Chương 7 hoạch định và thiết lập mục tiêu what (tiểu luận cá nhân không thuyết trình môn học quản trị học)

Qth quản trị học ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH THI KẾT THÚC HỌC PHẦN TIỂU LUẬN CÁ NHÂN KHÔNG THUYẾT TRÌNH Môn học QUẢN TRỊ HỌC Giảng viên Nguyễn Hữu Nhuậ[.]

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH

THI KẾT THÚC HỌC PHẦN TIỂU LUẬN CÁ NHÂN KHÔNG THUYẾT TRÌNH

Môn học: QUẢN TRỊ HỌC

Giảng viên : Nguyễn Hữu Nhuận

Mã lớp học phần : 22C1MAN50200119

Sinh viên : Lâm Phương Nhi Khóa – Lớp : K47 – EE002

TP Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 10 năm 2022

CHƯƠNG 7: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU

WHAT

1 Tổng quan về việc thiết lập mục tiêu và hoạch định

- Các cấp độ của kế hoạch và mục tiêu:

 Các nhà quản trị cấp cao thường chịu trách nhiệm thiết lập các kế hoạch và mục tiêu chiến lược hướng đến một cam kết đạt được hiệu suất và hiệu quả

 Các nhà quản trị cấp trung sẽ thiết lập các kế hoạch chiến thuật quan tâm nhiều đến các hành động chủ yếu mà đơn vị đó phải hoàn thành để hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch chiến lược

 Các nhà quản trị ở cấp thấp phát triển các kế hoạch điều hành tập trung vào các nhiệm vụ và quy trình cụ thể để góp phần hoàn thành các mục tiêu chiến thuật

- Quy trình hoạch định tổ chức:

 Bắt đầu với việc nhà quản trị phát triển một kế hoạch tổng thể cho tổ chức trong đó xác định rõ sứ mệnh và các mục tiêu chiến lược

 Thứ hai, các nhà quản trị chuyển hóa kế hoạch thành hành động bằng cách xác định các mục tiêu và kế hoạch chiến thuật

 Thứ ba, các nhà quản trị chỉ ra các hoạt động điều hành cần thiết để hoàn thành mục tiêu

 Các công cụ triển khai kế hoạch bao gồm quản trị theo mục tiêu, bảng đo lường thực hiện, các kế hoạch đơn dụng, và thực hiện giao quyển cho cấp dưới

 Cuối cùng, các nhà quản trị cần định kỳ phân tích kết quả thực hiện các kế hoạch và thực hiện điểu chỉnh khi cần thiết, và khởi đầu trở lại quy trình hoạch định

2 Thiết lập mục tiêu trong các tổ chức

- Sứ mệnh của tổ chức:

 Sứ mệnh được xem là bậc cao nhất trong hệ thống cấp bậc mục tiêu - nó cho biết lý

do tổn tại của tổ chức

 Sứ mệnh được mô tả như là những giá trị, khát vọng, và lý do tồn tại của tổ chức

 Sứ mệnh được mô tả rõ ràng sẽ là nền tảng cho việc phát triển các mục tiêu và kế hoạch ở những bước kế tiếp

- Các mục tiêu và kế hoạch:

 Các mục tiêu chiến lược là một tuyên bố dứt khoát về việc tổ chức muốn đi đến đâu trong tương lai

 Các mục tiêu chiến thuật áp dụng cho các bộ phận quản trị cấp trung và nó mô tả những gì mà các đơn vị trực thuộc cần làm để giúp cho tổ chức hoàn thành được các mục tiêu tổng quát

 Các kế hoạch của hoạt động điều hành xác định các hành động hướng vào việc hoàn thành mục tiêu hoạt động và hỗ trợ cho các kế hoạch chiến thuật

- Sử dụng sơ đồ chiến lược để liên kết các mục tiêu:

 Các mục tiêu của một tổ chức cần đựợc liên kết lại nhằm đảm bảo sự tương thích và

hỗ trợ cho nhau giữa chúng để việc hoàn thành mục tiêu ở cấp thấp hơn sẽ góp phần vào việc đạt được mục tiêu ở cấp cạo hơn

 Sơ đồ chiến lược là một kỹ thuật đang được sử dụng phổ biến để liên kết các cấp bậc mục tiêu trong một tổ chức và nó thể hiện trực quan các yếu tố thúc đẩy sự thành công của tổ chức

 Ở cấp độ cao nhất của sơ đồ chiến lược, việc hoàn thành các mục tiêu ở cấp thấp hơn

sẽ giúp cho tổ chức gia tăng doanh số trong các thị trường hiện tại, tăng năng suất và hiệu suất tạo sự tăng trưởng thông qua việc bán các sản phẩm hay dịch vụ mới cho các phân khúc thị trường mớỉ

3 Hoạch định hoạt động điều hành

- Tiêu chuẩn của các mục tiêu có hiệu quả:

 Các mục tiêu cần cụ thể và có thể đo lường được

 Các mục tiêu cần phải xác định mốc thời gian hoàn thành

 Các mục tiêu cần bao trùm các lĩnh vực thể hiện kết quả

 Các mục tiêu cần có tính thách thức nhưng cần hiện thực

 Các mục tiêu cũng cần liên kết với các phần thưởng

- Quản trị theo mục tiêu (MBO)

(1) Thiết lập các mục tiêu

(2) Phát triển các kế hoạch hành động

(3) Xem xét lại tiến trình

(4) Đánh giá tổng thể việc thực hiện

- Các kế hoạch đơn dụng và đa dụng:

 Các kế hoạch đơn dụng được phát thảo để đạt được một tập hợp các mục tiêu hầu như không xuất hiện trở lại một lần nữa trong tương lai Các kế hoạch đơn dụng thường là các chương trình và dự án

 Các kế hoạch đa dụng là những kế hoạch đang diễn ra và nó cung cấp sự hướng dẫn cho việc thực hiện các nhiệm vụ cũng như ứng phó với những tình huống đang xuất hiện lặp đi lặp lại trong tổ chức

4 Lợi ích và những giới hạn của việc hoạch định

- Các hoạt động hoạch định có tác động tích cực đến kết quả hoạt động của công ty:

 Các kế hoạch và mục tiêu là nguồn lực tạo nên sự cam kết và động viên

 Các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn sự phân bố nguồn lực

 Các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn hành động

 Các mục tiêu và kế hoạch sẽ thiết lập chuẩn mực cho việc thực hiện

- Hoạch định có thể gây tổn thương cho việc thực hiện của tổ chức theo một số cách:

 Các mục tiêu và kế hoạch có thể tạo ra cảm nhận sai lầm về sự chắc chắn

 Các mục tiêu và kế hoạch có thể gây nên sự cứng nhắc trong một môi trường đẩy biến động

 Các mục tiêu và kế hoạch không tạo điểu kiện cho những cách thức sáng tạo và tư duy trực giác

HOW

5 Hoạch định trong môi trường bất ổn

- Hoạch định tình huống: Khi các tổ chức hoạt động trong một môi trường bất ổn cao

hay phải giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn, đôi khi hoạt động hoạch định được xem

là hành động lãng phí Hoạch định tình huống sẽ xác định những phản ứng mà công ty phải tiến hành trong những trường hợp khẩn cấp, suy thoái, hay không mong đợi

-Xây dựng kịch bản: Liên quan đến việc xem xét các xu hướng hiện tại và các khả năng

mang tính không liên tục có thể hình dung trước tại và các khả trong tương lai

- Quản trị khủng hoảng:

 Ngăn ngừa khủng hoảng: Bao gồm những hoạt động được thực hiện bởi nhà quản trị

để ngăn khủng hoảng xảy ra và phát hiện những dấu hiệu cảnh báo về khả năng xuất hiện khủng hoảng

 Chuẩn bị khủng hoảng: Liên quan đến việc hoạch định chi tiết các hành động cần làm

để xử lý khủng hoảng khi nó xuất hiện

6 Các cách tiếp cận sáng tạo khi hoạch định

- Thiết lập các mục tiêu có tính mở rộng để đạt sự tuyệt hảo:

 Các mục tiêu cần rõ ràng, hấp dẫn và đầy hình tượng để khuyến khích nhân viên

 Các mục tiêu cần vượt qua mức khả năng hiện tại để hướng đến việc thúc đẩy mọi người trong việc sáng tạo trong việc tìm ra phương thức hoàn thành

-Sử dụng các bảng đo lường thực hiện hoạt động:

 Doanh số cho từng thị trường mục tiêu

 Số lượng sản phẩm bị lùi đơn hàng

 Tỷ lệ cuộc gọi đến bộ phận dịch vụ khách hàng được giải quyết trong thời gian cụ thể

-Triển khai các đội thu thập thông tin tình báo: Giúp cho nhà quản trị có những thông

tin tốt để tiến hành lựa chọn các kế hoạch và mục tiêu trong điều kiện đầy đủ thông tin

WHY

- Hoạch định tập trung vào việc thiết lập và đạt được các mục tiêu của một tổ chức Hoạch định là chức năng quản lý đầu tiên được thực hiện trong quá trình quản lý Nó chi phối sự tồn tại, phát triển và thịnh vượng của bất kỳ tổ chức nào trong môi trường cạnh tranh và luôn thay đổi Chức năng lập kế hoạch được thực hiện bởi người quản lý ở mọi cấp quản lý Nó là cần thiết để giải phóng tất cả các chức năng quản lý khác

– Hoạch định là quyết định trước, phải làm gì, làm như thế nào, làm khi nào và ai là người làm Lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa ‘chúng ta đang ở đâu’ và ‘chúng ta muốn ở đâu’ Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi trí tuệ Nó đòi hỏi sự xác định có ý thức về quá trình hành động và đưa ra các quyết định về mục đích, kiến thức và các ước tính được cân nhắc Hoạch định là việc xác định các quy trình hành động để đạt được kết quả mong muốn Nó liên quan đến việc dự đoán các sự kiện trong tương lai và lựa chọn cách hành động tốt nhất Như vậy, đó là một quá trình suy nghĩ trước khi làm

LIÊN HỆ THỰC TẾ:

- Tổng giám đốc của Amazon.com, Jeff Berzos, lần đầu tiên yêu cầu các kỹ sư tạo ra một máy đọc sách điện tử có trọng lượng nhẹ, đơn giản và tiếp cận công nghệ theo mô-đun vào năm 2004 Đến 2007, máy đọc sách Kindle ra đời, tạo ra một cú hích rất lớn trên thị trường khi lô hàng đầu tiên được bán hết chỉ trong vài giờ

- Starbucks thông qua chương trình thẻ khách hàng thân thiết phổ biến và ứng dụng di

động, Starbucks sở hữu dữ liệu mua hàng cá nhân từ hàng triệu khách hàng Sử dụng thông tin này và các công cụ BI (Business Intelligence), công ty dự đoán các giao dịch mua và gửi các ưu đãi riêng lẻ về những gì khách hàng có thể sẽ thích thông qua ứng dụng và email của họ Hệ thống này thu hút khách hàng hiện tại đến cửa hàng của mình thường xuyên hơn và tăng doanh số bán hàng

- Oscar phải có kế hoạch tình huống để thay thế các buổi diễn bằng các phương án thay

thế như trình chiếu các đoạn phim, băng ghi hình những buổi phát giải trước đây và hàng loạt các phương án thay thế khác

CHƯƠNG 10: THIẾT KẾ TỔ CHỨC THÍCH NGHI

WHAT

1 Thiết kế tổ chức theo chiều dọc

Cấu trúc tổ chức được định nghĩa như là:

(1) Một tập hợp các nhiệm vụ chính thức được giao cho các cá nhân và bộ phận (2) Việc thiết lập các quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm tuyến quyền lực, trách nhiệm ra quyết định, số lượng các cấp trong cơ cấu tổ chức và phạm vi kiểm soát của nhà quản trị

(3) Việc thiết kế một hệ thống đảm bảo sự phối hợp có hiệu quả giữa những nhân viên thuộc các bộ phân

- Chuyên môn hóa công việc:

 Chuyên môn hóa công việc đôi khi được gọi là chuyên môn hóa lao động, thể hiện mức độ phân chia các nhiệm vụ của tổ chức thành các bộ phận nhỏ hơn gọi là các công việc

 Khi việc chuyên môn hóa công việc ngày càng sâu rộng, người nhân viên chỉ chuyên thực hiện một nhiệm vụ duy nhất Phạm vi của các công việc ngày càng nhỏ hơn nhưng chúng được thực hiện với một hiệu suất cao hơn

 Chuyên môn hóa quá sâu làm cho người nhân viên trở nên biệt lập và chỉ làm duy nhất một loại công việc sẽ làm cho họ trở nên buồn chán và tạo nên tình trạng ngăn cách và gây trở ngại cho sự phối hợp vốn rất cần thiết để tổ chức có hiệu quả hơn

- Chuỗi mệnh lệnh: thể hiện một chuỗi quyền lực liên kết những người nhân viên trong

tổ chức và chỉ ra mối quan hệ báo cáo trực tiếp trong cơ cấu tổ chức

 Quyền lực: được định nghĩa là thẩm quyền chính thức và hợp pháp của nhà lãnh đạo

trong việc ra quyết định, ban hành các mệnh lệnh và tiến hành phân bổ nguồn lực để đạt được các kết quả mong đợi của tổ chức

 Trách nhiệm: là một mặt của vấn đề quyền lực, thể hiện nghĩa vụ trong việc thực

hiện một công việc hay một hoạt động được phân công

 Trách nhiệm báo cáo: là một cơ chế sử dụng để tạo sự tương thích giữa quyền lực và

trách nhiệm

 Ủy quyền: là một quá trình theo đó các nhà quản trị sử dụng việc giao quyền và trách

nhiệm cho những người giữ vị trí thấp hơn họ trong cơ cấu cấp bậc của tổ chức

 Các bộ phận theo tuyến: thực hiện các công việc nhằm hoàn thành các mục đích và

nhiệm vụ của tổ chức đó

 Các bộ phận tham mưu: bao gồm tất cả những bộ phận cung cấp các kỹ năng

chuyên môn về hỗ trợ bộ phận theo tuyến

 Quyền lực theo tuyến: thể hiện quyền lực chính thức của một con người trong việc

chỉ huy và kiểm soát nhân viên dưới quyện trực thuộc bộ phận theo tuyến do họ đựợc giao nhiệm vụ quản trị bộ phận đó

 Quyền lực tham mưu: thể hiện mối quan hệ truyền thông, các chuyên gia tham mưu

sẽ đưa ra lời khuyên cho các nhà quản trị về các lĩnh vực chuyên môn

 Phạm vi quản trị (phạm vi kiểm soát): thể hiện số lượng người nhân viên trực tiếp

báo cáo cho một nhà quản trị cấp trên

 Tập trung và phân tán quyền lực: liên quan đến việc quyết định được đưa ra ở cấp

nào, thể hiện quyền ra quyết định hầu như được giao cho các nhà quản trị cấp cao

2 Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức

- Cấu trúc chức năng:

 Bản chất của cấu trúc chức năng theo chiều dọc: thể hiện các nguồn lực cụ thể cần

thiết để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức

 Cơ chế hoạt động của cấu trúc chức năng: Mỗi bộ phận chức năng sẽ chịu trách

nhiệm về các hoạt động có liên quan đến chức năng của mình trong toàn bộ tổ chức.Thông tin được truỵển đạt từ trên xuống và từ dưới lên trong hệ thống cấp bậc theo chiều dọc

- Thuận lợi và bất lợi cửa cấu trúc chức năng:

+ Có hiệu suất trong việc sử dụng nguồn lực và hiệu quả kinh tế theo quy mô Chuyên môn hóa, phát triển kỹ năng theo chiều sâu Điều khiển và kiểm soát tập trung từ cấp cao

+ Truyền thông kém giữa các bộ phận chức năng Phản ứng chậm trước sự thay đổi bên ngoài và sự chậm trễ trong đổi mới Quyết định ra ở cấp cao: chậm chạp

- Cấu trúc theo bộ phận độc lập:

 Bản chất của cấu trức theo bộ phận độc lập: xuất hiện khi các bộ phận trong tổ

chức được hình thành dựa trên việc tập hợp con người vào một bộ phận có các đầu ra tương tự nhau

 Cơ chế hoạt động của cấu trúc tổ chức theo bộ phận độc lập: mỗi bộ phận chức

năng trong đơn vị độc lập có quy mô nhỏ hơn và tập trung vào một dòng sản phẩm hay một phân khúc khách hàng

 Lợi thế và bất lợi của cấu trúc tổ chức theo bộ phận độc lập:

+ Phản ứng nhanh, linh hoạt trong môi trường không được ổn định Thúc đẩy sự quan tâm đến nhu cầu khách hàng Phối hợp tốt giữa các bộ phận chức năng

+ Việc nhân bản các nguồn lực tại các bộ phận độc lập Chuyên môn hóa theo chiều sau kém Phối hợp giữa các bộ phận độc lập kém

- Cấu trúc ma trận hay cách tiếp cận theo ma trận:

 Bản chất của cấu trúc ma trận: là một sự phát triển dựa trên nển tảng của hai cách

tiếp cận trên để cải thiện sự phối hợp theo chiều ngang và sự chia sẻ thông tin

 Cơ chế hoạt động của cấu trúc ma trận: cấu trúc theo chiều dọc cho phép thực hiện

việc kiểm soát truyền thống theo phạm vi chức năng và cơ cấu theo chiều ngang cho phép sự phối hợp giữa các bộ phận

 Lợi thế và bất lợi của cấu trúc ma trận:

+ Có hiệu quả cao trong một môi trường phức tạp và đang thay đổi nhanh chóng.

+ Sự cạnh tranh giữa 2 mặt trong ma trận cũng làm gia tăng khó khăn gây mất nhiều thời gian hội họp và thảo luận

- Cấu trúc theo đội:

 Bản chất của cấu trúc theo đội: cho phép các nhà quản trị thực hiện phương thức ủy

quyền và chuyển trách nhiệm xuống cấp thấp hơn, việc này làm cho tổ chức trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh trong một môi trường cạnh tranh toàn cầu đầy phức tạp

 Cơ chế hoạt động của cấu trúc theo đội:

+ Đội đa chức năng: hình thành từ các con người thuộc những bộ phận chức năng khác nhau và những người này có trách nhiệm tập hợp lại trong một đội để giải quyết các vấn

đề có tính tương tác với nhau

+ Đội thường trực: bao gồm một nhóm người nhân viên làm việc trong một bộ phận có tính chính thức

 Lợi thế và bất lợi của cấu trúc theo đội:

+ Giảm rào cản giữa các bộ phận, gia tăng sự thỏa hiệp Thời gian cho phản ứng ngắn, ra quyết định nhanh Tinh thần làm việc tốt hơn, nhiệt tình hơn do sự tham gia của người nhân viên

+ Lòng trung thành kép và xung đột Sử dụng nhiều thời gian và nguồn lực cho các cuộc họp Phi tập trung hóa không hoạch định

- Cấu trúc theo mạng lưới ảo:

 Bản chất của cấu trúc theo mạng lưới ảo: thể hiện việc công ty ký các hợp đồng

phụ thực hiện phần lớn các chức năng chủ yếu cho các công ty độc lập và phối hợp các hoạt động của họ từ văn phòng hội sở chính

 Cơ chế hoạt động của cấu trúc theo mạng lưới ảo: tổ chức có thể được xem như

một tổng hành dinh chỉ huy và nó được bao bọc xung quanh bởi một hệ thống mạng lưới các chuyên gia bên ngoài, thậm chí mạng lưới này lan tỏa trên toàn thế giới

 Lợi thế và bất lợi của cấu trúc theo mạng lưới ảo:

+ Thu hút chuyên gia trên phạm vi toàn cầu Tính linh hoat cao và phản ứng nhanh Giảm thiểu chi phí quản lý chung

+ Thiếu kiểm soát, ranh giới mờ nhạt Yêu cầu cao đối với các nhà quản trị Lòng trung thành của nhân viên kém

HOW

3 Thiết kế tổ chức theo chiều ngang

- Nhu cầu phối hợp:

 Sự hợp tác và phối hợp là rất quan trọng trong 1 tổ chức

 Mặc dù cấu trúc chức năng theo chiều dọc có hiệu quả trong môi trường ổn định, nó không tạo được 1 sự phối hợp theo chiều ngang rất cần thiết trong giai đoạn môi trường có sự thay đổi nhanh chóng

- Lực lượng đặc nhiệm, đội và quản trị đội theo dự án:

 Được hình thành để giải quyết 1 vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận

 Một đội đa chức năng sẽ thúc đẩy sự hợp tác theo chiều ngang bởi vì các thành viên tham gia đến từ các bộ phận khác nhau sẽ thường xuyên gặp mặt để giải quyết các vấn đề đang diễn ra liên quan đến lợi ích chung

- Phối hợp các mối quan hệ:

 Là mức độ cao nhất của sự phối hợp theo chiều ngang

 Việc truyền thông giải quyết các vấn đề có tính chất đúng lúc và thường xuyên được thực hiện thông qua mối quan hệ của con người về các mục tiêu kiến thức được chia

sẻ và sự tôn trọng lẫn nhau

 Trong 1 tổ chức có sự phối hợp mối quan hệ cao, con người chia sẻ thông tin 1 cách

tự do vượt ra khỏi ranh giới giữa các bộ phận

 Người nhân viên phối hợp trực tiếp liên bộ phận với người khác

 Các nhà quản trị cần đầu tư trong việc đào tạo con người về các kĩ năng cần thiết để tương tác với người khác và giải quyết sẽ những mâu thuẫn giữa các bộ phận dựa trên mục tiêu được chia sẻ thay vì nhấn mạnh vào mục tiêu riêng của từng bộ phận

4 Các yếu tố định hình cấu trúc tổ chức

- Cấu trúc tương thích với chiến lược:

 Kết quả kinh doanh bị tác động rất mạnh bởi cách thức tương thích tốt nhất giữa cấu trúc tổ chức và ý định chiến lược và nhu cầu của môi trường

 Michael Porter đề xuất 2 chiến lược chính: sự khác biệt hoá và dẫn đầu chi phí

-Cấu trúc thích hợp với công nghệ:

 Sản xuất đơn chiếc và theo lô hàng nhỏ

 Sản xuất theo lô hàng lớn và hàng loạt

 Công nghệ sản xuất liên tục

 Công nghệ trong lĩnh vực dịch vụ: đầu ra mang tính vô hình có mối quan hệ trực tiếp với khách hàng