Trình bày hai quy trình phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần d1 concepts

PhÇn I Tæng quan vÒ qun trÞ nh©n lùc BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA VŨNG TÀU VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN GIỮA KỲ HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA - VŨNG TÀU VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

TIỂU LUẬN GIỮA KỲ HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠIDỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0973 287 149

Đề tài: Trình bày hai quy trình phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần D1 Concepts

Môn học : QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI

Giảng viên : TS NGUYỄN THỊ ĐỨC LOAN

Học viên thực hiện :

Bà Rịa - Vũng Tàu, tháng 5 năm 2022

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày tháng 5 năm 2022

MỤC LỤC

PHẦN 1 1

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 1

I Giới thiệu Công ty 1

II Sơ đồ tổ chức 2

PHẦN 2 5

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ PHÒNG/BAN 5

I Chức năng - nhiệm vụ Phòng thu mua hàng 5

1 Chức năng 5

2 Nhiệm vụ 5

II Chức năng – nhiệm vụ Phòng Xuất khẩu 6

PHẦN 3 8

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH 8

I Quy trình thực hiện quy trình mua hàng tại công ty 8

1 Phạm vi điều chỉnh 8

2 Đối tượng áp dụng 8

3 Lưu đồ 8

4 Giải thích các bước thực hiện 9

5 Đánh giá ưu, nhược điểm 14

6 Phân tích số liệu 14

II Quy trình Hoạt động xuất khẩu của Công ty 18

1 Lưu đồ 18

2 Giải thích các bước thực hiện 18

3 Đánh giá ưu, nhược điểm 20

4 Phân tích số liệu 21

5 Hướng cải tiến, giải pháp khắc phục 22

ii

Đề tài tiểu luận nhóm: Trình bày hai quy trình phục vụ cho quá trình sản xuất

kinh doanh tại Công ty Cổ phần D1 Concepts

PHẦN 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY

Tên Công ty: Công ty Cổ phần D1 Concepts

Địa chỉ: Số 01 Lý Văn Phức, P Tân Định, Q.1, TP Hồ Chí Minh

Ngành nghề kinh doanh: công ty Cổ phần D1 – Concepts hoạt động trong lĩnhvực kinh doanh nhà hàng, cụ thể là cung cấp các sản phẩm dịch vụ ăn uống, phục vụnhiều đối tượng khác nhau để thu lại lợi nhuận

Số lượng lao động: 565 người

Công ty cổ phần D1 - Concepts là công ty con được tách ra từ Công ty Cổ phầntập đoàn Capella (Capella Holdings) vào đầu năm 2021, có trụ sở chính tại thành phố

Hồ Chí Minh và chi nhánh tại Hà Nội Bắt đầu hoạt động vào đầu năm 2015 cho đếnnay, công ty được công nhận là một trong số ít các thương hiệu uy tín và được yêuthích trong ngành F&B tại Việt nam với mục tiêu chính là phát triển hệ thống thựcphẩm và dịch vụ ăn uống Chỉ trong vòng 6 năm ngắn ngủi, công ty đã sở hữu 3 thươnghiệu nổi tiếng trong ngành F&B là chuỗi nhà hàng ẩm thực Hoa – San Fu Lou, chuỗinhà hàng ẩm thực Việt Nam – Dì Mai và nhà hàng Nhật cao cấp – Sorae Shusi Sake &Lounge Hiện tại, công ty có 19 nhà hàng tọa lạc tại các vị trí đắc địa ở trung tâm thànhphố Hồ Chí Minh và Hà Nội Trung bình mỗi năm, công ty khai trương 2 địa điểm kinhdoanh mới và ra mắt 1 dự án kinh doanh mới

Đầu tháng 2 năm 2021, công ty ra mắt thương hiệu CAFEDÁ tại 40 Song Hành,quận 2, thành phố Hồ Chí Minh Thương hiệu hoạt động dựa trên mô hình Grab and

Go với tiêu chí sản phẩm tươi ngon đúng điệu, tinh thần trẻ trung cùng mức giá cạnhtranh nhất Dưới sự ủng hộ nồng hậu của quý khách hàng, công ty liên tiếp khai trươngthêm 2 chi nhánh chỉ trong vòng 6 tháng đầu năm

Vào tháng 3 năm 2021, công ty quyết định mua lại Công ty Cổ phần KATINAT,chính thức sở hữu thương hiệu cà phê KATINAT với 20 cửa hàng đặt tại thành phố HồChí Minh và Biên Hòa KATINAT Saigon Kafe tạo dấu ấn riêng bằng phong cách kếthợp các nét xưa cũ với không gian thiết kế độc đáo, thực khách có thể trải nghiệm lốisống và văn hóa thưởng thức cà phê của người Sài Gòn xưa do hầu hết các cửa hàngđều nằm trên vòng xoay, hướng vào các trục đường lớn tấp nập

Hình 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần D1 Concepts

(Nguồn: Phòng Nhân sự)

2

Đại hội đồng cổ đông: : là bộ phận có thẩm quyền quyết địnhcao nhất trong

công ty, mọi quyết định liên quan tới hoạt động kinh doanh, hoạt động điều hành củacông ty đều phải thông quan đại hội đồng cổ động

- Hội đồng quản trị: là bộ phận có chức năng chính là quản lý công ty, đại diện

cho công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác mà không thuộc thẩm quyền của Đạihội đồng cổ đông

- Ban kiểm soát: là bộ phận có chức năng giám sát hội đồng quản trị, ban điều

hành (giám đốc hoặc tổng giám đốc) trong các quyết định liên quan đến việc quản lý vàđiều hành công ty, có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn, hợp pháp, tính trung thực vàmức độ cẩn trọng trong hoạt động quản trị, điều hành công ty, trong công tác thống kê,hoạch toán kế toán, kiểm toán cũng như báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động của công

ty trong từng giai đoạn…

- Tổng giám đốc: Đóng vai trò đứng đầu và là người đại diện pháp luật của

Công ty cổ phần D1 – Concepts, có quyền hạn và trách nhiệm quản lý điều hành tất cảcông việc chung, quyết định đến tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty

- Bộ phận tài chính: Là bộ phận nắm giữ và quản lý tài chính của Công ty, có

nhiệm vụ theo dõi và kiểm soát hoạt động thu và chi của công ty, thống kê và kiểm tradoanh số bán hàng, lập báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo, đại diện công ty làm việcvới cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán nhà nước

- Bộ phận R&D: Research & development (Nghiên cứu và phát triển) bộ phận

chuyên về nghiên cứu và phát triển món mới cho công ty và training món mới cũngnhư cải thiện món cũ để đáp ứng các nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng

- Bộ phận QA: Quality Assurance (Đảm bảo chất lượng) là bộ phận có trách

nhiệm kiểm tra, đánh giá và đảm bảo chất lượng của dịch vụ và sản phẩm khi đến tayngười tiêu dùng như quản lý chất lượng của hệ thống sản xuất, hệ thống bán hàng, saubán hàng, giúp công ty giảm thiểu sai sót gây thất thoát về tài chính đồng thời giữvững uy tín của công ty, đảm bảo niềm tin với khách hàng

- Bộ phận Nhân sự: Có trách nghiệm quản lý và tuyển dụng nhân sự khi các bộ

phận trong công ty có nhu, đảm bảo đội ngũ lao động của công ty luôn đạt chất lượngtốt, xây dựng môi trường làm việc thân thiện để thúc đẩy“năng suất làm việc của nhânviên, phối hợp với các bộ phận khác để kiểm soát”đánh giá, xây dựng các chính sáchkhen thưởng, kỉ luật, phúc lợi, đánh giá năng lực phù hợp, đảm bảo luôn tuân thủ cácquy định khác của nhà nước về luật Lao động

- Bộ phận BD: Business Development (phát triển kinh doanh) là cầu nối giữa

công ty và các doanh nghiệp và đối tác Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tìm kiếmđịa điểm mới để mở thêm cơ sở kinh doanh và báo cáo lên cấp trên tiến độ, nhu cầu,vấn đề hoạt động và tiềm năng phát triển kinh doanh

- Bộ phận Marketing: nghiên cứu dự báo thị trường dựa trên các dữ liệu thu thập

được, xây dựng và thực hiện chiến lược quảng bá sản phẩm, thiết lập quan hệ hiệu quảvới giới truyền thông

- Bộ phận Supply chain: Supply chain (chuỗi cung ứng) bộ phận làm việc trực

tiếp với nhà cung cấp, theo dõi đơn đặt hàng hằng ngày để đảm bảo nhà cung cấp cungứng đủ số lượng, đúng sản phẩm, đúng thời điểm các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất;điều phối xe giao hàng đến các chi nhánh và giải quyết các vấn đề phát sinh

- Bộ phận IT:Information Technology (Công nghệ thông tin) có nhiệm vụ đảmbảo hiệu quả hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin trong công ty như máy vitính, mạng máy tính, phần mềm, hệ thống âm thanh, giám sát an ninh, vân tay, thiết

kế, cài đặt, quản lý, bảo trì, nâng cấp, lên kế hoạch mua sắm sửa chữa các thiết bị côngnghệ thông tin…

- Bộ phận sản xuất: có nhiệm vụ chính là cung cấp dịch vụ ăn uống, cụ thể là

chế biến nguyên vật liệu thành sản phẩm cuối cùng đến tay người tiêu dùng

4

PHẦN 2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ PHÒNG/BAN

Phòng mua hàng có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu muanguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất,nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngàycủa doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ Bên cạnh đó phòng mua hàngcũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũngnhư đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định củadoanh nghiệp, tổ chức

Một là, Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp

Chiến lược mua hàng sẽ bắt đầu từ việc đánh giá hiệu quả hoạt động hiệntại của doanh nghiệp, cách sử dụng các nguồn lực và chi phí mua hàng của các

bộ phận hoặc các nhóm chức năng công việc Sau đó, phòng mua hàng sẽ xemxét quỹ đạo tăng trưởng dự kiến của doanh nghiệp để đưa ra kế hoạch muahàng hiệu quả giúp hoạt động kinh doanh phát triển tốt hơn và góp phần tiếtkiệm chi phí mua hàng

Đồng thời, phòng mua hàng sẽ phân tích thị trường nhà cung cấp để đánhgiá đúng năng lực nhà cung cấp hiện tại và giá cả xem có đáp ứng được nhucầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không Họ sẽ so sánh nhiều nhà cungcấp, có thể có các nhà cung cấp thuộc quốc gia khác để lập ra một danh sáchcác nhà cung cấp phù hợp nhất

hai là, Quản lí và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

Các công ty lớn thường có một danh sách dài các nhà cung cấp thườngxuyên trên sổ sách của họ Vì vậy vai trò của phòng mua hàng chính là quản lý

và duy trì các mối quan hệ này Một khi hợp tác chặt chẽ với các nhà cungcấp, phòng mua hàng có thể cùng họ chia sẻ kiến thức về sự thay đổi của thị

trường, sản phẩm, công nghệ mới hoặc là các yếu tố khác giúp doanh nghiệpgiữ được vị thế dẫn đầu trước đối thủ cạnh tranh.

Ba là, mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho

phòng mua hàng phải đảm bảo có đủ số lượng nguyên vật liệu cũng nhưcác nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng hóa Còn với các doanhnghiệp thương mại cần đảm bảo có đủ số lượng sản phẩm trên các quầy hànghoặc trong kho để khiến khách hàng hài lòng

Kiểm soát tồn kho đóng vai trò rất quan trọng Bởi vì, hết sản phẩm dựtrữ có thể khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng vào tay đối thủ cạnhtranh Còn dự trữ quá nhiều sẽ khiến doanh nghiệp ứ đọng vốn, chi phí lưukho lớn, sản phẩm bị lỗi thời…

Thứ nhất, Định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty

Hoạt động xuất nhập khẩu bao gồm nhiều công đoạn, quy trình phức tạp và cóliên quan đến nhiều chủ thể khác nhau Vì vậy, công ty cần xây dựng định hướng chiếnlược để hoạt động xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao và thích nghi kịp thời với nhữngbiến động đến từ môi trường bên ngoài Việc định hướng chiến lược cũng góp phần cảithiện khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh trong từng thời kỳ Không có chiếnlược, doanh nghiệp sẽ chịu sự dẫn dắt của thị trường và đối thủ cạnh tranh mà không

có khả năng tự chủ trong các bước dịch chuyển của mình

Thứ hai, Tiếp cận, đàm phán và ký kết hợp đồng

Sau khi đã có phương án kinh doanh cụ thể, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hànhtiếp cận với các đối tác tiềm năng Kế tiếp trao đổi các thông tin về giá cả, các điềukiện thương mại, đàm phán các điều khoản mua bán và tiến hành ký kết hợp đồng Quátrình này có thể thực hiện qua email, điện thoại hoặc gặp trực tiếp

6

Khi hai bên đã thông nhất được các điều kiện mua bán thì tiến hành ký kết hợpđồng mua bán ngoại thương Hợp đồng mua bán ngoại thương được lập thành văn bản,thể hiện sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán ở các nước khác nhau Chủ thể ký kếthợp đồng phải có đủ tư cách pháp lý, hàng hóa trên hợp đồng phải được phép mua bán

và hợp đồng ngoại thương phải có các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật

Thứ ba, Điều hành việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

Sau khi ký kết hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tổ chức thực hiệntheo đúng các điều khoản đã ký kết Thường xuyên theo dõi, quản lý các nghiệp vụxuất nhập khẩu, thực hiện các nghiệp vụ ngoại thương và điều hành các chương trìnhsản xuất theo hợp đồng đã ký của công ty

Bên cạnh đó, phòng xuất nhập khẩu phải nắm bắt kịp thời tiến độ thực hiện hợpđồng, cũng như tình hình các văn bản đã gửi đi và cập nhật các phản hồi mới nhất củađối tác

Thứ tư, Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu.

Thứ năm, Lập và triển khai các báo cáo cho hải quan theo yêu cầu của luật hải quan.

PHẦN 3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH

Hình 2 Sơ đồ quá trình mua hàng tại công ty Cổ phần D1 – Concepts

Bướ

Trách

Các phòng/ban có nhu cầu mua

hàng gửi đề xuất về phòng Thu mua

+ Nếu phát sinh nhu cầu về

CCDC, POSM, trang thiết bị: Sử dụng

biểu mẫu 01-BM/QTXLPR

+ Nếu nhu cầu về NVL: Căn cứ

vào nhu cầu và quá trình nghiên cứu

Các Phòng/

bộ phận

có nhu cầu

Đề xuất mua hàng (Biểu mẫu số 01-BM/QTXLPR)

8

Yêu cầu mua hàng

Nguyên vật liệu

CCDC, POSM,TTB Phân loại PR

Chọn NCC trong danh sách NCC đã được chọn hoặc

tìm kiếm NCC mới

Khảo giá, so sánh giá tại thời điểm mua hoặc sử dụng

giá của NCC đã cam kết

Duyệt mẫu

Kiểm tra hồ sơ chất lượng VS, ATTP hoặc thẩm tra dây

chuyển sản xuất nếu cần

Duyệt NCC

Ký hợp đồng Tạo mã hàng, giá, NCC trên phần mềmThu thập chứng từ làm thanh toánTạo PO và gửi đơn hàng Nhận hàng và nhập khoLưu hồ sơ

phát triển sản phẩm mới, Chefs sẽ

yêu cầu loại NVL, sản phẩm cần sử

dụng

Yêu cầu NVL mới, khuyến khích có

đầy đủ các thông tin: Quy cách, hình

ảnh và món ứng dụng (nếu có)

2

Phân loại PR

Nếu yêu cầu mua hàng thuộc về

CCDC, POSM, trang thiết bị tiến hàng

phân loại PR tuân theo quy trình

“Quy trình phối hợp phân loại và

xử lý đề xuất mua hàng giữa các

bộ phận”, sau đó chuyển qua Bước

3.

TM

Quy trình phối hợp phân loại

và xử lý đề xuất mua hàng giữa các bộ phận

thêm NCC mới nếu các NCC trong

danh sách hiện hành không đáp ứng

yêu cầu

PM

Danh sách NCC

đã có trong hệ thống

điểm mua hoặc sử dụng giá của

NCC đã cam kết (*)

- Khảo giá: Sau khi chọn NCC, khảo giá

tại thời điểm mua, nếu các mặt hàng nằm

trong danh mục cam kết giá của NCC thì bỏ

qua bước khảo giá và so sánh giá

- So sánh giá: Thực hiện so sánh giá với

biểu mẫu đính kèm Và được quy định như

sau:

1) Đối với các mặt hàng có quy cách đặc

sánh giá NCC (Biểu mẫu số 01-BM/QTQLG)

biệt, sản phẩm độc quyền của NCC hoặc mua

hàng của NCC theo chỉ định của các phòng

ban khác: Th c hi n mua theo NCC đ c quyềềnự ệ ộ

ho c NCC đã đặ ược ch đ nh Ki m tra l i giá ỉ ị ể ạ

NCC ch đ nh (nềếu cầền).ỉ ị

2) Đốối v i các m t hàng mua hàng theo ớ ặ

ngân sách có sẵẵn: Th c hi n so sánh giá mua ự ệ

+ Đối với NVL mới: Tất cả mẫu sẽ được

duyệt bởi Chefs, hoặc nhà hàng hoặc quản lý

quầy bar (các mặt hàng đồ uống)

+ Đối với mặt hàng POSM, in ấn: Người

duyệt mẫu là trưởng phòng Marketing, CEO,

COO hoặc quản lý nhà hàng (nếu cần)

+ CCDC, trang thiết bị: Người duyệt mẫu

là người yêu cầu, trưởng bộ phận/phòng ban

(nếu cần)

Nếu không duyệt trở về Bước 3.

1.PM2.Chefs3.Phòng ban/bộ phận yêu cầu

Phiếu duyệt mẫu (Biểu mẫu số 01-BM/QTMH)

VS.ATTP (*)

(*) Áp dụng cho tất cả mặt hàng NVL mới.

- Nhân viên thu mua yêu cầu tất cả các

NCC phải gửi đầy đủ Hồ sơ CBCL, kết quả

kiểm nghiệm còn thời hạn trước khi mua hàng

Giấy kiểm nghiệp,

hồ sơ nhà máy (nếucó)

10

Nếu cần thiết phải thẩm tra dây chuyền sản

(*) Áp dụng đối với việc chuyển đổi NCC

(Từ NCC hiện tại sang một NCC mới cho

những mặt hàng đã có trong hệ thống)

b CCDC, POSM, trang thiết bị:

- Đối với các mặt hàng thuộc danh mục

thông thường (Normal PR) và khẩn cấp

(urgent PR) Bộ hồ sơ xét duyệt bao gồm:

+ Đề xuất mua hàng (Biểu mẫu số

01-BM/QTXLPR)

+ Báo giá NCC

- Đối với các mặt hàng thuộc danh mục

định kỳ, bộ hồ sơ xét duyệt bao gồm:

+ Báo cáo tồn kho và đề xuất mua hàng

(Biểu mẫu số 02-BM/QTXLPR)

+ Bảng so sánh giá NCC (*)

(*) Nếu NCC nằm trong danh sách đã

được phê duyệt thì bỏ qua các biểu mẫu này.

Nếu không duyệt trở về Bước 3.

1.TM2.BOM

1.Đề xuất mở mã NCC (Biểu mẫu số 02-BM/QTMH)2.Phiếu đánh giá sơ

bộ NCC (Biểu mẫu

số 02-BM/QTMH)3.Biểu mẫu So sánh giá NCC (Biểu mẫu số 01-BM/QTQLG)4.Đề xuất mua hàng (Biểu mẫu số 01-BM/QTXLPR)5.Báo cáo tồn kho

và đề xuất mua hàng (Biểu mẫu số 02-BM/QTXLPR)