Có khái niệm cho rằng: “Tổ chức sản xuất là tổng hợp các biện pháp chỉ đạo hướng tới một tổng hợp hợp lý của quá trình lao động với các yếu tố vật lý của sản xuất trong không gian và thờ
TỔ CHỨC SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát về tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp
Tổ chức sản xuất được định nghĩa là việc sắp xếp và bố trí các yếu tố như lao động, nguyên vật liệu, công cụ và mặt bằng nhằm sản xuất một sản phẩm cụ thể Khái niệm này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức các nguồn lực để tối ưu hóa quy trình sản xuất và tạo ra hàng hóa hiệu quả.
Tổ chức sản xuất được định nghĩa là tổng hợp các biện pháp chỉ đạo nhằm tối ưu hóa quá trình lao động và các yếu tố vật lý trong không gian và thời gian, với mục tiêu nâng cao hiệu quả Hành động này của chủ thể quản lý hướng đến việc sử dụng tối ưu các nguồn lực thông qua việc bố trí hợp lý trong một không gian và thời gian nhất định.
Tổ chức sản xuất là quá trình phối hợp chặt chẽ giữa sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Mục tiêu của tổ chức sản xuất là đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất, quy mô sản xuất, cũng như công nghệ đã xác định, nhằm tạo ra sản phẩm chất lượng phù hợp với nhu cầu thị trường.
1.1.2 Ý nghĩa và mục đích của tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp
Việc tổ chức sản xuất hợp lý sẽ đem lại hiệu quả cao về các mặt sau đây:
Việc cho phép và góp phần quan trọng vào việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực như nguyên liệu, vật liệu, lao động và máy móc thiết bị trong doanh nghiệp là rất cần thiết.
Góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện mục tiêu kinh tế tổng hợp, đó là kinh doanh có lãi để phục vụ cho việc tái sản xuất và mở rộng quy mô sản xuất.
Tổ chức sản xuất khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ môi trường, giúp giảm ô nhiễm và hạn chế tác động độc hại đến môi trường sống của doanh nghiệp cũng như khu vực xung quanh.
Tổ chức sản xuất khoa học, hợp lý là căn cứ và cơ sở quan trọng cho tổ chức quản lý doanh nghiệp một cách khoa học
1.1.3 Nội dung của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp
1.1.3.1 Quan niệm về quá trình sản xuất Để tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp được hợp lý và hiệu quả, việc đầu tiên cần nắm vững là hiểu đầy đủ về quá trình sản xuất của doanh nghiệp - đối tượng của tổ chức sản xuất Có nhiều quan niệm khác nhau về quá trình sản xuất Mỗi cách quan niệm đứng trên một góc độ khác nhau Sau đây là các cách tiếp cận quá trình sản xuất của doanh nghiệp:
Quá trình sản xuất bao gồm việc xác định phương án sản phẩm, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để sản xuất, và cuối cùng là tiêu thụ sản phẩm trên thị trường.
Quá trình sản xuất, theo nghĩa hẹp, là quá trình khai thác hoặc chế biến một sản phẩm nào đó thông qua sự kết hợp chặt chẽ của ba yếu tố chính trong sản xuất.
Quá trình sản xuất trong doanh nghiệp được hiểu là sự kết hợp giữa hai khía cạnh: vật chất - kỹ thuật và kinh tế - xã hội Khía cạnh vật chất - kỹ thuật liên quan đến việc lao động tác động lên đối tượng lao động thông qua các công cụ lao động, nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội Trong khi đó, khía cạnh kinh tế - xã hội thể hiện rằng sản xuất không chỉ là hoạt động tạo ra hàng hóa mà còn là quá trình củng cố mối quan hệ giữa con người, thể hiện sự sáng tạo và hợp tác trong lao động.
1.1.3.2 Nội dung của quá trình sản xuất
Quá trình sản xuất trong doanh nghiệp bao gồm ba nội dung chính: quá trình công nghệ, quá trình kiểm tra và quá trình điều chuyển, trong đó quá trình công nghệ đóng vai trò quan trọng nhất.
Tùy thuộc vào phương pháp chế biến hoặc gia công mà doanh nghiệp áp dụng, quá trình công nghệ có thể được phân chia thành nhiều hoặc ít giai đoạn khác nhau Mỗi giai đoạn công nghệ lại được chia thành nhiều bước công việc, hay còn gọi là nguyên công.
Bước công việc là đơn vị cơ bản trong quá trình sản xuất, thực hiện tại một nơi làm việc bởi một công nhân hoặc nhóm công nhân trên một đối tượng lao động cụ thể Để đánh giá bước công việc, cần xem xét ba yếu tố chính: nơi làm việc, công nhân và đối tượng lao động Sự thay đổi của bất kỳ yếu tố nào trong ba yếu tố này sẽ dẫn đến sự thay đổi của bước công việc.
Việc chia nhỏ các bước công việc có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao trình độ chuyên môn của công nhân, cải thiện năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng công suất của thiết bị và máy móc.
Mặc dù việc chia nhỏ các bước công việc mang lại lợi ích, nhưng nó cũng có nhược điểm là làm tăng thời gian gián đoạn trong sản xuất Điều này xảy ra do cần phải dừng lại ở nhiều khâu và chuyển đổi giữa các nơi làm việc khác nhau.
Nội dung của tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp
1.2.1 Cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp
1.2.1.1 Khái niệm cơ cấu sản xuất
Cơ cấu sản xuất trong doanh nghiệp thể hiện sự bố trí chất lượng và cân đối về số lượng trong quá trình sản xuất Nó được hình thành từ các bộ phận sản xuất và hỗ trợ sản xuất, với các hình thức tổ chức, phân bố không gian và mối liên hệ giữa các bộ phận.
1.2.1.2 Các bộ phận cấu thành của cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp
Quá trình sản xuất của doanh nghiệp có thể được xây dựng bởi các cấu thành chính sau đây:
Bộ phận sản xuất chính: là bộ phận trực tiếp chế tạo ra sản phẩm chính
Bộ phận cắt, may và đóng gói trong nhà máy dệt có vai trò quan trọng, với đặc điểm nổi bật là nguyên vật liệu chế biến phải trở thành sản phẩm chính của doanh nghiệp.
Bộ phận sản xuất phụ trợ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động sản xuất chính, giúp đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và ổn định Ví dụ, bộ phận sản xuất hồ trong nhà máy dệt vải và bộ phận sản xuất bao bì trong nhà máy sản xuất thức ăn gia súc đều là những thành phần thiết yếu cho sự thành công của sản xuất chính.
Bộ phận sản xuất phụ là nơi tận dụng phế liệu và phế phẩm từ sản xuất chính để tạo ra các sản phẩm phụ không nằm trong danh mục thiết kế của doanh nghiệp Tùy thuộc vào hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp có thể quyết định thành lập bộ phận này Nếu không mang lại hiệu quả, doanh nghiệp có thể thu gom và bán phế liệu, phế phẩm ra ngoài thay vì tổ chức bộ phận sản xuất phụ.
Bộ phận phục vụ sản xuất có vai trò quan trọng trong việc cung ứng, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm và dụng cụ lao động Bộ phận này thường bao gồm các chức năng như quản lý kho tàng, điều chuyển nội bộ và điều chuyển từ bên ngoài về.
Để sản xuất nhiều loại sản phẩm chất lượng và hiệu quả, doanh nghiệp cần dựa vào các phân xưởng và ngành sản xuất chính Biện pháp quan trọng là đảm bảo sự tự cân đối giữa sản phẩm chính, sản phẩm phụ, và các yếu tố hỗ trợ trong quá trình sản xuất.
Tuy nhiên, khi giải quyết mối quan hệ này, cần chú ý đến một số vấn đề sau:
+ Xu hướng chung là tăng tỷ trọng của sản xuất chính về mặt năng lực sản xuất so với năng lực sản xuất của toàn doanh nghiệp
Nâng cao trình độ cơ giới hóa trong sản xuất phụ trợ và phục vụ sản xuất sẽ giúp tăng năng suất lao động, cải thiện hiệu quả sử dụng công suất và thiết bị máy móc, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm trong sản xuất chính.
Đảm bảo sự cân đối giữa các bộ phận trong bối cảnh thay đổi cơ cấu mặt hàng sản phẩm là rất quan trọng Cần chú trọng vào việc cải tiến và hoàn thiện các hình thức tổ chức sản xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động.
1.2.1.3 Các cấp sản xuất trong doanh nghiệp
Các cấp sản xuất trong doanh nghiệp thể hiện kết quả của việc phân công lao động nội bộ, bao gồm phân xưởng, ngành và nơi làm việc.
Phân xưởng: là đơn vị sản xuất cơ bản và chủ yếu của doanh nghiệp
Phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất một loại sản phẩm hoặc hoàn thành một giai đoạn công nghệ nhất định của quá trình sản xuất
Ngành: là đơn vị tổ chức sản xuất nằm trong phân xưởng có quy mô lớn
Trong một khu vực làm việc tổng hợp, nhiều nơi có mối quan hệ chặt chẽ về công nghệ hoặc sản phẩm, công nhân thực hiện các thao tác nhất định để sản xuất ra cùng một loại sản phẩm Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có cấp phân xưởng, khiến ngành trở thành đơn vị tổ chức sản xuất chủ yếu Việc loại bỏ cấp phân xưởng chỉ hiệu quả khi các ngành được tổ chức theo nguyên tắc “đối tượng khép kín”, nghĩa là trong quá trình chế biến, đối tượng lao động di chuyển theo một đường thẳng mà không phải qua lại giữa các ngành.
Nơi làm việc là đơn vị cơ sở và là khâu đầu tiên trong tổ chức sản xuất của doanh nghiệp Đây là không gian sản xuất, nơi công nhân hoặc nhóm công nhân sử dụng thiết bị, máy móc và dụng cụ để thực hiện các bước trong quá trình chế tạo sản phẩm.
Tại nơi làm việc, có thể có một công nhân điều khiển một máy hoặc một nhóm công nhân trông coi nhiều máy
1.2.1.4 Các kiểu cơ cấu sản xuất trong doanh nghiệp
Có 4 kiểu cơ cấu sản xuất trong doanh nghiệp như sau:
Kiểu 1: Doanh nghiệp – Phân xưởng – Ngành – Nơi làm việc
Kiểu 2: Doanh nghiệp – Phân xưởng – Nơi làm việc
Kiểu 3: Doanh nghiệp – Ngành – Nơi làm việc
Kiểu 4: Doanh nghiệp – Nơi làm việc
Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp được hình thành từ các cấp và bộ phận theo những nguyên tắc nhất định Để xây dựng cơ cấu sản xuất hiệu quả, cần phân tích kỹ lưỡng các yếu tố ảnh hưởng, trong đó bao gồm chủng loại, đặc điểm kết cấu và chất lượng sản phẩm.
Nếu doanh nghiệp có ít loại sản phẩm và số lượng chi tiết không nhiều, cùng với yêu cầu kỹ thuật sản xuất đơn giản và độ chính xác không cao, thì cơ cấu sản xuất sẽ đơn giản Ngược lại, khi sản phẩm đa dạng và mỗi sản phẩm bao gồm nhiều chi tiết nhỏ với yêu cầu độ chính xác cao, doanh nghiệp cần xây dựng một cơ cấu sản xuất phức tạp hơn.
Khi thiết kế cơ cấu sản xuất, doanh nghiệp cần xây dựng một cơ cấu hợp lý, ưu tiên sự đơn giản để dễ dàng điều hành và kiểm soát quá trình sản xuất Đồng thời, cần chú ý đến chủng loại, khối lượng và tính chất cơ lý hóa của nguyên vật liệu.
Chủng loại và khối lượng nguyên vật liệu, cùng với tính chất cơ lý hoá của chúng, ảnh hưởng trực tiếp đến công nghệ chế tạo và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp Sự ảnh hưởng này thể hiện qua yêu cầu về kho hàng, phương pháp bảo quản và điều chuyển vật chất trong quá trình sản xuất Đặc biệt, đối với các nhà máy sản xuất thép và xi măng, yếu tố này có tác động rõ rệt nhất.
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP
Đối tƣợng, nội dung nghiên cứu của tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp là sự kết hợp nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân một cách hiệu quả Quá trình này bao gồm sự phối hợp và hợp tác giữa các quản trị viên và công nhân trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quản trị doanh nghiệp bao gồm việc tổ chức các chủ thể quản trị và đối tượng bị quản trị, xác định và theo đuổi mục tiêu hoạt động, cũng như thiết lập hệ thống thông tin kết nối giữa các bên trong doanh nghiệp và bên ngoài.
Chủ thể quản trị doanh nghiệp bao gồm chủ doanh nghiệp và đội ngũ quản trị viên Trong doanh nghiệp, lao động được phân chia thành hai loại: lao động trực tiếp và lao động gián tiếp Bộ máy điều hành doanh nghiệp thuộc về lao động gián tiếp, cụ thể là lao động quản trị.
Có 3 nhóm nhà quản trị trong doanh nghiệp gồm:
Các nhà quản trị viên cấp cao, bao gồm giám đốc và các phó giám đốc phụ trách từng lĩnh vực, đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và xây dựng chiến lược cho doanh nghiệp Họ chịu trách nhiệm về các công tác tổ chức hành chính tổng hợp, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức.
Các nhà quản trị trung gian, bao gồm quản đốc phân xưởng, trưởng phòng và ban chức năng, là đội ngũ quản trị viên cấp trung trong doanh nghiệp Họ có nhiệm vụ chỉ đạo việc thực hiện các phương hướng, đường lối và chiến lược đã được quản trị viên hàng đầu phê duyệt cho ngành và bộ phận chuyên môn của mình.
+ Các nhà quản trị cơ sở: gồm những quản trị viên thực thi những nhiệm vụ rất cụ thể
Đối tượng bị quản trị trong doanh nghiệp bao gồm người lao động, máy móc, thiết bị, dụng cụ lao động và nguyên liệu tại các nơi làm việc Những đối tượng này được tổ chức thành các nơi làm việc, tổ, đội, ngành sản xuất, và phân xưởng sản xuất Việc tổ chức các đối tượng này đã được trình bày chi tiết trong chương 1.
Mục tiêu hoạt động trong doanh nghiệp được xác định bởi chủ sở hữu, nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững Quản trị doanh nghiệp tập trung vào việc thực hiện các mục tiêu lợi ích, bảo toàn và phát triển vốn, đồng thời đáp ứng mong muốn của chủ sở hữu và các thành viên Cuối cùng, mục đích chính của quản trị doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh liên tục.
Thông Thông tin tin ngược xuôi
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống quản trị doanh nghiệp
Hệ thống thông tin là cầu nối giữa chủ thể quản trị và đối tượng bị quản trị, kết nối doanh nghiệp với bên ngoài Hệ thống này bao gồm thông tin từ chủ thể quản trị đến đối tượng bị quản trị, gọi là thông tin xuôi, bao gồm chỉ thị, mệnh lệnh và hướng dẫn Ngược lại, thông tin từ đối tượng bị quản trị lên chủ thể quản trị, gọi là thông tin ngược, bao gồm phản ánh, báo cáo và xin ý kiến Hệ thống cũng bao gồm thông tin từ bên ngoài vào doanh nghiệp (thông tin vào) và thông tin từ doanh nghiệp ra bên ngoài (thông tin ra) Tổ chức chủ thể quản trị là đối tượng nghiên cứu chính của chương 2, đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, thể hiện qua nhiều khía cạnh khác nhau.
Chủ thể quản trị đóng vai trò lãnh đạo và định hướng chiến lược phát triển cho toàn bộ doanh nghiệp Cùng với chủ sở hữu, đội ngũ quản trị viên có trách nhiệm xác định và thực hiện các chiến lược, chủ trương đã đề ra nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bộ phận này chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng, đảm bảo rằng hoạt động của doanh nghiệp diễn ra theo đúng quỹ đạo đã được xác định.
Chủ thể quản trị đóng vai trò quyết định trong việc đầu tư, tổ chức, nhân sự, kỹ thuật và công nghệ sản xuất, cũng như trong các vấn đề tác nghiệp hàng ngày và hàng tuần Điều này cho thấy họ là trung tâm quyền lực điều hành toàn bộ doanh nghiệp, góp phần quan trọng vào sự thành công của tổ chức.
Chủ thể quản trị là trung tâm thông tin của doanh nghiệp, nơi phát ra thông tin cần thiết cho tổ chức thực hiện và kết nối chỉ huy từ chủ sở hữu đến các cấp thực hành và người lao động Đồng thời, đây cũng là nơi tiếp nhận thông tin từ bên ngoài như thị trường, môi trường chính trị xã hội và đối thủ cạnh tranh Khi nghiên cứu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, cần xem xét các nội dung liên quan.
+ Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp;
+ Các mô hình tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp;
+ Những yếu tố cản trở tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp và các giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp.
Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
a) Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp phải nhằm thực hiện và phục vụ triệt để việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức
Mục tiêu của doanh nghiệp chỉ có thể đạt được khi mọi thành viên hiểu rõ bản chất và mối quan hệ giữa các mục tiêu, cũng như sự liên kết với hệ thống quản trị Việc tổ chức bộ máy quản trị cần tạo ra sự hợp tác chặt chẽ giữa cá nhân và mục tiêu chung Mối quan hệ giữa mục tiêu tổ chức và động cơ cá nhân là khăng khít, và chỉ có thể thống nhất khi cả hai đều được thỏa mãn Người đứng đầu doanh nghiệp cần tạo ra sự đồng nhất giữa việc đạt được mục tiêu tổ chức và thỏa mãn động cơ cá nhân Để làm được điều này, cần phải thấm nhuần mục tiêu tổ chức trong toàn hệ thống và tổ chức quản trị để hỗ trợ cá nhân thực hiện nhu cầu của mình, từ đó mỗi cá nhân sẽ trở thành một phần không thể tách rời của doanh nghiệp.
Nguyên tắc quản trị doanh nghiệp nhấn mạnh rằng bộ máy tổ chức phải tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, đồng thời cấu trúc quản trị cần tạo điều kiện cho từng cá nhân phát huy tiềm năng Hơn nữa, cơ cấu tổ chức cần phải đảm bảo tính gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả.
Bộ máy tổ chức quản trị doanh nghiệp đóng vai trò là cơ quan lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp, được coi là trung tâm thần kinh của tổ chức Do đó, cơ cấu tổ chức cần bao quát tất cả các lĩnh vực và chức năng quản lý để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả.
Theo Henry Fayol, một trong những nhà nghiên cứu quản trị nổi bật đầu thế kỷ 20, quản trị doanh nghiệp được tổng quát thành 5 chức năng quản trị quan trọng.
Doanh nghiệp chỉ đạt được kết quả khi được dẫn dắt bởi một chương trình hoạt động và kế hoạch cụ thể, nhằm xác định rõ ràng các yếu tố như: sản xuất cái gì, sản xuất bằng cách nào, bán cho ai, và sử dụng nguồn tài chính nào.
Tổ chức: “Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của nó: vốn, máy móc, nhân viên, vật liệu”
Phối hợp: “Phối hợp là làm cho đồng điệu giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra sự dễ dàng và có hiệu quả”
Chỉ huy: “Có thể xã hội đã được xây dựng, giờ chỉ việc làm cho nó hoạt động, đó là nhiệm vụ của chỉ huy”
Kiểm tra là quá trình xem xét để đảm bảo rằng tất cả các công việc được thực hiện đúng theo chương trình đã đề ra, các mệnh lệnh đã ban hành và những nguyên lý đã được công nhận.
Quản trị doanh nghiệp bao gồm nhiều lĩnh vực quản trị khác nhau, như quản trị nguyên vật liệu, quản trị máy móc thiết bị và quản trị nhân lực Mỗi bộ phận này có người chỉ huy, chịu trách nhiệm ra quyết định quản trị trong lĩnh vực tương ứng Dưới đây là một số lĩnh vực quản trị chủ yếu.
Lĩnh vực vật tư bao gồm các hoạt động như phát hiện và tìm kiếm vật tư, tính toán lượng vật tư tồn kho, mua sắm và nhập kho vật tư, bảo quản hàng hóa, cũng như xây dựng định mức vật tư cho sản xuất.
Lĩnh vực sản xuất bao gồm các hoạt động quan trọng như hoạch định chương trình, xây dựng kế hoạch sản xuất tác nghiệp, điều khiển quá trình sản xuất, chế biến và kiểm soát chất lượng.
Lĩnh vực tài chính và kế toán bao gồm các hoạt động như tạo vốn cho doanh nghiệp, quản lý và sử dụng vốn hiệu quả, kế toán sổ sách, tính toán thu chi, cũng như xây dựng các bảng cân đối tài chính.
Lĩnh vực nhân sự bao gồm các hoạt động quan trọng như lập kế hoạch, tuyển dụng, bố trí, đánh giá và đào tạo nhân sự, cùng với việc quản lý thù lao lao động.
Lĩnh vực marketing bao gồm các hoạt động thu thập thông tin thị trường và hoạch định chính sách sản phẩm, bao gồm chính sách giá cả, phân phối và hỗ trợ tiêu thụ.
Lĩnh vực hành chính pháp chế và dịch vụ chung bao gồm việc thực hiện các quan hệ pháp chế trong doanh nghiệp và tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp cần được thiết kế gọn nhẹ, tránh chồng chéo và thiếu sót, phù hợp với cơ cấu tổ chức sản xuất và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp, đối tượng quản trị là nền tảng cho việc tổ chức chủ thể quản trị Việc tổ chức chủ thể quản trị không thể tách rời khỏi đối tượng bị quản trị Để thực hiện nguyên tắc này, khi xây dựng bộ máy quản trị doanh nghiệp, cần đảm bảo các nội dung liên quan.
Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
2.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến
Cơ cấu tổ chức này đặc trưng bởi mối quan hệ thẳng giữa các nhân viên, trong đó người thừa hành chỉ nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp Người phụ trách hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả công việc của những người dưới quyền.
Mô hình tổ chức trong quân đội là một điển hình cho kiểu tổ chức quản lý theo tuyến (xem sơ đồ 2.2 dưới đây)
Sơ đồ 2.2 Hệ thống tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến
Cơ cấu tổ chức trực tuyến theo chế độ một thủ trưởng giúp tăng cường trách nhiệm cá nhân và tránh tình trạng người thừa hành phải nhận và thi hành mệnh lệnh từ nhiều chỉ huy khác nhau, điều này có thể dẫn đến mâu thuẫn và khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ trong mô hình quản trị chức năng.
Mặc dù cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến mang lại nhiều lợi ích, nhưng nó cũng có nhược điểm Cụ thể, mỗi người lãnh đạo cần phải có kiến thức sâu rộng về nhiều lĩnh vực khác nhau, điều này có thể gây khó khăn Hơn nữa, kiểu tổ chức này không tận dụng được tối đa khả năng của các chuyên gia trong từng lĩnh vực và chức năng quản trị riêng biệt.
Hiện nay, cơ cấu tổ chức trực tuyến ít được áp dụng, chủ yếu phù hợp với các đơn vị nhỏ và có phạm vi hẹp, như trong ngành hoặc tổ đội sản xuất.
2.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chức năng
Cơ cấu tổ chức này lần đầu tiên được nhà kinh tế học Frederick W Taylor đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng
Theo mô hình tổ chức quản trị theo chức năng, doanh nghiệp được cấu trúc thành các đơn vị chức năng chuyên môn nhằm quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Quản đốc phân xưởng Đội trưởng
Các bộ phận chuyên môn trong công ty bao gồm các chuyên gia có trình độ sâu về lĩnh vực của họ Những bộ phận này có quyền đưa ra mệnh lệnh liên quan đến chuyên môn và chức năng mà họ phụ trách cho các phân xưởng và bộ phận sản xuất Các phân xưởng và bộ phận sản xuất có trách nhiệm thực hiện các mệnh lệnh này trong phạm vi chuyên môn của từng bộ phận.
Sơ đồ 2.3 Hệ thống tổ chức bộ máy quản trị chức năng
Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng có ưu điểm là thu hút chuyên gia vào lãnh đạo và giải quyết vấn đề chuyên môn hiệu quả, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho người quản trị chung Tuy nhiên, nhược điểm của kiểu cơ cấu này là vi phạm chế độ một thủ trưởng, dẫn đến tình trạng thiếu trách nhiệm và đùn đẩy trách nhiệm trong quản trị doanh nghiệp Điều này có thể làm giảm kỷ luật lao động và khó khăn trong việc quy trách nhiệm cho cá nhân khi có quyết định không hợp lý Hơn nữa, cơ cấu này cũng gây ra sự chồng chéo và khó phân định thẩm quyền giữa các cán bộ quản lý chức năng.
Khi cán bộ trong một bộ phận có năng lực nổi trội, họ có thể lấn át các cán bộ chức năng khác và cả giám đốc doanh nghiệp trong việc ra quyết định, dẫn đến việc triệt tiêu hiệu lực quản trị của lãnh đạo cấp cao Một nhược điểm khác là các bộ phận chức năng thường chỉ tập trung vào việc tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng của mình khi ra quyết định.
Phân xưởng A, B và C không chú trọng đến việc tạo điều kiện cho các chức năng khác, dẫn đến khó khăn cho các cấp thực hiện ở tuyến dưới.
2.3.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến - chức năng
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến - chức năng là sự kết hợp giữa quyền uy của thủ trưởng và quản lý của các cơ quan chức năng, nhằm tối ưu hóa công việc chuyên môn Mô hình này được thiết kế đa dạng dựa trên cách phân công trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp quản lý khác nhau Sơ đồ 2.4 dưới đây minh họa hệ thống tổ chức quản trị doanh nghiệp theo kiểu trực tuyến - chức năng.
Trong mô hình tổ chức theo kiểu trực tuyến, các bộ phận chức năng đóng vai trò là những đơn vị hỗ trợ cho quản lý Đứng đầu mỗi bộ phận là các nhà quản trị tuyến, có trách nhiệm chỉ huy và hướng dẫn những người thừa hành thực hiện nhiệm vụ Những người thừa hành chỉ tuân theo mệnh lệnh từ người chỉ huy trực tiếp Các bộ phận chức năng và chuyên gia chỉ có nhiệm vụ nghiên cứu và đề xuất sáng kiến cho lãnh đạo tuyến, không có quyền ra lệnh cho người thừa hành Tuy nhiên, họ có quyền yêu cầu báo cáo và cung cấp thông tin từ những người thừa hành để hỗ trợ cho công tác tham mưu.
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến - chức năng
Quan hệ chỉ huy, tuân thủ
Trưởng phòng tài chính kế toán
Quan hệ cung cấp thông tin và hướng dẫn nghiệp vụ giữa các phòng chức năng là rất quan trọng trong tổ chức bộ máy quản trị trực tuyến Các chuyên gia nghiên cứu và đề xuất sẽ được thủ trưởng cấp trên xem xét và biến thành chỉ thị, mệnh lệnh để truyền xuống các bộ phận chức năng cấp dưới Việc thực thi đúng mệnh lệnh này sẽ được hướng dẫn bởi các bộ phận chức năng cấp trên, giúp cho quá trình thực hiện trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn, đồng thời tránh vi phạm chế độ một thủ trưởng và phát huy trách nhiệm của chuyên gia.
Mô hình tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp mang lại nhiều ưu điểm nổi bật Đầu tiên, nó thực hiện chế độ một thủ trưởng, với mệnh lệnh chỉ theo tuyến chỉ huy, trong khi các ý kiến tham mưu chỉ mang tính tham khảo Thứ hai, mô hình này phát huy trình độ chuyên môn sâu của các chuyên gia tại các phòng ban chức năng, giúp giảm thiểu sai sót trong quyết định của người chỉ huy tuyến Cuối cùng, hệ thống quản trị này đảm bảo thông tin thông suốt, tránh tình trạng ách tắc hay chậm trễ trong chỉ đạo điều hành sản xuất.
Mặc dù cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm đáng lưu ý Đầu tiên, nguy cơ phình to của cơ quan quản trị doanh nghiệp có thể dẫn đến chi phí quản trị cao Thứ hai, hiện tượng quan liêu và giấy tờ có thể gia tăng do số lượng thông tin thu thập và hướng dẫn thi hành tăng lên Thiếu sự chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng có thể dẫn đến việc các phòng ban cùng yêu cầu báo cáo, gây mệt mỏi cho nhân viên cấp dưới Hơn nữa, sự khác biệt trong thông tin báo cáo về cùng một vấn đề giữa các phòng ban chức năng có thể gây nhiễu loạn trong công tác quản trị.
2.3.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ma trận
Mô hình quản trị ma trận thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, hoạt động đa ngành và có nhiều mối quan hệ hợp tác sâu sắc.
Chế độ một cấp trưởng trong quản trị doanh nghiệp
Trong quản trị doanh nghiệp, việc tổ chức quản trị sẽ tạo ra các bộ phận quản lý đa dạng, từ cấp toàn doanh nghiệp cho đến cấp phân xưởng và tổ đội sản xuất.
Chế độ một cấp trưởng trong quản trị doanh nghiệp, mặc dù có nhiều bộ phận và cấp quản trị, cần được tôn trọng và thực thi Nội dung của chế độ này được trình bày tóm tắt như sau:
Quyền quyết định về kinh tế, kỹ thuật, tổ chức, hành chính và đời sống trong doanh nghiệp được giao cho một người, người này có trách nhiệm quản lý toàn diện các hoạt động của đơn vị mình Họ được trao quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đồng thời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các quyết định của mình Tất cả mọi người trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải tuân thủ nghiêm ngặt mệnh lệnh của người đứng đầu.
Thực hiện chế độ một cấp trưởng trong doanh nghiệp là vì:
Nguyên tắc “tập trung dân chủ” trong quản trị doanh nghiệp yêu cầu sự lãnh đạo tập trung vào một người để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ thống nhất Tuy nhiên, việc phát huy trí tuệ tập thể của mọi thành viên cũng rất quan trọng, do đó cần khuyến khích phong trào dân chủ để khai thác tiềm năng Hai mặt này có mối liên hệ chặt chẽ, trong đó sự tập trung là yếu tố quyết định; dân chủ chỉ có thể phát huy khi có sự lãnh đạo tập trung.
+ Thứ hai, xuất phát từ việc thực hiện yêu cầu của nền sản xuất công nghiệp chính xác, kịp thời của các quyết định
Phân công lao động xã hội dẫn đến chuyên môn hóa và hợp tác trong sản xuất, tạo ra mối quan hệ chặt chẽ giữa các cá nhân và nhóm trong quá trình lao động.
Mọi trục trặc trong quá trình hợp tác lao động sản xuất đều có thể gây ra đình trệ hoặc giảm hiệu quả sản xuất Do đó, việc cần thiết là phải có sự chỉ huy thống nhất và tập trung.
Các chức danh cấp trưởng trong doanh nghiệp phù hợp với cơ cấu sản xuất chung của doanh nghiệp được mô tả vắn tắt trong bảng 2.1 sau đây:
Vị trí từng chức danh
Phạm vi phát huy tác dụng
Người giúp việc thủ trưởng
Thủ trưởng cấp cao nhất doanh nghiệp
Mọi người trong doanh nghiệp
Thủ trưởng cao nhất phân xưởng
Mọi người trong phân xưởng
Thủ trưởng cao nhất trong ca làm việc
Trong toàn ca làm việc
Thủ trưởng cao nhất trong tổ Trong toàn tổ Tổ phó Mọi người trong tổ
Thủ trưởng cao nhất trong phòng (ban)
Mọi người trong phòng (ban)
Bảng 2.1 Các chức danh thủ trưởng và vị trí từng chức danh
Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ các chức danh như đã nêu Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường thiếu những chức danh như quản đốc phân xưởng, đốc công và tổ trưởng Sự hiện diện của các chức danh này phụ thuộc vào hệ thống tổ chức sản xuất của từng doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa các chức danh thủ trưởng trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, giữa các chức danh thủ trưởng tồn tại mối quan hệ phổ biến được xác lập sau đây:
Giám đốc (Tổng giám đốc) là người đứng đầu doanh nghiệp, chịu trách nhiệm toàn diện trước chủ sở hữu về các hoạt động sản xuất, kinh doanh, kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều phải tuân thủ nghiêm ngặt sự chỉ đạo và điều hành của Giám đốc (Tổng giám đốc).
Thủ trưởng cấp dưới phải tuân thủ mệnh lệnh của thủ trưởng cấp trên, trước hết là thủ trưởng cấp trên trực tiếp;
Thủ trưởng các bộ phận và cấp bậc có quyền quyết định toàn diện về các vấn đề trong phạm vi phụ trách của mình và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động của đơn vị.
Thủ trưởng các cấp và bộ phận phải nghiêm túc thực hiện nội quy hoạt động đã được quy định, bao gồm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác.
Tất cả các cấp phó đều đóng vai trò là trợ lý cho cấp trưởng tương ứng và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cấp trên trực tiếp.
Mọi người trong từng bộ phận đều là những người thực hiện chỉ đạo từ cấp trên, đặc biệt là từ người thủ trưởng cấp tương đương, và cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các mệnh lệnh của thủ trưởng.
Những nhân tố cản trở tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Hệ thống tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc lãnh đạo và triển khai các chiến lược kinh doanh Để đảm bảo sự phát triển bền vững, cần phân tích các yếu tố có thể làm suy giảm sức mạnh của tổ chức trong quá trình thiết lập và điều hành hệ thống quản trị Một số nhân tố có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu lực của hệ thống quản trị doanh nghiệp cần được xem xét kỹ lưỡng.
Sự thiếu nhất quán giữa các cấp và bộ phận trong hệ thống quản trị doanh nghiệp có thể dẫn đến những hiểu biết và hành động khác nhau về mục tiêu, nguyên tắc, cơ chế, chính sách và văn hóa Nguyên nhân của sự không nhất quán này thường là do thiếu thông tin trao đổi và sự quan tâm không đồng đều giữa các thành viên trong hệ thống Hậu quả là hành động thực hiện không đồng nhất, kết quả kém, thiếu niềm tin lẫn nhau, và có thể làm suy giảm hiệu lực của tổ chức.
Cơ cấu hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện nay chưa hoàn thiện, giống như một cơ thể sống, được xây dựng dựa trên hệ thống sản xuất phù hợp với quy mô, lĩnh vực và công nghệ Việc xây dựng cơ cấu quản trị có thể gặp hai vấn đề: thứ nhất, hình thành bộ phận quản trị không cần thiết hoặc chưa đủ điều kiện (thừa bộ phận quản trị); thứ hai, có bộ phận sản xuất nhưng thiếu bộ phận quản trị phụ trách hoặc giao cho bộ phận không phù hợp (thiếu bộ phận quản trị) Cả hai trường hợp này đều có nguy cơ phá hoại hệ thống, dẫn đến bộ phận quản trị không thực hiện chức năng, nhiệm vụ, gây hậu quả xấu cho doanh nghiệp và nhân sự.
Trong hệ thống quản trị doanh nghiệp, việc xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cấp, bộ phận là rất quan trọng Nếu không quy định rõ ràng, sẽ dẫn đến khó khăn trong việc thực thi nhiệm vụ và có thể gây mất đoàn kết nội bộ Điều này chính là nguyên nhân làm giảm hiệu lực của hệ thống tổ chức đã được thiết lập.
Sự không cân xứng giữa nhiệm vụ và quyền hạn trong tổ chức có thể gây ra bất ổn Khi một bộ phận quản trị được giao nhiệm vụ cao nhưng quyền hạn lại thấp, như quản đốc phân xưởng không có quyền điều động nhân lực, sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất Ngược lại, nếu nhiệm vụ thấp nhưng quyền hạn cao, như đội trưởng đội xe không có quyền quyết định về hạn mức xăng dầu, có thể dẫn đến lạm dụng quyền hạn và giảm hiệu quả quản lý.
Sự mất niềm tin giữa các bộ phận trong hệ thống quản trị doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của doanh nghiệp Việc tạo ra sự đồng thuận và tin tưởng lẫn nhau giữa các cấp và bộ phận là điều cần thiết Tuy nhiên, khi có sự thiếu niềm tin giữa các cấp quản lý hoặc giữa các bộ phận, điều này có thể dẫn đến sự sụp đổ của hệ thống quản trị Hệ quả là có thể xảy ra tình trạng rời bỏ chức vụ, làm cho tổ chức quản trị trở nên rệu rã và kém hiệu quả.
Việc phân tích thường xuyên các yếu tố làm suy yếu tổ chức là nhiệm vụ quan trọng của giám đốc doanh nghiệp Để đảm bảo hoạt động trôi chảy, giám đốc cần dành thời gian hợp lý để cải thiện hệ thống quản trị, từ đó nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2
1 Phân tích thực chất và nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp?
2 Phân tích các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp?
3 Phân tích ưu, nhược điểm của tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp theo trực tuyến?
4 Phân tích ưu, nhược điểm của tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp theo chức năng?
5 Phân tích ưu, nhược điểm của tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp theo trực tuyến - chức năng?
6 Phân tích ưu, nhược điểm của tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp theo ma trận?
7 Phân tích những nhân tố cản trở, làm giảm sút hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản trị doanh nghiệp? Hãy đề xuất ý kiến để giảm thiểu tác động của các nhân tố đó?