Quản trị điều hành dự án Thiết kế và tổ chức tiệc cưới

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-🙤🕮🙦 -BÀI TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI: THIẾT KẾ VÀ TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI Thành viên:

Lớp:

Hà Nội:

Mục Lục

I Bản tuyên bố phạm vi của dự án (Project Scope Statement) 3

II Cấu trúc phân tách công việc (WBS) 4

III Sơ đồ mạng dự án (Project Network) 6

IV Kế hoạch phản ứng với rủi ro (Risk Response Matrix) 8

V Bảng ngân sách theo thời gian (Time-Phrased Budget) 9

VI Bảng đánh giá thành viên nhóm 11

I Bản tuyên bố phạm vi của dự án (Project Scope Statement)

Mục tiêu của dự án (Project Objective): Thiết kế và tổ chức tiệc cưới có quy mô

khoảng 200 khách mời được tổ chức vào ngày 25/1/2021 với thời gian thực hiện trong

1 tháng

Các sản phẩm theo từng giai đoạn (Deliverables):

1 Kế hoạch thực hiện: Sau khi trao đổi làm việc với khách hàng lên danh sách các

công việc cần thực hiện gắn với thời gian cụ thể cần hoàn thiện; khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức (nhà hàng, khách sạn, ngoài trời) theo ý tưởng của khách hàng đồng thời tiến hành khảo sát dự trù chi phí thực hiện Từ đó hoàn thiện bản kế hoạch thực hiện dự án

2 Thiết kế và trang trí không gian tiệc cưới: Chuyên gia thiết kế làm việc với khách

hàng để lên ý tưởng thiết kế và trang trí không gian tiệc cưới (phong cách, concept, màu sắc, ánh sáng); vẽ sơ đồ các khu vực sau khi khảo sát địa điểm tổ chức; chuẩn

bị các nguyên vật liệu cần thiết

3 Tổ chức tiệc cưới: Xây dựng kịch bản chương trình hôn lễ, điều phối chạy chương

trình và phục vụ tiệc cưới

Các mốc quan trọng (Milestones):

1 Bản kế hoạch thực hiện 3/1/2021

2 Phương án thiết kế và trang trí không gian tiệc cưới – 15/1/2021

3 Hoàn thiện trang trí – 23/1/2021

4 Lễ cưới - 25/1/2021

Yêu cầu kỹ thuật

Các giới hạn (Limits and Exclusions)

1 Thời gian chuẩn bị và hoàn thiện đảm bảo trong vòng 1 tháng

2 Tiệc cưới được tổ chức ở ngoài trời

3 Sân khấu rộng, có khu vực đón khách và chụp hình check-in

4 Không gian sang trọng sử dụng nhiều hoa tươi để trang trí

5 Công ty chịu trách nhiệm về lựa chọn bên cung cấp tiệc và phục vụ tiệc tối

6 Khách hàng chịu trách nhiệm về phương tiện di chuyển cho khách mời đến địa điểm tổ chức

Phê duyệt của khách hàng (Customer Review): Adam và Eva

II Cấu trúc phân tách công việc (WBS)

Kế hoạch thực hiện

1.1

Hoàn thiện trang trí không gian tiệc cưới 1.2

Tổ chức lễ Cưới 1.3

Timeline

công việc

1.1.1

Địa điểm tổ chức 1.1.2

Dự trù chi phí 1.1.3

Chuẩn bị nguyên vật liệu 1.2.2

Hoàn thiện bản thiết kế 1.2.1

Sơ đồ các khu vực 1.2.1.1

Sơ bộ concept trang trí 1.2.1.2

Danh mục vật liệu trang trí 1.2.1.3

Kịch bản c/tr 1.3.2

Chạy thử chương trình 1.3.1

Chuẩn bị tiệc cưới

1.3.3

Mời MC ban nhạc 1.3.1.1

Chuẩn bị

về kĩ thuật 1.3.1.2

Nhân sự chạy c/t 1.3.1.3

Lựa chọn bên cung cấp tiệc 1.3.3.1

Hoàn thiện thực đơn & đặt bàn 1.3.3.2

TỔ CHỨC VÀ THIẾT KẾ TIỆC CƯỚI 1.0

THIẾT KẾ VÀ TỔ CHỨC TIỆC CƯỚI ORDER PICKING SYSTEM

Predecessor

Finish to Start Lag

4 Hoàn thiện thiết kế hoạch

thực hiện

9 Chuẩn bị nguyên vật liệu

trang trí

11 Hoàn thiện kịch bản chương

trình

16 Hoàn thiện thực đơn & đặt

bàn

III Sơ đồ mạng dự án (Project Network)

Lên Timeline CV Lựa chọn địa điểm

Dự trù chi phí Hoàn thiện kế hoạch

Sơ đồ các khu vực

Sơ bộ concept trang trí

Danh mục nguyên vật liệu

Hoàn thiện bản thiết kế

Chuẩn bị nguyên vật liệu trang trí

Kịch bản chương trình

Mời MC, band nhạc Nhân sự chạy chương trình

Chuẩn bị kĩ thuật Hoàn thiện trang trí

Lựa họn bên cung cấp tiệc

Hoàn thiện thực đơn & đặt bàn

Chuẩn bị tiệc cưới Chạy thử chương trình

Tổ chức lễ cưới

Biểu Đồ Gantt

ES 10 EF

SL Description

LS DUR LF

0 1 2

0 Timeline

các công

việc

0 2 2

0 Dự trù chi phí

tổng quát

5 4 8

0 Hoàn thiện kế hoạch thực hiện

5 3 8

0 Lựa chọn địa

điểm tổ chức

8 5 10

0 Sơ đồ các khu vực

8 2 10

10 6 16

0 Sơ bộ concept trang trí

10 6 16

16 7 18

0 Danh mục nguyên vật liệu

16 2 18

18 8 20

0 Hoàn thiện bản thiết kế

18 2 20

20 9 27

0 Chuẩn bị vật liệu trang trí

20 7 27

5 4 8

0 Hoàn thiện

KH thực hiện

5 3 8

13 12 18

1 Mời MC, Band nhạc

14 5 19

18 13 23

1 Nhân sự chạy ch/trình

19 5 24

8 11 13

1 Kịch bản ch/trình

9 5 14

23 14 26

1 Chuẩn bị

kĩ thuật

24 3 27

27 10 28

0 Hoàn thiện trang trí

27 1 28

28 18 29

0 Chạy thử ch/ trình

28 1 29

28 17 29

0 Chuẩn bị tiệc cưới

28 1 29

8 15 10

0 Lựa chọn bên cung cấp tiệc

8 2 10

29 19 30

0 Tổ chức lễ cưới

29 1 30

10 16 12

0 Hoàn thiện thực đơn &

đặt bàn

10 2 12

Legend

Lag 16

IV Kế hoạch phản ứng với rủi ro (Risk Response Matrix)

1 Xác định rủi ro dự án

Difficulty

When

Ảnh hưởng của dịch

bệnh Covid-19

dự án

Chi phí vượt quá dự

trù ban đầu

Ảnh hưởng của thời

tiết Mưa, gió, bão…

Thiếu nhân sự (CTV

trang trí sự kiện, vệ

sinh, điều phối viên,

an ninh, phục vụ

tiệc…)

sự chạy chương trình

Mức độ:

Rất thấp -1

Thấp – 2

Trung bình – 3

Cao – 4

Rất cao - 5

2 Phương án giải quyết rủi ro

V Bảng ngân sách theo thời gian (Time-Phrased Budget)

Đơn vị thời gian: Ngày Đơn vị tiền: Triệu đồng

Risk

Event

Responsible?

Ảnh hưởng

của dịch bệnh

Covid-19

Né tránh rủi

ro

Làm việc với khách hàng thay đổi kế hoạch thực hiện

Xuất hiện ca nhiễm trong cộng đồng

Duyên

Chi phí vượt

quá dự trù

ban đầu

Giảm thiểu rủi ro

Làm việc với khách hàng có thể chấp nhận khoản chi phí vượt quá

<10% Hồng Ngọc

Điều chỉnh chi phí cho các công việc sau

>10%

Ảnh hưởng

của thời tiết

Giảm thiểu rủi ro

Thuê địa điểm tổ chức gần một không gian tổ chức tiệc trong nhà (nhà hàng, khách sạn…)

Khi tìm kiếm địa điểm tổ chức

Đức Anh

Chuẩn bị lều bạt chuyên dụng

3 ngày trước khi

lễ cưới diễn ra

Sự cố kĩ thuật Giảm thiểu

rủi ro

3 nhân viên kĩ thuật thường xuyên kiểm tra

và sửa chữa kịp thời

Trước và trong khi tổ chức lễ cưới

Thanh Tùng

Chuẩn bị trang thiết bị thay thế

Không khắc phục được sự cố trong vòng 15 phút

Thiếu nhân

sự

Giảm thiểu rủi ro

Tuyển CTV Part- time

Điều chỉnh phân công nhân sự và thời gian làm việc

Khi lên kế hoạch nhân sự chạy chương trình

Khi có nhân viên xin nghỉ hoặc không đủ CTV

Thu

10

1 2 0 2 Timeline công việc 0.5

0 0.5

2 3 2 5 Địa điểm tổ chức 20 10 5 5

3 3 2 5 Dự trù chi phí 2.5

0.5 1 1

4 3 5 8 Hoàn thành thực hiện

KH 1.5 0.5 0.5 0.5

5 2 8 10 Sơ đồ các khu vực 2

1 1

6 6 10 16 Sơ bộ concept trang

7 2 16 18 Danh mục vật liệu

8 2 18 20 Hoàn thiện bản thiết

9 7 20 27 Chuẩn bị nguyên vật

10 1 27 28 Hoàn thiện trang trí

11 5 8 14 Kịch bản c/tr 2.5

0.5 0.5 0.5 0.5 0.5

12 5 13 19 Mời MC, ca sĩ ban

13 5 18 24 Nhân sự chạy chương

14 3 23 27 Chuẩn bị về kĩ thuật 10

3 3 4

15 2 8 10 Lựa chọn bên cung

cấp tiệc & đặt bàn 2 1 1

16 2 10 12 Hoàn thiện thực đơn 120 60 60

17 1 28 29 Chuẩn bị tiệc cưới 5

5

18 1 28 29 Chạy thử chương

19 1 29 30 Tổ chức lễ cưới 5

5

250 0 0.5 10.5 6 6 0.5 0.5 0.5 2.5 2.5 62.5 62.5 2.5 1 5 4 1 5 3 3 7 7 7 8 8 9 5 5 10 5

0 0.5 11 17 23 23.5 24 24.5 27 29.5 92 155 157 158 163 167 168 173 176 179 186 193 200 208 216 225 230 235 245 250

Cumulative Baseline Budget (PV)

Day total

Cumulative

50 100 150 200 250 300

VI Bảng đánh giá thành viên nhóm

Người đánh giá: Lương Thị Duyên (NT)

STT Tên thành viên Điểm thực

hiện công việc

Điểm đóng góp ý kiến

Điểm đánh giá chung