1 PHẦN 1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần sản xuất và thương mại giấy paper Việt Nam 1 1 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1 1 1 Thông tin chung về cô[.]
Trang 1PHẦN 1: Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần sản xuất
và thương mại giấy paper Việt Nam
1.1 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY.
1.1.1 Thông tin chung về công ty
- Tên : Công ty cổ phần sản xuất và thương mại giấy paper Việt Nam
- Giấy đăng ký kinh doanh :
- Giám đốc Ngô thị Loan
- Địa chỉ : Dương ổ Phong Khê thành phố Bắc Ninh
- Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh : Sản xuất các sản phẩm ngành giấy
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Trang 2+ Tháng 5/2000: Thành lập cơ sơ sản xuất giấy paper Việt Nam tại PhongKhê Bắc Ninh, tung ra sản phẩm đầu tiên là giấy vệ sinh Rever.
+ Tháng 7/2002: Chuyển thành Công ty cổ phần sản xuất giấy paper ViệtNam
+ Tháng 3/2003: Xây dựng nhà máy giấy Paper Bắc Ninh trên diện tích45.349m2 tại Khu công nghiệp Phong Khê tỉnh Bắc Ninh với vốn đầu tư 50
tỷ, công suất giấy vệ sinh 10200 tấn/năm,
+ Năm 2012: Mở rộng dòng sản phẩm, cung cấp các chủng loại giấy giấy vệsinh, khăn hộp, khăn ăn, khăn bỏ túi cho thị trường cao cấp và phổ thôngvới nhãn hiệu Đại Phát với hơn 40 000 điểm bán lẻ
+ Năm 2013: Nâng vốn chủ sở hữu lên 81,9 tỷ Hoàn tất xây dựng nhà máymới Paper Gia lâm trên khu đất 88.447m2 tại khu công nghiệp Ninh Hiệp GiaLâm nâng tổng công suất giấy của toàn công ty lên 15000 tấn/năm với sảnlượng giấy in và giấy vở viết là khoảng hơn 5000 tấn/năm, đưa giấy paperViệt Nam trở thành nhà sản xuất ngành giấy tiêu đùng lớn nhất miền Bắc.Công ty đã vận hành toàn phần nhà máy mới vào tháng 1/2014
+ 10/3/2014 : Công ty đổi tên thành Công ty cổ phần sản xuất và thương mạigiấy paper Việt Nam
Và trong hơn 10 năm qua công ty đã đạt được những thành tích nhất địnhnhư:
+ Danh hiệu Hàng Việt Nam Chất lượng cao năm 2002, 2005, 2007, 2013.+ Danh hiệu Sao vàng Đất Việt năm 2009
+ Thương hiệu Việt Nam tốt nhất năm 2012
+ Giấy chứng nhận “Thương hiệu Nổi tiếng Việt Nam năm 2013
Trang 31.1.3 Tầm nhìn và nhiệm vụ của ban lãnh đạo công ty đề ra
1.1.3.1 Tầm Nhìn :
Trong vòng 5-10 năm nữa ngành giấy Việt Nam sẽ đáp ứng được >70%nhu cầu giấy trong nước, các doanh nghiệp giấy trong nước ngoài việc sảnxuất cung cấp cho thị trường trong nước còn đẩy mạnh xuất khẩu ra thịtrường nước ngoài đặc biệt là thị trường các nước ASIAN, Eu và thị trườngHOA KỲ trong đó các sản phẩm giấy vệ sinh, giấy ăn cao cấp, các sản phẩmgiấy sử dụng công nghệ mới hiệu năng cao thân thiên với môi trường sẽ trởthành mũi nhọn Bên cạnh đấy các doanh nghiệp sản xuất giấy sẽ tập trungkhắc phục nhược điểm hạn chế về sự mất cân bằng giữa giấy và bột giấy bằngviệc tập trung sản xuất bột giấy , đầu tư nhiều hơn vào việc phát triển vùngnguyên liệu với hy vọng có thể chủ động hoàn toàn hoặc phần lớn vùngnguyên liệu đầu vào nhằm giảm giá thành cũng như giảm sự lệ thuộc vàonguồn cung ứng bên ngoài đặc biệt là Trung Quốc Ngoài ra do chất lượngcuộc sống càng ngày càng được cải thiện dẫn đến yêu cầu của người tiêudungg các nước trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng tăng cao, đặcbiệt sản phẩm giấy vệ sinh là sản phẩm rất khó để thay thế bằng sản phẩmkhác là thứ không thể thiếu cho cuộc sống văn minh, hiện đại, năng động do
đó để có thể đáp ứng yêu cầu ngày tăng cao đó các doanh nghiệp sản xuấtgiấy cần chú trọng đầu tư đổi mới công nghệ đặc biệt là những công nghệxanh , đầu tư hợp lý vào hoạt động marketing , hoạt động nghiên cứu và pháttriển cũng như bán hàng, quảng cáo, kênh phân phối đặc biệt là kênh siêu thị.Hoạt động cạnh tranh sẽ trở nên gay gắt hơn, doanh nghiệp nào có sức cạnhtranh yếu kém sẽ phải rút lui nhường chỗ cho các doanh nghiệp, các tập đoàn,tổng công ty lớn, các tập đoàn đa quốc gia Muốn tồn tại thì ngay từ bây giờcác doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, mở rộng vềquy mô, đầu tư cải tiến dây chuyền công nghệ, hệ thống thông tin, hệ thống
Trang 4quản lý đúng mức Một điều quan trọng nữa đó là doanh nghiệp cần cải tiếnđổi mới sản phẩm phù hợp với yêu cầu ngày càng cao từ người tiêu dùng,giảm giá thành, không ngừng tìm kiếm và khai thác những thị trường mớicũng như xây dựng thương hiệu, tăng cường công tác marketing và các hoạtđộng xúc tiến nói chung, quảng cáo bán hàng nói riêng để tăng khả năng cạnhtranh nhằm tăng thị phần trong một thị trường đầy tiềm năng nhưng cũng đầykhó khăn thách thức
1.1.3.2 Nhiệm vụ : Với những thời cơ và thách thức như trên nhiệm vụ của
doanh nghiệp trong 5-10 năm nữa đó là sẽ trở thành doanh nghiệp dẫn đầungành về các sản phẩm về giấy trên thị trường trong nước bao gồm :
+ Giấy vệ sinh,
+ Giấy ăn
+ Vở viết
+ Giấy in
+ Bỉm tã cho trẻ em và người già
trong đó giấy vệ sinh, giấy ăn và bỉm sẽ là những sản phẩm mũi nhọn Công
ty cam kết không ngừng đầu tư vào hoạt động nghiên cứu phát triển, hoạtđộng marketing và đổi mới dây chuyền công nghệ nhằm đáp ứng thị hiếungày càng tăng của người tiêu dùng và tang khả năng cạnh tranh trên thịtrường với khẩu hiệu " Sau 40 năm từ ngày ra đời khi được hỏi về công ty sảnxuất ra các sản phẩm giấy tốt nhất, 70% người tiêu dùng được hỏi đều trả lờiPaper Việt Nam " Bên cạnh đó doanh nghiệp cần chủ động vùng nguyên liệu,đầu tư nhiều hơn vào vùng nguyên liệu để giảm sự lệ thuộc vào nguồn cungnhập khẩu đặc biệ là trung quốc
và giảm giá thành đầu vào, có thể đáp ứng được 70-80% nhu cầu sản xuất củacông ty
Trang 51.1.4 Mục tiêu dài hạn của công ty
+ Tăng thị phần trong nước của công ty
+ Tìm kiếm và khai thác các thị trường mới như các nước ASIAN, Mỹ, Nhật,Hàn Quốc
+ Tăng doanh thu công ty hàng năm 20%
+ Tăng lợi nhuận hàng năm > 30% một năm
1.1.5 các chiến lược của công ty
+ Tăng trưởng tập trung thâm nhập thị trường hiện tại với các sản phẩm hiện
có, phát triển sản phẩm mới trên thị trường hiện có, phất triển thị trường mớibằng sản phẩm hiện có
+ Hội nhập dọc ngược chiều mua lại các vùng nguyên liệu, các doanh nghiệpsản xuất bột giấy
+ Hội nhập ngang mua bán sáp nhập các cơ sở, các xưởng sản xuất giấy nhỏ
lẻ địa phương kém hiệu quả nhằm tăng thị phần
+ Đa dạng hóa đồng tâm và đa dạng hóa ngang
Trang 6
PHẦN 2 HỆ THỐNG TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CÁC
PHÒNG BAN 2.1 HỆ THỐNG TỔ CHỨC
Bao gồm ban giám đốc : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc
Ban giám đốc công ty bao gồm
2.1.1) Giám đốc Ngô thị Loan :
+ Là người đề ra các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn cho công ty cũng nhưđường lối, phương hướng phát triển của công ty trong tương lai
+ Thu hút, huy động các nguồn lực cần thiết để công ty có thể hoạt động tốt+ Hoạch định quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp
+ Trực tiếp quản lý ra quyết định hoạt động sản xuất và phân phối tiêu thụ sảnphẩm dưới sự hỗ trợ của 2 phó giám đốc Ngô thị Nga và Trương đức Thịnh+Đề ra các chính sách xác định mối quan hệ công ty với các nhà cung cấp,các nhà phân phối, khách hàng
+ Trực tiếp xét duyệt đưa ra quyết định, các chiến lược về thị trường, sảnphẩm, giá, kênh phân phối, xúc tiến mà các trưởng bộ phận phòng ban dềxuất dưới sự cố vấn của 2 phó giám đốc và các trưởng bộ phận
+ Trực tiếp đưa ra quyết định về xây dựng cơ cấu, bộ máy tổ chức trongdoanh nghiệp về số lượng các bộ phận, chức năng nhiệm vụ của các bộ phân,
Trang 7mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau và mối quan hệ giữa các thành viêntrong bộ phận, các quyết định về dề bạt thuyên chuyển và sa thải
+ Là người ra mệnh lệnh, chỉ huy cho toàn thể đội ngũ công nhân viên củacông ty thông qua các phó giám đốc và các trưởng bộ phận
+ Trực tiếp xét duyệt các chỉ tiêu mà các trưởng bộ phận và 2 phó giám đốcđưa lên ,Kiểm soát việc thực hiện các chỉ tiêu đề ra dưới sự hỗ trợ của 2 phógiám đốc và các trưởng bộ phận
+ Đưa ra các quyết định đề bạt, khen thưởng đối với những cá nhân tập thể cóthành tích tốt cũng như các quyết định kỷ luật hoặc xử phạt cá nhân tập thểmắc sai phạm hoặc không hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra gây ảnh hưởngnghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
+ Gặp gỡ và làm việc với các lãnh đạo các đối tác là nhà phân phối, công tycung cấp nguyên liệu, công ty cung ứng dịch vụ
2.1.2) Phó giám đốc phụ trách Sản xuất Trương Đức Thịnh :
+ Quản lý và phát triển đội ngũ công nhân viên trực thuộc xưởng
+ Duy trì, cải tiến quản lý hao phí nâng cao năng xuất và chất lượng sản phẩm+ Tổ chức thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị của Xínghiệp Tổng hợp, báo cáo về hệ thống trang thiết bị, máy móc của xí nghiệp
và đề xuất mua sắm, sửa chữa trình
Giám đốc
Trang 8+Chỉ đạo, giám sát bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) kiểm địnhchất lượng sản phẩm sản xuất và gia công Ký biên bản xuất hàng sau khi đảmbảo chất lượng hàng đạt yêu
cầu
+ Phối hợp với các phòng ban như phòng nhân sự, phòng marketing, để lập
kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân sự
+ Tham mưu và đề xuất với Giám đốc chiến lược phát triển sản xuất và kinhdoanh ngành hàng của Công ty
+ Điều hành, cân đối năng lực sản xuất của Xí nghiệp, chủ động đề xuất cácgiải pháp, kế hoạch nâng cao hệ số khai thác, sử dụng máy móc và nguồnnhân lực của Xưởng
+ Trực tiếp, tham gia cùng Bộ phận kỹ thuật, Phòng KH, marketting đàmphán với khách hàng về kỹ thuật, mẫu mã, chất lượng hàng hoá để xúc tiến kýhợp đồng
+ Đôn đốc, kiểm tra và giám sát nhân viên của nhà máy thực hiện đúng theoquy trình công nghệ, chất lượng và tiến độ hợp đồng thông qua các trưởng bộphận
+ Xác định nhu cầu nhân sự, phối hợp với Phòng Nhân sự tiến hành tuyểndụng và đào tạo Hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ Quản lý và đánh giá quátrình thực hiện công việc của
nhân viên; Động viên, khuyến khích và thúc đẩy động lực làm việc
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám Đốc
2.1.3 Phó giám đốc phụ trách Tiêu thụ sản phẩm
Chức năng :
+ CHịu trách nhiệm quản lý hoạt động của bộ phận phân phối, bộ phận xúctiến, bộ phận marketting, bộ phận nhân sự
Trang 9+ Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kết quả hoạt động của các phòngban bộ phận mình quản lý
Nhiệm vụ
+ Đưa ra các phương án xây dựng hệ thống kênh phân phối để giám đốc quyếtđịnh
+ Quản lý kênh phân phối hiện có dưới sự hỗ trợ các trưởng bộ phận
+ Cùng trưởng bộ phận phân phối Đề xuất các cơ chế chính sách cho nhàphân phối, các đại lý để ban giám đốc xét duyệt
+ Cùng các trưởng bộ phận xúc tiến lập kế hoạch xúc tiến như quảngcáo,khuyến mại, quan hệ công chúng trình ban giám đốc xét duyệt
+ Cùng các trưởng bộ phận marketting lập chiến lược kế hoạch marketing,chiến lược về thị trường trọng điểm, cũng như phương án khai thác thị trườnghiệu quả,các chiến lược marketing mix trình ban giám đốc xét duyệt
+ Cùng trưởng phòng nhân sự lập kế hoạch về nhân sự : xác định cung cầunhân sự , đưa ra các giải pháp tuyển mộ,tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo va pháttriển, các dối tượng khen thưởng và xử phạt cho để ban giám đốc xét duyệt,xây dựng chế độ lương thưởng, chính sach đối với công nhân viên với toànthể công ty
+Phối hợp chặt chẽ với bộ phận sản xuất để lên kế hoach
+Hỗ trợ giám đốc trong việc đưa ra quyết định về ngân sách cho các hoạtđộng marketing,xúc tiến
+Hỗ trợ giám đốc đưa ra quyết định về cơ chế chính sách đối với người phânphối, về phương án xây dựng kênh phân phối
+Hỗ trợ giám đốc đưa ra quyết định về khen thưởng xử phạt các cá nhân tậpthể
+Hỗ trợ giám đốc trong việc quyết định về thị trường trọng điểm
2.1.4 Trưởng bộ phận marketting
Trang 10+ Tổ chức thực hiện các mục tiêu mà kế hoạch đã đặt ra.
+ Xác định cơ cấu tổ chức của phòng Marketing, mô tả công việc phân côngnhiệm vụ cho từng nhân viên phòng Marketing
+ Thiết lập cơ chế các hoạt động liên quan đến PR, Marketing của từng đơn vịthuộc Công ty theo định hướng thống nhất
+ Thiết lập ngân sách cho hoạt động Marketing dựa trên kế hoạch thực hiện
và đảm bảo kiểm soát tốt các chi phí thuộc phạm vi
Trang 11+ Tổ chức, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác đào tạo theo kế hoạchđào tạo hàng năm đã được phê duyệt.
+ Phụ trách việc duy trì và cập nhật thông tin trên Website
+ Phối hợp với các đơn vị kinh doanh để phát triển và duy trì hiệu quả cácquan hệ hợp tác
+ Tổ chức thực hiện, đôn đốc và giám sát các hoạt động về quản lý chất lượngtại các đơn vị
+ Đề xuất các quyết định khen thưởng, kỷ luật, điều chỉnh lương CBNV thuộcPhòng Marketing theo quy định chung của Công ty
+ Quyết định các vấn đề liên quan đến việc phân công, giao việc cho nhân sựthuộc phòng Marketing nhằm thực hiện các mục
tiêu công việc đề ra
+ Ban hành các thông báo, quy định liên quan đến công tác Marketing trongphạm vi trách nhiệm công việc được giao
+ Kiểm duyệt nội dung thông tin đăng tải trên Website và các tài liệuMarketing trước khi thực hiện đăng tin, in ấn hoặc xuất bản
+ Đề xuất các chi phí liên quan đến Marketing thuộc phạm vi phụ trách
+ Tư vấn và tham mưu cho lãnh đạo các vấn đề liên quan
+ Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, vật tư thiết bị trong phạm vi trách nhiệmđược giao
Trang 12+ Cùng với phó giám đốc tiêu thụ và trưởng phòng marketing lập kế hoach vềxúc tiến như : ngân sách dành cho hoạt động xúc tiến, các chương trình xúctiến, đối tượng trọng điểm
+ Tổ chức, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện việc thự hiện hoạt động xúc tiến+ Phối hợp với phòng nhân sự trong việc tuyển chọn, phân công công việc,đào tạo
+ Đề xuất khen thưởng, xử phạt
+ Phối hợp với trưởng phòng marketting, các phó giám đốc hỗ trợ giám đốcquyết định liên quan đến hoạt động của bộ phận xúc tiến
+ Soạn thảo và điều chỉnh các quy định liên quan đến hoạt động xúc tiến.+ Quyết định các vấn đề liên quan đến việc phân công, giao việc cho nhân sựthuộc phòng xúc tiến
2.1.6 Trưởng bộ phận phân phối
+ Phối kết hợp với phòng nhân sự trong việc tuyển chọn đào tạo phát triểnnhân sự bộ phận mình
Trang 13+ Đề xuất cơ chế chính sách cho nhà phân phối để ban giám đốc đưa ra quyếtđịnh.
+ Trực tiếp quản lý các kênh phân phối hiện có
+ Phân chia công việc hợp lý cho từng nhân viên trong bộ phận
+ Nhận và quản lý nguyên vật liệu
+ Theo dõi, giám sát chất lượng từng công đoạn (thực hiện đến đâu, sản phẩmnào đạt hay không đạt)
+ Phân tích các nguyên nhân dẫn đến sản phẩm không đạt chất lượng, tìmcách cải tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất.+ Quản lý, theo dõi các trang thiết bị máy móc có trong bộ phận và kịp thờithông báo các tình trạng hỏng hóc của thiết bị đến bộ phận bảo trì để lên kếhoạch dự phòng và sửa chữa
+ Nắm bắt tâm tư nguyện vọng của nhân viên cấp dưới để kịp thời xử lýnhằm duy trì nguồn nhân lực ổn định và có chất lượng
+ Thực hiện và duy trì các biện pháp an toàn cho các đối tượng làm việc trongca
+ Tổng hợp báo cáo các vấn đề trong ca cho cấp trên bằng văn bản
2.1.8 Trưởng bộ phận cung ứng vật tư
Chức năng
Xử lý các công việc liên quan đến các lĩnh vực thu mua và dự án : Cơ khí,điện, hóa chất, xây dựng cơ sở hạ tầng của công ty, các công việc liên quanđến xử lý môi trường
Trang 14Nhiệm vụ
hận Phiếu Yêu Cầu từ các bộ phận liên quan,lập danh sách, nắm bắt chính xáccác yêu cầu kỹ thuật của vật tư cần mua
+ Tìm chào giá một cách nhanh chóng, chính xác với giá thành tốt nhất
+ Trình chào giá lên cấp trên
+ Làm đơn đặt hàng, gửi đến nhà cung cấp
+ Giao hàng cho bộ phận yêu cầu để kiểm tra chất lượng
+ Xử lý các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm
+ Hoàn thành hồ sơ thanh toán, chuyển sang Phòng Kế Toán theo dõi côngnợ
+ Lưu trữ hồ sơ làm cơ sở cho các vấn đề liên quan sau này
+ Sàng lọc những nhà cung cấp có chất lượng làm đối tác lâu dài với Công ty.+ Hỗ trợ bộ phận Kỹ thuật về vấn đề chuyển đổi sang các mặt hàng có chứcnăng tương đương nhằm tiết kiệm chi phí đồng thời chủ động trong sản xuất
2.1.9 Trưởng bộ phận nghiên cứu và phát triển
+ Phối hợp vớ các phòng ban có liên quan như phòng sản xuất, phòngmarketting, bộ phận phân phối, phòng nhân sự của công ty
+ Dề xuất các phương án về sản phẩm và hỗ trợ ban giám đốc đưa ra cácphương án về sản phẩm
+ Lập kế hoạch và thực hiện thử nghiệm sản phẩm mới theo chiến lược củaban Giám Đốc trong phòng thử nghiệm, trên dây chuyền sản xuất và chuyểngiao công nghệ sản xuất sản phẩm mới đã được duyệt cho bộ phận sản xuấtthực hiện
+ Lập kế hoạch cải tiến sản phẩm hiện tại của công ty theo đề xuất của bộphận sản xuất, bộ phận marketting, Ban Giám Đốc, nội tại bộ phận với mụcđính năng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành
