(Tiểu luận) tiểu luận môn học tin học ứng dụng đề tài ứng dụng phần mềm project trong quản lý dự án

Việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án vào trong lĩnh vực kinh doanh , quản lý các nguồn lực cũng như lĩnh vực quản lý tổ chức đã cho thấy tác dụng và hiệu quả to lớn , có tính chất quyết

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

- -

Bài tiểu luận môn học Tin học ứng dụng

ĐỀ TÀI:

Nhóm thực hiện: 04 Lớp: D03

Giảng viên: Trần Doãn Hiếu

Tp Hồ Chí Minh ngày 01 tháng 10 năm 2022

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÀI TẬP NHÓM ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nhóm thực hiện: 04

TÊN THÀNH VIÊN MSSV

Hồ Nguyễn Tâm Sự 030336200231 Nguyễn Thị Tố Quyên 030336200219

Nguyễn Thùy Như Phụng 030336200207

Trần Thị Thu 030536200194

MỞ ĐẦU

Quản lý dự án là một trong những công việc quan trong quyết định đến sự thành công của các công ty Vì vậy việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án là biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả của mỗi dự án, đem lại sự hài lòng cho khách hàng cũng như chủ doanh nghiệp Hiện nay, phần mềm quản lý dự án không còn là một khái niệm xa lạ đối với xã hội nói chung và các doanh nghiệp nói riêng Việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án vào trong lĩnh vực kinh doanh , quản lý các nguồn lực cũng như lĩnh vực quản lý tổ chức đã cho thấy tác dụng và hiệu quả to lớn , có tính chất quyết định đến công việc, tối đa hóa thời gian, chi phí và nâng cao lợi nhuận cho các doanh nghiệp Qua sự hướng dẫn của giảng viên nhóm chúng em quyết định chọn phần mềm công cụ quản lý dự án Microsoft Project

để thực hiện báo cáo Thông qua đó nhóm sẽ phân tích và làm rõ vai trò quan trọng của việc quản lý dự án cũng như cơ chế vận hình và những lợi ích của Microsoft Project, Vì thời gian và kiến thức của chúng em còn hạn hẹp, nên sẽ không tránh được những sai sót

Vì vậy chúng em mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy để bài của chúng em có thể được hoàn thiện hơn

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

PHẦN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

CHƯƠNG 1

CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 3

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 8

1.1 KHÁI NIỆM VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN 8

Bước 1) Khởi tạo dự án 8

Bước 2) Lập kế hoạch 9

Bước 3) Thực thi dự án 9

Bước 4) Kiểm tra, giám sát dự án 9

Bước 5) Kết thúc dự án 9

1.2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN 9

CHƯƠNG 2 - PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT 14

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 14

Vậy MS Project là gì? 14

Dễ dàng theo sát tiến độ 15

Cải thiện tầm nhìn và kết quả 15

Sử dụng sức mạnh để đổi mới 15

2.2 GIAO DIỆN PHẦN MỀM 16

2.3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN 17

Task name 22

Tạo các nhiệm vụ phụ (subtasks): 24

Task | Information | Predecessors 25

CHƯƠNG 3 – MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT 33

3.1 GIỚI THIỆU DỰ ÁN 33

3.2 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM PROJECT ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN (VÀ TÀI NGUYÊN) DỰ ÁN 34

KẾT LUẬN 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 1 36

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.2 1: Giao diện tạo dự án mới của phần mềm MS Project 18

Hình 2.2 2: Giao diện tạo dự án mới của phần mềm MS Project 18

Hình 2.3.1 1: Giao diện tạo dự án mới 10

Hình 2.3.1 2: Giao diện dự án mới 20

Hình 2.3.1 3: Giao diện tạo dự án mới 21

Hình 2.3.2 1: Giao diện thiết lập thông tin dự án 21

Hình 2.3.3 1: Giao diện Options 23

Hình 2.3.3 2: Giao diện Change Working Time 24

Hình 2.3.4 1: Giao diện thanh công cụ Task 24

Hình 2.3.4 2: Giao diện khi nhập dữ liệu công việc 25

Hình 2.3.4 3: Giao diện khi đã nhập dữ liệu công việc 26

Hình 2.3.4 4: Giao diện nhiệm vụ con 27

Hình 2.3.6 1: Kiểu tài nguyên dự án 28

Hình 2.3.6 3: Thiết lập thông tin tài nguyên 29

Hình 2.3.7 1: Giao diện phân bổ tài nguyên cho các công việc 30

Hình 2.3.8 1: Lịch trình cho dự án 31

Hình 2.3.9 1: Tìm đường găng cho dự án 32

Hình 2.3.10 1: Cập nhật tiến độ dự án 33

Hình 2.3.11 1: Cân đối tài nguyên 34

Hình 2.3.12 1 35

CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.1 KHÁI NIỆM VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.1.1 Khái niệm dự án

Dự án (Project) cụm từ được sử dụng nhiều khi nhắc đến các lĩnh vực như đầu tư, kinh doanh Trong một bảng dự án sẽ bao gồm và xác định rõ các công việc, mục tiêu, nguồn lực, thời gian bắt đầu và kết thúc của một dự án,vv…

Nói cách khác, dự án là một hoạt động mà chủ dự án đã xác định được những quy trình, mục tiêu cần thực hiện trong 1 khoảng thời gian nhất định và sẽ hoàn thiện nó tốt nhất

Để một dự án phát huy được toàn diện nguồn lực và tài nguyên, mang lại hiệu quả cao nhất khi làm việc và tối ưu được thời gian hoàn thành mục tiêu Chủ dự án, doanh nghiệp cần

đề ra chuỗi các công việc và các nhiệm vụ như:

• Đưa ra mục tiêu hoàn thành trong những điều kiện nhất định

• Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc

• Cân bằng và có giới hạn về tài chính

• Tận dụng tối đa các nguồn lực về phương tiện, thiết bị, con người,vv…

1.1.2 Quy trình quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án là quá trình thực hiện các bước nhằm đưa dự án đến mục tiêu đã

đặt ra Người quản lý sẽ có nhiệm vụ trực quan hóa quy trình để giúp mọi người hình dung

ra các công việc, công cụ liên quan trong suốt quá trình làm việc Qua đó, thành viên và các bên liên quan sẽ hiểu được các nội dung của dự án và cùng nhau phối hợp, nỗ lực đưa

dự án đến thành công

Bước 1) Khởi tạo dự án

Khởi tạo dự án có hai hoạt động chính là xây dựng bản tuyên bố dự án và xác định những người liên quan Nội dung của bản tuyên bố dự án sẽ thể hiện tổng quát: Mục tiêu dự án, các yếu tố tác động, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng và các rủi

ro… Còn xác định những người liên quan bao gồm việc nắm rõ vai trò và thu thập thông tin những người sẽ làm việc và hỗ trợ dự án

Bước 2) Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong các bước quan trọng của một quy trình quản trị dự án Một bản

kế hoạch hoàn hảo sẽ đảm bảo được 4 yếu tố là sự tham dự của đầy đủ các bên (Bought- in), thể hiện trên tất cả 9 phương diện (Formal), được hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval) và có tính khả thi (Realistic)

Bước 3) Thực thi dự án

Các công việc trong dự án cần được vạch ra rõ ràng trong bảng kế hoạch và thành viên phải thực hiện đúng theo quy trình Tuy nhiên, trên thực tế thì việc triển khai và tư duy chiến lược có sự sai số tương đối Vì vậy, bạn và các thành viên trong nhóm khi thực hiện nhiệm vụ cần linh hoạt, có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định để quy trình làm việc diễn ra được trơn tru

Bước 4) Kiểm tra, giám sát dự án

Để kiểm tra và giám sát dự án một cách hiệu quả, bạn cần phải đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế Nhờ đó, bạn sẽ kịp thời đưa ra các giải pháp nếu xảy ra vấn đề Bạn cần tìm hiểu

kỹ càng trước khi đưa ra các quyết định điều chỉnh vì việc thay đổi sẽ có thể ảnh hưởng đến tiến trình công việc hoặc nếu tệ hơn nữa là phải quay lại thiết lập kế hoạch dự án mới

Bước 5) Kết thúc dự án

Bước cuối cùng là hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án Quá trình kết thúc dự án cần phải được thực hiện bài bản và đầy đủ Quá trình sẽ không theo trình tự và có thể sẽ phát sinh nhiều rắc rối như vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự… Điều này đôi khi sẽ gây ảnh hưởng xấu đến tài chính, danh tiếng đến nhóm dự án và doanh nghiệp

1.2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.2.1 Phần mềm miễn phí

• Trello: quản lý các dự án một cách trực quan (dựa theo phương pháp Kanban)

• Asana: quản lý task nhóm

• ClickUp: trực quan hóa các nhiệm vụ tốt

• Paymo: phù hợp cho các freelancer và agency team nhỏ

• Airtable: xây dựng một ứng dụng quản lý dự án theo yêu cầu

• GoodDay: cho việc ứng dụng nhiều phương pháp quản lý dự án

• Due: theo dõi tiến độ, nhắc nhở công việc hiệu quả sử dụng cho doanh nghiệp hoặc phù hợp với team làm việc có quy mô nhỏ

Để thu hẹp danh sách phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất, các công cụ ở danh sách trên đều đáp ứng các tiêu chí sau:

• Miễn phí cho các dự án không giới hạn Các ứng dụng chúng tôi đã chọn cho phép bạn quản lý miễn phí số lượng dự án không giới hạn (và bao gồm ít nhất 10 người dùng miễn phí)

• Được lưu trữ Có rất nhiều công cụ quản lý dự án tuyệt vời, miễn phí, tự lưu trữ, nhưng chúng mất nhiều thời gian hơn để thiết lập và quản lý Các ứng dụng quản lý

dự án trên được lưu trữ bởi các công ty cung cấp công cụ

• Tính năng cộng tác và chia sẻ Các ứng dụng phía trên giúp việc thêm các thành viên trong nhóm vào thiết lập quản lý dự án của bạn cũng như kiểm soát các loại và quyền hạn của người dùng một cách nhanh chóng và dễ dàng

• Tích hợp Một công cụ quản lý dự án tuyệt vời sẽ phải hoàn toàn phù hợp với các phần mềm hiện tại đang sử dụng trong công ty của bạn, vì vậy các công cụ trên đều bao gồm các ứng dụng tích hợp với phần mềm phổ biến khác như email và Slack, lịch, lưu trữ tài liệu, v.v

• Các công cụ đều cung cấp ứng dụng web (ngoài ứng dụng web, các công cụ còn đồng bộ hóa với thiết bị di động và máy tính) Một số công cụ khác sẽ không cung cấp hoạt động trên nền tảng di động như ProjectLibre và GanttProject, cả hai công

cụ này đều là những ứng dụng mạnh mẽ chỉ dành cho máy tính được thiết kế để trở thành lựa chọn thay thế cho Microsoft Project

1.2.2 Phần mềm có bản quyền

• Microsoft Project:

Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án với nhiều tính năng mạnh mẽ, hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình triển khai và thực thi dự án Với MP, doanh nghiệp có thể

xử lý các tác vụ từ phổ biến như lập kế hoạch, phân công nguồn lực, theo dõi tiến độ cho tới các “ngách” chuyên môn hơn như quản lý ngân sách hay phân tích khối lượng công việc

Có thể điểm qua tính năng chính của phần mềm như sau:

• Xây dựng kế hoạch và xác định các mốc thời gian hoàn thiện cho dự án

• Thiết lập, phân bố các loại nguồn lực & chi phí theo từng nhiệm vụ

• Cho phép điều chỉnh chiến lược thích hợp với những buộc ràng về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn

• Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value Method

• Hợp tác & chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc

• Nhắc việc, lưu trữ các thông tin và tài liệu liên quan đến dự án

• Chuẩn bị những báo cáo chuyên nghiệp

Để sử dụng MP, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai theo 2 hình thức: (1) cloud-based (trên nền điện toán đám mây) hoặc (2) on-premise (triển khai tại chỗ)

• Đối với giải pháp cloud-based, bạn có thể chọn mua các gói hàng tháng: Essentials

có giá $7/tài khoản, Professional có giá $30/tài khoản/ và Premium có giá $55/tài khoản/tháng

• Đối với các giải pháp on-premise, bạn cần chi trả đến $589,99 cho gói Standard và gấp đôi số tiền đó cho gói Professional, đồng thời vẫn phải trả thêm phí hỗ trợ và bảo trì định kỳ cho nhà cung cấp

Một điều cần lưu ý, các gói cơ bản và trung bình chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý dự án

cơ bản nhất mà không được sử dụng các tính năng nâng cao hay sự tích hợp nào

• Wrike:

Wrike là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến được tin tưởng sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn như Google, Adobe, HTC, đại học Stanford, Phần mềm này giống như một thư ký có thể đảm nhiệm hầu hết công việc quản lý dự án của bạn, giúp cải thiện tốc độ và hiệu quả các đầu việc của thành viên:

• Lập kế hoạch và giám sát thời gian thực thi chặt chẽ: Wrike cho phép người dùng linh hoạt tuỳ chỉnh thời hạn công việc theo backlog (khoảng thời gian), theo deadline (công việc sẽ hoàn tất vào một ngày cụ thể), hoặc theo milestone (bao giờ phải xong bao nhiêu % công việc)

• Cộng tác giữa các thành viên trong dự án: Sở hữu tính năng bình luận, tag tên đồng nghiệp ngay trong từng đầu việc, Wrike hỗ trợ người dùng trao đổi công việc nhanh chóng hơn so với MP

• Xuất báo cáo theo thời gian thực: Trong phiên bản trả phí, phần mềm Wrike hỗ trợ tạo báo cáo theo dự án hoặc theo công việc với bộ lọc dữ liệu khá hiệu quả

Wrike cung cấp 4 gói giá thành sử dụng, trong đó, gói miễn phí, với số lượng tính năng và người dùng giới hạn (5 người) được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý

dự án free Tuy nhiên, với chi phí lần lượt ở mức $9,8, $24,8 và $34,6/tài khoản/tháng, các gói cao cấp hơn của Wrike lại sở hữu mức giá sử dụng tương đối cao đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Jira:

Jira là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian, nhằm giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án theo đúng phương pháp quản lý Agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả, các phiên bản sản phẩm nâng cấp được phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng)

Các tính năng của phần mềm được thiết kế vô cùng chi tiết với nhiều thuật ngữ công nghệ:

• Lập kế hoạch chi tiết: Jira hỗ trợ giao diện cả bảng Scrum, Gantt chart và bảng Kanban cho phương pháp quản lý Agile

• Phân quyền chi tiết: Jira không chỉ phân quyền trong dự án chung mà còn riêng lẻ cho từng đầu việc, đảm bảo nhân sự hoạt động chính xác, có trách nhiệm hơn

• Báo cáo cực kỳ chi tiết: Điểm mạnh nhất của Jira là có thể xây dựng rất nhiều loại báo cáo khác nhau, với dữ liệu được phân tích và chia nhỏ kỹ lưỡng Tính năng này đáp ứng được yêu cầu cao của những project manager khó tính

• Khả năng tích hợp: Công ty Atlassian đã khéo léo lập trình cho Jira một giao diện API mở, nên phần mềm này có khả năng tích hợp với hàng nghìn công cụ và tiện ích bổ sung khác nhau

Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày, bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng trên Sau đó, phiên bản cloud-based của Jira có gói $10/tháng chứa được tối đa 10 người dùng; còn với quy mô 11-100 người dùng, mức giá này là $7/tài khoản/ tháng

• Base Wework:

Base Wework là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Base.vn ngay tại Việt Nam với các tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo khá đầy đủ không thua kém gì các giải pháp quản lý dự án quốc tế Hiện phần mềm này đang được tin dùng bởi các doanh nghiệp lớn như Vinsmart, ELCOM Corporation, Elinco.vn, CTCP Nông nghiệp BAF Việt Nam,

Có thể điểm qua một số tính năng nổi bật của Base Wework như sau:

• Lập kế hoạch và theo dõi, giám sát công việc: Base Wework được lập trình với rất nhiều tính năng hữu ích cho quá trình lập kế hoạch và triển khai dự án như tạo nhóm công việc, tạo đầu việc với đầy đủ deadline, người theo dõi, ưu tiên khẩn cấp, tài liệu hướng dẫn, yêu cầu review, Kế hoạch này có thể được import từ Excel hoặc Trello, và xuất ra file Excel nếu cần bản cứng

• Cộng tác toàn diện giữa thành viên dự án: Người giao việc sẽ nhận được thông báo

tự động khi người nhận việc thay đổi tình trạng của đầu việc (upload kết quả, đánh dấu hoàn thành, sửa deadline, ) và ngược lại Hai bên có thể bình luận ngay dưới đầu việc, dùng thẻ @ để nhắc tên, chat qua ứng dụng tích hợp sẵn Base Messages hoặc tạo cuộc thảo luận mới trên hệ thống

• Báo cáo thiết thực: Báo cáo của Base Wework được thiết kế theo giao diện đa dự

án, trong từng dự án lại có báo cáo tổng quan hoặc theo workload của từng nhân sự

Số lượng đầu việc tương ứng với trạng thái (đang làm/ hoàn thành/ quá hạn ) và tiến độ công việc đều theo thời gian thực

• Phần quyền sử dụng: 3 vai trò được phân quyền chặt chẽ trong dự án là người quản

lý dự án, thành viên và khách (guest)

• Khả năng tích hợp đa dạng: Base Wework có hệ thống APIs mở dễ dàng tích hợp với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Calendar,

và hơn chục ứng dụng khác cùng trên nền tảng Base Platform

Đặc biệt là về giá cả, các gói của Base Wework đều được sử dụng tất cả tính năng với mức chi phí rất thấp (so với các giải pháp quốc tế tương tự) Gói Starter với 30 tài khoản chỉ có giá 1 triệu VNĐ, gói Growth có giá 2 triệu VNĐ/60 tài khoản, tương đương 1.4$/tài khoản/ tháng Việc nâng cấp gói khi doanh nghiệp mở rộng quy mô rất dễ dàng, với chi phí là 30.000VNĐ/tài khoản

CHƯƠNG 2 - PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Phần mềm Projrect là một trong những công cụ đắc lực trong việc quản lý dự án được ưu chuộng hiện nay

Vậy MS Project là gì?

đội nhóm dự án trong việc phát triển kế hoạch và vận hành

Quản lý dự án bằng Microsoft Project được đánh giá cao bởi khả năng hỗ trợ tối đa Người dùng lên kế hoạch, lịch làm việc một cách chi tiết, đồng thời có thể phân công nhiệm vụ và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện Quản lý công việc một cách khoa học, theo dõi trực quan

Từ đó người dùng sẽ tập trung phát triển thêm những giá trị khác, việc đạt mục tiêu dự án

đề ra sẽ trở nên mỹ mãn hơn

Thông qua phần mềm người sử dụng có thể quản lý nhiều dự án khác nhau, có thêm những kiến thức kỹ năng liên quan đến lập kế hoạch đến thực thi và kiểm soát giám sát dự án từ nhỏ đến lớn; xác định các hoạt động, sắp xếp thứ tự các hoạt động, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động

theo từng dự án khác nhau được dễ dàng và nhanh chóng

Một số tính năng cơ bản

Dễ dàng theo sát tiến độ

Thông qua công cụ quản lý dự án MS Project giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch thông qua các chức năng lên lịch biểu linh động, thời gian dự án và các thành viên nhóm được phân bổ

• Phân công nhiệm vụ chi tiết, theo thời gian đến từng thành viên dự án

• Phân bố nguồn lực một cách hợp lý, phân bố chi phí công tác dự án khoa học

• Có thể tích hợp, chia sẻ dữ liệu cho thành viên trong cùng dự án để thúc đẩy gia tăng năng suất làm việc

• Cho phép điều chỉnh mục tiêu, thời gian, chi phí cho phù hợp theo từng giai đoạn

• Hỗ trợ xây dựng, lập các báo cáo một cách chuyên nghiệp để có thể trình bày với các bên liên quan về kết quả, tiến độ của dự án

Cải thiện tầm nhìn và kết quả

Tạo bảng điều khiển tương tác để xem trạng thái tổng thể và truy sâu xuống chi tiết của các dự án và chương trình, sử dụng hình ảnh trực quan hóa

Sử dụng sức mạnh để đổi mới

Xây dựng trải nghiệm trên máy tính hoặc thiết bị di động bạn muốn và dễ dàng tạo quy trình làm việc tự động Tất cả với một nền tảng bảo mật, linh hoạt được xây dựng trên Azure, đám mây doanh nghiệp đáng tin cậy của thế giới

2.2 GIAO DIỆN PHẦN MỀM

Hình 2.2 1: Giao diện tạo dự án mới của phần mềm MS Project

Hình 2.2 2: Giao diện tạo dự án mới của phần mềm MS Project

2.3 MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

2.3.1 Tạo một dự án mới

Bạn đang thành lập doanh nghiệp của riêng mình Bạn đã có ý tưởng kinh doanh và bây giờ bạn cần đi từ việc viết một kế hoạch kinh doanh đến một công việc kinh doanh được thiết lập hoàn chỉnh Đối với bước này, chúng ta sẽ tạo một dự án mới cho công việc của bạn:

Hình 2.3.1 1: Giao diện tạo dự án mới

Bước 1: Khởi động Microsoft Project

Chọn File → New → Blank Project