Báo cáo môn học phân tích thiết kế hệ thống thông tin đề tài quản lý ký túc xá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ Sinh viên thực hiện NGUYỄN HUY HOÀNG Giảng viên hướng dẫn TRẦN THỊ MI[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG

TIN

ĐỀ TÀI:

QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN HUY HOÀNG

Giảng viên hướng dẫn : TRẦN THỊ MINH THU

Hà Nội, tháng năm

PHIẾU CHẤM ĐIỂM

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Huy Hoàng

Giảng viên chấm:

Giảng viên chấm 1 :

Giảng viên chấm 2 :

Phần mở đầu

1 Tên đề tài

Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá

2 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ Nó

đã chứng tỏ được sức mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Tại các trường đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là một trong những vấn đề cần thiết và cấp bách Một sinh viên muốn đạt được thành quả cao trong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt Thực tế các trường đại học việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ,sổ sách

Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian

và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với cả người thân, bạn bè hay chính bản thân sinh viên

Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin mạnh dạn xây dựng

những bước đầu tiên của phần mềm "Quản lý kí túc xá sinh viên ”, với các chức

năng lưu trữ, xử lý thông tin về sinh viên và tình hình trong kí túc

3 Mục đích – Mục tiêu đề tài

Mục đích: Xây dựng một phần mềm quản lý kí túc xá bước đầu giúp người

quản lý có thể tiếp cận dễ dàng ứng dụng Công nghệ thông tin để áp dụng vào quá trình quản lý để mang lại hiệu quả cao hơn đồng thời giảm tải được khối lượng công việc

Mục tiêu:

-Khảo sát thực tế yêu cầu bài toán

- Xây dựng được một bản phân tích thiết kế hướng chức năng với các chức năng cần thiết của một hệ thống quản lý kí túc xá để có thể sử dụng cho việc phát triển phần mềm và nâng cấp sau này

-Thu thập thông tin và Xây dựng CSDL

- XD các module chức năng cơ bản của hê â thống

- Xây dựng giao diện phần mềm thân thiện đối với người dùng.

- Phần mềm hoạt đô âng đáp ứng các nhu cầu cơ bản của người dùng

- Xây dựng báo cáo vừa là tài liệu làm cơ sở cho việc phát triển sau này

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Quy trình quản lý sinh viên ở kí túc xá mỗi kỳ

- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng sinh viên trong kí túc, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở

dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý

- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý kí túc, đáp ứng yêu cầu quản

lý của trung tâm dịch vụ trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai

5 Phương pháp nghiên cứu

- Giai đoạn khảo sát:

Tiến hành đi khảo sát thực tế tại kí túc xá tại một trường đại học, phỏng vấn sinh viên và nhân viên quản lý kí túc xá, tìm hiểu thêm các tài liệu từ sách báo, Internet

- Giai đoạn phân tích, thiết kế:

Sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng công cụ Rational Rose và Msword để xây dựng các biểu đồ, các bản mẫu

- Giai đoạn xây dựng cơ sở dữ liệu:

Sử dụng các công cụ hỗ trợ như MsWord, Excel… và hệ quản trị CSDL SQL để thực hiện công việc

- Giai đoạn cài đặt ứng dụng:

Dùng ngôn ngữ lập trình C# để xây dựng giao diện và cài đặt chương trình

6 Dự kiến kết quả đạt được

- Hoàn thành được bước phân tích, thiết kế hệ thống, thu được các bản mô tả

và các biểu đồ, bản mẫu thiết kế

- Thiết kế được một giao diện thân thiện, dễ nhìn, dễ sử dụng

- Thu được một sản phẩm sơ bộ, đáp ứng được một số yêu cầu tối thiểu của bản phân tích

7 Một số đề xuất hướng phát triển

- Nghiên cứu việc đồng bộ hóa dữ liệu với cơ sở dữ liệu của nhà trường

- Nghiên cứu việc kết hợp phần mềm với mô ât hệ thống Website cho tương tác trực tiếp trên Internet để sinh viên có thể thực hiện các công việc như đăng kí phòng, nộp tiền trực tuyến

- Có khả năng tương tác cao với người sử dụng

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ

NỘI VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ

1.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội và kí túc

xá sinh viên (Cơ sở 1)

Trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội

Địa chỉ: QL32, Nhổn, Minh Khai, Bắc Từ Liêm, Nhổn, Minh Khai Từ Liêm Hà

Nội

Ngày thành lập: 10 tháng 8, 1898

Website: https://www.haui.edu.vn/vn

Chức năng nhiệm vụ:

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội là trường đại học trực thuộc Bộ Công Thương, đang phát triển để trở thành trường đại học đẳng cấp quốc tế

Kí túc xá

+ Cơ sở 1: KTX 9 tầng - Phường Minh Khai - Bắc Từ Liêm - Hà Nội

Kí túc xá hiện đại với hơn 550 phòng ở cho học sinh, sinh viên nội trú được trang bị đầy đủ phương tiện sinh hoạt có thể phục vụ cho gần 6.000 học sinh, sinh viên Các dịch vụ đáp ứng nhu cầu của học sinh, sinh viên như: sân chơi thể thao, dịch vụ thẻ ATM, siêu thị, nhà ăn…

Chức năng, nhiệm vụ

- Trung tâm quản lý Ký túc xá là đơn vị dịch vụ, phục vụ cho cán bộ, viên

chức, học sinh sinh viên nhà trường

- Tổ chức quản lý: dịch vụ, phục vụ ăn, ở, trông giữ các phương tiện đi lại của

CBVC, HSSV,bảo đảm an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, các hoạt động văn hoá, thể thao của học sinh, sinh viên nội trú một cách khoa học, nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo học sinh, sinh viên

- Đề xuất và thực hiện các quy định về tổ chức, quản lý cơ sở vật chất phục vụ học sinh, sinh viên một cách chủ động, có hiệu quả giáo dục và kinh tế

- Chủ động trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình để phối hợp chặt chẽ và thường xuyên với các phòng, khoa, ban trong Nhà trường nhằm góp phần quản lý, giáo dục tư tưởng, chính trị và các mặt khác cho sinh viên nội trú

- Hàng năm, Trung tâm phối hợp với các Khoa, Ban, Hội sinh viên, Đoàn thanh niên… các cán bộ lớp để bàn các kế hoạch quản lý và phục vụ học sinh, sinh viên nội trú ngày càng tốt hơn

- Tổ chức các hội nghị về quản lý sinh viên nội trú Lập kế hoạch hoạt động toàn diện của Trung tâm và dự trù kinh phí hàng năm để Hiệu trưởng duyệt trước khi thực hiện

- Quản lý, phục vụ lưu học sinh

Cơ sở vật chất

- Nhà ăn:

Tổng diện tích xây dựng: 3350m2, ở cả ba cơ sở Nhà ăn của trường được trang bị các thiết bị nấu ăn công nghiệp hiện đại nhất hiện nay

Phòng ăn rộng rãi, khang trang, bàn ghế đẹp, sạch, thoáng mát, có thể phục vụ hàng ngàn sinh viên, tổ chức tiệc cưới, hội nghị, sinh nhật với nhiều loại hình khác nhau

Trung tâm Quản lý Ký túc xá đã triển khai dịch vụ hiện đại như máy bán hàng tự động, bán các sản phẩm nước giải khát

- Mặt bằng tầng 1 gồm phòng làm việc của Ban lãnh đạo và cán bộ quản lý, câu lạc

bộ sinh viên, gian hàng siêu thị, phòng máy tính, câu lạc bộ bi a, bóng bàn, thẩm

mỹ chăm sóc sắc đẹp, cắt tóc gội đầu, gian hàng sách sinh viên, câu lạc bộ Anh văn, tiếng Nhật, phòng điện thoại, nhà tập thể chất, phòng tiếp khách, phòng ăn của học sinh, sinh viên, nhà gửi xe, tư vấn du lịch, kỹ năng mềm, nạp tiền điện thoại, gian hàng máy tính-bảo hành

Đối tượng ở nội trú

Đầu năm học, Trung tâm sẽ nhận đơn và xét cho học sinh, sinh viên ở nội trú theo thứ tự các điều kiện ưu tiên trong quy chế học sinh, sinh viên nội trú của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, sau đó sẽ xếp theo nhu cầu, nguyện vọng của HSSV

Kinh phí ở nội trú

- Cơ sở 1:

+ Phòng thường: 5.500đ/ngày/SV - 1 tháng (30 ngày) = 165.000đ/SV

+ Phòng chất lượng cao: 24.500đ/ngày/SV - 1 tháng (30 ngày) = 735.000đ/SV + Phòng có bình nóng lạnh (không có điều hòa): 7.500đ/ngày/SV - 1 tháng (30 ngày) = 225.000đ/SV

- Thời gian đóng phí:

+ Phòng thường thu 1 lần/năm (11 tháng - trừ 1 tháng tết + hè)

+ Phòng điều hòa thu 2 lần/năm (5.5 tháng/lần - trừ 1 tháng tết + hè)

Mục tiêu phục vụ: "Trật tự, kỷ cương, văn minh, sạh đẹp"

- Quản lý, sắp xếp chỗ ăn, ở cho học sinh, sinh viên từng phòng, từng nhà

Đảm bảo an ninh, trật tự, tài sản, vệ sinh môi trường

- Tích cực thực hiện nếp sống văn minh, phong trào văn hoá, văn ghệ, thể dục thể thao trong khu KTX

- Hướng dẫn tổ chức, thực hiện, kiểm tra, đánh giá kết quả các mặt thực hiện nội quy KTX của sinh viên

- Triển khai các chủ trương, các hoạt động của Ban lãnh đạo Nhà trường tới học sinh, sinh viên

- Trung tâm phối hợp với phòng Công tác học sinh, sinh viên, Đoàn Thanh niên,

Hộí sinh viên lập kế hoạch tổ chức cuộc thi “Phòng ở kiểu mẫu” trong khu nội trú

nhằm nâng cao ý thức giữ gìn vệ sinh và đa dạng hoá các hoạt động thi đua; đưa các hoạt động đi vào chiều sâu; tiếp tục thực hiện tốt cuộc vận động xây dựng

KTX “Trật tự, kỷ cương, văn minh, sạch đẹp”.

- Cung cấp các dịch vụ sinh hoạt, học tập phục vụ sinh viên

* Nhà xe: Cơ sở 1 có 06 điểm

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kí túc xá Sơ

đồ phân nhánh các phòng ban:

Chức năng quản lý của từng bộ phận

• Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý kí túc xá

• Nhà ăn, tổ dịch vụ, tổ xe: phục vụ các mặt đời sống sinh viên về ăn uống, vui chơi, giải trí và nơi trông coi xe của sinh viên trong kí túc

• Tổ sửa chữa: bảo trì và sửa chữa các tài sản cố định trong kí túc xá như máy bơm nước và các hỏng hóc xảy ra tại các phòng trong kí túc

• Tổ kế toán: Ghi chép tình hình thu chi và báo cáo tổng kết của trung tâm dịch

vụ Chức năng của bảo vệ KTX nhằm đảm bảo trật tự an ninh trong kí túc

• Nhóm vệ sinh: Đảm bảo vệ sinh và mỹ quan trong kí túc

• Giảng đường: Quản lý phòng học và bố trí sắp xếp lịch cho các lớp học ở phòng học trong kí túc

• Quản lý các nhà 1, 2, 3, 4, 11

- Quản lý sinh viên ở ký túc xá, cập nhật phòng trống

- Thu tiền điện nước của các phòng

- Đôn đốc nhân công vệ sinh môi trường

- Đôn đốc nộp tiền phòng

- Theo dõi và bảo quản tài sản trong nhà quản lý

- Kiểm tra duy trì khách vào ra

- Quản lý, đôn đốc sinh viên thực hiện nội quy

• Quản lý nhà khách

- Quản lý khách ở ngắn ngày trong kí túc là các đối tượng người thân của sinh viên hay sinh viên hệ tại chức,…

1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên

 Quản lý sinh viên

 Quản lý cơ sở vật chất

 Quản lý nhân viên làm việc tại các nhà

 Quản lý đơn xin vào ký túc

 Quản lý dãy nhà

 Quản lý phòng

 Quản lý tiền phòng và tiền điện, nước

1.4 Bài toán tin học hoá quản lý ký túc xá sinh viên tại trường Công Nghiệp Hà Nội

Mô tả hoạt động

- Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc thì phải thực hiện quy trình sau:

 Sinh viên gửi đơn vào ký túc lên phòng giám đốc quản lý ký túc

 Giám đốc xét duyệt và ký đơn, xét nhà cho sinh viên

 Nếu sinh viên được vào trong ở trong kí túc tuỳ vào đối tượng đến nộp tiền tại phòng tài vụ hoặc phòng kế toán và nhận giấy biên lai thu tiền tại phòng đó

 Gửi biên lai thu tiền cùng đơn đã ký cho nhân viên quản lý nhà được xét

 Nhân viên quản lý nhà xếp phòng cho sinh viên

- Hoạt động trong kỳ:

 Nếu có sinh viên xin ra thì trả tiền còn lại cho sinh viên và xoá tên trong danh sách( trong kỳ ai đã ra không được vào lại ký túc)

 Thứ hai mỗi tuần họp giao ban, báo cáo cuối tuần về số sinh viên hiện đang ở trong ký túc, số sinh viên vào, ra trong tuần, số chỗ còn trống, những sinh viên vi phạm kỷ luật

 Xét đơn xin vào KT nếu KTX còn chỗ trống

 Thu tiền điện nước hàng tháng

 Quản lý an ninh vào ra trong KT: (Quản lý 24/24) bạn bè, người thân đến chơi phải xuất trình thẻ hoặc CMT, nhà 1, 2, 3, 4 sinh viên học ngoại ngữ phải xuất trình thẻ

 Kiểm tra các phòng về vệ sinh và tình hình nhân sự

 Vệ sinh các nhà hằng ngày

 Nhận đơn để báo sửa chữa

- Cuối kỳ

 Nhận xét lưu trú cho từng sinh viên trong kỳ

Đánh giá hiện trạng

a.

Những khó khăn chính

Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên còn rất nhiều bất cập Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào ở ký túc

xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình, thủ tục đều được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công Với cách quản lý đó dẫn đến :

 Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều

 Thông tin về tình trạng nhà hiện tại của kí túc hay thay đổi thường xuyên, thực hiện thủ công gây lãng phí giấy tờ

 Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp

 Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian

 Tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ

 Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao

Tuy nhiên với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cách quản lý đơn giản

b.

Mục tiêu

Để khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiết nhằm mục tiêu:

 Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy

 Phân phối thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viên nhanh chóng và chính xác

 Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc phòng thừa người ở phòng thì thiếu

Yêu cầu của bài toán

 Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc

 Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm sinh viên nhanh chóng

 Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hình vào ra của sinh viên trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú,…)