Chương 3 BẢN CHẤT XÃ HỘI CỦA GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC

SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾPa Tri giác xã hội  Là sự tri giác của chủ thể không chỉ với các đối tượng của thế giới vật chất mà còn với cả những khách thể xã hội những người khác

Chương 3 BẢN CHẤT XÃ HỘI CỦA GIAO TIẾP

VÀ GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC

I BẢN CHẤT XÃ HỘI CỦA GIAO TIẾP

1 GIAO TIẾP LÀ 1 QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

a) Các thành tố của hành vi giao tiếp

Bộ phát/ bộ thu: con người cụ thể, được hình thành và phát triển trong quá trình phát triển lịch sử xã hội

VD: cụ thể con người ngày càng hoàn thiện, luôn mang dấu ấn của xã hội

1 GIAO TIẾP NHƯ 1 QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

 Nội dung giao tiếp: thông tin, những vấn đề trong cuộc sống xã hội của con người

– Kiến thức khoa học được loài người khám phá, tích lũy

– Hành vi ứng xử mỗi thời kỳ lịch sử xã hội khác nhau, ngày càng hoàn chỉnh, văn minh

– Các thế hệ con người kế thừa kinh nghiệm lao động của nhau ngày càng văn minh,phát minh sáng chế những công cụ lao động tinh vi, phức tạp đáp ứng nhu cầu ngày càng cao

1 GIAO TIẾP NHƯ 1 QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

 Phương tiện giao tiếp:

– Ngôn ngữ: 1 phương tiện giao tiếp chỉ nảy sinh trong môi trường xã hội loài người, đặc trưng cho con người

– Phi ngôn ngữ: được hình thành trong xã hội, được xã hội thống nhất 1 cách tự nhiên trong xã hội loại người (cử chỉ, hành vi) để con người biểu lộ cảm xúc và truyền cảm xúc cho nhau trong quá trình sống và lao động cùng nhau

1 GIAO TIẾP NHƯ 1 QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

• Sự biểu lộ nét mặt để nói lên cảm xúc, trạng thái tâm lý của con người chỉ có thể diễn ra ở con người sống trong môi trường xã hội (giải mã được nét mặt chỉ có ở con người mà động vật không có)

• Các phương tiện truyền thông là 1 tiến bộ của xã hội loài người, làm cho giao tiếp mang tính công cộng, mở rộng phạm vi giao tiếp, thông tin truyền đi nhanh hơn, có hiệu quả hơn, góp phần điều chỉnh và điều khiển xã hội

1 GIAO TIẾP NHƯ 1 QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

1 GIAO TIẾP NHƯ 1 QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

b) Mạng giao tiếp:

– Được hình thành tùy thuộc vào:

• Số người tham dự

• Tính chất phức tạp của thông điệp

• Quan hệ thứ bậc của các thành viên

• Mức độ tin cậy của thông tin

1 GIAO TIẾP NHƯ 1 QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

b) Mạng giao tiếp:

– Có ảnh hưởng đến:

• Khả năng thu thông tin

• Hiệu quả giao tiếp

• Khả năng giữ vai trò trong nhóm xã hội

• Mức độ thỏa mãn của thành viên trong nhóm

1 GIAO TIẾP NHƯ 1 QUÁ TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

a) Tri giác xã hội

 Là sự tri giác của chủ thể không chỉ với các đối tượng của thế giới vật chất mà còn với cả những khách thể xã hội (những người khác, các nhóm, các giai cấp, các dân tộc v.v…) và các tình huống xã hội.

– Tri giác: sử dụng các giác quan để tiếp cận với khách quan để hiểu biết khách quan

– Khách quan: chủ yếu là con người (cá nhân, nhóm)

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

a) Tri giác xã hội

 Đặc trưng của tri giác khách thể xã hội:

– Không thụ động, dửng dưng, thờ ơ với chủ thể thế giới

– Chủ thể thế giới quan tâm tới việc giải thích ý nghĩa, giá trị của khách thể thế giới, không quan tâm đến các đặc điểm làm nảy sinh hình ảnh (đặc điểm bề ngoài: hành vi, cử chỉ…)

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

a) Tri giác xã hội

 Đặc trưng của tri giác khách thể xã hội:

– Chủ yếu là nhận thức và xúc cảm

• Nhận thức: có ý nghĩa hay không? Thỏa mãn như thế nào?

• Xúc cảm biểu lộ → ảnh hưởng nhận thức VD: yêu nên tốt, ghét nên xấu

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

a) Tri giác xã hội

 Căn cứ vào mối tương quan giữa chủ thể và khách thể thế giới:

– Tri giác liên nhân cách

– Tự tri giác

– Tri giác liên nhóm

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

b) Quan hệ liên nhân cách

 Là những mối liên hệ qua lại giữa con người với con người

 Được biểu hiện một cách khách quan trong tính chất và phương thức ảnh hưởng qua lại lẫn nhau giữa con người với con người trong quá trình hoạt động cùng nhau và trong giao tiếp.

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

b) Quan hệ liên nhân cách

– Thể nghiệm chủ quan: yếu tố tâm lý diễn ra ở mỗi người và mang sắc thái khác nhau

– Biểu hiện khách quan:

• Tính chất: quan hệ vai xã hội, vị trí xã hội

• Hành vi cử chỉ: mang tính lịch sử xã hội mà không mang tính cá nhân

– Được diễn ra: trùng hợp, đối lập, trung tính

– Xác định vị trí cá nhân: ngôi sao, được tập thể yêu mến, được mọi người chấp nhận, bị lãng quên, bị tẩy chay.

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Bắt chước

- Là sự mô phỏng, tái tạo, lặp lại những hành vi, cách suy nghĩ, các tâm trạng của các cá nhân khác trong đời sống xã hội

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Bắt chước

- Có vai trò chính trong việc tạo ra sự đồng nhất giữa các cá nhân trong các nhóm xã hội, nhờ đó nó có thể tạo ra các đặc trưng của các nhóm xã hội khác nhau

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Bắt chước

• Là con đường cơ bản của phát triển và tồn tại xã hội

• Là chuẩn mực giá trị của nhóm được nảy sinh ra từ sự bắt chước

• Có 2 mức độ:

 Nguyên mẫu

 Có chọn lọc

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Lây lan

- Các hiện tượng tâm lý xã hội như tâm trạng căng thẳng lo âu, thậm chí hoảng loạn hay ngược lại, sự hưng phấn, quá khích của các nhóm người

- Do sự lây lan của các cảm xúc, hành vi từ một số cá nhân này sang những cá nhân khác

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Lây lan

- Được hiểu là sự lan truyền xúc cảm, hành vi từ cá nhân này sang cá nhân khác, từ nhóm người này sang nhóm người khác làm cho người khác / nhóm người khác cũng có xúc cảm, hành vi như vậy

VD: vui, buồn, phấn khích, cuồng nhiệt …

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Lây lan

- Cơ chế lây lan được coi là bản chất xã hội của con người

• Con người không có chủ định

• Bắt chước 1 cách vô thức

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Lây lan

- Nhờ cơ chế này, trong đời sống xã hội có hiện tượng “cộng

cảm” được khuếch đại nhiều lần, là điều kiện thuận lợi cho sự

gắn bó giữa các cá nhân trong nhóm và cộng đồng

VD: sợ hãi → hoảng loạn, niềm vui → cuồng nhiệt, tức giận

→ cuồng nộ

- Các xúc cảm tiêu cực và tích cực đều có thể được lây lan

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Lây lan

- Chủ động tạo ra sự lây lan các xúc cảm tích cực và ngăn chặn

sự lây lan các xúc cảm tiêu cực trong nhóm, cộng đồng

VD: tràng vỗ tay trong buổi biểu diễn nghệ thuật, cổ vũ các trận đấu trên sân vận động …

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP c) Qui luật của sự tác động qua lại

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Ám thị

- Người bị ám thị không mất ý thức nhưng mất khả năng suy xét, phê phán do vậy dễ bị thuyết phục và dễ bị điều khiển

- Quá trình diễn ra ám thị có một số đặc điểm:

• Sự chuyển giao thông tin dựa vào việc tiếp nhận thông tin một cách không phê phán

• Sự tác động tích cực của 1 người tới 1 người hay 1 nhóm người

• Thông tin truyền đi 1 chiều

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Ám thị

- Quá trình diễn ra ám thị có một số đặc điểm:

• Trạng thái 2 người khác nhau

- Kết quả ám thị phụ thuộc vào:

• Tuổi tác

• Thể lực kém

• Uy tín của người tiến hành ám thị

• Đặc điểm nhân cách của người bị ám thị

- Ám thị được sử dụng trong: tuyên truyền, quảng cáo

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

 Thuyết phục

- Là kỹ năng đưa ra những tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích, lý giải có chứng cứ, luận lý làm cho người khác thấy đúng, thấy tin mà làm theo

2 SỰ TÁC ĐỘNG QUA LẠI TRONG GIAO TIẾP

c) Qui luật của sự tác động qua lại

- Mức độ thuyết phục phụ thuộc vào:

• Thái độ: chân thành, nhiệt tình, …

• Uy tín: sự tín nhiệm, tin tưởng, mến mộ, …

• Kinh nghiệm: cách thức thuyết phục, trình độ, nhận thức, vấn đề thuyết phục, …

Để thuyết phục thành công

Cần xây dựng bầu không khí bình đẳng

Cần tôn trọng và lắng nghe người đối thoại

Thuyết phục phải có cơ sở và những luận cứ - luận chứng khoa học

Cần một chuỗi những lời nói và hành vi tích cực

Tác động đồng bộ đến nhận thức, tình cảm và ý chí của người đối thoại

Sử dụng đa dạng các kỹ thuật thuyết phục

II GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC.

1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức:

a) Tổ chức là sự kết hợp một cách có ý thức, ý chí hay nỗ lực chung của nhiều người

 Tập hợp các cách thức trong đó lao động được phân công và sắp xếp theo các nhiệm vụ cụ thể.

 Tổ chức có các quy tắc chi tiết chính thức (các quy tắc bằng văn bản có giá trị pháp lý) về cơ cấu và phân công trách nhiệm giữa các thành viên của nó

II Giao tiếp trong tổ chức.

1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức: b) Cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu chính thức.

 Cơ cấu không chính thức.

Hiệu trưởng

Trưởng khoa

GDH Trưởng phòng Tổ chức Trưởng phòng Đào tạo GĐ Trung tâm Tin học

Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên

Các Giáo viên Thư kí &

Giáo vụ khoa

- Mỗi vị trí nằm dưới người lãnh đạo cao nhất, chỉ chịu sự điều hành duy nhất của người lãnh đạo đó  người đảm nhiệm vị trí cấp trên có quyền chỉ đạo và quản lí công việc của những người cấp dưới cùng tuyến

- Mối quan hệ này tạo ra một chuỗi các mệnh lệnh và kiểm soát từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất trong tổ chức

- Mối quan hệ trực tuyến cho thấy phạm

vi quyền hạn của mỗi người trong tổ chức:

 Phải báo cáo cho ai?

 Được quyền chỉ huy những ai?

Một người ở vị trí càng cao thì phạm vi quyền hạn càng lớn

 Ở vị trí nào trong tổ chức?

 Các mối quan hệ chính thức trong

tổ chức

 Quan hệ quản lí kết hợp

Giám đốc Sản xuất

Trợ lí Giám đốc

Sản xuất

Quản đốc phân xưởng

- Trợ lí giám đốc sản xuất có trách nhiệm

tư vấn cho các quản đốc phân xưởng, phối hợp giữa các quản đốc và tư vấn các giải pháp để giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn  đây là mối quan hệ quản lí kết hợp.

- Các quản đốc có thể xem trợ lí giám đốc sản xuất như là chuyên viên tư vấn và nguồn cung cấp thông tin, không phải là người chỉ huy công việc của họ, họ có thể liên hệ trực tiếp với giám đốc sản xuất nếu có vướng mắc

- Mô hình này cần thiết khi tổ chức phát triển, nhất là người quản lí thường không có những hiểu biết đầy đủ và thiếu kinh nghiệm quản lí.

Lưu ý : Cần có sự thống nhất về phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lí có liên quan, tránh tình trạng mập mờ hay lẫn lộn quyền lực, từ đó có thể gây xung đột giữa giám đốc sản xuất – trợ lí – quản đốc.

 Các mối quan hệ chính thức trong

tổ chức

 Mối quan hệ quản lí chức năng

Hiệu trưởng Trưởng phòng

Tài chính Trưởng phòng Tổ chức Trưởng phòng Đào tạo Quan hệ Quốc tế

- Quan hệ chức năng tồn tại giữa cấp quản lí trực tiếp và các chuyên viên nghiệp vụ làm việc tại các bộ phận chức năng.

- Các phòng ban không có quyền can thiệp vào các hoạt động của nhau mà chỉ là phối hợp với nhau.

 Mối quan hệ quản lí ma trận

Hiệu trưởng

GĐ Trung tâm

Ngoại ngữ Trưởng khoa Ngoại ngữ Trưởng khoa GDH Trưởng phòng Tài vụ

Giáo viên Ngoại ngữ

Nhân viên Giáo vụ Nhân viên Kế toán

- Mỗi nhân viên chịu sự quản lí của hai nhà quản lí.

- Bốn nhà quản lí phải chịu sự quản lí của cấp quản lí cao hơn.

2 GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC

a) Theo chiều dọc (từ trên xuống)

Giao tiếp từ trên xuống được dùng cho 4 mục đích:

- Đáp ứng, phản hồi ý kiến của nhân viên

- Khuyến khích sự tham gia của cấp dưới

- Động viên, gây thiện cảm đối với nhân viên

- Giải thích những tiêu chuẩn đặt ra

Một trong những nguy hiểm lớn nhất của luồng giao tiếp này là: thông tin có thể bị cắt xén (bị bóp méo)  nó không còn phù hợp khi đi qua các cấp thừa hành.

* Một người giữ vị trí càng cao trong tổ chức thì kiến thức của người đó càng phải rộng về tổng thể tổ chức và các mục đích của nó

Do vậy ta phải chú ý tới những vấn đề sau:

• * Các thông điệp đi từ trên xuống có thể thay đổi về kích thước qui mô (cả thông điệp miệng lẫn văn bản)

Để tránh tình trạng này thì người quản

lí cần phải:

- Giao việc

- Ra mệnh lệnh

Tóm lại, với cấp dưới, lãnh đạo cần:

- Hãy để họ nói hết những điều họ muốn nói

- Lắng nghe ý kiến của cấp dưới trước khi phản ứng lại

- Tìm ra ưu điểm nào đó trước khi phê bình

- Sức mạnh của lời khen công khai

- Thừa nhận mình sai (nếu có)

- Hãy xin họ lời khuyên (khích thích khả năng sáng tạo)

- Thông cảm với hoàn cảnh của cấp dưới, chia sẽ những điều không liên quan đến công việc

Mục tiêu:

- Báo cáo công tác, thành tích cá nhân, nhóm, ngành…

- Đưa ra đề nghị, ý kiến

- Phát huy tham gia về quản lí

2 GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC

b) Theo chiều dọc (từ dưới lên)

- Thông tin từ dưới lên thường làm cho cấp trên bị mắc lừa

Nội dung

- Giúp cho nhà quản lí có được những thông tin về tình cảm, nhận thức của cấp dưới  phát hiện ra những nhân viên có triển vọng hay chậm tiến

- Báo cáo lên cấp trên các nhận viên cùng nhận thấy nguy cơ có thể bị trù dập (nếu phải nói thật tất cả mọi việc)

Vấn đề khó khăn nhất phải vượt qua trong những luồng giao tiếp từ dưới lên là độ tin cậy, chính xác của thông tin Do đó nhà quản lí cần:

- Thiết lập được mối quan hệ tin cậy, cởi mở với cấp dưới để họ an tâm, sẵn sàng nói thật

- Sau khi nhận được thông tin từ dưới lên phải thẩm tra lại thông tin về độ chính xác

- Phải quan tâm tới những khó khăn của họ

Với cấp trên:

- Trình bày ngắn gọn những vấn đề, yêu cầu hay đánh giá, suy nghĩ của bạn về vấn đề biết khi nào nên rút lui

- Nhạy cảm để biết khi nào cấp trên cần sự giúp đỡ mà họ không phải chờ đợi được hỏi tới

- Nên ghi chép khi sếp giao nhiệm vụ quan trọng

- Đừng hiểu các thứ chỉ đạo theo nghĩa đen, nên hiểu, hành động theo chủ đích của cấp trên

Với cấp trên:

- Trong thời điểm nước sôi lửa bỏng, hãy cứ để sếp giải toả, đừng “quật lại”, chọn thời điểm thích hợp để nói

- Khi bạn mắc lỗi hãy cho xếp thấy bạn có thể vượt qua với sự giúp đỡ của họ không nên ủ rũ, thất vọng hoặc coi thường

- Chia sẻ những thú vui không liên quan đến công việc

Giao tiếp hàng ngang là phương thức chủ yếu để đạt được sự phối hợp trong tổ chức

- Tổ chức càng rộng lớn, càng phức tạp, càng chuyên môn hoá thì giao tiếp càng trở nên quan trọng

- Trở ngại chính: sự biệt lập bộ phận, thiếu thời gian,

cơ hội giao tiếp  nảy sinh kình địch giữa các nhóm, ghen tị lẫn nhau.

c) Giao tiếp hàng ngang

- Giao tiếp không chính thức theo hàng ngang, luôn hiện hữu trong bất cứ hệ thống, tổ chức nào nó củng cố tinh thần và thúc đẩy việc thực hiện các công việc tổ chức

Hùng là 1 thợ tiện có tay nghề cao Sáu tháng trước đây do áp dụng công nghệ mới, công ty mà khi đó anh đang làm việc đã phải giảm 1 nửa số nhân viên Hùng là 1 trong số những người phải ra

đi May mắn cho anh là anh đã dễ dàng tìm được công việc mới 1 cách nhanh chóng và đã ổn định tốt, anh cảm thấy thoải mái ở công ty mới Sau 4 tháng làm việc , anh và các đồng nghiệp khác nhận được thông báo từ cấp trên rằng: để duy trì tính cạnh tranh, công ty sẽ đưa vào vận hành 1 số máy móc mới được điều khiển bằng máy vi tính Cấp trên của anh cũng nói rõ rằng: anh và các đồng nghiệp của anh sẽ không bị mất việc làm Bản thân ông ta coi

đó là tốt nếu xét theo khía cạnh tăng thu nhậpvà cải thiện điều kiện làm việc Thái độ của Hùng đối với công việc bắt đầu trở nên kém đi, sếp của anh thấy anh trở nên thô lỗ và rất khó quản lý Hùng cố gắng thuyết phục phía công đoàn phản đối việc áp dụng công nghệ mới Khi việc này không thành công, anh thậm chí còn trở nên khó tính hơn, anh thích tranh cãi và rất khó chịu.

Theo bạn, nguyên nhân dẫn đến những thay đổi trong cách ứng xử của Hùng là gì ? Nếu bạn là sếp của Hùng bạn sẽ làm gì?