Các em hãy trả lời các câu hỏi có liên quan đến chữ what,how và why của môn quản trị học và các chương sau chương hoạch địch (7), chương thiết kế tổ chức thích nghi (10), chương lãnh đạo

TỔNG QUAN CHƯƠNG 7: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU Chương 7: cung cấp kiến thức về quy trình hoạch định và cách thức mà nhà quản trị xây dựng các kế hoạch có hiệu quả, các loại kế hoạ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

MÔN QUẢN TRỊ HỌC

Giảng viên : Nguyễn Hữu Nhuận

Sinh viên : Nguyễn Thị Thủy Tiên- số thứ tự: 94

Mã sinh viên : 31211024181

Mã lớp : 22C1MAN50200121

Đề bài: Các em hãy trả lời các câu hỏi có liên quan đến chữ what,how và why của môn

quản trị học và các chương sau: chương hoạch địch (7), chương thiết kế tổ chức thích nghi (10), chương lãnh đạo (15) và chương 19 : chất lượng và thực tiễn và việc vận dụng

4 chương vào thực tiễn quản trị ( Mối quan hệ giữa các chương)

MỤC LỤC

I TỔNG QUÁT VỀ MÔN QUẢN TRỊ HỌC

1 Những kiến thức của môn quản trị học?

2 Học bộ môn quản trị học như thế nào để trở thành những người quản trị trong tương lai?

3 Tại sao cần phải trang bị những kiến thức cần thiết của bộ môn quản trị học?

II TỔNG QUAN CHƯƠNG 7: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU

1 Chương 7: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU cung cấp kiến thức về cái gì?

2 Làm thế nào để có thể tiếp cận sáng tạo khi hoạch định?

3 Tại sao cần phải tiếp cận sáng tạo khi hoạch định?

III TỔNG QUAN CHƯƠNG 10: THIẾT KẾ TỔ CHỨC THÍCH NGHI

1 Chương 10 thiết kế tổ chức thích nghi cung cấp kiến thức về cái gì?

2 Làm thế nào để thiết kế các bộ phận trong cấu trúc một cách hiệu quả?

3 Tại sao một công ty, một tổ chức hay một doanh nghiệp cần phải thiết kế các bộ phận trong cấu trúc một cách hiệu quả?

IV TỔNG QUAN CHƯƠNG 15: LÃNH ĐẠO

1 Chương 15 lãnh đạo cung cấp kiến thức về cái gì?

2 Làm thế nào để lãnh đạo có hiệu quả?

3 Tại sao cần phải có kỹ năng lãnh đạo trong giai đoạn hiện nay?

V TỔNG QUAN CHƯƠNG 19: CHẤT LƯỢNG VÀ THỰC TIỄN

1 Những khái niệm về chất lượng và thực tiễn

2 Làm thế nào để có thể kiểm soát một cách hiệu quả?

3 Ứng dụng thực tế vào quy trình kiểm soát nhân viên của TH true mart

4 Tại sao cần phải kiểm soát chất lượng?

VI MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CHƯƠNG

Ví dụ về Công ty cổ phẩn BIT Sài Gòn để làm rõ mỗi quan hệ của hoạch định và thiết lậpmục tiêu, thiết kế tổ chức thích nghi, yếu tố lãnh đạo của những nhà quản trị tài ba và kiểm soát chất lượng và tài chính

I TỔNG QUÁT VỀ MÔN QUẢN TRỊ HỌC

1 Những kiến thức của môn quản trị học?

Bộ môn quản trị học cung cấp toàn diện những kỹ năng quản trị truyền thống và các nănglực quản trị mới cần thiết để vận hành tổ chức trong một môi trường đầy bất ổn đặc trưng bởi sự suy thoái kinh tế, mâu thuẫn chính trị và những thay đổi không lường trước được

2 Học bộ môn quản trị học như thế nào để trở thành những người quản trị trong tương lai?

Để học tốt bộ môn quản trị thì em đã xem qua giáo trình, tài liệu hướng dẫn mà giảng viên cung cấp

Học cách ứng dụng kiến thức của môn học vào các ví dụ thực tế Quản trị học là một phạm trù kiến thức rất là rộng lớn và nó nhường như ở bất cứ đâu trong cuộc sống hàng ngày Bản thân em để học tốt môn học này hơn thì trong quá trình học trên lớp đã lắng nghe những gì thầy giảng và liên hệ nó đến những tình huống đã xảy ra trong cuộc sống Những kiến thức đã học khiến em hiểu hơn về quy trình kinh doanh của công ty mà mìnhđang làm việc Máy chấm công ở công ty đó chính là một quy trình kiểm soát quá trình làm việc của các nhân viên để công ty dựa vào đó khen thưởng đối với nhân viên đi làm đầy đủ và nhắc nhở các nhân viên làm việc chưa nghiêm túc Đó chính là kiến thức của chương 19 đã học.Hiểu được mô hình SWOT của công ty và KPI khen thưởng để tạo động lực và tăng hiệu suất của nhân viên trong quá trình làm việc Đặt ra mô hình

SMART cho chính bản thân mình, để đạt được những mục tiêu trong quá trình học tập vàrèn luyện bản thân và nhiều kiến thức khác trong cuộc sống hàng ngày.Việc liên hệ những kiến thức đã học vào thực tế giúp bản thân em có thể học tốt môn học này hơn và

dễ dàng nhớ được những kiến thức đã học Chứ không phải là đơn thuần học thuộc lòng trong sách vở

3 Tại sao cần phải trang bị những kiến thức cần thiết của bộ môn quản trị học?

Thế giới mà những sinh viên ngày nay và là nhà quản trị tương lai phải làm việc đang trảiqua những biến động to lớn Các vụ bê bối về đạo đức, nhu cầu học tập các kỹ năng về quản trị khủng hoảng, kinh doanh điện tử, suy thoái kinh tế, tỷ lệ thất nghiệp tăng không kiềm chế được, sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ, toàn cầu hóa, đặt hàng toàn cầu,

sự kiểm soát ngày càng tăng của chính phủ, các thách thức đòi hỏi các nhà quản trị phải

có những kỹ năng để giải quyết những vấn đề và vượt qua những khủng hoảng

Bản thân em khi tốt nghiệp ra trường và tham gia vào thị trường lao động thì phải đối mặtvới sự canh tranh gay gắt từ các sinh viên ra trường khác để có cơ hội việc làm trong

tương lại Việc trang bị cho bản thân em những kiến thức của môn quản trị học và áp dụng nó vào thực tế sẽ giúp bản thân em có những bước đệm để nổi bật hơn và có cơ hội được chọn lựa hơn so với các ứng viên khác Quản trị học giúp em hiểu hơn về những hoạt động của doanh nghiệp và những điều xảy ra trong cuộc sống hằng ngày, giúp bản thân em tự tin hơn để giải quyết những khó khăn và biến cố xảy ra trong cuộc sống.

II TỔNG QUAN CHƯƠNG 7: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU

Chương 7: cung cấp kiến thức về quy trình hoạch định và cách thức mà nhà quản trị xây dựng các kế hoạch có hiệu quả, các loại kế hoạch giúp cho tổ chức đạt được các mục tiêu,công tác hoạch định: hoạch định tình huống, mô phỏng theo kịch bản, và hoạch định khủng hoảng

1 Chương 7: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU cung cấp kiến thức về cái gì?

1.1 Khái niệm về hoạch định:

Hoạch định là bao hàm việc xác định mục tiêu của tổ chức và làm rõ các phương tiện sử dụng để hoàn thành mục tiêu

Các cấp độ của kế hoạch và mục tiêu: quy trình hoạch định bắt đầu với việc tuyên bố một

sứ mệnh chính thức để khẳng định mục đích tồn tại của tổ chức

+Các nhà quản trị cấp cao thường chịu trách nhiệm thiết lập các kế hoạch và mục tiêu chiến lược hướng đến một cam kết đạt được hiệu quả và hiệu suất cho toàn bộ tổ chức.+ Các nhà quản trị cấp trung sẽ thiết lập các kế hoạch chiến thuật quan tâm nhiều đến hành động chủ yến mà đơn vị đó phải hoàn thành

+ Các nhà quản trị cấp thấp nhất phát triển các kế hoạch điều hành tập trung và các nhiệm vụ và quy trình cụ thể để góp phần hoàn thành các mục tiêu chiến thuật

Ví dụ hoạch định kinh doanh:

Tạo ra một thị trường mới

Một số công ty lớn đang mua đứt hoặc sáp nhập các đối thủ cạnh tranh để thúc ép thị trường non trẻ đây chính là chiến lược phổ biến được sử dụng bởi các công ty trong danhsách Fortune 500 để đạt được lợi thế trong một thị trường mới hoặc đang phát triển nhanhchóng Mua lại một công ty mới cho phép một công ty lớn hơn cạnh tranh trong một thị

trường mà trước đây nó vẫn chưa có sự có mặt mạnh mẽ trong khi vẫn giữ chân người sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Đo đạt tình huống

Kế hoạch thành công là kế hoạch xác định rõ cơ hội và thách thức mà công ty gặp phải khi hoạt động trên thị trường Vậy nên hầu hết các nhân sự cấp cao thường sử dụng mô hình SWOT để phân tích về công ty Mô hình SWOT miêu tả tiến trình bên trong (điểm mạnh, điểm yếu) trước khi định hình thời cơ và thách thức của môi trường bên ngoài

1.2 Quy trình hoạch định của tổ chức

Quy trình hoạch định của tổ chức bắt đầu với việc nhà quản trị phát triển một kế hoạch

tổng thể cho tổ chức trong đó xác định rõ tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chiến lược

Thứ hai, các nhà quản trị cần chuyển hóa kế hoạch thành hành động bằng cách xác

định các mục tiêu và kế hoạch chiến thuật, phát triển sơ đồ chiến lược để liên kết các mụctiêu, thiết lập các kế hoạch tình huống và kịch bản, xây dựng các đội thu thập và phân tích thông tin về đối thủ cạnh tranh Thứ 3, cần có các hoạt động điều hành cần thiết để hoàn thành mục tiêu Thiết lập mục tiêu và kế hoạch hoạt động, lựa chọn công cụ đo lường và kết quả cần đạt để xác định xem mọi việc có diễn ra theo đúng phương hướng hay không, và nhận dạng các mục tiêu có thể điều chỉnh cũng như kế hoạch ứng phó với khủng hoảng cần thực hiện Các công cụ triển khai kế hoạch bao gồm quản trị theo mục tiêu, bảng đo lường thực hiện, các kế hoạch đơn dụng và thực hiện giao quyền cho cấp dưới Và cuối cùng các nhà quản trị cần xem xét hoạt động hoạch định và xem xét hoạt động điều hành

1.3 Thiết lập mục tiêu trong các tổ chức

- Sứ mệnh của tổ chức được mô tả như là những giá trị, khát vọng và lý do tồn tại của tổ chức Một sứ mệnh được mô tả rõ ràng sẽ là nền tảng cho việc phát triển mục tiêu và các

kế hoạch ở những bước tiếp theo

Ví dụ về sứ mệnh của trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh: Nâng tầm tri

thức, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, hội nhập và chuyển giao toàn cầu; Tiên phong đổi mới, sáng tạo, phục vụ cộng đồng

Các mục tiêu chiến lược là một tuyên bố dứt khoát về việc tổ chức muốn đi đến đâu trong tương lai Các mục tiêu này gắn liền với tổ chức dưới góc độ tổng thể chứ không gắn liền với các đơn vị hay bộ phận trực thuộc cụ thể nào đó Các kế hoạch chiến lược xác định các tiến trình hành động thông qua đó tìm các thực hiện các mục tiêu chiến lược

Ví dụ về Viettel: Để phấn đấu hoàn thành mục tiêu trở thành doanh nghiệp chủ đạo kiến

tạo xã hội số tại Việt Nam, đạt doanh thu dịch vụ 100 nghìn tỷ vào năm 2025, Viettel Telecom đặt ra mục tiêu duy trì vị trí số một về thị phần di động và cố định băng rộng tại Việt Nam, đến 2025 kết nối Internet băng rộng và siêu băng rộng phủ đến 100% hộ gia đình

Các mục tiêu chiến thuật áp dụng cho các bộ phận quản trị cấp trung và nó mô tả những

gì đơn vị trực thuộc cần làm để giúp cho tổ chức hoàn thành được các mục tiêu tổng quát.Các kế hoạch chiến thuật sẽ được phát họa để hỗ trợ cho việc triển khai các kế hoạch chiến lược chủ yếu và hoàn thành một phần của chiến lược của công ty

Các kế hoạch của hoạt đông điều hành xác định các hành động hướng vào việc hoàn thành mục tiêu hoạt động và hỗ trợ cho các kế hoạch chiến thuật Các mục tiêu cần được định lượng và các kế hoạch của từng bộ phận sẽ mô tả cách thực hiện các mục tiêu

- Sử dụng sơ đồ chiến lược để liên kết các mục tiêu Sơ đồ chiến lược là một kỹ thuật đang được sử dụng phổ biến để liên kết các cấp bậc mục tiêu trong một tổ chức và nó thể hiện trực quan các yếu tố thúc đẩy sự thành công của tổ chức Sơ đồ chiến lược cũng là một phương tiện tốt để truyền thông các mục tiêu cho mọi người lao động để họ có thể nhận thức được những phần việc mà họ phải làm trong quá trình hỗ trợ cho tổ chức hoàn thành được sứ mệnh của mình

1.4 Hoạch định hoạt động điều hành

- Tiêu chuẩn của các mục tiêu có hiệu quả

+ Các mục tiêu cần cụ thể và có thể đo lường được

+ Các mục tiêu cần phải xác định mốc thời gian hoàn thành

+ Các mục tiêu cần bao trùm các lĩnh vực thể hiện kết quả

+ Các mục tiêu cần có tính thách thức nhưng cần thực hiện được

+ Các mục tiêu cũng cần liên kết với các phần thưởng

Quản trị theo mục tiêu ( MBO)

(1) Thiết lập các mục tiêu Các nhà quản trị cần lưu ý đến các tiêu chuẩn của các mục tiêu

có hiệu quả được đề cập ở phần trên và đảm bảo có sự phân công trách nhiệm cho việc thực hiện mục tiêu

(2) Phát triển các kế hoạch hành động Các kế hoạch hành động được vạch ra cho từng cánhân và bộ phân.

(3) Xem xét lại tiến trình Việc xem xét lại định kỳ sẽ cho phép các nhà quản trị và người lao động biết rằng họ có đi đúng hướng hay không, nếu không thì cần có hành động điều chỉnh nào

(4) Đánh giá tổng thể việc thực hiện Việc đánh giá cho từng bộ phận và toàn thể công ty

sẽ giúp định hình các mục tiêu cho năm sắp tới và chu kỳ MBO sẽ được lặp lại theo năm.Các lợi ích của MBO

Các mục tiêu của công ty sẽ dễ dàng hoàn thành hơn khi chúng được quan tâm nhiều bởi các nhà quản trị và người lao động

Việc thực hiện công việc sẽ được cải thiện khi người lao động cam kết hoàn thành các mục tiêu và được động viên vởi vì họ được hỗ trợ trong việc quyết định những gì được kỳvọng và được tự do xoay sở theo cách thích hợp đối với họ

Các mục tiêu ở cấp thấp hơn được liên kết với mục tiêu ở cấp thấp hơn được liên kết với mục tiêu ở cấp cao hơn và như thế sẽ đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu ở cấp cao nhất

Ví dụ về Quản Trị Theo Mục Tiêu (MBO): Các mục tiêu của MBO có tính phân tầng

rất rõ Ở mỗi một cấp độ trong công ty, các mục tiêu sẽ được chia nhỏ thành các mục tiêunhỏ hơn, nhằm đóng góp vào sự thành công của mục tiêu lớn toàn công ty

Mục tiêu ở cấp công ty (MBO Công ty): Trở thành công ty chiếm thị phần lớn nhất ngànhphần mềm quản lý nhân sự

Khi mục tiêu này được đưa ra, từng phòng ban sẽ thiết lập các mục tiêu phù hợp theo định hướng của mục tiêu trên

− MBO Kinh Doanh

Mở rộng doanh số ra nước ngoài 10%

Tăng tỷ lệ duy trì khách hàng lên 90%

Tăng tổng lợi nhuận lên 10%

Tỷ lệ thắng các dự án đấu thầu đạt trên 80%

Giảm chu kỳ bán hàng xuống còn dưới 3 tháng/khách hàng

Các kế hoạch đơn dụng và thường trực

Các kế hoạch đơn dụng được phát thảo để đạt được một tập hợp các mục tiêu hầu như không xuất hiện trở lại một lần nữa trong tương lai Các kế hoạch đơn dụng thường là cácchương trình và dự án

Các kế hoạch thường trực là những kế hoạch ứng phó với những tình huống đang xuất hiện lặp đi lặp lại trong tổ chức Các kế hoạch thường trực cơ bản bao gồm các chính sách, quy định, quy trình của tổ chức

1.5 Lợi ích và giới hạn của việc hoạch định

Các hoạt động hoạch định thường có tác động tích cực đến kết quả hoạt động của công ty:

Các kế hoạch và mục tiêu là nguồn lực tạo nên sự cam kết và động viên

Các mục tiêu và kết hoạch sẽ hướng dẫn sự phân bổ nguồn lực

Các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn hành động

Các mục tiêu và kế hoạch sẽ thiết lập một chuẩn mực cho việc thực hiện

Hoạch định có thể gây tổn thương cho việc thực hiện của tổ chức theo một số cách

Các mục tiêu và kế hoạch có thể tạo nên một cảm nhận sai lầm về sự chắc chắn

Các mục tiêu và kế hoạch có thể gây nên sự cứng nhắc trong một môi trường đầy biến động

Các mục tiêu và kế hoạch khoongg tạo điều kiện cho những cách thức sáng tạo và tư duy trực giác

1.6 Hoạch định trong điều kiện môi trường bất ổn

- Hoạch định tình huống: Các nhà quản trị có thể phát triền các phương án tương lai đa dạng để giúp họ hình thành các kế hoạch mang tính thích ứng hơn Các nhà quản trị sau

đó cần dự báo một danh mục các phản ứng có thể thay thế lẫn nhau cho các tình huống tác động từ cao đến thấp, đặc biệt là các tình huống xấu

- Xây dựng kịch bản Liên quan đến việc xem xét các xu hướng hiện tại và các khả năng mang tính không liên tục có thể hình dung trước trong tương lại

- Quản trị khủng hoảng: nhằm đảm bảo ứng phó với những sự kiện không mong đợi xuất hiện một cách bất ngờ mang tính tàn phá 2 giai đoạn cơ bản của hoạch định khủng hoảng: ngăn ngừa khủng hoảng và chuẩn bị khủng hoảng

2 Làm thế nào để có thể tiếp cận sáng tạo khi hoạch định?

- Thiết lập các mục tiêu có tính nới giãn để đạt sự tuyệt hảo là những mục tiêu có tính

hợp lý nhưng đầy tham vọng Các mục tiêu cần rõ ràng, hấp dẫn, và đầy hình tượng để cóthể kích thích nhận viên và tạo ra sự tuyệt hảo

- Sử dụng các bảng đo lường thực hiện để các nhà quản trị cấp cao theo dõi xem việc

hoạt động kinh doanh có đi đúng đường hay không dựa trên: doanh số của từng thị

trường mục tiêu, số lượng sản phẩm bị lùi đơn hàng,

- Triển khai các đội thu thập thông tin tình báo giúp các nhà quản trị có những thông

tin tốt để tiến hành lựa chọn các kế hoạch và mục tiêu trong điều kiện đầy đủ thông tin

2.1 Ứng dụng của tiếp cận sáng tạo khi hoạch định

- BIT Academy là thành viên của Công ty Cổ phần BIT Sài Gòn, BIT Academy cung cấp

4 gói dịch vụ Content Marketing từ cơ bản đến chuyên sâu tuỳ thuộc vào từng mảng dịch

vụ là Content Website hay là Content Fanpage

-Để giảm sự canh tranh khốc liệt đến từ các đối thủ hiện hữu và đối thủ mới gia nhập thị trường, là những doanh nghiệp trong nước và nước ngoài, thì Công ty Cổ phần BIT Sài Gòn đã chọn một hướng đi khôn ngoan hơn đó là mở rộng thị trường ở các khu vực lân cận thành phố Hồ Chí Minh BIT Agency hoạt động rải rác ở các tỉnh/thành phố lớn của Việt Nam, nhưng tập trung hoạt động nhiều nhất ở thị trường Đông Nam Bộ, Tây

Nguyên, đặc biệt là tỉnh Đăk Lăk - nơi tập trung đông các công ty sản xuất, thương mại

và dịch vụ về những sản phẩm được làm từ cao su và cà phê

- Những đối thủ trực tiếp của BIT Agency trên thị trường là các công ty cung cấp dịch vụ truyền thông - marketing vừa và nhỏ, đặc biệt là mảng dịch vụ Content Marketing như:

Go Branding, Best SEO, GoUp, Ngoài ra, hiện nay có rất nhiều đơn vị, tổ chức cung cấp dịch vụ Content Marketing trên phạm vi toàn quốc thông qua các nền tảng mạng xã hội Do đó, có thể nói tình hình cạnh tranh ở lĩnh vực này khá khốc liệt và một công ty muốn phát triển bền vững thì chỉ có con đường không thể phù hợp hơn đó là cạnh tranh bằng chất lượng dịch vụ

Và đó cũng là động lực phát triển của BIT, BIT luôn hướng đến việc tạo ra giá trị thực vàmang lại hiệu quả cao trong kinh doanh cho khách hàng của mình

Bằng những đóng góp của BIT Group vào sự phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin

và sự phát triển đất nước nói chung, tập thể và cá nhân BIT Group đã vinh dự nhận một

số giải thưởng, danh hiệu, bằng khen danh giá của các Bộ, Ban ngành Trung ương và Bằng khen của UBND các tỉnh, thành phố, Bằng khen của các hiệp hội, tổ chức, trong

và ngoài nước

3 Tại sao cần phải tiếp cận sáng tạo khi hoạch định?

Đặc biệt, trong bối cảnh hiện nay, cuộc khủng hoảng toàn cầu do đại dịch Covid-19 gây

ra, đang dẫn đến một loạt những biến động lớn như: sự thay đổi về cách thức làm việc và lối sống của con người; những sức ép mới về y tế, tài chính, chính trị – an ninh… đặt ra cho các chính phủ trong công cuộc chống Covid-19 và phục hồi kinh tế sau đại dịch… Trong bối cảnh môi trường của khu vực công biến động nhanh và không dự đoán trước được như hiện tại, các nhà quản trị và các doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng phản ứngmột cách bị động nếu thiếu đi tầm nhìn và sứ mệnh dài hạn của tổ chức

Thực tế cho thấy: -Năm 2020-2021, sự bùng phát của đại dịch Covid-19 gây ra những tácđộng lớn đến mọi hoạt động của nền kinh tế Trong khi nhiều doanh nghiệp du lịch và F&B phải “điêu đứng” thì đây lại là cơ hội để Digital Marketing nói chung và Content Marketing nói riêng bước vào giai đoạn phát triển mạnh mẽ Điều này thể hiện rất rõ trong sự thay đổi về hành vi của người dùng qua các nền tảng số, quá trình mua sắm và

sự thâm nhập mạnh mẽ của Internet vào nông thông Việt Nam Vì vậy, một trong những bài toán lớn dành cho các doanh nghiệp là xây dựng chiến lược Marketing phù hợp, từ đó

vượt qua khó khăn và tận dụng những cơ hội mà đại dịch mang lại Việc tiếp cận sáng

tạo khi hoạch định giúp Công ty Cổ phần BIT Sài Gòn dễ dàng thu hút và tiếp cận thêm

nhiều khách hàng mới và ngày càng đứng vững và thành công trong lĩnh vực marketing

III TỔNG QUAN CHƯƠNG 10: THIẾT KẾ TỔ CHỨC THÍCH NGHI

Chương này phân tích các điểm mạnh và điểm yếu tương ứng với mỗi cách tiếp cận tổ chức theo kiểu truyền thống và hiện đại Các quan điểm mới về sự phối hợp các mối quan

hệ, gia tăng sự công tác và phối hợp theo chiều ngang, và mô tả các yếu tố ngữ cảnh tác động đến sự định hình cấu trúc tổ chức như chiến lược và công nghệ

1 Chương 10 thiết kế tổ chức thích nghi cung cấp kiến thức về cái gì?

1.1 Thiết lập cấu trúc theo chiều dọc

Cấu trúc tổ chức được định nghĩa là: (1)Một tập hợp các nhiệm vụ chính thức được giaocho các cá nhân và bộ phận , (2) Việc thiết lập các quan hệ báo cáo chính thức,(3) Việc thiết kế hệ thống đảm bảo sự phối hợp có hiệu quả

1.2 Chuyên môn hóa công việc

Chuyên môn hoá công việc là cấp độ mà các nhiệm vụ tổ chức được chia thành các công việc cá nhân; còn được gọi là phân công lao động

1.3 Chuỗi mệnh lệnh

Chuỗi mệnh lệnh là một chuỗi quyền lực liên tục liên kết tất cả các cá nhân trong tổ chức

và xác định người nào sẽ báo cáo cho người nào

Quyền lực được gắn với vị trí chứ không phải con người

Quyền lực được phân cấp từ trên xuống theo chiều dọc của hệ thống cấp bậc

Quyền lực phải được sự chấp nhận của cấp dưới

- Trách nhiệm là nghĩa về thực hiện một công việc hay một hoạt động được phân công

Trách nhiệm báo cáo là một cơ chế được sử dụng để tạo sự tương thích giữa quyền lực

và trách nhiệm

- Uỷ quyền là một quá trình mà các nhà quản trị sử dụng việc giao quyền và trách nhiệm

cho những người giữ vị trí thấp hơn

- Các bộ phận tuyến: thực hiện nhiệm về kinh doanh chính : Bán hàng và Sản xuất

- Các bộ phận tham mưu hỗ trợ các bộ phận : Tiếp thị, Quan hệ với người lao động,

Nghiên cứu, Kế toán, Nguồn nhân lực

- Quyền lực theo tuyến thể hiện quyền lực chính thức của một con người trong việc chỉ

huy và kiểm soát nhân viên dưới quyền trực tiếp

- Quyền lực tham mưu có mức độ hạn hẹp hơn và bao gồm quyền đưa ra lời khuyên,

khuyến cáo, và tư vấn về lĩnh vực chuyên môn

Phạm vi quản trị: Số lượng người nhân viên trực tiếp báo cáo cho một nhà quản trị cấp

trên

1.4 Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức

Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức theo kiểu truyền thống hoặc theo chiều dọc sẽbao gồm:

Cấu trúc chức năng: thường được gọi là cấu trúc chữ U Mỗi bộ phận chức năng sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động có liên quan đến chức năng của mình trong toàn bộ tổ chức

Điều này dẫn đến khó khăn trong việc chỉ ra trách nhiệm của người vi phạm nếu quy trình hoạt động có vấn đề hoặc không hiệu quả.

Cấu trúc theo bộ phận độc lập: thường được gọi là cấu trục M hay cấu trúc phân quyền Mỗi bộ phận được hình thành dựa trên trách nhiệm về một sản phẩm , dịch vụ, nhóm sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh, hay các trung tâm tạo ra những lợi nhuận riêng biệt

Cấu trúc tổ chức theo ma trận: là một sự phát triển dựa trên nền tảng của hai cách tiếp cậntrên để cải thiện sự phối hợp theo chiều ngang và sự chia sẻ thông tin Một đặc trưng riêng biết của tiếp cận theo chiều ngang đó chính là hai dòng quyền lực Cấu trúc theo chiều dọc cho phép thực hiện kiếm soát theo chiều dọc cho phép thực hiện việc kiểm soáttruyền thống theo phạm vị chức năng, và cơ cấu theo chiều ngang cho phép sự phối hợp giữa các bộ phận

2 Làm thế nào để thiết kế các bộ phận trong cấu trúc một cách hiệu quả?

Khi các tổ chức tăng trưởng và phát triển, sẽ có hai điều cần chú ý Thứ nhất, các vị trí và

bộ phận mới sẽ được thêm vào cơ cấu tổ chức để giải quyết các nhu cầu của môi trường bên ngoài hay chiến lược.Thứ hai, các nhà quản trị cấp cao cần tìm kiếm một phương thức để liên kết các bộ phận lại với nhau:

Sự phối hợp: việc điều chỉnh và đồng bộ tất cả các hoạt động đa dạng giữa các cá nhân

và bộ phận khác nhau

Sự cộng tác: nỗ lực kiến kết giữa con người từ hai bộ phận trở lên để tạo ra những kết

quả đáp ứng một mục đích chung hoặc một mục đích được chia sẻ

Lực lượng đặc nhiệm: là một đội hay một ủy ban tạm thời được hình thành để giải quyết

một vấn đề liên quan đến nhiều bô phận Các thành viên của lực lượng đặc nhiệm đại diện cho bộ phận của họ và chia sẻ thông tin để đả bảo sự phối hợp

Đội đa chức năng (cấu trúc đội): thúc đẩy sự hợp tác theo chiều nganh vì các thành viên

tham gia đến từ các bộ phận khác nhau sẽ gặp mặt để giải quyết các vấn đề diễn ra liên quan đến lợi ích chung Tính chất tương đương với lực lượng đặc nhiệm nhưng mang tínhdài hạn hơn

Giám đốc dự án: là người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động của nhiều bộ phận

để hoàn thành một dự án cụ thể

Phối hợp mối quan hệ: Đây là mức độ cao nhất của phối hợp theo chiều ngang Truyền

thông giải quyết vấn đề có tính chất đúng lúc và thường xuyên được thực hiện thông qua mối quan hệ của con người về các mục tiêu kiến thức được chia sẻ và sự tôn trọng lẫn nhau

2.2 Các yếu tố định hình cấu trúc tổ chức

Cấu trúc tương thích với chiến lược: các nhà quản trị cần cố gắng lớn trong việc lựa

chọn chiến lược và cấu trúc sao cho chúng phù hợp với nhau Hai thuật ngữ cấu trúc cơ học và hữu cơ có thể được sử dụng để giải thích các cách thiết kế cấu trúc tổ chức để tạo

sự phù hợp với chiến lược và môi trường

Cấu trúc thích hợp với công nghệ:

-Sản xuất theo đơn chiếc và lô hàng nhỏ

-Sản xuất theo lô hàng lớn và hàng loạt

-Công nghệ sản xuất liên tục

Bởi sự khác nhau về sự phức tạp trong kỹ thuật, thế cho nên trong công nghệ sản xuất hàng loạt yêu cầu sự tập trung hóa cao hơn hẳn 2 hình thức công nghệ còn lại Phạm vi của nhà quản trị cấp thấp cũng lớn hơn trong loại hình sản xuất hàng loạt… Cấu trúc hữu

cơ thường phù hợp với loại hình xản xuất lô hàng nhỏ, còn cấu trúc theo chiều dọc chặt chẽ phù hợp với loại hình sản xuất hàng loạt…

•Công nghệ trong lĩnh vực dịch vụ: đầu ra mang tính vô hình, có mối quan hệ trực tiếp

với khách hàng

-Đầu ra mang tính vô hình: Dịch vụ được tiêu dùng trực tiếp và biến mất sau khi tiêu

dùng Các hàng hóa vật chất có thể sản xuất ở thời điểm này và dự trữ sang thời điểm khác

-Có mối quan hệ trực tiếp với khách hàng: Nhân viên và khách hàng tương tác trực

tiếp để cung cấp và mua dịch vụ

2.3 ứng dụng thực tế vận dụng thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức

Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần BIT Sài Gòn

Chủ tịch

CEO