Quản lý bất động sản cao ốc văn phòng cho thuê

LỜI MỞ ĐẦU SVTH Lưu Văn Hữu GVHD TS Ngô Phương Thảo MỤC LỤC 2LỜI MỞ ĐẦU 21 Tính cấp thiết của đề tài 32 Mục đích nghiên cứu 33 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 34 Phương pháp nghiên cứu 35 Nội dung ngh[.]

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

1 Tính cấp thiết của đề tài 2

2 Mục đích nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Nội dung nghiên cứu 3

NỘI DUNG 4

Phần 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ 4

1.1 Khái niệm và phân loại cao ốc văn phòng cho thuê 4

1.1.1 Khái niệm và vai trò 4

1.1.2 Phân loại BĐS cao ốc văn phòng 5

1.1.3 Đặc điểm của cao ốc văn phòng cho thuê 7

1.2 Quản lý cao ốc văn phòng cho thuê 8

1.2.1 Khái niệm và sự cần thiết quản lý cao ốc văn phòng cho thuê 8

1.2.2 Nội dung và quy trình quản lý 10

1.2.3 Mô hình và phương pháp quản lý cao ốc văn phòng cho thuê 20 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý cao ốc văn phòng cho thuê 23

1.3.1 Nhân tố khách quan 23

1.3.2 Nhân tố chủ quan – yếu tố con người 25

Phần 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG CHO THUÊ HIỆN NAY 27

2.1 Thực trạng về hệ thống cao ốc văn phòng cho thuê 27

2.2 Thực trạng về quản lý cao ốc văn phòng cho thuê 33

2.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý cao ốc văn phòng cho thuê 35

KẾT LUẬN 41

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển, nhất là sau khi chúng ta gianhập WTO thì mọi ngành, mọi nghề từ công nghiệp, thương nghiệp cho đếndịch vụ đều có xu hướng làm sao để bắt kịp với nền kinh tế thế giới Và mộttrong những vấn đề quan tâm đầu tiên của các doanh nghiệp hoạt động trongcác ngành nghề này, đó chính là xây dựng cho minh một văn phòng làm việc

- nơi mà ở đó sẽ diễn ra hầu hết mọi hoạt động của doanh nghiệp Nhu cầunày không những không ngừng mở rộng, không chỉ dừng lại ở nhu cầu cómột nơi để đặt trụ sở đơn thuần mà còn có thêm các đòi hỏi nâng cao, nhữngvăn phòng làm việc sang trọng,hiện đại nhằm tạo hình ảnh và niềm tin củadoanh nghiệp trên thị trường để thu hút được sự đầu tư từ trong nước vànước ngoài

Nắm bắt được nhu cầu ấy,trong những năm gần đây số lượng cao ốc vănphòng ở Việt Nam phát triển khá mạnh mẽ, đặc biệt là ở hai trung tâm lớn là

Hà Nội và TP HCM.Tuy nhiên đi ngược lại với sự phát triển lại là những bấtcập trong việc sử dụng cũng như các sự cố đáng tiếc liên tiếp xảy ra ở mộtloạt các cao ốc văn phòng ở Hà Nội(như những sự cố thang máy, hỏahoạn…)cùng với rất nhiều vấn đề phát sinh do thiếu khả năng kiểm soát, vàluôn là hồi chuông cảnh tỉnh cho các chủ đầu tư cũng như các nhà quảnlý.Trước những vấn đề nảy sinh như vậy,các công ty,các doanh nghiệp vềBất Động Sản,các chủ đầu tư cũng dần dần có những bước chuyển hướngvào việc tìm hiểu và nghiên cứu về lĩnh vực này nhưng chất lượng còn chưacao, chưa giải quyết triệt để các vấn đề tồn đọng

Xuất phát từ những hiện thực ấy cộng với mong muốn trở thành mộtngười quản lý BĐS trong tương lai,đồng thời được sự giúp đỡ và hướng dẫnnhiệt tình của các thầy cô trong khoa Bất Động Sản và Kinh Tế Tài Nguyên

trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, đặc biệt là những chỉ bảo, nhận xét quý

giá của giảng viên - TS.Ngô Phương Thảo, em xin chọn đề tài :”Quản lý

Bất Động Sản Cao Ốc Văn Phòng cho thuê’’ làm đề án môn học.

2 Mục đích nghiên cứu.

Trước hết,cũng giống như nhiều bạn sinh viên khác,mặc dù được các thầy

cô quan tâm giảng dạy rất chu đáo,nhưng nếu không tự mình tiếp xúc,nghiêncứu,tìm hiểu và thu thập tài liệu thì rất khó để có thể khắc sâu những kiếnthức Bởi vậy,nghiên cứu đề tài này là để bổ xung kiến thức cho chính mình

và với hy vọng nó cũng sẽ trở thành một tài liệu có thể giúp ích được chonhưng ai muốn tìm hiểu về lĩnh vực quản lý BĐS Cao ốc văn phòng

Sau đó, từ việc nghiên cứu đề tài này thì có thể hệ thống lại được các lýthuyết trong hoạt động trong quản lý BĐS và đưa ra được những hạn chếtrong khâu quản lý.Để từ đó có thể đưa ra giải pháp hay một số đề xuấtnhằm hoàn thiện quy trình quản lý cao ốc văn phòng cho thuê

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án là tìm hiểu và hệ thốngnhững lý thuyết chung về vấn đề quản lý BĐS cao ốc văn phòng cho thuê ởViệt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu.

Trong quá trình thực hiện đề án,phương pháp nghiên cứu chủ yếu được

sử dụng là:Tra cứu, tìm kiếm, thu thập và tổng hợp các tài liệu về quản lýBất động sản cao ốc văn phòng cho thuê

5 Nội dung nghiên cứu.

Ngoài phần danh mục, phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục, tài liệu thamkhảo, thì phần nội dung nghiên cứu của đề án bao gồm 2 phần:

Phần 1: Cơ sở khoa học về quản lý cao ốc văn phòng cho thuê Phần 2: Thực trạng quản lý cao ốc văn phòng cho thuê hiện nay

NỘI DUNG Phần 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ CAO ỐC VĂN PHÒNG

CHO THUÊ 1.1 Khái niệm và phân loại cao ốc văn phòng cho thuê.

1.1.1 Khái niệm và vai trò.

 Khái niệm:

Văn phòng là một ngôi nhà hay một phòng trong đó có cung cấp các dịch

vụ nhất định tại một địa điểm,nơi mà hàng hóa được sản xuất ra được tạo rahoặc được bán Loại thông thường của văn phòng là những tòa nhà vănphòng nhiều tầng nhưng đây không phải là dạng duy nhất của nhà vănphòng Có hàng trăm các doanh nghiệp đặt trụ sở tại các ngôi nhà cao tầng,nằm trên những dãy phố buôn bán hoặc trong những khu công nghiệp Vàngày nay,tiêu chuẩn để một tòa nhà được công nhận là một tòa cao ốc vănphòng cho thuê khi tòa nhà có độ cao ít nhất là 7 tầng,diện tich sàn it nhất là350m2 và dung cho thuê để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của cácdoanh nghiệp có nhu cầu sử dụng

 Vai trò:

Với tình hình hiện tại, khi mà dân số ngày càng đông đúc dẫn đến tìnhtrạng khan hiếm đất đai trong khi thời buổi kinh tế hội nhập, các công ty, cácdoanh nghiệp liên tiếp thi nhau mở ra Thì cao ốc văn phòng ngày càng được

ưa chuộng bởi có rất nhiều ưu điểm vô cùng đáng nói như: Tiết kiệm đất choviệc xây dựng các văn phòng làm việc, hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa cácđiều kiện làm việc, việc đặt các trụ sở, văn phòng gần nhau giúp các doanhnghiệp có điều kiện giao lưu học hỏi cũng như phân tích được các đặc điểmcủa đối thủ cạnh tranh…Bên cạnh đó, việc xây dựng các cao ốc văn phòngcho thuê còn làm cho diện mạo đô thị thêm phong phú và mỹ quan hơn

Như vậy, Cao ốc văn phòng cho thuê hiện nay là một giải pháp lựa chọn

vô cùng hiệu quả và đúng đắn cho các công ty, các doanh nghiệp hoạt độngsản xuất kinh doanh Bởi nó cho thấy được sự chuyên nghiệp trong cơ cấu tổchức làm việc của mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp Đặt trụ sở văn phòng ởnhững tòa cao ốc có sự quản lý chuyên nghiệp, các công ty, các doanhnghiệp sẽ tạo được trong mắt khách hàng của mình một môi trường làm việcnăng động và đáng tin cậy Điều đó là đương nhiên nếu các công ty, doanhnghiệp biết chọn cho mình một văn phòng làm việc phù hợp…

1.1.2 Phân loại BĐS cao ốc văn phòng.

Trên thị trường cao ốc văn phòng cho thuê ở Việt Nam hiện nay, tuychưa có tiêu chí phân loại cụ thể Nhưng nhìn chung, chúng được phân ralàm 3 hạng A, B và C với các tiêu chí chung chung và theo cảm nhận nhưsau:

 Hạng A: Tương đối mới,địa điểm hang đầu,tỷ lệ cho thuê đượccao và phí thuê cao nhưng cạnh tranh Cụ thể:

o Nằm tại vị trí nổi bật, dễ tiếp cận, và cửa ra vào ở mặt đườngphải lớn,ít nhất là khoảng 20m

o Độ cao trần lớn hơn hoặc bằng 4m, diện tích sàn ít nhất là

1000 mét vuông

o Kiến trúc - đơn vị xây dựng – đơn vị quản lý được quốc tếcông nhận…với thiết kế ấn tượng và hiện đại

o Có lắp đặt các phần mềm quản lý thông minh ( BMS…), có

hệ thống điều hòa trung tâm; hệ thống thang máy lập trình tựđộng,chở được nhiều người; hệ thống phòng cháy an toàn và

đạt tiêu chuẩn quốc tế theo hợp đồng với các công ty cungcấp dịch vụ đạt tiêu chuẩn…

o Có chỗ neo đỗ xe rộng rãi, an toàn…

o Hệ thống máy móc có hiện đại nhất, chất lượng tốt nhất vàđược bảo trì một cách chuyên nghiệp, thường xuyên, có quytrình sửa chữa, sửa chữa theo lịch lên sẵn, có nhân viên theodõi và kiểm tra chuyên nghiệp, có tay nghề…

o Quản lý đạt tiêu chuẩn quốc tế, hạn chế một cách tối thiểu sựkhông hài long, khiếu nại, thắc mắc của khách hàng; kháchthuê được sắp xếp một cách thận trọng, đảm bảo hoạt độngthuận tiện cho tất cả các khách thuê…

o Có hệ thống phát điện dự phòng đảm bảo cung cấp cho tất

cả các dịch vụ cần thiết mỗi khi có sự cố xảy ra

 Hạng B: Cũ hơn cao ốc văn phòng hạng A, đã được cải thiện theotiêu chuẩn hiện đại, địa điểm hàng đầu, tỷ lệ cho thuê được cao,cạnh tranh tương đối Một tòa nhà mới không nằm trên địa điểmhàng đầu cũng có thể liệt vào hạng B Cụ thể:

o Diên tích sàn hợp lý từ 500 mét vuông trở lên; độ trần caohợp lý từ 2,7m trở lên; diện tích thay đổi linh hoạt thuận tiệncho khách thuê…

o Các dịch vụ như Bảo Dưỡng…, trình độ quản lý, chất lượng,máy móc, dịch vụ và bố trí khách thuê hợp lý…

o Thang máy có sức chứa lớn…

o Có dịch vụ kết nối mạng theo băng thông rộng…

o Cao ốc văn phòng hạng B thường hấp dẫn những khách thuê

có nhu cầu thấp hơn về chất lượng dịch vụ, các khách thuê

có khả năng tài chính thấp hơn và không đòi hỏi phải nằm ởnhững vị trí thật cao cấp…

 Hạng C: Cũ hơn hạng B, tòa nhà chưa được cải thiện, tuy nhiêntình trạng tương đối tốt Tỷ lệ cho thuê được tốt, có khả năng thấphơn một chút so với mức trung bình của khu vực, phí thuê ở mức

từ trung bình đến thấp Cụ thể:

o Thường nằm ở những vị trí kém thuận lợi và không dễ tiếpcận ( do đường hẹp, mặt tiền không đuợc đẹp, khu kém sôiđộng về kinh tế…)

o Thiếu hoặc không đáp ứng đủ chỗ đỗ xe, nhân viên và kháchthuê trong tòa nhà phải tự tìm chỗ đỗ xe hoặc phải đỗ xe bênngoài

o Cao ốc không nặng về mặt trang trí thiết kế, chỉ đơn thuầncung cấp mặt bằng

o Không có kết nối mạng theo băng thông rộng

o Chất lượng quản lý và dịch vụ bảo dưỡng, hạ tầng dưới mứctrung bình

o Không có khách thuê là các công ty lớn

o Thang máy và các hệ thống máy móc, thiết bị điện chấtlượng thấp

o Dựa vào giá thuê thấp hơn đề thu hút khách thuê

o Độ cao trần thấp

1.1.3 Đặc điểm của cao ốc văn phòng cho thuê

Như trên đã nói, các cao ốc văn phòng thông thường đều là các tòa nhà códiện tích lớn, tọa lạc ở nhưng nơi dễ tiếp cận mà chủ yếu là mặt đường, vớinhững cách thiết kế và bố trí đa dạng các phòng ban,phòng chức năng, cócác máy móc, thiết bị và tiện nghi hiện đại nhưng phức tạp Đồng thời, cáctòa cao ốc văn phòng lại có những mục đích, công năng sử dụng là gần nhưnhau nên có những vấn đề cần giải quyết tương tự nhau như: Phòng cháychữa cháy, vệ sinh, thang máy, điện, nước, hệ thống thoát hiểm, xử lý rácthải, vấn đề an toàn cho con người cũng như các trang thiết bị hoạt độngtrong tòa nhà… Tuy nhiên cũng phụ thuộc vào điều kiện, đặc điểm, kháchhàng thuê của mỗi tòa cao ốc là khác nhau nên sẽ có các vấn đề và phươngpháp giải quyết vấn đề cũng khác nhau như vấn đề bảo dưỡng, bảo trì…trong quá trình quản lý, khai thác và vận hành tòa nhà.

1.2 Quản lý cao ốc văn phòng cho thuê.

1.2.1 Khái niệm và sự cần thiết quản lý cao ốc văn phòng cho thuê.

 Khái niệm:

Khi một cao ốc văn phòng cho thuê đi vào hoạt động, bên cạnh các vấn

đê đã phát sinh từ trước đó như: quản lý các nhà thầu xây dựng, quản lý bảotrì xây dựng thì đến thời điểm này còn phát sinh ra rất nhiều các mối quan

hệ về quyền và lợi ích liên quan đến vấn đề sử dụng và sở hữu BĐS cao ốcvăn phòng, thường thì các mỗi quan hệ đó rất phong phú và phức tạp Đểđảm bảo cho BĐS nói chung cũng như các tòa cao ốc văn phòng cho thuênói riêng có thể hoạt động trơn chu, hiệu quả và đảm bảo tốt khả năng sinhlời thì hoạt động quản lý sẽ giúp mang lại điều đó Và ở một người quản lý,người ta không chỉ mong muốn kiến thức quản lý, hiểu biết về kinh tế-phápluật theo điều kiện hiện có của công trình cần quản lý mà còn cần đến kinhnghiệm động chạm đến những thay đổi liên tục của người sử dụng, hiểu biết

chu kỳ của nền kinh tế và điều kiện thị trường Chính vì vậy, quản lý cao ốcvăn phòng cho thuê và người quản lý cao ốc văn phòng cho thuê ngày càng

có vai trò quan trọng trong bước phát triển của ngành Kinh doanh Bất độngsản nói riêng và kinh tế của đất nước nói chung

Quản lý cao ốc văn phòng là quản lý, là xử lý, hay là sở hữu cao ốc vănphòng bởi một ai đó khác hơn so với chủ sở hữu, có nhiệm vụ điều hòa sựhoạt động của tòa nhà, lên kế hoạch phù hợp trước mọi sự thay đổi thôngthường hay bất thường của tòa nhà Và quan trọng là làm thế nào để diệntích đã cho thuê của tòa cao ốc văn phòng hoạt động có hiệu quả nhất, tạo ranhiều lợi nhuận cho chủ đầu tư Thông thường, các công việc này sẽ được sử

lý bởi một công ty quản lý Bất động sản

 Sự cần thiết của việc quản lý cao ốc văn phòng cho thuê

Cũng giống các hình thức kinh doanh Bất động sản khác, kinh doanh cao

ốc văn phòng cho thuê cũng là một công việc, một nghề đem lại lợi nhuận

vô cùng lớn Nhưng chỉ đơn thuần là đưa vào cho thuê và thu tiền thôi thìvẫn chưa đủ nếu như không có các biện pháp quản lý tốt trong quá trình hoạtđộng của tòa nhà Bởi sẽ có những vấn đề làm thất thoát lợi nhuận, côngtrình sẽ nhanh xuống cấp và có những hư hại không đáng có làm tuổi hiệuquả, tuổi kinh tế của công trình giảm sút dẫn đến thiệt hại về kinh tế

Đến đây, vai trò của hoạt động quản lý được coi trọng hơn hết bởi các lý dosau:

+ Đảm bảo và gia tăng giá trị tòa nhà

+ Giảm thiểu chi phí vận hành

+ Hạn chế, giảm thiểu rủi ro cho người sử dụng

+ Vận hành an toàn, hiệu quả

+ Duy trì chất lượng, hiệu quả, hình ảnh dự án/chủ đầu tư

Vậy làm sao để quản lý và khai thác hiệu quả toà nhà, làm sao để vậnhành tốt các trang thiết bị phục vụ cho con người hoạt động trong toà nhà.Làm sao để những người làm việc thường trú tại toà nhà và khách viếngthăm sẽ được phục vụ theo đúng nghĩa khách hàng hưởng thụ các tiện íchcủa toà nhà? Đó là vấn đề mà các nhà quản lý luôn trăn trở để tìm ra giảipháp nhằm hoàn thiện hơn nữa các dịch vụ cung cấp trong tòa nhà

1.2.2 Nội dung và quy trình quản lý.

Vấn đề quản lý bất động sản cao ốc văn phòng là một khung hệ thốngchung hướng dẫn một cách cơ bản nhất về việc quản lý một tòa nhà cao ốcvăn phòng bao gồm đầy đủ các quá trình tổ chức, lập kế hoạch, thực hiện vàkiểm tra kinh doanh với bất động sản, tất cả các công việc mà người quản lýphải làm để vận hành và sử dụng cao ốc đó một cách tốt nhất, hiệu quả nhất.Tuy nhiên khác với nhiều lĩnh vực khác, việc quản lý này trội hơn với nhữngđiều kiện đặc thù, bởi cần phải có những cách sử lý các công việc, các sự cốkhác nhau và linh hoạt

 Nội dung quản lý:

Đây là 6 nội dung, hay là 6 công việc chính và cơ bản mà công tác quản

lý đòi hỏi phải thực hiên Và để làm tốt được các nội dung này, người tathường đưa ra những quy trình làm việc phù hợp với từng cao ốc, với

từng bộ máy Ban quản lý tòa nhà Thông thường một quy trình quản lýnhư sau:

 Quy trình quản lý BĐS cao ốc văn phòng cho thuê

Bao gồm 7 bước từ khâu Lập kế hoạch quản lý văn phòng đến khâuQuản lý phát triển Với các nội dung chính như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch quản lý văn phòng cao ốc cho thuê:

Bước lập kế hoạch là bước đầu tiên trong quy trình quản lý Ở đây,trước khi đi vào lập kế hoạch quản lý, người quản lý cần phải có rất nhiềuthông tin về BĐS cao ốc văn phòng mà mình cần quản lý, thông tin thịtrường đang quản lý, thị trường cạnh tranh, đồng thời người quản lý cũngcần phải quan tâm và biết phân tích các xu hướng về giá cả, điều kiện, phântích đối thủ, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi, khó khăn và các tiềmnăng phát triển của tòa nhà mà người quản lý đang quản lý

Bước lập kế hoạch quản lý là một bước đóng vai trò quan trọng trongcông tác quản lý Bởi nó là bước khởi đầu, là nền tảng để làm sao cho cả mộttòa nhà hàng chục tầng với hàng chục ngàn mét vuông, hàng chục văn phòng

và hàng trăm nhân viên, cùng với những hệ thống điện nước, viễnthông vận hành mà không xảy ra sự cố hay trục trặc gì Hay chỉ đơn giảnnhư đưa ra các kế hoạch để cung cấp các tiện ích phục vụ cho hàng ngànngười sinh hoạt, làm việc cùng lúc mà không ai gặp bất kỳ khó khănnào Bên cạnh việc đưa ra các giải pháp đó, ở bước lập kế hoạch này còn cómột công việc mà những nhà quản lý và các chủ đầu tư rất quan tâm đó làviệc tính phí thuê Thông thường khi lập kế hoạch cho thuê, người ta sẽ chútrọng đến việc tính phí thuê để lựa chọn khách hàng Đơn giản, người ta xemxét đến các loại phí thuê sau: phí thuê tối thiểu; phí thuê cơ bản và phí thuêtối ưu Cụ thể:

 Phí thuê tối thiểu:

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch cho thuê là xác định lượng phítối thiểu cho việc thuê không gian để bù đắp được chi phí hoạt động vàhoàn vốn đầu tư cho chủ sở hữu Có thể sử dụng công thức sau để tínhphí thuê tối thiểu:

( Chi phí hoạt động + thanh toán vốn thế chấp + thu hồi vốn của chủ

sở hữu) / Diện tích có thể cho thuê của tòa nhà = phí thuê tối thiểu.

Phí thuê tối thiểu biểu thị cho lượng tiền tối thiểu cần thiết để BĐShoạt động được Nó không quan tâm đến các yếu tố ngẫu nhiên như lỗ do

bỏ trống, và nó không có bất cứ liên hệ nào tới thị trường hiện tại, nhân

tố quan trọng nhất trong việc đặt kế hoạch cho thuê Tuy nhiên, tính toánnày có thể đảm bảo rằng phí thuê cơ bản, đựợc tính dựa trên điều kiện thịtrường và phân tích BĐS, có đủ để đáp ứng được chi phí cơ bản không?

 Phí thuê cơ bản

Bước tiếp theo là tính phí thuê cơ bản/ mét vuông đối với các loạikhông gian cơ bản trong tòa nhà Phí thuê cơ bản phải cao hơn phí thuêtối thiểu Nó cũng phản ánh đặc điểm của bất động sản và giá trị hiẹn tạicủa nó trong mối quan hệ với những tòa nhà tương tự trong khu vực Vìvậy, kế hoạch dựa trên những đặc điểm chung của tòa nhà như hình dángbên ngoài, kiểu hành lang, dịch vụ thang máy, tình trạng của lan can, dịch

vụ quản lý và những người đang thuê hiện tại Khi phí thuê tối thiểu đượctính toán đối với các loại không gian nhất định trong tòa nhà, cần phảixây dựng một kế hoạch cho thuê đối với từng loại không gian Dựa trênđặc điểm của tòa nhà được chia thành các nhóm như vượt mức, đạt mứchoặc dưới mức phí thuê cơ bản Các kế hoạch cho thuê sẽ phản ánhnhững chênh lệch của các loại không gian trên các khía cạnh: độ cao so

với mặt đất, tầng cao liên quan đến thang máy, thiết ké nội thất và kiếntrúc, ánh sáng tự nhiên và phong cảnh

 Sau khi xác định được hai mức phí trên, chủ đầu tư và người quản lý

phải xác định được mức giá cho thuê tối ưu:

 So sánh tòa nhà mình đang quản lý với các toà nhà tương tự kháctrên thị trường

 Xác định những vị trí có lợi và bất lợi ảnh hưởng đến giá cho thuê

để tăng hay giảm giá thuê tương ứng Qua những thông tin trên thịtrường để xác định giá tối ưu trên mỗi đơn vị chuẩn để tiến hànhđiều chỉnh cho phù hợp

 Ta sẽ có giá cho thuê cơ sở đối với từng đơn vị diện tích của toànhà sau khi có giá điều chỉnh

 Giá cho thuê cơ sở phải kết hợp với khả năng thanh toán củakhách hàng để định ra giá thực tế có khả năng cho thuê Nếukhông sẽ thất thu tiền thuê vì không cho thuê được

 Xem xét đặc tính riêng của từng đơn vị trong toà nhà để tiến hànhđiều chỉnh giá cho hợp lý Tuy nhiên giá thực tế không phải làgiá áp dụng cho mọi vị trí trong toà nhà Giá thay đổi như thế nàocũng phụ thuộc một phần vào đối tượng khách thuê

Ngoài ra, ở bước này chủ đầu tư và nhà quản lý cũng phải xác địnhđược Tổng thu nhập từ cho thuê văn phòng đã được lên kế hoạch hàng nămcũng như cần xác định được các thu nhập khác từ dịch vụ cho thuê phònghọp…và các chi phí hoạt động hàng năm

Bước2: Quản lý các mối quan hệ:

Đối với người quản lý, khi làm việc có hai mối quan hệ mà họ cầnquản lý tốt đó là: mối quan hệ giữa chủ sở hữu cao ốc văn phòng với người

quản lý và mối quan hệ giữa chủ đầu tư,người quản lý với khách hàng( hay Quản lý quan hệ khách hàng).

Thứ nhất, mối quan hệ giữa chủ sở hữu và người quản lý: Về mặt lý

thuyết, có thể nói mối quan hệ giữa chủ sở hữu và người quản lý Bất độngsản không có gì phức tạp lắm, nhưng trên thực tế khi nảy sinh vấn đề màkhông có cách giải quyết đúng đắn thì rất dễ xảy ra tranh chấp giữa haibên Giữa người quản lý Bất động sản với người chủ sở hữu văn phòng cóthể phát sinh ba quan hệ cơ bản: Quan hệ người chủ và người làm thuê;quan hệ ủy thác và quan hệ đại lý- chủ sở hữu Trong đó quan hệ, ủy thác

là hình thức người chủ sở hữu chuyển giao quyền sở hữu hợp pháp về tàisản cho người quản lý nắm giữ vì lợi ích của bản thân họ hoặc của bên thứ

ba trên cơ sở hợp đồng ủy thác

Thứ hai là mối quan hệ khách hàng: Quản lý quan hệ khách hàng là

một chiến lược quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp ở thời đạithông tin và tri thức Mục tiêu của quản lý quan hệ khách hàng là tối đa hóagiá trị của khách hàng thông qua việc xây dựng, phát triển và duy trì một tổchức luôn định hướng vào khách hàng và thỏa mãn khách hàng Việc thựchiện thành công công tác quản lý quan hệ khách hàng được xem là sẽ giúpcho chủ đầu tư có được cái nhìn toàn diện hơn về khách hàng, nhu cầu vàmong đợi của họ Điều này giúp họ có những quyết định nhanh chóng vàđầy đủ thông tin về những hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và có sựquan tâm phù hợp với từng đối tượng khách hàng Do đó giá trị đích thựccủa việc quản lý này nằm ở việc khai thác hết tiềm năng của một cán bộnhân viên trong doanh nghiệp để mang đến cho khách hàng những dịch vụtốt hơn Không những chỉ có vậy, niềm tin của khách hàng đối với nguờiquản lý là niềm tin trực tiếp Vì vậy người quản lý phải tạo đựơc niềm tincho khách thuê ngay từ đầu khi buớc chân đến văn phòng Bên cạnh đó

nguời quản lý phải tạo cho khách thuê một ấn tuợng tốt về cả văn phòng và

cả chất luợng dịch vụ, cần cảnh báo những hình thức phạt khi họ không tuânthủ các quy tắc đã đề ra của toà nhà Người quản lý cũng cần nỗ lực thựchiện tốt các dịch vụ theo đúng hợp đồng, thường xuyên liên lạc với kháchhàng của mình, tiếp thu ý kiến đóng góp của họ Ngưòi quản lý cần phải tỏthái độ trân trọng và thân thiện nhất, thông báo thường xuyên về thông tinhàng tháng của toà nhà, tạo niềm tin cho khách hàng khi làm việc tại vănphòng toà nhà Bảo duỡng hay sửa chữa là nhu cầu thuờng xuyên của kháchhàng, khi khách hàng có nhu cầu bảo dưỡng hay sửa chữa văn phòng của họ,người quản lý phải xuống tận nơi để kiếm tra, trực tiếp xem xét một cáchcẩn thận và tỉ mỉ, tiếp nhận đơn xin bảo dưỡng Việc thu tiền thuê hàngtháng cũng rất quan trọng, mỗi khách hàng phải được thông báo chi tiết vềthời hạn thu tiền và cách thức thu tiền mỗi tháng: hoá đơn sẽ được gửi đếnvào ngày nào trong tháng, chậm nhất là ngày bao nhiêu phải thanh toán, mứcphạt khi nộp chậm là bao nhiêu,…

Bước 3: Quản lý khai thác và Marketing:

Tiêu thụ là khâu không thể thiếu trong kinh doanh, nó giúp mang lạilợi nhuận cho chủ đầu tư và lợi nhuận của chủ đầu tư chính là lợi nhuận củanhà quản lý Tìm kiếm khách hang chính là cách tiêu thụ sản phẩm Một sảnphẩm với tính năng ưu việt , nội thất tiện nghi cùng những hình ảnh bắt mắt,

sẽ thúc đẩy mong muốn của khách hàng, giúp tăng giá sản phẩm và nâng caohình ảnh của doanh nghiệp Để khách hàng nhận biết được, mong muốn sửdụng sản phẩm của mình thì các hoạt động marketing phải được thực hiệntốt Nhà quản lý cũng là ngưòi chịu trách nhiệm trong khâu tiêu thụ, vì vậymarketing và quản lý marketing là bước cần có quy trình bài bản chuyênnghiệp

Marketing chính là dùng các biện pháp quảng cáo để quảng bá sản phẩmcủa chủ đầu tư đến với khách thuê bao gồm khách đang có nhu câu thuê vàkhách sẽ có nhu cầu thuê Chính vì vậy chiến lựơc marketing phải bao quátđựơc cả hai mảng này

Các hình thức mảketing cũng rất phong phú, như tivi, đài báo, internet…tuy nhiên nhà quản lý cần chọn phuơng thức phù hợp nhất cho toà nhà củamình

Bước 4: Quản lý đàm phán và hợp đồng thuê:

Quy trình ký hợp đồng thuê gồm các buớc ký hợp đồng để hướng dẫncác bước để ký hợp đồng thuê văn phòng và hướng dẫn công việc cho bộphận phòng điều hành

- Việc tìm kiếm khách hàng do nhân viên kinh doanh tổ chức thực hiện

- Khi nhận được thông tin của khách hàng, nhân viên lễ tân ghi nhận vào

sổ tiếp nhận thông tin của khách hàng theo mẫu đính kèm

- Sau khi ghi xong, nhân viên lễ tân chuyển thông tin cho nhân viên kinhdoanh xử lý

- Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm phải thông tin ngay cho kháchhàng hoặc gửi báo giá v.v chậm nhất 2h sau khi nhận được thông tin vàkhông chuyển thông tin cho ngày hôm sau

- Việc báo giá có thể bằng Điện thoại, Fax, Mail các yếu tố mà Công tykhông đáp ứng được theo yêu cầu của khách hàng cũng phải được liệt kê

rõ trong phiếu báo giá

- Dự thảo hợp đồng do nhân viên kinh doanh xem xét và chuyển cho kháchhàng

- Nếu khách hàng không chấp nhận bản báo giá do giá cao, không đáp ứngđược thời gian giao hàng, không thống nhất được hình thức thanh toán thìnhân viên kinh doanh trình Trưởng phòng xem xét lại.

- Nếu khách hàng chấp nhận, nhân viên kinh doanh xem xét lại toàn bộhoạt đồng và trình cho lãnh đạo ký

- Ký hợp đồng: Hai bên có thể thống nhất ký hợp đồng bằng Fax hoặc mờikhách hàng ký hợp đồng trực tiếp tại Công ty

- Triển khai hợp đồng là việc triển hai quá trình thực hiện hợp đồng baogồm giao phòng, tiến hành thiết kế nội thất, sửa chữa v.v

- Việc triển khai hợp đồng thực hiện theo quy trình triển khai hợp đồngthuê

- Khi nhận được yêu cầu thanh lý hợp đồng, nhân viên kinh doanh xem xétcác nội dung theo bản yêu cầu thanh lý và chuyển cho Trưởng phòngxem xét

- Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng để xâydựng kế hoạch thanh lý bao gồm các giai đoạn và công việc để thực hiệnquá trình thanh lý hợp đồng

- Biên bản thanh lý hợp đồng giữa hai bên gồm các phần: nội dung hợpđồng mà hai bên đã thực hiện, phần phát sinh ngoài hợp đồng, phần kếtluận

- Sổ theo dõi thông tin khách hàng

- Kế hoạch thanh lý

- Biên bản thanh lý hợp đồng

- Biên bản thanh lý hợp đồng

Quy trình bàn giao mặt bằng:

- Sau khi ký hợp đồng, nhân viên kinh doanh chuyển cho khách hàng: chìakhoá phòng, sơ đồ phòng, sơ đồ đường điện, điều khiển điều hoà và cácvật dụng khác.

- Sau khi bàn giao xong, nhân viên kinh doanh chuyển biên bản bàn giaomặt bằng cho khách hàng xem và kiểm tra Nếu khách hàng thắc mắc thìnhân viên kinh doanh cần giải thích cho khách hàng rõ

- Sau khi khách hàng xem xong, nhân viên kinh doanh đề nghị khách hàng

ký tên và gửi cho khách 1 bản copy

- Nhân viên kinh doanh phải đảm bảo rằng tất cả các loại vật dụng ban đầuđược ghi nhận trong biên bản bàn giao mặt bằng

- Nhân viên kinh doanh phải lưu biên bản bàn giao mặt bằng vào hồ sơkhách hàng để tiện cho theo dõi và thanh lý hợp đồng

Quá trình thiết kế phòng thuê:

- Căn cứ yêu cầu của khách hàng về thiết kế lại phòng thuê, nhân viên kinhdoanh giải thích cho khách hàng về quy trình thiết kế của toà nhà

- Nhân viên kinh doanh đại diện cho toà nhà nhận và quản lý hồ sơ thiết kếnội thất của khách hàng

- Khi khách hàng sửa chữa xong, nhân viên kinh doanh cần lập biên bảnkiểm tra xem xét quá trình thiết kế và sửa chữa có gì khác biệt haykhông? Nếu có khác biệt thì phải yêu cầu khách hàng giải thích và báoTrưởng phòng điều hành xử lý

Quá trình hướng dẫn các quy định

- Căn cứ hệ thống quy định về quản lý khách hàng của toà nhà, nhân viênkinh doanh chuyển các quy định cho khách hàng xem xét và giải thíchtừng quy định

- Sau khi khách hàng thông hiểu, nhân viên kinh doanh gửi biên bản hướngdẫn quy định cho khách hàng xem xét và ký xác nhận

Bước 5: Quản lý bảo dưỡng.

Công tác quản lý bảo dưỡng là một quá trình từ việc lập kế hoạch bảodưỡng, xác định các công việc cần thực hiện, thời gian và chi phí nhằm đưa

ra các phương án tối ưu và hiệu quả nhất cho đến việc triển khai thực hiệncác kế hoạch bảo dưỡng đó nhằm duy trì tình trạng vật lý tốt cho cho Bấtđộng sản

Có các loại bảo dưỡng cơ bản sau mà người quản lý phải nắm rõ:

- Bảo dưỡng thường xuyên

- Bảo dưỡng phòng ngừa

- Bảo dưỡng sửa chữa

- Bảo dưỡng theo yêu cầu người thuê

Việc thực hiện bảo dưỡng này, tuỳ vào quy mô văn phòng và yêu cầu

về tính chuyên nghiệp có thể sử dụng dịch vụ thuê ngoài hoặc nhân viêncủa toà nhà

Bước 6 : Quản lý rủi ro.

Rủi ro là điều mà không một nhà kinh doanh nào muốn mắc phải, tuynhiên, dù muốn hay không, rủi ro vẫn xảy ra, có thể là thuờng xuyên haykhông Vì vậy,quản lý rủi ro là một quy trình được thiết lập bởi hội đồngquản trị và các cán bộ có liên quan khác áp dụng trong quá trình xây dựngchiến lược doanh nghiệp thực hiện xác định sự việc có thể gây ra ảnh hưởngđến doanh nghiệp đồng thời đưa mức độ đảm bảo mục tiêu cho doanhnghiệp khi đầu tư vào Bất động sản; và nó là bước giúp nhà quản lý đoántruớc hoặc giúp cho rủi ro xảy ra một cách hạn chế nhất, từ đó tránh đuợcthiệt hại và tăng lợi nhuận cho nhà đầu tư

Quản lý rủi ro luôn luôn là một công việc quan trọng, bởi khi xảy ra thìhậu quả rất khó lường trước Có thể một số rủi ro thường gặp như sau:

Bước 7: Quản lý phát triển.

Bất động sản nói chung và cao ốc văn phòng cho thuê nói riêng là tàisản có giá trị lớn, do đó việc quản lý chúng không chỉ dừng lại ở việc vậnhành, khai thác mà quan trọng hơn đó là việc phát triển và nâng cao hìnhảnh của tòa nhà, tăng uy tín và thương hiệu của chủ đầu tư…

1.2.3 Mô hình và phương pháp quản lý cao ốc văn phòng cho thuê.

Đối với các sản phẩm có giá trị lớn như Bất Động Sản, tầm quan trọngcủa việc quản lý luôn được ưu tiên và còn quan trọng hơn rất nhiều so vớiviệc tạo lập, xây dựng Bất Động Sản đó Quản lý sao cho hiệu quả về mặtkinh tế, về mặt xã hội và cộng đồng đã và đang là bài toán không dễ tìm lờigiải Đặc biệt những sản phẩm Bất động sản cao ốc văn phòng đa dạng trongquy mô, vị trí, mức thanh toán tài chính, đồng thời lại tồn tại trong đó mốiquan hệ mật thiết nhưng không thiếu xung đột giữa chủ sở hữu và chủ đầu tưthì chủ đầu tư vận dụng các mô hình và phương pháp quản lý khác nhau làđiều hoàn toàn dễ hiểu

Có khá nhiều mô hình và phương pháp quản lý đang hoạt động tại các tòacao ốc văn phòng, nhưng thông thường ở Việt Nam xuất hiện hai mô hình cơbản như sau:

1.2.3.1 Mô hình chủ đầu tư tự quản lý.

Chủ đầu tư sẽ cùng một lúc thực hiện hai chức năng là : Đầu tư và quản lýtòa nhà Phòng ban chức năng của doanh nghiệp với nhiệm vụ : lập dự ánđầu tư, theo dõi kiểm soát, đánh giá quá trình đầu tư BĐS Chức năng quản

lý thuộc bộ phận quản lý tòa nhà hay còn gọi là Ban Quản Lý tòa nhà Bộphận này chia làm bốn tổ, mỗi tổ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau:

+, Tổ kỹ thuật: Vận hành hệ thống điện, nước, phòng cháy chữa cháy,thông tin liên lạc ; Phụ trách công tác bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các

hệ thống kỹ thuật của tòa nhà sau khi hết hạn bảo hành của các nhà cungcấp thiết bị

+, Tổ an ninh: Đảm bảo an ninh trong khuôn viên tòa nhà; Kiểm soát các

vị trí trọng yếu như sảnh, thang máy ; Trông giữ phương tiện tại tầnghầm hay tầng một của tòa nhà

+, Tổ tạp vụ: Quản lý sân vườn, cây cảnh; Thực hiện công tác vệ sinh,làm sạch các khu công cộng tại tòa nhà; Làm dịch vụ vệ sinh theo yêucầu của khách hàng trong tòa nhà ( được ký kết bằng phụ lục hợp đồng ).+,Tổ kế toán và ngân quỹ: Thông báo tiền nộp hàng tháng và thời điểmnộp tới các khách hàng thuê trong tòa nhà; Thu tiền cung cấp dịch vụhàng tháng; Thanh, quyết toán các hợp đồng cung ứng dịch vụ nếu có;Lập biểu và thanh toán tiền công hàng tháng cho các cán bộ trong BanQuản Lý tòa nhà

 Ưu điểm: Chủ đầu tư trực tiếp giám sát quá trình thi công tòa nhà nên

nắm rõ các ưu điểm và hạn chế về chất lượng xây dựng, nắm rõ các hệthống kỹ thuật của tòa nhà nên rất thuận tiện cho việc bảo dưỡng và sửa