các đánh giá hàng tháng về khối lượng công việc thực hiện theo tính toán của nhà thầu và đơn giá kiểm tra bởi Tư vấn quản lý chi phí

Trong trường hợp chậm trễ nhà thầu có thể yêu cầu kéo dài thời gian và vấn

đề này sẽ được Kiến trúc sư hoặc tư vấn quản lý chi phí xem xét và những chi phí phát sinh do việc kéo dài thời gian sẽ được tính toán bởi tư vấn quản lý chi phí Trong bất cứ hợp đồng nào thường thì thời gian cho phép để tiến hành nhanh các thủ tục thanh toán cuối cùng sau khi công trình đã hoàn thành là ba tháng

1.3.2.6 Kết luận

Tư vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý chi phí xây dựng ở Anh Đó là điểm mạnh trong hệ thống của Anh Bởi vì, tư vấn quản lý chi phí chịu trách nhiệm quản lý chi phí xây dựng từ khởi đầu đến khi dự án được hoàn thành Mặc dù vậy, việc áp dụng ở Việt Nam không dễ vì không có tổ chức chuyên nghiệp nào để phát triển Tư vấn quản lý chi phí, sẽ mất thời gian dài để thay đổi một hệ thống

Quy trình quản lý chi phí bao gồm dự toán, đấu thầu, hợp đồng, thanh toán, thay đổi và khiếu nại rất rõ ràng Quy trình này được thiết lập bởi tổ chức chuyên nghiệp về quản lý chi phí Royal lnstitute of CharteredSurveyor Điều này rất quan trọng để Việt Nam học hỏi và xây dựng một hệ thống phù hợp với tình hình hiện tại của Việt Nam

Việc sử dụng SMM và áp đụng giá cả thị trường trong lập dự toán và giá xây dựng là thế mạnh của hệ thống quản lý chi phí ở Anh bởi vì nó đảm bao tính chính xác trong dự toán và giá cả cạnh tranh Áp dụng phương pháp này có thể giải quyết được những tồn tại trong cơ chế quản lý ở Việt Nam

1.3.3 Quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng tại VIỆT NAM

Ở Việt Nam, đối với các dự án sử dụng 30% nguồn vốn ngân sách nhà nước trở lên đang thực hiện quản lý chi phí theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành Còn đối với các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình sử dụng vốn khác khuyến khích áp dụng

1.3.3.1 Tổng quan về sơ đổ tổ chức và quy trình quản lý chi phí

Theo các văn bản pháp luật quy định: Chính phủ thống nhất QLNN về Xây dựng công trình trên cả nước Bộ xây dựng thống nhất QLNN về CLCT xây dựng trên phạm vi cả nước; Các bộ có quản lý CTXD chuyên ngành phối hợp với Bộ xây dựng trong việc QLCL; UBND cấp tỉnh theo phân cấp có trách nhiệm QLNN về xây dựng trên địa bàn theo phân cấp chính phủ

Theo số liệu điều tra, khảo sát một số công trình tiêu biểu tại Việt Nam của JiKa và bộ Xây dựng được tổng hợp như hình 7 và sơ đồ hoạt động như hình 8; hình 9 dưới đây

Hình 1.7: Mô hình 1 Cơ cấu tổ chức, triển khai dự án ĐTXD với trường hợp CĐT

trực tiếp QLDA

Hình 1.8: Mô hình 2 Cơ cấu tổ chức, triển khai dự án ĐTXD với trường hợp CĐT

thuê Tư vấn QLDA

Hình 1.9: Cơ cấu tổ chức thực hiện các chủ thể tại một số DA quan trọng ở Việt Nam

Các đơn vị trực tiếp tham gia quản lý ĐTXD công trình bao gồm: Người quyết định đầu tư (Chính phủ, các Bộ, các UBND cấp tỉnh/huyện), cơ quan đầu mối thẩm định (cấp Bộ, cơ quan thuộc Bộ, cơ quan thuộc tỉnh/ huyện), chủ đầu tư (các

Bộ, các Cơ quan trực thuộc, Ban QLDA), Ban quản lý dự án và các nhà thầu, cơ quan QLNN là Bộ Xây dựng và Sở Xây dựng các tỉnh Trong đó, đối với dự án quan trọng Quốc gia thì CĐT là cơ quan Bộ, còn đối với các dự án khác vị trí CĐT

do người quyết định đầu tư lựa chọn; Ban QLDA hoạt động theo hình thức cố định hay tạm thời (Ban này hết dự án tự giải thể)

Bộ Xây dựng hướng dẫn phương pháp lập định mức xây dựng và công bố định mức xây dựng Trên cơ sở phương pháp lập định mức xây dựng, các Bộ, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức lập và công bố các định mức xây dựng cho các công việc đặc thù của ngành, địa phương Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công bố giá nhân công, giá ca máy và thiết bị thi công phổ biến theo phương pháp do Bộ Xây dựng hướng dẫn và công bố giá nhân công xây dựng trên địa bàn tỉnh làm cơ sở tham khảo cho việc lập đơn giá xây dựng công trình

Đơn giá xây dựng công trình được lập trên cơ sở giá thị trường hoặc mức hao phí cần thiết về vật liệu, nhân công và máy thi công để hoàn thành một đơn vị khối lượng công tác xây dựng và các yếu tố chi phí có liên quan cụ thể đến công trình

Chủ đầu tư căn cứ phương pháp lập đơn giá xây dựng công trình, yêu cầu kỹ thuật, biện pháp thi công cụ thể của công trình tổ chức lập đơn giá xây dựng công trình, giá xây dựng tổng hợp làm cơ sở cho việc xác định tổng mức đầu tư và dự toán xây dựng công trình để quản lý chi phí

Triển khai thực hiện: (Sơ đồ thực hiện hình 1.10)

Chủ đầu tư tổ chức lập dự án đầu tư xây dựng công trình và đưa ra các chỉ dẫn, yêu cầu, giới hạn vốn đầu tư làm cơ sở cho việc lập dự án Lựa chọn phương

án thiết kế, công nghệ, thiết bị, vật liệu xây dựng chủ yếu Đề xuất việc lựa chọn