Chiến lược của SAP đối với các ứng dụng dành cho doanh nghiệp di động cũng đang gặt hái được nhiều thành quả: SAP và các đối tác của mình hiện chuyển các ứng dụng di độngđến một nhóm ngư
Giới thiệu phần mềm SAP S/4HANA
SAP S/4HANA là bộ ứng dụng doanh nghiệp tiên tiến của SAP, ra mắt lần đầu vào năm 2015 Nền tảng này đánh dấu một bước tiến quan trọng trong các dịch vụ cốt lõi của SAP, kể từ khi hệ thống R/3 được giới thiệu vào năm 1992.
SAP S/4HANA là phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) tích hợp, bao gồm tất cả các quy trình hàng ngày của doanh nghiệp như đặt hàng, mua hàng, kế hoạch sản phẩm và yêu cầu dịch vụ, cùng với các khả năng cốt lõi.
SAP S/4HANA là giải pháp giúp doanh nghiệp kết nối các phòng ban và tích hợp quy trình với thế giới kỹ thuật số, thúc đẩy sự phát triển và mở rộng Giải pháp này được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp lớn, như tập đoàn và công ty đa quốc gia, với tính đặc thù cao.
Mục tiêu đạt được với SAP S/4HANA:
Nắm được tình hình hoạt động kinh doanh theo thời gian thực.
Tăng tốc đổi mới để sáng tạo và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Làm việc nhanh hơn, quy trình tinh gọn hơn và cắt giảm tổng chi phí sở hữu.
Phân tích các khoản phải trả là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý công nợ và chủ động dòng tiền Hệ thống SAP ghi nhận các khoản nợ, bao gồm nợ ngắn hạn phát sinh trong quá trình kinh doanh như nợ người bán, nợ phải trả cho công nhân viên, thuế, các khoản ứng trước của khách hàng và chi phí phải trả.
7 các khoản nợ dài hạn như các khoản vay dài hạn ngân hàng, trái phiếu phát hành và nợ thuế tài khoản cố định.
Khi áp dụng SAP S/4 HANA, hệ thống cung cấp cho kế toán các công cụ để tính toán tuổi nợ, theo dõi các khoản nợ quá hạn và gửi thư nhắc nợ Điều này giúp doanh nghiệp quản lý và cân đối ngân sách hiệu quả hơn.
SAP S/4HANA là hệ thống phân tích báo cáo nhanh chóng, giúp doanh nghiệp xử lý dữ liệu hiệu quả Hệ thống này cung cấp các mô hình và biểu đồ phân tích, từ đó tối ưu hóa thanh khoản cho doanh nghiệp.
Dự đoán tài chính và phân tích dữ liệu
SAP S/4HANA mang đến những cải tiến vượt bậc về quy trình và báo cáo nhờ vào công nghệ SAP HANA, với khả năng phân tích và báo cáo nhanh hơn 1800 lần so với SAP ERP Giải pháp này tích hợp lập kế hoạch, phân tích và dự đoán dựa trên đám mây, cho phép người dùng truy cập và phân tích dữ liệu tài chính lịch sử Nó tổng hợp dữ liệu tài chính từ nhiều phòng ban, sổ cái và các khu vực địa lý khác nhau, nhờ vào khả năng lưu trữ lớn của SAP HANA Điều này giúp kế toán viên, nhà quản lý dự án và nhà lập kế hoạch có thể theo dõi hoạt động hiện tại và quá khứ, đồng thời dự báo các kỳ vọng trong tương lai một cách hiệu quả.
Vai trò và các tính năng của SAP S/4HANA
Vai trò của SAP S/4HANA đối với các doanh nghiệp
Ngày nay, doanh nghiệp phải xử lý nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, yêu cầu công cụ quản lý hiệu quả cho hoạt động hàng ngày SAP HANA là giải pháp lý tưởng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và lập kế hoạch chiến lược dựa trên báo cáo định kỳ Với tích hợp công nghệ AI, phân tích dữ liệu nâng cao và Machine Learning, SAP HANA kết nối các phòng ban, hỗ trợ nhân viên và lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Vậy tại sao lại có nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới lại lựa chọn phần mềm này
Có thể nói SAP HANA (SAP S/4HANA) là người bạn đắc lực nhất của doanh nghiệp Những điểm mạnh nổi bật mà nó mang lại phải nhắc đến như:
SAP HANA giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu trữ dữ liệu, giảm thiểu dung lượng lưu trữ lên đến 50% so với hiện tại nhờ vào công nghệ thông minh, sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả.
Mỗi doanh nghiệp cần báo cáo thống kê định kỳ, yêu cầu nhân viên cập nhật chính xác các hoạt động tổ chức Thông thường, việc đối chiếu thông tin để xuất báo cáo mất nhiều thời gian Tuy nhiên, với SAP HANA, tốc độ kết xuất báo cáo được tăng lên 100 lần, không chỉ nhanh hơn mà còn đảm bảo độ chính xác gần như tuyệt đối Điều này giúp rút ngắn thời gian ra quyết định cho nhân viên và lãnh đạo.
Việc thu thập thông tin từ khảo sát thị trường là yếu tố quan trọng để cải thiện hoạt động kinh doanh Lựa chọn SAP HANA làm công cụ xử lý là một quyết định thông minh cho các nhà kinh doanh, nhờ vào chi phí thấp và hiệu quả cao SAP HANA ứng dụng công nghệ AI tiên tiến, giúp thu thập những insight quý giá, từ đó làm cho việc khảo sát thị trường và định hình chiến lược phát triển trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Việc cập nhật thông tin theo thời gian thực là nhu cầu thiết yếu của tổ chức và doanh nghiệp Thông tin chính xác và nhanh chóng giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng thị trường và phát triển chiến lược cải thiện sản phẩm SAP HANA sẽ là đối tác hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích dữ liệu, nhờ vào hệ thống phân tích dữ liệu tiên tiến có khả năng đáp ứng yêu cầu dữ liệu theo thời gian thực.
Dữ liệu trong các tổ chức doanh nghiệp lớn cần được xử lý một cách khôn khéo để loại bỏ các thông số không cần thiết, đảm bảo lưu trữ tối giản, khoa học và chính xác Tuy nhiên, việc thực hiện thủ công sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực Hiểu được những khó khăn này, SAP HANA đã phát triển một hệ thống lưu trữ logic và tinh gọn, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, mỗi doanh nghiệp cần phát huy thế mạnh riêng để nâng cao khả năng cạnh tranh SAP HANA là giải pháp tối ưu cho tổ chức hoạt động doanh nghiệp, nhờ vào kinh nghiệm phong phú từ việc triển khai và thử nghiệm tại 1000 quốc gia trên toàn thế giới Điều này cho phép thiết kế các quy trình phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Liên tục cập nhật phản hồi từ trải nghiệm của khách hàng, từ đó khắc phục các lỗi và cải thiện năng suất.
Đa dạng phương án triển khai, từ đó tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh việc triển khai theo đúng kế hoạch đặt ra.
Tính năng cơ bản của SAP S/4HANA
SAP HANA là người bạn đồng hành tuyệt vời cho doanh nghiệp nhờ vào các tính năng đặc biệt, cho phép vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu với tốc độ nhanh vượt trội Nó bao gồm tổng cộng 5 tính năng nổi bật.
2.1 Liên kết các cơ sở dữ liệu
Hệ thống cơ sở dữ liệu của SAP HANA được thiết kế theo dạng đa mô hình, cho phép tích hợp nhiều mô hình dữ liệu khác nhau trong một hệ thống quản trị dữ liệu duy nhất Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng xác lập và quản lý dữ liệu thông qua các điểm dữ liệu chung được hệ thống liên kết và tổng hợp.
SAP HANA hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ dữ liệu theo loại hình độc lập, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các pháp nhân và mô hình kinh doanh khác nhau Đây là công cụ lý tưởng để liên kết và quản lý dữ liệu hiệu quả.
2.2 Quản lý dữ liệu nhanh gọn, tối ưu Đối với các doanh nghiệp tốc độ xử lý thông tin chuẩn nhanh và chính xác luôn là tiêu chí quan tâm của các tổ chức Theo cách thông dụng hầu như con người mất rất nhiều thời gian để xử lý hàng loạt dữ liệu và quá trình ấy khá cồng kềnh phức tạp Với công nghệ In-Memory tân tiến chúng tôi đã tối ưu hóa mọi thao tác xử lý các dữ liệu phức tạp chỉ trong tích tắc đảm bảo các dữ liệu luôn ở tình trạng sẵn sàng truy xuất Vì quá trình quản lý dữ liệu nhanh gọn, hợp lý và tối ưu nên SAP HANA được mệnh danh là hệ thống giải pháp tinh gọn dành cho doanh nghiệp Qua đó doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý cũng như đưa ra những thay đổi điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp hiệu quả.
2.3 Phân tích, xử lý, dự báo xu hướng dữ liệu
Dữ liệu là thông tin thiết yếu cho doanh nghiệp, do đó việc cập nhật thông tin theo thời gian thực là ưu tiên hàng đầu Phân tích dữ liệu theo thời gian thực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn dữ liệu lớn từ cảm biến IoT, thiết bị di động và thông tin đa chiều Với SAP HANA, việc trích xuất và ghi dữ liệu vào máy chủ diễn ra ngay lập tức, cho phép doanh nghiệp nắm bắt doanh thu thực tế, giá vốn, chi phí, quy trình chăm sóc khách hàng, cũng như quản lý nhà cung cấp và các đối tác liên quan.
2.3.1 Tính năng tìm kiếm thông tin
SAP HANA cung cấp nhiều công cụ tìm kiếm thông tin đa dạng, bao gồm tìm kiếm toàn văn bản và tìm kiếm hướng đối tượng Hệ thống này hiển thị kết quả nhanh chóng và sắp xếp chúng một cách khoa học, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan hoặc khám phá chi tiết dữ liệu một cách dễ dàng.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
2.3.2 Xử lý thông tin đa chiều
Các tổ chức doanh nghiệp sở hữu một lượng dữ liệu thông tin đa dạng và khổng lồ, bao gồm thông tin khách hàng, nhân viên, đơn hàng, sản phẩm, doanh nghiệp và đối tác SAP HANA là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp xử lý và tổ chức dữ liệu một cách khoa học và logic Với công nghệ xử lý vượt trội, SAP HANA không chỉ cung cấp cái nhìn đa chiều về dữ liệu mà còn trả lời các câu hỏi quan trọng liên quan đến nguồn gốc và cách thức tạo ra dữ liệu, cũng như phục vụ cho các loại báo cáo khác nhau.
2.3.3 Vẽ biểu đồ xác định mối quan hệ dữ liệu Điểm đặc biệt của hệ thống SAP HANA mang đến cho doanh nghiệp, các nhà quản trị, cụ thể người phân tích dữ liệu là nó có thể biến dữ liệu khô khan trở nên sinh động trực quan qua hình ảnh các biểu đồ (Relation Map - Sơ đồ quan hệ) Các dữ liệu từ nhiều nguồn nhiều bảng đều được hệ thống liên kết chặt chẽ, dù cho dữ liệu lớn được tối ưu tinh gọn.
2.3.4 Phân tích dữ liệu theo thời gian thực
Hệ thống SAP HANA cho phép lưu trữ và truy cập dữ liệu đầu vào một cách song song, đồng thời tích hợp tính năng machine learning để phân tích dữ liệu trực tuyến Qua đó, hệ thống có khả năng dự đoán xu hướng hiện tại dựa trên các thuật toán và quá trình tìm hiểu trong một khoảng thời gian nhất định SAP HANA có thể xử lý đa dạng nguồn dữ liệu, bao gồm cảm biến, thiết bị từ nhà máy và các thiết bị kết nối Internet vạn vật (IoT) theo định dạng chuỗi thời gian.
2.4 Ứng dụng phát triển linh hoạt
SAP HANA nổi bật với khả năng linh hoạt kết nối các ứng dụng khác nhau, đánh giá là nền tảng công nghệ hoàn hảo cho việc kết nối máy chủ và các server khác Nó cho phép hầu hết các ứng dụng, dù dựa trên nền tảng SAP hay từ nhà phát triển phần mềm khác, chia sẻ và tương tác với nhau Khả năng tương tác tự do của máy chủ với tất cả các loại tập tin và trao đổi thông tin dữ liệu với các phần mềm khác chứng tỏ sức mạnh của SAP HANA trong việc tối ưu hóa kết nối.
2.5 Là công cụ hỗ trợ đa dạng cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm kiếm công cụ quản lý và vận hành dữ liệu thông tin, hệ thống SAP HANA chính là lựa chọn hàng đầu.
Nó không chỉ hỗ trợ quản lý mà còn cho phép người dùng theo dõi tình trạng sức khỏe hệ thống, bảo mật và sao lưu dữ liệu của các tệp tin doanh nghiệp Hệ thống cung cấp các biểu mẫu và báo cáo từ cơ bản đến nâng cao, giúp quá trình điều hành trở nên nhanh chóng, hiệu quả và an toàn.
Các chức năng Tài chính – Kế toán trong SAP S/4HANA
Tự động hóa quy trình kế toán với phần mềm SAP giúp ghi chép nhật ký, tài khoản phải thu và phải trả một cách hiệu quả Các bút toán hạch toán được cập nhật liên tục, đảm bảo dữ liệu quan trọng được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn ngăn chặn tình huống nhập lại bút toán, từ đó tạo nền tảng cho các báo cáo phân tích tổng hợp với số liệu chính xác nhất.
Quản lý dòng tiền ra/vào, giám sát tài sản, kiểm soát ngân sách và chi phí dự án với độ chính xác cao giúp doanh nghiệp tự chủ hơn trong việc quản lý công nợ và cân đối ngân sách hiện tại cũng như tương lai.
3.3 Quản lý tài sản cố định Đơn giản hóa việc quản lý tài sản cố định, tránh nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại Tăng tính trung thực cho các nguồn tiền, tài sản, tài chính nội bộ doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp quản lý và giám sát được các tài sản cố định chính xác và thường xuyên hơn.
3.4 Ngân hàng và đối chiếu
Xử lý đối chiếu và sao kê ngân hàng nhanh chóng thông qua các phương thức như séc, tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng Hệ thống phần mềm này còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc sắp xếp và lưu trữ các văn bản, chứng từ liên quan thành các tập tin riêng biệt, bảo mật và dễ dàng truy cập.
3.5 Báo cáo tài chính và phân tích
Tạo báo cáo tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh từ dữ liệu thời gian thực giúp cải thiện quy trình lập kế hoạch và đánh giá kiểm toán trong doanh nghiệp.
Chức năng: From Financial Statement to T-Accounts (Báo cáo tài chính và tài khoản chữ T)
Bước 1: Chọn From Financial Statement to T-Accounts ở mục Finance
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Bước 2: Chọn ô Balance Sheet/ Income Statement (Bảng cân đối / Báo cáo thu nhập) ở mục General Ledger.
Bước 3: Tại Bảng Cân đối / Báo cáo Thu nhập - Đặt Giá trị Bộ lọc
Bước 4: Để hiển thị Financial Statements (Báo cáo tài chính), hãy nhập các tiêu chí tìm kiếm sau:
Company Code (Mã công ty): 1710
Statement Version (Phiên bản tuyên bố): 1799
Chọn một trong các tab có sẵn theo loại bảng sao kê và tài khoản tương ứng mà bạn muốn xem.
Trong giao diện All Accounts, bạn có thể xem tất cả các tài khoản của Công ty 1710 cho Báo cáo tài chính Phiên bản 1799, gồm có:
- Liabilities and Equity (Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu)
- Income Statement (Báo cáo thu nhập)
- P+L Result (Lãi và lỗ) Để chuyển sang Balance Structure (Cơ cấu Cân đối), hãy chọn tab Balance Sheet. Để xem cấu trúc, hãy chọn Expand All.
- G/L account: tài khoản sổ cái
- Period balance: số dư trong kỳ
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Bảng cân đối kế toán
Tại đây, bạn có thể xem cấu trúc Bảng cân đối kế toán và xem chi tiết các tài khoản trên bảng cân đối kế toán.
Chuyển sang P&L Statement (Báo cáo lãi lỗ) bằng cách chọn tab Profit & Loss.
Trong chế độ xem Lãi & Lỗ, bạn có thể quan sát cấu trúc P&L cùng với các tài khoản liên quan Để mở rộng cây điều hướng của BÁO CÁO THU NHẬP, hãy chọn tùy chọn Expand Node (>).
Tiếp tục mở cây điều hướng bằng cách chọn cấp độ tiếp theo là Expand Node (>) Thu nhập ròng Để xem các cấp độ tài khoản P&L, bạn cần đi sâu vào cấp độ cuối cùng của cây điều hướng.
Chọn nút mở rộng (>) – YB10 Sales Revenue (Doanh thu bán hàng YB10) Billed Revenue (Doanh thu được lập hóa đơn) sẽ được hiển thị.
Ngoài ra, chọn nút mở rộng (>) – Cost of Sales (Chi phí bán hàng)> YB20 Production (Sản xuất YB20) Cost of Sales (Chi phí bán hàng) sẽ được hiển thị.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Display Line Items in General Ledger (Hiển thị Chi tiết Đơn hàng trong Sổ cái
In the Period Balance column, you can select one of the account balances to launch related applications Choose one of the Cost of Sales amounts.
Chọn Display Line Items in General (Hiển thị Mục hàng trong Sổ cái Chung)
(Xin lưu ý: nếu hộp văn bản này ẩn cột Số dư kỳ, thì hãy di chuyển hộp văn bản sang bên phải.)
To navigate to the next level in the General Ledger, expand the nodes by selecting (>) in the navigation tree To view the T-Account format of a Journal Entry, select one of the Journal Entry Numbers and then choose Display Journal Entries – In T-Account View.
Nếu tùy chọn "Display Journal Entries – In T-Account" không hiển thị, hãy chọn "More Links" Trong hộp thoại "Xác định Danh sách Liên kết", chọn "Display Journal Entries – In T-Account" và xác nhận bằng cách nhấn "OK".
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Display Journal Entries – In T-Account view
Chi tiết của Bút toán được hiển thị trong giao diện T-Account.
Bạn có thể kiểm tra ảnh hưởng của mục Bút toán đến bên nợ và bên có của tài khoản sổ cái Để trở lại danh sách các mục, hãy chọn "Quay lại".
To view detailed information about a Journal Entry in the General Ledger, select one of the Journal Entry codes and then reselect the same code from the newly displayed table.
Và sẽ hiện lên thông tin chi tiết của bút toán này:
Manage Journal Entries (Quản lý mục nhập tạp chí)
Bạn có thể sử dụng ứng dụng này để phân tích và quản lý các bút toán của mình, dựa trên Nhật ký chung Ứng dụng giúp thống nhất các giao dịch kế toán và kiểm soát hiệu quả.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Chọn Back to Journal Entry (Quay lại Mục nhập Nhật ký), sau đó chọn Related Documents (Tài liệu liên quan).
Mục Journal Entry (bút toán) đã đăng và các line items của nó được hiển thị.
Từ đây, bạn có thể chuyển sang T-Account View (Chế độ xem tài khoản T) để xem bút toán dưới dạng tài khoản chữ T.
Và đó là 2 cách để xem bút toán dưới dạng tài khoản chữ T
(Lưu ý: Để thêm bất kỳ thông tin kiểm soát nào, hãy chọn Cài đặt, sau đó chọn các cột bạn muốn hiển thị)
Chức năng: Theo dõi và quản lý các khoản phải thu
2.1 Tổng phải thu Ở giao diện đầu tiên, Ô Tổng các khoản phải thu hiển thị cho bạn số tiền trong tổng các khoản phải thu của ngày hôm nay. Để biết thêm chi tiết, hãy chọn ô Tổng khoản phải thu. Ứng dụng hiển thị tổng các khoản phải thu của ngày hôm nay theo thời hạn.
Với bộ lọc thả xuống, bạn có thể chọn xem các khoản phải thu theo mã công ty, theo nhân viên kế toán, theo top 10 khách hàng,
Chọn bộ lọc Theo Thư ký Kế toán giúp xem tổng các khoản phải thu mà các Thư ký kế toán của công ty đã nhóm lại, hiển thị giao diện như hình dưới đây.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
2.2 Các khoản phải thu quá hạn
Công cụ này giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các khoản thu quá hạn, từ đó giảm thiểu tình trạng này Ứng dụng hiển thị các khoản phải thu quá hạn theo thời gian đến hạn, cung cấp cái nhìn tổng quan về cơ cấu già hóa của các khoản phải thu.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về các khoản phải thu quá hạn trong một khoảng thời gian cụ thể bằng cách chọn một trong các thanh thời hạn, chẳng hạn như D 61-90, tương ứng với thời gian từ 61 đến 90 ngày.
Để xác định nhân viên kế toán phụ trách các khoản phải thu quá hạn, hãy sử dụng cửa sổ bật lên "Current Selection" và chọn "by accounting clerk" (biểu đồ).
Một biểu đồ sẽ xuất hiện cho biết tên nhân viên và mức độ các khoản thu quá hạn mà họ chịu trách nhiệm
Để theo dõi khách hàng chịu trách nhiệm về số tiền quá hạn, hãy mở menu thả xuống của bộ lọc và chọn "By customer" (top 10 receivables, chart) Biểu đồ sẽ hiển thị kết quả như hình dưới đây.
Trước khi liên hệ với nhân viên kế toán, bạn muốn biết thông tin chi tiết về khách hàng và các mặt hàng đang mở.
Chọn một khách hàng từ danh sách Để truy cập các tùy chọn điều hướng bổ sung, hãy chọn "Jump to" và sau đó chọn "Process receivables" Để có thêm thông tin chi tiết, hãy nhấp vào tên của khách hàng.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Lúc này ta sẽ có thông tin chi tiết về tình hình tài chính của khách hàng.
2.3 Dunning Level Distribution Ứng dụng này giúp cho ta có được cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tình hình các khoản quá hạn theo mức độ khó (hay còn gọi là nợ xấu). Để xem thông tin khách hàng , chọn By Customer (Top 10 Overdue).
2.4 Các khoản phải thu trong tương lai
Với ứng dụng Các khoản phải thu trong tương lai, bạn có thể theo dõi các khoản phải thu sắp đến hạn thanh toán Ứng dụng cung cấp thông tin về các khoản phải thu theo từng kỳ hạn, giúp bạn nắm bắt tổng khối lượng các khoản phải thu đến hạn tiếp theo.
Chức năng: Create Dispute from Underpayment
Khách hàng Performance Bikes (Mã USCU_S01) đã thanh toán một phần hóa đơn trị giá 1000 USD Khi chỉ nhận được một phần thanh toán, người quản lý AR sẽ mở một trường hợp tranh chấp Sau đó, khách hàng sẽ tiếp tục thanh toán từng khoản trong hóa đơn, và nhiệm vụ của người quản lý là theo dõi và xử lý các khoản thanh toán này.
AR là quá trình ghi chép và thông báo số tiền cần phải trả, và tranh chấp sẽ được xử lý tự động Để thực hiện điều này, chúng ta cần thực hiện các bước sau đây.
Bước 1: Chọn mục Manage Customer Line Items Để chọn bộ lọc không hiển thị trên thanh công cụ có thể chọn Adapt Filters.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Chọn thêm 2 bộ lọc mới bằng cách tìm kiếm và đánh dấu “Journal Entry Type” cùng với “Dispute ID” cần tranh chấp Nhấn OK ở góc dưới bên phải để hoàn tất và sau đó bấm Go Điền thông tin cần thiết trên 2 thanh công cụ vừa tạo bằng cách nhấn vào biểu tượng 2 hình vuông lồng vào nhau, sau đó bấm GO sau khi nhập thông tin.
Khi xuất hiện bảng, người quản lý hóa đơn cần đối chiếu sổ tham chiếu với bản sao kê ngân hàng để xác định các mục hàng đã được thanh toán bởi Performance.
Bạn có thể chọn bất kỳ dòng nào để tham chiếu khoản thanh toán Post incoming Payment Sau đó, hãy điền thông tin theo hình bên và nhấn nút Propose Items ở phía trên.
Sau khi thực hiện thao tác, hệ thống sẽ đề xuất các khoản danh mục phù hợp Người quản lý cần nhập số tiền vào hóa đơn mà khách hàng đã thanh toán một phần tại mục Allocated Amount (1000 USD theo tình huống đã nêu) Tiếp theo, hãy kéo lên và chọn nút Create Dispute ở góc phải màn hình, điền thông tin cần thiết và nhấn OK.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Giao diện sẽ trở về trạng thái ban đầu, sau đó nhấn "Post" để hoàn tất Để xem kết quả, hãy chọn "Display" và bảng kết quả sẽ hiển thị như hình bên dưới.
Khách hàng có thể thanh toán cho các danh mục nhỏ lẻ nhiều lần, dẫn đến nhiều bút toán nhỏ trong quá trình thanh toán hóa đơn Journal Entry - Entry view hỗ trợ kế toán theo dõi tất cả các khoản thanh toán của khách hàng cho đến khi hóa đơn được thanh toán hoàn toàn Hình minh họa bên dưới cho thấy các hóa đơn đã được khách hàng thanh toán, giúp dễ dàng truy xuất hóa đơn và xử lý khiếu nại liên quan đến vấn đề thanh toán.
Người dùng có thể xem lại toàn bộ các tranh chấp trước đó bằng cách chọn vào "Quản lý Tranh chấp", giúp giải quyết những vấn đề hiện tại khi có sự thiếu đồng thuận trong thanh toán giữa khách hàng và bên nhận thanh toán Bên nhận thanh toán sẽ tạo một "Trường hợp Tranh chấp", giúp quản lý và các phòng ban khác dễ dàng truy cập thông tin hóa đơn của khách hàng hơn.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Trường hợp tranh chấp mới được tạo sẽ hiển thị đầu tiên, cho phép chúng ta xem chi tiết thông tin qua đường link Tại đây, có đầy đủ thông tin của khách hàng như số điện thoại, email, địa chỉ, ngày đặt hàng và thông tin thanh toán, giúp dễ dàng liên lạc với khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Chức năng: Analyze Payables
4.1 Tổng các khoản phải trả
Với ứng dụng Tổng quan về Tài khoản Phải trả, bạn có khả năng theo dõi các chỉ số quan trọng liên quan đến tài khoản phải trả và truy cập các ứng dụng liên quan một cách dễ dàng.
Chọn Accounts Payable Overview, giao diện sẽ hiện ra như sau:
- Sử dụng Expand Header để đặt các bộ lọc tùy chỉnh.
- Thay đổi đơn vị tiền tệ ở Display Currency
- Company Code là mã công ty
Chọn "Go" để bắt đầu sử dụng ứng dụng tổng quan, nơi bạn có thể quản lý các hoạt động trong lĩnh vực tài khoản phải trả thông qua các thẻ tiện ích.
- Sắp xếp lại các thẻ bằng cách sử dụng kéo và thả
- Hiển thị hoặc ẩn các thẻ bằng cách chọn biểu tượng người dùng ở góc trên bên phải của màn hình và chọn Quản lý thẻ
- Thay đổi kích thước thẻ bằng cách chọn góc dưới bên phải của thẻ bất kỳ và điều chỉnh kích thước)
Biểu đồ thống kê chiết khấu tiền mặt trong thẻ Sử dụng Chiết khấu Tiền mặt cho phép bạn xem thông tin chi tiết Hãy chọn con số chiết khấu đã thực hiện để tìm hiểu thêm về các thông tin liên quan.
Bạn có thể xem biểu đồ thống kê chiết khấu tiền mặt trong thẻ Sử dụng Chiết khấu Tiền mặt.
Chọn con số chiết khấu đã thực hiện để xem chi tiết.
4.2 Cash Discount Utilization Đây là chức năng cho phép người dùng biết được tỷ lệ chiết khấu bằng tiền mặt Ở đây, ta có thể tìm kiếm tỷ lệ thông qua các bộ lọc theo ngày và theo từng loại tiền tệ.
Chức năng dự báo chiết khấu tiền mặt cung cấp biểu đồ về tỷ lệ chiết khấu trong tương lai Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và theo dõi thông tin nhờ vào các bộ lọc theo mã công ty và nhà cung ứng.
Downloaded by v?ng v?ng (vuchinhhp9@gmail.com)
Chức năng: Predictive Accounting
Trong tổng quan kế toán bán hàng, người dùng có thể tra cứu số liệu doanh số bằng cách nhập mã công ty, tỷ giá tiền tệ, hạng mục kế hoạch và giai đoạn Việc này giúp người dùng nắm bắt các thông tin quan trọng, KPI và hiểu rõ xu hướng hiện tại.
Khi một đơn đặt hàng được xác nhận, kế toán sẽ không ghi nhận cho đến khi hàng hóa được giao Chức năng kế toán dự đoán cho phép đăng ký hàng hóa và hóa đơn dự đoán dựa trên đơn đặt hàng Sau khi hóa đơn thực tế được gửi, hóa đơn dự đoán sẽ được lưu lại.