BÀI tập NHÓM kế HOẠCH dự án QUẢN LÝ THƯ VIỆN

- Mục đích của dự án phần mềm quản lý thư viện là giúp thư viện cải thiện hiệu quảquản lý và tối ưu hóa các hoạt động, tăng cường dịch vụ cho người sử dụng, tăng tínhbảo mật cho th

BÀI TẬP NHÓM

KẾ HOẠCH DỰ ÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Nhóm sinh viên thực hiện: Trần Hoàng Quân – 2050531200258

Trần Văn Chính – 2050531200112Phạm Khắc Tưởng – 2050531200328Nguyễn Hồng Quân – 2050531200257Đàm Phú Quốc – 2050531200261

Đà Nẵng, ngày 21 tháng 2 năm 2023

cách hiệu quả như được mô tả ở đây:

Đại diện lãnh đạo công ty 3Q

2/1/2002

Đại diện đơn vị tài trợ/chủ đầu tư

Đại học sư phạm Kỹ

MỤC LỤC

PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 5

1.1 Mô tả dự án 5

1.1.1 Lý do thực hiện dự án 5

1.1.2 Mục đích và mục tiêu của dự án 5

1.1.3 Các kết quả mong muốn 5

1.1.4 Ý nghĩa của dự án 5

1.2 Phạm vi dự án 5

1.2.1 Dự án báo gồm 5

1.2.2 Dự án không bao gồm 5

1.3 Cơ sở để thực hiện dự án 5

1.4 Các ràng buộc 5

1.5 Nguồn lực thực hiện dự án 6

1.6 Các điểm mốc thời gian quan trọng 6

1.7 Kinh phí 6

1.8 Lựa chọn công nghệ phát triển 6

1.9 Các rủi ro 6

1.10 Các lợi ích 6

PHẦN 2 TỔ CHỨC DỰ ÁN 7

2.1 Cấu trúc tổ chức 7

2.2 Các bên liên quan 7

2.3 Vai trò và trách nhiệm 7

PHẦN 3 KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN 8

3.1 Lựa chọn mô hình phát triển 8

3.2 Phương pháp, công cụ và kỹ thuật 8

3.3 Ban hành các văn bản cần thiết 8

3.4 Các phương pháp ước lượng 8

PHẦN 4 Kế hoạch dự án 9

4.1 Hoạt động công việc 9

4.2 Kế hoạch nguồn lực 9

4.2.1 Hồ sơ nguồn lực 9

4.2.2 Chi tiết nguồn lực 9

4.2.3 Nhân sự 9

4.3 Kế hoạch dự án 10

4.3.1 Kế hoạch nhân sự 10

4.3.2 Kế hoạch phát triển 10

4.3.3 Kế hoạch tài chính 10

PHẦN 5 GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU KHIỂN 11

5.1 Điều khiển thay đổi 11

5.1.1 Theo dõi yêu cầu thay đổi 11

5.1.2 Phê duyệt yêu cầu thay đổi 11

5.1.3 Kiểm soát dự án bổ sung 11

5.2 Quản lý vấn đề 11

5.3 Báo cáo tình trạng 11

PHẦN 6 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 12

6.1 Mục tiêu chất lượng 12

6.2 Tiêu chuẩn chất lượng 12

6.3 Đánh giá và phê duyệt dự án 12

6.4 Chấp nhận các sản phẩm 12

6.5 Các hoạt động cải tiến quy trình 12

PHẦN 7 BÀN GIAO DỰ ÁN 14

7.1 Kế hoạch đóng dự án 14

7.2 Giai đoạn đóng dự án 14

PHẦN 8 TÀI LIỆU THAM CHIẾU 15

PHẦN 9 BẢNG CHÚ GIẢI 16

PHẦN 10 LỊCH SỬ CÁC PHIÊN BẢN 17

PHẦN 11 PHỤ LỤC 18

- Phân tích thực trạng: Việc quản lý thư viện truyền thống thường gặp phải nhiều khó khănnhư: quản lý và tìm kiếm tài liệu, quản lý thông tin về độc giả, thống kê số liệu, tính toáncác khoản phí mượn sách, và quản lý các hoạt động khác của thư viện Một phần mềm quản

lý thư viện sẽ giúp đơn giản hóa quá trình quản lý và giúp thư viện tiết kiệm thời gian và tàinguyên

- Các vấn đề đặt ra cần phải giải quyết: Các vấn đề cần giải quyết bao gồm: giảm thiểu tìnhtrạng thất thoát tài liệu, cải thiện dịch vụ của thư viện, tăng khả năng truy cập và sử dụng tàiliệu, tăng tính bảo mật cho thông tin độc giả và tài liệu, và quản lý hiệu quả ngân sách củathư viện

1.1.2 Mục đích và mục tiêu của dự án

nhận, quản lý thông tin mượn trả và phản hồi

- Mục đích của dự án phần mềm quản lý thư viện là giúp thư viện cải thiện hiệu quảquản lý và tối ưu hóa các hoạt động, tăng cường dịch vụ cho người sử dụng, tăng tínhbảo mật cho thông tin độc giả và tài liệu, giảm thiểu tình trạng thất thoát tài liệu, vàquản lý hiệu quả ngân sách của thư viện

- Mục tiêu của dự án gồm:

 Thiết kế và triển khai một phần mềm quản lý thư viện đơn giản và dễ sử dụng,cung cấp các tính năng quản lý tài liệu, thông tin độc giả, quản lý mượn/trả sách,thống kê số liệu, và các tính năng khác

 Tối ưu hóa việc quản lý tài liệu và thông tin độc giả, giảm thiểu tình trạng thấtthoát tài liệu, tăng khả năng truy cập và sử dụng tài liệu, và cải thiện dịch vụ củathư viện

 Tăng tính bảo mật cho thông tin độc giả và tài liệu, bảo vệ thông tin độc giả vàtài liệu khỏi sự truy cập trái phép

 Quản lý hiệu quả ngân sách của thư viện, giúp thư viện tiết kiệm tài nguyên vàtối ưu hóa chi phí

 Đào tạo và hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm quản lý thư viện một cáchhiệu quả để đảm bảo sự thành công của dự án

1.1.3 Các kết quả mong muốn

Dự án phần mềm quản lý thư viện sẽ đạt được các kết quả chủ yếu sau:

- Cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa các hoạt động của thư viện

- Tăng cường dịch vụ cho người sử dụng và tăng tính bảo mật cho thông tin độc giả vàtài liệu

- Giảm thiểu tình trạng thất thoát tài liệu và quản lý hiệu quả ngân sách của thư viện

- Triển khai một phần mềm quản lý thư viện đơn giản và dễ sử dụng, cung cấp các tínhnăng quản lý tài liệu, thông tin độc giả, quản lý mượn/trả sách, thống kê số liệu, vàcác tính năng khác

- Đào tạo và hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm quản lý thư viện một cách hiệuquả để đảm bảo sự thành công của dự án

1.1.4 Ý nghĩa của dự án

- Về mặt kinh tế: Dự án giúp thư viện tối ưu hóa chi phí quản lý và sử dụng tài liệu,tiết kiệm tài nguyên và nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện, tạo ra giá trị kinh

tế lớn đối với cộng đồng

- Về mặt xã hội: Dự án mang lại lợi ích cho cộng đồng vì nó giúp nâng cao chất lượngdịch vụ của thư viện, tăng cường khả năng truy cập tài liệu cho người dân, đáp ứngnhu cầu tìm kiếm thông tin, giáo dục và học tập

- Về mặt khoa học: Dự án sử dụng các công nghệ mới nhất trong lĩnh vực phần mềm,cải tiến các phương pháp quản lý thư viện, đưa ra các giải pháp tiên tiến cho việcquản lý và sử dụng tài liệu

- Về mặt công nghệ: Dự án mang lại sự phát triển cho lĩnh vực công nghệ thông tin,đưa ra các giải pháp mới cho việc quản lý và sử dụng tài liệu, và cải tiến quá trìnhquản lý thư viện, đóng góp cho sự phát triển của ngành công nghệ thông tin

- Thiết kế, phát triển và triển khai phần mềm quản lý thư viện

- Đào tạo nhân viên thư viện về cách sử dụng phần mềm quản lý thư viện

- Kiểm thử và đảm bảo tính ổn định của phần mềm quản lý thư viện

- Tích hợp phần mềm quản lý thư viện với các hệ thống liên quan khác trong thư việnnhư hệ thống quản lý mượn sách, hệ thống quản lý tài liệu số,

- Tạo tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý thư viện

1.2.2 Dự án không bao gồm

- Xây dựng cơ sở hạ tầng máy tính mới để triển khai phần mềm

- Phát triển các ứng dụng di động để truy cập phần mềm quản lý thư viện

- Thiết kế giao diện người dùng đồ họa phức tạp hơn so với các giao diện đơn giản cầnthiết để quản lý thư viện.

- Thiết kế các tính năng tương tác trực tuyến (ví dụ: mua sách trực tuyến) và các tínhnăng khác không liên quan trực tiếp đến quản lý thư viện

1.3 Cơ sở để thực hiện dự án

Để thực hiện dự án phần mềm quản lý thư viện, cần có những cơ sở về công nghệ sau:

- Ngôn ngữ lập trình: Phần mềm quản lý thư viện có thể được phát triển bằng nhiềungôn ngữ lập trình khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu của dự án và kinh nghiệm củanhóm phát triển Một số ngôn ngữ lập trình phổ biến để phát triển phần mềm quản lýthư viện bao gồm Java, C#, Python, PHP,

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System DBMS) là một thành phần quan trọng của phần mềm quản lý thư viện, được sử dụng

-để lưu trữ, truy xuất và quản lý các dữ liệu liên quan đến sách, thành viên, mượn trả,lịch sử mượn trả, Các DBMS phổ biến như MySQL, PostgreSQL, SQL Server,Oracle, MongoDB,

- Kết nối mạng: Phần mềm quản lý thư viện cần có khả năng kết nối mạng để cho phépcác máy tính truy cập và chia sẻ dữ liệu Các giao thức kết nối mạng phổ biến nhưTCP/IP, HTTP, FTP, SMTP,

- Giao diện người dùng: Giao diện người dùng (User Interface - UI) là nơi mà ngườidùng có thể tương tác với phần mềm Giao diện người dùng phải được thiết kế đơngiản, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng Các công nghệ phát triển giao diệnngười dùng như HTML, CSS, JavaScript,

- Kỹ thuật phần mềm: Kỹ thuật phần mềm là quá trình phát triển phần mềm dựa trêncác phương pháp và tiêu chuẩn để đảm bảo tính ổn định và chất lượng của phầnmềm Các phương pháp và tiêu chuẩn này bao gồm thiết kế kiến trúc phần mềm,kiểm thử phần mềm, quản lý dự án phần mềm, v.v

- Công nghệ mới: Công nghệ luôn được cập nhật và phát triển liên tục, vì vậy cần cậpnhật các công nghệ mới để đáp ứng yêu cầu của dự án và cải thiện tính năng củaphần mềm quản lý thư viện Các công nghệ mới như Machine Learning, AI, IoT,

- Thiếu nguồn lực hoặc kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án

- Sự khác biệt về môi trường làm việc hoặc múi giờ giữa các thành viên trong nhóm dự án

có thể làm chậm tiến độ của dự án

 Triển khai dự án phần mềm quản lý thư viện yêu cầu một số nguồn lực như sau:

 Nguồn lực nhân sự: cần có đội ngũ lập trình viên, nhân viên IT, nhân viên quản

lý thư viện để thực hiện dự án

 Nguồn lực tài chính: để triển khai dự án phần mềm quản lý thư viện, cần phảiđầu tư cho việc mua sắm phần mềm, thiết bị và trang thiết bị công nghệ, chi phílắp đặt, đào tạo nhân viên

 Nguồn lực thời gian: triển khai dự án phần mềm quản lý thư viện yêu cầu thờigian và nỗ lực để tìm hiểu, cài đặt, tùy chỉnh và kiểm thử phần mềm

 Các nguồn lực hiện có gồm đội ngũ nhân sự có kỹ năng cần thiết, có sẵn một số thiết

1.6 Các điểm mốc thời gian quan trọng

- Yêu cầu phần mềm: 14/2/2023

- Phân tích thiết kế: 1/3/2023

1.8 Lựa chọn công nghệ phát triển

Ngôn ngữ lập trình: javascript, CSS, HTML

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL

1.9 Các rủi ro

1.9.1 Rủi to:

- Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án

- Thời gian thực hiện dự án

- Thay đổi về phạm vi và yêu cầu dự án

- Khó khăn về kỹ thuật

- Vấn đề liên quan đến nhân lực

1.9.2 Giải pháp:

Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án:

- Tối ưu hoá chi phí và phân bổ ngân sách một cách hợp lý

- Khai thác các nguồn tài trợ khác nhau

Thời gian thực hiện dự án:

- Lập kế hoạch dự án một cách chặt chẽ và có kế hoạch dự phòng

- Tận dụng các công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thời gianhoàn thành dự án

Thay đổi về phạm vi và yêu cầu dự án:

- Xác định rõ ràng các yêu cầu của khách hàng và đưa ra các biện pháp để đảm bảo sựhiểu biết chung về phạm vi và yêu cầu của dự án

- Sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án để quản lý các thay đổi về phạm vi vàyêu cầu dự án

Khó khăn về kỹ thuật:

- Tìm kiếm các giải pháp công nghệ thích hợp để giải quyết các khó khăn kỹ thuật

- Xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên môn với kỹ năng cần thiết để giải quyết cácvấn đề kỹ thuật

Vấn đề liên quan đến nhân lực:

- Đưa ra các chính sách và quy trình quản lý nhân sự hiệu quả để đảm bảo đội ngũnhân viên được giữ lại và phát triển trong dự án

- Xây dựng một đội ngũ nhân viên đa dạng với kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau đểđáp ứng các nhu cầu của dự án

1.10 Các lợi ích

 Đối với thư viện:

- Quản lý tài liệu dễ dàng hơn, giúp cho việc tìm kiếm và phân loại sách nhanh

 Đối với người đọc:

- Tìm kiếm sách dễ dàng hơn, có thể tra cứu tình trạng sách, số lượng sách còn lạimột cách nhanh chóng thông qua phần mềm

- Tiết kiệm thời gian và công sức khi tìm kiếm sách, không cần phải di chuyển tớithư viện để tra cứu thông tin sách

- Có thể mượn, trả sách một cách tiện lợi hơn thông qua phần mềm

 Đối với nhân viên thư viện:

- Giảm thiểu thời gian và công sức khi quản lý sách, cho phép nhân viên thư việntập trung vào các công việc khác như tư vấn cho người đọc

- Dễ dàng theo dõi tình trạng mượn, trả sách và quản lý các khoản phí phạt

- Quản lý số lượng sách và thông tin sách một cách chính xác và hiệu quả hơn

 Đối với quản lý thư viện:

- Quản lý thư viện dễ dàng và tiện lợi hơn

- Theo dõi được các thông tin về lượt mượn, lượt trả, số lượng sách còn lại để đưa

ra các quyết định kinh doanh hợp lý

- Giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý sách và các khoản phí phạt, từ đó tăngtính minh bạch và độ tin cậy của dịch vụ thư viện

PHẦN 2 TỔ CHỨC DỰ ÁN

2.1 Cấu trúc tổ chức

Mô tả cơ cấu tổ chức của nhóm dự án, tốt nhất là cung cấp mô tả bằng đồ họa như được thểhiện bằng sơ đồ tổ chức dự án

Làm rõ chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi bộ phận trong dự án

Làm rõ chức năng, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi cá nhân trong đơn vị/bộ phận (ma trậnchức năng)

2.2 Các bên liên quan

Chỉ định và mô tả các mối liên hệ quản trị và quản lý giữa dự án và các thực thể chính mà

PHẦN 3 KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

3.1 Lựa chọn mô hình phát triển

Mô tả mô hình phát triển phần mềm/hệ thống được lựa chọn để triển khai dự án

3.2 Phương pháp, công cụ và kỹ thuật

Xác định (các) phương pháp, tiêu chuẩn, chính sách, thủ tục, (các) ngôn ngữ lập trình, kho

mã có thể sử dụng lại và các ký hiệu, công cụ và kỹ thuật khác có thể được sử dụng để pháttriển và / hoặc triển khai các sản phẩm và / hoặc dịch vụ cho dự án

3.3 Ban hành các văn bản cần thiết

Mô tả các văn bản, quy định sẽ được áp dụng tringj quá trình thực hiện dự án

3.4 Các phương pháp ước lượng

Mô tả các phương pháp được sử dụng để ước tính mức độ nỗ lực, lịch trình và ngân sáchcủa dự án Mô tả các công cụ và kỹ thuật được sử dụng để có được các ước tính

Cung cấp các ước tính cho các kích thước dự án được liệt kê và xác định nguồn gốc hoặc cơsở của các ước tính cũng như mức độ không chắc chắn và rủi ro liên quan đến các ước tính.Phương pháp / Công cụ / Kỹ thuật ước tính

Sự miêu tả

Nỗ lực tính bằng người-tháng hoặc người-giờ

Lên lịch theo tháng dương lịch

Ngân sách bằng đô la/Việt Nam đồng

Nguồn / Cơ sở ước tính

Mức độ không chắc chắn

PHẦN 4 Kế hoạch dự án

4.1 Hoạt động công việc

Cung cấp tham chiếu đến vị trí của cấu trúc phân tích công việc (WBS) và các gói công việctrong WBS hoặc cung cấp WBS thực tế và các gói công việc trong WBS sẽ được duy trìtrong suốt thời gian tồn tại của dự án Có thể biểu diễn bằng Outline hoặc đồ hoạ

Định danh Tên gói công việc Định nghĩa/Mục đích Thời hạn và kết quả

4.2 Kế hoạch nguồn lực

4.2.1 Hồ sơ nguồn lực

Mô tả chung các nguồn lực chính cần thiết cho dự án bao gồm nhân sự (FTE và hợp đồng),thiết bị, cơ sở vật chất, phần cứng, phần mềm, tài liệu, vật tư và đào tạo

4.2.2 Chi tiết nguồn lực

Đối với mỗi nguồn lực được mô tả trong Hồ sơ nguồn lực, hãy cung cấp thông tin về ước

tính chi phí, số giờ yêu cầu, tính sẵn có của từng nguồn lực và các yêu cầu về bộ kỹ năng.Đối với các nguồn lực phi nhân sự, chẳng hạn như cơ sở vật chất hoặc phần cứng, chỉ rõ

“không áp dụng được” trong bộ kỹ năng

Nguồn lực Ước lượng chi phí Ước lượng thời gian Tính sẵn sàng Bộ kỹ năng quả Kết

4.2.3 Nhân sự

Đối với tất cả nhân sự (cơ hữu và hợp đồng) cần thiết trong dự án, hãy phát triển một kếhoạch nhân sự cho biết số lượng nhân sự, theo loại, sẽ được yêu cầu hàng tháng

Loại nhân sự Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng

4.3 Kế hoạch dự án

4.3.1 Kế hoạch nhân sự

Nêu rõ nhu cầu về nhân sự theo thời gian

4.3.2 Kế hoạch phát triển

Căn cứ trên kết quả WBS, lập lịch để thực hiện dự án Đối với mỗi hoạt động hoặc nhiệm

vụ, hãy xác định (các) nguồn lực được giao và liệu hoạt động có được chỉ định là một mốcquan trọng hay không, thời lượng của công việc, ngày bắt đầu và kết thúc ước tính và sựphụ thuộc của nhiệm vụ Lịch trình phải phản ánh chính xác kế hoạch làm việc và phươngpháp luận vòng đời dự án được sử dụng cho dự án

4.3.3 Kế hoạch tài chính

Xác định theo gói công việc hoặc loại ngân sách số tiền được phân bổ cho mỗi hoạt độngcông việc chính của WBS Ngoài ra, cung cấp ngân sách dự án theo các hạng mục chi phítiêu chuẩn như nhân sự, đi lại, thiết bị và hỗ trợ hành chính