Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Và Hệ Thống Kế Toán Tại Công Ty Tnhh Kỹ Thuật Minh Tuyết 24.Doc

PhÇn I T×m hiÓu c së thùc tËp Đại học kinh tế Quốc Dân Báo Cáo Tổng Hợp DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÁO CÁO TNHH Trách nhiệm hữu hạn GTGT Giá trị gia tăng HĐKD Hoạt động kinh doanh TSCĐ Tài sản cố[.]

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG BÁO CÁO

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

GTGT : Giá trị gia tăng

HĐKD: Hoạt động kinh doanh

TSCĐ: Tài sản cố định

ĐVT: Đơn vị tính

MỤC LỤC

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH KỸ

THUẬT MINH TUYẾT 3

1.1.1 Lịch sử hình thành công ty 3

1.1.2 Quá trình phát triển của công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết 4

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất_ kinh doanh của công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết 6

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ 6

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất_kinh doanh của công ty 6

1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất_kinh doanh của công ty 10

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất_kinh doanh của công ty 16

1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản trị doanh nghiệp 17

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận 18

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết 20

1.4.1 Tình hình tài chính của công ty trong những năm gần đây 20

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT MINH TUYẾT 24 2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT MINH TUYẾT 24

2.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán 24

2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty 26

2.2.1.Các chính sách kế toán chung của công ty 26

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 29

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty 30

2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại công ty 352.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán của công ty 322.2.6.Tổ chức các phần hành kế toán trong công ty 33

PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT MINH TUYẾT 44

3.1 Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán 443.2 Đánh giá về tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Kỹ Thuật MinhTuyết 44

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp - Đại học Kinh Tế Quốc Dân

2 Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán - Đại học Kinh Tế Quốc Dân

3 Điều lệ hoạt động Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết

4 Chế độ kế toán Việt Nam

5 Chuẩn mực kế toán Việt Nam

6 Hướng dẫn phương pháp ghi sổ và luân chuyển chứng từ

GS PTS Nguyễn Đình Nhiệm – NXB Thống kê 1999

7 Tài liệu kế toán của Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết

ưu tiên, khuyến khích việc tư nhân hoá, cổ phần hóa, nhưng đó vừa là cơ hội vừa làthách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong nước Các doanh nghiệp cạnh tranhvới nhau lành mạnh và bình đẳng trước pháp luật.

Trong sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, kế toán là mộttrong những công cụ vô cùng quan trọng để phục vụ cho việc quản lý nền kinh tế cả

về mặt vĩ mô và vi mô Cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải thườngxuyên quan tâm sát sao đến các yếu tố, chỉ tiêu của công tác kế toán Đây là mộtcông tác trọng tâm ở các doanh nghiệp

Chính vì lý do đó em đã chọn đơn vị thực tập là Công ty TNHH Kỹ ThuậtMinh Tuyết để làm báo cáo thực tập cuối khóa của mình

Trong phần báo cáo thực tập tổng hợp, em chỉ nghiên cứu, nhìn nhận, phântích doanh nghiệp, công tác kế toán của doanh nghiệp một cách tổng thể, hệ thống

Nội dung của báo cáo thực tập tổng hợp chuyên đề tốt nghiệp gồm 3 phần:Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản líhoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết

Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty TNHH KỹThuật Minh Tuyết

Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chứa hạch toán kế toán tại Công tyTNHH Kỹ Thuật Minh tuyết

Qua thời gian ngắn thực tập tại Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết được

sự hướng dẫn tận tình của cô giáo TS.Lê Kim Ngọc và các anh chị trong Phòng Tàichính – Kế toán đã giúp em hoàn thành Báo cáo tổng hợp của mình Mặc dù đã cónhiều cố gắng nhưng do thời gian thực tập ngắn và kiến thức còn hạn chế nên bài

viết của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhận được ýkiến đóng góp của cô giáo và các anh chị trong phòng kế toán công ty để bài viếtcủa em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn của cô giáo TS LêKim Ngọc, cũng như sự nhiệt tình của Ban Giám Đốc và các anh các chị trong công

ty, đặc biệt là phòng kế toán, anh Lê Trực trong thời gian thực tập vừa qua đã giúp

em hoàn thành được báo cáo tổng hợp này

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ- KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ

MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH

CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT MINH TUYẾT

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT MINH TUYẾT.

1.1.1 Lịch sử hình thành công ty.

Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết được thành lập vào ngày 30/03/2002 ,theo quyết định số 030200/TLDN của uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội

Tên công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn kỹ thuật Minh Tuyết

Tên giao dịch : Minh Tuyết Technicial company limited

Tên viết tắt: Minh Tuyết technicial CO;,ltd

Địa chỉ trụ sở : Xóm 2, Thôn Thượng, Xã đông Dư, Huyện Gia Lâm, Thànhphố Hà Nội

Điện thoại : 043.8249.720

Tài Khoản : 1460.431.101.000.698

Tại ngân hàng Nông nghiệp và PTNT chi nhánh Nam Hà Nội

Mã số thuế : 0500465684

Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH

Loại hình hoạt động: Doanh nghiệp

Người đại diện theo Pháp luật: Giám đốc Ngô Minh Dân

Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết được sở kế hoạch và đầu tư Hà Nộicấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102031241 ngày 30/03/2002 với cácnghành nghề kinh doanh chủ yếu sau:

- Sản xuất,buôn bán các loại khoá, các sản phẩm từ Inox, đồ gia dụng, hàngđiện tử, điện lạnh, điện dân dụng

- Mua bán vật liệu Xây dựng

- Sản xuất và buôn bán các máy móc thiết bị phục vụ ngành bưu chínhviễn thông.

- Dịch vụ bưu chính viễn thông

- Buôn bán điện thoại di động thiết bị nghe nhìn, máy tính, phần mềm máytính và các thiết bị điện tử , các thiết bị chống chộm bằng điện

- Đại lý mua , đại lý bán,ký gửi hàng hoá

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh

Vốn điều lệ : 500.000.000 đồng

Trong đó bằng tiền : Năm trăm triệu đồng

Danh sách sáng viên thành lập :

1.Bà Phạm thị Tuyết sinh năm 1964 làm Phó Giám đốc

2.Ông Ngô Minh Dân sinh năm 1965 làm Giám đốc

Đến ngày 03/11/2008 công ty làm giấy chứng nhận đăng ký thay đổi

( lần thứ nhất ) gửi cho phòng đăng ký kinh doanh của sở kế hoạch và đầu

1.1.2 Quá trình phát triển của công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết.

Trải qua 10 năm tồn tại và phát triển, quá trình hoạt động của công ty đượcchia làm hai giai đoạn :

a Giai đoạn I (2002-2004) : Tìm hướng đi phù hợp để phát triển

Đây là thời kỳ công ty mới được thành lập còn nhiều bỡ ngỡ trong môitrường kinh doanh đầy mới mẻ Công ty với đội ngũ khoảng 20 nhân viên trình độnghiệp vụ chưa cao , cơ sở vật chất còn thiếu thốn khó khăn nhưng ban Giám đốccông ty từng bước khắc phụ khó khăn, đưa ra các phương thức kinh doanh phù hợpvới sự biến động của nền kinh tế thị trường Thời kỳ này công ty kinh doanh trênnhiều lĩnh vực như khoá cửa, thiết bị viễn thông, điện thoại di động…… , đa dạnghoá các loại hình kinh doanh, và cũng hết sức chú trọng tới đội ngũ nhân viên Nhân viên bán hàng được công ty cử đi học các lớp về kỹ năng chào hàng , bánhàng cho khách hàng , nhân viên văn phòng được cử đi học các lớp về nâng caotrình độ nghiệp vụ

Nhờ sự nỗ lực của lãnh đạo và tập thể nhân viên , công ty đạt được một sốkết quả nhất định trong đào tạo quản lý và tìm được cho mình phương hướng hoạtđộng kinh doanh trong những năm tiếp theo

b Giai đoạn II ( 2005-2011) : Giai đoạn phát triển.

Trong giai đoạn này công ty mở rộng thị phần nhận thấy thị trường khoá vàphụ kiện cửa là một thị trường mới mẻ đầy tiềm năng, ban lãnh đạo công ty đãmạnh dạn lựa chọn khoá và phụ kiện cửa là lĩnh vực kinh doanh chính Thời giannày công ty đẩy mạnh bán buôn và bản lẻ, xâm nhập thị trường không chỉ quanhkhu vực Hà Nội mà còn có đại lý ở khắp các tỉnh thành trong cả nước như TháiBình, Ninh Bình, Vinh , Đà Nẵng, Huế, Quảng Bình, Quảng Trị,… Nhờ lựa chọnhướng đi đúng, công ty đã đạt được nhiều thành tựu, có bước nhảy vọt về doanhthu, lợi nhuận, mặt hàng khoá và phụ kiện cửa của công ty đã là sự lựa chọn củanhiều công trình lớn như :

- Toà nhà văn phòng FPT - Đường Phạm Hùng

- Toà nhà Licogi 13 - Đường Khuất Duy Tiến

- Siêu thị Metro Hoàng Mai

- Golf biển Cửa Lò ( 400 biệt thự)- Thị xã Cửa Lò -Nghệ An

- Nhiệm vụ : Công ty kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinhdoanh, tự khai thác nguồn hàng, trực tiếp giao dịch kí kết hợp đồng với khách hàng.Cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của thị trường với giá cả hợp lý,chất lượng tốt, nắm bắt nhu cầu, mở rộng,tiếp cận thị trường tiềm năng ,khôngngừng mở rộng chủng loại sản phẩm để bán ra thị trường đáp ứng yêu cầu củakhách hàng.

- Tuân thủ các quy định của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh và các quyđịnh khác của Pháp luật về kế toán

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất_kinh doanh của công ty.

Trong nền kinh tế thị trường có tính cạnh tranh cao ,để đạt được mức doanh lợimong muốn ,công ty phải luôn có những quyết định về tổ chức hoạt động tài chínhkinh doanh và trao đổi buôn bán hàng hoá kịp thời và đúng đắn.Mọi quyết định củadoanh nghiệp đều được gắn kết với môi trường xung quanh, bao quanh doanhnghiệp là một môi trường kinh tế - xã hội phức tạp và luôn biến động

- Là một trong số rất ít doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khoá và phụkiện cửa ,đây là một yếu tố thuận lợi nhưng cũng tạo ra không ít khó khăn vì vậyphương thức kinh doanh ,cách thức điều hành, chất lượng và mẫu mã sản phẩm, thịtrường là vấn đề DN hết sức chú trọng

- Trong nền kinh tế thị trường không ngừng biến động DN phải dự tínhđược khả năng rủi ro, đặc biệt là rủi ro tài chính để có cách ứng phó kịp thời vàđúng đắn Doanh nghiệp với sức ép của thị trường cạnh tranh, những đòi hỏi về chấtlượng, mẫu mã, giá cả hàng hoá , yêu cầu của khách hàng ngày càng cao hơn , tinh

tế hơn buộc doanh nghiệp phải thường xuyên thay đổi chính sách sản phẩm , đảmbảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả và chất lượng cao

Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết hoạt động trong môi trường kinhdoanh đáp ứng mọi biến động của thị trường

* Hàng hoá và các kênh phân phối của công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết

Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết chủ yếu kinh doanh các mặt hàng sau:

- Khoá và phụ kiện cửa của hãng SEECAR-Đức, ABUS - Đức Angel –

- Jungha (Hàn Quốc), Extra (Đài Loan), Bản lề sàn Newstar (Nhật), VVP( Thái)…

Các mặt hàng vời mẫu mã đẹp theo phong cách hiện đại và truyền thống :

 Được chế tạo từ nhiều chất liệu : Inox, Nhôm, Hợp kim Antimony

 Các loại khóa chất liệu chống cháy, chống Oxy hóa, bền màu, phù hợp vớikhí hậu có độ ẩm cao của Việt Nam

 Sản xuất theo tiêu chuẩn quốc tế, dễ dàng lắp đặt và phù hợp với các loạicửa khác nhau

 Các phụ kiện cửa: Bản lề Inox, Cremon đồng/ hợp kim, bản lề sàn, bản lềcửa thép

 Thuận tiện và an toàn khi sử dụng

- Ngoài ra công ty còn kinh doanh các mặt hàng trong nước như khóa HuyHoàng, khóa Việt Tiệp…

 Quảng cáo:

Khi mức độ cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở lên gay gắt hơn do sựxuất hiện ngày càng nhiều công ty kinh doanh khóa khác như công ty Minh Thiên,công ty cổ phần khóa Nhật Bản… Hoạt động quảng cáo mới được công ty chútrọng trong một vài năm gần đây Phương thức quảng cáo của công ty là cácphương tiện thông tin đại chúng như 1080, mạng Internet Công ty chú trọngquảng cáo thông qua catalog, tờ gấp, bán hàng cá nhân, hội chợ triển lãm Quanniệm của công ty là “khách hàng là người quảng cáo hiệu quả nhất” nên công tyluôn cố gắng chinh phục khách hàng bằng chính chất lượng sản phẩm của mìnhcũng như phong cách phục vụ của mình.

Công ty đặc biệt chú trọng tham gia các triển lãm chuyên ngành xây dựngđiển hình như Triển lãmVietbuild - Chuyên về vật liệu xây dựng đồ trang trí nộingoại thất Ngay từ những năm đầu thành lập đến nay công ty đã bốn lần góp mặttại triển lãm này, tại triển lãm ,công ty thực hiện nhiệm vụ giới thiệu hàng hoá, sảnphẩm của công ty, bán hàng và kí kết các hợp đồng với khách hàng Tại đây, công

ty đã kí kết được rất nhiều hợp đồng có giá trị lớn, nhiều khách hàng tiềm năng đãbiết đến công ty Điều này càng làm tăng uy tín về sản phẩm của công ty đối vớikhách hàng,

Công ty thực hiện hình thức quảng cáo qua chính đội ngũ bán hàng cá nhân,nhân viên trong công ty, các đại lý,

 Dịch vụ hỗ trợ:

Để thu hút khách hàng tạo dựng uy tín , công ty đã thực hiện các dịch vụ

hỗ trợ bán hàng, và sau bán hàng Cụ thể: Công ty thực hiện dịch vụ sau bán hàng làbảo hành sản phẩm, sẵn sàng đổi lại hay sửa chữa miễn phí với những sản phẩm dolỗi của quá trình sản xuất, miễn phí vận chuyển hàng đến tận chân công trình chonhững khách hàng mua khối lượng lớn và các đại lý quanh khu vực Hà Nội Khigiao hàng còn có nhân viên hướng dẫn cách sử dụng tạo cho khách hàng cảm giáctin tưởng,yên tâm khi mua hàng tại công ty

* Những thuận lợi.

Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết là doanh nghiệp mới thành lập chưalâu nhưng đã khẳng định được vị trí của mình trong một môi trường kinh doanh đầythách thức , tạo dựng được lòng tin đối với nhà cung cấp , bạn hàng và khách hàngtrong nước cũng như ở nước ngoài Công ty với bộ máy quản lý gọn gàng , năngđộng trong nền kinh tế thị trường Giám đốc công ty luôn đưa ra các phương hướnghoạt động kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty cũng nhưcủa thị trường, làm giảm bớt các rủi ro trong kinh doanh , đồng thời càng khẳngđịnh được vị thế , uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.Số lượng các DN hoạtđộng trong lĩnh vực kinh doanh khoá và phụ kiện cửa không nhiều vì vậy sự cạnhtranh với các doanh nghiệp cùng ngành không nhiều Mặt khác XD ngày càng pháttriển vì vậy thị trường của DN sẽ rất rộng lớn bao gồm các căn hộ, biệt thự cao cấp,toà nhà lớn…

* Những khó khăn

Là công ty trách nhiệm hữu hạn với số vốn điều lệ ban đầu ít ỏi chỉ khoảng500.000.000 đồng hiện nay vốn điều lệ tăng lên 1.800.000.000 đồng Với số vốn ítnhư vậy khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong đầu tư , mở rộng kinh doanh,khả năng thu hút vốn của doanh nghiệp đối với thị trường không cao, sự quan tâmđầu tư của nhà nước chưa nhiều , nhiều chính sách của nhà nước còn thắt chặt đốivới doanh nghiệp khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh

Mặt khác trong tư tưởng khách hàng đã quá quen với các hãng khoá trongnước như Việt Tiệp , Minh Khai vốn đã có uy tín từ lâu, với giá cả phù hợp, vì vậyviệc đưa vào các sản phẩm khoá và phụ kiện cửa nhập ngoại, với mhiều đặc điểm

ưu việt như tính an toàn tiện dụng cao,hiện đại sang trọng nhưng giá cả cao hơnhàng trong nước đòi hỏi cả một thời gian dài xâm nhập thị trường, tạo dựng uy tínvới khách hàng

* Xu hướng phát triển của doanh nghiệp.

Mục tiêu của công ty trong những năm tới là xây dựng công ty ngày càng lớnmạnh , mở rộng thị trường , đưa được những dòng sản phẩm cao cấp như các loại

khoá vân tay, khoá thẻ từ, bản lề tự động… vào thị trường và là nhà phân phối củanhiều hãng khoá và phụ kiện uy tín trên thế giới như : Iseo (Ý ) Zikon(Đức)……

1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất_kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết là một DN thương mại, công tykhông sản xuất hàng hóa mà thực hiện khâu trung chuyển giữa nhà sản xuất vàngười tiêu dùng

Công ty chuyên nhập các sản phẩm của các công ty trong và ngoài nước đểcung cấp cho khách hàng, mang sản phẩm đến tay người dùng Vì vậy công tác bánhàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN

Công ty phục vụ khách hàng với phương châm mang sản phẩm đến tận tayngười tiêu dùng với chất lượng và giá cả phù hợp Có thể nêu ra một số mặt hàngkinh doanh chủ yếu của Công ty như: khóa cửa các loại được nhập từ : Đức, Tiệp,Hàn Quốc, Đài Loan Phụ kiện cửa được nhập từ Hàn Quốc, Thái Lan, Nhật Bản.Nhìn chung sản phẩm của công ty được chia thành hai loại chính đó là khóa và phụkiện cửa Ngoài ra công ty còn kinh doanh các mặt hàng trong nước như khóa HuyHoàng, khóa Việt Tiệp…

Từ những đặc điểm trên đặt ra cho DN yêu cầu cao trong công tác quản lý vàhạch toán, bao gồm từ quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản , dự trữ và phân loạihàng hóa

Hàng hóa của DN được thực hiện quản lý cả về mặt giá trị và hiện vật Hànghóa mua về được quản lý theo dõi từng loại, từng lô vì cùng một loại mỗi lần nhập

có một giá trị khác nhau do sự thay đổi về đơn giá hoặc số lượng hàng hóa Để tránhtình trạng mất mát, hư hỏng hàng hóa ,công ty đã chú trọng ngay từ khâu mua đếnkhâu bảo quản cất giữ hàng hóa Cụ thể là công ty đã tổ chức kho để cất giữ hànghóa, với mỗi loại mặt hàng căn cứ vào nhu cầu thị trường có lượng hàng dự trữ phùhợp, không để lượng hàng tồn kho quá lớn, gây ứ đọng vốn Xây dựng hệ thống nộiquy, quy chế quy định rõ ràng trách nhiệm cho từng phòng ban Các bộ phận phốihợp kiểm tra thực hiện như phòng bán hàng, phòng kế toán ,…Trong đó phòng kếtoán chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát về số lượng và giá trị hàng hóa sau mỗi lầnnhập - xuất - tồn, tổ chức công tác ghi chép từ khâu hạch toán ban đầu đến khâu xácđịnh kết quả kinh doanh, tình hình xuất kho hàng hóa được thực hiện theo giá thực

tế trên các tài khoản, Sổ tổng hợp, sổ chi tiết của từng loại hàng hóa Thủ kho chịutrách nhiệm theo dõi hàng hóa Xuất – Nhập – Tồn về lượng để cuối kỳ đối chiếukiểm tra với kế toán, để kịp thời phát hiện những sai sót từ đó có biện pháp khắcphục và giảm thiểu sai sót.

Việc tổ chức hệ thống sổ, tài khoản và quy trình hạch toán đúng theo quyđịnh của chế độ kế toán do bộ Tài chính ban hành

1.2.3.1 Phân loại, danh mục hàng hóa của công ty

Các mặt hàng của công ty được mã hóa, mỗi mặt hàng có một mã riêng để

tiện theo dõi và thuận tiện khi nhập dữ liệu, tuy nhiên công ty chưa áp dung mã

vạch trong việc quản lý các mặt hàng

M u s 1: M T S CH NG LO I HÀNG HOÁ CH NHẫu số 1: MỘT SỐ CHỦNG LOẠI HÀNG HOÁ CHÍNH ố 1: MỘT SỐ CHỦNG LOẠI HÀNG HOÁ CHÍNH ỘT SỐ CHỦNG LOẠI HÀNG HOÁ CHÍNH Ố CHỦNG LOẠI HÀNG HOÁ CHÍNH ỦNG LOẠI HÀNG HOÁ CHÍNH ẠI HÀNG HOÁ CHÍNH ÍNH

I Chốt

1.2.3.2 Phương thức bán hàng của công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết

Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới việc sử dụng các tài khoản

kế toán, phản ánh tình hình xuất kho, hàng hóa, có tính quyết định đối với việc xácđịnh thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng, và tiết kiệm chi phí bán hàng để tănglợi nhuận

Hiện nay Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết đang thực hiện 2 phươngthức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hóa

A Bán buôn hàng hóa

- Bán buôn hàng hóa là bán cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân mua để tiếp tụcbán lại

Đặc điểm của bán buôn hàng hóa là:

- Khối lượng, giá trị hàng bán ra mỗi lần thường lớn

- Thanh toán tiền hàng rất ít khi dùng tiền mặt mà chủ yếu thông qua ngânhàng và các hình thức khác

Các hình thức bán buôn hàng hóa mà công ty áp dụng :

- Bán buôn qua kho: Là hình thức bán hàng mà hàng hóa được đưa về khodoanh nghiệp rồi mới chuyển hàng đi bán

+ Bán buôn qua kho theo hình thức bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho củabên bán : Trường hợp này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa hai bên,thì bên mua sẽ cử người có trách nhiệm đến nhận hàng tại kho của bên bán Bên bán

có nhiệm vụ giao đủ hàng kèm theo chứng từ kế toán như Hóa đơn giá trị gia tăng,Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Khi người nhận hàng đã nhận đủ số hàng và ký xácnhận trên chứng từ bán hàng thì số hàng đó được xác định là tiêu thụ

+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng : Căn cứ vào hợp đồng kinh

tế đã ký, bên bán sẽ phải chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm đã ghi trong hợpđồng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài Bên bán gửi hóa đơnGTGT,hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ghi rõ số lượng và giá trị thanh toán của hàngchuyển đi Hàng chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của DN chỉ đến khi bên muaxác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì khi đó hàng hóa được coi

là tiêu thụ Về chi phí vận chuyển do một trong hai bên chịu hoặc cùng chịu theoquy định trong điều khoản hợp đồng ký giữa hai bên

+ Bán buôn chuyển thẳng : Trường hợp này hàng hóa bán cho khách hàngkhông qua kho của DN mà giao thẳng có thể từ nơi mua hàng, bến cảng, nhà ga.Phương pháp bán hàng này tiết kiệm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vậnđộng của hàng hóa Phương thức này chỉ thực hiện trong điều kiện hàng hóa đượccung ứng có kế hoạch không cần có sự phân loại hay chọn lọc Bán buôn vậnchuyển thẳng có hai hình thức:

++ Bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Theo hình thức này công

ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết nhận hàng căn cứ vào hợp đồng mua hàng, nhậnhàng của nhà cung cấp rồi bán thẳng cho khách hàng theo hợp đồng bán hàng khôngqua kho của DN mình Trường hợp này hoạt động mua bán diễn ra đồng thời Công

ty vừa tiến hành thanh toán với nhà cung cấp vừa thanh toán với người mua hàng.Nếu bên mua cử người đến nhận hàng thì sau khi giao xong, hàng hóa được coi là

đã được tiêu thụ Còn nếu công ty chuyển hàng đến cho người mua thì chỉ khi bênmua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa mới được coi là tiêu thụ

B Bán lẻ hàng hóa

- Bán lẻ hàng hóa là bán thẳng cho người tiêu dùng, các đơn vị, cá nhân mua

để trực tiếp sử dụng với sổ lượng nhỏ ,thường thanh toán ngay và bằng tiền mặt.Đây là giai đoạn cuối cùng của sự vận động hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêuthụ , giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đồng thời được thực hiện

- Giao hàng tại địa điểm đã nêu trong hợp đồng mua bán

- Với khách lẻ thì giao hàng tận chân công trình trong khu vực Hà Nội

- Với khách ở các tỉnh xa vận chuyển bằng xe ô tô, bằng tàu hỏa

1.2.3.4 Các phương thức thanh toán,

Công ty chấp nhận các hình thức thanh toán như:

- Tiền mặt ( với đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu VNĐ)

- Chuyển khoản ( Với đơn hàng trên 20 triệu)

- Với các hợp đồng tùy theo đối tượng khách hàng, điều khoản trong hợpđồng mà có thể cho khách nợ có kì hạn.

- Thanh toán bằng séc

- Thanh toán bằng VNĐ hoặc USD theo tỷ giá của ngân hàng ngoại thươngtại thời điểm thực hiện giao dịch hoặc theo tỷ giá đã ghi rõ trong hợp đồng giữa haibên

Nhìn chung Trong quá trình bán hàng Công ty đã chủ động nắm bắt nhu cầucủa khách hàng tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thuận tiện,nhanh chóng và đảm bảo uy tín với khách hàng, tạo sự yên tâm và hài lòng khikhách hàng đến giao dịch

1.2.3.5.Quản lý hoạt đông bán hàng của công ty.

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ thu thập, xử lý các thông tin tài chính kế toán

liên quan đến việc nhập xuất hàng hóa , giúp Giám đốc quản lý và giám sát mộtcách thường xuyên và có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Đồng thời luôn cập nhật về lượng hàng tồn kho để có kế hoạch nhập xuất hàng hợp

lý tránh để thiếu hàng hóa hoặc tồn kho 1 loại hàng hóa quá nhiều gây ứ đọngvốn.Sử dụng tài sản ,vật tư , tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong kinhdoanh và tự chủ tài chính của doanh nghiệp, thiết lập hình thức sổ sách phù hợp vớihoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Phòng kinh doanh : Tham mưu cho Giám đốc tổ chức và triển khai các

công việc trong lĩnh vực đầu tư và liên doanh , liên kết trong nước và ngoài nước.Tìm kiếm khách hàng mới , nhà cung cấp mới, chăm sóc các khách hàng tiềm năng,lâu dài Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạnglưới kinh doanh của Công ty

- Phòng kỹ thuật : có chức năng kiểm tra chất lượng các sản phẩm khi nhập

vào kho và trước khi đưa ra thị trường, đồng thời thực hiện công việc bảo hành cácsản phẩm khi xảy ra các lỗi kỹ thuật ( sau bán hàng), cung cấp cho khách hàng kỹthuật lắp đặt sử dụng để phát huy tối đa công dụng, chức năng của các sản phẩmkhóa và phụ kiện cửa

- Phòng bán hàng : Có nhiệm vụ chính là giới thiệu,bán sản phẩm của công

ty, mời chào khách hàng, là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng.Giúp giám đốc, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, khảo sát thăm dò thịhiếu khách hàng, nhu cầu sở thích của khách hàng về các dòng sản phẩm mà mìnhđang cung cấp, chủ động trao đổi thông tin với khách hàng nhằm tìm kiếm và pháttriển thị trường tiềm năng cho Công ty

+ Xây dựng kế hoạch bán hàng theo từng thời kỳ, tổng hợp tình hình thực hiện

kế hoạch kinh doanh trình Giám đốc Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanhcủa Công ty

+ Phối hợp với phòng kế toán tài vụ xây dựng hệ thống giá bán phù hợp vớithị trường, đối thủ cạnh tranh, xúc tiến bán hàng

+ Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước

- Các đại lý tiêu thụ : Giữ vai trò chủ chốt trong tiêu thụ hàng hóa của DN,

có nhiệm vụ ký xác nhận vào biên bản hàng ký gửi, chịu trách nhiệm về lượng hànghóa đã nhận ký gửi, thông báo kịp thời lượng hàng đã tiêu thụ, lượng hàng tồn cuốitháng cho công ty để công ty có kế hoạch kịp thời

- Giám đốc : Là người cuối cùng có trách nhiệm ký duyệt các đơn đặt hàng,

các hợp đồng kinh tế, quyết đinh việc thanh toán với đối tác và thời hạn nợ chokhách hàng

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất_kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết là một đơn vị kinh doanh có quy mô tậptrung cho nên đơn vị cũng tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình tập trung Đứngđầu công ty là ban Giám đốc gồm Giám đốc và phó giám đốc Dưới ban giám đốc làcác phòng ban chịu sự chỉ đạo của ban Giám đốc

1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản trị doanh nghiệp

Giám đốc

P Giám đốc

Phòng kế toán Phòng bán hàng Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận.

* Giám đốc công ty : Là người điều hành cao nhất mọi hoạt động kinh doanh hàngngày của công ty , chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả kinh doanh

và các khoản nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước Tổ chức thực hiện kế hoạch kinhdoanh và kế hoạch đầu tư của công ty , ban hành quy chế quản lý nội bộ của công

ty, thực hiện các cam kết về chất lượng hàng hoá đối với khách hàng , bổ nhiệm ,miễn nhiệm , cách chức các chức danh quản lý trong công ty Giám đốc công ty tổchức kiểm tra mọi hoạt động của tất cả các bộ phận trong công ty và các đơn vịthành viên trong công ty

*Phó giám đốc: Cùng Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty, thực hiện cáccông việc theo sự uỷ thác của Giám đốc Theo dõi kiểm tra công việc của phòngkinh doanh , phòng Marketing…trực tiếp xem xét thay mặt giám đốc ký kết các hợpđồng với các đối tác (được giám đốc uỷ quyền)

Phó giám đốc có nhiệm vụ phân công công tác giám sát việc thực hiện của cácnhân viên dưới quyền nhằm thực hiện tốt nhất quyền và nghĩa vụ của các phòngban

 Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị

 Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty gồm:

- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, thực hiện công tácthanh toán cũng như thu hồi tiền từ khách hàng, lập báo cáo về doanh thu để xemxét tình hình bán hàng có đạt được kế hoạch đề ra hay không

- Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí, thực hiện chi theo dự toán, theo dõi tìnhhình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty

- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tiền mặt, lập báo cáo dự toán tiền mặt, quản

lý chặt chẽ tài khoản giao dịch tại ngân hàng

- Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn khotheo chế độ Thực hiện công tác xử lý hàng tồn kho do chênh lệch, mất, kém phẩmchất

- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu cũng như cáckhoản công nợ phải trả, thực hiện xử lý các khoản nợ khó đòi hoặc không có khảnăng đòi

+ Tổ chức, thực hiện công tác kế toán:

Tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại Công ty , bao gồm:

 Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán vànội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán

 Tổ chức ghi sổ kế toán

 Lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định

 Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước

 Lập các báo cáo thuế

 Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước

* Phòng kinh doanh : Tham mưu cho Giám đốc tổ chức và triển khai các côngviệc trong lĩnh vực đầu tư và liên doanh , liên kết trong nước và ngoài nước Giảiquyết mở rộng thị trường , quy mô hoạt động của doanh nghiệp, tìm kiếm kháchhàng và đối tác kinh doanh

* Phòng kỹ thuật : có chức năng kiểm tra chất lượng các sản phẩm khi đưa vào

thị trường đồng thời thực hiện công việc bảo hành các sản phẩm khi xảy ra các lỗi

kỹ thuật Cung cấp cho khách hàng kỹ thuật lắp đặt sử dụng để phát huy tối đa côngdụng ,chức năng của các sản phẩm khóa và phụ kiện cửa

* Phòng bán hàng :Có nhiệm vụ giới thiệu,bán sản phẩm của công ty, mờichào khách hàng,là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Công việc quản lý được thực hiện theo mô hình chức năng, phù hợp với cáccông ty vừa và nhỏ trong nền kinh tế thị trường Theo mô hình này, quan hệ trựctuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, để giúp đỡ người quản lý đã có những bộ phậnchức năng trong các lĩnh vực chuyên môn

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ Thuật Minh Tuyết.

1.4.1 Tình hình tài chính của công ty trong những năm gần đây.

* Một số chỉ tiêu tài sản và nguồn vốn trong công ty giai đoạn 2009 - 2011.

Nguồn từ phòng kế toán : HĐKD giai đoạn 2009- 2011

Qua bảng trên ta nhận thấy:

+Giá trị tài sản lưu động của công ty tăng, nhất là năm 2009-2010 Nguyênnhân tăng cao là do giám đốc công ty đầu tư vốn vào kinh doanh Nhưng công ty

đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn của mình khá lớn so với tổng tài sản lưuđộng cần khắc phục

+ Nguyên giá tài sản cố định năm 2010 tăng so với năm 2009 do DN đầu tưmua ô tô để chuyên chở hàng hóa đến chân công trình, giao nhận hàng hóa phục vụviệc kinh doanh

+ Vốn chủ sở hữu của công ty trong cả 3 năm đều lớn hơn vốn vay, cho thấy

DN rất tự chủ trong hoạt động tài chính, tình hình tài chính của DN tốt, hàng nămchi phí trả lãi vay ít

+ Khoản nợ phải trả còn thấp so với vốn chủ sở hữu cho thấy DN chưa tậndụng được vốn của người khác Mặt khác các khoản phải thu cao hơn các khoảnphải trả như vậy Doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn.Đây là vấn đề Doanh nghiệp phảixem xét lại

+ Giá trị hàng tồn kho năm 2011 cao cho thấy DN có nguồn hàng dự trữ dồidào tuy nhiên vấn đề này DN cũng phải hết sức quan tâm cần lập dự phòng giảm giáhàng tồn kho kịp thời

Qua việc nghiên cứu khái quát về vốn và tài sản của công ty ta có vài nhậnxét sau:

 Giá trị tài sản cố định trong các năm 2009-2010 không có sự biến đổinhiều Chứng tỏ, công ty ít đầu tư vốn thay đổi, đổi mới công nghệ, máy móc, thiết

bị văn phòng Đến năm 2010-2011 DN đã chú trọng đầu tư ô tô chuyên dùng làmgiá trị TS cố định tăng nhanh

 Vốn ảnh hưởng rất lớn đến quá trình hoạt động kinh doanh đặc biệt đòihỏi phải có lượng vốn đầu tư lớn, toàn diện mới có thể mang lại kết quả cao Đây làbài toán nan giải giữa quan hệ vốn đầu tư và hiệu quả hoạt động kinh doanh mà DN

đã giải quyết được bài toán này, đây là tiền đề để công ty phát triển lớn mạnh hơntrong những năm tới