Bởi quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên trong quá trình thi công công trình có thể phát sinh nhiều tranh chấp đặc biệt là các tranh chấp liên quan đến việc chậm trễ trong quá trình
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH TẾ VẬN TẢI
- -
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: LẬP HỒ SƠ THANH TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CÁC CHI PHÍ PHÁT SINH TẠI DỰ ÁN
THE OPERA RESIDENCE
Ngành: KINH TẾ XÂY DỰNG
Chuyên ngành: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
Giảng viên hướng dẫn : PGS.TS Trần Quang Phú Sinh viên thực hiện : Lê Thị Kiều Nhi
MSSV: 1854020048 Lớp: QX18
TP Hồ Chí Minh, 08 / 2022
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài "Lập hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh tại dự án
The Opera Residence" là công trình nghiên cứu của cá nhân em, hoàn toàn độc lập dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy PGS.TS Trần Quang Phú Tất cả tài liệu và dẫn chứng trong bài đều được trích dẫn rõ ràng và hoàn toàn trung thực
Nếu có bất kì phát hiện nào về sự trùng lập và sao chép của học vị khác Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
TP Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 08 năm 2022
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Kiều Nhi
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản lý dự án xây dựng với đề tài “Lập hồ sơ thanh toán
và kiểm soát các chi phí phát sinh tại dự án The Opera Residence” là kết quả của quá trình
cố gắng không ngừng của bản thân và được sự giúp đỡ tận tình, động viên khích lệ của thầy
cô, bạn bè và người thân Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến những thầy cô đSSã giúp đỡ em trong thời gian học tập và làm luận văn
Xin cảm ơn lãnh đạo, Ban giám hiệu cùng toàn thể các thầy cô Trường Đại học Giao Thông Vận Tải TP Hồ Chí Minh - Khoa Kinh tế vận tải đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt luận
văn tốt nghiệp của mình
Em xin trân trọng gửi đến thầy PGS.TS Trần Quang Phú - người đã trực tiếp tận tình hướng dẫn cũng như góp ý chỉnh sửa cho bài luận này lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất
Em xin chân thành cảm ơn quý Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Xây Dựng Hòa Bình đã giúp đỡ
em trong quá trình thu thập tài liệu cũng như những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình thực hiện
Cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè đã luôn bên cạnh, ủng hộ, động viên
em trong suốt thời gian qua
Em xin chân thành cảm ơn!
TP Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 08 năm 2022
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Kiều Nhi
Trang 4MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC i
DANH MỤC HÌNH ẢNH iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU v
D ANH MỤC VIẾT TẮT .vi
C HƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ PHÁT SINH 1.1 Khái quát về hợp đồng xây dựng 2
1.1.1 Khái niệm hợp đồng xây dựng 2
1.1.2 Hiệu lực và tính pháp lý của hợp đồng xây dựng 2
1.1.3 Phân loại hợp đồng xây dựng 3
1.1.4 Các nội dung của hợp đồng xây dựng 4
1.1.5 Các tài liệu hợp đồng xây dựng 4
1.1.6 Đặc thù của hợp đồng xây dựng 5
1.1.7 Tạm ứng hợp đồng xây dựng 6
1.1.7.1 Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng 6
1.1.7.2 Mức tạm ứng hợp đồng 6
1.1.7.3 Thanh toán tạm ứng 7
1.2 Quản lý thực hiện hợp đồng 7
1.2.1 Nguyên tắc thực hiện hợp đồng xây dựng: 7
1.2.2 Quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng 7
1.2.3 Các tiêu chí đánh giá công tác quản lý hợp đồng 10
1.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý hợp đồng 11
1.3 Khái quát về thanh quyết toán 12
1.3.1 Cơ sở pháp lý lập hồ sơ thanh quyết toán 12
1.3.2 Khái niệm và điều kiện thanh toán 12
1.3.3 Thời hạn thanh toán 14
1.3.4 Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng 14
1.3.5 Khái niệm về quyết toán 15
1.3.6 Hồ sơ quyết toán hợp đồng 15
1.3.7 Thời hạn quyết toán hợp đồng 16
Trang 51.3.8 Các vướng mắc thường gặp và khắc phục trong trình duyệt thanh quyết toán 17
1.4 Quản lý phát sinh 22
1.4.1 Các loại phát sinh chi phí thường gặp 22
1.4.2 Các dấu hiệu nhận biết phát sinh 22
1.4.3 Các điều khoản liên quan tới phát sinh với mẫu hợp đồng FIDIC 24
1.4.4 Quản lý phát sinh chi phí 25
CHƯƠNG 2: TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY VÀ DỰ ÁN 2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình 26
2.1.1 Thông tin chung 26
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 28
2.1.3 Cơ cấu tổ chức 31
2.1.4 Năng lực và kinh nghiệm của công ty 32
2.1.5 Các thành tựu mà công ty đã đạt được 35
2.2 Giới thiệu về dự án 37
2.2.1 Tổng quan về dự án 37
2.2.2 Các điều khoản cần lưu ý 39
2.2.3 Các tiêu chuẩn và quy định áp dụng tại dự án 44
2.2.4 Tiến độ thi công 45
CHƯƠNG 3: HỒ SƠ THANH TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CÁC CHI PHÍ PHÁT SINH 3.1 Thanh toán với Chủ đầu tư và kiểm soát chi phí phát sinh 49
3.1.1 Hồ sơ thanh toán với Chủ đầu tư (IPC) 49
3.1.1.1 Quy trình thanh toán với Chủ đầu tư 49
3.1.1.2 Phạm vi và chi tiết Khối lượng thanh toán 51
3.1.1.3 Hồ sơ nghiệm thu 71
3.1.1.4 Đề nghị thanh toán 91
3.1.1.5 Biểu khối lượng (BOQ) 94
3.1.2 Kiểm soát chi phí phát sinh 97
3.1.2.1 Thông báo chi phí phát sinh 97
3.1.2.2 Danh mục các chi phí phát sinh 102
3.1.2.3 Chi phí dự kiến 103
3.1.2.5 Chỉ thị của nhà tư vấn 107
3.1.2.6 Phiếu yêu cầu thông tin 112
3.1.2.7 Phiếu yêu cầu phê duyệt 115
3.1.2.8 Chứng chỉ xuất xưởng và chất lượng (COCQ) 118
Trang 63.2 Thanh toán với Nhà thầu phụ và kiểm soát chi phí phát sinh 125
3.2.1 Thanh toán với Nhà thầu phụ 125
3.2.1.1 Quy trình thanh toán với Nhà thầu phụ 125
3.2.1.2 Hồ sơ thanh toán 128
3 2.1.3 Đề nghị thanh toán 135
3.2.2 Kiểm soát chi phí phát sinh 139
3.2.2.1 Chỉ thị/Thông báo phát sinh 139
3.2.2.2 Chi phí dự kiến và khối lượng dự kiến 142
3.2.2.3 Duyệt phát sinh – Phụ lục 143
3.2.2.4 Thanh toán phát sinh 148
TÀI LIỆU THAM KHẢO……….….……… ……… 150
PHỤ LỤC……… ……… 151
Trang 7DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1 Logo Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình 26
Hình 2.2 Danh sách Top 10 Công ty uy tín ngành XD-VLXD năm 2022, tháng 4/2022 27
Hình 2.3 Văn phòng Xây dựng Hòa Bình những năm đầu mới thành lập 28
Hình 2.4 Hòa Bình trúng 2 gói thầu mới gần 3000 tỷ đồng 29
Hình 2.5 Một vài con số về công ty 30
Hình 2.7 Cơ cấu tổ chức tại Công ty 31
Hình 2.8 Đội ngũ lãnh đạo 32
Hình 2.9 Các máy móc thiết bị của Công ty hiện tại 33
Hình 2.10 Khu phức hợp nhà ở GEMS – Myanmar 34
Hình 2.11 Dự án Jamila Khang Điền Quận 9 34
Hình 2.12 Những thành tích đạt được trong nước 36
Hình 2.13 Những thành tích đạt được ngoài nước 36
Hình 2.14 Dự án The Opera Residence Thủ Thiêm 37
Hình 2.15 Mặt bằng kiến trúc căn hộ 38
Hình 2.16 Phối cảnh dự án The Opera Residence 39
Hình 2.17 Tiến độ thi công 48
Hình 3.1 Một bộ HSNT hoàn chỉnh đính kèm KQTN 90
Hình 3.2 Thông báo phát sinh và các bản vẽ đính kèm 101
Hình 3.3 Chỉ thị nhà tư vấn và các bản vẽ đính kèm 111
Hình 3.4 Phiếu yêu cầu thông tin 114
Hình 3.5 Phiếu yêu cầu phê duyệt 117
Hình 3.6 Các chứng chỉ của vật liệu 124
Hình 3.7 Bản vẽ đính kèm hồ sơ thanh toán 134
Trang 8DANH M ỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 Một số vướng mắc thường gặp 17
Bảng 1.2 Trách nhiệm của các bên 22
Hình 2.6 Cột mốc lịch sử và dịnh hướng phát triển 30
Bảng 2.1 Các công ty thành viên của Hòa Bình (Nguồn: hbcg.vn) 35
Bảng 2.2 Những điều khoản giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu 42
Bảng 2.3 Chi tiết phần hầm 42
Bảng 2.4 Chi tiết phần thân 43
Bảng 3.1 Danh mục cần thanh toán 60
Bảng 3.2 Tỷ lệ thanh toán từ Chủ đầu tư 60
Bảng 3.3 Khối lượng chi tiết Dầm sàn cần thanh toán 62
Bảng 3.4 Khối lượng chi tiết Cột vách cần thanh toán 67
Bảng 3.5 Khối lượng quan trắc cần thanh toán 68
Bảng 3.6 Khối lượng Cọc cần thanh toán 68
Bảng 3.7 Khối lượng Tấm Grating cần thanh toán 69
Bảng 3.8 Khối lượng của MEP cần thanh toán 71
Bảng 3.9 Bảng tổng hợp các Biểu khối lượng 95
Bảng 3.10 Danh mục các chi phí phát sinh 102
Bảng 3.11 Chi phí dự kiến phát sinh 103
Bảng 3.12 Khối lượng dự kiến phát sinh 106
Bảng 3.13 Khối lượng công việc của kỳ thanh toán 133
Bảng 3.14 Đề nghị thanh toán xuất từ hệ thống PMS 138
Bảng 3.15 Chi phí và khối lượng dự kiến 142
Bảng 3.16 Phụ lục hợp đồng và các hồ sơ đính kèm 147
Trang 9DANH MỤC VIẾT TẮT
Trang 10LỜI MỞ ĐẦU
I Tính cấp thiết của đề tài
Những năm gần đây, ngành xây dựng đóng vai trò to lớn trong công cuộc xây dựng
và phát triển đất nước Đại dịch vừa qua đã gây rất nhiều khó khăn cho các lĩnh vực trên khắp cả nước, ngành xây dựng đã nhanh chóng khôi phục và tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động Hiện nay có rất nhiều công trình xây dựng không đạt yêu cầu, mau xuống cấp, gây thâm hụt ngân sách, Nguyên nhân là do công tác quản lý và quy định về đầu tư còn nhiều thiếu sót, bất cập, rắc rối về quy trình thanh toán Các dự án càng lớn thì công tác quản lý về hợp đồng và thanh quyết toán càng phải quản lý chặt chẽ hơn vì đây là việc quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ, lợi
nhuận của công ty Việc thanh toán theo từng kỳ sẽ giảm thiểu sai sót về khối
lượng, chi phí, tập hợp các hồ sơ liên quan đến thanh, quyết toán dễ dàng, kiểm soát các chi phí phát sinh ngoài hợp đồng giúp cho quá trình quyết toán trở nên chính xác hơn và giảm thiểu các sai sót Bên cạnh việc lập hồ sơ thanh quyết toán thì quản
lý hợp đồng cũng hết sức cần thiết Bởi quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên trong quá trình thi công công trình có thể phát sinh nhiều tranh chấp đặc biệt là các tranh chấp liên quan đến việc chậm trễ trong quá trình thanh quyết toán được quy định trong hợp đồng Ban quản lý dự án phải nắm rõ được các yếu tố ảnh hưởng để
có những điều chỉnh đúng đắn dẫn dắt dự án đi đến đích một các thuận lợi
II Tình hình nghiên cứu
Hiện nay công trình đang thực hiện thanh toán cũng như kiểm soát chi phí phát sinh
từ Chủ đầu tư và nhà thầu phụ nên việc nghiên cứu và thu thập số liệu là hoàn toàn thực tế và có căn cứ
III Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu về hợp đồng và quy trình, quản lý hồ sơ thanh quyết toán, chi phí phát sinh trong quá trình thi công dự án
IV Nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu và hoàn thiện quy trình lập kế hoạch thanh, quyết toán
Lập hồ sơ thanh toán công trình
Kiểm soát chi phí phát sinh từ Chủ đầu tư và nhà thầu phụ
Thu thập số liệu từ tài liệu thực tế thi công
Thu thập số liệu từ những tài liệu tham khảo
VI Các kết quả đạt được
Nắm rõ các điều khoản quan trọng trong hợp đồng giữa các bên tham gia
Quy trình và hồ sơ thanh toán cho Chủ đầu tư và nhà thầu phụ
Cách kiểm soát chi phí phát sinh
VII Kết cấu của luận văn tốt nghiệp
Luận văn được chia làm 3 chương:
- Chương 1: Những vấn đề chung về công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng và quản lý phát sinh
- Chương 2: Tổng quát về công ty và dự án
- Chương 3: Hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh
Trang 11C HƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THANH, QUYẾT
TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ PHÁT SINH
1.1 Khái quát v ề hợp đồng xây dựng
1.1.1 Khái niệm hợp đồng xây dựng
- Hợp đồng xây dựng là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc trong hoạt động đầu
tư xây dựng
+ Bên nhận thầu là tổng thầu hoặc nhà thầu chính khi bên giao thầu là chủ đầu tư, là nhà thầu phụ khi bên giao thầu là tổng thầu hoặc nhà thầu chính Bên nhận thầu có thể là liên danh các nhà thầu
+ Bên giao thầu là chủ đầu tư hoặc đại diện của chủ đầu tư hoặc tổng thầu hoặc nhà thầu chính
1.1.2 Hi ệu lực và tính pháp lý của hợp đồng xây dựng
- Theo Điều 6 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hợp đồng xây dựng có hiệu lực pháp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Các bên ký kết có đầy đủ năng lực hành vi dân sự;
+ Đáp ứng các nguyên tắc ký kết hợp đồng;
+ Hình thức hợp đồng bằng văn bản và được ký kết bởi người đại diện đúng thẩm quyền theo pháp luật của các bên tham gia hợp đồng Trường hợp một bên tham gia hợp đồng là tổ chức thì bên đó phải ký tên, đóng dấu theo quy định của pháp luật
- Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng xây dựng là thời điểm ký kết hợp đồng (đóng dấu nếu có) hoặc thời điểm cụ thể khác do các bên thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng và bên giao thầu đã nhận được bảo đảm thực hiện hợp đồng của bên nhận thầu (đối với hợp đồng có quy định về bảo đảm thực hiện hợp đồng)
+ Các cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan kiểm soát, cấp phát, cho vay vốn, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các cơ quan có liên quan khác phải căn cứ vào nội dung hợp đồng xây dựng có hiệu lực pháp lý để
Trang 12thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình theo quy định, không được xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng
1.1.3 Phân loại hợp đồng xây dựng
- Theo Điều 3 Nghị định 37/2015 NĐ-CP, hợp đồng xây dựng được phân thành:
dung công việc
- Hợp đồng tư vấn xây dựng
- Hợp đồng thi công xây dựng
- Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ
- Hợp đồng thiết kế và thi công xây dựng công trình
- Hợp đồng thiết kế và cung cấp thiết bị công nghệ
- Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình
- Hợp đồng thiết kế - cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình
- Hợp đồng chìa khóa trao tay
- Hợp đồng cung cấp nhân lực, máy và thiết bị thi công
- Các loại hợp đồng xây dựng khác
2 Hình thức giá hợp
đồng
- Hợp đồng trọn gói
- Hợp đồng theo đơn giá cố định
- Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh
- Hợp đồng theo thời gian
- Hợp đồng theo giá kết hợp
3 Mối quan hệ của
các bên tham gia
hợp đồng
- Hợp đồng thầu chính
- Hợp đồng thầu phụ
- Hợp đồng giao khoán nội bộ
- Hợp đồng xây dựng có yếu tố nước ngoài
Trang 131.1.4 Các n ội dung của hợp đồng xây dựng
Theo Khoản 1 Điều 141 Luật Xây dựng 2014 số 50/2014/QH13, hợp đồng xây dựng gồm các nội dung sau:
- Căn cứ pháp lý áp dụng;
- Ngôn ngữ áp dụng;
- Phạm vi công việc: Nội dung và khối lượng công việc;
- Chất lượng, yêu cầu kỹ thuật của công việc, nghiệm thu và bàn giao;
- Tiến độ thực hiện hợp đồng;
- Giá hợp đồng, tạm ứng và thanh toán hợp đồng xây dựng;
- Bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng hợp đồng;
- Nội dung Điều chỉnh hợp đồng xây dựng;
- Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng xây dựng;
1.1.5 Các tài liệu hợp đồng xây dựng
Theo Khoản 2 Điều 142 Luật Xây dựng 2014 số 50/2014/QH13, tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng gồm một số hoặc toàn bộ các tài liệu sau:
- Văn bản thông báo trúng thầu hoặc chỉ định thầu;
- Điều kiện cụ thể của hợp đồng;
- Điều kiện chung của hợp đồng;
- Hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu của bên giao thầu;
- Các bản vẽ thiết kế và các chỉ dẫn kỹ thuật;
- Hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của bên nhận thầu;
Trang 14- Biên bản đàm phán hợp đồng, văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng;
- Các phụ lục của hợp đồng;
- Các tài liệu khác có liên quan
Thứ tự ưu tiên áp dụng các tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng do các bên tham gia hợp đồng thỏa thuận
1.1.6 Đặc thù của hợp đồng xây dựng
- Thời gian thực hiện kéo dài, sản phẩm hình thành theo thời gian, bao hàm nhiều hoạt động xây dựng, không có khuôn mẫu hoặc công thức rõ ràng cho công tác quản lý hợp đồng
- Giá thành công trình chịu ảnh hưởng rất lớn của các yếu tố sau đây trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng
+ Sự thay đổi nội dung hợp đồng;
+ Sự vận dụng các quy định của hợp đồng;
+ Sự triển khai thực hiện (quản lý nguồn lực, các Nhà thầu phụ, phối hợp );
+ Sự thay đổi chủ trương, chính sách của Nhà nước
- Có sự tham gia của nhiều bên:
+ CĐT, các đơn vị Tư vấn, Kiểm toán (độc lập, nhà nước), Ngân hàng, Kho bạc, Nhà thầu (Tổng thầu, Thầu chính, Thầu phụ,…);
+ QAQC/Shop drawing/ATLĐ/QS, Kế toán, Thủ kho, các phòng ban công ty,
- Hội tụ nhiều chuyên môn, kỹ năng:
+ Kinh tế xây dựng; Kỹ thuật (xây dựng, MEP, …); Quản lý; Kế Tài chính - Pháp lý;
toán-+ Kỹ năng giao tiếp, đàm phán,…
- Với những đặc thù nêu trên của Hợp đồng xây dựng, người QLHĐ cần phải:
+ Nắm rõ hợp đồng để vận dụng, có tính phân tích và tổng hợp cao
Trang 15+ Xem xét vấn đề nhiều phương diện, đưa ra nhiều phương án trước khi đưa ra quyết định phương án tối ưu/phù hợp
+ Linh hoạt trong xử lý công việc, có kỹ năng tốt trong đàm phán, giao tiếp, đưa ra quyết định
1.1.7 Tạm ứng hợp đồng xây dựng
Theo Điều 18 Nghị định 37/2015/NĐ-CP , tạm ứng hợp đồng xây dựng là khoản kinh phí mà bên giao thầu ứng trước không lãi suất cho bên nhận thầu để thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết trước khi triển khai thực hiện các công việc theo hợp đồng
1.1.7.1 Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng
- Phải bảo lãnh khi giá trị tạm ứng hợp đồng > 1 tỷ đồng
- Không bắt buộc bảo lãnh khi giá trị tạm ứng hợp đồng ≤ 1 tỷ đồng theo hình thức tự thực hiện (gồm các chương trình mục tiêu)
- Thời gian có hiệu lực của bảo lãnh tạm ứng phải được kéo dài cho đến khi bên giao thầu đã thu hồi hết số tiền tạm ứng
1.1.7.2 Mức tạm ứng hợp đồng
- Mức tạm ứng tối đa: không được vượt quá 50% giá trị hợp đồng, trường hợp cần tạm ứng cao hơn phải được người quyết định đầu tư cho phép (nếu là Thủ tướng phải do Bộ trưởng, Chủ tịch UBND tỉnh quyết định)
+ Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, EC, EP, PC và EPC, hợp đồng
chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: 10% giá hợp
đồng
10 tỷ
Trang 16+ Hợp đồng thi công xây dựng:
( HĐ < 10 ) (10 ≤ HĐ ≤ 50) (HĐ > 50)
1.1.7.3 Thanh toán tạm ứng
Theo Điểm đ Khoản 5 Điều 18 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, Ttền tạm ứng được thu
hồi dần qua các lần thanh toán, mức thu hồi của từng lần do hai bên thống nhất ghi
trong hợp đồng nhưng phải bảo đảm tiền tạm ứng được thu hồi hết khi giá trị
thanh toán đạt 80% giá hợp đồng đã ký kết
1.2 Qu ản lý thực hiện hợp đồng
1.2.1 Nguyên t ắc thực hiện hợp đồng xây dựng:
Theo Khoản 3 Điều 138 Luật xây dựng 2014 số 50/2014/QH13, nguyên tắc thực hiện hợp đồng xây dựng gồm:
- Các bên hợp đồng phải thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng về phạm
vi công việc, yêu cầu chất lượng, số lượng, chủng loại, thời hạn, phương thức
và các thỏa thuận khác;
- Trung thực, hợp tác và đúng pháp luật;
- Không xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước, cộng đồng và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác
1.2.2 Quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng
- Quản lý thực hiện hợp đồng có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát cũng như đánh giá hiệu quả đầu tư của các công trình xây dựng, là công việc không thể tách rời từ lúc ký kết hợp đồng, giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc dự án bởi nó tác động trực tiếp đến tiến độ công trình, chất lượng, an toàn cũng như kiểm soát các chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây dựng Để quản lý chặt chẽ hợp đồng xây dựng cần nắm nõ các nội dung và điều khoản khi ký kết với bên giao thầu Nội dung quản lý có thể bao gồm:
a Quản lý quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng:
Trước khi đi đến quyết định ký kết hợp đồng, bên giao thầu và bên nhận thầu có có các buổi thương thảo, làm rõ các nội dung cần thiết
50 tỷ
10 tỷ
Trang 17khi thực hiện dự án Bổ sung các tài liệu, hồ sơ còn thiếu, chưa rõ ràng, làm rõ các quy định thưởng phạt, các khoản thanh toán cũng như tạm ứng, thương thảo về các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế Việc không tiến hành thương thảo trước khi
ký hợp đồng sẽ dễ phát sinh mẫu thuẫn giữa hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng vì cách hiểu của hai bên chưa đồng nhất với nhau, nếu không giải quyết nhanh chóng có thể dẫn đến tranh chấp, làm trễ tiến độ, gây thiệt hại cho đôi bên
b Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng:
Bên nhận thầu có nghĩa vụ bàn giao đúng thời hạn cho bên giao thầu, đảm bảo tiến độ thi công thực tế phải phù hợp với tổng tiến độ của dự
án đã ký kết ban đầu Nhà thầu phải lập tiến độ thi công chi tiết, kết hợp các công việc có thể làm xen kẽ, song song để tiết kiệm thời gian.Chủ đầu tư và các bên liên quan phải có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ để điều chỉnh tiến độ nếu xảy ra trục trặc trong quá trình thi công Nếu chủ đầu tư và nhà thầu có năng lực tốt và chuyên môn cao, họ sẽ có những biện pháp khắc phục, hạn chế cũng như phòng tránh các rủi ro làm ảnh hưởng đến tiến độ hợp đồng
c Quản lý về chất lượng
Nhiều công trình không đảm bảo chất lượng gây sụt lún nền đường xung quanh, hệ thống nước bị vỡ, nứt các cấu kiện bê tông cốt thép, Vì vậy theo quy định của pháp luật hiện hành,trước khi thanh quyết toán chủ đầu tư phải xác nhận vào các biên bản nghiệm thu công việc mà nhà thầu đã thi công xong, đảm bảo các công việc đáp ứng đủ yêu cầu về chất lượng và quy định trong hợp đồng
d Quản lý khối lượng và giá hợp đồng xây dựng
Quản lý theo khối lượng của thiết kế được duyệt và hợp đồng đã ký, tính toán và xác nhận bởi chủ đầu tư và các bên liên quan trong thời
Trang 18gian thi công và đối chiếu với khối lượng thiết kế được duyệt để làm
cơ sở kiểm soát khối lượng từng hạng mục và nghiệm thu khi hoàn thành Khi có phát sinh ngoài thiết kế, chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư phải xem xét để xử lý nhanh chóng, giao cho nhà thầu thực hiện theo phương án mới, tránh làm gián đoạn và ảnh hưởng đến tiến độ, phòng tránh việc khai khống, khai gian số lượng hoặc thông đồng giữa các bên tham gia
e Quản lý về an toàn lao động, bảo vệ môi trường và phòng chống cháy
nổ Chủ đầu tư và nhà thầu cần lập và thực hiện các biện pháp an toàn lao động cho người, máy móc thiết bị, công trình và khu vực xung quanh công trình Nội quy và các biển cảnh báo phải để ở những lối ra vào
và nơi nguy hiểm để công nhân dễ nhận biết, bố trí thêm nhân viên an toàn để hướng dẫn, cảnh báo đề phòng tai nạn Khi phát hiện hoặc có
sự cố, nhà thầu và các bên liên quan phải có trách nhiệm xử lý và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật đồng thời chịu trách nhiệm khắc phục và bồi thường những thiệt hại do nhà thầu không bảo đảm an toàn lao động gây ra
f Quản lý điều chỉnh hợp đồng và các nội dung khác
Gồm điều chỉnh về khối lượng, tiến độ, đơn giá hợp đồng và các nội dung khác do các bên thỏa thuận trong hợp đồng, được áp dụng từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến khi các bên hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng Các trường hợp được điều chỉnh quy định tại Khoản 2 Điều
Trang 19- Tất cả các kiến nghị, đề xuất, yêu cầu và các ý kiến phản hồi của các bên trong quá trình quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng phải thực hiện bằng văn bản và căn cứ theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng Khi nhận được kiến nghị, đề xuất, yêu cầu của một bên, bên kia phải trả lời bằng văn bản về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận đúng thời hạn quy định đã được các bên thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng, nhưng tối đa là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kiến nghị, đề xuất, yêu cầu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác (trong trường hợp hợp đồng không quy định rõ) Sau khoảng thời gian này nếu bên nhận được không giải quyết mà không đưa ra lý do chính đáng gây thiệt hại cho bên kia, thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại cho bên kia (nếu có)
- Những nội dung chưa được quy định trong Hợp đồng, các bên phải căn cứ vào các quy định của Pháp luật có liên quan để thực hiện
Các nội dung làm rõ trong cuộc họp khởi động dự án với CĐT (kick-off) cần phải thống nhất bằng văn bản và được ký đóng dấu bởi đại diện hai bên để làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện
1.2.3 Các tiêu chí đánh giá công tác quản lý hợp đồng
- Thời gian thực hiện hợp đồng: đánh giá gói thầu có thực hiện đúng tiến độ đã
ký kết hay không Các hợp đồng xây dựng đều có điều khoản về thời hạn thực hiện, thời hạn bàn giao công trình, từng giai đoạn bàn giao cụ thể Tiêu chí này được đánh giá theo 3 mức: “chậm tiến độ”, “đúng hạn”, “vượt tiến độ” hoặc đánh giá theo mức độ hoàn thành (%) của dự án
- Chất lượng công việc: đánh giá về quá trình thực hiện và kết quả nghiệm thu các công việc có đạt theo yêu cầu hay không
- Giá và thanh quyết toán hợp đồng: bên chủ đầu tư có các biện pháp khống chế giá thanh toán hợp đồng, chia làm nhiều lần thanh toán nếu công việc hoàn thành đúng yêu cầu Quản lý chặt chẽ quá trình thực hiện công việc để hạn chế tối đa các khoản phát sinh, giá hợp đồng nếu không được kiểm soát
Trang 20tốt có thể vượt giá ký hợp đồng, vượt giá dự phòng làm tăng tổng mức đầu
tư
- An toàn lao động và vệ sinh môi trường: mặc dù công việc quản lý hoạt động xây dựng, bảo hộ lao động, bảo vệ môi trường là nhiệm vụ của nhà thầu nhưng chủ đầu tư vẫn phải kiểm soát để không gây ảnh hưởng đến người lao động ở công trường, đến môi trường xung quanh
- Hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực của bên giao thầu: có những đơn vị giao thầu có bộ máy cồng kềnh và bố trí không đúng người, gây lãng phí nguồn lực Vì vậy nên có những giải pháp tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực,
bố trí đúng người đúng việc
Tùy vào đặc điểm, điều kiện và quy mô gói thầu mà bên giao thầu có thể đưa ra các tiêu chí phù hợp để đánh giá
1.2.4 Các nhân t ố ảnh hưởng tới công tác quản lý hợp đồng
- Cơ chế chính sách nhà nước về hợp đồng xây dựng: việc ban hành và sửa đổi
bổ sung các điều khoản qua các năm không đồng bộ, không thống nhất và thường xuyên biến động, gây không ít khó khăn trong quản lý hợp đồng và quản lý đầu tư xây dựng
- Năng lực chuyên môn, trang thiết bị của Chủ đầu tư: Chủ đầu tư là chủ thể trực tiếp tham gia trong quan hệ hợp đồng, chịu trách nhiệm về công tác quản lý, kiểm tra, giám sát và xử lý các vi phạm về hợp đồng Nếu chủ đầu
tư không có năng lực, thiếu chuyên môn, không nắm vững các quy định về quản lý thì khó quản lý hợp đồng, khó kiểm soát chất lượng, dễ gây thất thoát vốn
- Năng lực chuyên môn của nhà thầu thi công xây lắp: là yếu tố tiên quyết và quan trọng với việc thành công của dự án Thể hiện qua nhiêu fyếu tố như chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn, trình độ và đạo đức của đội ngũ nhân viên, máy móc thiết bị, khả năng tài chính, tay nghề của đội ngũ công nhân,
Trang 21- Năng lực chuyên môn của nhà thầu tư vấn xây dựng: thể hiện kinh nghiệm tư vấn cho các tổ chức, doanh nghiệp, các văn bằng chứng chỉ đảm bảo theo quy định của pháp luật hiện hành,
- Chất lượng của hồ sơ hợp đồng đã được ký kết: quy trình nghiệm thu được thỏa thuận như thế nào, kiểm soát khối lượng và giá ra sao, các yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá, các tài liệu tham chiếu,
1.3 Khái quát v ề thanh quyết toán
1.3.1 Cơ sở pháp lý lập hồ sơ thanh quyết toán
- Đơn giá chi tiết, định mức chi tiết giá vật liệu theo thông báo hàng tháng
- Dựa trên biên lai, hóa đơn của ban thi công đối với các loại vật liệu không có trong bảng thông báo giá vật liệu
- Các thông tư cũng như quy định khoản chi phí về lập dự toán và thanh quyết toán
1.3 2 Khái niệm và điều kiện thanh toán
- Thanh toán hợp đồng là việc xác định giá trị của các đợt thanh toán trong quá trình thi công được quy định trong hợp đồng để bên giao thầu thanh toán số
Trang 22tiền tương ứng cho bên nhận thầu khi đã hoàn tất khối lượng công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng
Theo Điều 19 Nghị định 37/2015 NĐ-CP, điều kiện thanh toán được quy định như sau:
- Việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng; các điều kiện trong hợp đồng mà các bên đã ký kết Khi thanh toán theo các thỏa thuận trong hợp đồng các bên không phải ký phụ lục hợp đồng; trừ trường hợp bổ sung công việc chưa có trong hợp đồng
- Các bên thỏa thuận trong hợp đồng về số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán; thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán
- Bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ (100%) giá trị của từng lần thanh toán cho bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng; tiền bảo hành công trình theo thỏa thuận trong hợp đồng; trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác
- Trường hợp trong kỳ thanh toán các bên chưa đủ điều kiện để thanh toán theo đúng quy định của hợp đồng (chưa có dữ liệu để điều chỉnh giá, chưa đủ thời gian để xác định chất lượng sản phẩm,…) thì có thể tạm thanh toán Khi
đã đủ điều kiện để xác định giá trị thanh toán thì bên giao thầu phải thanh toán cho bên nhận thầu theo đúng quy định
- Đối với hợp đồng trọn gói
+ Thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình; hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồn; khi thanh toán không đòi hỏi có xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết
- Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh
+ Thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm, nếu có) được nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá đã điều chỉnh theo đúng các thỏa thuận trong hợp đồng
- Đối với hợp đồng theo thời gian việc thanh toán được quy định như sau
+ Chi phí cho chuyên gia được xác định trên cơ sở mức lương cho chuyên gia; các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với thời gian làm việc thực tế được nghiệm thu (theo tháng, tuần, ngày, giờ)
+ Các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia thì thanh toán theo phương thức thanh toán quy định trong hợp đồng
- Đối với hợp đồng theo giá kết hợp, việc thanh toán phải thực hiện tương ứng với quy định về thanh toán hợp đồng xây dựng được quy định từ Khoản 5, 6,
7 Điều 19 Nghị định 37/2015
- Việc thanh toán các khối lượng phát sinh (ngoài hợp đồng) chưa có đơn giá trong hợp đồng thực hiện theo các thỏa thuận hợp đồng hoặc thỏa thuận bổ
Trang 23sung hợp đồng mà các bên đã thống nhất trước khi thực hiện và phải phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan
1.3.3 Thời hạn thanh toán
Theo Khoản 10 Điều 19 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, thời hạn thanh toán do các bên thỏa thuận trong hợp đồng phù hợp với quy mô và tính chất của từng hợp đồng Thời hạn thanh toán không được kéo dài quá 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ theo thỏa thuận trong hợp đồng và được quy định cụ thể như sau:
- Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ của bên nhận thầu, bên giao thầu phải hoàn thành các thủ tục và chuyển đề nghị thanh toán tới ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước phục vụ thanh toán
- Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ của bên giao thầu, ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước phục vụ thanh toán phải chuyển đủ giá trị của lần thanh toán đó cho bên nhận thầu
1.3.4 Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng
Theo Điều 20 Nghị định 37/2015 NĐ-CP, hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng xây dựng, giá hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng Hồ sơ thanh toán (bao gồm cả biểu mẫu) phải được ghi
rõ trong hợp đồng xây dựng và phải được bên giao thầu xác nhận
- Đối với hợp đồng trọn gói:
+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành trong giai đoạn thanh
toán có xác nhận của đại diện các bên
+ Bảng tính giá trị nội dung của các công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết có xác nhận của đại diện các bên;
+ Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện rõ khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán sau khi đã bù trừ
- Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định:
+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế (tăng hoặc giảm
so với khối lượng theo hợp đồng) trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện các bên;
+ Bảng tính giá trị cho những công việc chưa có đơn giá trong hợp đồng (nếu có), trong đó cần thể hiện cả khối lượng và đơn giá cho các công việc này có xác nhận của đại diện các bên;
+ Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện rõ khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán sau khi đã bù trừ
- Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh:
Trang 24+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế (tăng hoặc giảm
so với khối lượng theo hợp đồng) trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện các bên;
+ Bảng tính đơn giá đã điều chỉnh do trượt giá theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng có xác nhận của đại diện các bên;
+ Bảng tính giá trị cho những công việc chưa có đơn giá trong hợp đồng (nếu có), trong đó cần thể hiện cả khối lượng và đơn giá cho các công việc này có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;
+ Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện rõ khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán sau khi đã bù trừ
- Đối với hợp đồng theo thời gian:
+ Biên bản nghiệm thu thời gian làm việc thực tế hoặc bảng chấm công (theo tháng, tuần, ngày, giờ) tương ứng với kết quả công việc trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu
+ Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện rõ khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán sau khi đã bù trừ
1.3.5 Khái niệm về quyết toán
- Quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thỏa thuận hợp đồng
- Bên nhận thầu có trách nhiệm quyết toán hợp đồng xây dựng với bên giao thầu phù hợp với loại hợp đồng và hình thức giá hợp đồng áp dụng
1.3.6 H ồ sơ quyết toán hợp đồng
Theo Khoản 2 Điều 22 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các tài liệu sau:
- Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng
và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng
- Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng trong đó nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi công việc theo hợp đồng đã ký, giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu
- Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình đối với hợp đồng có công việc thi công xây dựng
- Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng
Trang 251.3.7 Th ời hạn quyết toán hợp đồng
Theo Khoản 2 Điều 147 Luật Xây dựng 2014 số 50/2014/QH13, thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng do các bên thỏa thuận Riêng đối với hợp đồng xây dựng sử dụng vốn nhà nước, thời hạn quyết toán hợp đồng không vượt quá 60 ngày,
kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc của hợp đồng, bao gồm cả phần công việc phát sinh (nếu có) Trường hợp hợp đồng xây dựng có quy mô lớn thì được phép kéo dài thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng nhưng không vượt quá 120 ngày
Trang 261.3.8 Các vướng mắc thường gặp và khắc phục trong trình duyệt thanh quyết toán
Liên hệ thống nhất form mẫu với đại diện TVGS, CĐT để tiến hành điều chỉnh
Chủ động liên hệ thống nhất form mẫu với đại diện
từ lúc bắt đầu triển khai dự án
2 Hồ sơ thiếu danh
ức chế cho người kiểm tra
Bổ sung mục lục
và checklist, sắp xếp hồ sơ theo mục lục và checklist khoa học, dễ kiểm tra
Chủ động lập danh mục, checklist của
hồ sơ thanh toán CĐT ngay từ lúc bắt đầu triển khai
vì nhiều hồ sơ không làm đủ bộ ngay từ đầu, ký
bổ sung lại từ đầu
Đọc lại Hợp đồng đồng thời thống nhất với TVGS, CĐT số lượng bộ
hồ sơ đệ trình (bao gồm số bộ chính và bộ photo)
Chủ động đọc kỹ Hợp đồng ngay từ lúc bắt đầu triển khai Dự án chủ động liên hệ thống nhất số bộ hồ sơ đệ trình với đại diện TVGS, CĐT ngay
từ lúc bắt đầu
Trang 27Bổ sung ký lại theo thống nhất với đại diện
Chủ động liên hệ với
đại diện TVGS, CĐT thống nhất người đại diện của nhà thầu ký hồ sơ Claim đối với các Bảng Breakdown
KL, Tổng hợp KL, tổng hợp Giá trị… ngay từ lúc bắt đầu triển khai dự án
toán sai lệch với kết
quả kiểm tra của đại
diện TVGS, CĐT
Bị trả hồ sơ về chỉnh sửa và ký lại, gây mất thời gian, gây chậm trễ
Liên hệ thống nhất cách tính KLvới đại diện TVGS, CĐT để tiến hành điều chỉnh
Chủ động liên hệ thống nhất cách tính KL với đại diện TVGS, CĐT ngay từ lúc bắt đầu triển khai dự án
thống nhất cách nghiệm thu thanh
Chủ động thống nhất với đại diện
cách nghiệm thu thanh toán các
Trang 28đợt Claim thu hoàn tất hoặc
chưa bổ sung đủ
hồ sơ nên chưa lấy được % nào
toán các hạng mục
hạng mục trọn gói theo từng đợt, ngay
từ lúc bắt đầu triển khai dự án
lượng được CĐT phê duyệt
Thống nhất với CĐT về các mốc đánh giá khối lượng thi công để đưa vào Claim thanh toán hàng
kỳ
Chủ động liên hệ thống nhất các mốc đánh giá khối lượng thi công với đại diện TVGS, CĐT ngay từ lúc bắt đầu triển khai
cứ hoặc bị cắt khối lượng nếu bản vẽ chưa kịp phát hành
Hối thúc phát hành bản vẽ hoặc điều chỉnh khối lượng
Trường hợp bản
vẽ phát hành chậm cần họp thống nhất với
xử lý
Chủ động liên hệ thống nhất loại bản
vẽ được sử dụng để
ký duyệt Claim
ngay từ lúc bắt đầu triển khai dự án
2 Bản vẽ hoàn công Bị cắt giảm khối Chỉnh sửa trình Với những thay đổi
Trang 29Đọc lại Hợp đồng
để xác định đúng giai đoạn, thời điểm đệ trình
Chủ động đọc kỹ Hợp đồng ngay từ lúc bắt đầu triển khai Dự án, ghi chú lại giai đoạn, thời điểm đệ trình Claim
Trang 304 Không thống nhất
thời gian kiểm tra phê
duyệt hồ sơ, không
thống nhất trình tự
phê duyệt hồ sơ trong
hợp đồng
Bị ngâm hồ sơ không có lý do, không có căn cứ
để đề nghị đại diện TVGS CĐT giải thích
Bị giam giữ hồ sơ của đợt trước làm chậm hồ sơ của đợt sau
Đọc lại Hợp đồng
để xác định thời gian tối đa trong việc kiểm tra phản hồi Claim của đại diện TVGS, CĐT Liên hệ thống nhất với đại diện TVGS, CĐT thời gian tối đa phản hồi, thống nhất trình tự phê duyệt
hồ sơ
Chủ động đọc kỹ Hợp đồng ngay từ lúc bắt đầu triển khai Dự án, xác định thời gian tối
đa trong việc kiểm tra phản hồi Claim
Chủ động liên hệ thống nhất trình tự phê duyệt hồ sơ tránh tình trạng CĐT không phê duyệt hàng loạt Claim nhà thầu gửi qua
Trang 311.4 Qu ản lý phát sinh
1.4.1 Các lo ại phát sinh chi phí thường gặp
- Phát sinh khối lượng có đơn giá trong hợp đồng
- Phát sinh công việc có đơn giá mới
- Phát sinh hạng mục mới
- Phát sinh thời gian
- Phát sinh kết hợp các loại trên
Quan hệ phối hợp và trách nhiệm các bên:
- “AP”: Approve/ Phê duyệt
- “CK”: Check/ Kiểm tra
- “VA”: Validate/ Xác nhận
- “SU”: Support/ Hỗ trợ
- “DO”: Do/ Thực hiện
1.4.2 Các dấu hiệu nhận biết phát sinh
- Những phát sinh do thay đổi thiết kế (hoặc thay đổi so với bản vẽ dự thầu), kích thước, chất lượng, đặc tính kỹ thuật (Spec), phạm vi công việc (tăng hoặc giảm); hoặc thay đổi trình tự thi công công việc, hoặc thay đổi thời gian thi công do CĐT/Tư vấn (được CĐT ủy quyền) yêu cầu có ảnh hưởng đến GTHĐ và tiến độ thi công (có thể)
Trang 32- Thay đổi biện pháp thi công do lỗi bên phía CĐT
- Phát sinh chi phí do CĐT giảm phạm vi công việc so với hợp đồng ban đầu (với điều kiện HBC không vi phạm điều khoản hợp đồng)
Ví dụ: Chi phí tổn thất do đã đặt hàng hoặc huy động nhân lực, MMTB để chuẩn bị thi công nhưng phải hủy theo yêu cầu của CĐT; Phát sinh chi phí vận chuyển MMTB do thời gian thuê rút ngắn từ 8 tháng xuống 2 tháng
- CĐT bàn giao mặt bằng chậm, nhà thầu đã triển khai nhân lực và vật lực theo đúng tiến độ hợp đồng nhưng không thể bắt đầu thi công được
- CĐT ban hành bản vẽ “For Construction” chậm, không đủ bản vẽ, không đủ chi tiết làm ảnh hưởng đến tiến độ hạng mục dự án hoặc nhà thầu phải ngừng thi công để chờ bản vẽ
- Việc thi công không thực hiện được do chậm trễ phát hành các chỉ thị công trường, làm rõ hồ sơ, tiêu chuẩn kỹ thuật, phê duyệt hồ sơ (bản vẽ, BPTC, vật liệu, nhà cung cấp, VO, IPC )
- Sự chậm trễ của các nhà thầu phụ do Chủ Đầu Tư chỉ định (NSC) hoặc Nhà thầu trực tiếp của CĐT (DC), gây ảnh hưởng đến tiến độ của thầu chính hoặc nhà thầu chính phải ngưng thi công và chờ bàn giao từ các nhà thầu phụ khác Các thầu phụ chỉ định từ Chủ Đầu Tư hoặc nhà thầu khác trực tiếp của CĐT (NSC, DC) thông thường là: M&E, mặt dựng, cọc, cung ứng vật tư, cảnh quan,
hạ tầng, thang máy, nội thất…
- CĐT chậm thanh toán so với cam kết trong hợp đồng, gây ảnh hưởng đến tiến
độ nhà thầu hoặc nhà thầu phải ngưng thi công để chờ thanh toán
- Những lý do khách quan, các trường hợp bất khả kháng như: ảnh hưởng của động đất, bão, lũ lụt, sóng thần, hoả hoạn, địch hoạ, bạo loạn, nổi loạn, phá hoại, thay đổi pháp luật, hoặc những tình trạng khẩn cấp do cơ quan thẩm quyền tuyên bố ảnh hưởng đến tiến độ
Trang 33- Phát hiện bom mìn trên công trường, CĐT phải ngừng thi công và thực hiện lại công tác rà bom mìn làm ảnh hưởng đến tiến độ nhà thầu;
1.4.3 Các điều khoản liên quan tới phát sinh với mẫu hợp đồng FIDIC
- Nhà thầu có thể yêu cầu phát sinh đến CĐT theo các điều khoản:
Trang 34- Tuy nhiên, CĐT có thể trừ phạt Nhà thầu theo các điều khoản sau đây:
4.18 Bảo vê môi trường (Điện, nước, ga đã nêu trong hợp đồng)
7.6 Công việc sai lỗi
13.7 Điều chỉnh do thay đổi Chi phí
15.3 Đánh giá sau khi chấm dứt hợp đồng do lỗi của Nhà thầu
15.4 Thanh toán sau khi Chấm dứt Hợp đồng do lỗi của Nhà thầu
1.4.4 Quản lý phát sinh chi phí
- Trong quá trình quản lý ngân sách của dự án người QLHĐ cần lưu ý mọi chi phí
phát sinh đều có nguyên nhân Nguyên nhân đó có thể từ phát sinh với CĐT
hoặc một phần công việc/khối lượng bị sót trong quá trình dự thầu, hoặc sai lỗi
của BCHCT trong quá trình thi công, hoặc phát sinh thực hiện vì mục đích giao
tế giữa HBC với CĐT, …
Vì vậy, ngoài các dấu hiệu nhận biết phát sinh trong quá trình quản lý ngân sách
cũng giúp chúng ta nhận diện phát sinh để “kiểm tra chéo” và có hành động kịp
thời trong công tác trình duyệt phát sinh đến CĐT, việc thanh toán nhà thầu phụ
được thực hiện và có căn cứ nhờ chủ động dòng tiền
- Để quản lý chi phí phát sinh người QLHĐ cần lập bảng theo dõi phát sinh của
dự án (phát sinh giá trị và thời gian); xác định phát sinh do CĐT ban hành (có
phát sinh của nhà thầu phụ tương ứng) hay phát sinh nhà thầu phụ mà không
ảnh hưởng đến CĐT (không có phát sinh tương ứng với CĐT); thường xuyên
theo dõi việc đệ trình và tình trạng xử lý của CĐT đồng thời phối hợp phòng
ban cập nhật ngân sách
Nắm rõ Điều
khoản hợp đồng sự thay đổiNhận diện Căn cứ Thông báo Trình phát sinh Đàm phán Ký Phụ lục hợp đồng Thanh toán
Trang 35CHƯƠNG 2: TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY VÀ DỰ ÁN 2.1 Gi ới thiệu chung về Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình
2.1.1 Thông tin chung
1987 Khởi nghiệp Văn phòng Xây dựng Hòa Bình với số lượng nhân viên ít ỏi là
20 người, ban đầu chủ yếu nhận thiết kế và thi công công trình nhà ở tư nhân Dù đội ngũ nhân viên có tuổi đời non trẻ song với khả năng sáng tạo không ngừng, tinh thần cầu tiến học hỏi và tinh thần làm việc trách nhiệm cao, Hòa Bình bắt đầu nhận thi công nhiều công trình thương mại như nhà hàng, khách sạn, văn phòng,… Hòa Bình là một trong những đơn vị đầu tiên mạnh dạn đầu tư nhà xưởng và trang
bị máy vi tính cá nhân cho văn phòng nhằm ứng dụng công nghệ tiên tiến vào chuyên môn và quản lý xây dựng
Hình 2 1 Logo Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình
- Trong thời gian này, Hòa Bình đã thu hoạch được nhiều thành công ở nhiều công trình lớn như khách sạn Riverside, khách sạn International, Food Center of Saigon,
Trang 36Tecasin Business Center and Serviced Apartments,…Từ đó, tên tuổi Hòa Bình được nhiều nhà đầu tư biết đến và mời tham gia dự thầu các dự án của họ
Trang 372.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
a Quá trình hình thành và phát triển:
Năm 1987: Văn phòng Xây dựng Hòa Bình được thành lập với chức năng thiết
kế thi công một số công trình trang trí nội thất và nhà ở tư nhân
Năm 1992: Hòa Bình bắt đầu nhận thầu thi công nhiều dự án đầu tư nước ngoài
có quy mô tương đối lớn
Năm 1997: Hòa Bình triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000
và áp dụng Quản lý chất lượng Toàn diện (TQM)
Hình 2 3 Văn phòng Xây dựng Hòa Bình những năm đầu mới thành lập
Năm 2000: Văn phòng Xây dựng Hòa Bình được chuyển đổi thành Công ty CP
Xây dựng và Kinh doanh Địa ốc Hòa Bình
Năm 2001: Trở thành một trong những công ty xây dựng đầu tiên nhận Chứng chỉ ISO
9001:2000
Năm 2006: Là nhà thầu xây dựng tổng hợp đầu tiên tại phía Nam niêm yết trên
Sàn giao dịch chứng khoán TP.HCM (HOSE) với mã chứng khoán HBC
Năm 2008: Hòa Bình là nhà thầu tổng hợp duy nhất ở phía Nam được chọn tham
gia chương trình Thương hiệu Quốc gia lần thứ 1
Trang 38Năm 2011: Là năm đánh dấu Hòa Bình phát triển ra thị trường nước ngoài với dự
án Le Yuan ở Malaysia
Năm 2012: Kỷ niệm tròn 25 năm thành lập, Hòa Bình vinh dự được đón nhận
Huân chương Lao động Hạng Ba, trao biểu trưng Thương hiệu Quốc gia lần thứ 3
Năm 2014: Công ty Hòa Bình là tổng thầu công trình Saigon Centre có tầng hầm
sâu nhất Việt Nam (28m) Thể hiện năng lực ở các dự án mang tầm quốc tế
Hình 2 4 Hòa Bình trúng 2 gói thầu mới gần 3000 tỷ đồng
Năm 2015: Cất nóc dự án chung cư GEMS, đánh dấu dự án đầu tiên tại Myanmar
và là dự án đầu tiên một nhà thầu xây dựng Việt Nam cung cấp dịch vụ quản lý thi công tại thị trường Myanmar Đây cũng là năm bản lề của kế hoạch phát triển chặng đường 10 năm (2015 – 2024)
Năm 2017: Kỷ niệm tròn 30 năm thành lập, Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình vinh dự
được đón nhận Huân chương Lao động Hạng Nhì và chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình
Năm 2018 – 2020: Khởi động chương trình chuyển đổi “Nhân đôi lợi nhuận và
Quốc tế hóa” (DPI) với sự trợ giúp của tư vấn McKinsey & Company (Mỹ)
b Sự phát triển của công ty đến ngày nay:
Trang 39- Tập đoàn xây dựng Hòa Bình có được thành công như ngày hôm nay khi đã
trải qua rất nhiều giai đoạn phát triển cũng như hoàn thiện bộ máy Từng mốc thời gian đều có ý nghĩa đặc biệt với bối cảnh của công ty, từ giai đoạn hình thành đến giai đoạn hợp chuẩn quốc tế - định vị thương hiệu
Hình 2 5 Một vài con số về công ty
- Chia thành 6 giai đoạn phát triển, cụ thể:
Hình 2 .6 Cột mốc lịch sử và dịnh hướng phát triển
Trang 402.1.3 Cơ cấu tổ chức
Hình 2 7 Cơ cấu tổ chức tại Công ty
