Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng tại xí nghiệp bán lẻ xăng dầu – công ty xăng dầu khu vực ii

Tên đề tài: Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu – Công ty Xăng dầu Khu vực II 2.. Nội dung thực hiện đề tài: Tìm hiểu thực trạng và t

Mục tiêu nghiên cứu

Có thể vận dụng những kiến thức đã được học trên giảng đường vào công việc thực tế ở công ty để củng cố và biết thêm kiến thức mới

Nghiên cứu các nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu – Công ty Xăng dầu Khu vực II giúp hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa thực tiễn và lý thuyết đã học Bài viết sẽ đưa ra những nhận xét cá nhân về công ty, đồng thời khám phá các công việc và chứng từ cần thiết để nắm vững các nghiệp vụ kế toán này.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp được áp dụng bằng cách đặt câu hỏi với Kế toán trưởng, Phó phòng kế toán và các thành viên trong Phòng Kế toán Tài vụ nhằm thu thập dữ liệu cần thiết cho bài khóa luận.

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập các sổ sách, chứng từ, của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu để làm rõ bài khóa luận

• Phương pháp phân tích: Nghiên cứu về tổ chức các phòng ban của xí nghiệp, các bộ phận trong Phòng Kế toán Tài vụ tại công ty.

Kết quả đạt được của đề tài/ Điểm mới

Qua bài khóa luận này, tôi đã áp dụng kiến thức đã học vào thực tiễn tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu, từ đó giúp tôi hiểu rõ hơn về sự tương tác giữa lý thuyết và thực tế.

Thời gian thực tập tại xí nghiệp đã mang lại cho em cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng thời giúp em hiểu rõ hơn về quy trình công tác kế toán liên quan đến vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng.

Trong quá trình thực tập tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu, em đã nhận diện được những điểm mạnh và hạn chế trong công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng Khác với bài khóa luận tốt nghiệp, bài báo cáo thực tập của em tập trung vào việc phân tích thực trạng qua Báo cáo tài chính, từ đó tính toán và đánh giá các tỷ số tài chính như tỷ số thanh toán và tỷ số hoạt động liên quan đến khoản phải thu Qua đó, em đã rút ra được thông tin về khả năng thanh toán, các khoản phải thu bình quân và kỳ thu tiền bình quân của xí nghiệp, đồng thời đưa ra những nhận xét cá nhân trong chương 4.

Kết cấu của đề tài

Nội dung bài khóa luận ngoài phần mở đầu và phần kết luận, gồm 04 chương:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu – Công ty Xăng dầu Khu vực II

Chương 2: Cơ sở lý luận về Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng

Chương 3 trình bày thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu thuộc Công ty Xăng dầu Khu vực II Nội dung này tập trung vào việc phân tích quy trình kế toán, đánh giá hiệu quả quản lý vốn và các khoản phải thu, từ đó đưa ra những nhận định về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Chương 4 trình bày những nhận xét và kiến nghị quan trọng về công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu thuộc Công ty Xăng dầu Khu vực II Những ý kiến này nhằm cải thiện hiệu quả quản lý tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU – CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II

Giới thiệu sơ lược về công ty

Tên công ty: Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu – Công ty Xăng dầu Khu vực II

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 4116000771

Mã số thuế: 0300555450-001 Địa chỉ: 15 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Website: kv2.petrolimex.com.vn

Email: kv2@petrolimex.com.vn Điện thoại: 028 3829 2081

Ngành chính: Dịch vụ xăng dầu.

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu là đơn vị trực thuộc Công ty Xăng dầu Khu vực II –

TNHH Một thành viên, được thành lập theo quyết định số 352/XD-QĐ ngày 24/05/1989 và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 01/08 cùng năm

Công ty cam kết cung cấp những sản phẩm xăng dầu chất lượng tốt nhất cho khách hàng, vì vậy việc đảm bảo chất lượng dịch vụ cung ứng luôn được đặt lên hàng đầu.

Từ năm 1997, Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu đã triển khai và áp dụng thành công các hệ thống quản lý chất lượng xăng dầu Hiện tại, phòng thử nghiệm của công ty đã được công nhận 60 phương pháp thử nghiệm.

5 phòng thử nghiệm có trang thiết bị hiện đại và ngang tầm khu vực Châu Á, Thái Bình Dương

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu có sản lượng xuất bán hàng năm khoảng 650.000 m³/tấn, chiếm hơn 40% thị phần xăng dầu tại Thành phố Hồ Chí Minh Mạng lưới của xí nghiệp bao gồm 79 cửa hàng xăng dầu (CHXD) trực thuộc, góp phần quan trọng vào sự phát triển của thị trường bán lẻ xăng dầu trong khu vực.

Có 90 đại lý Nhượng quyền Thương mại (NQTM) được phân bổ đồng đều tại các quận huyện trong thành phố và một số tỉnh lân cận Hệ thống hạ tầng công nghệ được đầu tư với thiết bị hiện đại, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.

Để xây dựng một mạng lưới cửa hàng xăng dầu hiện đại và văn minh, CHXD cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chuyên ngành như dầu nhờn Petrolimex và nước giặt Jana Đồng thời, CHXD hợp tác với các đối tác thương mại để triển khai chuỗi cung ứng dịch vụ, bao gồm dịch vụ rửa xe, ngân hàng và nhà thuốc, nhằm mang lại sự thuận tiện cho khách hàng, tạo sự khác biệt và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Tầm nhìn và sứ mệnh của công ty

Với khẩu hiệu “Để tiến xa hơn”, công ty cam kết không chỉ thúc đẩy ngành kinh doanh xăng dầu mà còn hỗ trợ các dịch vụ không xăng dầu khác Mục tiêu này giúp xí nghiệp hoàn thiện và duy trì vị trí vững chắc trong ngành.

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu đặt mục tiêu trở thành người tiên phong trong phân phối nhiên liệu Điêzen mới, với chất lượng đột phá và cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao, thân thiện với môi trường.

Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu tại Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ đảm bảo an ninh năng lượng và bình ổn giá cả Đây là kênh phân phối trực tiếp của Công ty Xăng dầu Khu vực II, cung cấp các sản phẩm như Xăng khoáng RON 95-IV và Xăng sinh học E5 RON.

92, Điêzen (DO), Nhiên liệu đốt lò (FO), Nhiên liệu thắp sáng (KO)

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp các sản phẩm mới, chất lượng cao và thân thiện với môi trường, nhằm tạo sự khác biệt và đáp ứng nhu cầu thiết yếu của khách hàng, đồng thời duy trì niềm tin của họ.

Lĩnh vực hoạt động chính của xí nghiệp là:

• Kinh doanh các sản phẩm/dịch vụ xăng dầu

• Kinh doanh các sản phẩm/dịch vụ ngoài xăng dầu

Các sản phẩm của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu được chia thành 2 ngành là: hàng hóa và dịch vụ

+ Dầu hỏa dân dụng (KO)

+ Cho thuê kho, giữ hộ

+ Kiểm định phương tiện đo

+ Thử nghiệm mẫu xăng dầu

+ Ứng cứu sự cố dầu tràn

+ Súc rửa bể chứa xăng dầu

+ Thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải

+ Xây lắp, sửa chữa công trình xăng dầu

Thuận lợi và khó khăn:

Kể từ khi thành lập, Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu đã nhận được sự quan tâm, chỉ đạo và hỗ trợ tận tình từ các Bộ, Ngành Trung ương, Tổng công ty Xăng dầu và Ủy ban nhân dân Thành phố.

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu đã phát triển mạng lưới tiêu thụ với 79 CHXD, trong đó cửa hàng số 79 mới hoạt động từ cuối tháng 06/2021 XN không ngừng mở rộng quy mô vốn và hoàn thiện nguồn nhân lực, khẳng định vị thế vững mạnh và năng động trong Công ty Xăng dầu Khu vực II.

Mặc dù XN đã đạt được nhiều thành tích, nhưng vẫn phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ như Công ty Thương mại Dầu khí Petechim (PV OIL) và Công ty Xăng dầu hàng không (VINAPCO) Thêm vào đó, sự biến động liên tục của giá xăng dầu, đặc biệt trong giai đoạn giãn cách xã hội hiện nay, đã dẫn đến việc hạn chế đi lại của người dân, làm giảm đáng kể nhu cầu sử dụng xăng dầu so với trước đây.

Chiến lược, phương hướng phát triển của công ty trong tương lai

Xăng dầu là mặt hàng thiết yếu và chiến lược cho sự phát triển kinh tế của đất nước Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu chú trọng điều chỉnh giá xăng dầu hợp lý để đáp ứng nhu cầu của công ty và người tiêu dùng Đồng thời, xí nghiệp nghiên cứu thường xuyên về biến động thị trường xăng dầu trong và ngoài nước, xây dựng nguồn hàng chiến lược, giữ vững giá trị thương hiệu và mở rộng thêm các mặt hàng mới để khai thác thị phần.

Hệ thống tổ chức quản lý của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu

1.5.1 Cơ cấu tổ chức quản lý

(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu – Công ty Xăng dầu Khu vực II

1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Bộ máy quản lý của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu được tổ chức hợp lý để nâng cao chất lượng công ty, với đội ngũ quản lý và nhân viên hoạt động hiệu quả, có năng lực và trách nhiệm cao.

Người đứng đầu đại diện theo pháp luật của công ty có trách nhiệm quản lý và chỉ đạo các hoạt động như kế hoạch, thanh tra, bảo vệ, tổ chức cán bộ, thi đua và khen thưởng Ban giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý, bảo vệ quyền lợi cho cán bộ công nhân viên, quyết định lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời phụ trách chung về vấn đề tài chính của công ty.

Phòng Kinh doanh Xăng dầu

Kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến xăng dầu, bao gồm xăng khoáng RON 95-IV và xăng sinh học E5 RON 92 Đồng thời, tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng cáo và thu thập thông tin về giá cả xăng dầu trên thị trường cũng như nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng.

Phòng Kinh doanh Dịch vụ

Kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ ngoài xăng dầu bao gồm dầu nhờn Petrolimex, nước giặt Jana, sơn Petrolimex và bảo hiểm Pjico Ngoài ra, công ty còn cho thuê mặt bằng cho các đối tác như dịch vụ rửa xe, ngân hàng, nhà thuốc, cửa hàng tiện lợi và các biển quảng cáo.

Phòng Kế toán Tài vụ

Tổ chức hệ thống chứng từ và bộ máy cán bộ công nhân viên nhằm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra và ký duyệt các khoản thu, chi, thanh toán Quản lý các khoản phải nộp và phải trả, hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính (BCTC), công nợ, tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC) Định mức chi phí và thường xuyên kiểm kê tài chính của các cửa hàng xăng dầu (CHXD), đồng thời lưu trữ hồ sơ, chứng từ và cung cấp đầy đủ số liệu trong các bản báo cáo định kỳ.

Phòng Tổ chức Hành chính

Chúng tôi thực hiện các chính sách tuyển dụng và đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nhân viên, quản lý hồ sơ và lý lịch của họ, đồng thời thống kê và quản lý lao động trong công ty Ngoài ra, chúng tôi tổ chức nâng bậc, tăng lương và thi đua khen thưởng hàng năm để khuyến khích sự phát triển của nhân viên.

Phòng Quản lý Kỹ thuật

Nhiệm vụ chính bao gồm quản lý chất lượng xăng dầu, kiểm tra sản phẩm trước khi tiêu thụ, giám sát hao hụt xăng dầu và quản lý các phương tiện đo lường xăng dầu.

Phòng Tin học Tự động hóa

Vận hành hệ thống phần mềm SAP; quản lý các phần mềm công ty đang sử dụng; đảm bảo an toàn thông tin

Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu

1.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

(Nguồn: Phòng Kế toán Tài vụ)

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu – Công ty Xăng dầu Khu vực II

1.6.2 Chức năng của kế toán tại các phần hành

• Thực thi nhiệm vụ tại bảng phân công trách nhiệm lãnh đạo phòng

• Chịu trách nhiệm chung các mặt hoạt động của phòng

• Trực tiếp điều hành, chỉ đạo các mặt: công tác quản lý, kiểm tra tài chính, quản lý kế hoạch trong XN,…

• Kiểm tra đối chiếu cân đối tiền hàng giữa VPXN với từng CHXD

• Đánh giá, giám sát, tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn điện tử tại CHXD và toàn

• Kiểm soát, theo dõi các chính sách chiết khấu đối với giá nhập mua hàng hóa khác mà NCC đã thỏa thuận thực hiện với XN

Phối hợp với Phòng Kinh doanh để kiểm tra tính chính xác của cơ sở hình thành và ban hành giá bán cho các sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa khác.

• Kiểm soát, phê duyệt bán hàng và công nợ cho khách hàng dịch vụ cấp lẻ

• Kiểm tra, hạch toán và theo dõi hoạt động kinh doanh dịch vụ

• Lập báo cáo quản trị KQKD theo CH

• Tổng hợp, xây dựng kế hoạch các chỉ tiêu tài chính

• Xác định hiệu quả thuê, mua, sửa chữa CHXD, đầu tư ra bên ngoài XN

• Kiểm tra và tổng hợp báo cáo kiểm kê, báo cáo quyết toán

• Thực hiện báo cáo nhanh các chỉ tiêu tài chính tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu

• Lập báo cáo nhanh KQKD theo từng khách hàng NQTM

• Thực hiện phân bổ chi phí đến từng loại hình, phương thức, mặt hàng

• Theo dõi, hạch toán phân bổ tiền thuê mặt bằng, liên doanh, liên kết

• Theo dõi, đối chiếu công nợ nội bộ tại công ty

• Theo dõi kiểm soát tình hình sử dụng và nguồn hình thành các quỹ

• Theo dõi ký cược, ký quỹ dài hạn và các khoản phải thu, phải trả khác

Kế toán Tiêu thụ, Theo dõi tồn kho hàng hóa

• Theo dõi kiểm soát quy trình nhập mua, xuất bán hàng hóa xăng dầu tại VPXN và CHXD

• Theo dõi các khoản công nợ về hàng hóa giữa XN với các NCC

• Hạch toán, theo dõi và lập báo cáo tiêu thụ hàng hóa theo từng phương thức bán các các nguồn hàng tại XN

• Theo dõi, kiểm soát, thống kê sản lượng, hạch toán nghiệp vụ liên quan đến các chương trình khuyến mãi xăng dầu

• Kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu tất cả các chi tiết nhập, chi tiết xuất từng mặt hàng của CHXD và VPXN

Kế toán Chi phí, Công nợ CH

• Theo dõi, kiểm soát công nợ khách hàng phát sinh tại CH

• Lập báo cáo quản trị công nợ về số dư nợ bình quân, số ngày nợ bình quân, tuổi nợ,… theo khách hàng, phương thức bán hàng

• Xử lý công nợ trả chậm và thủ tục bán hàng liên quan theo quy định

• Theo dõi và kiểm soát các khoản đảm bảo công nợ tại CHXD

• Kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của các biên bản đối chiếu, biên bản thanh lý hợp đồng của khách hàng tại các CH

• Hạch toán, theo dõi và đôn đốc thu hồi công nợ tiền điện, tiền nước của khách hàng thuê mặt bằng, rửa xe tại CH

Tích hợp hạch toán chi phí tại cửa hàng, phân tích tình hình thực hiện chi phí và đề xuất các phương án điều chỉnh định mức chi phí là những bước quan trọng nhằm tối ưu hóa quản lý tài chính.

Kế toán Thu nộp tiền CH, giao dịch thẻ

• Theo dõi, kiểm soát tình hình thu nộp tiền của CHXD theo đúng quy định

• Hạch toán, đối chiếu công nợ nội bộ với công ty lượng tiền thu nộp từ cửa hàng vào tài khoản công ty qua các ngân hàng

• Theo dõi, kiểm soát, đối chiếu số dư các tài khoản phải thu/phải trả với các ngân hàng liên quan đến thẻ xăng dầu

• Theo dõi, đối chiếu lượng tiền, số lần cửa hàng nộp vào ngân hàng theo ngày

Lưu trữ và kiểm tra các chứng từ thực thu – chi là cần thiết để theo dõi sự tăng/giảm của sổ quỹ tại cửa hàng Đồng thời, cần quản lý giấy nộp tiền cho ngân hàng và thực hiện kiểm kê quỹ do các chi nhánh nộp về.

• Kiểm tra các hồ sơ thanh toán qua ngân hàng và lập UNC các giao dịch chuyển tiền qua ngân hàng theo đề nghị đã phê duyệt

• Theo dõi, kiểm soát giao dịch phát sinh thu chi qua ngân hàng (Ngoại trừ giao dịch thẻ)

• Ghi nhận số tiền khách hàng thanh toán công nợ CH trên phần mềm kế toán

• Kiểm tra đối chiếu sổ phụ và sổ chi tiết các tài khoản ngân hàng

• Xác nhận số dư TK ngân hàng cuối kỳ

• Thực hiện các công việc xác minh, xác nhận với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng

Kế toán Công nợ NQTM – Bán buôn – DV cấp lẻ và thu chi TM

Kiểm tra hồ sơ và chứng từ thanh toán, lập phiếu thu, phiếu chi, hạch toán, cũng như kiểm tra và đối chiếu quỹ là những bước quan trọng để theo dõi tồn quỹ đúng quy định.

Theo dõi và kiểm soát công nợ cũng như giá bán đối với khách hàng mua hàng qua kênh NQTM, bán buôn và dịch vụ cấp lẻ là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

• Theo dõi, kiểm soát và quản lý công nợ NQTM, bán buôn, dịch vụ cấp lẻ tại VPXN theo đúng quy định

• Lập biên bản đối chiếu công nợ NQTM, bán buôn, kiểm soát, thu hồi biên bản đối chiếu và lập các báo cáo liên quan

• Theo dõi và kiểm soát các khoản công nợ được đảm bảo (ký quỹ, đặt cọc, bảo lãnh thanh toán…) của phương thức bán buôn, NQBL

• Kiểm tra và hạch toán các khoản thanh toán tiền điện thoại, internet theo định mức vào chi phí trong phần mềm kế toán

Kế toán Đầu tư XDCB, Vật tư

• Theo dõi, quản lý Đầu tư, sửa chữa TSCĐ tại các CHXD

• Theo dõi mua sắm, xuất dùng, tồn kho vật tư; lập báo cáo NXT và kiểm kê vật tư theo định kỳ

• Theo dõi, quản lý và hạch toán các tài khoản về phải trả nhà cung cấp về XDCB, Vật tư

• Thực hiện thủ tục liên quan đến công tác thanh lý TSCĐ

• Thực hiện liên hệ với cơ quan Thuế liên quan đến việc xác định tiền thuê đất tại các CHXD

Kế toán Thanh toán, thuế, TSCĐ và CCDC

• Theo dõi, mở thẻ, quản lý, hạch toán các tài khoản về TSCĐ, hao mòn TSCĐ và lập báo cáo liên quan

• Theo dõi tình hình mua sắm, hạch toán, kiểm tra theo dõi tình hình tăng giảm CCDC toàn XN

• Lập các báo cáo phân bổ CCDC, kiểm kê CCDC

• Theo dõi, hạch toán, đối chiếu và đôn đốc thu hồi các khoản công nợ tạm ứng nội bộ XN (ngoại trừ chi phí điện thoại, internet)

• Theo dõi, hạch toán và lập tờ khai thuế GTGT, BVMT

• Thống kê, truy xuất số liệu và làm việc với cơ quan Thuế liên đến thuế GTGT, thuế BVMT khi có yêu cầu

• Theo dõi, hạch toán, kiểm soát nộp tiền thuế đất/thuê đất phải nộp/đã nộp/còn nộp theo từng thông báo của cơ quan thuế

• Lập và báo cáo (công ty, cơ quan thuế) tình hình sử dụng hóa đơn GTGT tại XN

Thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng và lượng tồn kho của từng dãy ký hiệu HĐĐT, đồng thời đề nghị công ty đăng ký thông báo phát hành bổ sung số lượng HĐĐT kịp thời để phục vụ cho việc xuất bán hàng trên toàn XN.

• Hạch toán, theo dõi chi phí đầu tư, sữa chữa trong lĩnh vực tin học tự động hóa

• Theo dõi, xác định hiệu quả đầu tư khách hàng NQTM

Theo dõi và quản lý đầu tư cho khách hàng NQTM, bao gồm đầu tư TSCĐ và dấu hiệu thương mại Phối hợp với Phòng Kinh doanh Xăng dầu để thực hiện kiểm kê định kỳ và tổng hợp kết quả kiểm kê TSCĐ đầu tư ra bên ngoài XN.

• Thu/Chi tiền của khách hàng và CHXD theo phiếu thu/chi

• Đối chiếu thu, chi, tồn quỹ hằng ngày với KT tiền mặt

• Bảo quản tiền tồn quỹ tại XN

• Phối hợp kiểm kê tiền mặt theo quy định

1.6.3 Hình thức và chính sách kế toán đang áp dụng tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu – Công ty Xăng dầu Khu vực II hiện đang thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC cùng với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm các văn bản sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiện liên quan.

Niên độ kế toán: Năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm)

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu áp dụng hình thức kế toán máy kết hợp với hình thức kế toán Nhật biên Hình thức này là sự kết hợp giữa Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ, bao gồm nhiều loại sổ khác nhau.

Sổ nhật biên là tài liệu tổng hợp các chứng từ nhật biên được in từ máy tính, được đóng thành từng quyển lớn cho mỗi năm.

• Sổ nhật ký: Sổ theo dõi xuất bán, Sổ theo dõi chi phí, Sổ theo dõi vật tư,…

• Các loại sổ sách khác Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đơn vị tiền tệ được sử dụng khi ghi công tác kế toán và lập

BCTC là Việt Nam đồng (VND)

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: XN áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp trích khấu hao tài sản: XN áp dụng phương pháp đường thẳng Hạch toán hàng tồn kho: XN áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên

Tổ chức báo cáo: Theo thông tư TT200/2014/TT-BTC bao gồm:

• Bảng cân đối kế toán

• Báo cáo kết quả kinh doanh

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Thuyết minh báo cáo tài chính

Hệ thống tài khoản của Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu đã được điều chỉnh và áp dụng đồng nhất theo bảng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành Bên cạnh đó, dựa vào tình hình kinh doanh và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Xí nghiệp có thể mở thêm các tài khoản chi tiết khác.

Tài khoản tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu bao gồm 10 chữ số, được thống nhất trong toàn công ty, ví dụ như TK 1111000000 cho Tiền mặt VND, TK 1311300000 cho Phải thu khách hàng đại lý, và TK 1311800000 cho Phải thu khách hàng mặt bằng.

Trình tự ghi sổ kế toán

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán

Khi có chứng từ phát sinh, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm để kiểm tra độ chính xác và tính hợp lý Kế toán phụ trách từng phần hành sẽ chuyển số liệu đã nhập vào sổ nhật ký và các báo cáo kế toán, đồng thời thường xuyên đối chiếu số liệu giữa sổ nhật biên, sổ nhật ký và báo cáo kế toán Cuối tháng, số liệu từ các báo cáo kế toán được chuyển vào chứng từ kế toán nhật biên và sau đó vào sổ cái Tổng số phát sinh nợ và có của từng tài khoản trên sổ cái được sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh, từ đó kế toán sẽ lập báo cáo tài chính theo quy định.

Chứng từ kế toán nhật biên là những tờ chứng từ rời được đánh theo số thứ tự như:

• Số 1: Phản ánh chi tiết đến các chứng từ liên quan đến kế toán tiền mặt

• Số 2: Phản ánh chi tiết đến các chứng từ liên quan đến kế toán tiền gửi ngân hàng

• Số 4, 5 gồm các chứng từ khác nhau như:

+ Số 1: Về việc tiêu thụ xăng dầu

+ Số 2: Về việc nhập mua hóa chất

+ Số 6: Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán của xăng dầu

+ Số 10: Xử lý thừa, thiếu hàng, xuất hao hụt định mức…

Phần mềm kế toán đang sử dụng

Sơ đồ 1.4: Phần mềm kế toán sử dụng tại Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu – Công ty Xăng dầu Khu vực II

Chi tiết các phần hành kế toán của phần mềm:

Sổ chi tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bao gồm thông tin quan trọng như mã đơn vị công ty, ngày tháng hạch toán chứng từ và số tài khoản ngân hàng có phát sinh Các chứng từ được phân chia rõ ràng, bao gồm phiếu thu, phiếu chi và tài khoản được hạch toán, giúp cung cấp một hệ thống dễ dàng cho việc so sánh và đối chiếu thu – chi.

Sổ chi tiết công nợ phải thu và phải trả cung cấp thông tin quan trọng như mã đơn vị công ty, mã khách hàng (đại lý và bán lẻ) hoặc nhà cung cấp Tài liệu này ghi lại chi tiết số dư của khách hàng, giúp xác định chính xác số lượng hàng hóa mà khách hàng đã nhận và số tiền đã thanh toán cho công ty.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

Những vấn đề chung về vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của công ty, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vàng, bạc, đá quý và tiền đang chuyển Với tính thanh khoản cao, vốn bằng tiền thường được sử dụng cho các hoạt động thanh toán như trả lương, trả nợ vay, nộp thuế và thanh toán cho nhà cung cấp.

Vốn bằng tiền là tài sản lưu động quan trọng và nhạy cảm, dễ bị làm giả, vì vậy việc thiết lập kiểm soát nội bộ chặt chẽ là cần thiết cho mọi công ty.

2.1.2 Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền

2.1.2.1 Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu tiền

Về hoạt động thu tiền trực tiếp

• Cần nhận biết và làm rõ các chức năng bán hàng và thu tiền

• Trên các phiếu thu tiền phải được đánh số trước và các số đó bắt buộc phải liên tục theo thứ tự từng tờ phiếu

• Yêu cầu sử dụng công cụ giúp tính tiền và đưa lại chứng từ ghi nhận đã tính cho khách hàng

Cuối ngày, cần kiểm tra và đối chiếu tất cả các khoản tiền thu được trong sổ sách với số tiền mà nhân viên giữ và nộp lại.

• Lập báo cáo bán hàng theo từng ngày

Về hoạt động thu nợ của khách hàng

• Khi khách hàng đến nộp tiên thì phải có chứng từ chứng minh kèm theo như là phiếu thu, giấy nộp tiền, biên lai thu tiền,…

Khi thu tiền tại công ty khách hàng, cần đảm bảo mang theo đầy đủ giấy tờ như giấy giới thiệu của công ty và bảng đối chiếu công nợ.

Khi thu nhờ tiền hàng qua đường bưu điện, nhân viên cần thực hiện các công việc rõ ràng như lập hóa đơn, theo dõi công nợ, đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết, liệt kê séc và nộp cho ngân hàng, sau cùng là thu tiền.

2.1.2.2 Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động chi tiền

• Cần phải hạn chế tối đa dùng tiền mặt cho việc thanh toán, thay vào đó áp dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản)

• Lên kế hoạch chi tiết cho các thủ tục xét duyệt các khoản chi

• Sử dụng đúng chuẩn các nguyên tắc về ủy quyền cũng như phê chuẩn

• Hàng tháng phải tiến hành đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng.

Kế toán tiền mặt

Tiền mặt là khoản tiền được lưu trữ trong két của công ty, do thủ quỹ nắm giữ Tất cả các giao dịch liên quan đến thu, chi tiền mặt và việc cất giữ tiền mặt tại quỹ đều thuộc trách nhiệm của thủ quỹ.

Kế toán tiền mặt là công việc theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt tại quỹ, bao gồm việc chi tiền tạm ứng cho nhân viên, thanh toán các đề nghị đã được duyệt, và thu hồi tiền tạm ứng còn thừa Công việc này cũng yêu cầu theo dõi số dư quỹ hàng ngày để đảm bảo luôn có một khoản tiền nhất định, giúp linh hoạt trong chi tiêu hàng ngày.

2.2.2 Quy trình thu, chi bằng tiền mặt

• Kế toán tiền mặt tiếp nhận đề nghị thu, chi tiền mặt

+ Chứng từ đi kèm khi lập phiếu thu: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng,…

+ Chứng từ đi kèm khi lập phiếu chi: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, thông báo nộp tiền, hóa đơn, hợp đồng,…

Kế toán tiền mặt thực hiện việc đối chiếu các chứng từ liên quan và đề xuất thu, chi, đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ phê duyệt từ các cấp liên quan, sau đó trình lên Kế toán trưởng để phê duyệt.

• Kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại, đối chiếu và phê duyệt vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan khác

Kế toán tiền mặt sẽ gửi đề nghị thanh toán cho Giám đốc công ty để được ký duyệt Nếu đề nghị không hợp lý hoặc thiếu chứng từ liên quan, nó có thể bị từ chối để làm mới hoặc bổ sung.

• Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi Sau đó sẽ đưa phiếu thu, phiếu chi đã lập sang cho Kế toán trưởng ký duyệt

• Kế toán trưởng sau khi xem xét, đối chiếu lại một lần nữa sẽ ký duyệt vào phiếu thu, phiếu chi

Kế toán tiền mặt thực hiện việc thu và chi tiền Khi nhận phiếu thu hoặc phiếu chi do kế toán tiền mặt lập, thủ quỹ cần kiểm tra các chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của giao dịch.

+ Kiểm tra chính xác lại số tiền, nội dung, ngày tháng ghi trên phiếu thu, phiếu chi với các chứng từ liên quan

+ Kiểm tra số tiền thu, chi thật chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt

Người nộp hoặc nhận tiền cần ký tên vào phiếu thu hoặc phiếu chi Sau đó, thủ quỹ sẽ ký xác nhận, giao cho khách hàng một liên và tiến hành nhập liệu vào sổ quỹ.

+ Cuối cùng, thủ quỹ sẽ giao nộp 2 liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho kế toán tiền mặt

Kế toán tiền mặt sử dụng các chứng từ như sau

• Giấy đề nghị tạm ứng

• Giấy đề nghị thanh toán

• Bảng kê vàng, bạc, đá quý

• Bảng kiểm kê quỹ (Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng, bạc,…)

• Sổ chi tiết tiền mặt

Tài khoản 111 – Tiền mặt bao gồm tiền giấy Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý và ngân phiếu, được lưu trữ trong két của công ty để phục vụ cho việc chi tiền trực tiếp tại quỹ hàng ngày.

Theo khoản 2 điều 12 TT200/2014/TT-BTC , TK 111 – Tiền mặt có kết cấu như sau

• “Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ

• Sổ tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

• Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo

• Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo.”

• “Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ

• Sổ tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

• Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo.”

“Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.”

(Nguồn: Thông tư TT200/2014/TT-BTC)

Bảng 2.1: Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111 – Tiền mặt

TK 111 – Tiền mặt tồn tại 3 tài khoản cấp 2

• “TK 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.”

TK 1112 – Ngoại tệ phản ánh tình hình thu chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt, được quy đổi ra giá trị đồng Việt Nam.

• “TK 1113 – Vàng, tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp.”

Theo khoản 1 điều 12 TT200/2014/TT-BTC , TK 111 – Tiền mặt có nguyên tắc hạch toán như sau

Khoản tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ thực tế chỉ được phản ánh vào tài khoản 111 “Tiền mặt” khi có sự nhập, xuất hoặc tồn quỹ Đối với số tiền thu được và chuyển nộp ngay vào ngân hàng mà không qua quỹ tiền mặt, cần ghi vào bên Nợ tài khoản khác thay vì ghi vào bên Nợ tài khoản 111 “Tiền mặt”.

Các khoản tiền mặt mà doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được ghi nhận như các tài sản tiền tệ của doanh nghiệp.

Khi thực hiện nhập và xuất quỹ tiền mặt, cần có phiếu thu, phiếu chi cùng với chữ ký của người nhận, người giao và người có thẩm quyền theo quy định kế toán Trong một số trường hợp đặc biệt, cần kèm theo lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ.

Kế toán quỹ tiền mặt cần mở sổ kế toán và ghi chép liên tục hàng ngày các khoản thu, chi, xuất nhập quỹ tiền mặt và ngoại tệ, đồng thời tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm.

Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, bao gồm việc nhập và xuất quỹ Hàng ngày, thủ quỹ cần kiểm kê số tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ và sổ kế toán Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán và thủ quỹ sẽ tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý.

“Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Việt Nam đồng theo nguyên tắc:

Bên Nợ TK 1112 sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế, trong khi trường hợp rút ngoại tệ từ Ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122.

• Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.”

Vàng tiền tệ trong tài khoản này đại diện cho vàng dùng để cất trữ giá trị, không bao gồm vàng tồn kho dùng làm nguyên liệu sản xuất Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán tiền gửi ngân hàng là quá trình theo dõi các giao dịch liên quan đến hoạt động thu chi qua tài khoản ngân hàng, bao gồm việc rút tiền gửi để nhập quỹ tiền mặt và các khoản thanh toán từ khách hàng.

Cuối tháng, quý và năm, kế toán ngân hàng cần thực hiện việc đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để theo dõi, kiểm tra và xử lý kịp thời các chênh lệch phát sinh.

2.3.2 Quy trình chi bằng tiền gửi ngân hàng (chuyển khoản)

• Kế toán ngân hàng tiếp nhận đề nghị thu, chi tiền gửi ngân hàng

+ Chứng từ đi kèm khi lập ủy nhiệm chi: Giấy đề nghị thanh toán, thông báo nộp tiền, hóa đơn, hợp đồng,…

Kế toán ngân hàng cần đối chiếu các chứng từ liên quan và đề xuất chi tiêu, đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu, hợp lý và có sự chấp thuận của các cấp liên quan Sau đó, các chứng từ này sẽ được chuyển cho Kế toán trưởng để phê duyệt.

• Kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại, đối chiếu và phê duyệt vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan khác

Kế toán ngân hàng sẽ gửi đề nghị thanh toán cho Giám đốc công ty để được ký duyệt Nếu giấy đề nghị không hợp lý hoặc thiếu chứng từ liên quan, nó có thể bị từ chối và yêu cầu làm mới hoặc bổ sung.

• Kế toán ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi Sau đó sẽ chuyển ủy nhiệm chi đã lập sang cho Kế toán trưởng ký duyệt

• Kế toán trưởng sau khi xem xét, đối chiếu lại một lần nữa sẽ ký duyệt vào ủy nhiệm chi

TK 515 Đánh giá lại vàng tiền tệ (trường hợp phát sinh lãi) Đánh giá lại vàng tiền tệ (trường hợp phát sinh lỗ)

• Kế toán ngân hàng nộp ủy nhiệm chi đầy đủ chữ ký phê duyệt cho bên ngân hàng

Kế toán ngân hàng sử dụng các chứng từ sau

• Bảng sao kê của ngân hàng

• Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng, bạc và đá quý mà công ty sở hữu Số tài sản này được công ty gửi tại ngân hàng nơi mở tài khoản để thực hiện giao dịch.

Theo khoản 2 điều 13 TT200/2014/TT-BTC , TK 112 – Tiền gửi ngân hàng có kết cấu như sau

• “Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào ngân hàng

(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với

• Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo.”

• “Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ rút ra từ vào ngân hàng

Chênh lệch tỷ giá hối đoái xảy ra khi số dư ngoại tệ được đánh giá lại tại thời điểm báo cáo, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Việt Nam đồng.

• Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo.”

“Số dư bên Nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện còn gửi tại ngân hàng tại thời điểm báo cáo.”

Bảng 2.2: Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng

TK 112 – Tiền gửi ngân hàng tồn tại 3 tài khoản cấp 2

• “TK 1121 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng Việt Nam đồng.”

TK 1122 – Ngoại tệ: Ghi nhận số tiền gửi, rút ra và số dư hiện tại tại ngân hàng bằng các loại ngoại tệ đã được quy đổi sang Việt Nam đồng.

• “TK 1123 – Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ của doanh nghiệp đang gửi tại ngân hàng tại thời điểm báo cáo.”

Theo khoản 1 điều 13 TT200/2014/TT-BTC , TK 112 – Tiền gửi ngân hàng có nguyên tắc hạch toán như sau

Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán, chứng từ gốc và chứng từ ngân hàng, doanh nghiệp phải thông báo cho ngân hàng để xác minh và xử lý Nếu đến cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch, kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên Giấy báo nợ, báo có hoặc Bản sao kê, và ghi số chênh lệch (nếu có) vào bên Nợ TK.

Khi số liệu kế toán lớn hơn số liệu ngân hàng, ghi vào bên Có TK 138 “Phải thu khác” (1388) Ngược lại, nếu số liệu kế toán nhỏ hơn số liệu ngân hàng, ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) Vào tháng sau, cần tiếp tục kiểm tra, đối chiếu và xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.

Doanh nghiệp có các bộ phận không tổ chức kế toán riêng có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc tài khoản thanh toán để thuận tiện cho giao dịch Kế toán cần mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi, bao gồm Việt Nam đồng và các ngoại tệ khác.

“Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.”

“Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng.”

“Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Việt Nam đồng theo nguyên tắc:

Bên Nợ TK 1122 sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế Đối với trường hợp rút quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ gửi vào ngân hàng, cần quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 1112.

• Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ Bình quân gia quyền

Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tuân theo hướng dẫn tại phần tài khoản 413, liên quan đến chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản liên quan.

Vàng tiền tệ trong tài khoản này được sử dụng để cất trữ giá trị, không bao gồm vàng tồn kho dùng làm nguyên liệu sản xuất Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ.

Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Nếu doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngoại tệ tại các ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua không chênh lệch đáng kể, doanh nghiệp có thể chọn tỷ giá mua của một trong các ngân hàng đó làm căn cứ để đánh giá lại.

Kế toán tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển là số tiền mà công ty đã nộp vào ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước, hoặc đã thực hiện thủ tục chuyển tiền cho nhà cung cấp, khách hàng, nhưng chưa nhận được Giấy báo có, Bảng sao kê của ngân hàng hoặc Giấy báo có của kho bạc vào ngày khóa sổ, theo Điều 14, Thông tư số 200/2014/TT-BTC.

Theo khoản 1 điều 14 TT200/2014/TT-BTC , quy trình thanh toán tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ trong các trường hợp sau đây

Thu tiền xong đem gửi ngay vào ngân hàng

Kế toán thanh toán thực hiện lệnh chi tiền cho các bên như nhà cung cấp và khách hàng, nhưng thường lập lệnh ngoài giờ làm việc của ngân hàng hoặc vào các ngày nghỉ cuối tuần Do đó, mặc dù tiền đã được báo chuyển thành công, bên nhận tiền sẽ chưa nhận được khoản tiền đó ngay lập tức.

Khi kế toán nộp tiền mặt vào ngân hàng hoặc khách hàng chuyển tiền ký cược, ký quỹ ngoài giờ làm việc của ngân hàng hoặc vào thứ bảy, chủ nhật, khoản tiền đó sẽ phải chờ đến ngày làm việc tiếp theo để người nhận có thể nhận được.

Trả tiền cho công ty khác qua đường bưu điện

TK 515 Đánh giá lại vàng tiền tệ (trường hợp phát sinh lãi) Đánh giá lại vàng tiền tệ (trường hợp phát sinh lỗ)

Các chứng từ được sử dụng cho tiền đang chuyển bao gồm

Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển ghi nhận số tiền mà công ty đã chi nhưng chưa nhận được Giấy báo có hoặc Bảng sao kê từ ngân hàng tính đến ngày khóa sổ.

Theo khoản 2 điều 14 TT200/2014/TT-BTC , TK 113 – Tiền đang chuyển có kết cấu như sau

Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ đã được nộp vào ngân hàng hoặc gửi qua bưu điện để chuyển vào ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo có.

• Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền đang chuyển tại thời điểm báo cáo.”

• “Số tiền kết chuyển vào TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản có liên quan

• Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền đang chuyển tại thời điểm báo cáo.”

“Số dư bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển tại thời điểm báo cáo.”

Bảng 2.3: Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển

TK 113 – Tiền đang chuyển tồn tại 2 tài khoản cấp 2

• “TK 1131 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển.”

• “TK 1132 – Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển.”

Theo khoản 1 điều 14 TT200/2014/TT-BTC , TK 113 – Tiền đang chuyển có nguyên tắc hạch toán như sau

“Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau:

• Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng

• Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho doanh nghiệp khác

• Thu tiền bán hàng chuyển thẳng vào kho bạc để nộp thuế (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc Nhà nước).”

2.4.6 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu

2.4.6.1 Kế toán tiền đang chuyển là đồng Việt Nam

Sơ đồ 2.7: Sơ đồ các nghiệp vụ phát sinh của TK 1131 – Tiền đang chuyển (VND)

Thu nợ khách hàng nộp thẳng vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có

Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có

TK 413 Đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (chênh lệch tăng)

TK 112 Nhận được giấy báo Có của ngân hàng về số tiền đã gửi vào ngân hàng

TK 413 Đánh giá lại số dư ngoại tệ tài thời điểm báo cáo (chênh lệch giảm)

DT bán hàng, thu nhập khác nộp thẳng vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có

Nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về số tiền đã trả cho người bán

Chuyển tiền gửi ngân hàng trả nợ nhưng chưa nhận được giấy báo Có

2.4.6.2 Kế toán tiền đang chuyển là ngoại tệ

Sơ đồ 2.8: Sơ đồ các nghiệp vụ phát sinh của TK 1132 – Tiền đang chuyển (Ngoại tệ)