Các em hãy trả lời các câu hỏi liên quan đến các từ what, how và why của môn quản trị học và của các chương sau đây

Untitled BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ MARKETING BÀI TIỂU LUẬN CÁ NHÂN Môn học QUẢN TRỊ HỌC Tên sinh viên – Mã SV Vương Vĩnh Khải – 31211020748 Giảng viên[.]

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING

BÀI TIỂU LUẬN CÁ NHÂN

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2022

Đề thi: Các em hãy trả lời các câu hỏi liên quan đến các từ “What, How và Why” của môn

Quản trị học và của các chương sau đây

- Hoạch định và thiết lập mục tiêu

Quản trị học là một trong những ngành học cung cấp kiến thức cơ bản về quản trị tổ chức Đây

là ngành khoa học nghiên cứu về các quy tắc, quy luật, phương pháp quản trị, sau đó thực hành,vận dụng vào thực tế để đưa ra hướng giải quyết cho các vấn đề quản trị trong tổ chức Đề cậpđến những kiến thức trong lĩnh vực quản trị - một lĩnh vực đang trải qua một cuộc cách mạngđòi hỏi các nhà quản trị phải làm nhiều thứ hơn bao giờ hết Môn học này cung cấp cho sinhviên những cách thức nhận diện những vấn đề quản trị mang tính toàn diện, hệ thống và tiên tiếnbằng cách giới thiệu, giải thích quy trình và sự thay đổi của tư duy về thế giới quản trị Cung cấpnhững kiến thức về sự thay đổi trong lĩnh vực quản trị và tạo nên sự tự tin trong việc thông hiểu

và làm chủ những kiến thức này Không chỉ dừng lại ở việc giúp sinh viên trong việc phát triểnkiến thức quản trị, môn học này còn giúp tăng cường năng lực và cách thức giải quyết vấn đềtrong môi trường kinh doanh thay đổi theo xu hướng toàn cầu hóa

 How: Như thế nào để môn quản trị học hiệu quả?

Tuy là khoa học nghiên cứu về các quy tắc, nguyên tắc, phương pháp với rất nhiều tính chất lýthuyết, thế nhưng môn học này sẽ trở nên vô cùng sinh động và việc ghi nhớ kiến thức sẽ vôcùng hiệu quả với các phương pháp giảng dạy tiến bộ thông qua những tình huống, bài tập nhỏ.Bằng việc tương tác với các tình huống được đưa ra, sinh viên có thể nhận thấy cách thức mà họđáp ứng với các thách thức thường xuất hiện trong đời sống thực của nhà quản trị Đồng thờithông qua các câu hỏi trong quá trình học cũng cung cấp cho sinh viên thấu hiểu năng lực quản

trị của bản thân mình nhiều hơn Xây dựng các tình huống trong môn học cũng được khuyếnkhích tư duy phân tích cẩn trọng và ứng dụng các khái niệm lý thuyết được giảng dạy trong bài.Các bài tập gợi mở ý tưởng từ việc thảo luận nhóm nhỏ cũng rất có ích để cho phép sinh viên có

cơ hội ứng dụng các khái niệm đồng thời phát triển kỹ năng làm việc theo đội Và việc đề cậpđến các vấn đề lưỡng nan sau những bài học giúp cho sinh viên một lần nữa định hình kỹ năngchuẩn đoán nguyên nhân khi giải quyết các vấn đề quản trị

 Why: Tại sao cần phải học quản trị học?

Môn học nhằm mục đích giúp cho sinh viên – các nhà quản trị tương lai, hay thậm chí là các nhàquản trị hiện tại tìm được các giải pháp giải quyết các vấn đề gây ra những vướng mắc cho các

tổ chức, bất kể đó là những thách thức hằng ngày hay vấn đề khủng hoảng Quản trị ngày nayđòi hỏi các năng lực và kỹ năng sâu rộng, và môn học sẽ cung cấp toàn diện cả những kỹ năngtrong quản trị truyền thống và năng lực quản trị mới cần thiết để vận hành tổ chức trong một môitrường đầy bất ổn đặc trưng bởi sự suy thoái kinh tế, mâu thuẫn chính trị, và những sự thay đổikhông lường trước được Các nhà quản trị hiện nay cần phải tìm ra được cách thức để thu phục

cả trái tim và trí óc, cũng như tận dụng được hết các năng lực của người lao động để có thể mởrộng cải tiến và đạt được hiệu suất cao nhất Và đó chính là lí do quản trị học ngày càng có vaitrò to lớn hơn trong thực tiễn và được đánh giá cao trong mọi lĩnh vực

2 HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU

 What: Tìm hiểu về hoạch định và thiết lập mục tiêu:

a Tổng quan về hoạch định và thiết lập mục tiêu:

Mục tiêu: được xem như là những gì mong đợi trong tương lai mà tổ chức cố gắng thực hiện.Các mục tiêu là rất quan trọng bởi vì các tổ chức luôn hướng về một mục đích, mục tiêu chính làthứ để biểu hiện và xác định mục đích đó

Kế hoạch: là một bản phác thảo hướng đến việc hoàn thành các mục tiêu và định rõ việc phân bổcác nguồn lực, các lịch trình, nhiệm vụ và những hành động khác

=>Việc lên kế hoạch thực hiện để đạt được mục tiêu mong đợi chính là hoạch định Bao hàmviệc xác định các mục tiêu của tổ chức và làm rõ các phương tiện sử dụng để hoàn thành mụctiêu

Các cấp độ của kế hoạch và mục tiêu:

- Mục tiêu và kế hoạch chiến lược: đôi khi còn gọi là các mục tiêu chính thức, gắn liền với

tổ chức dưới góc độ tổng thể, có tính chất dài hạn xác định các bước hành động của tổ

chức trong khoảng từ 2 – 5 năm trong tương lai Các nhà quản trị cấp cao thường chịutrách nhiệm thiết lập các mục tiêu và kế hoạch chiến lược hướng đến một cam kết đạtđược hiệu suất và hiệu quả.

- Mục tiêu và kế hoạch chiến thuật: được phát họa để hỗ trợ cho việc triển khai các kếhoạch chiến lược chủ yếu, có thời kỳ thực hiện ngắn hơn so với các kế hoạch chiến lược– thường kéo dài trên 1 năm Là trách nhiệm của các nhà quản trị cấp trung Họ sẽ thiếtlập các kế hoạch chiến thuật quan tâm nhiều đến các hành động chủ yếu của các đơn vịphải hoàn thành để hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch chiến lược

- Các kế hoạch và mục tiêu tác nghiệp (hoạt động): được phát triển để xác định các hànhđộng hướng vào việc hoàn thành mục tiêu hoạt động và hỗ trợ cho các kế hoạch chiếnthuật, các kế hoạch của thường là công cụ điều hành theo ngày và tuần của các nhà quảntrị ở các bộ phận Các nhà quản trị cấp cơ sở sẽ phát triển các kế hoạch điều hành tậptrung vào các nhiệm vụ và quy trình cụ thể để góp phần hoàn thành các mục tiêu chiếnthuật

Quy trình hoạch định của tổ chức:

- Bước 1: Phát triển kế hoạch tổng thể cho tổ chức trong đó xác định rõ sứ mệnh và cácmục tiêu chiến lược

- Bước 2: Chuyển hóa kế hoạch thành hành động bằng cách xác định các mục tiêu và kếhoạch chiến thuật, phát triển sơ đồ chiến lược để liên kết các mục tiêu, thiết lập các kếhoạch tình huống và kịch bản, xây dựng các đội thu thập và phân tích thông tin về đối thủcạnh tranh

- Bước 3: Chỉ ra các hoạt động điều hành cần thiết để hoàn thành mục tiêu Điều này liênquan đến việc thiết lập các mục tiêu và kế hoạch hoạt động, lựa chọn các công cụ đolường và các kết quả cần đạt để xác định xem mọi việc có diễn ra theo đúng phươnghướng hay không, và nhận dạng các mục tiêu có thể điều chỉnh cũng như các kế hoạchứng phó với khủng hoảng cần thực hiện

- Bước 4: Triển khai kế hoạch theo các công cụ hỗ trợ bao gồm: quản trị theo mục tiêu,bảng đo lường thực hiện, các kế hoạch đơn dụng, và thực hiện giao quyền cho cấp dưới

- Bước 5: Cuối cùng, nhà quản trị cần định kỳ phân tích kết quả thực hiện các kế hoạch vàthực hiện điều chỉnh khi cần thiết, và khởi đầu trở lại quy trình hoạch định

b Thiết lập mục tiêu trong các tổ chức:

Quy trình hoạch định bắt đầu với việc tuyên bố sứ mệnh và thiết lập mục tiêu cho toàn thể tổchức Các mục tiêu có tính chất của một cấu trúc xã hội, điều này có nghĩa là chúng được xácđịnh bởi một cá nhân hay một nhóm chứ không hề đứng riêng lẻ trong tổ chức Chính vì vậy cácnhà quản trị luôn thảo luận và thương thuyết về những mục tiêu nào cần được theo đuổi

Sứ mệnh của tổ chức: Sứ mệnh được xem là bậc cao nhất trong hệ thống cấp bậc mục tiêu – nócho biết lý do tồn tại của tổ chức Nó được mô tả như là những giá trị, khát vọng, và sẽ là nềntảng cho việc phát triển các mục tiêu và kế hoạch ở những bước kế tiếp

Tuyên bố sứ mệnh: Một bản tuyên bố về sứ mệnh được công bố rộng rãi chính là sự khẳng địnhchính thức tạo nên sự khác biệt về mục đích của tổ chức so với các đơn vị khác trong cùng lĩnhvực kinh doanh

Sử dụng sơ đồ chiến lược để liên kết các mục tiêu là vô cùng cần thiết:

- Các mục tiêu của một tổ chức cần được liên kết lại nhằm đảm bảo sự tương thích và hỗtrợ cho nhau giữa chúng để việc hoàn thành mục tiêu ở cấp thấp hơn sẽ góp phần vàoviệc đạt được mục tiêu ở cấp cao hơn Kết quả cuối cùng của hoạt động tổ chức là sự liênkết của các yếu tố phụ thuộc và tương tác với nhau, vì thế cần phải có sự phối hợp nhịpnhàng để hoàn thành các mục tiêu cụ thể, để cuối cùng giúp cho tổ chức đạt được kết quảcao và hoàn thành sứ mệnh của mình

- Sơ đồ chiến lược là một kỹ thuật đang được sử dụng phổ biến để liên kết các cấp bậc mụctiêu trong một tổ chức và nó thể hiện trực quan các yếu tố thúc đẩy sự thành công của tổchức Sơ đồ này sẽ cung cấp một cách thức hữu hiệu cho các nhà quản trị nhìn thấy mốiquan hệ nhân quả giữa các mục tiêu và kế hoạch qua đó thấy được sự liên kết giữa chúng

c Hoạch định hoạt động điều hành

Các nhà quản trị sử dụng các mục tiêu hoạt động để định hướng sử dụng nguồn lực nhằm đạtđược các kết quả cụ thể có hiệu quả và hiệu suất cao Vấn đề trước nhất cần được xem xét đó làlàm thế nào để thiết lập các mục tiêu có hiệu quả Và bằng các cách tiếp cận trong hoạch địnhnhư quản trị theo mục tiêu, các kế hoạch đơn dụng, các kế hoạch đa dụng nhà quản trị có thểlàm tốt vai trò của mình

Tiêu chuẩn của các mục tiêu có hiệu quả:

- Đặc trưng đầu tiên và cũng có tính chất quan trọng nhất đó là các mục tiêu cần cụ thể và

có thể đo lường được Những mục tiêu mơ hồ sẽ có mức động viên thấp đối với người laođộng và không tạo động lực làm việc cho họ Các mục tiêu cần được xác định chính xác

và cho phép đo lường được mức độ tiến triển trong quá trình thực hiện

- Các mục tiêu có hiệu quả cần phải xác định được mốc thời gian hoàn thành, hay còn gọi

là thời điểm đạt được mục tiêu Đây là điều quan trọng để giúp nhà quản trị biết đượcmình có đang đi đúng đường hay không và đang đi đến đâu trong quá trình hoàn thànhmục tiêu

- Các mục tiêu cần bao trùm tất cả các lĩnh vực thể hiện kết quả Các nhà quản trị nên thiếtlập mục tiêu có sự chọn lọc, một sự lựa chọn cẩn thận và rõ ràng, định hướng vào nhữngđiều gì cần đạt được sẽ giúp tổ chức tập trung vào những gì cần lưu ý, năng lượng vànguồn lực một cách mạnh mẽ hơn

- Các nhà quản trị cần thiết lập những mục tiêu có tính thách thức nhưng cần hiện thực.Khi các mục tiêu không có tính hiện thực, nó sẽ làm người lao động thất bại trong việcđạt đến và tọ nên một sự suy giảm tinh thần ở họ Ngược lại, nếu mục tiêu quá dễ dàngđạt được thì người lao động sẽ không cảm thấy được sự động viên Việc cân bằng cả haiyếu tố là vô cùng quan trọng mà nhà quản trị cần đạt được

- Các mục tiêu cũng cần liên kết với các phần thưởng Sự tác động cuối cùng của các mụctiêu vào người lao động lệ thuộc vào mức độ gia tăng tiền lương, đề bạt, và các phầnthưởng khác khi họ hoàn thành được mục tiêu đề ra

Quản trị theo mục tiêu (MBO), (Peter Drucker, 1954) Đây là một phương pháp phổ biến và đầythuyết phục trong việc xác định các ục tiêu và giám sát tiến trình đạt được các mục tiêu này.Quản trị theo mục tiêu là một hệ thống theo đó các nhà quản trị và người lao động cùng nhauxác định mục tiêu cho các bộ phận dự án, từng cá nhân và sử dụng chúng để giám sát quá trìnhthực hiện Bao gồm 4 hoạt động:

- Thiết lập mục tiêu: Cần có một tư duy xem xét vượt ra khỏi tầm của các hoạt động hằngngày để tập trung vào việc trả lời câu hỏi “Chúng ta đang cố gắng để hoàn thành điềugì?” Nhà quản trị cần lưu ý đến các tiêu chuẩn của các mục tiêu hiệu quả được đề cập ởtrên và đảm bảo có sự phân công trách nhiệm cho việc thực hiện mục tiêu

- Phát triển các kế hoạch hành động: Kế hoạch hành động là một lộ trình cần thực hiện để

có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra, được vạch ra cho từng cá nhân và bộ phận

- Xem xét lại tiến trình: Quá trình xem xét lại tiến trình thực hiện theo định kỳ rất quantrọng trong việc đảm bảo các kế hoạch hành động đang được triển khai một cách hữu

hiệu Mọi người trong tổ chức không nên đóng khung hành vi của mình theo những cách

đã định trước mà nên sẵn lòng thay đổi để có thể tạo ra các kết quả tốt nhất

- Đánh giá tổng thể việc thực hiện: Sự thành công hay thất bại trong việc hoàn thành cácmục tiêu sẽ trở thành một bộ phận trong hệ thống đánh giá thực hiện và tác động đếnquyết định tăng lương hay khen thưởng khác

Các kế hoạch đơn dụng và đa dụng:

- Các kế hoạch đơn dụng được phác thảo để đạt được một tập hợp các mục tiêu hầu nhưkhông xuất hiện trở lại trong tương lai Thường là các chương trình hoặc dự án

- Các kế hoạch đa dụng là những kế hoạch đang diễn ra và nó cung cấp sự hướng dẫn choviệc thực hiện các nhiệm vụ cũng như ứng phó với những tình huống đang xuất hiện lặp

đi lặp lại trong tổ chức Các kế hoạch đa dụng cơ bản bao gồm các chính sách, quy định,quy trình của tổ chức

d Lợi ích và những giới hạn của việc hoạch định

Những tác động tích cực, mang lại lợi ích của hoạt động hoạch định:

- Các kế hoạch và mục tiêu là nguồn lực tạo nên sự cam kết và động viên Hoạch định cóthể làm giảm thiểu những sự mơ hồ của người lao động và làm sáng tỏ những gì mà họcần thực hiện

- Các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn sự phân bố nguồn lực Hoạch định giúp cho nhàquản trị quyết định họ cần phân bố nguồn lực con người, tiền bạc, và thiết bị ở đâu

- Các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn hành động Hoạch định sẽ giúp tập trung các mốiquan tâm vào các mục tiêu cụ thể và định hướng những nổ lực của người lao động vàocác kết quả quan trọng

- Cấc mục tiêu và kế hoạch sẽ thiết lập chuẩn mực cho việc thực hiện Do chúng sẽ hìnhthành nên tiêu chuẩn mà các nhà quản trị sử dụng để đo lường những gì đang thực hiệnđúng và không đúng hướng

Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần thông hiểu những hạn chế của hoạch định:

- Các mục tiêu và kế hoạch có thể tạo ra cảm nhận sai lầm về sự chắc chắn Tất cả các kếhoạch đều được xây dựng dựa trên các giả định, và nhà quản trị không thể biết chắc chắnnhững gì sẽ xãy ra trong tương lai của ngành

- Các mục tiêu và kế hoạch có thể gây nên sự cứng nhắc trong một môi trường đầy biếnđộng Hoạch định có thể đưa công ty vào những khung mẫu của các mục tiêu, kế hoạch

mà chúng không còn phù hợp nữa, quản trị ngày nay đòi hỏi một mức độ linh hoạt nhấtđịnh

- Các mục tiêu và kế hoạch không tạo điều kiện cho những cách thức sáng tạo và tư duytrực giác Sự thành công thường đến từ những sáng tạo và tư duy trực giác, trong khi đónhững điều này dễ bị hoạt động hoạch định cứng nhắc cản trở

 How: Hoạch định trong môi trường bất ổn và tiếp cận sáng tạo trong hoạch định

a Hoạch định trong môi trường bất ổn

Việc sử dụng các cách tiếp cận hoạch định sáng tạo là vô cùng cần thiết và có tính hữu hiệutrong môi trường bất ổn ngày nay Ba cách tiếp cận được sử dụng để giúp cho tổ chức có thểphòng chống những sự kiện bất ngờ, thậm chí không thể tưởng tượng được của môi trường là:hoạch định tình huống, xây dựng kịch bản và quản trị khủng hoảng

Hoạch định tình huống: Hoạch định tình huống sẽ xác định những phản ứng mà công ty phảitiến hành trong những trường hợp khẩn cấp, suy thoái, hay không mong đợi Để hình thành các

kế hoạch tình huống, các nhà quản trị cần nhận dạng các yếu tố quan trọng thuộc về môi trườngxung quanh, sau đó dự báo một danh mục các phản ứng có thể thay thế lẫn nhau cho các tìnhhuống tác động từ cao đến thấp, đặc biệt là các tình huống xấu

Xây dựng kịch bản: Một phiên bản mở rộng của hoạch định tình huống là một kỹ thuật dự báođược biết với tên gọi là xây dựng kịch bản Thay vì chỉ xem xét các yếu tố xãy ra trong quá khứ

và suy nghĩ về những gì đang hiện hữu, các nhà quản trị cần tư duy về những gì lẽ ra phải xuấthiện Các nhà quản trị không thể dự đoán chính xác tương lai, nhưng họ có thể diễn tập trongphạm vi một mô hình để đối phó với những gì có thể xãy ra trong tương lai

Quản trị khủng hoảng: Rất nhiều công ty tiến hành hoạch định khủng hoảng nhằm đảm bảo ứngphó với những sự kiện không mong đợi xuất hiện một cách bất ngờ mang tính tàn phá, và chúng

sẽ hủy hoại công ty nếu như các nhà quản trị không chuẩn bị hành động phản ứng nhanh chóng

và thích hợp Mặc dù tính chất của các cuộc khủng hoảng là khác nhau, nhưng một bản kế hoạch

có sự phối hợp và được suy tính cẩn thận có thể được sử dụng để giải quyết bất kỳ một thảm họanào, cũng như giảm thiểu được phạm vi ảnh hưởng của các rắc rối xuất hiện Quá trình này gồm

2 giai đoạn: Ngăn ngừa khủng hoảng và chuẩn bị khủng hoảng

b Các cách tiếp cận sáng tạo khi hoạch định

Quy trình hoạch định luôn thay đổi theo thời gian, giống như các khía cạnh khác của quản trị, đểtrở nên thích ứng hơn với môi trường và thái độ của người lao động thì một cách tiếp cận mớikhi hoạch định đã xuất hiện Đó chính là khuyến khích sự tham gia của mọi người trong tổ chức,

và đôi khi có cả những đối tác hữu quan bên ngoài tổ chức tham gia vào quá trình hoạch định.Khi môi trường ngày càng thay đổi hơn bao giờ hết, các nhà quản trị cấp cao cũng cần nhìn thấyích lợi của việc thúc đẩy phân quyền mạnh mẽ hơn trong hoạch định

Thiết lập các mục tiêu có tính mở rộng để đạt sự tuyệt hảo: Các mục tiêu có tính mở rộng lànhững mục tiêu có tính hợp lý nhưng đầy tham vọng Các mục tiêu này cần rõ ràng, hấp dẫn vàđầy hình tượng để có thể kích thích nhân viên và tạo ra sự tuyệt hảo Các nhà quản trị có thể sửdụng các mục tiêu mở rộng để khuyến khích người lao động suy nghĩ về những cách thức mớitạo ra được sự bùng nổ về tư duy sáng tạo và sự mạo hiểm cao

Sử dụng các bảng đo lường thực hiện hoạt động: Các công ty đã bắt đầu sử dụng bảng đo lườngthực hiện hoạt động kinh doanh như là một phương tiện để các nhà quản trị cấp cao theo dõixem việc thực hiện hoạt động kinh doanh có đi đúng hướng hay không

Triển khai các đội thu thập thông tin tình báo: Một đội thu thập thông tin tình báo được thànhlập bằng cách sử dụng các nhà quản trị và người nhân viên thuộc các chức năng khác nhau, độinày thường được dẫn dắt bởi những chuyên gia về thông tin cạnh tranh, Những thành viên trongđội cùng làm việc với nhau để tạo sự thông hiểu sâu sắc về các vấn đề kinh doanh cụ thể vớimục đích làm sáng tỏ, nhận dạng các khả năng xảy ra và đưa ra những khuyến cáo về các kếhoạch và mục tiêu liên quan đến vấn đề kinh doanh đó Đội này sẽ trở nên hữu ích khi tổ chứcphải đối mặt với thách thức lớn về thông tin

 Why: Vì sao cần phải hoạch định và thiết lập mục tiêu

Hoạch định dược xem là chức năng cơ bản trong số bốn chức năng của quản trị: hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm soát Mọi thứ đều xuất phát từ hoạch định Hoạch định giúp doanhnghiệp định hướng được hướng đi để có những chiến lược, kế hoạch phù hợp trong tương lai Làcông cụ thiết yếu trong việc phối hợp, thống nhất sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức, từ

đó tạo sự gắn kết thống nhất trong doanh nghiêp Giúp làm giảm được rủi ro trong các hoạt độngkinh doanh và tính bất ổn định trong các hoạt động khác của doanh nghiệp Hoạch định đảm bảođược sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môi trường luôn thay đổi và hạn chế sựchồng chéo và các hoạt động lãng phí công việc Và vì thế các nhà quản trị cần phải suy nghĩmột cách thật chính xác, hiểu rõ bản chất của việc hoạch định để có thể đưa ra những địnhhướng quản trị cho tương lai mang lại hiệu quả tối ưu nhất trong một môi trường liên tục thayđổi Chương này giúp ta hiểu rõ về quy trình hoạch định và cách thức mà các nhà quản trị xâydựng các kế hoạch có hiệu quả Đồng thời giúp ta xác định các mục tiêu, kế hoạch và giải thích

mối quan hệ giữa chúng Cách thức các nhà quản trị tuyên bố sứ mệnh tạo nên tầm ảnh hưởng

và xây dựng các kế hoạch các cấp dựa trên sứ mệnh đó Cũng như tầm quan trọng của việc thiếtlập mục tiêu, kế hoạch đối với hoạch định, cần phải có sự liên kết giữa các mục tiêu thông quacách thức nhà quản trị sử dụng sơ đồ chiến lược

3 THIẾT KẾ TỔ CHỨC THÍCH NGHI

 What: Tìm hiểu về thiết kế tổ chức thích nghi

a Thiết kế tổ chức theo chiều dọc

Cấu trúc tổ chức được định nghĩa như là:

(1) Một tập hợp các nhiệm vụ chính thức được giao cho các cá nhân và bộ phận

(2) Việc thiết lập các quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm tuyến quyền lực, trách nhiệm raquyết định, số lượng các cấp trong cơ cấu tổ chức, và phạm vi kiểm soát của nhà quản trị.(3) Việc thiết kế một hệ thống đảm bảo sự phối hợp có hiệu quả giữa những nhân viên thuộccác bộ phận

Các khái niệm liên quan đến hoạt động tổ chức:

- Chuyên môn hóa công việc: Thể hiện mức độ phân chia các nhiệm vụ của tổ chức thànhcác bộ phận nhỏ hơn gọi là các công việc Người nhân viên trong mỗi bộ phận chỉ thựchiện những nhiệm vụ liên quan đến chức năng chuyên môn hóa của họ Phạm vi của cáccông việc ngày càng nhỏ hơn, nhưng chúng được thực hiện với một hiệu suất cao hơn

- Chuỗi mệnh lệnh: Thể hiện một chuỗi quyền lực liên kết những người nhân viên trong tổchức và chỉ ra mối quan hệ báo cáo trực tiếp trong cơ cấu tổ chức Được xây dựng trên 2nguyên tắc cơ bản: tính duy nhất của mệnh lệnh và tính đa hướng

Quyền lực, trách nhiệm, và ủy quyền

Quyền lực: Được định nghĩa là thẩm quyền chính thức và hợp pháp của nhà lãnh đạo trong việc

ra quyết định, ban hành các mệnh lệnh, và tiến hành phân bổ nguồn lực để đạt được các kết quảmong đợi của tổ chức Được nhận dạng qua 3 đặc trưng:

- Quyền lực được gắn với vị trí chứ không phải con người

- Quyền lực được phân cấp từ trên xuống theo chiều dọc của hệ thống cấp bậc

- Quyền lực phải được sự chấp thuận của cấp dưới

Trách nhiệm: Thể hiện nghĩa vụ trong việc thực hiện một công việc hay một hoạt động đượcphân công.

Trách nhiệm báo cáo: Là một cơ chế được sử dụng để tạo sự tương thích giữa quyền lực và tráchnhiệm Một người có quyền lực và trách nhiệm phải báo cáo và đánh giá kết quả thực hiện côngviệc đến với cấp trên trực tiếp trong chuỗi mệnh lệnh

Ủy quyền: Là một quá trình theo đó các nhà quản trị sử dụng việc giao quyền và trách nhiệmcho những người giữ vị trí thấp hơn họ trong cơ cấu cấp bậc của tổ chức

Quyền lực tuyến và quyền lực tham mưu

Quyền lực theo tuyến: Thể hiện quyền lực chính thức của một con người trong việc chỉ huy vàkiểm soát nhân viên dưới quyền trực thuộc bộ phận theo tuyến

Quyền lực tham mưu: Có mức độ hạn hẹp hơn và chúng bao gồm quyền đưa ra lời khuyên,khuyến cáo và tư vấn vầ lĩnh vực chuyên môn mà người đó phụ trách

- Công việc được thực hiện bởi nhân viên cấp dưới là ổn định và quen thuộc

- Nhân viên thực hiện cấc nhiệm vụ của công việc tương tự nhau

- Nhân viên dưới quyền làm việc tập trung tại một nơi làm việc

- Nhân viên dưới quyền được đào tạo tốt và ít cần sự hướng dẫn để thực hiện công việc

- Các quy định và quy trình xác định công việc đã có sẵn

- Các hệ thống và con người hỗ trợ luôn sẵn có cho nhà quản trị

- Các hoạt động phi giám sát chỉ cần ít thời gian

- Sở thích và phong cách cá nhân của nhà quản trị thiên về phạm vi quản trị rộng

Phạm vi kiểm soát được tổ chức sử dụng để xác định cơ cấu tổ chức có nên theo chiều dọc hay

cơ cấu phẳng:

- Cấu trúc tổ chức theo chiều dọc: Phạm vi quản trị hẹp hơn và có nhiều cấp bậc hơn

- Câu trúc tổ chức phẳng: Phạm vi quản trị rộng hơn phân bố theo chiều ngang, và có ít cấpquản trị hơn

Tập trung và phân tán quyền lực

Tập trung và phân tán quyền lực liên quan đến việc quyết định đưa ra ở cấp nào

- Tập trung quyền lực thể hiện quyền ra quyết định hầu như được giao cho các nhà quản trịcấp cao

- Phân quyền (phân tán quyền lực) thì quyền đưa ra quyết định được chuyển giao cho cấpthấp hơn trong tổ chức

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn hình thức tập trung quyền lực hay phân quyền:

- Sự thay đổi lớn và sự không chắc chắn của môi trường thường song hành với việc phânquyền

- Mức độ phân quyền hay tập trung quyền lực phải thích ứng với chiến lược của doanhnghiệp

- Trong giai đoạn khủng hoảng hay ở nguy cơ thất bại, quyền lực nên được tập trung vàocấp cao

b Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức

Quá trình nhà quản trị quyết định cách thức các vị trí công việc được nhóm gộp lại với nhau đểphù hợp nhất với chiến lược, môi trường, công nghệ và nhân lực của tổ chức Đặc trưng cơ bảntrong cấu trúc tổ chức chính là việc hình thành các bộ phân để làm cơ sở cho việc tập hợp các vịtrí công việc vào một bộ phận và các bộ phận vào một tổ chức Có 5 cách thực hiện chuỗi mệnhlệnh khi phân chia các bộ phận: Cấu trúc chức năng, bộ phận độc lập, ma trận, cấu trúc tổ chứctheo đội, cấu trúc tổ chức theo mạng lưới ảo

Cấu trúc chức năng theo chiều dọc

Bản chất của cấu trúc chức năng theo chiều dọc

Thường được gọi là cấu trúc U (U – form) hay cấu trúc nhất thể - Unitary structure

Tập hợp nhóm các vị trí vào trong một bộ phận dựa trên các kỹ năng, năng lực chuyên môn, tínhchất công việc và việc sử dụng nguồn lực tương tự nhau Cấu trúc chức năng có thể được hiểunhư là quá trình phân chia bộ phận dựa trên nguồn lực cụ thể cần thiết để thực hiện các nhiệm

vụ của tổ chức Con người, hệ thống cơ sở vật chất và các nguồn lực khác cùng sử dụng cho mộtchức năng chung sẽ được tập hợp lại vào một bộ phận riêng biệt

Cơ chế hoạt động của cấu trúc chức năng

- Các bộ phận quan trọng trực thuộc quyền quản lý của giám đốc

- Mỗi bộ phận chức năng sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động có liên quan đến chức năngcủa mình trong toàn bộ tổ chức

- Cấu trúc theo chức năng là dạng thiết kế theo chiều dọc có tính bền vững

- Thông tin được truyền đạt từ trên xuống và từ dưới lên trong hệ thống cấp bậc theo chiềudọc

- Người nhân viên trong cùng một bộ phận chủ yếu truyền thông làm việc với người trong

bộ phận của mình

Thuận lợi và bất lợi của cấu trúc chức năng

Thuận lợi:

- Đạt được hiệu quả kinh tế theo quy mô và việc sử dụng nguồn lực có hiệu suất hơn

- Mọi người đều có năng lực và kỹ năng chuyên môn cao

- Thúc đẩy việc phát triển kỹ năng chuyên sâu

- Cấu trúc tổ chức theo chức năng cho phép ra quyết định tập trung và tạo nên sự chỉ huythống nhất

Bất lợi:

- Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau

- Phản ứng chậm trễ trước những thay đổi của môi trường

- Các quyết định liên quan đến nhiều bộ phận chức năng được dồn lên cho nhà quản trị cấpcao nên tạo ra sự chậm trễ trong quyết định

Cấu trúc theo bộ phận độc lập

Bản chất của cấu trúc theo bộ phận độc lập

Thường gọi là cấu trúc M (cấu trúc đa bộ phận - Multi divisional) hay cấu trúc phân quyền Các

bộ phận được hình thành dựa trên trách nhiệm về một sản phẩm, dịch vụ, nhóm sản phẩm, lĩnhvực kinh doanh hay các trung tâm tạo ra lợi nhuận riêng biệt Cấu trúc theo bộ phận độc lập sẽrất hữu hiệu đối với các tập đoàn lớn sản xuất nhiều loại sản phẩm cho các thị trường khác nhau

do mỗi bộ phận sẽ là một đơn vị kinh doanh tự chủ

Cơ chế hoạt động của cấu trúc tổ chức theo bộ phận độc lập

- Mỗi bộ phận được hình thành với tính chất là một đơn vị kinh doanh độc lập, có đủ các

bộ phận chức năng riêng biệt của mình

- Mỗi bộ phận chức năng trong đơn vị độc lập có quy mô nhỏ hơn và tập trung vào mộtdòng sản phẩm hay một phân khúc khách hàng

- Sự khác biệt về ý kiến giữa các chức năng sẽ được dàn xếp và giải quyết tại cấp bộ phậnđộc lập chứ không cần phải đưa lên cho tổng giám đốc

- Cấu trúc theo bộ phận độc lập khuyến khích việc phân quyền

Cấu trúc bộ phận độc lập theo khách hàng hay khu vực địa lý

Phân công nhiệm vụ cho các bộ phận theo cách gom nhóm các hoạt động theo khu vực địa lýhay khách hàng Trong cấu trúc này, mọi chức năng trong một quốc gia hay khu vực cụ thể sẽbáo cáo trực tiếp cho cùng một giám đốc phụ trách khu vực địa lý đó

Lợi thế và bất lợi của cấu trúc tổ chức theo bộ phận độc lập

Lợi thế:

- Tổ chức sẽ trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh trước các thay đổi bởi mỗi bộ phận độclập có quy mô tương đối nhỏ và có sự chuyển hướng nhanh chóng với điều kiện môitrường

- Mối quan tâm đến nhu cầu khách hàng sẽ tốt hơn

- Sự phối hợp giữa các đơn vị chức năng sẽ tốt hơn vì người nhân viên thuộc các bộ phậncùng làm việc tại một địa điểm

- Mọi người chỉ dồn tâm trí của mình cho một dòng sản phẩm duy nhất

Bất lợi:

- Sự phối hợp trong một bộ phận sẽ tốt, nhưng sự phối hợp giữa các bộ phận sẽ kém

- Không đạt được hiệu quả kinh tế theo quy mô, hiệu suất sử dụng nguồn lực không cao

- Thiếu chuyên môn hóa của các đơn vị chức năng thuộc bộ phận độc lập

Cấu trúc ma trận

Bản chất của cấu trúc ma trận

Kết hợp các khía cạnh của cấu trúc chức năng và cấu trúc bộ phận một cách đồng thời Cấu trúctheo chiều dọc cho phép thực hiện việc kiểm soát truyền thống theo phạm vi chức năng, và cơcấu theo chiều ngang cho phép sự kết hợp giữa các bộ phận Đặc trưng của cấu trúc này là việc

có 2 dòng quyền lực

Cơ chế hoạt động của cấu trúc ma trận

- Những người lao động làm việc với hai cấp trên trực tiếp, báo cáo đồng thời đến hai nhàlãnh đạo

- Những nhà quản trị trong cấu trúc ma trận chịu trách nhiệm về một phương diện (sảnphẩm hay chức năng) Nhà quản trị cấp cao sẽ giám sát đồng thời chuỗi mệnh lệnh chứcnăng và sản phẩm, đảm bảo duy trì sự cân bằng quyền lực giữa hai nhà quản trị thuộc haimặt trong ma trận

Lợi thế và bất lợi của cấu trúc ma trận

- Cấu trúc ma trận cũng tạo ra sự mâu thuẫn cao khi nó tách rời mục tiêu của bộ phận chứcnăng ra khỏi mục tiêu của bộ phận độc lập.

- Mất rất nhiều thơi gian hội họp và thảo luận nhằm giải quyết mâu thuẫn

Cách tiếp cận theo đội

Đội đa chức năng được tạo lập bởi những người từ các bộ phận chức năng khác nhau để giảiquyết một vấn đề/thực hiện một dự án Cách tiếp cận theo đội cho phép ủy quyền và chuyểngiao trách nhiệm xuống cấp thấp hơn, việc này sẽ làm cho tổ chức linh hoạt và phản ứng nhanhvới môi trường và khách hàng Giúp bổ sung những hạn chế hai loại cấu trúc chức năng và đơn

vị Đội đa chức năng thường sử dụng cho các dự án

Lợi thế và bất lợi của cấu trúc theo đội:

Lợi thế:

- Phá vở rào cản giữa các bộ phận, cải thiện sự điều phối cũng như hợp tác

- Các thành viên hiểu rõ những vướng mắc của người khác và có sự cam kết với đội

- Đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng và những sự thay đổi trong môi trường

- Đẩy nhanh tốc dộ ra quyết định

- Nhân viên sẽ nhiệt tình hơn do có sự gắn bó với dự án

Bất lợi:

- Người nhân viên có thể gặp nhiều xung đột và yêu cầu phải trung thành với hai bộ phận

- Đặt ra các yêu cầu khác nhau về công việc cho nhân viên so với yêu cầu từ nhà quản trịtại bộ phận chức năng đó

- Hội họp nhiều, giảm hiệu quả sản xuất

- Cách tiếp cận theo đội có thể dẫn đến sự phân quyền quá mức

- Những quyết định dược đưa ra có thể chỉ tốt cho đội nhưng không tốt cho tổng thể tổchức

Cách tiếp cận theo mạng lưới ảo

Mở rộng ý tưởng về sự phối hợp theo chiều ngang và sự hợp tác vượt ra khỏi ranh giới của tổchức Tổ chức chỉ duy trì và tập trung vào một số hoạt động quan trọng mà họ làm tốt nhất, được

cho là có ưu thế vượt trội so với các tổ chức khác Phần lớn các hoạt động còn lại được chuyểngiao cho các tổ chức bên ngoài, có thể lan tỏa trên phạm vi toàn thế giới Dựa trên nền tảng: sựphát triển của công nghệ IT, thuê ngoài, liên minh chiến lược.

Lợi thế và bất lợi của hệ thống mạng lưới ảo

Lợi thế:

- Lợi thế lớn nhất là tính linh hoạt và cạnh tranh trên phạm vi toàn cầu

- Thu hút nguồn lực và năng lực chuyên môn trên phạm vi toàn cầu

- Cấu trúc tinh gọn nhất trong tất cả các cấu trúc

Bất lợi:

- Không thực hiện được hoạt động kiểm soát tại chổ

- Các ranh giới mơ hồ và lỏng lẻo cũng tạo ra sự không chắc chắn Có những yêu cầu lớnhơn về năng lực đối với nhà quản trị

- Lòng trung thành của nhân viên và khách hàng dễ bị ảnh hưởng

 How: Thiết kế tổ chức đổi mới, sáng tạo

a Tổ chức phối hợp theo chiều ngang

Nhu cầu phối hợp

Nhiều nhà quản trị đã nhận ra những hạn chế của cơ cấu tổ chức tuyền thống theo chiều dọctrong một môi trường đang có sự biến đổi rất nhanh như hiện nay Các công ty cần cải tiến linhhoạt hơn so với cấu trúc chiều dọc để có thể đáp ứng trước những thay đổi nhanh chóng của môitrường, tạo ra sự phối hợp theo chiều ngang cần thiết giữa các bộ phận và đặc biệt cần phải có sựliên kết và phối hợp để đối mặt với sự gia tăng thách thức từ toàn cầu Sự phối hợp và hợp tác làrất quan trọng đối với một tổ chức và việc thiếu hụt có thể là nguyên nhân của các vấn đề vềthông tin trong tổ chức

Lực lượng đặc nhiệm, đội, và quản trị theo dự án

Lực lượng đặc nhiệm: Một đội hay một ủy bam tạm thời được hình thành để giải quyết một vấn

đề liên quan đến nhiều bộ phận

Đội liên chức năng: Thúc đẩy sự hợp tác theo chiều ngang bằng sự tham gia của các thành viênđến từ nhiều bộ phận trong tổ chức

Giám đốc dự án: Người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động của nhiều bộ phận để hoànthành một dự án cụ thể

Phối hợp các mối quan hễ`

Đề cập đến “Việc truyền thông giải quyết vấn đề có tính đúng lúc và thường xuyên được thựchiện thông qua mối quan hệ của con người về các mục tiêu kiến thức được chia sẻ và sự tôntrọng lẫn nhau” Để tạo dược sự phối hợp này, các nhà quản trị cần đầu tư trong việc đào tạo conngười với các kỹ năng cần thiết để tương tác và giải quyết mâu thuẫn, nhấn mạnh vào các mụctiêu chung được chia sẻ Con người sẽ có sự linh động để tương tác và đóng góp vào bất cứ nơinào cần họ Khi phối hợp các mối quan hệ ngày càng cao, con người sẽ chia sẻ thông tin và phốihợp các hoạt động của họ mà không cần sự giám sát chặt chẽ của nhà quản trị hay bất kỳ một cơchế nào để bảo họ phải làm như vậy

tổ chức Các quyết định liên quan đến cấu trúc tổ chức được đưa ra cũng cần xem xét đến những

áp lực từ dưới lên, bao gồm công nghệ, quy trình sản xuất được thực hiện để tạo nên sản phẩm

và dịch vụ của tổ chức

Cấu trúc tương thích với chiến lược

Kết quả kinh doanh bị ảnh hưởng bởi sự tương thích giữa cấu trúc tổ chức với chiến lược và môitrường Chính vì vậy nhà quản trị cần phải xây dựng chiến lược và cấu trúc phù hợp với nhau.Một trúc tổ chức đúng sẽ tạo nên điều kiện để thực hiện các mục tiêu chiến lược Các mục tiêu

về hiệu suất và môi trường bền vững thường song hành với cấu trúc cơ học Cấu trúc loại nàythường là cấu trúc tập trung hóa theo chiều dọc mang tính cứng nhắc và phân lớn quyết địnhđược đưa ra ở cấp quản trị cao nhất.Nếu các mục tiêu chiến lược nhấn mạnh đến sự đổi mới vàmôi trường thay đổi nhanh chóng, tổ chức có khuynh hướng mang tính thích nghi nhiều hơn,

dòng thông tin dịch chuyển tự do và mang dạng cấu trúc hữu cơ Cấu trúc này định hướng theochiều ngang nhiều hơn và quyền ra quyết định được phi tập trung.

Cấu trúc thích hợp với công nghệ

Công nghệ bao gồm các kiến thức, công cụ, kỹ thuật và các hoạt động được sử dụng để chuyểnhóa các nguồn lực đầu vào của tổ chức thành đầu ra Công nghệ phải phù hợp với hoạt động sảnxuất của tổ chức

Công nghệ sản xuất:

Các công ty sản xuất có thể được phân loại thành các loại như sau:

- Sản xuất đơn chiếc và theo lô hàng nhỏ

- Sản xuất theo lô hàng lớn và hàng loạt

- Công nghệ sản xuất liên tục

Sự khác biệt giữa ba loại công nghệ sản xuất đến từ sự phức tạp về kỹ thuật, dẫn đến các loạicấu trúc phù hợp khác nhau

Công nghệ trong lĩnh vực dịch vụ:

Có thể được xác định như sau

- Đẩu ra mang tính vô hình

- Có mối quan hệ trực tiếp với khách hàng

 Why: Vì sao cần phải thiết kế tổ chức thích nghi?

Hoạt động tổ chức là việc triển khai các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu chiếnlược Việc triển khai các nguồn lực được thể hiện trong việc bố trí lực lượng nhân viên vào các

bộ phận chuyên môn hóa và vào các nhóm công việc, thiết lập các tuyến quyền lực, tạo nên cơchế để phối hợp các công việc khác nhau của tổ chức Để có thể thiết kế tổ chức thích nghi mộtcách tốt nhất, các khái niệm về các loại hình tổ chức khác nhau phải được nắm vững, hiểu rõđược các cơ chế để tạo nên sự phối hợp giữa các cấp trong một tổ chức, lợi ích và bất lợi củatừng cách tổ chức khác nhau phải được ghi nhớ Và cuối cùng là việc nhận dạng các cách thức

để thiết kế tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược, phù hợp với sự tác động của công nghệ

Với công việc là một nhà quản trị, bạn sẽ phải thông hiểu và học tập cách thức làm việc trongphạm vi một hệ thống cấu trúc đa dạng Tất cả mọi tổ chức đều tìm câu trả lời cho những câu hỏi

một chiến lược mới đáp ứng với các điều kiện môi trường hay công nghệ đang thay đổi.Trongnhững năm gần đây, nhiều công ty đã tái bố trí các nhóm bộ phận chuyên môn hóa, các chuỗiquyền lực, và thực hiện cơ chế phối hợp theo chiều ngang để đạt được các mục tiêu chiến lược,hay ứng phó với môi trường đầy bất ổn

b Lãnh đạo trong thời đại hiện nay

Khái niệm lãnh đạo đã tiến hóa khi nhu cầu của tổ chức thay đổi Công nghệ, bối cảnh kinh tế,lao động, và các tập quán văn hóa xã hội hình thành theo thời gian đều tác động đến lãnh đạo.Bốn cách tiếp cận mới trong việc xem xét khía cạnh lãnh đạo trong môi trường bất ổn ngày naychính là lãnh đạo 5 cấp độ, lãnh đạo phục vụ, lãnh đạo đáng tin cậy và lãnh đạo tương tác