BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU CÁC HÌNH THỨC TRUYỀN THỐNG TRONG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Họ.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Tìm hiểu về tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III và các hình thức khai thác sử dụng tài liệu truyền thống tại TTLTQG III
Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tài chính kế toán sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III, từ đó đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ sở này.
Kết cấu của Tiểu luận
Chương 1: Những vấn đề chung về Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Chương 2: Các hình thức truyền thống trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Chương 3 trình bày một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Những giải pháp này bao gồm cải tiến quy trình quản lý tài liệu, tăng cường đào tạo nhân viên, ứng dụng công nghệ thông tin và nâng cao nhận thức cộng đồng về giá trị của tài liệu lưu trữ Việc thực hiện các giải pháp này sẽ góp phần tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu, bảo tồn di sản văn hóa và lịch sử của đất nước.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
Những vấn đề chung
1.1.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Quá trình tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là nhằm phục vụ cho nghiên cứu lịch sử cũng như đáp ứng các nhiệm vụ hiện tại của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
1.1.1.2 Mục đích Để biến các thông tin quá khứ trong TLLT thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học, nghiên cứu lịch sử
Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là nhiệm vụ quan trọng, là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ
• Có vai trò kiểm nghiệm kết quả thực hiện các nghiệp vụ khác (các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trước đó)
• Là động lực thúc đẩy các khâu nghiệp vụ lưu trữ phát triển
Tổ chức khai thác và sử dụng tài nguyên lao động và thời gian một cách hiệu quả sẽ mang lại lợi ích thiết thực, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho Nhà nước cũng như cho nhân dân.
• Là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ
• Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho kho lưu trữ, từ đó tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ ngành lưu trữ
Phương thức tuyên truyền hiệu quả nhất về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ là cách nâng cao nhận thức của xã hội về TLLT và công tác lưu trữ.
1.1.2 Quy định của pháp luật Việt Nam về Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.2.1 Quy định về quyền và nghĩa vụ của đối tượng khai thác sử dụng TLLT
Cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền khai thác tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho công việc, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu hợp pháp khác.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
Chỉ dẫn số lưu trữ và độ gốc của tài liệu lưu trữ là rất quan trọng, cùng với việc xác định cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu Việc tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu khi công bố, giới thiệu và trích dẫn là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
• Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
• Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các quy định của Luật này, cùng với nội quy và quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Người sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cần xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Nếu mục đích sử dụng là phục vụ công tác, người dùng phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị từ cơ quan, tổ chức nơi làm việc.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử để phục vụ cho công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác, nhưng phải được sự cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ.
Trước khi tổ chức hoặc cá nhân mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài, cần phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đã đăng ký.
1.1.2.2 Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức lưu trữ
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
Chỉ dẫn số lưu trữ và độ gốc của tài liệu lưu trữ là rất quan trọng, cùng với việc xác định cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu Việc tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu khi công bố, giới thiệu và trích dẫn là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
• Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
• Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các quy định của Luật này, cùng với nội quy và quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Chứng thực lưu trữ là sự xác nhận từ cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ mà Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm pháp lý đối với bản sao tài liệu lưu trữ và bản chứng thực lưu trữ.
1.1.2.3 Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm căn cứ vào quy định của Luật này cùng với các quy định pháp luật liên quan để quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của mình.
Giới thiệu khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, được thành lập theo Quyết định 118/QĐ - TCCB ngày 10/6/1995, có trụ sở tại 34, Phan Kế Bính, Ba Đình, Hà Nội Trung tâm có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay Đây là nơi lưu giữ và bảo quản an toàn những kỷ vật quý giá, tài liệu hiếm của quốc gia, bao gồm các tài liệu của những cá nhân nổi tiếng trong các lĩnh vực chính trị, văn hóa, xã hội và các công trình quan trọng toàn quốc.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một đơn vị công lập trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ và thực hiện các hoạt động lưu trữ theo quyền hạn được giao.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội
1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn Đề xuất, trình Cục trưởng để trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các để án, dự án về bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên đối với tài liệu được giao quản lý
7 Đề xuất, trình Cục trưởng phê duyệt, ban hành kế hoạch thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu được giao quản lý
Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Cục trưởng
+ Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân:
Tài liệu của các cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa.
Tài liệu của các cơ quan, tổ chức Trung ương thuộc Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được lưu trữ và quản lý tại khu vực từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc.
- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu;
- Các tài liệu khác được giao quản lý
+ Thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ được giao trực tiếp quản lý:
Trung tâm thực hiện việc thu thập, sưu tầm và bổ sung tài liệu lưu trữ cho các phông, sưu tập mà mình trực tiếp quản lý Đồng thời, Trung tâm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc chuẩn bị tài liệu để nộp lưu Ngoài ra, Trung tâm còn tổ chức kiểm tra và đánh giá chất lượng hồ sơ, tài liệu trước khi chúng được thu thập vào Lưu trữ lịch sử.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Tổ chức giải mật tài liệu và xác định tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng theo quy định của pháp luật
Để bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, cần thực hiện các biện pháp như sắp xếp và vệ sinh tài liệu trong kho, khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và áp dụng các biện pháp khác.
- Xây dựng và quản lý an toàn, bảo mật toàn bộ cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ
- Tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm;
Quản lý nhân sự, cơ sở vật chất, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm phải tuân thủ quy định pháp luật, hướng dẫn của Bộ Nội Vụ và phân cấp từ Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, bao gồm các hoạt động dịch vụ khác.
Phân loại và chỉnh lý tài liệu lưu trữ là quá trình quan trọng, bao gồm việc thực hiện chỉnh lý tài liệu thông thường và tham gia giải mật Điều này đặc biệt cần thiết đối với các tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại các cơ quan, tổ chức.
Số hóa tài liệu bao gồm việc chuyển đổi tất cả các loại tài liệu, kể cả tài liệu bí mật nhà nước, với trách nhiệm bảo mật và bàn giao toàn bộ cơ sở dữ liệu theo quy định pháp luật Đồng thời, cung cấp phần mềm chuyên dụng để quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu: Cung cấp dịch vụ cho thuê kho tàng bảo quản, thống kê và khai thác tài liệu lưu trữ
- Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng, xuống cấp, khử trùng, khử a xit
- Trưng bày, khai thác tài liệu
- Sử dụng tài sản công vào mục đích kinh doanh, cho thuê, liên doanh, liên kết
- Tư vấn, trực tiếp hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Phòng Thu thập và Chỉnh lý;
- Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Phòng Tài liệu nghe nhìn;
- Phòng Hành chính – Tổng hợp
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc
1.2.5 Khối tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Qua khảo sát thực tế tại TTLTQG III, khối tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm cụ thể như sau:
Phông Quốc hội Phủ Thủ tướng Khoa học
Gần 1000 mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia
Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc – Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai, mỏ Prít Giáp Lai, cùng với các cầu Thăng Long, Chương Dương là những công trình quan trọng, thể hiện sự phát triển kinh tế và văn hóa của đất nước.
Nghe nhìn Tài liệu phim điện ảnh
Gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim) thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam
20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam
Gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản), 258
Hồ Chí Minh và phái đoàn Việt Nam đã tham gia tích cực vào hoạt động ngoại giao tại Pháp năm 1946, với nhiều hình ảnh ghi lại những khoảnh khắc quan trọng Đặc biệt, Hội nghị Giơ-ne-vơ năm 1954 cũng là một sự kiện nổi bật trong lịch sử ngoại giao của Việt Nam, thể hiện quyết tâm và nỗ lực của đất nước trong việc khẳng định độc lập và chủ quyền.
10 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự
Việt Nam tham gia nhiều Hội nghị Quốc tế, trong đó có các hoạt động của phái đoàn Quốc hội và Chính phủ đi thăm nước ngoài, cũng như tiếp đón các phái đoàn nước ngoài đến Việt Nam.
>4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần 300 đĩa, băng video
Các cuốn băng ghi âm sự kiện lưu giữ những mốc quan trọng trong lịch sử dân tộc, bao gồm các Đại hội Đảng, kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt năm 1964, Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, cùng với các buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ và các sự kiện đón tiếp khách quốc tế.
> 50 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội
CÁC HÌNH THỨC TRUYỀN THỐNG VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Xuất bản ấn phẩm bao gồm các tác phẩm và tài liệu liên quan đến chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học, công nghệ, văn học và nghệ thuật Những ấn phẩm này được phát hành qua các nhà xuất bản hoặc tổ chức có giấy phép, sử dụng nhiều ngôn ngữ và hình thức thể hiện khác nhau, bao gồm cả hình ảnh và âm thanh.
TTLTQG III chủ yếu xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ dưới hình thức: Sách, Tranh, ảnh, bản đồ, áp-phích, tờ rời, tờ gấp có nội dung quy định tại (Điều
Luật Xuất bản quy định về các loại xuất bản phẩm, bao gồm băng âm thanh, đĩa âm thanh, băng hình và đĩa hình, có nội dung thay sách hoặc minh họa cho sách TTLTQG III tập trung vào việc xuất bản ấn phẩm với mục đích cụ thể.
Bài viết làm rõ các sự kiện, hiện tượng lịch sử và những nhân vật tiêu biểu của dân tộc qua các thời kỳ khác nhau Đặc biệt, việc công bố tài liệu của Đảng, Nhà nước và Chủ tịch Hồ Chí Minh giúp làm sáng tỏ đường lối chính sách của Cách mạng Việt Nam qua từng giai đoạn, đồng thời góp phần làm phong phú thêm hệ thống lý luận Cách mạng thế giới.
• Công bố tài liệu góp phần tích cực vào việc bảo vệ chủ quyền an ninh quốc gia
• Góp phần tích cực vào việc tuyên truyền, giáo dục truyền thống cách mạng của dân tộc cho các thế hệ kế tiếp sau
• Gắn hoạt động của các lưu trữ với đời sống thực tiễn của xã hội
• Góp phần phục vụ lợi ích chính đáng của nhân dân
2.2 Nhận xét về các hình thức truyền thống trong tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III
TTLTQG III đã và đang thực hiện tốt các quy định và chủ trương của nhà nước về công tác phát huy giá trị tài liệu Cơ sở vật chất tại Trung tâm được trang bị khá đầy đủ, ngoài ra Trung tâm đã xây dựng mới một số phòng ban trong đó có phòng đọc, nơi trưng bày triển lãm tài liệu
Trung tâm đã cải thiện hiệu quả các quy trình lưu trữ, giúp độc giả dễ dàng tra cứu thông tin và hỗ trợ tốt cho công tác TCKTSDTLLT.
Các hình thức truyền thống trong tổ chức khai thác tài liệu đã phát huy được những ưu điểm nổi bật, giúp tài liệu tiếp cận gần hơn với độc giả và gia tăng giá trị của nó.
Tại tổ chức lưu trữ, độc giả có thể sử dụng nhiều loại tài liệu cùng lúc, giúp bổ sung những thông tin còn thiếu trong quá trình nghiên cứu Việc nghiên cứu tài liệu gốc cho phép độc giả nắm bắt đầy đủ nội dung, hình thức và chất liệu ghi tin Hơn nữa, độc giả sẽ được tiếp xúc trực tiếp với cán bộ lưu trữ, từ đó nhận được sự hướng dẫn về nguồn tài liệu và giải đáp các thắc mắc.
Bảo quản an toàn tài liệu trong TTLTQG III là rất quan trọng để tránh mất mát và hư hỏng trong quá trình vận chuyển, đồng thời tạo cơ hội chủ động cho các tài liệu liên quan.
• Cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ
Hình thức này cho phép các cơ quan, tổ chức và cá nhân xác minh các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ, ngay cả khi không còn chứng cứ Để làm điều này, cần dựa vào TLLT như một bằng chứng, kèm theo chứng nhận từ cơ quan lưu trữ.
• Triển lãm tài liệu lưu trữ và xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ
- Có ảnh hưởng sâu sắc đến xã hội Hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình TLLT
Các ấn phẩm được xuất bản tại TTLTQG III giúp độc giả tra cứu và khai thác tài liệu nhanh chóng theo chuyên đề cần thiết Đồng thời, TTLTQG III cũng dựa vào nguồn tài liệu bảo quản và phân tích nhu cầu độc giả để chủ động biên soạn các ấn phẩm, từ đó nâng cao tính thiết thực của chúng.
Các hình thức truyền thống về TCKTSDTLLT được thực hiện tại TTLTQG III chưa đem lại hiệu quả cao như mong muốn
Số lượng độc giả tìm kiếm thông tin tài liệu còn hạn chế, chủ yếu là các nhà nghiên cứu khoa học và lịch sử Trung tâm chưa thu hút được sự quan tâm từ đối tượng tiềm năng như học sinh và sinh viên.
Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Trung tâm, cũng như việc cấp bản sao và chứng thực tài liệu, có nhiều bước phức tạp, gây khó khăn và tốn thời gian cho độc giả khi thực hiện.
Triển lãm có ảnh hưởng sâu sắc đến quần chúng, nhưng phạm vi ảnh hưởng lại không rộng Đối tượng tham dự thường là những người có sự quan tâm đến chủ đề của triển lãm hoặc những người được ban tổ chức mời.
Cùng với đó việc xuất bản ấn phẩm tài liệu lưu trữ tốn rất nhiều thời gian và một nguồn kinh phí lớn cho việc xuất bản
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ
Trung tâm cần áp dụng các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ, bao gồm việc số hóa các tài liệu quan trọng có tần suất khai thác cao, nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu khi được đưa ra khỏi kho để sử dụng.
Đa dạng hóa các hình thức tổ chưc khai thác sử dụng tài liệu, kết hợp giữa các hình thức truyền thống và áp dụng các công nghệ khoa học hiện đại trong việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Mỗi hình thức truyền thống trong khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đều có những ưu điểm và hạn chế riêng Việc áp dụng các hình thức khai thác tài liệu lưu trữ cần phải phù hợp với từng trung tâm, do đó, đa dạng hóa các hình thức TCKTSDTLLT tại các trung tâm lưu trữ là vấn đề cấp thiết Điều này giúp phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ và yêu cầu các trung tâm lưu trữ phải thường xuyên tìm kiếm cách thức để đa dạng hóa các hình thức khai thác.
Hiện đại hóa, áp dụng khoa học công nghệ trong các hình thức
3.3.1 Tổ chức phòng đọc truyền thống
Giảm thiểu thủ tục hành chính và chi phí tại phòng đọc của Trung tâm giúp độc giả dễ dàng hơn trong việc khai thác và sử dụng tài liệu.
Tại Trung tâm, việc tổ chức phòng đọc cần áp dụng công nghệ khoa học hiện đại Cán bộ công chức viên chức trong phòng đọc phải có trình độ chuyên môn cao, kỹ năng mềm tốt và thường xuyên giới thiệu đến độc giả những tài liệu quý hiếm của Trung tâm.
3.3.2 Tổ chức phòng đọc ảo
Để nâng cao hiệu quả công tác TCKTSDTLLT, việc đổi mới và sáng tạo các hình thức như tổ chức "Phòng đọc ảo" là rất cần thiết Các thao tác truy cập vào Phòng đọc ảo tương tự như các thao tác tra cứu tài liệu truyền thống.
Phòng đọc ảo của Trung tâm cho phép độc giả tra cứu và sử dụng tài liệu trực tuyến trên máy tính hoặc smartphone với mức phí tương tự như phòng đọc truyền thống Hình thức này giúp giảm bớt thủ tục và thời gian, cho phép người dùng truy cập tài liệu từ xa mọi lúc, mọi nơi Đồng thời, phòng đọc ảo cũng nâng cao hiệu quả trong việc khai thác và quản lý tài liệu lưu trữ, góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ.
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền
Công tác tuyên truyền sẽ là cầu nối đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với độc giả, tăng cường sự nhận thức về tài liệu lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá, thi đua, khen thưởng và xử phạt
Trung tâm cần thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất công tác TCKTSDTLLT để theo dõi thực trạng Việc này sẽ là cơ sở để đánh giá công tác thi đua, khen thưởng và xử phạt.
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ cơ bản trong công tác lưu trữ, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế và cá nhân, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa và khoa học TTLTQG III là một trong những lưu trữ lịch sử lớn của nhà nước, có chức năng quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu Để nâng cao hiệu quả công tác TCKTSDTLLT tại TTLTQG III, cần kết hợp lý luận và thực tiễn một cách nhịp nhàng Mặc dù TTLTQG III đã áp dụng nhiều hình thức TCKTSDTLLT và đạt được một số kết quả, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
Em đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác TCKTSDTLLT tại TTLTQG III Trong quá trình nghiên cứu, em nhận thức được rằng không thể tránh khỏi sai sót và rất mong nhận được ý kiến đánh giá từ Thầy Cô để có thể học hỏi và rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Bộ Nội vụ (2014) Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm
2014 về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
2 Thủ tướng Chính phủ (2007) Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTG ngày 02 tháng 03 năm 2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
3 Quốc hội (2011) Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, Luật lưu trữ
4 Website: https://www.youtube.com/channel/UCnoshEWWTMxF- d3SEjdPvQA/featured https://www.facebook.com/luutruquocgia3/ https://luutru.gov.vn/home.htm
Hình ảnh Trụ sở TTLTQG III (Nguồn: Internet)
Hình ảnh phòng đọc tại TTLTQG III ( Sinh viên chụp trong quá trình tìm hiểu )
Hình ảnh hệ thống truy cập tra cứu trên hệ thống máy tính tại phòng đọc của TTLTQG III
Hình ảnh Cấp bản sao, chứng thực Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III ( Nguồn : Tập bài giảng của Giảng viên )
Hình ảnh tại triển lãm : “Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc huy: Biểu tượng tự hào dân tộc Việt Nam”( Nguồn : Trang face của TTLTQG III)
TÊN LƯU TRỮ LỊCH SỬ
PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
Họ và tên độc giả:
Số thứ tự Tên phông Ký hiệu hồ sơ/ tài liệu Tên văn bản/tài liệu Từ tờ đến tờ Tổng số trang Ghi chú
XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ý kiến của Phòng đọc Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)