Tìm hiểu quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tại công ty tnhh prima buana perkasa việt nam

HCM KHOA TÀI CHÍNH THƯƠNG MẠI ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN TÌM HIỂU QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PRIMA BUANA PERKASA VIỆT NAM Chuyên Ngành : KẾ TOÁN TÀI C

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA TÀI CHÍNH THƯƠNG MẠI

ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN

TÌM HIỂU QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG

VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PRIMA

BUANA PERKASA VIỆT NAM

Chuyên Ngành : KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Nhóm sinh viên thực hiện:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA TÀI CHÍNH THƯƠNG MẠI

ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN

TÌM HIỂU QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG

VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PRIMA

BUANA PERKASA VIỆT NAM

Chuyên Ngành : KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TH.S TRỊNH NGỌC ANH

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY TNHH PRIMA BUANA

PERKASA VIỆT NAM 3

1.1 Thông tin chung về công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam 3

1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam 4

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam 5

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 5

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận 5

1.4 Định hướng (kế hoạch) phát triển của công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam 6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PRIMA BUANA PERKASA VIỆT NAM 8

2.1 Sơ lược về lý thuyết kế toán mua hàng và thanh toán 8

2.1.1 Những vấn đề chung mua hàng và thanh toán 8

2.1.2 Kế toán mua hàng và thanh toán 9

2.2 Mô tả công việc thực tế được tiếp cận tại công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam 13

2.2.1 Vị trí được kiến tập 13

2.2.2 Mô tả quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tại công ty 13

2.3 Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán 20

2.4 Đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu 221

2.4.1 Ưu điểm 221

2.4.2 Nhược điểm 22

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 23

3.1 Giải pháp 23

3.3 Định hướng học tập và nghề nghiệp trong tương lai 24

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh năm 2020 - 2021 4

Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý của công ty 5

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản 331 12

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán tài khoản 156 12

Lưu đồ 2.1: Trình tự kế toán mua hàng và thanh toán 14

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Vấn đề công nợ và khả năng thanh toán tại công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam không chỉ phản ảnh tiềm lực kinh tế mà còn phản ánh rõ nét chất lượng tài chính của một doanh nghiệp Vì vậy công ty nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững trong điều kiện kinh tế hiện nay thì phải cần làm tốt việc quản lý công nợ, đó

là quản lý các khoản phải thu, các khoản phải trả của doanh nghiệp mình Nhưng khi đã tham gia vào thương trường, thì việc gặp phải những khó khăn về việc bị chiếm dụng vốn, thu hồi vốn, những rủi ro tiềm ẩn về tài chính là điều mà không một doanh nghiệp nào có thể tránh khỏi Thách thức đặt ra ở đây đối với các doanh nghiệp là phải giải quyết các mối quan hệ với những khách hàng và nhà cung cấp cụ thể là vấn đề thanh toán các khoản phải thu, phải trả như thế nào

Nhận thấy tầm quan trọng của kế toán mua hàng và nợ phải trả người bán, cùng với việc kiến tập tại Công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam nên nhóm em

đã chọn đề tài “Tìm hiểu quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tại Công ty

TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam”

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu tổng quát:

- Tìm hiểu công tác kế toán quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam

2.2 Mục tiêu cụ thể:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về quy trình kế toán mua hàng và thanh toán

- Tìm hiểu thực tế hạch toán các nợ phải trả người bán tại công ty

- Nêu nhận xét chung và rút ra bài học kinh nghiệm sau đợt kiến tập

3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các tài liệu thu thập được trong quá trình kiến tập tại đơn vị về cơ cấu tổ chức, quy định của công ty và các tài liệu khác làm cơ sở lý luận cho đề tài nghiên cứu

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn: Quan sát công việc hằng ngày của các nhân viên kế toán, phỏng vấn nhân viên kế toán về các vấn đề liên quan đến kế toán nợ phải trả người bán

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a) Đối tượng nghiên cứu

Quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam

b) Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam

- Về thời gian thực hiện báo cáo: Từ ngày 05/09/2022 đến ngày 26/11/2022

5 Kết cấu của đồ án

Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của đồ án bao gồm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu khái quát công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam

Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và bài học kinh nghiệm

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY TNHH

PRIMA BUANA PERKASA VIỆT NAM

1.1 Thông tin chung về công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam

Pull & Bear vốn thuộc sở hữu của tập đoàn Inditex, một trong những tập đoàn bán lẻ thời trang lớn nhất thế giới có trụ sở ở Indonesia Tại Việt Nam, PNB Việt Nam thuộc chuỗi nhượng quyền của Prima Buana Perkasa (Indonesia) tại Việt Nam Các cửa hàng PNB tại Việt Nam lại do đối tác của Inditex tại Indonesia là Prima Buana Perkasa (PNB) vận hành Bên cạnh công ty Prima Buana Perkasa Việt Nam để kinh doanh PNB

Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH PRIMA BUANA PERKASA VIỆT NAM Tên giao dịch: PRIMA BUANA PERKASA VIETNAM COMPANY LIMITED

Địa chỉ: Tầng 4A, Tòa Nhà Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Mã số thuế: 0314240161

Người ĐDPL: Sjeniwati Gusman

Ngày hoạt động: 08/07/2014

Giấy phép kinh doanh: 0314240161

Công ty là doanh nghiệp tư nhân hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân đầy

đủ, được mở tài khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo quy định của pháp luật và vốn điều lệ Công ty có trách nhiệm sử dụng, bảo toàn và phát triển nguồn vốn Công ty phải đảm bảo tiến hành kinh doanh có lãi dựa trên hoạt động kinh doanh theo luật định

1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam

Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh năm 2020 - 2021

(Nguồn: Báo cáo kết quả họa động kinh doanh của công ty, năm 2020 - 2021)

Doanh thu thuần năm 2021 giảm 22 tỷ đồng so với năm 2020, tương ứng với tỷ lệ 24% Đây là tỷ lệ giảm khá đáng kể, biểu hiện cho tình hình kinh doanh hàng hóa ở công ty chưa tốt

Giá vốn năm 2021 cũng có xu hướng giảm theo 16 tỷ đồng so với năm 2020, với

tỷ lệ 29%

Lợi nhuận của doanh nghiệp qua 2 năm tăng 445 triệu đồng Mặc dù kết quả kinh doanh có đi xuống nhưng xét về từng năm thì doanh nghiệp vẫn có lãi

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

(Nguồn: Phòng nhân sự công ty)

Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý của công ty 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận

Giám đốc: Là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu

sự giám sát của chủ doanh nghiệp; chịu trách nhiệm trước trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao

Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, phòng kế toán có nhiệm vụ

thực hiện toàn bộ nhiệm vụ có liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty như nghiệp vụ thu chi, theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, xuất hóa đơn, tính giá thành, tính toán lãi lỗ, quyết toán thuế, tính thuế phải nộp nhà nước

Phòng nhân sự:

- Bộ phận tuyển dụng

Là bộ phận trực tiếp đi tìm kiếm để tìm được nhân sự giỏi, phù hợp cho doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của bộ phận này sẽ lên kế hoạch, đăng tin tuyển dụng, triển khai các chiến dịch truyền thông thực hiện việc tuyển dụng Đưa ra các tiêu chí để lựa chọn ứng viên phù hợp

- Bộ phận lương thưởng và phúc lợi

PHÒNG MARKE TING

PHÒNG NHÂN SỰ

PHÒNG

DỮ LIỆU

PHÒNG IT

PHÒNG ĐIỀU HÀNH

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi được xem là bộ phận quan trọng nắm trong tay mức thu nhập của toàn bộ nhân sự trong công ty Xây dựng và quản lý toàn bộ hệ thống tiền lương, thưởng, phúc lợi và các chính sách khác của công ty

Phòng Marketing: Thu thập thông tin thị trường để xác định nhu cầu thị trường,

thị trường mục tiêu, thị trường mới Xác định phạm vi thị trường cho những sản phẩm hiện tại và dự báo nhu cầu của sản phẩm hàng hóa mới, hướng tiêu thụ sản phẩm, bán hàng, nghiên cứu xu hướng phát triển của khối lượng và cơ cấu nhu cầu, xác định những đặc thù của các khu vực và các đoạn của thị trường

Phòng IT: Nghiên cứu, xây dựng định hướng chiến lược, tham mưu, tổ chức triển

khai và quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) của doanh nghiệp, bao gồm: cơ sở hạ tầng CNTT, hệ thống mạng và hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống phần cứng, hệ thống phần mềm, các ứng dụng doanh nghiệp,…

Phòng điều hành:Giám sát, chỉ đạo các quy trình và thủ tục hành chính hàng ngày của công ty Báo cáo và hỗ trợ giám đốc điều hành trong các nhiệm vụ chung và nhiệm vụ hàng ngày Đảm bảo chính sách của công ty được thực hiện đúng, hành động hướng đến mục tiêu kinh doanh chung

Phòng dữ liệu: Quản lý số liệu bán hàng của công ty, xử lý các số liệu về hàng tồn

kho

Phòng nhập khẩu: Tìm kiếm nhà cung cấp, thường làm việc tại các công ty thương

mại nhỏ, kinh doanh nhiều mặt hàng, nhà cung cấp không cố định Liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá Phân tích báo giá nhận được, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…) Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và đàm phán về các điều khoản hợp đồng Chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền ) Thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về

kho tiến hành khai báo hải quan và sau đó đưa hàng về nhập kho

1.4 Định hướng (kế hoạch) phát triển của công ty TNHH Prima Buana

trong môi trường kinh doanh hàng may mặc thời trang đầy cạnh tranh với vô số các công ty trong nước và ngoài nước

Đưa ra thị trường các mẫu mã thời trang mới tự thiết kế phù hợp với lứa tuổi, thời tiết ở Việt Nam

Nhân viên có đồng phục riêng và luôn ân cần, niềm nở với khách hàng (đây chính là điểm mạnh của PNB)

Phong cách thời trang được định hướng rõ ràng, đó là phong cách để phục vụ giới trẻ Đầu tư xây dựng thương hiệu (quảng cáo, tham gia các tuần lễ thời trang, các buổi trình diễn thời trang…)

Tiến hành các biê ̣n pháp chống na ̣n làm nhái, hàng giả của công ty Các biê ̣n pháp cu ̣ thể là thông qua các cơ quan quyền lực chống la ̣i viê ̣c làm nhái giả hàng công ty Công ty đã cải tiến các dây viền, cúc áo, nhãn hiê ̣u, mô ̣t cách tinh xảo để chống giả ma ̣o, đăng báo, in brochute danh sách các đa ̣i lý chính thức, chỉ rõ phân biệt hàng giả, hàng thâ ̣t

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH PRIMA BUANA

PERKASA VIỆT NAM

2.1 Sơ lược về lý thuyết kế toán mua hàng và thanh toán

2.1.1 Những vấn đề chung mua hàng và thanh toán

2.1.1.1 Khái niệm

 Mua hàng

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất

 Thanh toán

Thanh toán là sự chuyển giao tài sản từ tổ chức, cá nhân này sang tổ chức, cá nhân kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý

2.1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng và thanh toán

Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, thời điểm ghi nhận mua hàng

Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp

Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ hợp lý

2.1.2 Kế toán mua hàng và thanh toán

2.1.2.1 Nguyên tắc hạch toán

Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp phải được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao

Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng

- Phiếu chi (tiền mặt)

- Ủy nhiệm chi (TGNH)

2.1.2.3 Tài khoản sử dụng

a) Tên và số hiệu tài khoản

Tài khoản 156 Hàng hóa

Tài khoản 331 Phải trả cho người bán

b) Nội dung và kết cấu

Số dư bên Nợ:

- Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho;

- Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho

- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa

đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế

không được hoàn lại);

- Chi phí thu mua hàng hóa;

- Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho doanh nghiệp phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;

- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ;

- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;

- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng;

- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;

- Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;

Cộng số phát sinh Cộng số phát sinh

Số dư bên Nợ:

- Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho;

- Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho

Nợ TK 331 Có

Số dư bên Nợ (Tài sản):

Số tiền đã ứng trước cho người bán

Số dư bên Có (Nguồn vốn):

Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư,

hàng hóa, người cung cấp dịch vụ,

người nhận thầu xây lắp;

- Số tiền ứng trước cho người bán,

người cung cấp, người nhận thầu xây

lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng

hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây

lắp hoàn thành bàn giao;

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu

thương mại được người bán chấp thuận

cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản

nợ phải trả cho người bán;

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

Cộng số phát sinh Cộng số phát sinh

Số dư bên Nợ (Tài sản):

Số tiền đã ứng trước cho người bán

Số dư bên Có (Nguồn vốn):

Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp

2.1.2.4 Sổ kế toán

- Sổ cái tài khoản 331, 156

- Sổ chi tiết hàng hóa

- Sổ tổng hợp công nợ phải trả người bán

- Sổ chi tiết phải trả người bán

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tài khoản 331

2.2 Mô tả công việc thực tế được tiếp cận tại công ty TNHH Prima Buana Perkasa Việt Nam

2.2.1 Vị trí được kiến tập

Kế toán mua hàng và nợ phải trả người bán:

+ Nhận hóa đơn giá trị gia tăng hạch toán lên phần mềm

+ Kiểm tra chứng từ mua vào, đảm bảo đầy đủ

+ Thanh toán nợ cho nhà cung cấp khi đến hạn

+ Kiểm tra hợp đồng mua bán

+ Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp

2.2.2 Mô tả quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tại công ty

2.2.2.1 Những vấn đề chung

a) Đặc điểm hàng mua

Hàng hóa và dịch vụ công ty mua trong nước và nhập khẩu

- Hàng hóa – dịch vụ mua trong nước gồm: Văn phòng phẩm, chi phí thuê, chi phí điện, nước, …

- Hàng hóa nhập khẩu: Hàng hóa mua từ nước ngoài và bán trong nước

Kỳ hạn nợ phải trả: Tùy thuộc vào hợp đồng mua bán đã thỏa thuận (15 ngày, 30 ngày, 45 ngày) kể từ ngày kế toán công ty nhận được hóa đơn

b) Đặc điểm thanh toán

Tiền mặt và chuyển khoản Đối với đơn hàng trên 20.000.000 đồng (Hai mươi triệu đồng) phải thanh toán bằng chuyển khoản

2.2.2.2 Kế toán mua hàng và thanh toán

* Quy trình mua hàng và thanh toán