Untitled ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ Môn học QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH Đề tài QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Giảng viên Th S Nguyễn Quốc T[.]
Trang 1ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ
Môn học
QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH
QUYẾT NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN TỚI QUẢN TRỊ
HÀNG TỒN KHO
Giảng viên: Th.S Nguyễn Quốc Thịnh Học viên: Đặng Minh Quang
Lớp: LT27.1 MSSV: 35221020094
Trang 2MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 3
I KHÁI NIỆM & ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 4
1 Khái niệm quản trị hàng tồn kho: 4
- Hàng tồn kho là mặt hàng, sản phẩm được DN giữ để bán ra sau cùng Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm 4
Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất , bán sản phẩm , là một bộ phận của tài sản ngắn hạn , chiếm tỉ trọng lớn , có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 4
2 Đặc điểm hàng tồn kho: 4
II CÁC LOẠI CHI PHÍ LIÊN QUAN HÀNG TỒN KHO 5
1 Các chi phí tăng lên khi tăng tồồn kho: 5
2 Các chi phí gi m ả khi tồồn kho tăng: 5
III CÁC TÍNH CHẤT CỦA NHU CẦU: 6
1 Nhu cầu độc lập: 6
2 Nhu cầu phụ thuộc: 6
3 Nhu cầu không chắc chắn: 6
4 Nhu cầu tĩnh: 6
5 Nhu cầu động: 6
IV TỒN KHO MỘT GIAI ĐOẠN VÀ NHIỀU GIAI ĐOẠN: 7
1 Tồn kho một giai đoạn: 7
2 Tồn kho nhiều giai đoạn: 7
2.1 Hệ thống số lượng đặt hàng cố định (FQS): 7
2.2 Hệ thống số lượng đặt hàng thay đổi theo nhu cầu trong thời kỳ cố định (FPS): 9
V HƯỚNG GIẢI QUYẾT LIÊN QUAN TỚI QUẢN TRỊ TỒN KHO 9
TÀI LIỆU THAM KHẢO 12
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Trong bất kì doanh nghiệp nào dù là sản xuất, dịch vụ hay thương mại thì cũng đều cần trữ nguyên vật liệu cho sản xuất, cất trữ thành phẩm chưa đưa ra thị trường được gọi chung là hàng tồn kho - có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kì sản xuất kinh doanh Hàng tồn kho có nhiều loại, về hình thức biểu hiện là khác nhau và dù biểu hiện dưới hình thức nào thì đó cũng là một chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra
Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:
+ Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiệp
và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý
+ Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình Vì mỗi một phương pháp, mô hình khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như mô hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính
+ Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm; Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác
Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất – kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau Do tính đa dạng của mình, các loại hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý Vì thế, công tác kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng
Trong giai đoạn hiện nay, mặc dù nền kinh tế ghi nhận những bước phát triển vô cùng vượt bậc, nhiều doanh nghiệp đạt lợi nhuận cao, nhưng việc quản trị hàng tồn kho hiệu quả là cực kỳ quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp Để hiểu rõ về quản trị hàng tồn kho và với những kiến thức đã học kết hợp nghiên cứu tài liệu, em đã thực hiện đề tài “ Quản trị hàng tồn kho và hướng giải quyết những vấn đề liên quan tới quản trị hàng tồn kho” nhằm hiểu về bản chất của quản trị hàng tồn, xây dựng những vấn đề cơ bản trong hoạch định tồn kho và kỹ thuật phân tích một số vấn đề tồn kho đồng thời đưa ra những biện pháp nhằm cải thiện các vấn đề về quản trị hàng tồn kho
Trang 4I KHÁI NIỆM & ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
1 Khái niệm quản trị hàng tồn kho:
- Hàng tồn kho là mặt hàng, sản phẩm được DN giữ để bán ra sau cùng Nói cách khác, hàng tồn
kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm
Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất , bán sản phẩm , là một bộ phận của tài sản ngắn hạn , chiếm tỉ trọng lớn , có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Quản trị hàng tồn kho là các hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch, phối hợp, kiểm soát
việc thu mua, vận chuyển, lưu trữ, xử lý, phân phối nguyên vật liệu, bán thành phẩm, phụ tùng thay thế và các măt hàng khác cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Mục tiêu: Nhằm duy trì hoạt động sản xuất ổn định, đáp ứng sự biến thiên về nhu cầu sản phẩm hay thời gian đặt hàng, tận dụng yếu tố kinh tế khi đặt hàng số lượng lớn
2 Đặc điểm hàng tồn kho:
- Mã hàng: (SKU – Stock Keeping Unit) còn gọi là Mã định danh.
- Hầu hết các doanh nghiệp dự trữ một số lượng lớn hàng tồn kho cho các mặt hàng thường xuyên tại nhiều địa điểm Để quản lý và kiểm soát các kho dự trữ, mỗi loại hàng thường được gán một định doanh duy nhất gọi là mã hàng tồn kho Một mã hàng tồn kho ứng với một mặt hàng duy nhất được lưu trữ tại một địa điểm cụ thể
- Lợi thế:
+ Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn, công ty tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng + Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều, nếu ta đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ
+ Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả , ngăn ngừa thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất
- Tồn kho là cần thiết trên các phương diện sau:
o Tồn kho để giảm thời gian cần thiết đáp ứng nhu cầu
Trang 5o Làm ổn định mức sản xuất của đơn vị trong khi nhu cầu biến đổi.
o Bảo vệ đơn vị trước những dự báo thấp về nhu cầu
1 Các chi phí tăng lên khi tăng tồn kho:
Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như:
Chi phí về vốn: đầu tư vào tồn kho phải được xét như tất cả cơ hội đầu tư ngắn hạn khác Trong điều kiện nguồn vốn có hạn, đầu tư vào hàng tồn kho phải chấp nhận phí tổn cơ hội
về vốn Phí tổn cơ hội của vốn đầu tư vào tồn kho là tỷ suất sinh lợi của dự án đầu tư có lợi nhất đã bị bỏ qua Sự gia tăng tồn kho làm tăng vốn cho tồn kho, và chấp nhận phí tổn cơ hội cao
Chi phí kho: bao gồm chi phí lưu giữ tồn kho như chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý kho, chi phí sử dụng các thiết bị phương tiện trong kho (giữ nóng, chống ẩm, làm lạnh, )
Thuế và bảo hiểm: chi phí chống lại các rủi ro gắn với quản lý hàng tồn kho, đơn vị có thể phải tốn chi phí bảo hiểm, chi phí này sẽ tăng khi tồn kho tăng Tồn kho là một tài sản, nó
có thể bị đánh thuế, do đó tồn kho tăng chi phí thuế sẽ tăng
Hao hụt, hư hỏng: tồn kho càng tăng, thời giản giải toả tồn kho dài, nguy cơ hư hỏng, hao hụt, mất mát hàng hoá càng lớn Đây cũng là một khoản chi phí liên quan đến tất cả các tồn kho ở mức độ khác nhau
Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi
Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở quy trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải toả sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp
Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của
lô sản xuất sẽ có nhược điểm Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất
2 Các chi phí giảm khi tồn kho tăng:
Trang 6 Chi phí đặt hàng: Bao gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, các hình thức đặt hàng Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phí cho việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giai đoạn tiếp theo Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưng chúng ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm sẽ thấp hơn
Chi phí thiếu hụt tồn kho: Mỗi khi chúng ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút
về doanh số bán hàng, và gây mất lòng tin đối với khách hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất có thể bao gồm những chi phí của sự phá vở qui trình sản xuất này và đôi khi dẫn đến mất doanh thu, mất lòng tin khách hàng Để khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn
Chi phí mua hàng: Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm
Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn
Khi tồn kho tăng sẽ có các chi phí tăng lên và có các khoản chi phí khác giảm đi, mức tồn kho hợp lý sẽ làm cực tiểu tổng chi phí liên quan đến tồn kho
1 Nhu cầu độc lập:
- Nhu cầu độc lập là nhu cầu về một mã hàng không liên quan đến các nhu cầu các mã hàng khác Đây là loại cầu có liên quan trược tiếp đến nhu cầu khách hàng (thị trường) và cần phải được dự báo
2 Nhu cầu phụ thuộc:
- Nhu cầu phụ thuộc là nhu cầu một mã hàng có liên quan trực tiếp đến nhu cầu của mã hàng khác Nhu cầu này có thể được tính toán mà không cần phải được dự báo
3 Nhu cầu không chắc chắn:
- Nhu cầu không chắc chắn là nhu cầu có thể thay đổi liên tục trong một khoảng thời gian
4 Nhu cầu tĩnh:
- Nhu cầu tĩnh là nhu cầu ổn định
Trang 75 Nhu cầu động:
- Nhu cầu động thay đổi theo thời gian
Trang 8IV TỒN KHO MỘT GIAI ĐOẠN VÀ NHIỀU GIAI ĐOẠN:
Một số loại hàng chỉ được sử dụng (để sản xuất hay để bán) trong một thời gian tương đối ngắn và lượng hàng còn lại không thể lưu trữ cho đến khi mùa tới thì cần áp dụng mô hình tồn kho một giai đoạn Mô hình này được sử dụng mua một lần cho một mặt hàng trong một thời kỳ
Trong trường hợp khác, loại hàng được sử dụng liên tục trong thời gian dài có thể áp dụng mô hình tồn kho nhiều giai đoạn nhằm tận dụng lợi thế kinh tế của lô lớn
1 Tồn kho một giai đoạn:
- Mô hình tồn kho một giai đoạn được sử dụng trong các tình huống liên quan đến các mặt hàng theo mùa vụ hoặc dễ hư hỏng nên không thể tồn kho để bán ra trong thời gian sắp tới
- Khi tồn kho khoảng một thời gian duy nhất như vậy, các quyết định hàng tồn kho chỉ có là bao nhiêu sản phẩm được đặt hàng tại đầu kỳ này Vấn đề về tồn kho một thời kỳ đôi khi được gọi là các vấn đề của người bán báo
2 Tồn kho nhiều giai đoạn:
2.1 Hệ thống số lượng đặt hàng cố định (FQS):
Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế ( EOQ không có DTAT):
Mô hình sơ đồ EOQ 1
Các giả định của mô hình số lượng đặt hàng kinh tế:
o Xem xét trên một loại hàng nhất định
o Toàn bộ số lượng đặt hàng được chuyển đến kho tại cùng thời điểm
o Hai loại chi phí biến đổi có liên quan: chi phí đjăt hàng và chi phí tồn trữ
o Không chấp nhận trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho
Trang 9o Nhu cầu hàng tồn kho không được xác định và liên tực theo thời gian.
o Thời gian đặt hàng là không đổi
Mô hình số lượng đặt hàng cố định có dự trữ an toàn ( EOQ có DTAT ):
Mô hình sơ đồ EOQ 2
- Việc thiếu hụt hàng tồn kho có thể xảy ra bất cứ lúc nào khi mà nhu cầu trong khoảng thời gian đặt hàng vượt quá điểm đặt hàng lại (ROP) Khi nhu cầu không chắc chắn, sử dụng mô hình EOQ dưa trên nhu cầu trung bình sẽ dẫn đến xác xuất thiếu hụt hàng tồn kho cao
- Có một cách để làm giảm rủi ro này là làm tăng điểm đặt hàng lại bằng cách thêm vào lượng tồn kho bổ sung gọi là dự trữ an toàn Dự trữ an toàn là lượng tồn kho bổ sung nhằm giảm thiểu rủi
ro từ việc thiếu hụt hàng tồn kho
Như vậy, tổng chi phí của mô hình được tính là:
Tổng chi phí (TC) = Chi phí đặt hàng (Cđh) + Chi phí tồn trữ (Ctt)
TC=
Ta sẽ có lượng hàng tối ưu (Q*) khi tổng chi phí nhỏ nhất Để có tổng chi phí nhỏ nhất thì Cdh = Ctt (hoặc lấy đạo hàm của tổng chi phí)
Q*=
D: Tổng nhu cầu hàng tồn kho trong kỳ
C0: Chi phí 1 lần đặt hàng
Trang 10Ch: Chi phítồn trữ cho một đơn vị hàng tồn kho trong kỳ.
Ch= I.C
I: Tỉ lệ % chi phí tồn trữ hàng tồn kho hàng năm so với đơn giá
C: Đơn giá hàng tồn kho ( giá mua hay chi phí sản xuất )
Lượng đặt hàng tối ưu Q* để giảm thiểu tổng chi phí Q* được gọi là lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): Điểm đặt hàng lại ROP phụ thuộc vào thời gian đặt hàng (L) và lượng nhu cầu bình quân trong một đơn vị thời gian ()
ROP= L
2.2 Hệ thống số lượng đặt hàng thay đổi theo nhu cầu trong thời kỳ cố định (FPS):
- Hệ thống số lượng đặt hàng theo thời kỳ cố định (FPS) có số lượng đặt hàng thay đổi theo nhu cầu trong thời kỳ đặt hàng cố định (định kỳ)
- Có 2 quyết định chính trong FPS là khoảng thời gian giữa 2 lần đặt hàng và số lượng hàng cần
đặt
Độ dài của thời kỳ đặt hàng có thể thiết lập dựa trên mức độ quan trọng của các mặt hàng hay là sự thuận tiện của việc đặt hàng Độ dài của thời kỳ đặt hàng cũng có thể sử dụng kết hợp với mô hình EOQ mà theo đó khoảng thời gian giữa hai lần đặt hàng là T= và số lượng đặt hàng khi chưa có dự trữ an toàn là M= T+L
T+L= T
Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu: nguyên vật liệu dự trữ trong giai đoạn đầu thể hiện chức năng liên kết sản xuất cung ứng Cách đầu tiên, cơ bản nhất, phù hợp với nền kinh tế thị trường, làm giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt những sự thay đổi trong nguồn cung ứng về số lượng, chất lượng, thời điểm giao hàng, sẽ là công cụ chủ yếu để đạt đến trình độ cung ứng đúng thời điểm
- Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất: có loại dự trữ này là do nhu cầu thiết yếu của quá trình sản xuất, chịu tác động của chu kỳ sản xuất Nếu giảm chu kỳ sản xuất này thì sẽ giảm được lượng dự trữ này Muốn làm được điều đó chúng ta cần khảo sát kỹ lưỡng
Trang 11cơ cấu của chu kỳ sản xuất.
- Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng: loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu duy trì và bảo quản, sửa chữa máy móc thiết bị Nhu cầu này tương đối khó xác định một cách chính xác
- Giảm thành phẩm dự trữ: sự tồn tại của sự dự trữ này xuất phát từ nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định Do đó, nếu chúng ta dự báo chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này
Ngoài ra để đạt được lượng dự trữ đúng thời điểm , nhà quản trị cần tìm cách giảm bớt các sự cố, giảm bớt nhữnbg biến cố bên trong đây là một công việc cực kỳ quan trọng trong quản trị sản xuất Vấn đề cơ bản để đạt được yêu cầu đúng thời điểm trong quản trị sản xuất là sản xuất những lô hàng nhỏ theo tiêu chuẩn định trước Chính việc giảm bớt kích thước các lô hàng là một biện pháp
hỗ trợ cơ bản trong việc giảm lượng dự trữ và chi phí hàng dự trữ
Khi mức tiêu dùng không thay đổi thì lượng dự trữ trung bình được xác định như sau:
Lượng dự trữ trung bình(Q) = lượng dự trữ tối đa (Qmax)+ lượng dự trữ tối thiểu (Qmin) Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng dự trữ (cung ứng đúng thời điểm) là chỉ chuyển lượng dự trữ đến nơi có nhu cầu thực sự, không đưa đến nơi chưa có nhu cầu
- Kiểm kê kho hàng liên tiếp: Để giải quyết được hàng tồn thì bạn cần phải điều hành hàng hóa trong kho thường xuyên và phải thật cụ thể bạn cần phải bắt được đầu vào & đầu ra thì mới có được các kế hoạch giải quyết hợp lý Bên cạnh đó, việc kiểm kê kho thường xuyên còn giúp bạn nhập hàng hợp lí, tránh sai sót trong những khâu Hơn nữa, nó rất có thể giúp
bạn tóm được những mặt hàng đang bán rất chạy và mặt hàng đang tồn nhiều để có bước giải quyết hiệu suất cao Từ đó tránh được tình trạng tồn kho không mong muốn Bạn kiên quyết phải tránh tình trạng kho hàng lộn xộn không kiểm soát, nếu không sẽ dễ dẫn đến thất thoát hàng hóa & việc thanh lý hàng tồn sẽ trở nên gian truân
- Giảm giá: đây là phương án xử lý nhanh nhất cho hàng tồn kho, có thể tiết kiệm chi phí với chính sách giảm giá theo từng phân khúc khách hàng mà doanh nghiệp có nhu cầu muốn bán Khách hàng đa số có xu hướng so sánh giá & đối chiếu lợi ích giữa các nơi trước khi quyết định đặt đơn hàng Tuy nhiên, khi ưu đãi giảm giá cũng nên cân nhắc một mức hợp lý, chớ nên nghĩ rằng giá thật rẻ sẽ có người đặt đơn hàng vì nó còn phụ thuộc vào cách quảng bá sản phẩm
- Tặng quà kèm theo: Có thể dùng hàng tồn kho để tặng kèm và điều chỉnh giá phù hợp để không
bị lỗ vốn Cách này giúp có thể thanh lý được hàng tồn vừa khiến khách hàng cảm