Bài tập nhóm kế hoạch dự án quản lý thư viện

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT BÀI TẬP NHÓM KẾ HOẠCH DỰ ÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN Phiên bản 1 Ngày phê duyệt 21/2/2023 Nhóm sinh viên thực hiện Trần Hoang Quân – 2050531200258 Trần Văn[.]

BÀI TẬP NHÓM

KẾ HOẠCH DỰ ÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Phiên bản: 1 Ngày phê duyệt: 21/2/2023

Nhóm sinh viên thực hiện: Trần Hoang Quân – 2050531200258 Trần

Văn Chính – 2050531200112 Phạm Khắc Tưởng – 2050531200328 Nguyễn Hồng Quân – 2050531200257 Đam Phú Quốc – 2050531200261

Đà Nẵng, ngày 21 tháng 2 năm 2023

cách hiệu quả như được mô tả ở̉ đây:

Đại diện lãnh đạo công ty 3Q

Trần Hoang Quân 2050531200258@sv.ute.udn.v [Telephone]

n

2/1/2002

Đại diện đơn vị tài trợ/chủ đầu tư

Đại học sư phạm Kỹ thuât- dhspktdn@ute.udn.vn (0236) 3822571

Đại học Đa Nẵng

MỤC LỤC

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 5

1.1 Mô tả dự án 5

1.1.1 Lý do thực hiện dự án 5

1.1.2 Mục đích và mục tiêu của dự án 5

1.1.3 Các kết quả mong muốn 5

1.1.4 Ý nghĩa của dự án 5

1.2 Phạm vi dự án 5

1.2.1 Dự án báo gồm 5

1.2.2 Dự án không bao gồm 5

1.3 Cơ sở để thực hiện dự án 5

1.4 Các ràng buộc 5

1.5 Nguồn lực thực hiện dự án 6

1.6 Các điểm mốc thời gian quan trọng 6

1.7 Kinh phí 6

1.8 Lựa chọn công nghệ phát triển 6

1.9 Các rủi ro 6

1.10 Các lợi ích 6

PHẦN 2 TỔ CHỨC DỰ ÁN 7

2.1 Cấu trúc tổ chức 7

2.2 Các bên liên quan 7

2.3 Vai trò và trách nhiệm 7

PHẦN 3 KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN 8

3.1 Lựa chọn mô hình phát triển 8

3.2 Phương pháp, công cụ và kỹ thuật 8

3.3 Ban hành các văn bản cần thiết 8

3.4 Các phương pháp ước lượng 8

PHẦN 4 Kế hoạch dự án 9

4.1 Hoạt động công việc 9

4.2 Kế hoạch nguồn lực 9

4.2.1 Hồ sơ nguồn lực 9

4.2.2 Chi tiết nguồn lực 9

4.2.3 Nhân sự 9

4.3 Kế hoạch dự án 10

4.3.1 Kế hoạch nhân sự 10

4.3.2 Kế hoạch phát triển 10

4.3.3 Kế hoạch tài chính 10

PHẦN 5 GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU KHIỂN 11

5.1 Điều khiển thay đổi 11

5.1.3 Kiểm soát dự án bổ sung 11

5.2 Quản lý vấn đề 11

5.3 Báo cáo tình trạng 11

PHẦN 6 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 12

6.1 Mục tiêu chất lượng 12

6.2 Tiêu chuẩn chất lượng 12

6.3 Đánh giá và phê duyệt dự án 12

6.4 Chấp nhận các sản phẩm 12

6.5 Các hoạt động cải tiến quy trình 12

PHẦN 7 BÀN GIAO DỰ ÁN 14

7.1 Kế hoạch đóng dự án 14

7.2 Giai đoạn đóng dự án 14

PHẦN 8 TÀI LIỆU THAM CHIẾU 15

PHẦN 9 BẢNG CHÚ GIẢI 16

PHẦN 10 LỊCH SỬ CÁC PHIÊN BẢN 17

PHẦN 11 PHỤ LỤC 18

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

1.1 Mô tả dự án

- Website quan lí thư viên 1.1.1 Lý do thực hiện dự án

- Bố́i cảnh: Trong thời đạ̣i số́ hóa ngày nay, các thư viện cầ̀n sử dụng các công nghệ thôngtin để quản lý tài liệu và cung cấp dịch vụ cho người đọ̣c Một phầ̀n mềm quản lý thư viện làcầ̀n thiết để giú́p thư viện đáp ứng được nhu cầ̀u của khách hàng

- Phân tí́ch thực trạ̣ng: Việc quản lý thư viện truyền thố́ng thường gặp phải nhiều khó khănnhư: quản lý và tìm kiếm tài liệu, quản lý thông tin về độc giả, thố́ng kê số́ liệu, tí́nh toáncác khoản phí́ mượn sách, và quản lý các hoạ̣t động khác của thư viện Một phầ̀n mềm quản

lý thư viện sẽ giú́p đơn giản hóa quá trình quản lý và giú́p thư viện tiết kiệm thời gian và tàinguyên

- Các vấn đề đặt ra cầ̀n phải giải quyết: Các vấn đề cầ̀n giải quyết bao gồ̀m: giảm thiểu tìnhtrạ̣ng thất thoát tài liệu, cải thiện dịch vụ của thư viện, tăng khả năng truy cập và sử dụng tàiliệu, tăng tí́nh bảo mật cho thông tin độc giả và tài liệu, và quản lý hiệu quả ngân sách củathư viện

1.1.2 Mục đí́ch và mục tiêu của dự án

-Một phầ̀n mềm dễ̃ sử dụng giú́p thủ thư dễ̃ dàng quản lý sách và

.

Xây dựng một trang web mới để các đọ̣c giả và thủ thư có thể sử dụng để tiếp nhận, quản lý thông tin mượn trả và phản hồ̀i.

- Mục đí́ch của dự án phầ̀n mềm quản lý thư viện là giú́p thư viện cải thiện hiệu quảquản lý và tố́i ưu hóa các hoạ̣t động, tăng cường dịch vụ cho người sử dụng, tăng tí́nh bảomật cho thông tin độc giả và tài liệu, giảm thiểu tình trạ̣ng thất thoát tài liệu, và quản lý hiệuquả ngân sách của thư viện

- Mục tiêu của dự án gồ̀m:

Thiết kế và triển khai một phầ̀n mềm quản lý thư viện đơn giản và dễ̃ sử dụng, cung cấp các tí́nh năng quản lý tài liệu, thông tin độc giả, quản lý mượn/trả sách, thố́ng kê số́ liệu, và các tí́nh năng khác

Tố́i ưu hóa việc quản lý tài liệu và thông tin độc giả, giảm thiểu tình trạ̣ng thất thoát tài liệu, tăng khả năng truy cập và sử dụng tài liệu, và cải thiện dịch vụ của thư viện

Tăng tí́nh bảo mật cho thông tin độc giả và tài liệu, bảo vệ thông tin độc giả và tài liệu khỏi sự truy cập trái phép

Quản lý hiệu quả ngân sách của thư viện, giú́p thư viện tiết kiệm tài nguyên và tố́i ưu hóa chi phí́

Đào tạ̣o và hướng dẫn nhân viên sử dụng phầ̀n mềm quản lý thư viện một cách hiệu quả để đảm bảo sự thành công của dự án

1.1.3 Các kết quả mong muốn

Dự án phầ̀n mềm quản lý thư viện sẽ đạ̣t được các kết quả chủ yếu sau:

- Cải thiện hiệu quả quản lý và tố́i ưu hóa các hoạ̣t động của thư viện

- Tăng cường dịch vụ cho người sử dụng và tăng tí́nh bảo mật cho thông tin độc giả vàtài liệu

- Giảm thiểu tình trạ̣ng thất thoát tài liệu và quản lý hiệu quả ngân sách của thư viện

- Triển khai một phầ̀n mềm quản lý thư viện đơn giản và dễ̃ sử dụng, cung cấp các tí́nhnăng quản lý tài liệu, thông tin độc giả, quản lý mượn/trả sách, thố́ng kê số́ liệu, và các tí́nhnăng khác

- Đào tạ̣o và hướng dẫn nhân viên sử dụng phầ̀n mềm quản lý thư viện một cách hiệu quả để đảm bảo sự thành công của dự án

1.1.4 Ý́ nghĩa của dự án

- Về mặt kinh tế: Dự án giú́p thư viện tố́i ưu hóa chi phí́ quản lý và sử dụng tài liệu,tiết kiệm tài nguyên và nâng cao hiệu quả hoạ̣t động của thư viện, tạ̣o ra giá trị kinh tế lớnđố́i với cộng đồ̀ng

- Về mặt xã hội: Dự án mang lạ̣i lợi í́ch cho cộng đồ̀ng vì nó giú́p nâng cao chất lượngdịch vụ của thư viện, tăng cường khả năng truy cập tài liệu cho người dân, đáp ứng nhu cầ̀utìm kiếm thông tin, giáo dục và họ̣c tập

- Về mặt khoa họ̣c: Dự án sử dụng các công nghệ mới nhất trong lĩnh vực phầ̀n mềm,cải tiến các phương pháp quản lý thư viện, đưa ra các giải pháp tiên tiến cho việc quản lý và

sử dụng tài liệu

- Về mặt công nghệ: Dự án mang lạ̣i sự phát triển cho lĩnh vực công nghệ thông tin,đưa ra các giải pháp mới cho việc quản lý và sử dụng tài liệu, và cải tiến quá trình quản lýthư viện, đóng góp cho sự phát triển của ngành công nghệ thông tin

- Thiết kế, phát triển và triển khai phầ̀n mềm quản lý thư viện

- Đào tạ̣o nhân viên thư viện về cách sử dụng phầ̀n mềm quản lý thư viện

- Kiểm thử và đảm bảo tí́nh ổn định của phầ̀n mềm quản lý thư viện

- Tí́ch hợp phầ̀n mềm quản lý thư viện với các hệ thố́ng liên quan khác trong thư viện như hệ thố́ng quản lý mượn sách, hệ thố́ng quản lý tài liệu số́,

- Tạ̣o tài liệu hướng dẫn sử dụng phầ̀n mềm quản lý thư viện

1.2.2 Dự án không bao gồm

- Xây dựng cơ sở̉ hạ̣ tầ̀ng máy tí́nh mới để triển khai phầ̀n mềm

- Phát triển các ứng dụng di động để truy cập phầ̀n mềm quản lý thư viện

- Thiết kế giao diện người dùng đồ̀ họ̣a phức tạ̣p hơn so với các giao diện đơn giản cầ̀nthiết để quản lý thư viện.

- Thiết kế các tí́nh năng tương tác trực tuyến (ví́ dụ: mua sách trực tuyến) và các tí́nh năng khác không liên quan trực tiếp đến quản lý thư viện

1.3 Cơ sở để thực hiện dự án

Để thực hiện dự án phầ̀n mềm quản lý thư viện, cầ̀n có những cơ sở̉ về công nghệ sau:

- Ngôn ngữ lập trình: Phầ̀n mềm quản lý thư viện có thể được phát triển bằng nhiềungôn ngữ lập trình khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầ̀u của dự án và kinh nghiệm của nhómphát triển Một số́ ngôn ngữ lập trình phổ biến để phát triển phầ̀n mềm quản lý thư viện baogồ̀m Java, C#, Python, PHP,

- Hệ quản trị cơ sở̉ dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở̉ dữ liệu (Database Management System DBMS) là một thành phầ̀n quan trọ̣ng của phầ̀n mềm quản lý thư viện, được sử dụng để lưutrữ, truy xuất và quản lý các dữ liệu liên quan đến sách, thành viên, mượn trả, lịch sử mượntrả, Các DBMS phổ biến như MySQL, PostgreSQL, SQL Server, Oracle, MongoDB,

Kết nố́i mạ̣ng: Phầ̀n mềm quản lý thư viện cầ̀n có khả năng kết nố́i mạ̣ng để cho phépcác máy tí́nh truy cập và chia sẻ dữ liệu Các giao thức kết nố́i mạ̣ng phổ biến như TCP/IP,HTTP, FTP, SMTP,

- Giao diện người dùng: Giao diện người dùng (User Interface - UI) là nơi mà ngườidùng có thể tương tác với phầ̀n mềm Giao diện người dùng phải được thiết kế đơn giản, dễ̃

sử dụng và thân thiện với người dùng Các công nghệ phát triển giao diện người dùng nhưHTML, CSS, JavaScript,

- Kỹ̃ thuật phầ̀n mềm: Kỹ̃ thuật phầ̀n mềm là quá trình phát triển phầ̀n mềm dựa trêncác phương pháp và tiêu chuẩn để đảm bảo tí́nh ổn định và chất lượng của phầ̀n mềm Cácphương pháp và tiêu chuẩn này bao gồ̀m thiết kế kiến trú́c phầ̀n mềm, kiểm thử phầ̀n mềm,quản lý dự án phầ̀n mềm, v.v

- Công nghệ mới: Công nghệ luôn được cập nhật và phát triển liên tục, vì vậy cầ̀n cậpnhật các công nghệ mới để đáp ứng yêu cầ̀u của dự án và cải thiện tí́nh năng của phầ̀n mềmquản lý thư viện Các công nghệ mới như Machine Learning, AI, IoT,

- Thiếu nguồ̀n lực hoặc kỹ̃ năng cầ̀n thiết để hoàn thành dự án

- Sự khác biệt về môi trường làm việc hoặc mú́i giờ giữa các thành viên trong nhóm dự án

có thể làm chậm tiến độ của dự án

Triển khai dự án phầ̀n mềm quản lý thư viện yêu cầ̀u một số́ nguồ̀n lực như sau:

Nguồ̀n lực nhân sự: cầ̀n có đội ngũ lập trình viên, nhân viên IT, nhân viên quản

lý thư viện để thực hiện dự án

Nguồ̀n lực tài chí́nh: để triển khai dự án phầ̀n mềm quản lý thư viện, cầ̀n phải đầ̀u tư cho việc mua sắ́m phầ̀n mềm, thiết bị và trang thiết bị công nghệ, chi phí́ lắ́p đặt, đào tạ̣o nhân viên

Nguồ̀n lực thời gian: triển khai dự án phầ̀n mềm quản lý thư viện yêu cầ̀u thời gian và nỗ lực để tìm hiểu, cài đặt, tùy chỉnh và kiểm thử phầ̀n mềm

Các nguồ̀n lực hiện có gồ̀m đội ngũ nhân sự có kỹ̃ năng cầ̀n thiết, có sẵ̃n một số́ thiết

1.6 Các điểm mốc thời gian quan trọng

- Yêu cầ̀u phầ̀n mềm: 14/2/2023

- Phân tí́ch thiết kế: 1/3/2023

1.8 Lựa chọn công nghệ phát triển

Ngôn ngư lâp trinh: javascript, CSS, HTML

- Hê quan tri cơ sở dư liêu: SQL

1.9 Các rủi ro

1.9.1 Rui to:

- Ngân sách/nguồ̀n tài trợ cho dự án

- Thời gian thực hiện dự án

- Thay đổi về phạ̣m vi và yêu cầ̀u dự án

- Khó khăn về kỹ̃ thuật

- Vấn đề liên quan đến nhân lực

1.9.2 Giai phap:

Ngân sách/nguồ̀n tài trợ cho dự án:

- Tố́i ưu hoá chi phí́ và phân bổ ngân sách một cách hợp lý

- Khai thác các nguồ̀n tài trợ khác nhau

Thời gian thực hiện dự án:

- Lập kế hoạ̣ch dự án một cách chặt chẽ và có kế hoạ̣ch dự phòng

- Tận dụng các công nghệ hiện đạ̣i để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thời gian hoàn thành dự án

Thay đổi về phạ̣m vi và yêu cầ̀u dự án:

- Xác định rõ ràng các yêu cầ̀u của khách hàng và đưa ra các biện pháp để đảm bảo sự hiểu biết chung về phạ̣m vi và yêu cầ̀u của dự án

- Sử dụng các công cụ và kỹ̃ thuật quản lý dự án để quản lý các thay đổi về phạ̣m vi vàyêu cầ̀u dự án

Khó khăn về kỹ̃ thuật:

- Tìm kiếm các giải pháp công nghệ thí́ch hợp để giải quyết các khó khăn kỹ̃ thuật

- Xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên môn với kỹ̃ năng cầ̀n thiết để giải quyết các vấn đề kỹ̃ thuật

Vấn đề liên quan đến nhân lực:

- Đưa ra các chí́nh sách và quy trình quản lý nhân sự hiệu quả để đảm bảo đội ngũ nhân viên được giữ lạ̣i và phát triển trong dự án

- Xây dựng một đội ngũ nhân viên đa dạ̣ng với kỹ̃ năng và kinh nghiệm khác nhau để đáp ứng các nhu cầ̀u của dự án

1.10 Các lợi í́ch

 Đố́i với thư viện:

- Quản lý tài liệu dễ̃ dàng hơn, giú́p cho việc tìm kiếm và phân loạ̣i sách nhanh

 Đố́i với người đọ̣c:

- Tìm kiếm sách dễ̃ dàng hơn, có thể tra cứu tình trạ̣ng sách, số́ lượng sách còn lạ̣i một cách nhanh chóng thông qua phầ̀n mềm

- Tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm sách, không cầ̀n phải di chuyển tới thư viện để tra cứu thông tin sách

- Có thể mượn, trả sách một cách tiện lợi hơn thông qua phầ̀n mềm

 Đố́i với nhân viên thư viện:

- Giảm thiểu thời gian và công sức khi quản lý sách, cho phép nhân viên thư viện tập trung vào các công việc khác như tư vấn cho người đọ̣c

- Dễ̃ dàng theo dõi tình trạ̣ng mượn, trả sách và quản lý các khoản phí́ phạ̣t

- Quản lý số́ lượng sách và thông tin sách một cách chí́nh xác và hiệu quả hơn

 Đố́i với quản lý thư viện:

- Quản lý thư viện dễ̃ dàng và tiện lợi hơn

- Theo dõi được các thông tin về lượt mượn, lượt trả, số́ lượng sách còn lạ̣i để đưa

ra các quyết định kinh doanh hợp lý

- Giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý sách và các khoản phí́ phạ̣t, từ đó tăng tí́nh minh bạ̣ch và độ tin cậy của dịch vụ thư viện

PHẦN 2 TỔ CHỨC DỰ ÁN

2.1 Cấu trúc tổ chức

Mô tả cơ cấu tổ chức của nhóm dự án, tố́t nhất là cung cấp mô tả bằng đồ̀ họ̣a như được thể hiện bằng sơ đồ̀ tổ chức dự án

Làm rõ chức năng, quyền hạ̣n và nghĩa vụ của mỗi bộ phận trong dự án

Làm rõ chức năng, quyền hạ̣n và nghĩa vụ của mỗi cá nhân trong đơn vị/bộ phận (ma trận chức năng)

2.2 Các bên liên quan

Chỉ định và mô tả các mố́i liên hệ quản trị và quản lý giữa dự án và các thực thể chí́nh mà

PHẦN 3 KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

3.1 Lựa chọn mô hình phát triển

Mô tả mô hình phát triển phầ̀n mềm/hệ thố́ng được lựa chọ̣n để triển khai dự án

3.2 Phương pháp, công cụ và kỹ thuật

Xác định (các) phương pháp, tiêu chuẩn, chí́nh sách, thủ tục, (các) ngôn ngữ lập trình, kho

mã có thể sử dụng lạ̣i và các ký hiệu, công cụ và kỹ̃ thuật khác có thể được sử dụng để pháttriển và / hoặc triển khai các sản phẩm và / hoặc dịch vụ cho dự án

3.3 Ban hành các văn bản cần thiết

Mô tả các văn bản, quy định sẽ được áp dụng tringj quá trình thực hiện dự án

3.4 Các phương pháp ước lượng

Mô tả các phương pháp được sử dụng để ước tí́nh mức độ nỗ lực, lịch trình và ngân sáchcủa dự án Mô tả các công cụ và kỹ̃ thuật được sử dụng để có được các ước tí́nh

Cung cấp các ước tí́nh cho các kí́ch thước dự án được liệt kê và xác định nguồ̀n gố́c hoặc cơsở̉ của các ước tí́nh cũng như mức độ không chắ́c chắ́n và rủi ro liên quan đến các ước tí́nh.Phương pháp / Công cụ / Kỹ̃ thuật ước tí́nh

Sự miêu tả

Nỗ lực tí́nh bằng người-tháng hoặc người-giờ

Lên lịch theo tháng dương lịch

Ngân sách bằng đô la/Việt Nam đồ̀ng

Nguồ̀n / Cơ sở̉ ước tí́nh

Mức độ không chắ́c chắ́n

PHẦN 4 Kế hoạch dự án

4.1 Hoạt động công việc

Cung cấp tham chiếu đến vị trí́ của cấu trú́c phân tí́ch công việc (WBS) và các gói công việctrong WBS hoặc cung cấp WBS thực tế và các gói công việc trong WBS sẽ được duy trìtrong suố́t thời gian tồ̀n tạ̣i của dự án Có thể biểu diễ̃n bằng Outline hoặc đồ̀ hoạ̣

Định danh Tên gói công việc Định nghĩa/Mục đí́ch Thời hạn và kết quả

4.2 Kế hoạch nguồn lực

4.2.1 Hồ sơ nguồn lực

Mô tả chung các nguồ̀n lực chí́nh cầ̀n thiết cho dự án bao gồ̀m nhân sự (FTE và hợp đồ̀ng),thiết bị, cơ sở̉ vật chất, phầ̀n cứng, phầ̀n mềm, tài liệu, vật tư và đào tạ̣o

4.2.2 Chi tiết nguồn lực

Đố́i với mỗi nguồ̀n lực được mô tả trong Hồ sơ nguồn lực, hãy cung cấp thông tin về ước

tí́nh chi phí́, số́ giờ yêu cầ̀u, tí́nh sẵ̃n có của từng nguồ̀n lực và các yêu cầ̀u về bộ kỹ̃ năng.Đố́i với các nguồ̀n lực phi nhân sự, chẳng hạ̣n như cơ sở̉ vật chất hoặc phầ̀n cứng, chỉ rõ

“không áp dụng được” trong bộ kỹ̃ năng

Nguồn lực Ước lượng

chi phí́

Ước lượng thời gian Tí́nh sẵn sàng Bộ kỹ năng quả Kết

4.2.3 Nhân sự

Đố́i với tất cả nhân sự (cơ hữu và hợp đồ̀ng) cầ̀n thiết trong dự án, hãy phát triển một kế hoạ̣ch nhân sự cho biết số́ lượng nhân sự, theo loạ̣i, sẽ được yêu cầ̀u hàng tháng

Loại nhân sự Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng

4.3 Kế hoạch dự án

4.3.1 Kế hoạch nhân sự

Nêu rõ nhu cầ̀u về nhân sự theo thời gian

4.3.2 Kế hoạch phát triển

Căn cứ trên kết quả WBS, lập lịch để thực hiện dự án Đố́i với mỗi hoạ̣t động hoặc nhiệm

vụ, hãy xác định (các) nguồ̀n lực được giao và liệu hoạ̣t động có được chỉ định là một mố́cquan trọ̣ng hay không, thời lượng của công việc, ngày bắ́t đầ̀u và kết thú́c ước tí́nh và sựphụ thuộc của nhiệm vụ Lịch trình phải phản ánh chí́nh xác kế hoạ̣ch làm việc và phươngpháp luận vòng đời dự án được sử dụng cho dự án

4.3.3 Kế hoạch tài chí́nh

Xác định theo gói công việc hoặc loạ̣i ngân sách số́ tiền được phân bổ cho mỗi hoạ̣t độngcông việc chí́nh của WBS Ngoài ra, cung cấp ngân sách dự án theo các hạ̣ng mục chi phí́tiêu chuẩn như nhân sự, đi lạ̣i, thiết bị và hỗ trợ hành chí́nh