Cơ sở lý thuyết về quản lý thời gian và liên hệ thực tiễn bản thân để xây dựng quy trình quản lý thời gian cho công việc cụ thể

Cơ sở lý thuyết về quản lý thời gian và liên hệ thực tiễn bản thân để xây dựng quy trình quản lý thời gian cho công việc cụ thể .đánh giá kết quả và hiệu suất công việc khi quản lý thời gian của bản thân

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI



ĐỀ TÀI

Cơ sở lý thuyết về quản lý thời gian và liên hệ thực

tiễn bản thân để xây dựng quy trình quản lý thời

gian cho công việc cụ thể

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng quản lý thời gian

HÀ NỘI 2021

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 6

1 Cơ sở lý thuyến về quy trình quản lý thời gian 6

1.1 Quản lý thời gian 6

1.1.1 Quản lý thời gian là gì? 6

1.1.2 Mục đích của quản lý thời gian 7

1.1.3 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian 7

1.1.4 Các nguyên tắc của quản lý thời gian hiệu quả 9

1.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý thời gian 13

1.2 Quy trình quản lý thời gian 13

1.2.1 Thiết lập và phân loại danh mục công việc 14

1.2.2 Thiết lập mục tiêu phù hợp 14

1.2.3 Phân bổ thời gian và nguồn lực 16

1.2.4 Xây dựng kế hoạch hành động 16

1.2.5 Triển khai thực hiện kế hoạch 17

1.2.6 Đánh giá kết quả và cải tiến hiệu suất quản lý thời gian 18

2 Xây dựng quy trình quản lý thời gian cho công việc của bản thân 19

2.1 Thiết lập và phân loại danh mục công việc 19

2.2 Thiết lập mục tiêu phù hợp 19

2.3 Phân bố thời gian và nguồn lực 20 2.4 Xây dựng kế hoạch hành động 21 2.5 Triển khai thực hiện kế hoạch 21 2.6 Đánh giá kết quả công việc và cải thiện hiệu suất quản lý thời gian 22 KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

MỞ ĐẦU

Nếu không gian là môi trường chứa đựng vạn hữu thì thời gian là môi trường chứa đựng sự thay đổi của vạn hữu Sự vô hình của thời gian vô tình làm chúng ta quên đi sự tồn tại của nó, và khi đó việc đánh mất hay lãng phí thời gian có lẽ là tất nhiên nếu chúng ta không thấu hiểu được vấn đề, không thấu hiểu được những quy luật hoạt động của thời gian để đưa ra cách thức sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất

Thời gian luôn là thứ bạn cần để thực hiện công việc, đạt mục tiêu đặt

ra, dành thời gian cho những người bạn yêu thương, tận hưởng tất cả những gì cuộc đời mang lại cho bạn Benjamin Franklin đã từng nói “Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là những viên gạch xây nên cuộc sống này.”

Thời gian là một nguồn tài nguyên có một không hai, bởi ai cũng nhận được một khoảng thời gian như nhau Một khi thời gian đã qua đi thì nó sẽ mất đi mãi mãi và bạn không có thể lấy lại được Một điều bạn có thể làm với thời gian của mình là hãy thay đổi cách sử dụng nó

Trở thành một nhà quản lí thời gian giỏi sẽ khiến bạn dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết sử dụng hệ thống được thiết kế cẩn thận, giúp bạn sắp xếp

và đưa ra những quyết định quản lí thời gian hiệu quả hơn Để làm được điều

đó thì việc nắm bắt quy trình quản lý thời gian và cách áp dụng nó vào thực tiễn phải thật hoàn hảo Để khong lãng phí từng phút từng giây và mỗi việc bạn Colập kế hoạch phải diễn ra theo đúng lịch trình đã sắp xếp Để làm rõ hơn về vấn đề này và hiểu sâu hơn về quy trình quản lý thời gian, tôi đã

chọnđề tài “Cơ sở lý thuyết về quản lý thời gian và liên hệ thực tiễn bản

thân để xây dựng quy trình quản lý thời gian cho công việc cụ thể” làm đề

tài học tập, nghiên cứu của mình

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là hệ thống hoá cở lý luận về quy trình quản lý thời gian Tìm hiểu và phân tích vai trò, nguyên nhân lãng phí thời gian và quy trình quản lý thời gian Qua đó liên hệ thực tiễn bản thân xây dựng quy trình quản lý thời gian vào việc học Tiếng anh mỗi ngày cho hiệu quả

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề lý luận và thực tiễn của quản lý thời gian và quy trình quản lý thời gian Phạm vi nghiên cứu xoay quanh quy trình quản lý thời gian, nguyên nhân, một số giải pháp nhằm sử dụng thời gian một cách hợp lý Cuối cùng là nghiên cứu quy trình học nâng cao level tiếng anh của bản thân

NỘI DUNG

1 Cơ sở lý thuyến về quy trình quản lý thời gian

1.1 Quản lý thời gian

1.1.1 Quản lý thời gian là gì?

Trước khi tìm hiểu về quản lý thời gian chúng ta phải hiểu được thời

gian là gì? Thời gian là khái niệm để diễn tả trình tự xảy ra của các sự kiện,

biến cố và khoảng kéo dài của chúng

Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm,

nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí Thực tế quản lý thời gian có nghĩa kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng vận dụng những kiến thức đã có

để kiểm soát và sử dụng thời gian hiệu quả hơn

a, Bản chất quản lý thời gian

Là quá trình thực hiện kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian cho hoạt động cụ thể, đặc biệt là để tăng hiệu quả năng suất

- Cân nhắc, xem xét công việc phải làm so sánh với mục tiêu

- Đo lường thời lượng hoàn thành công việc

- Lập kế hoạch

b, Lợi ích của quản lý thời gian

- Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc

- Giảm bớt áp lực công việc

- Tăng thời gian riêng tư

- Tăng niềm vui trong cuộc sống

- Nâng cao sức sáng tạo

- Dự trù được nhiều việc cho kế hoạch

1.1.2 Mục đích của quản lý thời gian

Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc Quản lý thời gian tốt sẽ giúp

chúng ta biết cách phân bổ thời gian hợp lý giữa công việc chuyên môn, công việc cá nhân và thời gian giải trí; sẽ giúp tập trung cho những công việc mang tính mục tiêu và dài hạn; sẽ giúp lựa chọn khung giờ tốt nhất để hoàn thành những công việc quan trọng nhất; giúp thực hiện công việc một cách trôi chảy, tuần tự, theo kế hoạch, từ đó nâng cao được hiệu suất của công việc

Giảm áp lực trong công việc Khi biết cách quản trị thời gian hợp lý,

chúng ta sẽ luôn chủ động với các kế hoạch của mình, không rơi vào tình trạng căng thẳng hay khủng hoảng do công việc bị ứ đọng hoặc dồn nén

Tăng lượng thời gian riêng tư cho mỗi cá nhân Quản lý thời gian tốt sẽ

tạo thêm nhiều thời gian dành cho những những giá trị cá nhân

Tăng niềm vui trong cuộc sống Khi lòng với kết quả công việc, chủ

động với công việc được giao, không bị áp lực về thời gian, có đủ thời gian cho cá nhân, đó chính là lúc luôn cảm thấy vui vẻ và hạnh phúc

1.1.3 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Thiếu mục tiêu làm việc Thiếu mục tiêu là thiếu đi định hướng thực

hiện các mong muốn của cá nhân Đây có lẽ là nguyên nhân gây lãng phí thời

gian quan trọng nhất Nó ảnh hưởng đến tất cả chúng ta cả về phương diện nghề nghiệp lẫn cá nhân Những người hoàn thành hầu hết những công việc trong một ngày biết chinh xác họ muốn hoàn thành cái gì Không may là quá nhiều người trong chúng ta nghĩ rằng mục đích và mục tiêu là vấn để của năm chứ không phải mối quan tâm hàng ngày Chúng ta dành quá nhiều thời gian cho những việc nhỏ mà không tập trung vào những việc quan trọng cho công việc và cuộc sống của mình

Làm việc không có kế hoạch, làm việc không xác định trước được

nhiệm vụ, công việc hàng ngày, hàng tuần một cách hợp lý Khi không kiểm soát được các việc cần làm, chúng ta sẽ rơi vào tình trạng lúc thì không có gì

để làm lúc thì gấp gáp để giải quyết rất nhiều công việc Tuy nhiên, công việc

đã được lên kế hoạch được thực hiện theo thời gian đã định trong kế hoạch nhưng đôi khi chúng ta phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với tình trạng công việc và khi có những tình huống bất ngờ đến

Tính trì hoãn Đây là kẻ cắp thời gian lớn nhất, không phải là ra quyết

định mà là tránh né ra quyết định Bạn có thể tăng đáng kể quỹ thời gian hiệu quả bằng cách giảm bớt chẩn chừ Những lúc bạn chần chừ, trì hoãn công việc là lúc thời gian trôi qua lãng phí Điều này sẽ làm cho công việc của bạn

bị dồn lại ứ đọng và rơi vào trạng thái mất kiểm soát khi đến hạn chót

Không biết nói “không” Khả năng nói “không” là: cách từ chối những

công việc không quan trọng để tập trung vào các công việc quan trọng hơn Một số ngưoi hay bị căng thắng vi thiếu kỹ năng “nói không" do sợ làm người khác phật ý Khi không biết nói “không” với những công việc mà người khác nhờ làm, có nghĩa là đã làm mất thời gian của chính mình với những công việc không phải của mình và khi đó khó có thể tránh được những áp lực về thời gian sau này

Chủ nghĩa hoàn hảo Người theo chủ nghĩa hoàn hảo hay còn gọi

làngười cầu toàn là những người luôn nỗ lực làm mọi thứ một cách hoàn hảo nhất, không có sai sót và đặt ra những tiêu chuẩn lẫn mục tiêu phi thực tế cho chính họ Những người cầu toàn lại liên tục trì hoãn vì họ sợ bị từ chối, chê bai và thất bại Đối với họ, sẽ luôn có thứ phải sửa chữa, thay đổi và họ nhất định không thực hiện nếu chưa cảm thấy hài lòng Bởi thế, sự trì hoãn rất thường xảy ra với những người có tính cầu toàn

Góc làm việc không gọn gàng Là việc bày bừa trên bàn làm việc, các

phương tiện tại khu vực làm việc thì lộn xộn Đây là một nguyên nhân gây lãng phí thời gian khá phổ biến Khi rơi vào bẫy này, chúng ta thường mất thời gian để tìm kiếm vật dụng, tài liệu, hay những thiết bị làm việc khi cần sử dụng đến chúng

Làm việc riêng Là việc bản thân sử dụng thời gian làm việc để làm

việc khác không phục vụ công việc Điện thoại, internet, chuyện phiếm,… Đây là phương tiện thông tin tuyệt vời nhất nhưng cũng có thể là kẻ thù lớm nhất đối với sự hiệu quả nếu bạn không biết cách kiểm soát việc sử dụng nó Điều này sẽ làm lãng phí thời gian làm việc của bạn Bởi chúng ta chỉ có khối lượng thời gian dành cho công việc là giới hạn

1.1.4 Các nguyên tắc của quản lý thời gian hiệu quả

Xác định mục tiêu Việc xác định mục tiêu sẽ là động lực để bạn phấn

đấu Mục tiêu sẽ định hướng cho các hoạt động của bạn

Liệt kê những việc phải làm Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố

gắng sử dụng trí nhớ của bạn để nhớ nhiều công việc dẫn đến bạn bị quá tải thông tin Việc lập danh sách các việc phải làm là một cách rất tuyệt để sắp xếp và kiểm soát các công việc của bạn Một trong những điều quan trọng là

đảm bảo danh sách công việc thật khả thi Không ai thích thú với danh sách quá dài và 2/3 công việc trong danh sách đó vẫn chưa được hoàn thành

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho

danh sách các công việc phải làm sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật quan trọng hoặc khó khăn Một chuyên gia nói rằng:

“Bạn chỉ có hai cánh tay và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó Bạn có thể sẽ được sếp giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được hoàn thành một cách tốt nhất Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”

Dành thời gian hiệu quả nhất cho việc quan trọng Thành công trong

việc quản lý thời gian xuất phát chủ yếu từ sự tự quan sát bản thân và môi trường xung quanh của bạn Đầu tiên, hãy chú ý đến nhịp sinh học của bạn Bạn cảm thấy tỉnh táo hơn và có thể làm việc vào buổi sáng hay vào buổi tối? Ngoài ra, hãy để ý xem trong trường hợp nào bạn có cơ hội tốt nhất để hoàn thành công việc

Lập kế hoạch thực hiện Dù bạn đã thực hiện bốn nguyên tắc nêu trên,

có một nguyên tắc quản lý thời gian rất quan trọng: lập kế hoạch thực hiện Nếu bạn chưa từng làm như vậy, hãy mua một lịch để bàn và một cuốn sổ để lập kế hoạch hàng tuần, thậm chí hàng ngày Hãy viết các công việc quan trọng, ngày đến hạn và các thời hạn của các công việc này trên lịch hàng tháng để giúp bạn theo dõi những ngày quan trọng sắp đến Sau đó, bạn sử dụng lịch nhắc việc để lên lịch trình hàng tuần hoặc hàng ngày

Mang theo một quyển sổ nhỏ Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ

có những ý tưởng lớn hoặc sự thông thái sáng suốt Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên mất Một cách khác là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số

Tận dụng thời gian “chết” Bạn có thể tận dụng thời gian “chết” để làm

một số việc và như vậy bạn sẽ tiết kiệm thời gian Chẳng hạn, bạn có thể tận dụng thời gian ngồi chờ ở phòng khám để tranh thủ ghi lại những thứ đồ linh tinh cần mua hoặc trong lúc đợi nồi cá kho trên bếp có thể ăn được thì bạn có thể quét nhà Nếu có những cơ hội như vậy hãy tận dụng triệt để, và ghi nhớ rằng bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng để thư giãn khi cần thiết

Phát triển bản thân Việc tự mình nâng cao những kỹ năng cho bản

thân giúp ích rất nhiều trong tiết kiệm thời gian Thay vì chờ đợi người khác làm một số việc chuyên môn, chờ thợ sửa chữa Hãy tự học và rèn luyện những kỹ năng cần thiết cho bản thân để giải quyết vấn đề nhanh chóng Cũng

là cách tăng giá trị bản thân và hoàn thiện hơn từng ngày

Tạo cho mình tính kỷ luật và thói quen Việc vận dụng các nguyên tắc

trên để quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi bạn có tính kỷ luật và rèn luyện thường xuyên để tạo thói quen Nếu bạn đã lập kế hoạch thực hiện cụ thể, nhưng bạn không có kỷ luật tuân thủ thực hiện công việc theo thời gian đã xác định trong kế hoạch thì kế hoạch của bạn sẽ bị phá vỡ Điều này có nghĩa là bạn đã không quản lý được thời gian

Nhận ra các thói quen xấu Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu

tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn Sau khi lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một

và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống thay thế nó

bằng một thói quen tốt

Học cách nói “không” Là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi

tiếng như Tổng Thống Obama, Bill Gates,… sử dụng thành công Nhẹ nhàng nói “không” với những thứ không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn Bạn chỉ

có chính xác 24 giờ trong một ngày để làm những điều mà bạn cần làm, nếubạn không học cách từ chối với những điều không quan trọng, bạn sẽ ngập đầu với những công việc mà không mang lại hiểu quả Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những mục tiêu quan trọng của bản thân bạn Tâp trung thời gian vào những việc quan trong sẽ giúp bạn thành công

Không nên quá cầu toàn Ở một số lĩnh vực quan trọng bạn nên cầu

toàn và việc rất tốt Nhưng đừng cầu toàn quá với những công việc không thực sự quan trọng và đổ quá nhiều tâm huyết vào nó Hãy dành thời gian đó cho những việc thiết thực và ý nghĩa hơn Đừng chỉn chu quá vẻ ngoài, đừng chăm chăm sửa tới lui một bức thư gửi cho một người bạn…

Sắp xếp mọi thứ khoa học Nếu bạn đang sống và làm việc ở một nơi tất

cả đều bị đảo lộn, không trật tự, lấy chỗ này vứt chỗ kia thì chắc chắn sẽ mất rất nhiều thời gian của bạn Khi có công việc cần tìm đến hồ sơ, bút, kẹp bấm… Nếu không gọn gàng khoa học từ ban đầu thì ngay việc đi tìm và lục tung mọi nơi tìm những thứ nhỏ nhặt đó thôi đã ảnh hưởng rất nhiều tới thời gian làm việc của bạn Không những nơi làm việc, văn phòng mà phòng ngủ, bếp, phòng khách mọi thứ nên có sự sắp xếp ngăn nắp và khoa học hơn Thậm chí là việc lưu trữ, sắp xếp các tài liệu quan trọng trong file, cách đặt tên lưu trong máy tính gọn gàng dễ tìm kiếm cũng là cách tiết kiệm thời gian hiệu

quả

Từ bỏ tư tưởng trì hoãn Một chuyên gia cho rằng: “Tư tưởng trì hoãn

công việc là kẻ thù của thành công Nhiều người có kỹ năng cần thiết và tài năng để thực hiện nhiệm vụ nhưng lại quá lười biếng và luôn tồn tại tư tưởng

“chây ỳ” Mỗi ngày tích một chút công việc nghĩa là mỗi ngày bạn phí phạm một lượng thời gian đáng kể và tiếp tay nuôi dưỡng thói quen xấu” Do đó, bạn hãy từ bỏ tính trì hoãn công việc để có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn

1.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý thời gian

Quản lý thời gian thường bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố sau đây:

- Yếu tố gây xao nhãng, phân tâm

1.2 Quy trình quản lý thời gian

Thuật ngữ “quy trình” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều