Đánh giá thực trạng công tác đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu của công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ fsi tại dự án bình thuận

HỒ CHÍ MINH TP.HCM, Tháng 12 năm 2022 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU NHẬP LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI TẠI DỰ ÁN BÌNH

S K L 0 0 8 9 8 3

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 12/2022

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU NHẬP LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ FSI TẠI DỰ ÁN BÌNH THUẬN

GVHD: Th.S TÔ TRẦN LAM GIANG SVTH: NGUYỄN THỊ XUÂN SON

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

TP.HCM, Tháng 12 năm 2022

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU NHẬP LIỆU CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ FSI TẠI DỰ ÁN BÌNH THUẬN

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tp HCM, ngày 01 tháng 12 năm 2022 Giảng viên hướng dẫn

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tp HCM, ngày 01 tháng 12 năm 2022

Giảng viên phản biện

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ FSI đã cho em cơ hội có một kỳ thực tập hữu ích và đáng nhớ tại công ty Cảm ơn chị Lê Nguyễn Thu Quyên (QA phòng TKDA) cùng với các anh chị thuộc Phòng Triển Khai Dự Án Số Hóa đã nhiệt tình giúp đỡ, hỗ trợ và hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Tiếp theo, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô Khoa Kinh tế Trường Đại học Sư Phạm Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh Thầy, cô đã giảng dạy, truyền đạt cho

em những kiến thức hữu ích và đó sẽ là nền tảng để em có thể phát triển hơn nữa trong tương lai Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Tô Trần Lam Giang, cô đã hướng dẫn, chỉ dẫn em nhiệt tình trong suốt quá trình em thực hiện bài báo cáo khóa luận của mình

Nhờ có sự hướng dẫn, hỗ trợ của các thầy cô và anh chị trong công ty mà em mới có thể hoàn thành bài báo cáo khóa luận của mình Tuy nhiên, do kiến thức và kinh nghiệm vẫn còn hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót, em rất mong sẽ nhận được sự góp ý và đánh giá để có thể hoàn thiện tốt hơn bài khóa luận của mình

Em xin chân thành cảm ơn

Tp HCM, ngày 01 tháng 12 năm 2022

Sinh viên

Nguyễn Thị Xuân Son

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Một vài sản phẩm máy scan công ty đang phân phối 7

Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty FSI giai đoạn 2019-2021 9

Bảng 3.1: Tổng khối lượng tài liệu cần nhập ở khu vực Bình Thuận 18

Bảng 3.2: Tổng khối lượng các trường hợp nhập liệu 19

Bảng 3.3: Bảng mô tả các giai đoạn thực hiện của dự án 22

Bảng 3.4: Bảng yêu cầu kiểm soát chất lượng đầu vào 28

Bảng 3.5: Bảng thống kê tỷ lệ lỗi nhập liệu ở các giai đoạn 35

Bảng 3.6: Bảng thống kê tỷ lệ lỗi nhập liệu ở các giai đoạn 36

Bảng 4.1: Bảng thống kê tỷ lệ lỗi và số lần xuất hiện của lỗi 41

Bảng 4.2: Kết quả kiểm tra dữ liệu lần 3 của 10 địa phương ở Bình Thuận 49

Bảng 4.3: Chi tiết quy trình thuê thầu phụ 52

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Logo của công ty năm 2022 4

Hình 1.2: Giá trị cốt lõi của công ty 6

Hình 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức chi nhánh Tp.HCM 9

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức thực hiện dự án 19

Hình 3.2: Sơ đồ quy trình triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch 21

Hình 3.3: Quy trình thực hiện đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu 31

Hình 3.4: Quy trình đảm bảo chất lượng dự án 32

Hình 3.5: Mẫu báo cáo QA ngày 33

Hình 3.6: Mẫu báo cáo QA tuần 33

Hình 4.1: Biểu đồ Pareto các loại sai lệch 41

Hình 4.2: Sơ đồ nhân quả các yếu tố gây ra sai lệch dữ liệu 42

Hình 4.3: Lưu đồ quy trình thuê nhà thầu phụ 51

MỤC LỤC

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN ii

LỜI CẢM ƠN iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC HÌNH vi

MỤC LỤC vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục của khóa luận 2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI 4

1.1 Giới thiệu chung về Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI 4

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 4

1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi 5

1.4Lĩnh vực hoạt động 6

1.5 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát triển Công Nghệ FSI 9

1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2019-2021 9

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CHẤT LƯỢNG 11

2.1 Chất lượng 11

2.2 Quản lý chất lượng 12

2.3 Các phương pháp và công cụ hỗ trợ kiểm soát chất lượng 13

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU NHẬP LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI TẠI DỰ ÁN BÌNH THUẬN 17

3.1 Thực trạng triển khai và công tác đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu của dự

án số hoá sổ hộ tịch khu vực tỉnh Bình Thuận 17

3.1.1 Thực trạng triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch khu vực tỉnh Bình Thuận 21

3.1.2 Các yêu cầu đối với quá trình đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu của dự án số hóa sổ hộ tịch khu vực tỉnh Bình Thuận 28

3.1.3 Thực trạng đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu của dự án số hóa sổ hộ tịch khu vực tỉnh Bình Thuận 30

3.2 Đánh giá công tác đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu tại Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển công nghệ FSI 38

3.2.1 Những điểm phù hợp 38

3.2.2 Một số hạn chế 38

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU NHẬP LIỆU TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI 40

4.1 Đề xuất giải pháp ứng dụng các công cụ kiểm soát chất lượng để giải quyết các vấn đề gây phát sinh lỗi 40

4.2 Đề xuất giải pháp hạn chế lỗi phát sinh 44

4.2.1 Nguyên liệu 44

4.2.2 Con người 44

4.2.3 Máy móc, thiết bị 46

4.2.4 Phương pháp 47

4.3 Đề xuất quy trình lựa chọn thuê nhà thầu nhập liệu 49

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

PHỤ LỤC 65

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Trong xu thế toàn cầu hóa của nền kinh tế thế giới như hiện nay, sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt (Rusten and Bryson, 2009) Đây chính là thách thức to lớn, nhưng nó cũng là cơ hội cho mỗi doanh nghiệp, họ phải đối mặt với sự cạnh tranh không chỉ trong nước mà còn từ thị trường quốc tế Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường thì phải nâng cao sự cạnh tranh, điều này chỉ có được khi chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao (Chen, Wen-Jung,

trình kiểm tra chất lượng rất kỹ lưỡng trong từng bước thực hiện Đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm thì sản phẩm của công ty sẽ được tin dùng và ngày càng nâng cao uy tín của doanh nghiệp

Là một trong những công ty dẫn đầu trên lĩnh vực số hóa tại Việt Nam, việc đảm bảo chất lượng dữ liệu là vô cùng cần thiết đối với Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI, điều này quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Đối với các dự án số hóa dữ liệu của công ty, chỉ cần một vài sai sót nhỏ có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng của cả dự án, nguy hiểm hơn là thông tin của khách hàng có thể bị sai lệch so với thực tế hoặc có thể bị rò rỉ ra bên ngoài và gây bất lợi cho khách hàng lẫn công ty Đối với khách hàng, họ có thể gặp phải các vấn đề rắc rối

về thủ tục giấy tờ trong tương lai khi thông tin bị sai lệch, đồng thời các thông tin cá nhân bị rò rỉ sẽ khiến cho họ bị xâm phạm quyền riêng tư, bị đánh cắp thông tin cho mục đích xấu Về phía công ty, chất lượng dữ liệu của dự án không đảm bảo khiến uy tín của công ty bị giảm sút, thậm chí còn phải chịu trách nhiệm pháp lý trước các hậu quả trên Vì vậy, Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI luôn chú trọng đến việc đảm bảo chất lượng dữ liệu mà công ty chịu trách nhiệm thi công thực hiện ngay từ những bước nhập dữ liệu đầu tiên Việc nhập dữ liệu sẽ được công ty thuê bên thứ ba (nhà thầu) thực hiện, sau khi nhà thầu hoàn thành quá trình nhập liệu

sẽ chuyển giao dữ liệu cho bộ phận quản lý dự án kiểm tra và rà soát Để đảm bảo được chất lượng dữ liệu, FSI đã ký kết các cam kết chứa các điều khoản về tỷ lệ sai lệch cho phép, bảo mật an toàn an ninh thông tin cùng với các yêu cầu về máy móc

thiết bị với nhà thầu nhập liệu cùng các nhân sự thực hiện dự án Đồng thời, công ty luôn theo dõi sát sao quá trình nhập liệu của nhà thầu để dữ liệu đầu vào đạt được chất lượng tốt nhất Tuy nhiên, trong quá trình nhập liệu vẫn không tránh khỏi việc xuất hiện những khó khăn, những điểm chưa phù hợp làm ảnh hưởng đến chất lượng của dữ liệu

Vì vậy, tác giả đã quyết định lựa chọn đề tài “Đánh giá thực trạng chất lượng dữ liệu nhập liệu của Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI” với mong muốn đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng dữ liệu đầu

ra của các dự án

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu và phân tích quy trình đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu tại Công ty

CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI

- Chỉ ra các vấn đề còn thiếu sót ở quy trình thực hiện đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện để dữ liệu đầu ra đạt chất lượng tốt hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động nhập liệu, đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu và dữ liệu

Phạm vi nghiên cứu: Bộ phận Triển Khai Dự Án và nhà thầu phụ trách nhập liệu dự

án Bình Thuận của Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI Thời gian: Dữ liệu được tác giả thu thập từ năm 2018 đến tháng 08 năm 2022

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập dữ liệu:

- Tác giảm tham gia trực tiếp vào quá trình kiểm tra chất lượng dữ liệu, thu thập và ghi nhận lại các dữ liệu cần thiết thông qua các công cụ phiếu kiểm tra tình trạng lỗi

- Thu thập và chọn lọc các dữ liệu, thông tin của công ty, các bài báo và sản phẩm của công ty

5 Bố cục của khóa luận

Khóa luận bao gồm 4 chương Chương 1 giới thiệu sơ lược về công ty Cổ phần Đầu

tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI Chương 2 trình bày phần cơ sở lý thuyết của khóa luận Chương 3 mô tả thực trạng công tác đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập

liệu của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI tại dự án Bình Thuận Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu của Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI được trình bày chi tiết trong chương 4

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CP ĐẦU TƯ

THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI

1.1 Giới thiệu chung về Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI

Tên công ty: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI

Tên tiếng anh: FSI TECHNOLOGY DEVELOPMENT AND TRADING INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

Logo của công ty:

Hình 1.1: Logo của công ty năm 2022

Nguồn: Phòng HCNS

Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài nhà nước

Trụ sở chính: Tầng 5A, Tòa nhà Lâm Viên, 107A Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

Trụ sở chi nhánh: Tầng 9, Tòa nhà Lottery Tower, Số 77 Trần Nhân Tôn, Phường 9, Quận 5, Hồ Chí Minh

Website: https://fsivietnam.com.vn/

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 2007: thành lập Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát Triển Công nghệ FSI tại trụ sở Hà Nội

- Năm 2009: trở thành đại lý phân phối chính thức các thương hiệu máy scan nổi tiếng uy tín hàng đầu trên thế giới như Canon, HP, Gold Partner, Kodak

- Năm 2012: trở thành nhà phân phối độc quyền máy scan Plustek (Đức)

- Năm 2014: trở thành nhà phân phối độc quyền của hai thương hiệu máy scan khổ lớn Rowe và máy scan robot SMA (Đức) Đồng thời đạt được chứng nhận ANTT ISO/IEC 27001:2013

- Năm 2015: đạt top 50 Doanh nghiệp tiêu biểu Hà Nội vàng Trở thành nhà phân phối độc quyền máy scan 3D LMI (Canada), chính thức thành lập chi nhánh văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh

- Năm 2016-2018: đạt chứng nhận ISO 9001:2015 – Vương quốc Anh

- Năm 2019 – 2022: nằm trong top 10 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu tại Việt Nam

do do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) công nhận Top

10 Công ty Công nghệ cung cấp dịch vụ, giải pháp phần mềm và tích hợp hệ thống

2021 do Công ty Cổ phần Báo cáo Đánh giá Việt Nam (Vietnam Report JSC) trao tặng

1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi

Tầm nhìn: FSI cố gắng nỗ lực, phấn đấu để đến năm 2023 có thể trở thành nhà

cung cấp giải pháp chuyển đổi số top 10 Đông Nam Á

Sứ mệnh: Áp dụng phương châm không ngừng đổi mới và sáng tạo các giải pháp

công nghệ mang Đẳng cấp quốc tế góp phần giúp các tổ chức, doanh nghiệp Việt và đất nước phát triển vươn tầm Quốc tế

Giá trị cốt lõi: FSI hướng đến xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp,

đoàn kết và cởi mở, tạo cơ hội cho tất cả thành viên được phát triển kỹ năng chuyên môn cũng như hoàn thiện bản thân Bên cạnh đó, công ty cũng luôn tận tâm, hết lòng

vì lợi ích, mục tiêu và sự thành công của khách hàng

Hình 1.2: Giá trị cốt lõi của công ty

Nguồn: Phòng HCNS

1.4 Lĩnh vực hoạt động

Hoạt động của FSI được chia thành 4 nhóm chính bao gồm cung ứng các sản phẩm dịch vụ về công nghệ số, giải pháp số và phần mềm, tích hợp hệ thống và dịch vụ kỹ thuật và cho thuê và phân phối máy scan với các quy mô khác nhau Một số sản phẩm

và dịch vụ tiêu biểu:

- Sản phẩm, dịch vụ: Dịch vụ tư vấn và đào tạo Chuyển đổi số, dịch vụ tư vấn kiến trúc và hệ thống ứng dụng, hạ tầng CNTT, dịch vụ chỉnh lý tài liệu

- Cung ứng Phần mềm và các giải pháp công nghệ: Phần mềm số hóa tài liệu

D-IONE, Phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-D-IONE, Phần mềm lưu trữ và

xử lý dữ liệu lớn Vlake, Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), chữ in và bóc tách thông tin IONE

- Tích hợp hệ thống và dịch vụ kỹ thuật: Hạ tầng trung tâm dữ liệu (DC&DR), hạ

tầng mạng và máy chủ, Hạ tầng bảo mật an toàn thông tin, Dịch vụ phần mềm (thiết

kế, xây dựng, chuyển giao, bảo trì )

- Cho thuê và phân phối máy scan: phân phối độc quyền các thương hiệu máy

scan hàng đầu thế giới: LMI, Plustek, ROWE, Qidenus và là nhà phân phối chính thức, ủy quyền của các thương hiệu máy scan khác trên thị trường: Kodak, Fujitsu,

Canon

Bảng 1.1: Một vài sản phẩm máy scan công ty đang phân phối

MÁY SCAN TÀI LIỆU

Máy scan PL3060 -Máy quét Plustek

Smart Office PL 3060

MÁY SCAN ROBOT

Máy scan Robot khổ A0 - SMA Robo

Qidenus SMART Book Scan 4.0

MÁY SCAN 3D

LMI Advance R3x

MÁY GẤP

Máy gấp ROWE ROWEFOLD 721-4

MÁY IN KHỔ LỚN

Máy in khổ lớn ROWE EcoPrint i10

MÁY GHI PHIM

Máy ghi film SMA 105

Nguồn: Tài liệu nội bộ của công ty

1.5 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Đầu Tư Thương Mại và Phát triển Công Nghệ FSI

Hình 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức chi nhánh Tp.HCM

Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân Sự

Trong cơ cấu tổ chức, bộ phận Triển khai dự án đóng vai trò chủ chốt trong việc triển khai và đảm bảo chất lượng các dự án Các phòng ban/bộ phận khác đóng vai trò

hỗ trợ cung cấp các nguồn lực để thực hiện dự án

1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2019-2021

Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty FSI giai đoạn 2019-2021

Trong 3 năm gần đây, tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty FSI có nhiều biến động, tuy nhiên nhìn chung thì doanh thu và lợi nhuận sau thuế vẫn liên tục tăng Giai đoạn năm 2019-2020: doanh thu của FSI năm 2020 tăng 37% so với năm 2019 (tăng hơn 149 tỷ đồng), chi phí cũng tăng lên đột biến (33%) do đại dịch Covid-19 hoành hành Tuy nhiên, lợi nhuận của công ty vẫn tăng gần 18 tỷ đồng so với tổng kết năm 2019, do công ty đã nhanh chóng đưa ra các mục tiêu lớn để giải quyết khó khăn

là đảm bảo an toàn cho cán bộ công nhân viên và khách hàng; lập danh mục; lên lộ trình cắt giảm chi phí và đưa ra kịch bản để ứng phó với các tình huống xấu do dịch bệnh gây ra; cuối cùng là rà soát và tối ưu mọi mặt của tổ chức Nhờ sự đoàn kết đồng tâm của toàn thể nhân sự, FSI đã tạo nên một dấu mốc ngoạn mục khi vượt qua 157 doanh nghiệp và 207 đề xử về sản phẩm-giải pháp chuyển đổi số để bước vào Top 10 Doanh nghiệp cung cấp Dịch vụ, Giải pháp Chuyển đổi số

Giai đoạn năm 2020-2021: tiếp nối giai đoạn trước, FSI giữ vững phong độ khi doanh thu năm 2021 tăng 9% (tăng gần 49 tỷ đồng), lợi nhuận tăng đến 24% (tăng hơn 6,8 tỷ đồng) so với năm 2020 Bất chấp đại dịch Covid-19 hoành hành, FSI vẫn tập trung nghiên cứu, làm chủ công nghệ phục vụ số hóa, chuyển đổi số, đưa ra các giải pháp tích hợp nhiều công nghệ 4.0 hiện đại giúp khách hàng lẫn doanh nghiệp giảm được rất nhiều công sức, thời gian, tiền bạc, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất làm việc của nhân viên, từ đó không những giảm tải tác hại của đại dịch mà còn đưa FSI trở thành doanh nghiệp ở tầm cao mới

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CHẤT LƯỢNG

Khi đề cập đến chất lượng có rất nhiều định nghĩa khác nhau được đưa ra, các khái niệm này giống hay khác nhau tùy thuộc vào góc độ mà người đưa ra nhận xét đang xem xét Trên cương vị là khách hàng, sản phẩm được cho là đạt chất lượng khi đáp ứng được nhu cầu (Juran, 2003) và đảm bảo được các đặc tính nhất định (Crosby và

cộng sự, 2005) Hay theo như Feigenbaum (2005) cho rằng “Chất lượng là khi sử dụng

sản phẩm hay dịch vụ, đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng” Nói cách khác,

chất lượng là khái niệm đặc trưng thể hiện sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ Sản phẩm hoặc dịch vụ được cho là chất lượng kém khi không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Việc đánh giá chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan và chủ quan của khách hàng

chất lượng khác nhau Sản phẩm hoặc dịch vụ nào có mức độ thỏa mãn khách hàng cao hơn thì được xem là chất lượng hơn Đồng thời, trên cương vị là một nhà sản xuất, chất lượng được nhìn nhận là sự đáp ứng nhu cầu trị trường với chi phí tối thiểu (Ishikawa, 1990) Ở bài nghiên cứu này, tác giả sẽ tập trung nghiên cứu về chất lượng dịch vụ

Parasuraman và cộng sự (1985) đã nhận định chất lượng dịch vụ là kết quả của sự

so sánh giữa dịch vụ thực tế khách hàng nhận thức được với sự mong đợi của khách hàng Có thể thấy, chất lượng dịch vụ là một khái niệm khá trừu tượng, rất khó để xác định chất lượng dịch vụ một cách tuyệt đối vì mỗi khách hàng sử dụng dịch vụ sẽ có những trải nghiệm và đánh giá riêng của bản thân Qua đó, tác giả rút ra được 3 đặc điểm của chất lượng dịch vụ như sau:

- Một là, chất lượng dịch vụ được đánh giá chính xác hơn khi khách hàng đã sử dụng dịch vụ Sau khi sử dụng dịch vụ, khách hàng sẽ đánh giá xem dịch vụ đó thỏa mãn được nhu cầu và mong đợi của bản thân mình chưa, đánh giá được dịch vụ ở đó tốt hay kém so với những nơi cung cấp dịch vụ tương tự

- Hai là, chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào nhân sự cung cấp dịch vụ Nhân sự cung cấp dịch vụ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng Trải nghiệm dịch vụ của khách

hàng tốt hay tệ phụ thuộc một phần vào thái độ và kỹ năng của nhân sự đó Đó là lý do tại sao ngày nay, mỗi khi trải nghiệm dịch vụ xong, khách hàng thường hay nhận được những câu hỏi về đánh giá dịch vụ của sản phẩm cũng như nhân viên tư vấn

- Ba là, chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào những vật chất tạo nên dịch vụ Chẳng hạn như, cơ sở vật chất ở những nhà hàng 5 sao sẽ sang trong hơn những nhà hàng 2 sao Điều này đồng nghĩa với việc khách hàng phải bỏ ra một số tiền lớn hơn khi ăn uống tại nhà hàng 5 sao Khi đó, kỳ vọng dịch vụ của khách hàng đặt ra cho nhà hàng

5 sao là cao hơn Khách hàng sẽ không những đánh giá chất lượng món ăn của nhà hàng đó mà còn đánh giá cách phục vụ của nhân viên, không gian nhà hàng, cách trang trí món ăn,…

2.2 Quản lý chất lượng

Có thể thấy chất lượng không thể được sinh ra một cách tự nhiên, nó là kết quả của hàng loạt các yếu tố có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Các yếu tố này cần được quản

lý một cách đúng đắn và hiệu quả để đạt được chất lượng mong muốn Hoạt động quản

lý này được gọi là quản lý chất lượng Theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9000:2000 (Bộ Khoa học và Công nghệ) quản lý chất lượng là thực hiện các hoạt động nhằm định hướng và kiểm soát về chất lượng Để quản lý chất lượng tốt người ta cần tiến hành đồng thời nhiều biện pháp, áp dụng nhiều công cụ với nhau như lập kế hoạch; lập các chính sách, mục tiêu chất lượng; hoạch định chất lượng; kiểm soát chất lượng; đảm bảo chất lượng, áp dụng các công cụ quản lý chất lượng (phiếu kiểm tra, biểu đồ pareto, biểu đồ nhân quả, các công cụ kiểm soát chất lượng bằng thống kê) và cải tiến chất lượng

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của các ngành dịch vụ, nhu cầu sử dụng dịch

vụ của khách hàng ngày càng tăng cao, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ xuất hiện ngày càng nhiều trở thành mối quan tâm hàng đầu Từ đó, việc quản lý chất lượng trong dịch vụ cũng được chú trọng và cải tiến mỗi ngày để đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng (Sureshchandar và cộng sự, 2002) Đặc biệt đối với sự cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc quản lý chất lượng trong dịch vụ có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp Quản lý chất lượng dịch vụ là việc sử dụng các quy trình khác nhau để duy trì, theo dõi và đánh giá chất lượng dịch vụ đang cung cấp cho khách hàng trên cơ sở kỳ vọng của khách hàng để từ đó đưa ra những

giải pháp nhằm kiểm soát và nâng cao chất lượng dịch vụ (Deora và cộng sự, 2003) Hiệu quả của chất lượng dịch vụ được đánh giá trên nhiều tiêu chí khác nhau như sự mong đợi của khách hàng, sự trải nghiệm của khách hàng sau khi đã sử dụng dịch vụ

và ấn tượng của khách hàng với thương hiệu đó (Johnson và Mathews, 1997)

Với đặc thù là dịch vụ, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sẽ chịu tác động bởi nhiều thành phần khác nhau Cụ thể là bên cung ứng dịch vụ thứ ba như các doanh nghiệp Outsourcing (hay còn gọi là dịch vụ thuê ngoài) Theo từ điển Di sản Hoa Kỳ định

nghĩa thuê ngoài có nghĩa là “Việc mua sắm các dịch vụ hoặc sản phẩm từ một nhà

cung cấp hoặc nhà sản xuất bên ngoài để cắt giảm chi phí” Cũng có thể định nghĩa

rằng “bên ngoài” là ngoài công ty, không thuộc quyền sở hữu, điều hành của doanh nghiệp đó Nói cách khác, dịch vụ thuê ngoài (Outsourcing) là hình thức sử dụng các dịch vụ của các nhà cung cấp bên ngoài thay vì phải tự mình thực hiện triển khai những công việc đó

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp chọn lựa giải pháp thuê ngoài cho các dịch vụ thuộc các lĩnh vực khác nhau như: dịch vụ kế toán, dịch vụ thuê nhân

sự, dịch vụ dọn vệ sinh Thuê ngoài như một phương pháp giúp cho doanh nghiệp cắt giảm được chi phí, giảm phạm vi quản lý (Gerald và cộng sự, 2013), tăng trưởng năng suất (Heshmati, 2003) nâng cao năng lực cạnh tranh (Steensma và Corley, 2000)

2.3 Các phương pháp và công cụ hỗ trợ kiểm soát chất lượng

Để quản lý chất lượng tốt việc áp dụng các phương pháp như đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và các công cụ hỗ trợ kiểm soát chất lượng (phiếu kiểm tra, biểu

đồ pareto, sơ đồ nhân quả) là vô cùng quan trọng, góp phần giúp hạn chế lỗi phát sinh

ở các quy trình tiếp theo của quá trình

Theo Nguyễn Đức Chính và Cộng sự (2017), đảm bảo chất lượng là ngăn không cho xuất hiện sai lỗi ở tất cả các giai đoạn, đảm bảo được tất cả sản phẩm, dịch vụ cung cấp đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng được xác định từ trước Đảm bảo chất lượng đề cập đến các chính sách, thủ tục, thái độ, và các hành động cần thiết để đảm bảo duy trì và nâng cao chất lượng để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan (Hoyle,

thể được phân tích bằng các cách như: tự đánh giá, giám sát chất lượng bên ngoài Và

trong tất cả các cách được sử dụng, giám sát chất lượng bên ngoài cách thức được mọi người biết đến và sử dụng phổ biến nhất

Đảm bảo chất lượng dịch vụ là việc xây dựng các quy trình, tiêu chuẩn đánh giá, áp dụng các công nghệ kỹ thuật để đáp ứng được các mức độ yêu cầu, quy chuẩn đã xác định trước giữa các bên liên quan với nhau (bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ) Xét về khía cạnh kinh doanh, đảm bảo chất lượng dịch vụ là đảm bảo đáp ứng theo mong muốn của khách hàng của bên cung cấp dịch vụ, theo quan điểm của khách hàng (Nightingale, 1985) Bên cạnh việc đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình thì việc kiểm tra, so sánh, đối chiếu kết quả cũng được tiến hành song song Quá trình đó được gọi là kiểm soát chất lượng

Nếu đối tượng chính của đảm bảo chất lượng tập trung vào quy trình thực hiện thì đối với kiểm soát chất lượng, đối tượng chính sẽ tập trung vào đầu ra của quá trình (ASQ Quality Press) Theo từ điển Tiếng Việt, kiểm soát là một quá trình so sánh kết quả đạt được trên thực tế với những tiêu chuẩn trong điều kiện tương tự nhằm phát hiện sự sai lệch, thiếu sót, xác định nguyên nhân, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnh để đảm bảo hoạt động của chủ thể tạo ra được kết quả như đúng mong muốn của chủ thể

đó ISO 9000 định nghĩa kiểm soát chất lượng là "Một phần của quản trị chất lượng

tập trung vào công việc đáp ứng các yêu cầu về chất lượng" Kiểm soát chất lượng

nhấn mạnh vào ba khía cạnh (được quy định theo các tiêu chuẩn như ISO 9001):

1 Các yếu tố như kiểm soát, quản lý công việc, các quy trình được xác định và quản

lý tốt, các tiêu chí về hiệu suất, tính toàn vẹn và tính đồng nhất hóa

2 Năng lực, chẳng hạn như về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp

3 Các yếu tố mềm, chẳng hạn như nhân sự, lòng chính trực, tin tưởng, văn hóa của

tổ chức, động lực, xây dựng đội ngũ và các mối quan hệ chất lượng

Như vậy, kiểm soát chất lượng là một phần của quản lý chất lượng Kiểm soát chất lượng là kiểm tra xem sản phẩm hoặc dịch vụ đã đáp ứng được kỳ vọng được đặt ra hay không bằng việc thử nghiệm và đo lường các yếu tố liên quan như con người, máy móc, thông tin,…để đưa ra được những kết luận xác đáng và có những chiến lược phù hợp để nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đang cung cấp (Viện UCI, 2016) Kiểm soát chất lượng trong dịch vụ là một bước vô cùng quan trọng để đảm bảo và nâng cao chất lượng dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp Để quá trình kiểm soát

chất lượng dịch vụ có hiệu quả, trong suốt quá trình, doanh nghiệp cần tập trung vào kiểm soát các yếu tố sau đây (VTT Hà, 2013):

- Con người: Con người là yếu tố then chốt Để khách hàng được trải nghiệm dịch

vụ tốt nhất, người cung cấp dịch vụ cần phải hiểu rõ dịch vụ mình đang cung cấp và có

kỹ năng và thái độ tốt trong quá trình hỗ trợ khách hàng

- Cách thức cung cấp dịch vụ: Ngoài việc hiểu rõ về dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp, doanh nghiệp cần có những biện pháp hiệu quả để cung cấp dịch vụ cho khách hàng, thu hút khách hàng lựa chọn dịch vụ mình đang cung cấp

- Các yếu tố khác như cơ sở vật chất, môi trường xung quanh, thông tin liên quan,… Những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình trải nghiệm dịch vụ của khách hàng Cơ sở vật chất hiện đại và môi trường an toàn sẽ giúp nâng tầm chất lượng dịch

vụ trong mắt khách hàng Ngoài ra, doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ những thông tin mới nhất liên quan đến dịch vụ để cung cấp khách hàng liên tục để giúp khách hàng an tâm hơn về dịch vụ mà họ đang lựa chọn

Khi xác định được những yếu tố cần tập trung, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch cụ thể chi tiết để thực hiện quá trình kiểm soát chất lượng dịch vụ của mình Từ đó, sẽ đo lường được trải nghiệm dịch vụ của khách hàng Sau đó, doanh nghiệp sẽ phân tích và

so sánh chất lượng dịch vụ trên thực tế và chất lượng dịch vụ như kế hoạch đề ra Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng những phương án phù hợp để nâng cao chất lượng dịch vụ đang cung cấp

Phiếu kiểm tra

Phiếu kiểm tra là một công cụ được sử dụng để thu thập và phân tích dữ liệu (Fakhri

& Kamal, 2010) được dùng để đánh giá công tác thực hiện các công việc theo yêu cầu, tiêu chuẩn đã đặt ra từ trước (Karthik, 2020) Có thể thu thập thông tin bằng cách quan sát và ghi chú lại các thông tin liên quan và phân loại, trình bày dưới dạng bảng trong phiếu kiểm tra theo nhóm, vị trí, loại Việc phân loại các thông tin giúp nhìn nhận rõ hơn mức độ liên quan và tác động của thông tin để có thể lập kế hoạch phân tích sâu hơn nhằm thu được kết quả đầu ra có ý nghĩa (Magar & Shinde, 2014)

Biểu đồ pareto

Biểu đồ Pareto là một công cụ hỗ trợ kiểm soát chất lượng quan trọng được biểu thị dưới dạng biểu đồ hình cột có đường phản ánh tỷ lệ phần trăm tích lũy của các yếu tố

đóng vai trò là thành phần chính, được sử dụng trong nhiều giai đoạn nhưng chủ yếu được áp dụng nhiều nhất ở giai đoạn xác định vấn đề Mục đích nhằm xác định những yếu tố quan trọng có trọng số cao nhất ảnh hưởng đến kết quả đến quá trình (Wilkinson, 2006), góp phần rút ngắn thời gian để giải quyết, tiết kiệm được công sức

và nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ (Nicolae, Nedelcu & Dumitrascu, 2015)

Sơ đồ nhân quả

Sơ đồ nhân quả hay còn được gọi là sơ đồ nguyên nhân và hiệu quả Ishikawa, được đặt tên theo tên của người phát triển ra nó và còn được gọi tên là sơ đồ xương cá, bởi

nó có ngoại quan giống một bộ xương cá Sơ đồ này là một trong bảy công cụ quản lý chất lượng được sử dụng phổ biến giúp điều tra, xác định và phân các nguyên nhân của vấn đề (Bilsel và cộng sự, 2012) liên quan đến các yếu tố: con người, phương pháp, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, môi trường , có thể hiển thị mối quan hệ giữa vấn

đề và các nguyên nhân Các nguyên nhân của vấn đề sẽ được trình bày dưới dạng các

mối quan hệ của các nguyên nhân với nhau Sơ đồ này như một kim chỉ nam giúp dễ dàng nắm bắt được vấn đề và tiến hành phân bổ nguồn lực để giải quyết vấn đề một cách dễ dàng (Bilsel và cộng sự, 2012) Nếu một trong số những nguyên nhân đã liệt

kê được giải quyết thì chất lượng cũng sẽ được cải thiện tốt hơn

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU NHẬP LIỆU CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN

CÔNG NGHỆ FSI TẠI DỰ ÁN BÌNH THUẬN

Tổng quan việc thực hiện các dự án của công ty sẽ bao gồm 04 quy trình chính:

- Quy trình triển khai sơ bộ

- Quy trình tiếp nhận tài liệu của chủ đầu tư

- Quy trình triển khai đồng loạt

- Quy trình đảm bảo chất lượng dự án

Mỗi quy trình sẽ thể hiện cho mỗi công đoạn và được thực hiện xen kẽ với nhau Xem chi tiết quy trình ở phụ lục 1,2,3,4

3.1 Thực trạng triển khai và công tác đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu của

dự án số hoá sổ hộ tịch khu vực tỉnh Bình Thuận

- Dự án: “Tạo lập và hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch tỉnh Bình Thuận”

- Mã dự án: FHTBTH2022

- Loại hình dự án: Số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh Bình Thuận vào

cơ sở dữ liệu quốc gia

- Khối lượng triển khai: Thực hiện triển khai thi công số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu đối với tài liệu hộ tịch của Huyện Hàm Thuận Bắc và Huyện Bắc Bình với khối lượng như sau:

Bảng 3.1: Tổng khối lượng tài liệu cần nhập ở khu vực Bình Thuận

(Từ 01/01/2007 đến 31/12/2015)

(Từ 01/01/1999 đến 31/12/2006

(Từ 01/01/1976 đến 31/12/1998)

(Trước 31/12/1975) Trang

A3

Trang A4

Trang A3

Trang A4

Trang A3

Trang A4

Trang A3

Trang A4

Trang A3

Trang A4

Trang A3

Trang A4

- 24.020 - - - 151.994 118.746

Nguồn: Tài liệu nội bộ của công ty

Bảng 3.2: Tổng khối lượng các trường hợp nhập liệu

Trong đó, ban quản lý dự án (hay còn gọi là quản lý tổng thể dự án) đóng vai trò điều hành trực tiếp các bộ phận tham gia dự án và báo cáo lại cho ban giám đốc Dưới

bộ phận quản lý dự án sẽ là các cán bộ quản lý của từng huyện, ở từng huyện sẽ có những cán bộ phụ trách riêng, chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các hoạt động thực hiện của dự án bao gồm việc nhập, quét tài liệu, chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra dữ liệu Bộ phận kiểm soát chất lượng dự án (QA) sẽ thực hiện các công việc kiểm soát về chất lượng dữ liệu, tiến độ, giám sát dự án theo đúng quy trình và kế hoạch, đưa ra các cảnh báo, dự báo cho Quản Lý Dự Án giúp Quản Lý Dự Án phòng chống các rủi ro và báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh với Ban Điều Hành

Để nắm rõ hơn các công việc cụ thể của từng bộ phận, xem chi tiết ở phụ lục 5

3.1.1 Thực trạng triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch khu vực tỉnh Bình Thuận

Hình 3.2: Sơ đồ quy trình triển khai dự án số hóa sổ hộ tịch

Nguồn: Phòng Triển Khai Dự Án

Bảng 3.3: Bảng mô tả các giai đoạn thực hiện của dự án

Giai đoạn Đơn vị

Dự Án

- Tiếp nhận tài liệu gốc từ Chủ đầu tư

- Thực hiện thu thập và phân loại các sổ hộ tịch gốc sẽ được dùng để số hóa dữ liệu

- Ưu tiên số hóa trước các sổ hộ tịch có thông tin được ghi chép một cách rõ ràng, ít gạch xóa, sửa chữa, thay đổi

Dự Án Nhà thầu nhập liệu

- Tiến hành scan hoặc chụp các Sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại, đảm bảo mỗi trường hợp đăng ký trong sổ hộ tịch gốc được scan hoặc chụp thành 01 file PDF riêng

- Bộ phận QC tiến hành kiểm tra 100%, bộ phận QA kiểm tra 30% ngẫu nhiên

- Xử lý các file PDF đảm bảo đáp ứng các yêu cầu được quy định: file PDF có dung

lượng không quá 100Kb, đảm bảo đủ chất

lượng để có thể nhìn rõ các thông tin bằng mắt thường, được đặt tên theo quy tắc như

sau: {{Mã nghiệp vụ}}.{{Năm mở

sổ}}.{{Quyển số}}.{{Ngày đăng ký}}.{{Số đăng ký}}.pdf

- Nén các file PDF của cùng một Sổ hộ tịch

gốc vào chung 01 file zip và đặt tên theo quy tắc: {{Tên đơn vị}}.{{Mã nghiệp

vụ}}.{{Năm mở sổ}}.{{Quyển số}}.zip

- Tạo lập các file Excel chứa dữ liệu hộ tịch

Giai đoạn 3:

Xử lý dữ liệu

sau khi số hóa

Bộ phận Triển Khai

Dự Án

- Tiến hành cập nhật (import) các file Excel

và file zip tương ứng của từng Sổ hộ tịch

vào Hệ thống thông tin điện tử quốc gia

- Rà soát chi tiết các dữ liệu đã được import hoặc cập nhật trực tiếp, đối chiếu thông tin với nội dung đã đăng ký trong Sổ hộ tịch gốc và/hoặc file PDF tương ứng đã được đính kèm

- Bộ phận QC tiến hành kiểm tra 100% dữ liệu đầu ra 2 vòng, sau đó bộ phận QA kiểm tra ngẫu nhiên 10% ngẫu nhiên

- Thực hiện điều chỉnh, chuẩn hóa đối với các dữ liệu có sai lệch thông tin so với thông tin trong Sổ hộ tịch gốc

Dự Án Chủ Đầu

- Chính thức chuyển đổi các dữ liệu Số hóa

đã được phê duyệt vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

Nguồn: Tài liệu nội bộ của công ty Nhận xét: Hiện nay công tác kiểm tra và chỉnh sửa lỗi dữ liệu được thực hiện thủ

công, trong khi đó nhân sự scan, chỉnh sửa và kiểm tra dữ liệu chủ yếu là nhân sự thời

vụ, phải làm việc liên tiếp tiếp xúc với máy tính trong thời gian dài không có thời gian nghỉ giữa buổi khiến cho cơ thể dần uể oải, mệt mỏi, mất tập trung Ngoài ra, công tác đào tạo được thực hiện trong khoảng thời gian ngắn, nhân sự không không tiếp thu kịp dẫn đến tình trạng không nắm rõ quy cách nhập liệu Đồng thời, do áp lực về khối lượng công việc nên nhân sự làm việc không cẩn thận, làm việc với thái độ đối phó, làm cho đủ năng suất dẫn đến xảy ra tình trạng đã qua kiểm tra và chỉnh sửa nhưng dữ liệu sai còn cao và trên 5%

3.1.2 Các yêu cầu đối với quá trình đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu của dự

án số hóa sổ hộ tịch khu vực tỉnh Bình Thuận

Việc đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu được thực hiện thông qua kiểm soát các yếu tố đầu vào: bản scan dữ liệu; nhà thầu nhập liệu; nhân sự tham gia, hệ thống máy móc thiết bị, hệ thống mạng của bộ phận triển khai Yêu cầu đặt ra của việc kiểm soát chất lượng đầu vào là:

Bảng 3.4: Bảng yêu cầu kiểm soát chất lượng đầu vào

Bản scan dữ liệu - Phải đầy đủ, rõ ràng thông tin so với sổ hộ tịch gốc

- Độ phân giải đạt 300dpi, dung lượng không quá 100Kb

Máy móc thiết bị - Toàn bộ máy móc, thiết bị đều hoạt động tốt, phải được

kiểm tra tổng quan và trong trạng thái sẵn sàng trước khi đưa vào sử dụng

- Các trang thiết bị phục vụ công việc (như máy tính xách

tay ) được khóa toàn bộ cổng USD, Card reader

- Tất cả trang thiết bị phục vụ công việc sẽ được để tại

phòng làm việc suốt thời gian thực hiện dự án

- Các trang thiết bị đưa vào/ra khỏi khu vực thi công phải

có thống kê chi tiết, chính xác và đầy đủ

Hệ thống mạng - Sử dụng mạng LAN tới thiết bị vận hành, lưu trữ trong

mạng riêng

- Thiết lập VNP cho firewall để truy cập từ điểm thi công

về hệ thống máy chủ

Phần mềm, máy chủ - Phần mềm số hóa và máy chủ lưu trữ hồ sơ trong quá

trình triển khai được đặt tại cơ quan của Chủ đầu tư và được giám sát, quản lý bởi các cán bộ chuyên trách

- Việc truyền tải dữ liệu trong quá trình làm việc được mã

hóa đầu cuối, đảm bảo thông tin được bảo mật tuyệt đối

- Hệ thống server sử dụng NAS backup song song với ổ

cứng, cài phần mềm diệt virus và thực hiện quét virus, tiến hành cài mới hệ điều hành, update bản vá bảo mật

- Không sử dụng bất kỳ thiết bị lưu trữ nào ngoài phạm vi

dự án

Nhân sự tham gia dự

án

- 100% nhân sự tham gia dự án bắt buộc phải ký cam kết

“Bảo vệ bí mật nhà nước” và tuân thủ các quy trình triển khai, các quy chế, nội quy dự án

- Cung cấp đầy đủ hồ sơ, phương thức liên lạc

- Nghiêm túc học hỏi khi được đào tạo, giới thiệu về các

quy trình nhập liệu, kiểm tra dữ liệu

- Quản lý dự án bố trí nhân sự phụ trách về chuyên môn để

hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc trong quá trình thi công

- Nghiêm cấm mang vào khu vực thực hiện dự án các tư

trang cá nhân như túi xách, điện thoại di động, thiết bị chụp hình Các vật dụng này của nhân sự sẽ được bảo quản tập trung tại vị trí an toàn trong thời gian thi công

Nhà thầu nhập liệu Đảm bảo được các tiêu chí về:

- Quy định về phối hợp, tương tác và đảm bảo ATANTT

- Năng lực, kinh nghiệm

- Công nghệ đang sử dụng

- Số lượng nhân sự có thể cung cấp cho dự án

- Tiến độ cam kết

- Giá cả, điều kiện thanh toán, nghiệm thu

Nguồn: Phòng Triển Khai Dự Án

Trong quá trình thực hiện dự án, Ban quản lý dự án giám sát thực hiện Hợp đồng của nhà thầu nhập liệu về các vấn đề: công nghệ sử dụng, số lượng nhân sự thi công

thực tế, tiến độ thực hiện, chất lượng thi công theo định kỳ, quy định về phối hợp,

tương tác về đảm bảo an ninh an toàn thông tin Kết hợp với bộ phận QC, bộ phận QA

sẽ tiến hành kiểm tra, rà soát lỗi sai, đánh giá về tiến độ, chất lượng, độ tuân thủ của

dự án Nếu phát hiện dữ liệu xuất hiện sai lệch nhiều, ban quản lý dự án sẽ bàn trả dữ liệu cho nhà thầu nhập liệu tiến hành chỉnh sửa dữ liệu

Bên cạnh các yêu cầu của các yếu tố đầu vào thì ở đầu ra của dữ liệu, cũng có các yêu cầu như sau:

- Dữ liệu phải chính xác so với thông tin trong hồ sơ gốc, phải đầy đủ thông tin các

trường dữ liệu

- Tỷ lệ lỗi chênh lệch không được vượt mức 5%

- Phải đảm bảo được bảo mật an toàn an ninh thông tin, không có tình trạng dữ liệu

bị rò rỉ ra ngoài

- Dữ liệu phải được nhà thầu bàn giao đúng tiến độ cho ban triển khai dự án

- Bộ phận triển khai dự án phải bàn giao nghiệm thu tiến độ như đã cam kết với Chủ

dữ liệu cần nhập liệu về cho nhà thầu Trong quá trình thực hiện nhập liệu, nhà thầu phải cam kết thực hiện đúng so với các điều khoản đã nêu trong hợp đồng, quản lý dự

án sẽ tiến hành kiểm tra đột xuất về độ tuân thủ của nhà thầu

Quy trình đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu sổ hộ tịch được thực hiện theo các bước sau:

Hình 3.3: Quy trình thực hiện đảm bảo chất lượng dữ liệu nhập liệu

Nguồn: Bộ phận Triển Khai Dự Án

Sau khi hoàn tất quá trình scan hồ sơ gốc, ban quản lý dự án sẽ gửi dữ liệu scan cho nhà thầu để nhà thầu tiến hành nhập liệu Khi hoàn tất nhập liệu, nhà thầu sẽ bàn giao

dữ liệu cho ban quản lý dự án nghiệm thu như tiến độ đã cam kết dưới dạng các tập tin excel Bộ phận QC dự án sẽ tiến hành kiểm tra dữ liệu nhà thầu gửi về để đánh giá chất lượng của dữ liệu Dữ liệu không đạt chất lượng sẽ được gửi lại về cho nhà thầu tiến hành nhập liệu lại/chỉnh sửa Đối với các trường hợp dữ liệu đạt chất lượng yêu cầu, bộ phận thực hiện dự án sẽ tiến hành import các file dữ liệu nhà thầu gửi về lên

phần mềm “Hệ thống thông tin Quản lý danh mục & Quản lý hộ tịch 158” dưới dạng

dữ liệu lưu nháp Sau khi dữ liệu đã được import lên phần mềm, bộ phận QC dự án tiến hành kiểm tra 100% dữ liệu, so sánh, đối chiếu với thông tin dữ liệu trong file PDF tương ứng, ghi chú thông tin kiểm tra vào phiếu kiểm tra và báo cho các cán bộ quản lý phụ trách Bộ phận QA dự án sẽ tiến hành kiểm tra 10% ngẫu nhiên trong số tổng dữ liệu để tiến hành đánh giá báo cáo chất lượng của dữ liệu lên Ban Giám Đốc

Dự Án và đưa ra các cảnh báo về lỗi, yêu cầu bộ phận thực hiện dự án phải có những hành động khắc phục (chỉnh sửa) nếu có sai lệch

Bộ phận QA sẽ tiến hành thực hiện đảm bảo chất lượng dự án thông qua các bước sau:

Hình 3.4: Quy trình đảm bảo chất lượng dự án

Nguồn: Bộ phận Triển Khai Dự Án

Các bước Nội dung Mô tả vắn tắt Bộ phận chủ trì Lưu đồ Thời gian thực hiện

BGĐ

TT TKDA

Bộ phận QA chuẩn bị nguồn lực, yêu cầu hỗ trợ từ BGĐ TT TKDA nếu cần

Mỗi đợt có 1 Phiếu kiểm tra QA.

- Mỗi tuần có báo cáo

QA dự án.

QA PM, BGĐ

TT TKDA

Trong suốt thời gian thi công Dự án

Báo cáo QA cuối dự án

Báo cáo tổng hợp cuối cùng về QA dự án. QA PM

3 - 5 ngày sau khi dự án được khách

7 Cập nhật log

QA các dự án

Cập nhật các điểm không phù hợp, biện pháp khắc phục, các phát sinh và cách xử lý

Tiến hành QA dự án:

- Kiểm soát tiến độ.

- Kiểm soát tuân thủ.

- Kiểm soát chất lượng.

Báo cáo QA dự án

Tiến hành QA dự án

Theo đó, mỗi ngày bộ phận QA sẽ lập phiếu kiểm tra tiến hành kiểm tra dữ liệu theo

kế hoạch đã lập trước và gửi kết quả kiểm tra cho Quản lý dự án xác nhận trước 16h cùng ngày

Hình 3.5: Mẫu báo cáo QA ngày

Nguồn: Phòng Triển Khai Dự Án

Vào thứ 6 mỗi tuần, bộ phận QA sẽ thực hiện báo cáo tổng kết tuần về tiến độ, chất lượng của dự án để thông tin đến bộ phận triển khai và yêu cầu bộ phận triển khai xử

lý thực hiện nếu có sai phạm

Hình 3.6: Mẫu báo cáo QA tuần

Nguồn: Phòng Triển Khai Dự Án