QUẢN TRỊ LOGISTICS
Tổng quan về quản trị logistics
1.1.1 Khái niệm và mô hình quản trị logistics
Quản trị Logistics là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả chi phí lưu thông, dự trữ nguyên vật liệu và hàng hóa tồn kho trong sản xuất Mục tiêu của quản trị Logistics là đáp ứng yêu cầu của khách hàng thông qua việc quản lý dòng thông tin từ điểm đầu đến điểm tiêu dùng cuối cùng.
Hội đồng Quản trị Logistics CLM)
Quản trị Logistics là hoạt động quản lý vận chuyển đầu vào và đầu ra cho tổ chức, bao gồm sắp xếp đội xe, quản lý kho hàng, vật tư, hoàn tất đơn hàng, thiết kế mạng lưới Logistics, quản lý hàng tồn kho, dự đoán cung cầu và quản lý nhà cung cấp Logistics bên thứ ba Tùy thuộc vào cách vận hành của từng công ty, các chức năng quản trị Logistics có thể mở rộng thêm dịch vụ khách hàng, thu mua và lập kế hoạch sản xuất Quản trị Logistics hiện diện trong mọi hoạt động của công ty, từ cấp chiến lược đến cấp quản lý và thực thi Trong doanh nghiệp, phòng ban Logistics thường làm việc trực tiếp với các phòng ban khác như marketing, sales, tài chính và công nghệ thông tin.
▪ Mô hình quản trị Logistics
Mô hình quản trị logistics là một chuỗi các hoạt động liên tục, có mối quan hệ mật thiết và tác động qua lại, bao gồm mọi yếu tố từ đầu vào đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng Các nguồn tài nguyên đầu vào không chỉ là vốn, vật tư, nhân lực mà còn bao gồm dịch vụ, thông tin, bí quyết và công nghệ Những hoạt động này được phối hợp trong một chiến lược kinh doanh tổng thể, từ hoạch định đến thực thi, tổ chức và triển khai đồng bộ các khâu như mua, dự trữ, tồn kho, bảo quản, vận chuyển, thông tin, bao bì và đóng gói Sự kết hợp này giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, tạo ra sự hài lòng cao nhất cho khách hàng và mang lại giá trị gia tăng lớn hơn so với đối thủ cạnh tranh.
Với khả năng bao quát rộng khắp các hoạt động trong chuỗi cung ứng, quản trị logistics có thể đảm nhiệm các nhiệm vụ, dịch vụ như:
1.1.2 Các nội dung của quản trị logistics a) Dịch vụ khách hàng
Trong lĩnh vực logistics, dịch vụ khách hàng đóng vai trò quan trọng, được xem là thước đo chất lượng của toàn bộ hệ thống Để phát triển logistics hiệu quả, cần chú trọng đến dịch vụ khách hàng Theo đó, dịch vụ khách hàng là quá trình tương tác giữa người mua, người bán và bên thứ ba, như nhà thầu phụ.
Quá trình này tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua hiệu số giữa giá trị đầu ra và giá trị đầu vào của các hoạt động kinh tế liên quan, đồng thời phản ánh sự hài lòng của khách hàng.
Dịch vụ khách hàng là thước đo chất lượng hệ thống logistics, ảnh hưởng lớn đến thị phần, tổng chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp Để quản trị hoạt động logistics hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý hệ thống thông tin phức tạp, bao gồm thông tin nội bộ, thông tin giữa các bộ phận chức năng và thông tin trong chuỗi cung ứng Trong đó, thông tin xử lý đơn đặt hàng của khách hàng là trung tâm của hệ thống logistics Quản trị dự trữ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động logistics.
Dự trữ là việc tích luỹ sản phẩm và hàng hoá tại doanh nghiệp trong quá trình cung ứng, giúp tái sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả Nó cần thiết để cân bằng cung cầu theo mùa, phòng ngừa rủi ro và đáp ứng nhu cầu bất thường của thị trường Quản lý dự trữ tốt sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp.
Việc sử dụng phương tiện chuyên chở trong logistics giúp khắc phục khoảng cách không gian của sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng Khi sản phẩm được giao đúng vị trí mà khách hàng mong muốn, giá trị của nó sẽ được gia tăng Hơn nữa, cách thức tổ chức và phương thức vận chuyển còn quyết định liệu sản phẩm có đến tay khách hàng đúng thời điểm cần thiết hay không.
Quản trị vận chuyển hiệu quả không chỉ đảm bảo sản phẩm đến đúng nơi và đúng lúc mà còn tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Quản lý kho tàng bao gồm thiết kế mạng lưới kho (số lượng, vị trí và quy mô), tính toán và trang bị thiết bị nhà kho, tổ chức các nghiệp vụ kho, quản lý hệ thống thông tin và giấy tờ chứng từ, cũng như tổ chức quản lý lao động trong kho Những hoạt động này giúp duy trì sản phẩm một cách tối ưu tại các vị trí cần thiết trong hệ thống logistics, đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ Bên cạnh đó, quản trị vật tư và mua hàng hóa cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Dịch vụ khách hàng là đầu ra của hệ thống logistics, trong khi vật tư và hàng hóa là đầu vào quan trọng Mặc dù không trực tiếp tương tác với khách hàng, quản trị hàng hóa và vật tư đóng vai trò quyết định đến chất lượng toàn bộ hệ thống Các hoạt động này bao gồm xác định nhu cầu vật tư, hàng hóa, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành mua sắm, tổ chức vận chuyển, tiếp nhận, lưu kho, bảo quản và cung cấp cho người sử dụng.
Phương án vận chuyển và giao nhận hàng hóa
1.2.1 Phương án vận chuyển hàng hóa xuất, nhập khẩu
Bước 1: Khảo giá, tìm doanh nghiệp uy tín để đặt hàng nhập khẩu hàng hóa
Khảo giá mặt hàng nhập khẩu vào Việt Nam cần thực hiện một cách kỹ lưỡng, tham khảo từ nhiều nguồn thông tin và thị trường khác nhau Đồng thời, việc tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp nước ngoài ký kết hợp đồng là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và giảm thiểu rủi ro Hợp tác với các doanh nghiệp lớn, uy tín và có kinh nghiệm lâu năm sẽ giúp bạn nhập khẩu hàng hóa một cách hiệu quả.
Sau khi xác định loại hàng hóa cần nhập khẩu và chọn doanh nghiệp uy tín, bước tiếp theo là gửi Đơn đặt hàng (Order Sheet) qua email hoặc các hình thức trực tuyến khác Trong Đơn đặt hàng, cần ghi rõ các nội dung quan trọng, đặc biệt là điều kiện thanh toán.
- Thông tin chi tiết đẩy đủ về DN hoặc người bán hàng(Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
- Thông tin chi tiết đẩy đủ về DN hoặc người mua hàng(Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
- Thông tin chi tiết hàng hóa (Tên hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền, chất lượng, mẫu mã )
- Điều kiện và cách thức thanh toán
Khi đặt hàng, bạn nên yêu cầu người bán ở nước ngoài gửi kèm Proma Invoice, vì tài liệu này có thể được sử dụng để chuyển tiền tại ngân hàng, tùy thuộc vào điều kiện thanh toán.
Bước 2: Ký hợp đồng, xác định thời điểm vận chuyển hàng nhập khẩu về Việt Nam
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy mẫu hợp đồng chi tiết và cập nhật mới nhất trên mạng Do đây là hợp đồng giao thương quốc tế, nên cần đảm bảo tính chi tiết, đầy đủ và ràng buộc pháp lý chặt chẽ.
Để đảm bảo an toàn cho hàng nhập khẩu và phòng ngừa các vấn đề phát sinh, bạn cần chú ý đến những chi tiết quan trọng sau đây.
Khi nhập khẩu hàng hóa, cần đảm bảo rằng tên hàng hóa, số lượng và tổng tiền phải khớp với invoice, packing list và BL để tránh rắc rối trong quá trình làm thủ tục thông quan sau này.
- Bạn cần lưu ý nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu vì sẽ gặp trở ngại khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu mặt hàng này
- Điều khoản và phương thức thanh toán cần chi tiết, cụ thể nhất có thể để tránh các tranh cãi, tranh chấp sau này
Theo thông lệ, doanh nghiệp mua hàng và bán hàng có thể tự đặt lịch vận chuyển hàng về Việt Nam với hãng tàu hoặc hàng không Tuy nhiên, nếu bạn chưa có kinh nghiệm nhập khẩu, nên nhờ đối tác hỗ trợ trong việc đặt tàu Đối với các doanh nghiệp mới, lựa chọn tốt nhất là sử dụng dịch vụ của các công ty logistics tại Việt Nam để đảm bảo vận chuyển hàng hóa door-to-door mà không phải lo lắng hay tốn công sức, chỉ cần chi trả một khoản phí dịch vụ nhỏ so với giá trị hàng hóa.
Bước 3: Đóng gói hàng hóa, giao hàng tại cảng biển hoặc sân bay
Là doanh nghiệp nhập khẩu, việc theo dõi quá trình đóng hàng và giao hàng của nhà xuất khẩu là rất quan trọng Bạn cần nắm rõ thời gian đóng gói, chi phí và thời gian vận chuyển từ nhà máy đến cảng Việc này có thể thực hiện qua các trang web đã thống nhất hoặc thông qua liên lạc trực tiếp như điện thoại và email.
Khi bạn có đủ thông tin cần thiết, bạn có thể sử dụng nó làm cơ sở để tính toán cho các lô hàng hóa nhập khẩu trong tương lai, đặc biệt là khi cần nhanh chóng xử lý những lô hàng gấp.
Bước 4: Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, hàng không
Dù lô hàng vận chuyển về Việt Nam bằng đường biển hay đường hàng không cũng nên chú ý các điểm sau:
- Tên hãng vận tải, số liên lạc, có trang web theo dõi đường đi lịch trình của hàng hóa
- Lịch đi bao nhiêu chuyến/tuần
- Thời gian vận chuyển mất bao nhiêu lâu?
- Thời gian muộn nhất giao hàng là khi nào?
- Đi trực tiếp hay chuyển tải (direct/tranship)
- Trong trường hợp hàng bị hư hỏng thì có được bồi thường không, thực hiện như thế nào?
Bước 5: Thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu
Thời gian thanh toán dựa theo hợp đồng nhập khẩu hàng hóa giữa hai bên
Trong thanh toán quốc tế, việc chuẩn bị chứng từ đúng theo hợp đồng là rất quan trọng Chẳng hạn, nếu hợp đồng quy định thanh toán 100% sau khi nhận bản sao của BL, invoice và packing list, bạn cần đảm bảo có đầy đủ các giấy tờ này.
Ngoài ra, các thông tin về người hưởng lợi, tên ngân hàng hưởng lợi, địa chỉ cũng phải khớp nhau trong hợp đồng, invoice
Phương thức thanh toán L/C (Thư tín dụng) và T/T thường được sử dụng, trong đó L/C đảm bảo an toàn cho cả bên bán và bên mua Cụ thể, bên mua yêu cầu ngân hàng của mình mở L/C, qua đó ngân hàng cam kết thanh toán giá trị hàng hóa cho bên bán thông qua ngân hàng của họ Sau khi nhận L/C, bên bán sẽ giao hàng theo hợp đồng và gửi bộ chứng từ đến ngân hàng bên mua để chứng minh việc hoàn thành nghĩa vụ Nếu bộ chứng từ phù hợp với quy định trong L/C, ngân hàng bên mua sẽ phải thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản gồm:
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoicce)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Hợp đồng ngoại thương (Contract)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin – C/O)
Bước 6: Thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa
Về trình tự, thủ tục Hải quan để nhập khẩu hàng hóa, thường có 5 bước cơ bản sau :
- Khai thông tin nhập khẩu (IDA)
- Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)
- Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai
- Phân luồng, kiểm tra, thông quan: Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ
Khi thực hiện thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa, mỗi loại hình và mặt hàng sẽ yêu cầu các chứng từ khác nhau Tuy nhiên, có một số giấy tờ và chứng từ cơ bản thường cần thiết cho quá trình thông quan.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Danh sách hàng hóa (Packing list)
- Giấy chứng nhận nguồn gốc ( CO)
- Kiểm dịch thực vật Phytosan
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng
Bước 7: Trình tự nhận hàng nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam
Trước khi hàng hóa đến Việt Nam, bạn sẽ nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) thông báo chi tiết về lô hàng, bao gồm thời gian và địa điểm hàng sẽ về, cùng với yêu cầu đến nhận hàng.
Để nhận lệnh giao hàng (D/O), bạn cần mang theo các chứng từ cần thiết đến hãng vận tải Sau khi có D/O, hãy chuẩn bị các tài liệu khác như Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu đóng gói và Giấy chứng nhận xuất xứ để mở Tờ khai Hải quan Các chứng từ này sẽ được bên bán gửi cho bạn trước khi hàng về, giúp bạn kiểm tra và điều chỉnh nếu cần Khi mở Tờ khai, Hải quan sẽ kiểm tra hàng hóa để xác nhận tính chính xác với Hợp đồng, Hóa đơn và Phiếu đóng gói Nếu mọi thứ đúng, bạn có thể giải phóng hàng hóa và đưa về kho, tùy thuộc vào mặt hàng mà bạn sẽ đóng thuế ngay hoặc sau một thời gian.
1.2.2 Phương án giao nhận hàng hóa xuất, nhập khẩu
1.Đối với hàng xuất khẩu
Khi xuất khẩu hàng hóa qua đường biển, người xuất khẩu cần tuân thủ các điều kiện mua bán và thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương, đảm bảo thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình Điều này cũng áp dụng cho người được ủy thác bởi người xuất khẩu.
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ để giao cho người vận tải a Chuẩn bị hàng hóa
Căn cứ vào thông tin trong hợp đồng và các điều kiện thanh toán, ngươi xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu bao gồm các nội dung sau:
- Tên hàng: phải phù hợp với hợp đồng mua bán ( hoặc theo thư chứng từ L/C nếu thanh toán bằng L/C)
- Số lượng: kiểm tra đúng, đủ số lượng hàng hóa, kiểm tra đúng sai, đơn vị tính
Các chi phí trong vận chuyển và giao nhận hàng hóa
Chi phí vận tải hàng hóa bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến hoạt động vận chuyển Tùy thuộc vào mục đích của tổ chức hoặc doanh nghiệp, chi phí này được phân loại thành nhiều mục khác nhau Thông thường, các mục chi phí sẽ bao gồm:
▪ Chi phí tiền lương lái xe, phụ cấp
▪ Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ phương tiện
▪ Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa
▪ Chi phí khấu hao tài sản cố định
▪ Lệ phí cầu đường, cầu phá
▪ Lệ phí bến bãi, trông giữ xe
▪ Bảo hiểm bắt buộc với phương tiện
▪ Chi phí không chính thức, phát sinh không thể hoạch toán khác Đối với hàng hóa xuất khẩu Đối với hàng hóa nhập khẩu
▪ Giấy chứng nhận xuất xứ C/O
▪ Yêu cầu giải phóng hàng
▪ Giấy yêu cầu giao hàng
▪ Chứng nhận giải phóng hàng