Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành.doc

LỜI NÓI ĐẦU Báo Cáo Thực Tập Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân MỤ C LỤC MỤC LỤC 1 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 5 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4 LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG[.]

C LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 5

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI TÂN THÀNH VÀ VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG 3

1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành 3

1.1.1 Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành 3

1.1.2 Mục tiêu phát triển của công ty 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành 4

1.1.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành 5

1.2 Giới thiệu về đề tài 6

1.2.1 Giới thiệu phòng ban nơi thực tập 6

1.2.2 Thực trạng công tác quản lý bán hàng 6

1.2.2.1 Nội dung của bài toán quản lý bán hàng 6

1.2.2.2 Phân tích nghiệp vụ 6

1.2.2.3 Một số mẫu biểu sử dụng 8

1.2.3 Tên đề tài, lý do,mục đích chọn đề tài 11

1.2.3.1 Tên đề tài: 11

1.2.3.2 Lý do chọn đề tài: 11

1.2.4 Mục đích xây dưng phần mềm 12

1.2.5 Đối tượng nguyên cứu 12

1.3 Mục tiêu 13

1.4 Công cụ thực hiện dự kiến đề tài 14

1.4.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visua Basic 14

1.4.2 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 14

1.4.2.1 Khái niệm về Access 14

1.4.2.2 Cấu trúc của một CSDL Access 14

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM 16

2.1 Tổng quan về xây dựng phần mềm 16

2.1.1 Khái niệm về phần mềm 16

2.1.2 Các giai đoạn phát triển của phần mềm 16

2.1.3 Công nghệ phần mềm 17

2.1.3.1 khái niệm 17

2.1.3.2 Các giai đoạn phát triển của 1 dự án phần mềm 17

2.1.3.3 Vòng đời phát triển của phần mềm 19

2.1.3.4 Làm bản mẫu phần mềm 20

2.1.3.5 Nền tảng thiết kế phần mềm 22

2.1.3.6 Xác định quy mô phần mềm 24

2.1.4 Quy trình thiết kế phần mềm 25

2.2 Một số nguyên tắc khi thiết kế phần mềm 28

2.2.1 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu 28

2.2.2 Nguyên tắc cơ bản của việc trình bày thông tin trên màn hình 28

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÂN THÀNH 29

3.1 Bài toán quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành 29

3.1.1 Nội dung của bài toán quản lý bán hàng 29

3.1.2 Phân tích nghiệp vụ 29

3.1.3 Phân tích yêu cầu người sử dụng 30

3.1.3.1 Yêu cầu chung 30

3.1.3.2 Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng 31

3.1.3.3 Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng 31

3.1.3.4 Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo 31

3.2 Kế hoạch thực hiện đề tài: 32

3.2.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án 32

3.2.2 Phân tích hệ thống 32

3.2.3 Thiết kế hệ thống 32

3.2.4 Thiết kế chi tiết thiết kế: 32

3.3 Biểu đồ phân cấp chức năng(BFD) 32

3.3.1 Các chức năng của quy trình quản lý bán hàng tại công ty TNHH Sản

Xuất Và Thương Mại Tân Thành 32

3.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 34

3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) 35

3.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 35

3.4.2 Sơ đồ DFD mức 0 36

3.4.3 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý nhập hàng 37

3.4.4 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý xuất hàng 37

3.4.5 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Tìm kiếm hàng 38

3.4.6 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Báo cáo 39

3.5 Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu: 40

3.5.1 Xây dựng biểu đồ mô hình liên kết thực thể 40

3.5.1.1 Khái niệm: 40

3.5.1.2 Các thành phần cơ bản của biểu đồ quan hệ thực thể 40

3.5.2 Thực hiện chuẩn hoá và xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu 41

3.5.2.1 Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu 41

3.5.2.2 Mô hình quan hệ dữ liệu 45

3.5.3 Xây dựng các Thuật toán chương trình 46

3.6 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình 49

3.7 Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình 50

3.8 Xây dựng giao diện Chương trình 50

3.9 Hướng dẫn cài đặt chương trình 58

3.10 Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng 62

KẾT LUẬN 64

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

PHỤ LỤC 67

BFD: Business Function Diagram

IFD: Information Flow Diagram

DFD: Data Flow Diagram

ĐĐH: Đơn đặt hàngHĐBH: Hóa đơn bán hàngPX: Phiếu xuất

PN: Phiếu nhậpNCC: Nhà cung cấpKH: Khách hàngĐVT: Đơn vị tínhKH: Khách hàngĐG: Đơn giáSL: Số lượng

NH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 Bảng Phiếu nhập 41

Bảng 3.2 Bảng chi tiết phiếu nhập 42

Bảng 3.3 Bảng Phiếu xuất 42

Bảng 3.4 Bảng chi tiết phiếu xuất 43

Bảng 3.5 Bảng danh mục hàng hóa 43

Bảng 3.6 Bảng danh mục khách hàng 43

Bảng 3.7 Bảng Hóa đơn 44

Bảng 3.8 Bảng chi tiết hóa đơn 44

Bảng 3.9 Bảng Đơn đặt hàng 44

Bảng 3.10 Bảngchi tiết đơn đặt hàng 45

Bảng 3.11 Bảng danh mục kho 45

NH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 5

Hình 2.1 Vòng đời phát triển phần mềm 20

Hình 2.2 Mô hình mình hoạ các bước làm bản mẫu phần mềm 22

Hình 2.3 Biểu diễn mối quan hệ giữa 2 khía cạnh trong thiết kế phần mềm 24

Hình 2.4 Mô hình biểu diễn kiến trúc phần mềm 25

Hình 2.5 Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm 28

Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng phần mềm Quản Lý Bán Hàng 36

Hình 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 37

Hình 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 39

Hình 3.5 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý nhập hàng 39

Hình 3.6 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Quản lý xuất hàng 40

Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Tìm kiếm hàng 41

Hình 3.8 Sơ đồ DFD mức 1 cho tiến trình Báo cáo 42

Hình 3.9 Mô hình quan hệ thực thể 44

Hình 3.10 Mô hình Relationship 49

Hình 3.11 Thuật toán đăng nhập 50

Hình 3.12 Thuật toán sửa bản ghi 51

Hình 3.13 Thuật toán tìm kiếm bản ghi 52

Hình 3.14 Giao diện form đăng nhập 55

Hình 3.15 Giao diện chính 55

Hình 3.16 Giao diện chức năng quản lý người dùng 56

Hình 3.17 Giao diện chức năng cập nhật khách hàng 57

Hình 3.18 Giao diện chức năng cập nhật hàng hóa 57

Hình 3.19 Giao diện chức năng cập nhật kho hàng hóa 58

Hình 3.20 Giao diện bảng kê phiếu nhập 59

Hình 3.21 Giao diện phiếu nhập 59

Hình 3.22 Giao diện phiếu xuất 60

Hình 3.23 Giao diện hóa đơn bán hàng 60

Hình 3.24 Giao diện đơn bán hàng 61

Hình 3.25 Giao diện chức năng tìm kiếm 61

Hình 3.26 Giao diện xem trước báo cáo Nhập- Xuất- Tồn 62

Hình 3.27 Giao diện báo cáo Nhập- Xuất- Tồn 62 Hình 3.28 Giao diện báo cáo tổng hợp hàng nhập 63 Hình 3.29 Giao diện báo cáo tổng hợp hàng xuất 64

I NÓI ĐẦU

Trong những năm qua công cuộc đổi mới đất nước đã đạt được những thành

tựu quan trọng Quá trình toàn cầu hoá và tốc độ phát triển như vũ bão của côngnghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản những mối quan hệ công việc truyền thống.Trước những tác động từ yêu cầu hiện đại hoá, việc áp dụng tin học trong doanhnghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất được các doanh nghiệp đặt lênhàng đầu

Quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của một doanh nghiệp: thịtrường, sản phẩm, nhân lực, tri thức, trí tuệ nhưng người ta hay nói: Doanh nghiệpđược quản lý điều hành tốt thì hoạt động sẽ hiệu quả Một trong những yếu tố quantrọng đối với các giám đốc điều hành doanh nghiệp là thông tin Thông tin là cáigiúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhìn ra được thực trạng của doanh nghiệpmình và có những quyết sách hợp lý để khắc phục những điểm yếu và phát huynhững điểm mạnh trong hoạt động của doanh nghiệp

Vậy làm sao để có được thông tin? Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ tạo

ra một khả năng thu thập và xử lý thông tin rộng khắp trong mọi mặt của cuộc sống,của nền kinh tế Các doanh nghiệp là đối tượng nhanh nhậy nhất trong việc áp dụngcông nghệ thông tin để phục vụ công việc của mình Một trong những quá trình ứngdụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là xây dựng một hệ thống thông tinhoàn hảo và lựa chọn được những phần mềm tốt Mà từ đó người quản lý có thể đưa

ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnhtranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Xuất phát từ những lý do nêu trên, là một sinh viên khoa Hệ Thống ThôngTin Kinh Tế của Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân, được thực tập tại Công TyTNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành qua thời gian được tìm hiểu về thực tếcông tác quản lý bán hàng của doanh nghiệp, với những kiến thức đã được học tậpvới sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Thầy Nguyễn Anh Phương- giảng viên

hướng dẫn, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành” từ đó có thể đi

sâu, tìm hiểu thực tế về công tác quản lý bán hàng của một doanh nghiệp sản xuấtnhằm tìm hiểu và đưa ra một vài đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác

quản lý bán hàng của công ty Từ đó đề xuất một số ý kiến, giải pháp với mongmuốn hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý bán hàng của công ty để có thể góp mộtphần nhỏ bé vào sự phát triển, thành công trong kinh doanh của Công ty.

Đề tài ngoài lời mở đầu,kết luận được kết cấu thành 3 chương

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI VÀ CƠ SỞ THỰC TẬP

Chương 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ

XÂY DỰNG PHẦN MỀM

Chương 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÂN THÀNH

Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của

em được hoàn thiện hơn và giúp em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn saunày Em xin chân thành cảm ơn

Hà nội , Ngày tháng năm 2014 Sinh viên thực hiện:

Hoàng Văn Thanh

CH ƯƠNG 1

TỔ

NG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT

TH ƯƠNG MẠI TÂN THÀNH VÀ VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành

1.1.

1 Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Sản Xuất

Và Thương Mại Tân Thành

Tên giao dịch: Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành

- Giám đốc công ty: Lê Xuân Vịnh

- Mã số thuế: 0102080952

- Điện thoại:03213622307

- Lĩnh vực hoạt động: Kinh doanh xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng xe máy

- Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên

Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành là công ty chuyên kinh doanh

về xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng thay thế Công ty được thành lập và đi vàohoạt động năm 2002, thành lập theo quyết định số 1943/GP, từ khi thành lập đếnnay được chọn làm đại lý uỷ quyền cung cấp, sửa chữa, bảo hành sản phẩm xe máy

của hãng HONDA Việt Nam.

Công ty luôn nhận được sự ủng hộ và tin tưởng của khách hàng và luônmang đến cho khách hàng các loại xe chất lượng cao, kiểu dáng đẹp và hợp thời đạivới những thiết bị có chất lượng cao, tính năng kỹ thuật tốt Để phục vụ khách hàngngày một tốt hơn, công ty đã không ngừng nỗ lực cải tiến đầu tư trang thiết bị, nângcấp nhà xưởng, phòng trưng bày và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán

bộ, nhân viên kỹ thuật Đặc biệt với phương châm kinh doanh là uy tín và chấtlượng, công ty có thể đem đến các loại xe đáp ứng nhu cầu của quý khách hàng, cácchương trình khuyến mãi và bảo hành hấp dẫn đảm bảo quyền lợi của khách hàng

Khi cần thiết nhân viên kỹ thuật sẽ đến tận nhà của quý khách để lắp đặt, hướng dẫnthao tác và bảo trì.

Hình thức hoạt động của công ty: Sau khi nhận được thông báo yêu cầu củakhách hàng thì nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu các tính năng và các thông tin củasản phẩm Nếu khách hàng đồng ý mua thì khi đó cả hai bên sẽ thoả thuận giá cả,hình thức thanh toán và một số điều khoản khác có liên quan…

1.1.

2 Mục tiêu phát triển của công ty

- Doanh nghiệp được quản trị tốt, minh bạch

- Có khả năng cạnh tranh và phát triển, có tình hình tài chính lành mạnh

- Tổ chức quản lý khoa học, đội ngũ lãnh đạo, nhân viên có năng lực

- Áp dụng các quy trình tiên tiến và tiêu chuẩn quốc tế, tiến bộ công nghệ

- Mang lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển tài năng tốt nhất

và một cuộc sống đầy đủ

- Cốt lõi của chiến lược phát triển công ty tập trung vào 4 định hướng lớn:

Là doanh nghiệp năng động và có trách nhiệm với khách hàng

Là nhà cung cấp dịch vụ, sản phẩm hiệu quả – kinh tế – trung thành củakhách hàng

Là nhà tư vấn đầu tư chuyên nghiệp

Thúc đẩy việc quản trị doanh nghiệp theo chuẩn mực quốc tế

Để có thể phát triển hơn nữa công ty đặt ra các chiến lược sau:

- Phát triển các sản phẩm, dịch vụ, nâng cao dịch vụ mang tính khả triển vàlinh hoạt

h 1.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

- Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm về mọi mặt hoạt động

của công ty, có quyền hạn cao nhất trong toàn bộ bộ máy công ty Ở Công ty, Giám đốc là người chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và tổng số vốn của công ty

- Phòng kế toán : có nhiệm vụ quản lý lương nhân viên, quản lý thu chi và

tình hình tài chính của công ty

- Phòng kinh doanh : Đây là bộ phân có đội ngũ nhân viên có năng lực

chuyên môn cao, có kiến thức sâu trong lĩnh vực kinh doanh và nắm bắt thị trườngkinh doanh Có thể nói đây chính là đầu ra quyết định sự phát triển của công ty.Phòng kinh doanh có nhiệm vụ khai thác khách hàng, tìm kiếm và mở rộng thịtrường

- Phòng kỹ thuật: Đây là mắt xích quan trọng với phòng kinh doanh, có đội

ngũ nhân viên chuyên môn cao Phòng kỹ thuật luôn song hành với phòng kinhdoanh để đẩy mạnh sự phát triển của công ty

- Phòng hành chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc việc đào tạo,

tuyển dụng, sa thải công nhân, quản lý công nhân viên của công ty, ngoài ra phònghành chính còn nghiên cứu, đề xuất những biện pháp giúp giám đốc chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của công ty

Giám đốc

Phòng kế toán

Tại một số phòng ban như bộ phận kế toán đã sử dụng phần mềm kế toánMisa để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty Các phòng ban khác chưa sửdụng phần mềm quản lý nào

- Nhân viên phòng được trang bị mỗi người một máy tính và sử dụng thànhthạo phần mềm Microsoft Offíce, Auto Cad Vì nhân viên phòng hầu hết có trình độ

cử nhân và kỹ sư xây dựng, nên có khả năng sử dụng máy tính và các phần mềmkhác tốt

- Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng thực hiện kếtoán, lập và theo dõi số sách kế toán, hỗ trợ các phòng ban về thủ tục hành chính cụthể như sau: ghi chép, phản ánh các dữ liệu kế toán; thông tin, báo cáo, chuyển tincác số liệu kế toán cho Giám đốc Công ty biết tình hình tài chính của Công ty vàđơn vị Nhân viên trong phòng này được trang bị mỗi người một máy tính và có thế

sử dụng thành thạo phần mềm Microsoữ Offíce

1.2 Giới thiệu về đề tài

1.2.

1 Giới thiệu phòng ban nơi thực tập

Quản lý bán hàng là đề tài mà Em quan tâm và theo đó Em chọn Bộ phậnbán hàng làm phòng ban thực tập Chức năng, nhiệm vụ chính của bộ phận này làquản lý sản phẩm, là nơi xử lý các yêu cầu mua hàng của khách hàng và thực hiệnquá trình bán hàng Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua rất nhiều khâu với nhiềughi chép nhưng hầu hết chỉ được thực hiện thủ công bằng tay Sau khi xuất bán sảnphẩm và nhận đầy đủ tiền hàng của khách hàng thì bộ phận này hoàn thành côngviệc của mình

1.2.

2 Thực trạng công tác quản lý bán hàng

1.2 2.1 Nội dung của bài toán quản lý bán hàng

Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành là công ty chuyên kinhdoanh về xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng thay thế, sửa chữa, bảo hành sảnphẩm xe máy

Trong những năm gần đây, quy mô của công ty ngày càng mở rộng và doanhthu liên tục tăng Công ty thực hiện kinh doanh thông qua các dịch vụ sau: dịch vụmua hàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành bảo trì.

Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì phòng kinh doanh sẽ tiếp nhậnyêu cầu này, khách hàng có thể đến đặt mua hàng tại công ty hoặc gọi điện đến,hoặc thông qua website của công ty để đặt hàng Phiếu mua hàng của khách hàngsau đó sẽ được kiểm tra và thực hiện mua hàng của nhà cung cấp Phòng kinh doanh

sẽ gửi đơn đặt hàng cần mua đến nhà cung cấp và yêu cầu báo giá Sau khi đã lựachọn được nhà cung cấp thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và nhập hàng về

Sau đó, phòng kỹ thuật sẽ triển khai lắp đặt và vận chuyển thiết bị đến chokhách hàng Sau khi bàn giao thiết bị đầy đủ theo đơn đặt hàng thì viết phiếu bảohành cho khách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp, cuối cùng yêu cầukhách hàng làm thủ tục thanh toán

1.2 2.2 Phân tích nghiệp vụ

Qua quá trình tìm hiểu thực tế, em nhận thấy công ty thực hiện việc kinhdoanh qua các quy trình sau:

- Nhận yêu cầu triển khai bán hàng:

+ Khi có yêu cầu triển khai bán hàng, cán bộ phòng kỹ thuật sẽ thu thập đầy

đủ, chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng,địa chỉ của khách hàng

+ Căn cứ vào hợp đồng thì trưởng phòng kỹ thuật sẽ phân công lập kế hoạchtriển khai và phân công công việc cho cán bộ kỹ thuật đi triển khai

- Nhận lắp đặt và cài đặt thiết bị

+ Cán bộ kỹ thuật sẽ kiểm tra thiết bị và test thử thiết bị

+ Cán bộ kỹ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từngsản từng thiết bị và kiểm tra tem bảo hành đầu vào (nếu có) nếu thiết bị đó có bảohành theo tem, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lý giấy tờ

+ Cán bộ kỹ thuật tiến hành lắp đặt thiêt bị, cài đặt các phần mềm, chươngtrình ứng dụng theo như hợp đồng

- Xem xét và kiểm tra việc lắp và cài đặt

+ Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng, trưởng phòng kỹ thuật sẽ xemxét và kiểm tra quy trình, kết quả lắp và cài đặt thiết bị phần mềm Nếu có sai sót thì

sẽ yêu cầu nhân viên kỹ thuật thực hiện lại cho đến khi đạt được yêu cầu

- Đóng gói dán tem vảo hành, làm phiếu bảo hành và biên bản bàn giao.+ Nhân viên kỹ thuật phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tích dấuthời gian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện hay thiết bị

sẽ đuợc giao Sau đó dán tem dịch vụ bảo hành lên trên vỏ máy, lấy giấy bảo hành

và làm biên bản bàn giao

- Vận chuyển thiết bị và bàn giao tới khách hàng

+ Cán bộ kỹ thuật phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên hệ

và địa điểm bàn giao hàng Sau đó đóng gói hàng hoá vận chuyển thiết bị tới địa chỉcho khách hàng

+ Tại nơi giao hàng, cán bộ triển khai tiến hành bàn giao thiết bị cho kháchhàng, thực hiện việc lắp đặt, kết nối thiết bị với máy in, máy scan, fax, modem…theo yêu cầu hoặc sự chỉ dẫn của khách hàng Sau đó khi thiết bị chạy thử đảm bảohoạt động bình thường, cán bộ triển khai và khách hàng ký vào biên bản giao nhận

+ Nếu có vướng mắc về sản phầm hoặc khách hàng không chấp nhận, cán bộ

kỹ thuật sẽ xin xác nhận của khách hàng và báo cáo cho trưởng phòng kỹ thuật cùngvới các phòng ban có liên quan để kịp thời xử lý

- Báo cáo và lưu hồ sơ

+ Sau khi hoàn tất quá trình triển khai theo đúng nội dung ghi trên phiếu yêucầu, cán bộ kỹ thuật nộp hồ sơ triển khai ( biên bản bàn giao thiết bị bản photo,phiếu bảo hành, giấy tờ liên quan khác …) cho cán bộ quản lý hồ sơ để lưu

1.2 2.3 Một số mẫu biểu sử dụng.

Người giao hàng Thủ kho Người lập phiếu Kế toán Giám đốc

(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (KT,đóng dấu)

Mẫ

u 02: Đơn Đặt Hàng:

Công ty TNHH SX TM Tân Thành Tân Thành

Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên

Cần mua một số loại xe máy như sau:

STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng1

2

3

Thực hiện giao hàng vào ngày … tháng … năm …

T.M Công ty TNHH SX TM Tân Thành (Họ, ký tên)

Mẫ

u 03: Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty TNHH SX TM Tân Thành Mẫu sổ: 02 - VT

Bộ phận:……… QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO

Ngày tháng năm 20

Số: … …………

Nợ: … ………

Có: … …………

- Họ, tên người nhận hàng: ………

- Địa chỉ:………

- Lý do xuất kho:………

- Xuất tại kho:………

Xuất những mặt hàng liệt kê dưới đây: STT Vật liệu- Hàng hoá Mã hiệu Tên - nhãn hiệu - quy cách ĐVT Số lượng thự c xuấ t Đơn giá Thành tiền Bảo hành theo mã hàng hoá Cộng: Cộng tiền viết bằng chữ:

Số chứng tờ gốc kèm theo:………

Ngày tháng năm 20

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (ký tên) (Ký tên) (Ký tên) ( ký tên) (KT, đóng dấu)

Mẫ

u 04: Phiếu Thu

Đơn vị: Công ty TNHH SX TM Tân Thành Mẫu số: 01-TT

Địa chỉ: QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐ

Mỹ Hào - Hưng Yên ngày tháng năm

ĐT: 0383622307 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

PHIẾU THU

Ngày… tháng…năm 20

Quyển sổ:………

Số: Nợ:…

Có:…

Họ và tên người nộp tiền:………

Địa chỉ:………

Lý do thu:………

Số tiền:………(viết bằng chữ)………

Chứng từ kèm theo:……… Chứng từ gốc……….

Ngày tháng năm 20 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu người nộp tiền Thư quỹ

(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)

1.2.

3 Tên đề tài, lý do,mục đích chọn đề tài

1.2 3.1 Tên đề tài:

Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành

1.2 3.2 Lý do chọn đề tài:

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Tân Thành em nhận thấy bộ máy Quản Lý Bán Hàng tại công ty hoạt động với số nghiệp vụ giao dịch trong ngày thường rất lớn, lượng dữ liệu tính toán thì lớn, mà

áp dụng phương pháp thủ công tốn rất nhiều công sức, mất nhiều thời gian Tất cả các công việc liên quan đến việc bán hàng (nhập- xuất hàng hoá) đều đang được thực hiện trên giấy tờ, sổ sách do kế toán trực tiếp kiểm kê và xác nhận Theo những yêu cầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việc đưa lý thuyết học vào phục

vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng của Công ty TNHH Sản Xuất Và

Thương Mại Tân Thành Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu vào của quátrình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ nhà quản lý, thựchiện bán hàng nhanh chóng cho khách hàng, đảm bảo việc cập nhập chính xác với

số lượng không hạn chế, tiết kiệm thời gian nhân lực và tiền bạc, tránh sự chồngchéo quá nhiều trong quá trình quản lý từ đó nâng cao hiệu quả của công tác quản lýbán hàng của công ty

Hi vọng đề tài của em sẽ mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng củaCông ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lýCông ty mình

*Cụ thể tin học : Nắm được cơ sở lý thuyết chung về thương mại điện tử vàcác vấn đề trong thương mại điện tử Tìm hiểu các website thương mại của thế giới

để nắm được cách thức hoạt động và những yêu cầu cần thiết đối với ứng dụngthương mại điện tử

* Về mặt ứng dụng: Xây dựng cơ sở dữ liệu đáp ứng cho việc lưu trữ tất cảcác loại mặt hàng Dựa vào việc tìm hiểu tình hình thương mại điện tử tại Việt Nam,xây dựng nên ứng dụng thích hợp với nền kinh tế đất nước, hỗ trợ tốt cho các doanhnghịêp cũng như khách hàng

1.2.

5 Đối tượng nguyên cứu

Đối tượng đề tài hướng tới là quy trình Quản Lý Bán Hàng của công tyTNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành

*Phương Pháp nguyên cứu:

-Phương pháp tiếp cận hệ thống để phân tích quy trình hoạt động Quản LýBán Hàng

-Phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống

-Phương pháp thực nghiệm

1.3 Mục tiêu

Việc xây dựng chương trình Quản lý bán hàng mới tự động trên máy tínhnhằm giảm thiểu, khắc phục một số nhược điểm cần khắc phục của hệ thống cũ Vìvậy yêu cầu đặt ra của hệ thống mới cụ thể như sau :

- Tối ưu hoá về mục đích sử dụng:

+ Đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu

+ Xử lý thông tin một cách nhanh gọn, chính xác giúp nhà quản lý kịp thời nắmbắt các thông tin về tình hình vật tư của công ty tại bất kỳ thời điểm nào

1.4 Công cụ thực hiện dự kiến đề tài

1.4.

1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visua Basic

Visual Basic được xem như là một ngôn ngữ lập trình khá mạnh Với giao

diện người dùng đồ hoạ, cùng với các công cụ và các điều khiển được xây dựng sẵn

Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn

Visual Basic1.0, Visual Basic 3.0, bổ xung cách thức đơn giản để điều khiển

các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basic 4.0 bổ xung thêm phần hỗ chỡ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập

trình hướng đối tượng đấy đủ Visual Basic 5.0 đã bổ xung khả năng tạo các tập tinthi hành thực sự, thực sự có khả năng sáng tạo các điều khiển riêng Và bây giờVisual Basic 6.0 bổ xung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu vớicác tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn mặt khác lớp điểm khi dùng Visual Basicchính là ở chỗ tiết kiệm thời gian công sức so với ngôn ngữ lập trình khác khi xâydựng cùng một ứng dụng Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan(Visual) nghĩa là khi thiết kế một chương trình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từngthao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với cácngôn ngữ lập trình khác VBcho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắckích thước hình dang của đối tượng trong ứng dụng

Một khả năng khác của VB chính là khả năng liên kết kết hợp các thư việnliên kết động DLL, đây chính là phần mở rộng cho Visual Baisic tức là khi xâydựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà VB chưa đáp ứng được, ta viếtthêm DLL phụ trợ

Khi viết chương trình VB, chúng ta phải qua 2 bước:

- Thiết kế giao diện (Visual Programming)

- Viết lệnh (Code Programming)

1.4.

2 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access.

1.4.2.1 Khái niệm về Access

Access là hệ quản trị CSDL trên môi trường window, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự đống sản sinh những trương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán

1.4.2.2 Cấu trúc của một CSDL Access.

Các đối tượng trong Access bao gồm:

- Bảng (Table): là đói tượng dùng để lưu dữ liệu

- Truy vấn (Query): là đỗi tượng dùng để trích rút dữ liệu từ bảng theo nhữngđiều kiện xác định và tính toán dữ liệu cho các bảng

- Biểu mẫu (Form): là đối tượng đựoc thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu

và tạo giao diện người dùng bằng các công cụ điều khiển

- Báo cáo (Report): là đối tượng dùng để trích rút dữ liệu, in, tổng hợp dữliệu được chọn

- Macro: là đối tượng tạo ra một hay nhiều hoạt động thao tác với các đốitượng trong CSDL mà Access sẽ thực hiện tự động mỗi lần khi chạy

- Module: là đối tượng chứa cácthủ tục và hàm được lập bằng ngôn ngữVisual Basic để xử lý tự động

Việc xây dựng dữ liệu trong Access được bắt đầu bằng việc xây dựng bảng

dữ liệu Cấu chúc bảng dữ liệu bao gồm các trường (Field) và các bản ghi (Record) Mỗi trường phải được xác định bởi một kiểu dữ liệu nhất định Hệ quản trị cơ sở dữliệu Access hỗ trợ các kiểu dữ liệu sau:

+ Text: Đây là kiểu dữ liệu rộng nhất trong các kiểu dữ liệu mà Access quản

lý, nó gồm các kí tự, chữ, chữ số Kiểu dữ liệu này đượ sủ dụng thường xuyên nhất

nó có thể dùng để lưu thông tin về tên, địa chỉ, quê quán Giới hạn kiểu text là 255

+ Currebcy: Kiểu tiền tệ

+ Date/Time: Kiểu ngày tháng

+ Autonumber: Là kiểu dữ liệu đăc trưng của Access, kiểu dữ liệu này sẽ tự động tăng lên một số kí tự sau khi một bản ghi mới được nhập vào

+ Yes/No: Kiểu này giống kiểu dữ liệu boolean, dữ liệu chỉ nhập một trong hai giá trị Yes hoặc No

CH ƯƠNG 2

PH ƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ

XÂY DỰNG PHẦN MỀM

2.1 Tổng quan về xây dựng phần mềm

2.1.

1 Khái niệm về phần mềm

Phần mềm tin học đã trở thành phần tử chủ chốt của các hệ thống dựa trênmáy tính Trong công nghệ phần mềm thì phần mềm được hiểu theo định nghĩa củanhà tin học người Mỹ Roger Pressman: “ Phần mềm là một tổng thể bao gồm 3 yếutố: Các chương trình máy tính, các cấu trúc dữ liệu, tài liệu hướng dẫn sử dụngphần mềm”

Định nghĩa này xác định được thành phần của phần mềm trong công nghệphần mềm

Phần mềm là sản phẩm của một nền công nghệ mới nó gồm có hai tính chấtsau:

+ Phần mềm là hệ thống logic chứ không phải kỹ thuật Do đó nó khôngđược ráp theo nghĩa thông thường như sản phẩm công nghiệp khác Một phần mềmcần có sự đầu tư nhiều trí tuệ của những người chế tác phần mềm

+ Sản phẩm của các nền công nghiệp truyền thống sẽ bị hao mòn trong quátrình sử dụng Giá trị của phần mềm càng tăng lên khi nó được người sử dụng cànghiểu sau về nó

2.1.

2 Các giai đoạn phát triển của phần mềm

- Thời gian thực

- Bắt đầu có phần mềm thương mại

Tính chất thương mại hóa của phần mềm trên thị trường ngày càng bộc lộ rõ

và đỉnh cao là việc sản xuất phần mềm đã tiến hành ở quy mô đại trà theo tác phongcông nghiệp và xu thế tổng quát của thị trường

2.1.

3 Công nghệ phần mềm

2.1 3.1 khái niệm

Công nghệ phần mềm là môn khoa học nghiên cứu các phương pháp, các thủtục và các công cụ đi từ phân tích thiết kế đến quản lý một dự án phần mềm nhằmđạt được các mục tiêu của dự án

Hay nói cách khác: Công nghệ phần mềm là tổ hợp các công cụ, phươngpháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát củacông nghệ phần mềm Đồng thời giúp cho kỹ sư lập trình có nền tảng để khai thácđịnh hướng phần mềm

2.1 3.2 Các giai đoạn phát triển của 1 dự án phần mềm

Quy trình phát triển 1 dự án phần mềm không phụ thuộc vào quy mô, độphức tạp và miền ứng dụng, nó đều trải qua 3 giai đoạn sau:

- Giai đoạn 1: Giai đoạn xác định

Nhóm sản xuất phần mềm phải xác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phầnmềm mà mình cần chế tạo ra Đây là công đoạn cực kỳ quan trọng khi sản xuấtphần mềm với quy mô công nghiệp vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản

phẩm và các rằng buộc liên quan chúng ta mới tiến hành được kết quả các côngđoạn sau.

Trong giai đoạn này phải xác định và giải quyết ban vấn đề mấu chốt sau:+ Tiến hành phân tích hệ thống một cách toàn diện theo quan điểm: mộtphần mềm là một bộ phận của hệ thống quản lý Phần mềm phải được đặt trongtổng thể hệ thống ấy và xem xét trong mối quan hệ ràng buộc với các yếu tố quản lýkhác

+ Tiến hành lập kế hoạch sản xuất phần mềm trước khi đi vào yêu cầu cụthể

+ Tiến hành phân tích yêu cầu một cách cụ thể, chi tiết theo từng đối tượng.Đây là giai đoạn định danh phần mềm trong thực tế của các công ty phầnmềm nó được cụ thể hóa trong vai trò cán bộ có chức danh: Cán bộ phân tích yêucầu phần mềm, Cán bộ lập và quản lý yêu cầu phần mềm

- Giai đoạn 2: Giai đoạn phát triển

Trong giai đoạn này phải định hướng phần mềm sẽ phát triển như thế nào.Trong đó có 3 công việc quan trọng cần làm: thiết kế, mã hóa, kiểm thử Cần chú ýkhái niệm mã hóa trong công nghệ phần mềm khác với khái niệm mã hóa trong hệthống thông tin Trong công nghệ phần mềm, mã hóa là quá trình chuyển đổi, dịch

từ một thiết kế ban đầu thành một ngôn ngữ lập trình mà máy tính có thể hiểu được

Trong thực tiễn của công nghệ phần mềm giai đoạn này được thực hiện bởicác chức danh: Cán bộ thiết kế, Cán bộ quản lý cấu hình phần mềm, Lập trình viên,Cán bộ test phần mềm

- Giai đoạn 3: Giai đoạn bảo trì

Trong đó có loại hình: bảo trì sửa chữa, bảo trì thích nghi và bảo trì hoànthiện (còn gọi là bảo trì nâng cao)

+ Bảo trì sửa chữa: tức là sửa lỗi phần mềm, lỗi chi tiết đơn giản không phải

ty mua phần mềm yêu cầu

Trong thực tiễn hoạt động hiện nay của các công ty phần mềm nhiệm vụ nàythường được giao cho cán bộ triển khai phần mềm và ban hỗ trợ khách hàng.

Đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty phần mềm ở việt nam hiện nay.Người ta thấy vấn đề hậu mãi lại đóng vai trò quan trọng hơn là chất lượng phầnmềm

Trong công nghệ phần mềm, người ta thường áp dụng quy tắc 40 – 20 – 40

về sự phân bổ các nỗ lực trong tiến trình phát triển một phần mềm Tức là toàn bộtiến trình được chia thành ba khối lớn Có nghĩa là trong giai đoạn phát triển thìphẫn mã hóa công ty phần mềm cần tập trung các tiềm năng về vật chất và conngười ở mức độ 20% còn lại các tiềm năng này được chia làm 2 lần cho quy trìnhthiết kế và thử nghiệm

2.1 3.3 Vòng đời phát triển của phần mềm

Mô hình thác nước ( waterfall model ) là một mô hình của quy trình phát

triển phần mềm, trong đó quy trình phát triển trông giống như một dòng chảy, vớicác pha được thực hiện theo trật tự nghiêm ngặt và không có sự quay lui hay nhảyvượt pha là: phân tích yêu cầu, thiết kế phần mềm và hệ thống, thực hiện và thửnghiệm các đơn vị, kiểm thử, sản xuất và bảo trì

Hìn

h 2.1 Vòng đời phát triển phần mềm

Ý nghĩa của mô hình này là: các bậc ở phía trên sẽ tác động bao trùm đến tất

cả các thứ bậc ở dưới và càng ở những thứ bậc cuối thác nước ngày càng phải chịunhững thứ bậc ở bên trên Chúng ta lần lượt xem xét những nội dung chính của cáccông đoạn

- Công nghệ hệ thống: công nghệ hệ thống hay nói cách khác là cách tiếp cận

hệ thống là phương pháp nghiên cứu một vấn đề đi từ tổng quát đến chi tiết và phảiluôn luôn đảm bảo mối liên hệ biện chứng giữa các thành phần trong tổng thể khôngđược tách rời biệt lập từng bộ phận với nhau Đây là phương pháp nghiên cứu khoahọc phù hợp với thực tiễn vì mọi lợi ích kinh tế luôn luôn có sự ràng buộc với nhau,đầu ra của một yếu tố này lại chính là đầu vào của một yếu tố khác trong nền kinhtế

- Phân tích: mục đích của quá trình phân tích là tiến hành mô hình hóa hệthống đang nghiên cứu dưới dạng các mô hình như BFD, DFD, … , xác định rõmục tiêu của phần mềm, những ràng buộc về thiết kế và công nghệ và định rõ miền

áp dụng của phần mềm

- Thiết kế: bản chất của quá trình thiết kế trong kỹ nghệ phần mềm là chuyển

từ vấn đề cần giải quyết sang giải pháp phần mềm, chuyển từ vấn đề ban đầu cầngiải quyết thành giải pháp phần mềm Trong quá trình này người ta cần giải quyếthai công đoạn, một là thiết kế kiến trúc và công đoạn hai là thiết kế kỹ thuật Thiết

kế là công đoạn có vai trò đặc biệt quan trọng trong công nghệ phần mềm

- Mã hóa: khái niệm mã hóa trong kỹ nghệ phần mềm khác với khái niệm mãhóa trong HTTT Mã hóa trong kỹ nghệ phần mềm về bản chất là chuyển đổi từ hồ

sơ thiết kế thành phần mềm trên ngôn ngữ nào đó, người ta nói mã hóa là quá trìnhthi công phần mềm

- Kiểm thử: là quy trình kiểm tra chất lượng của phần mềm trước khi bàngiao cho khách hàng, quy trình này cũng tương tự như phòng kiểm tra sản phẩm củacác ngành công nghiệp thông thường

- Bảo trì: Đây là công đoạn thực hiện sau khi phần mềm đã được đưa vào sửdụng và được tiến hành theo 3 hình thức:

+ Bảo trì sửa đổi

+ Bảo trì thích nghi

+ Bảo trì hoàn thiện

2.1 3.4 Làm bản mẫu phần mềm

Đây là một công đoạn rất đặc trưng khi sản xuất phần mềm ở quy mô côngnghiệp Cũng tương tụ như trong sản xuất của một ngành công nghiệp nào đó,trước khi đưa sản phẩm vào sản xuất hàng loạt thì phải tiến hành thử nghiệm làmthử một số sản phẩm để đưa ra thăm dò ý kiến của khách hàng, nếu khách hàngđồng ý thì mới tiến hành sản xuất hàng loạt.

Bản mẫu phần mềm được hiểu là một mô hình của phần mềm tương laimang những đặc trưng cơ bản nhất nhưng chưa phải là phần mềm hoàn toàn đãhoàn thiện

Trong quy trình làm phần mềm nhất thiết phải làm bản mẫu vì hai lý do sauđây: Khi khách hàng đến công ty đặt hàng người ta chỉ bày tỏ nguyện vọng sảnphẩm phần mềm mới được thiết kế Các kỹ sư phần mềm ngay từ đầu khi nhận đơnđặt hàng thì cũng không hình dung hết các chức năng chỉ tiết của phần mềm

Quy trình làm bản mẫu phần mềm đòi hỏi những cán bộ có chuyên môm caokhông chỉ thuần tuý về mặt tin học Vì mục đích của công đoạn làm bản mẫu chưahẳn là chất lượng của phần mềm mà còn là khả năng thu hút khách hàng để sản xuấtphần mềm Sau khi có bản mẫu phần mềm, khách hàng sẽ xem xét đánh giá và nếubản mẫu đã được chấp nhận thì phần mềm sẽ được đưa vào sản xuất

Quy trình làm bản mẫu phần mềm gồm các bước như sau:

Hìn

h 2.2 Mô hình mình hoạ các bước làm bản mẫu phần mềm

- Bước 1: Xác định yêu cầu của khách hàng Trong bước này đại diện củacông ty phần mềm gặp gỡ khách hàng để xác định các yêu cầu của họ về phần

mềm Thông thường khách hàng chỉ bày tỏ nguyện vọng là chính, bản thân cán bộcông ty phần mềm phải lượng hóa và mô hình hóa các nguyện vọng đó

- Bước 2: Thiết kế nhanh Mục đích của bước này ở dạng phác thảo chỉ baogồm 1 vài đặc trưng cơ bản của phần mềm

- Bước 3: Làm bản mẫu Nhằm mục đích công ty phần mềm cho ra đờinhanh 1 bản mẫu dạng phác thảo chỉ gồm 1 vài đặc trưng cơ bản của phần mềm

- Bước 4: Khách hàng đánh giá bản mẫu

- Bước 5: Làm mịn bản mẫu, hay là chi tiết hóa các chức năng phần mềm

- Bước 6: Kết thúc ta được 1 sản phẩm chưa được thương mại hóa thị trường

mà là bản mẫu phần mềm

Quy trình này có vai trò đặc biệt quan trọng, là yếu tố quyết định xem kháchhàng có ký hợp đồng phần mềm hay không Ngoài ra cán bộ làm phần bản mẫungoài kiến thức chuyên môn phải có kiến thức tổng hợp về tình hình kinh tế xã hội

2.1 3.5 Nền tảng thiết kế phần mềm

a Vai trò của thiết kế phần mềm

Thiết kế phần mềm là khâu trung tâm trong quy trình sản xuất một phầnmềm công nghiệp và được dùng để chỉ chung 3 quy trình là: Thiết kế, lập trình vàkiểm thử

Quy trình thiết kế chiếm 75% chi phí để sản xuất một phần mềm côngnghiệp Vai trò của khâu thiết kế trong sản xuất phần mềm công nghiệp thể hiện ởchỗ:

- Đối với các phần mềm được thiết kế đầy đủ thì không dẫn đến những thayđổi lớn khi xảy ra một thay đổi lớn nào đó về dữ liệu

- Đối với các phần mềm không được thiết kế một cách đầy đủ thì tính tổnđịnh của chúng rất thấp, chỉ cần một thay đổi nhỏ về dữ liệu hoặc tác động của môitrường cũng làm cho hoạt động của phần mềm bị bỉến dạng thậm chí không còn khảnăng hoạt động được nữa

- Nền tảng thiết kế cũng là cơ sở để tiếp tục phát triển phần mềm hoặc sửachữa, bổ sung các chức năng của nó

b Tiến trình thiết kế trong công nghệ phần mềm

Khi sản xuất một phần mềm công nghiệp theo quan điểm quản lý dự án việcthiết kế phần mềm được tiến hành theo 2 bước: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết

Xét từ góc độ quản lý thì thiết kế sơ bộ đưa ra cái nhìn sơ bộ về phần mềmtương lai Còn thiết kế chi tiết đi sau vào các lĩnh vực thiết kế cụ thể: thiết kế dữliệu, thiết kế chương trình, thiết kế thủ tục.

Nếu xét từ phương diện kỹ thuật thì quy trình phát triển một phần mềm côngnghiệp được phân chia thành 4 công đoạn: thiết kế kiến trúc, thiết kế dữ liệu, thiết

kế thủ tục và thiết kế giao diện

Hai góc độ quản lý và kỹ thuật trong tiến trình phát triển phần mềm có mỗiquan hệ rất chặt chẽ với nhau và được biểu diễn tổng quan trong hình vẽ sau đây:

Yêu cầu chung đối với một kỹ sư phần mềm là phải đạt được 2 yêu cầu sau:

- Đảm bảo tính chặt chẽ trong kiến trúc để không xảy ra những lỗ hổng trongphần mềm

- Kiến trúc phải đảm bảo không quá phức tạp để khi dịch thành chươngtrình, quy mô của chương trình không quá lớn khi thực hiện mỗi chức năng

Bản chất của của kiến trúc phần mềm là bài toán chuyển từ P – S ( Tử vấn đềthực tế sang giải pháp phần mềm) P là một vấn để phi cấu trúc và S đã được cấutrúc hóa

h 2.4 Mô hình biểu diễn kiến trúc phần mềm

Với 1 vấn đề P, ta có thể đưa ra rất nhiều giải pháp S khác nhau, từ đó đưađến nhiều kiến trúc hệ thống khác nhau Tiêu chuẩn cơ bản ở đây là đảm bảo đượcmức độ càng đơn giản càng tốt mà vẫn thực hiện được các chức năng Việc giảiquyết vấn đề từ P sang S không những chỉ là kĩ thuật mà còn là nghệ thuật của kỹ

sư phần mềm, hoàn toàn tương tự như kến trúc sư với mỗi công trình xây dựng Vìthế trước mỗi vấn đề thực tế đặt ra, kỹ sư phần mềm phải lựa chọn 1 giải pháp phầnmềm gọn nhẹ không quá phức tạp

2.1 3.6 Xác định quy mô phần mềm

Cũng như các nghành công nghiệp truyền thống Trong công nghệ phầnmềm, vấn đề xác định quy mô của sản phẩm là một công đoạn bắt buộc và hướngtới hai mục đích sau:

- Để xác định kế hoạch thiết kế phần mềm phù hợp

- Đưa ra một giấy báo giá dựa trên cơ sở tình toán cụ thể

Tuy nhiên, sản phẩm phần mềm có những nét đặc thù riêng biệt so với sảnphẩm của các ngành công nghiệp truyền thống Do đó, việc xác định quy mô củachúng cũng phức tạp hơn nhiều Người ta sử dụng hai phương pháp để xác định quy

* Các dấu hiệu

Quy trình thiết kế phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau:

- Thiết kế kiến trúc phần mềm ( Chuyển từ P -> S)

* Lưu đồ của quy trình

Duyệt

Thiết kế dữ liệu Thiết kế thủ tục

BĐ

Lập kế hoạch thiết kế Thiết kế kiến trúc

Thiết kế chương trình Tổng hợp chương trình

h 2.5 Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm

* Các thông số của quy trình

1 Thông số chung

2 Input

Hợp đồng kinh tếPhân tích nghiệp vụ

Mô hình hoạt động(BFD,DFD…)

Quản trị viên dự án phê duyệt

3 Sản phẩm Kiến trúc hồ sơ hệ thống

Hồ sơ thiết kế kỹ thuật

Quản trị viên dự án phê duyệt

* Phân đoạn các hoạt động

1 Lập kế hoạch thiết

kế

Sau khi nhận hợp đồng Kinh tế, Hồ sơ phân tíchnghiệp vụ

Quản trị viên dự án duyệt

2 Thiết kế kiến trúc Sau khi kết thúc bước 1 Quản trị viên dự án duyệt

3 Thiết kế dữ liệu Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt

4 Thiết kế thủ tục Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt

5 Thiết kế chương

trình Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt

6 Thiết kế giao diện Sau khi kết thúc bước 2 Quản trị viên dự án duyệt

7 Tổng hợp Sau khi kết thúc bước 6 Quản trị viên dự án duyệt

Cũng tương tự như quy trình trước mỗi hoạt động sẽ được chi tiết thành cácđầu việc cụ thể

2.2 Một số nguyên tắc khi thiết kế phần mềm

2.2.

1 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu

Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu cóhiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót Sau đây là một số nguyên tắc hữu ích choviệc thiết kế màn hình nhập liệu:

- Khi nhập dữ liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống nhưtài liệu gốc

- Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự

tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng

- Không bắt người dùng cập nhật các thông tin thứ sinh tức là thông tin cóthể tính toán được hoặc có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc có thể suy luậnđược từ những thông tin đã có

- Đặt tên cho các ô nhập liệu ở phía trên hoặc bên trái của ô nhập liệu

- Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể

- Sử dụng phím Tab hoặc phím Enter để chuyển tới trường tiếp theo

- Sử dụng tối đa ba màu trên Forn chức năng, chỉ tô màu hoặc nhấn mạnhnhững trường thông tin quan trọng

2.2.

2 Nguyên tắc cơ bản của việc trình bày thông tin trên màn hình

Theo Dumas và Galit thì có những nguyên tắc cơ bản cho việc trình bàythông tin trên màn hình như sau:

- Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình.Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác

- Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặtthông tin theo trục trung tâm.

- Nếu đầu ra thông tin gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải đượcđánh số thứ tự

- Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng in hoa, in thường, chữgạch chân … và ngắt câu hợp lý

- Đặt tên đầu cột cho mỗi cột

- Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý

- Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số Bảo đảm vị trí dấu thậpphân thẳng hàng

- Chỉ đặt mầu cho những thông tin quan trọng

CH ƯƠNG 3

PH

ÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÂN THÀNH

3.1 Bài toán quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành

3.1.

1 Nội dung của bài toán quản lý bán hàng

Công ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Thành là công ty chuyên kinhdoanh về xe máy và thiết bị linh kiện phụ tùng thay thế, sửa chữa, bảo hành sảnphẩm xe máy

Trong những năm gần đây, quy mô của công ty ngày càng mở rộng và doanhthu liên tục tăng Công ty thực hiện kinh doanh thông qua các dịch vụ sau: dịch vụmua hàng, dịch vụ triển khai và dịch vụ bảo hành bảo trì

Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì phòng kinh doanh sẽ tiếp nhậnyêu cầu này, khách hàng có thể đến đặt mua hàng tại công ty hoặc gọi điện đến,hoặc thông qua website của công ty để đặt hàng Phiếu mua hàng của khách hàngsau đó sẽ được kiểm tra và thực hiện mua hàng của nhà cung cấp Phòng kinh doanh

sẽ gửi đơn đặt hàng cần mua đến nhà cung cấp và yêu cầu báo giá Sau khi đã lựachọn được nhà cung cấp thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và nhập hàng về.

Sau đó, phòng kỹ thuật sẽ triển khai lắp đặt và vận chuyển thiết bị đến chokhách hàng Sau khi bàn giao thiết bị đầy đủ theo đơn đặt hàng thì viết phiếu bảohành cho khách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp, cuối cùng yêu cầukhách hàng làm thủ tục thanh toán

3.1.

2 Phân tích nghiệp vụ

Qua quá trình tìm hiểu thực tế, em nhận thấy công ty thực hiện việc kinhdoanh qua các quy trình sau:

- Nhận yêu cầu triển khai bán hàng:

+ Khi có yêu cầu triển khai bán hàng, cán bộ phòng kỹ thuật sẽ thu thập đầy

đủ, chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng,địa chỉ của khách hàng

+ Căn cứ vào hợp đồng thì trưởng phòng kỹ thuật sẽ phân công lập kế hoạchtriển khai và phân công công việc cho cán bộ kỹ thuật đi triển khai

- Nhận lắp đặt và cài đặt thiết bị

+ Cán bộ kỹ thuật sẽ kiểm tra thiết bị và test thử thiết bị

+ Cán bộ kỹ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từngsản từng thiết bị và kiểm tra tem bảo hành đầu vào (nếu có) nếu thiết bị đó có bảohành theo tem, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lý giấy tờ

+ Cán bộ kỹ thuật tiến hành lắp đặt thiêt bị, cài đặt các phần mềm, chươngtrình ứng dụng theo như hợp đồng

- Xem xét và kiểm tra việc lắp và cài đặt

+ Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng, trưởng phòng kỹ thuật sẽ xemxét và kiểm tra quy trình, kết quả lắp và cài đặt thiết bị phần mềm Nếu có sai sót thì

sẽ yêu cầu nhân viên kỹ thuật thực hiện lại cho đến khi đạt được yêu cầu

- Đóng gói dán tem vảo hành, làm phiếu bảo hành và biên bản bàn giao.+ Nhân viên kỹ thuật phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tích dấuthời gian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện hay thiết bị

sẽ đuợc giao Sau đó dán tem dịch vụ bảo hành lên trên vỏ máy, lấy giấy bảo hành

và làm biên bản bàn giao

- Vận chuyển thiết bị và bàn giao tới khách hàng

+ Cán bộ kỹ thuật phải thống nhất với khách hàng về thời gian, người liên hệ

và địa điểm bàn giao hàng Sau đó đóng gói hàng hoá vận chuyển thiết bị tới địa chỉcho khách hàng

+ Tại nơi giao hàng, cán bộ triển khai tiến hành bàn giao thiết bị cho kháchhàng, thực hiện việc lắp đặt, kết nối thiết bị với máy in, máy scan, fax, modem…theo yêu cầu hoặc sự chỉ dẫn của khách hàng Sau đó khi thiết bị chạy thử đảm bảohoạt động bình thường, cán bộ triển khai và khách hàng ký vào biên bản giao nhận

+ Nếu có vướng mắc về sản phầm hoặc khách hàng không chấp nhận, cán bộ

kỹ thuật sẽ xin xác nhận của khách hàng và báo cáo cho trưởng phòng kỹ thuật cùngvới các phòng ban có liên quan để kịp thời xử lý

- Báo cáo và lưu hồ sơ

+ Sau khi hoàn tất quá trình triển khai theo đúng nội dung ghi trên phiếu yêucầu, cán bộ kỹ thuật nộp hồ sơ triển khai ( biên bản bàn giao thiết bị bản photo,phiếu bảo hành, giấy tờ liên quan khác …) cho cán bộ quản lý hồ sơ để lưu

3.1.

3 Phân tích yêu cầu người sử dụng

3.1 3.1 Yêu cầu chung

- Các Form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng Tuy nhiên

nó vẫn phải đảm bảo một số yêu cầu như:

+ Màu sắc trên form phải hài hoá không có quá nhiều màu sắc Nhưng cũnglàm nổi bật các trường quan trọng

+ Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trênxuống dưới, từ trái qua phải …

+ Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng phím tắt …

- Giảm tối đa việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các Combo Box đểnhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn Điều này sẽ giúp nhân viên thuận tiện hơnkhi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin

- Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơn nào, vídụ: khi nhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hoá thì trên thanh tiêu đề củaform nhập phải hiển thị chữ Danh mục hàng hoá

- Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ liệucủa hệ thống, ví dụ: chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc chắnmuốn xoá hoá muốn thay đổi một bản ghi nào đó hay không

- Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống, tiện lợicho người sử dụng.

3.1 3.2 Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng

- Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin theo phiếu nhập hàng có sẵncủa công ty

- Khi nhân viên nhấn nút lưu phiếu nhập hàng thì các phiếu nhập hàng sẽ lưulại để phục vụ cho quá trình tính toán

3.1 3.3 Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng

- Phiếu bán hàng phải hiển thị đầy đủ thông tin theo phiếu bán hàng có sẵncủa công ty

- Khi nhân viên ấn lưu lại phiếu bán hàng thì các phiếu bán hàng sẽ lưu lại đểphục vụ cho quá trình tính toán

3.1 3.4 Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo

- Phải lên được nhiều loại báo cáo khác nhau như báo cáo doanh thu theo loạihàng, báo cáo doanh thu theo thời gian, báo cáo hàng tồn kho …

- Phải thiết kế các Form báo cáo có giao diện phù hợp với từng loại báo cáotheo yêu cầu của từng cấp quản lý

3.2

Kế hoạch thực hiện đề tài:

Đây là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy

vi tính Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách nhanh chóng và kiểm tra dữliệu một cách tối ưu Nó quyết định cho cả một chương trình quản lý

Việc xây dựng kế hoặch thực hiện đề tài bao gồm các giai đoạn sau:

3.2.

1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án

Đây là bước tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại, khắc phục những nhượcđiểm còn tồn tại để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thigiúp tối ưu hoá công tác quản lý bán hàng cho giai đoạn tiếp theo