Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tập đoàn minh tâm nhà máy sản xuất giấy và bao bì carton cao cấp

“HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MINH TÂM – NHÀ MÁY SẢN XUẤT GIẤY VÀ BAO BÌCARTON CAO CẤP” Chuyên đề của em bao gồm các nội dung sau: Chương 1: Đặc điểm v

MỤC LỤC

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại công ty3

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty3

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm 5

1.2.1 Đặc điểm hình thành nguyên, vật liệu 5

1.2.2 Đặc điểm quản lý nguyên, vật liệu tại kho 7

1.2.3 Đặc điểm sử dụng nguyên, vật liệu 7

1.3 Tổ chức quản lý nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Tập Đoàn Minh Tâm 8

1.3.1 Tổ chức quản lý khâu thu mua 9

1.3.2 Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho 10

1.3.3 Tổ chức quản lý khâu sử dụng 11

1.4 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán 12

1.4.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán 12

2.1.1 Quy trình ghi thẻ kho 16

2.1.2 Quy trình sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu và bảng tổng hợp Nhập –Xuất – Tồn nguyên, vật liệu 26

2.2 Kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Minh Tâm 32

2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng 32

2.2.2 Kế toán các nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu 33

2.2.3 Kế toán các nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu 37

2.3 Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu 40

2.4 Kế toán khoản phải trả người bán42

2.4.1 Kế toán chi tiết42

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 53

3.1.3.1 Về công tác quản lý nguyên, vật liệu 54

3.1.3.2 Về công tác kế toán nguyên, vật liệu 54

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Minh Tâm 54

3.2.1 Hoàn thiện công tác quản lý nguyên,vật liệu 55

3.2.2 Hoàn thiện tài khoản sử dụng 55

3.2.3 Hoàn thiện phương pháp tính giá 56

3.2.4 Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ 56

3.2.5 Điều kiện thực hiện giải pháp 57

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Danh mục một số nguyên vật liệu 4

Bảng 1.2 Danh mục tên kho vật liệu 11

Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT 19

Biểu 2.2 Kết quả kiểm tra nhập mua vật tư 20

Biểu 2.3 Phiếu nhập kho 21

Biểu 2.4 Phiếu yêu cầu xuất vật tư 24

Biểu 2.5 Phiếu xuất kho 25

Biểu 2.6 Trích thẻ kho vật tư tại phòng kế toán 28

Biểu 2.7 Thẻ kho Giấy Kraft 170-1250 Vạn Điểm 28

Biểu 2.8 Sổ chi tiết vật liệu – Giấy Phú Giang 29

Biểu 2.9 Sổ chi tiết vật liệu - Giấy Vạn Điểm 29

Biểu 2.10 Trích bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư tại phòng kế toán 30

Biểu 2.11 Trích sổ cái chi tiết tài khoản thanh toán với người bán.31 Biểu 2.12 Trích sổ Nhật Ký Chung 38

Biểu 2.13 Trích sổ cái tài khoản 152 39

Biểu 2.14 Trích biên bản kiểm kê NVL tồn kho 41

Biểu 2.15 Sổ chi tiết phải trả người bán 45

Biểu 2.16 Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán 46

Biểu 2.17 Trích sổ cái TK 331 47

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức phòng kế hoạch - vật tư 8

Sơ đồ 1.2 Trình tự hạch toán kế toán tại Công ty 13

Sơ đồ 2.1 Trình tự ghi sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song 14

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ nhập mua vật tư 17

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xuất kho vật tư 23

Sơ đồ 2.4 Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 33

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường đang diễn ra sôi động như hiện nay, doanh nghiệpmuốn thích ứng và đứng vững được yêu cầu đề ra cho các doanh nghiệp là phải vậnđộng hết mình, sáng tạo trong công tác quản lý, tăng năng suất nâng cao chất lượngsản phẩm, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Để làm được như vậy thì các sảnphẩm của doanh nghiệp cần đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng: chất lượngsản phẩm tốt, giá thành hợp lý

Góp phần tạo nên một sản phẩm hoàn chỉnh phải kể đến nhóm các yếu tố đầu vào

và trước tiên là yếu tố nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản kinh doanh thuộctài sản ngắn hạn là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là mộttrong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới Nguyên vậtliệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất – kinh doanh nhất định, và toàn bộ giá trịnguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

Ở công ty cổ phần tập đoàn Minh Tâm cũng như các công ty sản xuất khác,khoản mục nguyên vật liệu chiểm tỷ trọng lớn, thường chiếm hơn 60% trong tổngchi phí cấu tạo nên sản phẩm Vì vậy chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyênvật liệu cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng và giá thành của sản phẩm

Đáp ứng được yêu cầu cho sản xuất kinh doanh bất cứ doanh nghiệp nàocũng cần phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ Tuy nhiên lượng dự trữ đó baonhiêu là hợp lý? Bảo quản chúng như thế nào? Làm thế nào để phân phối số nguyênvật liệu ấy một cách hiệu quả tốt nhất cho các bộ phận sản xuất? Đây là những câuhỏi luôn đặt ra với nhà quản lý trong từng giai đoạn sản xuất kinh doanh

Tất cả những vấn đề nêu trên đặt ra cho nhà quản lý yêu cầu cấp thiết: phải tổchức quản lý tài sản cũng như nguyên vật liệu sao cho hợp lý và kế toán nguyên vậtliệu giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, quản lý và điều hành hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty

Nhận biết được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong mỗi doanhnghiệp sản xuất em đã đi sâu và tìm hiếu phần hành kế toán Nguyên Vật Liệu tạicông ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm Em xin trình bày chuyên đề:

“HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MINH TÂM – NHÀ MÁY SẢN XUẤT GIẤY VÀ BAO BÌ

CARTON CAO CẤP”

Chuyên đề của em bao gồm các nội dung sau:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm – Nhà máy sản xuất giấy và bao bì carton cao cấp

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm

Trong thời gian thực tập tại công ty em đã hiểu biết được sâu hơn về tổ chứchạch toán kế toán về phần hành kế toán Nguyên Vật Liệu Để hoàn thành được quátrình thực tập và làm báo cáo thực tập là nhờ sự chỉ bảo tận tình của thầy Trần ĐứcVinh và các cô, chú, anh, chị trong toàn công ty đạc biệt là phòng kế toán công ty

Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm

Do thời gian nghiên cứu có hạn, lượng kiến thức tích lũy chưa được nhiềuchuyên đề này chắc chắn có nhiều hạn chế, thiếu sót Em mong được sự chỉ dẫn củathầy, cô để có cái nhìn đầy đủ và hoàn thiện hơn về vấn đề này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Hương

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MINH TÂM

1.1 Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên, vật liệu tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm – nhà máy sản xuất giấy và bao bì carton cao cấp

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại công ty

Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là tài sản thuộc tài sản ngắnhạn của doanh nghiệp Khi tham gia vào hoạt động sản xuất – kinh doanh, nguyênvật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu đểcấu thành nên thực thể sản phẩm Tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Minh Tâm vớinhiệm vụ chủ yếu là sản xuất bao bì carton cao cấp Nguyên vật liệu được hìnhthành từ nhiều nguồn khác nhau nhưng ở Công ty Cổ phần Tập đoàn Minh Tâm,chủ yếu được hình thành do mua ngoài

Do nguyên vật liệu đa dạng nên đòi hỏi công tác quản lý thu mua phải rấthợp lý, chặt chẽ, kịp thời và thường xuyên; tránh tình trạng sử dụng vốn lưu độngkhông hiệu quả do mua nhiều để lâu dẫn đến bị hỏng, kém phẩm chất Chính vì điềunày đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu phải được duy trì tốt nhằm đảm bảo đủnguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, tránh tình trạng quá trình sản xuất bị giánđoạn Mỗi một loại NVL đều được mã hóa trên các tài khoản (TK) cụ thể

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty

Công ty Cổ phần Tập đoàn Minh Tâm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vàkinh doanh các sản phẩm chính gồm giấy và bao bì carton cao cấp Với số lượngsản xuất lớn như vậy thì yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh phải diễn ra thườngxuyên, liên tục và đạt kết quả cao Chính vì vậy công ty cần phải sử dụng nhiều loạinguyên vật liệu khác nhau, nhiều chủng loại và được mã hóa khác nhau Hiện naycông ty đang quản lý và sử dụng hơn 1000 mã nguyên vật liệu khác về tính năng,quy cách, chủng loại

Như đã trình bày ở trên NVL của công ty tập trung hết vào TK 152

Bảng 1.1 Danh mục một số nguyên vật liệu

Nguồn tài liệu: trích từ danh mục vật tư phòng kế toán

Mã vật tư Tên vật tư Đvđo TK kho TK vốn TKD.thu

AP Giấy sóng An Phú Kg 152 632 511

ct Giấy Kraft sóng Chí Thiết Kg 152 632 511 ghh Giấy sóng Hoàng Hà Kg 152 632 511

hha Giấy kraft sóng CLC Hoàng Hà Kg 152 632 511

Hh Giấy kraft CLC Hưng Hà Kg 152 632 511

tdkl Giấy kraft line Kg 152 632 511 Td/xt Mực xanh tím Trí Đức Kg 152 632 511 Td/mxl Mực xanh lá Trí Đức Kg 152 632 511

tc Giấy Kraft sóng Tiến Cường Kg 152 632 511

slkn Giấy Kraft nâu Sông Lam Kg 152 632 511 qhd Giấy Duplex Quang Huy Kg 152 632 511 pgn Giấy nâu Phú Giang Kg 152 632 511 pdkv Giấy Kraft vàng Phát Đạt Kg 152 632 511 pdkb Giấy KBB Phát Đạt Kg 152 632 511 nvi Giấy lvory Ngọc Việt Kg 152 632 511 nhkn Giấy Kraft nâu Ngân Hà Kg 152 632 511 nak Giấy kraft Nam Á Kg 152 632 511

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm

1.2.1 Đặc điểm hình thành nguyên, vật liệu

 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho

Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm là công ty sản xuất nên khối lượngNVL đầu vào của công ty là khá lớn, đa phần khối lượng NVL của công ty đềuđược hình thành từ nhập mua ở trong nước và nhập khẩu ở thị trường quốc tế

Nhập mua trong nước: Gồm có một số nhà cung cấp như: Công ty Cổ phần

thương mại Sơn Ngân, Công ty TNHH bao bì Tân Kim Cương, Công ty TNHHquốc tế Vạn phú Gia, Công ty TNHHSXTM và DV Phú Giang…

Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại bao gồm: Giá mua, chi phíthu mua, chi phí vận chuyển… Giá gốc không bao gồm thuế GTGT được khấu trừ

Đối với Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Minh Tâm hàng tồn kho được hạch toántheo phương pháp kê khai thường xuyên nên đánh giá NVL theo giá vốn thực tế

Đối với vật liệu mua ngoài thì giá thực tế nhập kho:

+

Các khoảnthuế nhậpkhẩu, thuếkhác( nếu có)

+

Chi phímuathực tế

-

Các khoản chiếtkhấu, giảm giá(nếu có)

Ví dụ: Hóa đơn GTGT số 62 ngày 07/04/2014 của Công ty giấy Việt Trì gửi đến

giá chưa VAT là 65.850.000 đồng, thuế GTGT 10%, hóa đơn chưa thanh toán Vậtliệu về nhập kho đủ theo phiếu nhập kho số 68 Chi phí vận chuyển chưa có VAT12.000.000 đồng (thuế GTGT 10%) Chưa thanh toán cho người bán

Giá thực tế nhập kho = 65.850.000 + 12 000.000 = 77.850.000 đồng

Kế toán ghi sổ:

Nợ TK 133 : 7.785.000 VNĐ

Có TK 331 : 85.635.000 VNĐ

Nhập mua nước ngoài: Gồm có nhà cung cấp SIAM KRAFT INDUSTRY.,LTD

Ví dụ: Nhập kho một lô hàng giấy nhập khẩu kèm theo bộ chứng từ nhập khẩu

(đơn vị tính: đồng):

- Giá mua 20.000 USD, thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ

số 46 ngày 26/04/2014;

- Thuế suất thuế nhập khẩu 25%;

- Thuế GTGT của hàng nhập khẩu 10%;

- VL về nhập kho đủ theo số lượng 8.000 kg, phiếu nhập số 82 ngày28/04/2014;

- Tỷ giá mua bằng tỷ giá xuất 21.000/USD

 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

Công ty Cổ phần tập đoàn Minh Tâm tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo

phương pháp giá thực tế bình quân của cả kỳ dự trữ (cuối kỳ)

1.2.2 Đặc điểm quản lý nguyên, vật liệu tại kho

Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt nguyên, vật liệu, Công ty xây dựng khotàng, bến, bãi kiên cố để chứa đựng nguyên, vật liệu

Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý vật tư một cách khoa học và hiệuquả là sự đòi hỏi cấp bách Hiện nay, vật tư không còn khan hiếm và không còn

phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra là phải cung cấp đầy đủ, kịp thời đểđảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên đồng thời sử dụng vốntiết kiệm nhất và không gây ra ứ đọng vốn kinh doanh Chính vì lý do đó nên ta cóthể xem xét việc quản lý vật tư trên các khía cạnh sau:

Quản lý việc thu mua vật tư sao cho có hiệu quả theo đúng yêu cầu sử dụngvới giá cả hợp lý, đồng thời phải tổ chức tốt khâu vận chuyển để tránh thất thoát

Thực hiện bảo quản vật tư tại kho bãi theo đúng chế độ quy định cho từngloại trong từng điều kiện phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp để tránhlãng phí vật tư

Do đặc tính của vật tư chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và bịtiêu hao toàn bộ trong quá trình đó Hơn nữa, chúng thường xuyên biến động nêncác doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức tồn kho để đảm bảo tốt cho nhu cầusản xuất

1.2.3 Đặc điểm sử dụng nguyên, vật liệu

Việc sử dụng vật tư phát sinh khi có yêu cầu của bộ phận sản xuất về từngloại nguyên vật liệu có quy cách thích hợp đáp ứng nhu cầu sản xuất sản phẩm.Trong quy trình luân chuyển vật liệu tại công ty, hầu hết các vật liệu đều được lưuchuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, hoặc được đưa thẳng vào

sử dụng sản xuất mà không qua kho Thủ kho và bộ phận phụ trách vật tư trongCông ty cần phải chú ý theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn về số lượng trên thực tế.Đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên, vậtliệu trong Công ty Khi phát hiện ra tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên, vật liệu phảikịp thời báo cho Công ty để có biện pháp xử lý kịp thời Công ty sẽ giải quyết theomột số trường hợp như sau:

Trường hợp xuất thừa nguyên, vật liệu: sẽ thu hồi phần nguyên, vật liệu thừanhập kho, tìm ra nguyên nhân và tùy từng trường hợp mà có biện pháp xử lý kịpthời, cụ thể đối với đối tượng gây ra tình trạng, có thể là Thủ kho hoặc người kiểmhàng thì phạt cảnh cáo hoặc trừ vào lương, nặng hơn có thể buộc thôi việc…

Trường hợp xuất thiếu nguyên, vật liệu: Mau chóng tìm ra nguyên nhân gâythiếu nguyên, vật liệu do kho hay do phân xưởng, hay trong quá trình vận chuyển từkho ra phân xưởng, khi tìm ra nguyên nhân, người chịu trách nhiệm sẽ phải bồithường, trừ vào lương hoặc trong trường hợp nghiêm trọng hơn sẽ phải buộc thôiviệc.

1.3 Tổ chức quản lý nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Tập Đoàn Minh Tâm

Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Tập Đoàn MinhTâm thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức phòng kế hoạch - vật tư

1.3.1 Tổ chức quản lý khâu thu mua

Quá trình thu mua nguyên, vật liệu tại công ty được tiến hành rất nghiêmchỉnh theo đúng quy định của Công ty, giúp cho quá trình sản xuất được diễn ranhịp nhàng không gián đoạn Nguyên vật liệu nhập kho được phòng Kế hoạch - vật

tư kiểm nghiệm về cả về số lượng và chất lượng, sau đó lập bản kiểm nghiệm chấtlượng nguyên vật liệu, rồi hoàn thiện bộ chứng từ nhập vật liệu

Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật liệu trên các mặt: Số lượng,chất lượng, giá cả và thời hạn cung cấp Yêu cầu này đòi hỏi việc thu mua nguyênvật liệu phải đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh cả về sốlượng, chất lượng và giá cả hợp lý Phải thường xuyên phân tích đánh giá tình hìnhthực hiện kế hoạch thu mua vật tự để từ đó ta chọn nguồn thu mua để đảm bảo về

Phó Giám Đốc

Trưởng phòng KH - VT

Bộ phận thu mua, cung ứng vật tư

Bộ phận cấp phát, sử dụng vật tư

Thủ kho phụ trách nhập, xuất vật tư

Thủ kho phụ trách kiểm kê vật tư

chất lượng, số lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất Căn cứ vào kế hoạch sảnxuất mà bộ phận cung ứng vật liệu sẽ thực hiện thu mua theo đúng số lượng, chủngloại, chất lượng đảm bảo được tiến độ sản xuất tránh gây ứ đọng dẫn đến làm tăngchi phí bảo quản đồng thời giám sát về mặt giá cả chi phí bỏ ra là ít nhất mà vẫn cónhững loại vật liệu đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu sản xuất Nguyên vậtliệu mua về nhập kho được tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục đã quy định Côngtác thu mua vật tư cần chú ý:

 Bộ phận phụ trách mảng này phải luôn xây dựng và thực hiện tốt kế hoạchthu mua vật tư, để sẵn sàng cung ứng vật tư cho bộ phận sản xuất ngay khi có lệnhsản xuất

 Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mới mua cần được nhập vào kho cần phảiđược kiểm tra chất lượng đầu vào Sau đó các cán bộ quản lý kho sẽ đánh số theotừng mã hàng, phân loại chúng và sắp xếp riêng theo từng chủng loại NVL để tạođiều kiện dễ dàng cho công tác quản lý và bảo quản

 Luôn cập nhật và nắm vững thông tin giá cả thị trường vật tư tại thời điểmsản xuất, tham khảo giá từ nhiều nhà cung cấp để lựa chọn được nguồn hàng có giá

cả cạnh tranh mà vẫn đảm bảo chất lượng

 Đảm bảo có liên hệ thông suốt với nhà cung cấp để đảm bảo cho quá trìnhcung ứng vật tư diễn ra kịp thời, đúng hạn định

1.3.2 Tổ chức quản lý khâu bảo quản tại kho

Một trong các yêu cầu cần thực hiện trong việc quản lý lượng nguyên vậtliệu trong Công ty đó là cần xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đáp ứng đầy đủđiều kiện trong bảo quản và dự trữ vật tư Ở Công ty công tác quản lý, sử dụngnguyên vật liệu được thực hiện một cách có hệ thống ở tất cả các bộ phận có liênquan và có một hệ thống tổ chức kho bãi an toàn, chắc chắn

Công ty bảo quản vật liệu, trong các kho theo mỗi chủng loại là nhằm giữcho vật liệu không bị hao hụt, thuận lợi cho việc tiến hành vận chuyển Vì vậy cáckho bảo quản luôn đảm bảo khô ráo, tránh tình trạng hỏng vật liệu Các kho có thểchứa các chủng loại vật tư khác nhau

Toàn bộ nguyên vật liệu cần bảo quản trong kho của Công ty được chia vàquản lý theo các kho sau:

- Kho chứa nguyên vật liệu: Đây là những nguyên vật liệu chủ yếu quantrọng cho quá trình sản xuất nên điều kiện bảo quản trong kho rất được quan tâm,kho được xây dựng kiên cố, khô thoáng, không ẩm mốc, tránh ánh sang trực tiếp,không để vật liệu bị hư hỏng Diện tích kho tương đối rộng rãi

- Kho chứa nhiên liệu: Chứa các loại dầu nhớt, dầu thủy lực, dầu diesel… cácloại cần bảo quản trong kho Kho được xây dựng đảm bảo các điều kiện nghiêmngặt về chống cháy, nổ Kho được nằm tách biệt ở một khu riêng

- Kho chứa công cụ, dụng cụ: Chứa dụng cụ đồ nghề và đồ bảo hộ Nhà khokhông cần rộng rãi nhưng cũng đảm bảo các điều kiện bảo quản tránh ánh sáng, khôthoáng…

Hệ thống kho tàng của công ty tương đối tốt, vật liệu được sắp xếp gọn gàng,phù hợp với đặc điểm, tính chất lý hóa của từng thứ, từng loại Kho được xây caoráo, thoáng khí, có thuốc chống ẩm mốc

Thủ kho thường xuyên theo dõi tình hình trong kho tàng và chất lượng hànghóa, đảm bảo an toàn tuyệt đối, chống mất mát, hư hỏng, xuống cấp, đảm bảo khokhông bị hư dột Nếu phát hiện các dấu hiệu suy giảm chất lượng vật liệu thì báocáo ngay cho phòng kế hoạch – vật tư để có biện pháp ngăn chặn Khi có nguy cơhoặc sự cố cháy nổ, lập tức có biện pháp xử lý kịp thời hoặc tìm mọi cách hỗ trợcủa người, phương tiện gần nhất nhanh chóng dập tắt nguy cơ, sự cố

Bảng 1.2 Danh mục tên kho vật liệu

Muốn có nguyên vật liệu, bộ phận có nhu cầu sử dụng phiếu yêu cầu cấp vật

tư cho bộ phận sản xuất và gửi cho phòng Kế hoạch – vật tư Phòng Kế hoạch – vật

tư sẽ lập phiếu xuất kho cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng với đối tượng sửdụng Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo cơ sở là phiếu xuấtkho Phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu cho các bộ phận

sử dụng trong Công ty, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng,định mức tiêu hao vật tư Căn cứ vào kế hoạch sản xuất mà bộ phận cung ứngnguyên vật liệu sẽ thực hiện thu mua theo đúng số lượng, chủng loại, chất lượng,đảm bảo được tiến độ sản xuất tránh gây ứ đọng dẫn đến làm tăng chi phí bảo quảnđồng thời thực hiện giám sát về mặt giá cả chi phí bỏ ra là ít nhất mà vẫn có nhưngloại vật liệu đảm bảo chất lượng, phù hợp với yêu cầu sản xuất Nguyên vật liệumua về nhập kho được tiến hành theo thủ tục đã quy định Với thủ tục xuất kho, thủkho căn cứ vào phiếu xuất kho và khối lượng nguyên vật liệu thực tế còn trong kho

để tiến hành xuất kho theo đúng thủ tục Nguyên vật liệu nhập kho hay xuất kho đềuđược thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng loại nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho.Cuối tháng, thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa khối lượng nguyên vật liệu tồn khothực tế với khối lượng trên sổ sách để báo cáo về phòng kế toán từ đó có kế hoạchcung cấp cho các tháng tiếp theo, cụ thể:

Tại kho: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật tư của các bộ phận có nhu cầu

sử dụng vật tư, thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho để xuất vật tư theo đúng sốlượng, quy cách, chủng loại vật tư như ghi trên Phiếu yêu cầu xuất vật tư Tiếp theo,thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để phản ánh vào Thẻ kho đồng thời lưu tại kholiên hồng để làm căn cứ đối chiếu với phòng kế toán, sau đó chuyển liên trắng vàliên xanh cho Phòng kế toán hạch toán và lưu trữ Về thời gian luân chuyển chứng

từ phải đảm bảo rằng chứng từ xuất kho của ngày hôm trước được chuyển cho kếtoán chậm nhất vào 9h00 của ngày hôm sau

Tại Phân xưởng sản xuất: Trực tiệp nhận nguyên vật liệu từ kho, sau khi

nhận được nguyên vật liệu, tổ trưởng mỗi bộ phận tổ chức hướng dẫn, giám sátnhân viên thực hiện công việc sản xuất theo quy trình sản xuất đồng thời đảm bảo

sử dụng đúng định mức tiêu hao nguyên vật liệu đã định ra

Tại Phòng kế toán: Khi nhận được Phiếu xuất kho, kế toán nhuyên vật liệu

tiến hành nhập thông tin trên phiếu xuất vào máy tính để tính giá xuất kho, đồng

thời làm cơ sở dữ liệu để cuối tháng tổng hợp làm Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồncho từng loại nguyên vật liệu.

1.4 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán

1.4.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán

Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định

số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ngày 14/09/2006 Công ty hạchtoán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Công ty sử dụng các tàikhoản sau: TK 111, 111(1), 112, 112(1), 112(2), 131, 133, 133(1), 138, 138(8), 141,

152, 153, 154, 155, 156, 211, 211(1), 214, 214(1), 241, 242, 244, 311, 331, 333,333(1), 333(3), 333(6), 333(7), 333(8), 333(9), 333(11), 333(12), 338, 338(2),338(3), 338(4), 338(8), 341, 411, 411(1), 421, 421(1), 421(2), 353, 353(1), 353(2),

511, 511(2), 515, 521, 521(2), 521(3), 632, 635, 642, 642(1), 642(2), 711, 811, 821,911

Công ty cũng sử dụng một số TK ghi đơn sau: TK 001, 002, 003, 004, 007

1.4.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung (NKC) Các sổ sáchchứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất,… của Công ty đều được tạo và in từphần mềm kế toán ra Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính, sử dụngphần mềm kế toán Adsoft

- Sổ kế toán chi tiết:

+ Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

+ Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp: Sổ chi tiết TK 131,

TK 331

+ Sổ chi tiết giá vốn hàng bán

Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tàikhoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểuđược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, cácthông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiếtliên quan

Hàng tháng, hàng năm,(hoặc bất kì vào một thời điểm nào cần thiết) kế toánthực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếugiữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảochính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Kế toán cần kiểm tra,đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thựchiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Định kỳ, cuối tháng, cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toánchi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quyđịnh về sổ kế toán được ghi bằng tay

Sơ đồ 1.2 Trình tự hạch toán kế toán tại Công ty

Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán

- Báo cáo kế toán quản trị

Phần mềm

kế toán

Adsoft

Máy vi tính

2 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MINH TÂM2.1 Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Minh Tâm

Chứng từ kế toán nhập – xuất kho nguyên vật liệu bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03 – VT)

Hiện nay, Công ty đang sử dụng ghi sổ chi tiết theo phương pháp ghi thẻ songsong Trình tự hạch toán ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Trình tự ghi sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Bảng tổng hợp Nhập - Xuất – Tồn kho NVL

Kế toán tổng hợp

TK 152

Phiếu xuất khoPhiếu nhập kho

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra

Ở kho: hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho thủ kho ghichép về số lượng vào thẻ kho Hàng ngày (định kỳ) thủ kho đối chiếu kiểm tra sốlượng thực tế với thẻ kho Sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho chuyển các chứng từcho kế toán để ghi sổ

Tại phòng kế toán: Mở sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên, vật liệu sao cho phù hợp vớithẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ nhận được chứng từ nhập, xuất kế toán kiểm trachứng từ, hoàn thành chứng từ về mặt giá trị Cuối tháng kế toán và thủ kho đốichiếu số liệu giữa thẻ kho với sổ, thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn và

sổ cái các tài khoản

2.1.1 Quy trình ghi thẻ kho

Quá trình nhập mua nguyên, vật liệu

Thủ kho có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ liên quan đếnhoạt động nhập, xuất kho Nếu chứng từ không hợp lệ do thiếu hoặc sai thì thủ khotrả lại và yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm Tất cả các vật tư, nguyên vật liệukhi nhập kho phải được kiểm tra chất lượng bằng việc phối hợp giữa bộ phận vậnchuyển và phòng quản lý chất lượng, quá trình kiểm tra được thực hiện theo quytrình kiểm tra hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào

Những trường hợp vật tư, nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng (pháthiện ngay khi giao hàng) trả lại ngay cho người giao hàng hoặc báo về Phòng muahàng để có hướng giải quyết Tất cả thành phẩm, bán thành phẩm và vật tư khi nhậpkho đều phải được Phòng quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng và đánh giá đạt thìthủ kho mới làm các thủ tục nhập kho

Quá trình kiểm tra thực hiện theo các quy trình sản xuất, kiểm tra các sảnphẩm tương ứng Thủ kho không tự ý cho người không có nhiệm vụ ra vào kho Khi

người giao hàng muốn gửi vật tư, nguyên vật liệu tại kho, thủ kho phải xin ý kiếntrưởng Bộ phận quản lý kho.

Các trường hợp áp dụng: Nhập mua vật liệu chính, vật liệu phụ Quy trìnhnhập kho nguyên vật liệu được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra thông tin

Khi nhận được thông tin cần nhập kho, thủ kho kiểm tra lại tính xác thực củathông tin:

- Đối với vật tư chính: Xác nhận thông tin từ phòng Mua hàng hoặc điều

độ vật tư

- Đối với vật tư phụ: Kiểm tra bằng cách kiểm tra lại đơn đặt hàng, Kếhoạch nhập hàng, thông tin nhận hàng từ Phòng Mua Hàng…

- Nếu đúng: tiến hành quá trình nhập kho

- Nếu sai: Trả lại người mua hàng

Bước 2: Kiểm tra

- Khi nhận hàng thủ kho có trách nhiệm kiểm tra và ký xác nhận về mặt sốlượng, trọng lượng, Phòng Quản Lý Chất Lượng có trách nhiệm kiểm tra

và ký xác nhận về mặt chất lượng (theo quy trình kiểm tra hàng hóanguyên vật liệu đầu vào)

+ Nếu đạt thì tiến hành nhập kho

+ Nếu không đạt thì trả lại người giao hàng

(Đối với hàng nhập khẩu nếu xảy ra sự sai khác với lô hàng thì phòng Muahàng phải cử đại diện xuống để xác nhận và làm thủ tục nhập kho)

Bước 3: Làm phiếu nhập kho

Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

- Nếu đúng: Tiến hành làm phiếu nhập kho

- Nếu sai: Trả lại người giao hàng

Bước 4: Xác nhận phiếu nhập kho

Thủ tục ghi thực nhập vào phiếu nhập kho, ký xác nhận vào phiếu nhập kho

và xin chữ ký của người giao hàng Khi nhận hàng thủ kho phải bố trí sắp xếp hợp

lý trong kho để đảm bảo tính mỹ quan, khoa học

Bước 5: Luân chuyển chứng từ

Sau khi lập phiếu nhập kho, Thủ kho giao: 01 liên màu vàng cho người giaohàng, 01 liên màu trắng và chứng từ kèm theo cho kế toán, 01 liên màu hồng giữlàm căn cứ nhập kho

Quy trình nhập mua vật tư có thể khái quát theo sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ nhập mua vật tư

Duyệt

KT

Kế toán

Phòng vật tư, kế

toán

Quy trình nhập mua NVL: Sau khi nhận được bộ chứng từ hoàn chỉnh từ thủ

kho chuyển lên (Bộ chứng từ liên quan đến nhập mua bao gồm: Phiếu nhập kho dothủ kho lập, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Hóa đơn mua hàng do bên bán lập), kếtoán NVL tiến hành kiểm tra chính xác, hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ trên, nếu bộchứng từ đã đảm bảo đủ tính chính xác, hợp lý, hợp lệ thì kế toán tiến hành hạchtoán phiếu nhập kho vào phần mềm

Ví dụ: Quy trình nhập mua nguyên vật liệu giấy nâu Phú Giang hóa đơnGTGT 0000602, kết quả kiểm tra vật tư, phiếu nhập kho

Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT

Biểu 2.2 Kết quả kiểm tra nhập mua vật tư

Cùng với phiếu kiểm tra giấy cuộn trước khi nhập kho và hóa đơn giá trị giatăng, một chứng từ không thể thiếu để làm căn cứ nhập kho

Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu kiểm tra trước khi nhập kho kếtoán nguyên vật liệu lập phiếu nhập kho cho nguyên vật liệu đã thu mua

Biểu 2.3 Phiếu nhập kho

Sau khi nhận được bộ chứng từ của quy trình mua hàng do thủ kho chuyểnlên kế toán hoàn chỉnh và kiểm tra số liệu chứng từ chính xác rồi hạch toán phiếunhập kho vật tư mua ngoài trên phần mềm kế toán Adsoft

Màn hình nhập liệu

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu

Áp dụng trong trường hợp: Xuất vật tư cho các phân xưởng phục vụ sảnxuất Quy trình xuất kho bao gồm các bước:

Bước 1: Lập phiếu yêu cầu xuất vật tư (cá nhân, bộ phận, phòng ban có yêu

cầu xuất vật tư thì viết phiếu yêu cầu xuất vật tư)

Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt

Bước 3: Làm phiếu xuất kho

Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ:

Nếu đúng: Tiến hành in và chuyển phiếu xuất kho

Nếu sai: Trả lại người yêu cầu

Bước 4: Xuất kho: Thủ kho tiến hành xuất kho theo chứng từ

Bước 5: Xác nhận phiếu xuất kho: Thủ kho ghi thực xuất vào phiếu xuất

kho, ký xác nhận vào phiếu xuất kho và xin chữ ký xác nhận của người nhận hàng

Bước 6: Luân chuyển chứng từ

Thủ kho giao: 01 liên màu vàng cho người nhận hàng, 01 liên màu trắng vàchứng từ kèm theo cho kế toán, 01 liên màu hồng giữ làm căn cứ theo dõi.

Quy trình xuất kho của công ty có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xuất kho vật tư

tư bao gồm: Phiếu yêu cầu xuất vật tư do bộ phận có nhu cầu sử dụng lập (có phêduyệt của trưởng bộ phận), phiếu xuất kho do thủ kho xuất lập

Luân chuyển chứng từ Xuất kho

Kiểm tra và phê duyệt

Làm phiếu xuất kho

Kh ông

đồ

ng ý

Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật tư, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho

và chuyển cho kế toán ghi sổ

Ví dụ: Ngày 20/05/2014 tổ sóng có lập yêu cầu xuất vật tư như sau:

Biểu 2.4 Phiếu yêu cầu xuất vật tư

Biểu 2.5 Phiếu xuất kho

Sau khi nhận được các chứng từ thủ kho chuyển lên, kế toán kiểm tra hoànthành chứng từ và hạch toán số liệu vào phần mềm kế toán máy Adsoft theo mànhình nhập liệu sau:

Sau khi hoàn thành việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuấtnguyên vật liệu, kế toán vật tư tiến hành theo dõi số lượng qua thẻ kho và bảng tổnghợp Nhập – xuất – tồn đối với từng mã NVL; có chênh lệch nhanh chóng tìm ranguyên nhân để giải quyết Cuối tháng kế toán cộng sổ kế toán chi tiết cho từngnguyên vật liệu tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồn kho của từng loạinguyên vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp Nhập – xuất – tồn

Sau khi làm thủ tục nhập kho và xuất kho xong thủ kho làm nhiệm vụ ghivào thẻ kho số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ

2.1.2 Quy trình sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu và bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên, vật liệu

Việc ghi sổ kế toán chi tiết NVL và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn khonguyên vật liệu được thực hiện tại phòng kế toán tài chính do bộ phận kế toánnguyên vật liệu đảm nhận Kế toán phụ trách mảng vật tư sử dụng sổ kế toán chi tiết

NVL, CCDC để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày Sổ chi tiết được

mở cho từng thứ NVL, CCDC và đúng với thẻ kho của từng kho để tiện theo dõi cả

về hiện vật và giá trị Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủkho chuyển đến, kế toán NVL phải kiểm tra, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho vớicác chứng từ liên quan (hóa đơn GTGT, phiếu mua hàng,…) cả về đơn giá và thànhtiền sao cho ăn khớp

Cuối tháng kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồnkho của từng danh điểm vật liệu Số lượng NVL tồn kho phản ánh trên sổ kế toánchi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng Sau khiđối chiếu với thẻ kho, kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết NVL lập bảng tổnghợp chi tiết NVL, CCDC số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của sổ kếtoán tổng hợp

Biểu 2.6 Trích thẻ kho vật tư tại phòng kế toán

Biểu số 2.7 Thẻ kho Giấy Kraft 170-1250 Vạn Điểm

KCN PhỐ Nối B - Liêu Xá - Yên Mỹ - Hưng Yên (ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng

BTC)

THẺ KHO (SỔ KHO)

Kỳ phát sinh: Từ 20/05/2014 đến 20/05/2014

Mã hiệu: vdk170-1250 Tên VTHH: Giấy Kraft 170-1250 Vạn Điểm

Sổ này có : 1 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 1