Báo cáo môn học phân tích thiết kế hệ thống thông tin đề tài quản lý ký túc xá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐÊ ̀ TÀI QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ Sinh viên thực hiện NGUYỄN HUY HOÀNG Giảng viên hướng dẫn TRẦN THỊ M[.]

KHOACÔNGNGHỆTHÔNGTIN

BÁOCÁOMÔNHỌC PHÂNTÍCHTHIẾTKẾHỆTHỐNGTHÔNG

TIN

Đ

Ê ̀ TA ̀ I :

QUẢNLÝKÝTÚCXÁ

Sinhviênthựchiện : NGUYỄN HUY

HOÀNGGiảngviênhướngdẫn : TRẦN THỊ MINH

HàNội,tháng năm

PHIẾUCHẤMĐIỂM

Giảngviênchấm:

Giảngviên chấm1:

Giảngviên chấm2:

Phầnmởđầu

1 Tênđềtài

Xây dựngphầnmềmquản lýkí túcxá

2 Lýdochọnđềtài

Ngàynay,ngànhcôngnghệthôngtinđangpháttriểnvôcùngmạnhmẽ.Nó

đãchứngtỏđượcsức mạnhcủamìnhtrongmọilĩnhvựccủacuộc sống.

Tạic á c t r ư ờ n g đ ạ i h ọ c v ấ n đ ề q u ả n l ý c h ỗ ở c ủ a s i n h v i ê n l à m ộ t t r o

n g những vấn đề cần thiết và cấp bách Một sinh viên muốn đạt được thành quả caotrong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt Thực tế các trường đạihọcviệcquảnlýchỗởhầuhếtcũngchỉquảnlýtrêngiấytờ,sổsách

Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc xá sinhviên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ, tránhđượcthất l ạ c d ữ liệu, x ử l ý nhanh m ộ t khối l ư ợ n g lớnv ề th ôn g t i n , t r a c ứ u

t ì m kiếmmộtcáchnhanhchóngvớiđộchínhxáccao,tiếtkiệmđượcnhiềuthờigian

và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với cả người thân, bạn bèhaychính bản thân sinhviên

Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tinvàoq u ả n l ý , d ự a t r ê n n h ữ n g h o ạ t đ ộ n g t h ự c t i ễ n e m x i n m ạ n h d ạ n

x â y d ự n g những bước đầu tiên của phần mềm "Quản lý kí túc xá sinh viên”, với các

chứcnănglưu trữ, xử lý thông tin vềsinh viênvàtình hình trong kítúc

3 Mục đích–Mụctiêuđề tài

Mụcđ í c h : X â y d ự n g m ộ t p h ầ n m ề m q u ả n l ý k í t ú c x á b ư ớ c đ ầ u g i ú p n g ư

ờ i quảnlýcóthểtiếpcậndễdàngứngdụngCôngnghệthôngtinđểápdụngvào quá trình quản lý để mang lại hiệu quả cao hơn đồng thời giảm tải được khốilượngcôngviệc

Mụctiêu:

-Khảosátthựctếyêu cầubàitoán

- Xây dựng được một bản phân tích thiết kế hướng chức năng với các chứcnăng cần thiết của một hệ thống quản lý kí túc xá để có thể sử dụng cho việc pháttriểnphần mềm và nâng cấp saunày

-ThuthậpthôngtinvàXây dựngCSDL

- XDcácmodulechứcnăngcơbản của hêâthống

- Xâydựnggiaodiệnphần mềmthân thiệnđốivới ngườidùng.

- Phầnmềmhoạtđôângđápứng cácnhucầu cơbảncủangườidùng

- Xâydựngbáocáovừalàtàiliệu làmcơsởchoviệc pháttriểnsaunày

4 Đốitượngvàphạmvinghiên cứu

- Quytrình quảnlý sinhviênởkítúc xá mỗikỳ

- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng sinh viên trong kítúc, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên Từ đó tiến hành xây dựng cơ sởdữliệuvà khai thác dữ liệuphục

vụ côngtác quảnlý

- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý kí túc, đáp ứng yêu cầu quảnlýcủatrungtâm dịch vụtrong thờiđiểmhiệntạivàphát triểntrongtươnglai

5 Phươngphápnghiêncứu

-Giaiđoạn khảosát:

Tiến hành đi khảo sát thực tế tại kí túc xá tại một trường đại học, phỏng vấnsinh viên và nhân viên quản lý kí túc xá, tìm hiểu thêm các tài liệu từ sách báo,Internet

- Giaiđoạnphântích,thiếtkế:

Sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng công cụRationalRosevàMswordđể xâydựng cácbiểuđồ, cácbản mẫu

- Giaiđoạnxâydựng cơsở dữ liệu:

Sử dụng các công cụ hỗ trợ nhưM s W o r d , E x c e l … v à h ệ q u ả n

t r ị C S D L SQLđể thựchiệncôngviệc

- Giaiđoạncàiđặtứng dụng:

DùngngônngữlậptrìnhC#đểxây dựnggiao diện vàcài đặtchươngtrình

6 Dựkiếnkết quảđạtđược

- Hoàn thành được bước phân tích, thiết kế hệ thống, thu được các bản mô tảvàcácbiểuđồ, bản mẫuthiếtkế

- Thiếtkếđược mộtgiaodiện thân thiện, dễnhìn,dễsửdụng

- Thu được một sản phẩm sơ bộ, đáp ứng được một số yêu cầu tối thiểu củabảnphântích

7 Một sốđềxuấthướngpháttriển

- Nghiêncứuviệcđồngbộhóadữ liệuvớicơsở dữliệucủanhàtrường

- Nghiên cứu việc kết hợp phần mềm với môât hệ thống Website chotương tác trựctiếptrênInternetđểsinh viêncóthể thựchiệncác côngviệcnhưđăngkí

phòng,nộptiềntrực tuyến

- Có khảnăngtươngtáccaovớingườisửdụng

BÀITOÁNQUẢNLÝKÝTÚCXÁ

1.1 GiớithiệutổngquanvềtrườngĐạihọcCôngNghiệpHàNộivàkítúcxásinhvi

ên(Cơsở1)

TrườngĐạihọcCôngNghiệpHàNội

Địachỉ:QL32,Nhổn,MinhKhai,BắcTừLiêm,Nhổn,MinhKhaiTừLiêmHàNội

Ngày thành lập:10 tháng 8,

1898Website:

https://www.haui.edu.vn/vnChứcnăng

nhiệm vụ:

TrườngĐạihọcCông nghiệpHàNộilàtrườngđạihọc trựcthuộcBộ

CôngThương,đang pháttriểnđểtrởthànhtrườngđại họcđẳngcấpquốc tế

Kítúc xá

+Cơsở1:KTX9 tầng-PhườngMinhKhai- BắcTừLiêm-HàNội

Kí túc xá hiện đại với hơn 550 phòng ở cho học sinh, sinh viên nội trú đượctrang bị đầy đủ phương tiện sinh hoạt có thể phục vụ cho gần 6.000 học sinh, sinhviên Các dịch vụ đáp ứng nhu cầu của học sinh, sinh viên như: sân chơi thể thao,dịchvụ thẻ ATM, siêuthị, nhàăn…

Chứcnăng, nhiệmvụ

- TrungtâmquảnlýKýtúcxálàđơnvịdịchvụ,phụcvụchocánbộ,viênchức,học

sinhsinh viênnhà trường

- Tổ chức quản lý: dịch vụ, phục vụ ăn, ở, trông giữ các phương tiện đi lại

củaCBVC,HSSV,bảođảm anninhtrậttự,vệsinhmôitrường,cáchoạtđộngvănhoá,thể thao của học sinh, sinh viên nội trú một cách khoa học, nhằm góp phần nângcaochất lượngđào tạohọcsinh,sinhviên

- Đề xuất và thực hiện các quy định về tổ chức, quản lý cơ sở vật chất phục vụ họcsinh,sinhviênmộtcáchchủđộng,cóhiệuquả giáodục vàkinhtế

- Chủ động trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình để phối hợp chặt chẽ vàthường xuyên với các phòng, khoa, ban trong Nhà trường nhằm góp phần quản lý,giáodục tưtưởng,chínhtrị và các mặt khácchosinh viênnộitrú

- Hàng năm, Trung tâm phối hợp với các Khoa, Ban, Hội sinh viên, Đoàn

thanhniên…cáccán bộ lớpđểbàn cáckế hoạchquản lývàphục vụhọc sinh,sinh

viênnộitrú ngày càngtốthơn

- Tổchứccác hộinghịvề quảnlý sinhviênnộitrú.Lậpkếhoạch hoạt độngtoàndiện của Trung tâm và dự trù kinh phí hàng năm để Hiệu trưởng duyệt trước khithựchiện

- Quảnlý, phục vụlưu họcsinh

Cơsởvậtchất

- Nhàăn:

Tổngdiệntíchxây dựng:3350m2,ởcả bacơsở.Nhà ăncủatrườngđượctrangbịcácthiết bị nấu ăncông nghiệphiệnđại nhất hiệnnay

Phòngă n r ộ n g r ã i , k h a n g t r a n g , b à n g h ế đ ẹ p , s ạ c h , t h o á n g m á t , c ó t h ể p h ụ

c v ụ hàng ngàn sinh viên, tổ chức tiệc cưới, hội nghị, sinh nhật với nhiều loại hình khácnhau

Trung tâm Quản lý Ký túc xá đã triển khai dịch vụ hiện đại như máy bán hàng tựđộng,bán cácsảnphẩm nướcgiải khát

- Mặt bằng tầng1gồmphònglàmviệccủa Banlãnhđạovà

cánbộquảnlý,câulạcbộsinhviên,gianhàngsiêuthị,phòngmáytính,câulạcbộbia, bóngbàn,thẩm

mỹ chăm sóc sắc đẹp, cắt tóc gội đầu, gian hàng sách sinh viên, câu lạc bộA n h văn, tiếng Nhật, phòng điện thoại, nhà tập thể chất, phòng tiếp khách, phòng ăn củahọc sinh, sinh viên, nhà gửi xe, tư vấn du lịch, kỹ năng mềm, nạp tiền điện thoại,gianhàng máytính-bảo hành

Đốitượngởnộitrú

Đầunămhọc,Trungtâmsẽnhận đơnvàxétchohọcsinh, sinhviênởnộitrútheothứ tự các điều kiện ưu tiên trong quy chế học sinh, sinh viên nội trú của Bộ GiáodụcvàĐàotạoban hành,sauđósẽ xếptheonhucầu, nguyệnvọngcủaHSSV

Kinhphíởnộitrú

- Cơsở 1:

+Phòngthường:5.500đ/ngày/SV-1tháng(30ngày)=165.000đ/SV

+Phòngchấtlượngcao:24.500đ/ngày/SV-1tháng(30ngày)=735.000đ/SV

+Phòngcóbìnhnónglạnh(khôngcóđiềuhòa):7.500đ/ngày/SV-1tháng(30ngày)=225.000đ/SV

- Thờigian đóngphí:

+Phòngthườngthu1lần/năm(11 tháng-trừ1thángtết+hè)

+Phòngđiều hòathu2lần/năm(5.5tháng/lần-trừ1thángtết+hè)

Mụctiêuphụcvụ:"Trậttự,kỷcương,vănminh,sạhđẹp"

- Quản lý,sắp xếpchỗăn, ởchohọcsinh,sinh viêntừng

phòng,từngnhà.Đảmbảo anninh,trật tự, tàisản,vệ sinh môitrường

- Tíchcựcthựchiệnnếpsốngvănminh, phongtràovănhoá, văn ghệ,thể dụcthểthao trong khu KTX

- Hướngdẫntổchức, thực hiện,kiểmtra,đánhgiá kếtquảcácmặtthựchiệnnộiquy KTXcủasinhviên

- Triểnkhaicácchủtrương,cáchoạtđộngcủaBanlãnhđạoNhàtrườngtớihọcsinh,

sinhviên

-Trung tâm phối hợp với phòng Công tác học sinh, sinh viên, Đoàn Thanh

niên,Hộí sinh viên lập kế hoạch tổ chức cuộc thi “Phòng ở kiểu mẫu” trong khu

nội trúnhằm nâng cao ý thức giữ gìn vệ sinh và đa dạng hoá các hoạt động thi đua; đưacác hoạt động đi vào

chiều sâu; tiếp tục thực hiện tốt cuộc vận động xây dựngKTX“Trậttự,

kỷcương,vănminh,sạchđẹp”.

-Cungcấp cácdịchvụsinhhoạt,họctậpphụcvụsinhviên

*Nhàxe: Cơ sở1 có06điểm

1.2 Sơđồcơcấutổchức quảnlýkítúcxá

Sơđồphânnhánh cácphòngban:

• Bangiámđốc: Chịu tráchnhiệmtoànbộ hoạtđộng quảnlýkí túcxá

• Nhàăn,tổdịchvụ,tổxe:phụcvụcácmặtđờisốngsinhviênvềănuống,vuichơi,giảitrívàn ơitrôngcoixecủasinhviêntrongkítúc

• Tổsửachữa:bảotrìvàsửachữacáctàisảncốđịnhtrongkítúcxánhưmáybơmnướcvàcá chỏnghócxảyratạicácphòngtrongkítúc

• Tổkếtoán:Ghichéptìnhhìnhthuchivàbáocáotổngkếtcủatrungtâmdịchvụ.Chứcnăngc ủabảovệKTXnhằmđảmbảotrậttựanninhtrongkítúc

• Nhómvệsinh:Đảmbảovệsinhvàmỹquantrongkítúc

• Giảngđường:Quảnlýphònghọcvàbốtrísắpxếp lịch chocáclớphọcởphòng học trong kí túc

• Quảnlý cácnhà 1, 2, 3,4, 11

- Quảnlý sinhviênởký túcxá,cậpnhậtphòngtrống

- Thutiềnđiệnnướccủacácphòng

- Đônđốcnhâncôngvệ sinhmôi trường

- Đônđốc nộptiềnphòng

- Theodõivàbảoquảntài sản trong nhàquảnlý

- Kiểmtra duytrìkháchvào ra

- Quảnlý,đônđốcsinhviên thực hiệnnộiquy

• Quảnlý nhàkhách

- Quảnlýkháchởngắnngày trong kítúclàcácđốitượngngười thâncủa sinh viênhay sinh viênhệ tạichức,…

1.3 Chứcnăngnghiệpvụquảnlýkítúcxásinhviên

 Quảnlýsinhviên

 Quảnlýcơsở vậtchất

 Quảnlýnhânviênlàmviệctạicácnhà

 Quảnlý đơn xin vào kýtúc

 Quảnlý dãynhà

 Quảnlý phòng

 Quảnlýtiềnphòngvàtiềnđiện,nước

1.4 Bàitoántinhọchoá quảnlýkýtúcxásinhviêntạitrườngCôngNghiệpHàNội

Môtảhoạtđộng

- Khisinhviêncónhu cầu vàokýtúcthì phảithựchiệnquytrìnhsau:

 Sinhviên gửi đơnvàokýtúc lênphòng giámđốc quảnlý ký túc

 Giámđốc xét duyệtvàký đơn,xétnhà chosinhviên

 Nếu sinh viên được vào trong ở trong kí túc tuỳ vào đối tượng đến nộptiền tại phòng tài vụ hoặc phòng kế toán và nhận giấy biên lai thu tiềntạiphòng đó

 Gửibiênlaithutiềncùngđơnđãkýchonhânviênquảnlýnhàđượcxét

 Nhân viên quảnlýnhàxếpphòngchosinhviên

- Hoạtđộngtrongkỳ:

 Nếuc ó s i n h v i ê n x i n r a t h ì t r ả t i ề n c ò n l ạ i c h o s i n h v i ê n v à x o á t ê

n trongdanh sách( trong kỳai đã rakhôngđượcvào lại kýtúc)

 Thứ hai mỗi tuần họp giao ban, báo cáo cuối tuần về số sinh viên hiệnđang ở trong ký túc, số sinh viên vào, ra trong tuần, số chỗ còn trống,nhữngsinhviênvi phạm kỷ luật

 Xétđơnxinvào KTnếuKTXcònchỗtrống

 Thutiềnđiệnnướchàngtháng

 Quản lý an ninh vào ra trong KT: (Quản lý 24/24) bạn bè, người thânđến chơi phải xuất trình thẻ hoặc CMT, nhà 1, 2, 3, 4 sinh viên họcngoại ngữ phải xuất trình thẻ

 Kiểmtracác phòng vềvệ sinhvà tìnhhình nhânsự

 Vệsinhcácnhàhằngngày

 Nhận đơnđể báosửachữa

- Cuốikỳ

 Nhậnxétlưutrúcho từngsinh viêntrongkỳ

Đánh giá hiện trạng

a.

Những khó khăn chính

Saukhikhảosátvàtìmhiểutathấyhệthốngquảnlýkítúcxásinhviêncònrấtnhiềubấtcập.Tr ênthựctếhiệnnay,kểtừkhisinhviênnhậptrườngvàvàoởkýtúcxáchođếnlúcratrườnghoặcxin ra

khỏikýtúcxá,mọiquytrình,thủtụcđềuđượcthựchiệntrêngiấytờvàsổsáchthủcông.Vớicáchq uảnlýđódẫnđến:

 Khốilượnggiấytờsửdụngvàlưutrữnhiều

 Thôngtinvềtìnhtrạngnhàhiệntạicủakítúchay thay

đổithườngxuyên,thựchiệnthủ công gây lãngphí giấytờ

 Thôngtin quản lý khôngđa dạng,khả năngbảo mậtthấp

 Việctracứutìmkiếmthôngtingặpnhiềukhókhănvàtốnthờigian

 Tốnnhiềuthờigianchoviệctổnghợpcácbáocáo địnhkỳ

 Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không

caoTuynhiênvớicáchquảnlýđóyêu cầu,đòihỏitrình độkhôngcao,

cáchquảnlýđơngiản

b.

Mục tiêu

Để khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vàolĩnh vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiếtnhằmmục tiêu:

 Rútngắnthờigianlàmviệcbàngiấyvàgiảmbớtcôngviệcbàngiấy

 Phân phối thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viênnhanhchóngvà chínhxác

 Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấpthông tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh đượcviệcphòng thừangười ởphòng thì thiếu

Yêu cầucủabài toán

 Cậpnhậtvà lưutrữđượcsốlượnglớnsinh viênởtrong kítúc

 Phụcvụviệctracứu,tìmkiếm sinhviênnhanh chóng

 Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hìnhvàoracủasinh viên trong kítúc, Bảnnhậnxét lưutrú,…)