CÔNG tác tổ CHỨC sắp xếp CHỖ làm VIỆC THEO 5s tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM VINAMILK

Thông qua việc xâydựng, áp dụng các biệnpháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong doanhnghiệp của mình để đápứng các nhu cầu của khách hàng và sự biến động củathị trường.. d Lợiíchcủ

BỘTÀICHÍNH TRƯỜNGĐẠIHỌCTÀICHÍNH-MARKETING

GVHD: TS Trần Quốc TuấnSVTH:

BỘTÀICHÍNH TRƯỜNGĐẠIHỌCTÀICHÍNH-MARKETING

ThànhphốHồ ChíMinh,ngày15 tháng10 năm2022

3

Hình1.1.Côngty CổphầnsữaViệt Nam 15

Hình2.2.Cácdòng sảnphẩm củaVinamilk 18

LỜIMỞĐẦU 5

CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀMVIỆCTHEOPHƯƠNGPHÁP5S

7 1.Giớithiệuvềcông táctổchứcsắp xếpchỗlàmviệctheophươngpháp5S: .7

2.Cácbước triểnkhaiphương pháp5S 9

3.Các yếutốcơbảnđể thực hiệnthànhcôngchươngtrình5S 13

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠIVINAMILK

15 2.1 Giớithiệuvềcông tycổ phầnsữaViệtNamVinamilk 15

2.1.1 Tổngquan 15

2.1.2 Cơcấu bộmáytổchứccủaVinamilk 16

2.1.3 Tầmnhìn,sứ mệnh,giátrịcốt lõi 16

2.1.4 Các sản phẩm 17

2.2 Công táctổchứcsắp xếpnơi làmviệctạicôngtysữa Vinamilk 18

CHƯƠNG3:KẾTLUẬN 21

TÀILIỆUTHAMKHẢO 22

1 Lýdochọnđềtài

Trong xu thế phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế nước ta hiệnnay,các doanh nghiệp ngày càng trở nên thích nghi hơn với sự sơi động củanềnkinh tế thị trường Đặc biệt kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng nổ, kéo theosựsuy thoái trầm trọng của nền kinh tế thế giới thì sự cạnh tranh và đào thảicàngtrở nên quyết liệt Vì vậy mỗidoanh nghiệp muốn nâng caok h ả n ă n g

c ạ n h tranhtrênthịtrườngvàpháttriểnmộtcáchbềnvữngthìcầnchọnchomìnhmột hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như quản lý Thông qua việc xâydựng, áp dụng các biệnpháp và các hệ thống quản lý chất lượng trong doanhnghiệp của mình để đápứng các nhu cầu của khách hàng và sự biến động củathị trường Tuy nhiên, dùdoanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh đầu tưnhư thế nào đi nữa thì conngười cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thànhcông cho doanh nghiệp

Từ lâu tạiN h ậ t B ả n đ ã x u ấ t h i ệ n p h o n g t r à o 5 S v ớ i triết

lý con người là trung tâm của sự phát triển Nếu làm việc trong một môitrườnglành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần của ngườilaođộngsẽthoảimáihơn,năngsuấtvàđiềukiệnlaođộngsẽcaohơn.Hiệnnay,c

ó rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng mô hình 5S trong việc quản lý, sắp xếpchỗ làm việc cho doanh nghiệpmình và đem lại một môi trường làm việc hiệuquảvà nâng caonăngsuấtlaođộng,tiêubiểutrong đócócôngty Vinamilk

2 Mụctiêunghiêncứu

- Vậndụngcơsởlýthuyếtđểtìmhiểuvềcôngtáctổchứcsắp xếpchỗlàmviệ

c tại Công ty Cổ phầnsữaViệt Nam Vinamilk

- Tìmhiểuvềlịchsửhìnhthành,pháttriểnvàhoạtđộngcủaCôngtyCổphầnsữa Việt Nam Vinamilk

- Đánhgiávàđưarakếtluậnvề côngtáctổchứcsắp xếp chỗlàmviệctạiCôngtyCổphần sữaViệt NamVinamilk

Chương 2: Công tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại

vinamilkChương 3: Kết luận

 Seiri (Sort: Sàng lọc):loại bỏ những vật dụng thừa thãi

làmcho không làm việc thoáng đãng, rộng rãi hơn, chỉ giữ lại những thứthậtsự cầnthiết

 Seiton (Set in order: Sắp xếp):Sắp xếp các vật liệu thiết

yếutrong đó mọi thứ đều có vị trí của nó từ cao đến thấp hoặc từ thấp đếncao, miễn sao theo mộttrình tự nhất định để mọi người dễ tìm, dễ sửdụng

 Seiso (Standardize: Sạch sẽ):Vệ sinh khu vực làm việc

vàgiữchonóluônsạchsẽ.Đâylàviệclàmcựckìquantrọngvàthiếtyếu,vìmột không gian sạch sẽ, trong lành sẽ giúp tinh thần làm việc của nhânviên thoải mái, giảm bớt áp lực Khi đó, công việccũng đạt được kết quảtốthơn, năng suấtlàm việccaohơn

 Seiketsu(Sustain:Sănsóc):LiêntụcthựchiệnSeiri– Seison

-Seiso và biến 5S thành thói quen Nghĩa là sẽ có các quy định,hình thức

áp dụng mô hình này hay nói đơn giản hơn là thưởng phạt, vừatạo động lựcgiúp tuân thủ phương pháp này, vừa giúp đi vào nề nếp, xâydựngmột không gianlàm việctíchcực

 Shitsuke (Self – Discipline: Sẵn sàng):Tự giác tuân thủnhữngquyđ ịn htrên, từ cán hâ n đếnđ ội nhóm, từ từngnh ân viên

c ho đến phòng ban Thiết lập môi trường làm việc an toàn và vệ sinh (Antoàn)

- Xâydựngtinhthầnđồngđộicùngýthứccải tiếnchotấtcảcác thànhviêntại nơi làm việc

- Pháttriểnvaitròlãnhđạocủacánbộlãnhđạovàcánbộquảnlíquacáchoạtđộng thựctế

d) Lợiíchcủaviệcápdụngphươngpháp5S:

- Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và đượctổchức tốt: Nhiều vấn đề sẽ rất khó phát hiện khi lưu quá nhiều các vật dụngmàkhông chọn lọc Khi áp dụng Seri, mọi thứ không/chưa liên quan,không/chưacần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt rakhỏi

nhữngthứcầnthiếtsauđóloạibỏhayđemrakhỏinơisảnxuất Chỉcóđồvậtcầnthiếtmới để tại nơi làm việc

- Giảm lãng phí chi phí cho doanh nghiệp: Những lãng phí phát sinhtừviệc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển, thay thế máy móc, trang thiết bị Giúpgiảmchi phí lưu kho, khoảng không, các vật dụng – tài liệu lỗi thời, các vật dụng đãhết giátrị

- Nâng cao năng suất doanh nghiệp: Các máy móc thiết bị sẽ đượckiểmtra,l a u c h ù i , b ả o d ư ỡ n g h à n g n g à y ; p h ò n g n g ừ a v i ệ c h ỏ n g h ó c c ủ

a t h i ế t b ị ,

nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc Nhờ đó vấn đề an toàn lao độngcũngđượcnângcao.

- Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên: Tất cả nhânviênđều có thể tham gia hoạt động của phương pháp này, nên sẽ nâng cao tinhthầntập thể, tạo sự hòa đồng của mọi người Qua đó mọi người làm việc vớithái độtích cực, có ý thức trách nhiệm trong công việc Từ đó năng suất và chấtlượngcôngviệcđượctănglênđáng kể

- Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinhthầnlàm việcđội, nhóm: Một nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, an toàn cho sứckhỏe;mộtkhôngkhí làmviệctậpthể cởimở; mộttinh thầnlàm việchăngsay

2 Cácbướctriểnkhaiphươngpháp5S

Bước1:Giaiđoạnchuẩnbị

Trước tiên, tổ chức cần xác định rõ mục tiêu của việc triển khai 5S.Sauđó tiến hành thành lập Ban 5S Nên chọn ra mỗi bộ phận có 2 người để cửvàoBan 5S để nếu một người nghỉ thì công việc vẫn được thực hiện Thànhviênđượcl ự a c h ọ n v à o B a n 5 S p h ả i l à n h ữ n g n g ư ờ i c ó t í n h k ỷ l u ậ t c a o , s

á t s a o trongcôngviệc,cótầmảnhhưởngđến người khác, khuyếnkhíchlànữ

Đơn vị nên cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong Ban 5S tham giacáckhóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức có uy tín Đồng thời tham khảocác tổchứctươngtựđãtriểnkhai5Sđể học hỏitrướckhi triển khaitạiđơnvị

Bước2:Quyđịnhchứcnăng,nhiệmvụcủaBan5S

Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S vàđánhgiá 5S Quyết định Trưởng ban, Phó ban, Thư ký, Phụ trách ảnh: Mộttrong cácyếu tố để thực hành 5S là sự tham gia của tất cả mọi người đặc biệt là lãnh đạophải gương mẫu điđầu, nếu vi phạm cũng xử lý công bằng như các thành viênkhác Vì thế,Trưởng ban sẽ là người rất nghiêm minh, đi đầu trong hoạtđộngthựchiện5S.Nhiệmkỳcóthểmộtnămtùytheokếtquảcôngviệc.Phóbanlà

người giúp việc cho Trưởng ban trong việc thực thi và giám sát hoạt độngtriểnkhai.

Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực hiện 5S tại đơn vị vàtổnghợpcácý kiếnnhậnxét, đóng góp một cáchtrung thực,khách quan

Phụ trách ảnh có vai trò rất lớn vì ảnh là minh chứng rõ nhất vàmọingười có thể nhận ra ngay các lỗi của mình Người phụ trách ảnh phảithườngxuyên quan sát, phát hiện những nơi có vấn đề, sai sót và chụp lại làmbằngchứng và lưu trong hồ sơ triển khai 5S Sau một thời gian, xem lại hồ sơ

sẽ thấysự khác biệt giữa trước và sau cải tiến Nên dán những tấm ảnh 5S lên bảng tinđểtất cảmọingườicùngbiếtvà hỗ trợnhaucảitiến

Còn lại là các ủy viên có trách nhiệm tuyên truyền, đôn đốc các bộphậntrongđơn vị thựchiệntốt hoạt động 5S

Tất cả các thành viên trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệmcủamình, hiểu rõ các nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho các cán bộ nhânviêntrong đơn vị

Bước4:Phátlệnhtổngvệsinhtrongtoànđơnvị

Lập sơ đồ mặt bằng toàn công ty, kể cả phần bao quanh bên ngoài,quyđịnh khu vực được phân công Nên chia thành các tổ để dễ theo dõi và

lý.Mỗingườiphụtráchnơilàmviệccủamìnhvàcóthểkiểmtrachéolẫnnhau

Các khu vực chung như nhà xe, cầu thang, hành lang, nhà ăn, nhà vệ sinh,…cũng phải phân về các tổ cho công bằng Ban 5S đề xuất mua các dụng cụcầnthiết để thực hiện 5S như máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… và phátchocác tổ.

Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các tổ hăng háithiđua,đềracáckhẩuhiệuvềthựchành5S.Cáctổnêntreocáckhẩuhiệungaytại

tổ mình để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh Có thể đưa những tấm gương về5Snhư BácHồ luônsạchsẽ,gọngàng, ngănnắp

Phát lệnh tổng vệ sinh trong toàn đơn vị Đây là bước quan trọng vìnóđánh dấu bước đầu trong việc thực hiện 5S Ngày tổng vệ sinh phải đượctổchức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo sự phấn khởi và thi đua cho mọi người.Yêucầu tất cả các cán bộ công nhân viên kể cả lãnh đạo cấp cao nhất cũngphảitham gia Cố gắng để mọi người tham gia với tinh thần tự giác, tráchnhiệm vàkỷluật cao

Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộhìnhthức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàngsửdụng.

Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh sốnếucần thiết để có thể dễ dàng nhận biết Lưu ý cần làm vcho ai cũng biết,chứkhôngphải chỉ riêngngười phụtráchmới biết

Sạch sẽ không chỉ là làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn vàtìmcơcấuphòng ngừabụi bẩn

Thựchiệnbước“Sănsóc”

Yêuc ầ u c ủ a b ư ớ c n à y l à t h ự c h i ệ n đ ú n g t h e o q u i đ ị n h c á c h o ạ t đ ộ

n g Serri – Seiton – Seiso Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp Đểduytrì vànâng cao5S, nên sửdụng cácphươngpháphiệuquảnhưsau:

Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ

luậtTiếnhành hoạt động đánh giá5S

Tạosự thiđua giữacácbộ phận/phòngban

Thựchiệnbước“Sẵnsàng”

Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thóiquencũngnhưvănhoácủatoàntổchức.KhiđóchúngtađãđạtđượcbướcShitsuke

- Sẵnsàng

Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng bancầngương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S Mọi nhân viên tuân thủ cácquiđịnh chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung Việcrènluyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viêntrongtổchức

Bước5:Tiếnhànhkiểmtra,chấmđiểm

Hàng tháng, Ban 5S tiến hành kiểm tra đồng loạt nơi làm việc, ghinhậncác vấn đề, tổng hợp các góp ý, chấm điểm và đánh giá một cách tổngthểnhững mặt mạnh, mặt yếu của từng bộ phận, đưa ra những vấn đề cần cảitiếntrongthángtiếptheo.Saukhicảitiếnnênchụpảnhđểsosánh.Việckiểmtra

có thể bố trí vào một ngày nhất định nhưng nên kiểm tra đột xuất vì kết quả sẽtrung thực hơn Ngoài ra, nêntiến hành trong giờ làm việc thì sẽ thực tế hơn vàdễdàngđưaracácgóp ý ngaylậptức

Sau khi kiểm tra chấm điểm theo các tiêu chí đã đưa ra, Ban 5Scộngđiểm và công bố kết quả Hàng tháng nên chọn ra các đơn vị xuất sắc làmmôhình điểm Đồng thời cũng chỉ ra các đơn vị thực hiện chưa tốt để nhắcnhở,theodõi sátsaohơn

Bước6:Tuyêndương,khenthưởng

Hàng tháng khen thưởng các đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen vàcúptrướctoànđơnvị.Cúp5Snênluânlưuquacácđơnvịxuấtsắcnhấtđểtạorasựthi đua giữacácđơn vị

Kết thúc năm, khen thưởng đơn vị xuất sắc nhất trong năm, tặng quàvàghinhận cônglaođóng góp củatừng cánhân trong đơn vịđó

3 Cácyếutốcơbảnđểthựchiệnthànhcôngchươngtrình5S

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thànhcôngkhi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo Lãnh đạo cầnhìnhthànhcácnhómcôngtácvàchỉđạothựchiện.Nhữnglờiđộngviênvàhỗtrợt

ừ ban lãnh đạosẽ tạo động lực cũng như truyền cảm hứng rất lớn để các thànhviên trongdoanh nghiệp sản xuất, từ đó khiến nhân viên, người lao động ápdụngphươngpháp 5S tốt hơn

Thựch i ệ n 5 S b ắ t đ ầ u b ằ n g đ à o t ạ o v à h u ấ n l u y ệ n : Đ à o t ạ o c h o

m ọ i người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S, cung cấp cho họ nhữngkiến thức, cách tiến hành

cơ bản về những quy tắc tiến hành 5S Khi đã có nhậnthức và có phương tiện thì mọi người sẽ

tự giác tham gia và chủ động trong cáchoạt động 5S

Mọi người cùng tự nguyện tham gia vào thực hiện 5S: Bí quyếtthànhcôngkhithựchiện5Slàtạoramôitrườngthúcđẩytinhthầntựnguyệncủamọi người là yếu tố căn bản của 5S Sau khi nhận thức được ý nghĩa của 5S làgì, nhân viên, người laođộng sẽ tự giác, chủ động tiến hành quy trình 5S nhưmột thói quen

Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S làsựlặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tácquản lý

Hình 1 1 Công ty Cổ phần sữa Việt Nam

CHƯƠNG2:CÔNGTÁCTỔCHỨCSẮPXẾPNƠILÀMVIỆC

TẠIVINAMILK 2.1 GiớithiệuvềcôngtycổphầnsữaViệtNamVinamilk

%thịphần sữađặctrêntoànquốc

Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới hơn 220.000điểmbánhàngphủđều63tỉnhthành,sảnphẩmVinamilkcònđượcxuấtkhẩusang43 quôc gia trên thế giới như Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vựcTrungĐông,ĐôngNamÁ Sauhơn40nămramắtngườitiêudùng,đếnnayVinamilk đãxây dựng được 14 nhà máy sản xuất, 2 xí nghiệp kho vận, 3chinhánhv ă n p h ò n g b á n h à n g , m ô t n h à m á y s ữ a t ạ i C a m b o d i a ( A n g k o r

m i l k ) v à

̣ŒmộtvănphòngđạidiệntạiTháiLan

 Loạihình: Công tyCổphần

 ChủtịchHôi đồngQuảntrị,MaiKiềuLiênTổngGiám đôc Œ

 Dịchvụ:Sữa,phòngkhámđa khoa,nướctráicây, đầutưtàichính

 Giâtrịcốtlõi

“Trởt h ă n h b i ể u t ư ợ n g n i ề m t i n h ă n g đ ầ u V i ệ t N a m v ề s ả n p h ẩ m d i n h dưỡngvă sứckhỏephục vụcuộcsốngconngười “

- CHÍNHT R Ự C : L i í m c h í n h , T r u n g t h ự c t r o n g ứ n g

x ử v ă trongtất cảcâcgiaodịch

- TÔNTRỌNG:Tôntrọngbảnthđn,Tôntrọngđồngnghiệp,TôntrọngCông ty,Tôn trọngđối tâc,Hợptâc trong sự tôntrọng

chính:

 Sữa nước: Sữa tươi 100%, sữa tiệt trùng bổ sung vi chất, sữa tiệttrùng,sữa organic, thức uống cacao lúa mạch với câc nhên hiệu ADM GOLD,Flex,SuperSuSu

 Sữa chua: Sữa chua ăn, sữa chua uống với câc nhên hiệu SuSu,Probi,ProBeauty

 Sữa bột: Sữa bột trẻ em Dielac, Alpha, Pedia, Grow Plus, OptimumGold,bộtd i n h d ư ỡ n g R i d i e l a c , s ữ a b ô t n g ư ờ i l ớ n n h ư D i e c e r n a đ ặ c t r ị t

i ể u đ ư ờ n g ,

̣ŒSurePrevent,CanxiPro,MamaGold

 Sữađặc:NgôiSaoPhươngNam(SouthernStar)văÔngThọ

 Kemvăphô mai: Kemsữa c h u a Subo,kemDelight, TwinCows, Nh

ó cKem,Nhóc Kem Ozĩ,phômai Bò ĐeoNơ

 Nướcgiảikhát:NướctráicâyVfresh,nướcđóngchaiIcy,sữađậunànhGoldSoy,nướcnhađam,chanhmuối,

2.2 Côngtáctổchứcsắp xếpnơilàmviệc tạicôngtysữaVinamilk

Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác đông đến trạng thái tâmlílàm Œviệc cũng như hiệu xuất công việc của nhân viên Do đó, các nhà thiếtkếkhuyên rằng tuỳ theo lĩnh vực công việc cần lựa chọn những kiểu dáng vàmôhìnhkhông gianlàm việcthíchhợp

Nhân viên nào cũng mong mình được làm việc trong môi trườngnăngđộng, dễ chịu, thoải mái Ngoài ra, nơi làm việc có sự tiện nghi, được trangbịđầyđủthiếtbịvănphòngnhằmmụcđíchhỗtrợchohiệuquảcông việc.Vớimộtmôitrườnglàmviệctốt,khônggianthoángmátvàcungcáchlàmŒviệckhôngquánăngnềsẽlànguồnđộnglựcmạnhmẽgiúphọsángtạohayđưara

Đây là năm thứ 2 liên tiếp Vinamilk đã được vinh danh ở ngôi vị caonhấttrongtop100nơilàmviệctốtnhấtViệtNam.Điềunàyđãchứngm i n h Vinamilk làmôi trường làm việc lý tưởng của người lao động và cũng chứng tỏsự bền vữngtrong chiến lược nhân sự nói riêng và phát triển nói chung củaVinamilk trongviệc định hướng xác định yếu tố con người là nhân tố then chốtquyếtđịnh đếnthành côngcủadoanh nghiệp

Việc tiếp tục duy trì ngôi vị số 1 trong 100 nơi làm việc tốt nhất ViệtNam2 năm liền đã cho thấy Vinamilk tiếp tục đáp ứng tốt các kỳ vọng về triểnvọngnghềnghiệp,môitrườnglàmviệc,sựhấpdẫncủathươnghiệu tuyểndụngvà