Viết quy trình kiểm soát hồ sơ tại công ty sữa iwio

1. MỤC ĐÍCH Quy trình này được quy định cách thức tạo lập, lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ hồ sơ thuộc hệ thống ISO 9001:2015, nhằm đảm bảo rằng các hồ sơ luôn rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử dụng và xác định thời gian lưu trữ cũng như kiểm soát việc hủy bỏ hồ sơ không cần thiết sử dụng. 2. PHẠM VI Quy trình này được áp dụng đối với tất cả các phòng ban, bộ phận tại Nhà máy đối với việc thiết lập, sử dụng, lưu trữ và kiểm soát hồ sơ trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống các tiêu chuẩn ISO 9001:2015. 3. THAM KHẢO ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng và các yêu cầu, các tài liệu khác. 4. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1.1. Định nghĩa Hồ sơ: chỉ công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện, đặc biệt cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác định về hàng động phòng ngừa. Hồ sơ là dạng tài liệu đặc biệt. Lập hồ sơ: bao gồm các quá trình lập danh mục, ký hiệu mã hồ sơnhãn hồ sơ, mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan trọng quá trình theo dõi, giải quyết công việc. Hoạt động lưu trữ: là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quân, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Bảng thời hạn bảo quản: là bảng kê có hệ thống các hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.

SIDA school

RECORD CONTROL PROCEDURE

Effective date 08.06.2009 Page

1 MỤC ĐÍCH

Quy trình này được quy định cách thức tạo lập, lưu trữ, bảo quản và hủy bỏ hồ sơ thuộc hệ thống ISO 9001:2015, nhằm đảm bảo rằng các hồ sơ luôn rõ ràng, dễ nhận biết,

dễ sử dụng và xác định thời gian lưu trữ cũng như kiểm soát việc hủy bỏ hồ sơ không cần thiết sử dụng

2 PHẠM VI

Quy trình này được áp dụng đối với tất cả các phòng ban, bộ phận tại Nhà máy đối với việc thiết lập, sử dụng, lưu trữ và kiểm soát hồ sơ trong quá trình xây dựng và áp dụng

hệ thống các tiêu chuẩn ISO 9001:2015

3 THAM KHẢO

ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng và các yêu cầu, các tài liệu khác

4 ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

4.1.1 Định nghĩa

-Hồ sơ: chỉ công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện, đặc biệt cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác định về hàng động phòng ngừa Hồ sơ là dạng tài liệu đặc biệt

- Lập hồ sơ: bao gồm các quá trình lập danh mục, ký hiệu mã hồ sơ/nhãn hồ sơ, mở

hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu có liên quan trọng quá trình theo dõi, giải quyết công việc

- Hoạt động lưu trữ: là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quân, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Bảng thời hạn bảo quản: là bảng kê có hệ thống các hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản

1

4.1.2 Từ viết tắt

STT Ký hiệu viết tắt Nghĩa từ viết tắt

1 MTCL Mục tiêu chất lượng

6 ISO Tiêu chuẩn hóa quốc tế

5 Nội dung

5.1 Lập hồ sơ

5.1.1 Lập danh mục hồ sơ

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kết quả thực hiện các hoạt động được phân công, các đơn vị lập danh mục hồ sơ công việc

- Nếu trong quá trình công tác có phát sinh/thay đổi nội dung trong danh mục hồ sơ, người được phân công kiểm soát hồ sơ có nhiệm vụ cập nhập bổ sung vào danh mục hồ sơ

5.1.1.2 Mở hồ sơ

Căn cứ vào danh mục hồ sơ ở trên, nhân viên được phân công của các phòng:

- Sử dụng các loại cặp/ bìa hồ sơ/kẹp còng, … thích hợp để lưu hồ sơ

- Mỗi hồ sơ phải ghi rõ mã hiệu và tên hồ sơ theo qui định như sau:

HỒ SƠ

Hoặc có thể ghi năm theo bắt đầu phát sinh tài liệu/ hồ sơ

HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

5.1.1.3 Sắp xếp hồ sơ

- Sau khi kết thúc công việc, hồ sơ trước khi đưa vào File lưu trữ, người quản lý

hồ sơ phải cập nhật số thứ tự theo mục 5.1.1.2, kiểm tra các dữ liệu trong từng hồ sơ: nếu

thiếu phải bổ sung, thừa hoặc không có giá trị thì loại bỏ

- Hồ sơ trong mỗi bộ được sắp xếp sao cho đảm bảo rằng:

o Theo thời gian thực hiện và cập nhật công việc hoặc mối quan hệ liên đới lẫn nhau

3.2 Kiểm soát hồ sơ

3.2.1 Nhận biết

- Hồ sơ được lưu giữ tại nơi lưu trữ do người quản lý lưu trữ lập các dấu hiệu nhận biết thích hợp

3.2.2 Bảo quản

- Các hồ sơ phải lưu giữ, bảo quản đảm bảo an toàn, tránh các yếu tố có thể gây

hư hỏng như mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng của hoá chất

- Tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và thể loại hồ sơ (giấy cứng, tranh ảnh, …), các đơn vị phải xác định cách thức bảo quản thích hợp

- Khi có nhu cầu về điều kiện bảo quản phải trình kịp thời yêu cầu lên lãnh đạo

sở để giải quyết

- Trong quá trình bảo quản, các phòng phải phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý Khi phát hiện bất kỳ sự mất mát/hư hỏng/nguy cơ xảy ra các vấn

đề trên phải kịp thời báo cáo Phụ trách đơn vị có nhiệm vụ xem xét cách thức ngăn ngừa,

xử lý thích hợp trong phạm vi quyền hạn của mình và xin ý kiến lãnh đạo sở khi cần

3.2.3 Bảo mật

- Tuỳ thuộc tính chất quan trọng của các dữ liệu trong hồ sơ, lãnh đạo qui định mức độ bảo mật các loại hồ sơ, các trưởng đơn vị triển khai thực hiện và qui định bổ sung chi tiết (nếu cần) nhưng không được trái với qui định

- Tương ứng với mức độ bảo mật, lãnh đạo sở quy định tổ chức việc bảo quản, lưu trữ thích hợp

- Nghiêm cấm việc tiêu huỷ, làm hư hại tài liệu lưu trữ của đơn vị và của Sở khi chưa có ý kiến của lãnh đạo

3.2.4 Sử dụng

- Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích và phạm vi quyền hạn

- Mọi người khi sử dụng hồ sơ phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, tránh làm mất mát, hư hỏng và gây xáo trộn việc sắp xếp các hồ sơ

3

- Đối với hồ sơ thông thường (không thuộc hồ sơ mật), các cá nhân khi sử dụng phải đảm bảo sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí lấy ra Hồ sơ mật phải có sự đồng ý của người

có thẩm quyền

- Khi các đơn vị này có nhu cầu sử dụng hồ sơ đơn vị khác phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền quản lý hồ sơ

- Việc mượn, trả hồ sơ phải giao phải đảm bảo kiểm tra tính đầy đủ, chính xác lúc mượn cũng như lúc trả

3.2.5 Thời gian lưu trữ

Quy định trong danh mục bảo quản hồ sơ

3.3 Quản lý hồ sơ điện tử

 Với hồ sơ điện tử, các đơn vị phải quản lý theo quy định sau:

o Lập thư mục cho từng loại hồ sơ cụ thể, đảm bảo việc sắp xếp sao cho dễ tìm kiếm

và sử dụng,

o Phân công người quản lý cụ thể

o Các hồ sơ mang tính bảo mật phải có mật khẩu (Password) do người quản lý, người có trách nhiệm biết

o Không được phép sao chép hồ sơ nếu chưa được sự đồng ý của người quản lý hoặc người có thẩm quyền

o Tuỳ thuộc khả năng bảo quản và mức độ quan trọng của từng hồ sơ, phụ trách đơn

vị quyết định việc sao lưu bản phụ trợ (back-up) và qui định định kỳ kiểm tra dữ liệu lưu

5 MÔ TẢ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ

ư

Xem xét phê duyệt, thanh tra, kiểm tra, quyết định

Tiến trình mô tả

STT Bước

công việc Nội dung công việc Người thựchiện Kết quả thực hiện

1 Lập Biểu

mẫu danh

mục hồ sơ

Lập danh mục hồ sơ được gồm các thông tin: Số thứ tự, tên hồ sơ, mã hoá hồ sơ, các thông tin liên quan khác theo biểu mẫu BM01

Cán bộ kiểm soát - Danh mục biểu mẫu hồ sơ

2 Tiếp nhận

hồ sơ Nhận hồ sơ từ người bàn giao hồ sơ Cán bộ kiểm soát

3 Phân loại

hồ sơ Phân loại hồ sơ gồm: Các hồ sơ minh chứng thực hiện

MTCL, hồ sơ minh chứng cho việc thực hiện các TT, QT, hoặc hồ sơ minh chứng cho việc thực hiện các nội dung khác

Cán bộ kiểm soát - Danh mục hồ sơ phải được

cập nhật thường xuyên

4 Cập nhật

doanh

mục

bảng kê có hệ thống kèm theo

ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định

Cán bộ kiểm soát

5 Ghi thông

tin hồ sơ Ghi các thông tin gồm: Số thứtự vách ngăn, tên hồ sơ, mã

hoá hồ sơ, thời gian lưu trong Biểu mẫu 01

Cán bộ kiểm soát Hồ sơ

6 Lưu hồ sơ Lưu hồ sơ đúng vị trí trong

thông tin lưu hồ sơ Cán bộ kiểm soát - Hồ sơ được đặt đúng vị trí

theo quy định

7 Kiểm tra Kiểm tra thời gian hiệu lực

của hồ sơ Trưởng đơn vị - Hồ sơ còn hiệu lực hoặc

còn giá trị sử dụng

8 Lập danh sách huỷ Lập danh sách huỷ hồ sơ theo biểu mẫu BM02 Cán bộ kiểm soát Danh sách hồ sơ được huỷ

9 Đề nghị

huỷ hồ sơ Huỷ hồ sơ khi hết thời gian lưu trữ Cán bộ kiểm soát - Đề nghị huỷ hồ sơ

10 Xem xét Kiểm tra các thông tin của hồ

sơ Nếu trong trường hợp đặc biệt cần lưu trữ thêm thời gian, yêu cầu tiếp tục lưu hồ sơ; trong trường hợp hồ sơ hết giá trị sử dụng, duyệt huỷ hồ

Trưởng đơn vị Quyết định của lãnh đạo đơn vị

về việc huỷ hồ sơ

Kiểm tra

Lập danh sách hồ

sơ hủy

Đề nghị hủy hồ sơ

Kiểm tra

No

yes

Lập biểu mẫu hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ

Phân loại hồ sơ

Cập nhật danh mục

Ghi thông tin hồ sơ

Lưu hồ sơ

No

Yes

6 DANH MỤC HỒ SƠ

SIDA SIDA school

Code

RECORD CONTROL

Mụ

c Tên hồ sơ Nơi lưu

Hình thức lưu

Thời gian lưu

Hình thức huỷ

1 Danh mục bảo quản hồ sơ

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Thang do Likert đánh giá tần xuất xuất hiện từ 1 đến 5 từ :1(không bao giờ xuất hiện ) ,2(ít xuất hiện) ,3(xuất hiện) , 4 ( xuất hiện nhiều ) ,5 ( luôn luôn xuất hiện)

Mức độ quan trọng cũng được đánh giá bằng thang đo Likert đánh mức độ quan trọng từ 1đến 5 từ : 1 (không quan trọng), 2 (ít quan trọng), 3 (quan trọng), 4 ( rất quan trọng ), 5 (đặt biệt quan trọng)

Đánh giá rủi ro được tính bằng tần xuất xuất hiện x mức độ quan trọng được đánh giá

bằng thang đo từ 1 đến 25: từ 1→5 ( rất ít rủi ro ), 6→10 (ít rủi ro), 11→15(rủi ro),

16→20(rủi ro cao), 21→25(rủi ro rất cao)

XUẤT XUẤT HIỆN

MỨC ĐỘ QUAN TRỌNG

ĐÁNH GIÁ RỦI RO

HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

PHÒNG NGỪA

1 Hồ sơ bị rách, ướt 3 5 15 Cung cấp lại hồ sơ rách,

ướt Chú ý đến những thứlàm hư hao đến hồ sơ

và đặt nó tránh xa hồ sơ

2 Hồ sơ bị mất, thất

lạc

2 3 6 Lưu trữ vào file và ghi

chép số liệu hồ sơ 1 cách đầu đủ

Đặt mã số cho hồ sơ

hồ sơ ở phòng ban nào thì phòng ban đó chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản

3 Hồ sơ bị cháy, nổ 2 2 4 Tra số liệu, kiểm lại những

thiệt hại và tìm những hồ

sơ (khôi phục)

Tranh bị thiết bị chữa cháy khi cần thiết Xắp xếp gọn gàng Chuẩn bị cho tường hợp xấu nhất

Lưu trữ tài liệu trong file

8 BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM

Record List

Biểu mẫu 01

Minutes of meeting

Biểu mẫu 02

7

IWIO Vietnam Co.,

Ltd

Factory

DOCUMEN

FORMATTED FORM

MODIFICATION HISTORY

Effective date Page

1 Sửa đổi hồ sơ

Effective

Date

Registration Code (Revision)

Modified Contents

of Form

Srarting Date

Person in charge of revisio n

Departme

nt Head Signature

Giấy đề nghị hủy hồ sơ

GIẤY ĐỀ NGHỊ HỦY HỒ SƠ

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…., tại:···

Chúng tôi gồm: ···Chức danh:···

···Chức danh:···

Kính đề nghị:··· ·cho phép hủy các loại hồ sơ sau: stt Tên hồ sơ Mã hồ sơ Phương pháp hủy:···

Lý do:···

···

···

Ngày ….,Tháng …., Năm 20….

TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI ĐỀ NGHỊ

Họ và Tên

9

Phiếu hủy hồ sơ:

PHIẾU HỦY HỒ SƠ

tt Tên hồ sơ Ngày hủy Lý do

hủy

Người hủy

Hình thức hủy

2

3

4

5

6

7

8

9

10

…

Thay đổi và kiểm soát việc phân phối tài liệu:

THAY ĐỔI VÀ KIỂM SOÁT VIỆC

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

Effectiv

e Date

Registration Code (Revision)

Modified

Date

Distributed Place &

Receiving Signature

Withdra

Date

11

200

9

distributed )

06.06.20 09

IS GA PR QC BO BM UC

IS GA PR QC BO BM UC

IS GA PR QC BO BM UC