giải pháo hoàn thện chất lượng dịch vụ tại văn phòng công chúng

Đề tài Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ công chứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng MỤC LỤC Lời cam đoan 1 Lời cảm ơn 2 MỞ ĐẦU 3 1 Lý do lựa chọn cơ quan và nội dung thực tập 3 2 Đối t.

Đề tài: Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ công chứng tại văn phòng

công chứng Trần Quang Phụng

MỤC LỤC

Lời cam đoan 1

Lời cảm ơn 2

MỞ ĐẦU 3

1 Lý do lựa chọn cơ quan và nội dung thực tập 3

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

3 Mục đích nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Cấu trúc của báo cáo thực tập 6

PHẦN NỘI DUNG 7

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP 7

1.1 Lịch sử hình thành văn phòng công chứng Trần Quang Phụng 7

1.2 Cơ cấu tổ chức tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng 8

1.3 Lĩnh vực hoạt động của văn phòng công chứng Trần Quang Phụng 14 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG 16

2.1 Thực tiễn quy định của pháp luật về hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng 16

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến dịch vụ công chứng tại văn phòng công

chứng Trần Quang Phụng 17

2.3 Kết quả thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ công chứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng 19

2.4 Đánh giá chung về hoạt động của văn phòng công chứng 20

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CÔNG CHỨNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG 23

3.1 Giải pháp chung 23

3.2 Giải pháp cụ thể 25

3.3 Kiến nghị hoàn thiện pháp luật 26

KẾT LUẬN 28

Danh mục tham khảo 29

Lời cam đoan

Tôi xin cam đoan rằng báo cáo thực tập tại phòng công chứng Trần QuangPhụng được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của thầy (cô)…là kết quả nghiên cứutrung thực của riêng tôi

Trong quá trình thực tập, tôi đã được phòng công chứng Trần Quang Phụnghướng dẫn và hỗ trợ nhiệt tình trong việc tìm hiểu các quy trình công chứng, quyđịnh pháp luật liên quan đến lĩnh vực này Tôi đã áp dụng kiến thức được học vàothực tiễn và hoàn thành các nhiệm vụ được giao

Tôi xin cam đoan rằng báo cáo thực tập này là kết quả của công sức và trítuệ của tôi Nội dung báo cáo được thực hiện một cách trung thực và chính xácnhất có thể Tất cả các thông tin và kết quả được trình bày trong báo cáo này làchính xác và không có sự giả mạo hay sao chép từ nguồn không xác định

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn phòng công chứng Trần Quang Phụng đãcung cấp cho tôi cơ hội để thực tập và hỗ trợ tôi trong quá trình hoàn thành báo cáothực tập này

Xin chân thành cảm ơn!

Lời cảm ơn

Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các giáo viên đã truyền đạt kiến thức vàkinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt quá trình học tập Những kiến thức và kinhnghiệm này đã giúp tôi hiểu sâu hơn về lĩnh vực công chứng và chuẩn bị tốt hơncho quá trình thực tập

Tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn đến toàn thể đội ngũ nhân viên tại phòngcông chứng Trần Quang Phụng, đặc biệt là các chuyên viên công chứng đã hướngdẫn và hỗ trợ tôi trong suốt quá trình thực tập Sự nhiệt tình, trách nhiệm và chuyênnghiệp của các anh/chị đã giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách tốtnhất

Ngoài ra, tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn đến cơ sở thực tập đã cung cấp chotôi cơ hội được thực hành và trải nghiệm thực tế Cơ sở thực tập đã giúp tôi ápdụng kiến thức học được vào thực tế, cũng như phát triển kỹ năng và kinh nghiệmtrong lĩnh vực công chứng

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè đã luôn động viên,

hỗ trợ và động viên tôi trong suốt quá trình học tập và thực tập

Báo cáo thực tập của tôi là kết quả của sự hỗ trợ và giúp đỡ của tất cả cácđối tượng Tôi rất biết ơn và sẽ luôn ghi nhớ những giá trị quý báu mà tôi đã họcđược trong suốt quá trình này

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn cơ quan và nội dung thực tập

Với sự phát triển của nền kinh tế và xã hội, nhu cầu sử dụng dịch vụ côngchứng ngày càng tăng cao Để đáp ứng nhu cầu này, các văn phòng công chứngphải luôn nỗ lực để cung cấp dịch vụ chất lượng cao và đảm bảo tính chính xác,minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình thực hiện các giao dịch pháp lý

Trong bối cảnh đó, văn phòng công chứng Trần Quang Phụng, như mộttrong những đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng uy tín và chất lượng tại …, đangphải đối mặt với nhiều thách thức và cần tìm ra giải pháp để hoàn thiện chất lượngdịch vụ của mình

Với mong muốn hỗ trợ cho quá trình phát triển của văn phòng công chứngTrần Quang Phụng, đề tài này sẽ tập trung nghiên cứu và đề xuất một số giải phápnhằm hoàn thiện chất lượng dịch vụ công chứng của văn phòng này thông qua đềtài “Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ công chứng tại văn phòng công chứngTrần Quang Phụng” Các giải pháp được đề xuất sẽ dựa trên phân tích, đánh giá vàđưa ra các khuyến nghị để văn phòng công chứng có thể nâng cao chất lượng dịch

vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và đồng thời tăng cường sự cạnh tranhtrong thị trường

Với mục tiêu đó, tôi hy vọng đề tài này sẽ góp phần cung cấp thông tin vàkiến thức hữu ích cho văn phòng công chứng Trần Quang Phụng cũng như các đơn

vị cung cấp dịch vụ công chứng khác trong quá trình phát triển và nâng cao chấtlượng dịch vụ của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng của đề tài "Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ công chứngtại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng" là văn phòng công chứng TrầnQuang Phụng, một đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng tại thành phố Hà Nội, ViệtNam

Phạm vi nghiên cứu của đề tài bao gồm:

Phân tích và đánh giá các hoạt động và quy trình công chứng hiện tại củavăn phòng công chứng Trần Quang Phụng

Tìm hiểu và phân tích nhu cầu, yêu cầu của khách hàng đối với dịch vụ côngchứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng củavăn phòng công chứng Trần Quang Phụng, bao gồm các hoạt động và quy trìnhcần được cải tiến và nâng cao, cũng như các giải pháp để tăng cường sự hài lòngcủa khách hàng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường

Đánh giá hiệu quả của các giải pháp được đề xuất để hoàn thiện chất lượngdịch vụ công chứng của văn phòng công chứng Trần Quang Phụng

3 Mục đích nghiên cứu

Mục đích của đề tài "Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụ công chứng tạivăn phòng công chứng Trần Quang Phụng" là tìm hiểu, phân tích và đề xuất cácgiải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng của văn phòng côngchứng Trần Quang Phụng

Cụ thể, đề tài nhằm đáp ứng các mục tiêu sau:

Phân tích và đánh giá hiện trạng hoạt động và quy trình công chứng của vănphòng công chứng Trần Quang Phụng

Nghiên cứu và phân tích nhu cầu, yêu cầu của khách hàng đối với dịch vụcông chứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng.

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng củavăn phòng công chứng Trần Quang Phụng, bao gồm các hoạt động và quy trìnhcần được cải tiến và nâng cao, cũng như các giải pháp để tăng cường sự hài lòngcủa khách hàng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường

Đánh giá hiệu quả của các giải pháp được đề xuất để hoàn thiện chất lượngdịch vụ công chứng của văn phòng công chứng Trần Quang Phụng, từ đó đưa racác kết luận và đề xuất hướng phát triển trong tương lai

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài "Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch vụcông chứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng" bao gồm:

Tìm hiểu và phân tích hiện trạng hoạt động và quy trình công chứng của vănphòng công chứng Trần Quang Phụng

Nghiên cứu và phân tích nhu cầu, yêu cầu của khách hàng đối với dịch vụcông chứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng củavăn phòng công chứng Trần Quang Phụng, bao gồm các hoạt động và quy trìnhcần được cải tiến và nâng cao, cũng như các giải pháp để tăng cường sự hài lòngcủa khách hàng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường

Đánh giá hiệu quả của các giải pháp được đề xuất để hoàn thiện chất lượngdịch vụ công chứng của văn phòng công chứng Trần Quang Phụng, từ đó đưa racác kết luận và đề xuất hướng phát triển trong tương lai

Tổng hợp và trình bày kết quả nghiên cứu, để cung cấp thông tin hữu íchcho văn phòng công chứng Trần Quang Phụng và các đối tượng có liên quan trongviệc nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng.

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của đề tài "Giải pháp hoàn thiện chất lượng dịch

vụ công chứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng" bao gồm:

Phương pháp khảo sát và phân tích tài liệu: Để tìm hiểu và phân tích hiệntrạng hoạt động và quy trình công chứng của văn phòng công chứng Trần QuangPhụng, ta sẽ sử dụng phương pháp khảo sát và phân tích tài liệu như: các tài liệuliên quan đến quy trình, hướng dẫn và quy định về công chứng; báo cáo hoạt độngcủa văn phòng công chứng Trần Quang Phụng; đánh giá và phản hồi của kháchhàng về chất lượng dịch vụ

Phương pháp điều tra trực tiếp: Để nghiên cứu nhu cầu, yêu cầu của kháchhàng đối với dịch vụ công chứng tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng, ta

sẽ sử dụng phương pháp điều tra trực tiếp, bằng cách thực hiện các cuộc khảo sát,phỏng vấn khách hàng trực tiếp tại văn phòng công chứng

6 Cấu trúc của báo cáo thực tập

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận thì Nội dung chính của đề tài gồm 3 chươngnhư sau:

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤCÔNG CHỨNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤCÔNG CHỨNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRẦN QUANG PHỤNG

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP

1.1 Lịch sử hình thành văn phòng công chứng Trần Quang Phụng

Văn phòng công chứng Trần Quang Phụng được thành lập từ năm 1995 tạiBuôn Ma Thuột tỉnh Đak Lak, Việt Nam Tên gọi của văn phòng là theo tên củangười sáng lập ra văn phòng là ông Trần Quang Phụng - một luật sư có nhiều kinhnghiệm trong lĩnh vực pháp lý

Trong suốt hơn 25 năm hoạt động, văn phòng công chứng Trần QuangPhụng đã trở thành một trong những địa chỉ uy tín và đáng tin cậy nhất cho cáchoạt động công chứng và thủ tục pháp lý tại khu vực hoạt động Văn phòng đượctrang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại, đội ngũ nhân viên tay nghề cao và giàu kinhnghiệm

Các dịch vụ mà văn phòng công chứng Trần Quang Phụng cung cấp baogồm: chứng thực, công chứng, xác nhận chữ ký, sao y bản chính, dịch thuật côngchứng, và các dịch vụ liên quan đến thủ tục pháp lý Văn phòng cũng đã đượcnhiều khách hàng đánh giá cao về tính chuyên nghiệp, nhanh chóng và đảm bảo sựriêng tư của thông tin khách hàng

Trong tương lai, văn phòng công chứng Trần Quang Phụng sẽ tiếp tục pháttriển và nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thờiđại số hóa

1.2 Cơ cấu tổ chức tại văn phòng công chứng Trần Quang Phụng

Văn phòng công chứng Trần Quang Phụng có cơ cấu tổ chức gồm các bộphận chức năng chính như sau:

+ Bộ phận trưởng phòng tại văn phòng công chứng có chức năng và nhiệm

vụ quan trọng trong việc quản lý, điều hành và đảm bảo hoạt động của phòng côngchứng Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của bộ phận trưởng phòng bao gồm:

 Quản lý và điều hành hoạt động của phòng công chứng theo đúng quyđịnh của pháp luật và các quy định liên quan

 Xây dựng và triển khai các kế hoạch, chương trình hoạt động củaphòng công chứng

 Quản lý và phân công công việc cho các nhân viên trong phòng côngchứng, đảm bảo hoạt động của phòng công chứng diễn ra thuận lợi, hiệu quả

 Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các dịch vụ công chứng

và dịch thuật công chứng

 Quản lý và bảo vệ các thông tin, dữ liệu, tài liệu của khách hàng vàcủa phòng công chứng

 Điều hành các hoạt động liên quan đến tài chính, kế toán và quản lýnhân sự của phòng công chứng.

 Tương tác với các cơ quan, tổ chức liên quan đến hoạt động củaphòng công chứng

 Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao bởi chủ quản và các cơ quan

có thẩm quyền

+ Bộ phận phó trưởng phòng tại văn phòng công chứng có chức năng vànhiệm vụ quan trọng trong việc hỗ trợ và giúp đỡ trưởng phòng trong quản lý, điềuhành và đảm bảo hoạt động của phòng công chứng Cụ thể, chức năng và nhiệm vụcủa bộ phận phó trưởng phòng bao gồm:

 Hỗ trợ trưởng phòng trong việc quản lý và điều hành hoạt động củaphòng công chứng theo đúng quy định của pháp luật và các quy định liên quan

 Phân công và giám sát công việc của các nhân viên trong phòng côngchứng, đảm bảo hoạt động của phòng công chứng diễn ra thuận lợi, hiệu quả

 Tham gia xây dựng và triển khai các kế hoạch, chương trình hoạtđộng của phòng công chứng

 Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các dịch vụ công chứng

Với những chức năng và nhiệm vụ trên, bộ phận phó trưởng phòng là ngườiđảm bảo sự trơn tru và hiệu quả trong hoạt động của phòng công chứng, đồng thờigiúp trưởng phòng trong quản lý, điều hành và đảm bảo lợi ích cho khách hàng vàphòng công chứng.

+ Bộ phận công chứng viên tại văn phòng công chứng có chức năng vànhiệm vụ quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ công chứng cho khách hàng

Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của bộ phận công chứng viên bao gồm:

 Thực hiện các thủ tục công chứng như công chứng hợp đồng, công chứngchữ ký, công chứng bản sao, công chứng chứng thực và các dịch vụ công chứngkhác

 Đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch của các văn bản, tài liệu,hợp đồng, chứng từ được công chứng

 Tư vấn và giải đáp thắc mắc cho khách hàng liên quan đến các thủ tục vàquy trình công chứng

 Thực hiện các dịch vụ dịch thuật công chứng, đảm bảo tính chính xác vàđúng luật của các bản dịch

 Xây dựng và duy trì quan hệ tốt với khách hàng, đảm bảo sự hài lòng vàniềm tin của khách hàng đối với dịch vụ của phòng công chứng

 Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao bởi trưởng phòng và các cơ quan

có thẩm quyền

Với những chức năng và nhiệm vụ trên, bộ phận công chứng viên là ngườiđảm bảo tính chính xác và minh bạch của các văn bản, tài liệu, hợp đồng, chứng từđược công chứng, giúp khách hàng có được các giấy tờ chứng minh hợp pháp,đồng thời giúp đỡ khách hàng trong các thủ tục và quy trình công chứng

+ Bộ phận hành chính - văn thư tại văn phòng công chứng có chức năng vànhiệm vụ quan trọng trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động văn phòng,hành chính và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác trong văn phòng côngchứng Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của bộ phận hành chính - văn thư bao gồm:

 Quản lý tài liệu và hồ sơ của văn phòng công chứng

 Quản lý và cập nhật thông tin khách hàng, bảo vệ thông tin cá nhâncủa khách hàng

 Thực hiện các công việc văn phòng như soạn thảo văn bản, trình bàytài liệu, đánh máy, in ấn, sao chép, lưu trữ và phân phối tài liệu

 Quản lý và sử dụng các phương tiện văn phòng, trang thiết bị, máymóc, phần mềm hỗ trợ công tác

 Hỗ trợ các bộ phận khác trong văn phòng công chứng trong các hoạtđộng quản lý và thực hiện các thủ tục công chứng

 Xây dựng và duy trì quan hệ tốt với khách hàng, đảm bảo sự hài lòng

và niềm tin của khách hàng đối với dịch vụ của phòng công chứng

 Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao bởi trưởng phòng và các cơquan có thẩm quyền

Với những chức năng và nhiệm vụ trên, bộ phận hành chính - văn thư làngười đảm bảo sự thông suốt và hiệu quả của các hoạt động văn phòng, hành chính

và hỗ trợ các hoạt động của các bộ phận khác trong văn phòng công chứng

+ Bộ phận chuyên viên tại văn phòng công chứng có chức năng và nhiệm vụchính là thực hiện các hoạt động công chứng, hỗ trợ khách hàng trong việc thựchiện các thủ tục liên quan đến việc chứng thực và xác thực các tài liệu, giấy tờpháp lý Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của bộ phận chuyên viên bao gồm:

 Tiếp nhận khách hàng, hướng dẫn và tư vấn các thủ tục công chứngcần thiết.

 Kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của các tài liệu, giấy tờ pháp lý đượcđem đến công chứng

 Thực hiện việc chứng thực các tài liệu pháp lý, bao gồm việc lập cácbiên bản, giấy chứng nhận, công bố và tuyên bố về nội dung của tài liệu đượcchứng thực

 Xác thực chữ ký, con dấu, chứng thực chữ ký điện tử và các hình thứctương tự

 Thực hiện các thủ tục công chứng đối với các văn bản và giấy tờ cóliên quan đến việc kế thừa, thừa kế, quyền sử dụng đất, hợp đồng mua bán, chothuê nhà, xác nhận độ tuổi và các văn bản có liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ

 Cung cấp các dịch vụ liên quan đến công chứng như sao y chính, sao

y tế, sao chép tài liệu và các dịch vụ khác

 Giải đáp thắc mắc và đưa ra giải pháp cho các vấn đề liên quan đếnviệc thực hiện các thủ tục công chứng

 Hỗ trợ các bộ phận khác trong văn phòng công chứng trong các hoạtđộng liên quan đến công chứng

Như vậy, bộ phận chuyên viên là nhân viên trực tiếp thực hiện các hoạt độngcông chứng, đảm bảo tính chính xác, trung thực và bảo vệ quyền lợi của kháchhàng trong việc thực hiện các thủ tục công chứng

+ Bộ phận hỗ trợ khách hàng tại văn phòng công chứng có chức năng vànhiệm vụ chính là đón tiếp khách hàng, giải đáp các thắc mắc và cung cấp thôngtin liên quan đến các thủ tục công chứng, đồng thời hỗ trợ khách hàng trong việcchuẩn bị và hoàn thành các thủ tục công chứng Cụ thể, chức năng và nhiệm vụ của

bộ phận hỗ trợ khách hàng bao gồm:

 Đón tiếp và tư vấn khách hàng về các thủ tục công chứng, các loạigiấy tờ cần chuẩn bị và các quy trình thực hiện.

 Cung cấp thông tin về các loại giấy tờ pháp lý, quy trình công chứng,các giá trị pháp lý của các tài liệu và giấy tờ được công chứng

 Hướng dẫn khách hàng trong việc chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ cầnthiết để thực hiện các thủ tục công chứng

 Tư vấn và giải đáp các thắc mắc liên quan đến các vấn đề pháp lý, quytrình công chứng, thủ tục đăng ký và các vấn đề khác liên quan đến công chứng

 Hỗ trợ khách hàng trong việc điền đơn, lập biên bản, tuyên bố và cáctài liệu cần thiết khác

 Xác nhận thông tin và đối chiếu các tài liệu được đem đến công chứngvới thông tin trong hệ thống công chứng

 Giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến việc sử dụng các dịch

vụ công chứng

Có thể thấy, bộ phận hỗ trợ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việcđón tiếp, tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện các thủ tục côngchứng, giúp đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và hiệu quả của các hoạt độngcông chứng

1.3 Lĩnh vực hoạt động của văn phòng công chứng Trần Quang Phụng

- Chức năng:

Văn phòng công chứng Trần Quang Phụng có các chức năng chính như sau:Cung cấp dịch vụ công chứng: Văn phòng công chứng Trần Quang Phụngthực hiện các dịch vụ công chứng như chứng thực, xác nhận chữ ký, sao y bản