Quản trị điều hành dự án Tổ chức talkshow khởi ngiệp

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN BÀI TẬP NHÓM QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN ĐỀ TÀI TALKSHOW CÂU CHUYỆN KHỞI NGHIỆP CỦA SINH VIÊN 2 MỤC LỤC I BẢN TUYÊN BỐ MỤC TIÊU 3 1 Mục tiêu 3 2 Sản phẩm bàn giao bản kế hoạch dự án Talkshow khởi nghiệp cho sinh viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

-*** -

BÀI TẬP NHÓM QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN

ĐỀ TÀI TALKSHOW: CÂU CHUYỆN KHỞI NGHIỆP CỦA SINH VIÊN

MỤC LỤC

I/ BẢN TUYÊN BỐ MỤC TIÊU: 3

1 Mục tiêu 3

2 Sản phẩm bàn giao 3

3 Các mốc thời gian (Milestones) 3

4 Yêu cầu kĩ thuật 4

5 Các giới hạn đặt ra 4

II/ CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS): 5

1 Cấu trúc phân tách công việc Talkshow 6

2 Thiết kế và tổ chức Talkshow 6

III/ SƠ ĐỒ MẠNG DỰ ÁN (Project Network) 7

IV/ KẾ HOẠCH PHẢN ỨNG VỚI RỦI RO ( Risk Response Matrix) : 7

V/ BẢNG NGÂN SÁCH THEO THỜI GIAN (Time- phrased budget): 11

I/ BẢN TUYÊN BỐ MỤC TIÊU:

1 Mục tiêu

Tổ chức thành công talkshow về Khởi nghiệp dành cho sinh viên với quy mô 600 người tham gia với kinh phí 25 triệu đồng trong tháng 01/2020

2 Sản phẩm bàn giao

- Khách mời : gương mặt trẻ khởi nghiệp thành công

- Đối tượng hướng tới : Các bạn trẻ,các bạn sinh viên muốn tìm hiểu về khởi nghiệp, muốn học hỏi kinh nghiệm, nghe những câu chuyện của các anh chị

đã khởi nghiệp thành công

- Quy mô: 600 người

- Hình thức: talkshow offline

- Địa điểm: Phòng B101- B102 tầng hầm B1 Trường đại học Kinh tế Quốc dân

- Thời gian: 18h00 ngày 20/1/2021

3 Các mốc thời gian (Milestones)

3.1 Giai đoạn chuẩn bị (15/12/2020 - 12/01/2021)

• Lập kế hoạch triển khai talkshow “ Câu chuyện khởi nghiệp của sinh viên”: 15/12/2020

• Xin phép triển khai với các bộ phận có thẩm quyền của trường Đại học Kinh

tế quốc dân: 20/12/2020

• Tìm nhà tài trợ cho sự kiện: 25/12/2020

• Mời khách mời tham gia thảo luận chính trong talkshow là các startup nổi tiếng đặc biệt là những sinh viên tiêu biểu trong việc khởi nghiệp thành công của Trường đại học Kinh tế quốc dân: 28/12/2020

• Truyền thông, marketing cho sự kiện: 5/01/2021

• Thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, : 12/01/2021

3.2 Giai đoạn thực hiện: Diễn ra vào 18h00 ngày20/1/2021

Nội dung chương trình

Thời

gian

Nội Dung

17h30 - Thực hiện check-in sự kiện

- Ổn định hội trường

- Tiếp đón đoàn đại biểu, khách mời

- Chiếu slide giới thiệu chương trình, slide nhà tài trợ 18h00 - Các tiết mục mở màn giới thiệu khai mạc sự kiện

18h20 - Tuyên bố lý do, giới thiệu Đại biểu

- BTC phát biểu Khai mạc chương trình

18h40 - Các diễn giả chia sẻ kinh nghiệm, bài học về khởi nghiệp

19h20 - Thảo luận các câu hỏi của sinh viên trong sự kiện về câu chuyện khởi

nghiệp 19h50 - Tổng kết lại bài học kinh nghiệm về câu chuyện khởi nghiệp trong

sinh viên 19h55 - Minigame bốc thăm trúng thưởng những phần quà từ nhà tài trợ 20h10 - Chụp ảnh kỷ niệm cùng các khách mời

- Bế mạc sự kiện

4 Yêu cầu kĩ thuật

• Âm thanh:

- Chịu trách nhiệm đảm bảo âm thanh của các thiết bị được duy trì với chất

lượng tốt nhất

- Đặt mua các thiết bị âm thanh phù hợp và sản xuất các hiệu ứng âm

thanh cần thiết cho quá trình sản xuất

• Ánh sáng:

- Quyết định các loại đèn, thiết bị chiếu sáng thích hợp sẽ được sử dụng, set up vị trí các đèn, thiết bị phụ trợ, hiệu ứng và các thiết bị chuyên dụng

khác cần có để đạt được hiệu ứng mong muốn

- Đảm bảo chất lượng ánh sáng tốt nhất khi chương trình diễn ra

- Làm việc trong mọi buổi tổng duyệt và set up cho sự kiện

- Set up những trang thiết bị và các ký hiệu riêng biệt của mình để vận hành thiết bị từ bàn điều khiển, phải chịu trách nhiệm set up và vận hành

hệ thống từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc chương trình

• Âm nhạc:

- Nhạc đúng chủ đề, đúng thời lượng

• Loa máy, micro:

- Rõ tiếng, âm lượng vừa phải, không bị rè

5 Các giới hạn đặt ra

• Về người: 600 người tham gia

• Về kinh phí: 25.000.000 đồng

• Về thời gian: 20/01/2021

• Về thời lượng: 2 giờ 30 phút

Bản tuyên bố mục tiêu dự án

II/ CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS):

1 Cấu trúc phân tách công việc Talkshow

2 Thiết kế và tổ chức Talkshow

III/ SƠ ĐỒ MẠNG DỰ ÁN (Project Network)

IV KẾ HOẠCH PHẢN ỨNG VỚI RỦI RO ( Risk Response Matrix) :

1 Thiếu ngân sách (Không xin được tài trợ)

2 Lỗi kĩ thuật (Sân khấu, ánh sáng, loa máy)

3 Khách mời đến trễ, vắng mặt

4 Quá giờ dự kiến

5 Không đảm bảo an ninh sự kiện

6 Số lượng người tham gia <70%

7 Hoãn/huỷ chương trình do các yếu tố ngoại cảnh

STT Rủi ro Phản Hồi Kế hoạch dự trù Xảy ra

Người chịu trách nhiệm

1 Thiếu

ngân sách

Giảm rủi ro : cân đối, kiếm tra kĩ càng các khoản chi phí

- Đi tìm thêm nguồn tài trợ mới

- Bỏ các chi phí thực sự không cần thiết

Khi mà không dự trù được đầy đủ các khoản chi phí, chi tiếu không có kế hoạch

Chi

2

Khách

mời đến

trễ, vắng

mặt

Tránh rủi ro

- Xác nhận lại thời gian chương trình rõ ràng với khách mời

- Khách mời đến trễ : đẩy các chương trình khác lên, tìm cách dẫn dắt lôi kéo sự chú ý khán giả

- Khách vắng mặt : Cắt phần trả lời của khách mời đó, chuyển sang phần của các khách mời khác

Khi khách mời gặp trục trặc, có công việc đột xuất

Vi

3

Hoãn/

Hủy do

các yếu

tố ngoại

cảnh

Giữ rủi ro, chấp nhận rủi ro, chuyển sang một ngày khác

Chuyển sang ngày khác , thông báo cho khách mời và khán giả trên các phương tiện

Khi gặp các yếu tố ngoại cảnh như dịch bệnh, thời tiết xấu

Huyền

4

Số lượng

người

tham gia

nhỏ hơn

70% so

với dự

kiến

Giảm rủi ro -Tìm cách để thu hút nhiều khán giả hơn
- Truyền thông rộng rãi để tất cả các sinh viên, người quan tâm đều

có thể biết tới sự kiện

- Tiếp tục chương trình

- Tạo không khí sôi nổi, thú vị khiến khán giả tập trung, không ngại giao lưu với khách mời

Khi nhận thấy lượt tương tác, tiếp cận từ mọi người đến sự kiện chưa đủ

Quyên

5 Lỗi kĩ

thuật

- Giảm rủi ro Kiểm tra âm thanh, ánh sáng

kĩ càng lúc tổng duyệt

- Tương tác với khán giả theo cách khác

- Nhanh chóng sửa chữa lại sự cố

Khi tổng duyệt hoặc

sự cố bất ngờ diễn ra trong chương trình chính thức

Thư

6

Không

đảm bảo

an ninh

- Giảm rủi ro -Thiết chặt an ninh chương trình

-Ngăn cản ngay lập tức sự việc gây rối loạn chương trình

- Nếu đối tượng không chịu hợp tác, mời ra khỏi sự kiện

- Khi người dự sự kiện không kiềm soát được lí trí và hành động

- Khi có những đối tượng đã có âm mưu, mục đích chương trình từ trước

Minh

7 Quá giờ

dự kiến

- Tránh rủi ro

- Lên kế hoạch timeline chương trình một cách chính xác nhất có thể

- Lường trước được những thời gian có thể phát sinh

-Điều chỉnh lại thời gian chương trình: cắt bớt những mục không cần thiết

-Khi quá nhiều câu hỏi gửi về cho khách mời

-Khách mời chia sẻ quá chuyên tâm

Chi

ike

oo

Impact

Red zone (majoir risk)

Yellow zone (moderate risk)

Green zone (minor risk(

V/ BẢNG NGÂN SÁCH THEO THỜI GIAN (Time- phrased budget):

Đơn vị thời gian: Ngày Đơn vị tiền: Nghìn đồng