Báo cáo phân tích nhà quản lý dự án tiền hành đánh giá dự án theo chuẩn đại học bách khoa hà nội

Việc đánh giá dự án là công việc cực kỳ quan trọng, không thể thiếu trong bất kì một dự án nào. Dù thực hiện đánh giá bằng bất kỳ hình thức nào, mục tiêu chung của nó là cung cấp thông tin cho những hành động( ra quyết định, lập kế hoạch chiến lược, sửa đổi chương trình,...), thông tin này được phân phối cho những bên liên quan. Nhóm tìm hiểu rõ về 3 loại đánh giá dự án là: đánh giá trạng thái (status review), đánh giá thiết kế (design review ) và đánh giá quy trình (process review ). Mỗi loại được đánh giá trên một khía cạnh riêng và có ưu nhược điểm riêng của nó. Sử dụng phần mềm để tạo ra một video hấp dẫn về “đánh giá dự án” với nội dung nêu ở trên.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

Thành phố Hồ Chí Minh – 2023

Danh sách thành viên:

2.3.1 Đánh giá những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án

112.3.2 Ước tính thời gian thực hiện và khả năng thành công của dự án 15

MỞ ĐẦU

Trong suốt vòng đời của một dự án, việc đánh giá dự án là một hoạt độngchuyên môn đòi hỏi cần phải được thực hiện để đảm bảo dự án được thực hiện thànhcông Đánh giá dự án ( project evaluation) là việc xem xét một cách có hệ thống để xácđịnh mức độ hiệu quả, mức độ thành công và những tác động về kinh tế, xã hội, môitrường , của dự án so với mục tiêu đã đề ra

Ở bất kỳ quy trình quản lý dự án nào đều không thể thiếu đánh giá dự án Lợi íchcủa việc đánh giá dự án bao gồm sử dụng ngân sách và nhân lực được tối ưu hóa vànâng cao mức độ hài lòng của các bên Đánh giá dự án ở mọi giai đoạn làm giảm nguy

cơ thay đổi phạm vi dự án và tạo ra chiến lược quan trọng cho tương lai

Trong bài báo cáo dự án này, nhóm nghiên cứu về “ tiến hành đánh giá dự án”

và xây dựng một video mà giảng viên ( khách hàng) đã giao cho để trình bày về vấn đềnày Với bài báo cáo, nhóm ứng dụng các công cụ đã học để lập kế hoạch và kiểm soát

dự án trong quá trình thực hiện, thông qua đó hiểu rõ hơn về việc quản lý dự án, tiếpthu nhiều kinh nghiệm để làm việc trong tương lai

1.1.2 Kết quả

Video về “đánh giá dự án” được thực hiện bởi tất cả thành viên trong nhóm trìnhbày về kiến thức trong sách tham khảo “James P Lewis (2008), Mastering ProjectManagement (2nd Edition), McGraw Hill Inc.” và một tình huống ví dụ minh họa sôiđộng ở cuối video

1.2. Tiêu chuẩn kỹ thuật

Độ dài video từ 5 đến 8 phút ,định dạng MP4, độ phân giải tối thiểu chuẩn HD720p

Âm thanh: có lồng tiếng của toàn bộ thành viên trong nhóm

Hình ảnh: rõ ràng

Lời thoại: mạch lạc dễ hiểu, nêu rõ vào vấn đề chính và hướng giải quyết

Nội dung: ngắn gọn, đầy đủ mà hấp dẫn

1.3. Giới hạn và loại trừ

Một dự án cần có giới hạn và loại trừ, bởi giới hạn và loại trừ được xem là phạm

vi hoạt động của một dự án bị ràng buộc cụ thể trong những khuôn khổ nhất định, nhờviệc xác định được những phạm vi đó, dự án sẽ trở nên cụ thể hơn và có thể địnhlượng được một cách dễ dàng hơn

Nội dung: đảm bảo đầy đủ nhưng không phân tích chi tiết cụ thể mà chỉ nêu ranhững nội dung chính ngắn gọn

CHƯƠNG 2 THÔNG TIN DỰ ÁN

2.1. Xác định công tác – Work breakdown structure (WBS)

2.1.1 Work breakdown structure (WBS)

Work breakdown structure là cấu trúc phân chia công việc, là khái niệm dùng để

mô tả việc tách và chia nhỏ đối tượng công việc Là phương pháp xác định có hệ thốngcác công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần Đơn vị nhỏ nhất của WBS được gọi là gói công việc (work package) Ở đó chiphí, tiến độ & người thực hiện sẽ được xác định và kiểm soát Quá trình phân chiacông việc sẽ kết thúc khi toàn bộ tiến trình thực hiện dự án được hiển thị dưới dạng sơ

đồ hệ thống các nhiệm vụ rõ ràng, không còn sự chồng chéo WBS thường được biểudiễn dưới dạng liệt kê hoặc theo sơ đồ khối

Khi xây dựng WBS cần chú ý là phân tách nội dung công việc và thiết lập thứ tự

ưu tiên công việc đã phân tách Đầu tiên, xác định công việc là phân tách công việcnguyên bản cho đến khi biết được thời gian cần thiết cho khối công việc này Đây làviệc cần phải thảo luận và được sự đồng ý của người phụ trách Tiếp theo, thiết lậptrình tự công việc là cần phải nhận biết được sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau

- critical path Critical path là một chuỗi công việc từ trái sang phải khi tiến hành dự

án Nếu phát sinh chậm trễ trên các critical path sẽ dẫn đến sự chậm trễ của dự án ngaylập tức Cuối cùng là cấu trúc hóa công việc Lọc ra các công việc cùng cấp độ, rồi bêndưới lọc ra các công việc nhỏ hơn, cùng cấp độ Bằng cách cấu trúc hóa công việc nhưthế này, ta sẽ tránh được việc bị bỏ sót công việc

2.1.2 Áp dụng WBS vào dự án

Để thành lập một WBS, ta sẽ áp dụng các bước đã nêu trên Đầu tiên là xác địnhcông việc Dự án bài tập lớn gồm bốn công việc chính là Script, Video, Báo cáo vàThuyết trình Trong mỗi công việc chính có các công việc nhỏ hơn Script bao gồm lênkịch bản (biên kịch) và giới thiệu phần mềm chỉnh sửa video Video gồm diễn viên vàquay phim Báo cáo gồm bốn phần theo thứ tự Tổng quan dự án, Thông tin dự án, Lập

kế hoạch dự án và Kết luận Thuyết trình, với hai mốc thời gian khác nhau nhưng cùngchung công việc là Thuyết trình và Phản biện (trả lời câu hỏi) Thứ tự công việc được

ưu tiên từ trái sang phải (với mỗi hàng) và từ trên xuống dưới (với mỗi cột) Sơ đồ sauthể hiện cấu trúc phân việc của dự án theo WBS:

Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc phân việc WBS của dự án

2.2. Xây dựng biểu đồ trách nhiệm

Hiện nay, có 3 công cụ chính hỗ trợ tổ chức dự án: biểu đồ trách nhiệm, biểu đồ

tổ chức, sơ đồ dòng thông tin (biểu đồ báo cáo) Trong phần này, nhóm chọn sử dụngbiểu đồ trách nhiệm để phân công dự án

2.2.1 Biểu đồ trách nhiệm

Biểu đồ trách nhiệm là biểu đồ phân công nhiệm vụ và phân công vai trò, mức độchịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ Biểu đồ trách nhiệm là một kỹ thuật nhằm làm rõcông việc, trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân hoặc đơn vị Nhìn chung, mỗinhiệm vụ gồm có thành viên thực hiện chính, thành viên tham gia giám sát và thựchiện cùng Có 6 mức độ quyền hạn tương ứng với 6 chỉ số:

● 1 - Trách nhiệm thực hiện chính

● 2 - Giám sát chung Thành viên tham gia giám sát vào công việc với người thựchiện chính Đây thường là thành viên có đóng góp vào phần nhiệm vụ nhưng khôngphải là người thực hiện chính

● 3 - Phải được tham khảo Thành viên cần sử dụng tài nguyên/ kết quả củanhiệm vụ/gói công việc tham khảo để phục vụ cho phần công việc của mình

● 4 - Có thể được tham khảo Thành viên có thể sử dụng tài nguyên/ kết quả củanhiệm vụ/gói công việc tham khảo để phục vụ cho phần công việc của mình

● 5 - Phải được thông báo

● 6 - Thông qua cuối cùng

Nhận xét: Biểu đồ dạng đánh số phân định nhiều loại trách nhiệm/ quyền hạn so

với biểu đồ RACI, phù hợp với dự án BTL của nhóm Vì vậy, nhóm quyết định chọnbiểu đồ trách nhiệm dạng đánh số để tổ chức dự án

2.2.2 Chức năng của biểu đồ trách nhiệm

Thông qua việc sử dụng biểu đồ trách nhiệm và xác định rõ trách nhiệm và quyềnhạn của từng đơn vị và cá nhân tham gia dự án, ví dụ và chịu trách nhiệm thực hiện,trách nhiệm giám sát, tham vấn, được cung cấp thông tin - mối quan hệ giữa các đơn

vị khác nhau Đối với các dự án lớn, biểu đồ trách nhiệm có thể áp dụng linh hoạt dướinhiều cấp độ chi tiết khác nhau:

Ở cấp độ tổng hợp, ma tr trách nhiệm xác định nhóm dự án hoặc bộ phận nàochịu trách nhiệm cụ thể cho từng hạng mục công việc của dự án

Ở cấp độ nội bộ nhóm dự án thì vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn cho tùng hoạt độngđược xác định cụ thể

Hiện nay với loại hình này ta thấy biểu đồ trách nhiệm có thể áp dụng cho dự ánnhỏ và một hình thức đơn giản của biểu đồ trách nhiệm bao gồm các hàng liệt kê cáchoạt động và các cột liệt kê các cá nhân chịu trách nhiệm cho từng hoạt động và theo

đó thì biểu đồ trách nhiệm cho biết tất cả các hoạt động gắn với một cá nhân và tất cả

các cá nhân gắn với một hoạt động và biểu đồ trách nhiệm yêu cầu rằng chỉ có một cánhân chịu trách nhiệm chính về một hoạt động một nhiệm vụ để tránh chồng chéo.

2.2.3 Vai trò của biểu đồ trách nhiệm

Biểu đồ trách nhiệm (RACI chart) có vai trò quan trọng trong quản lý dự án Cácvai trò chính của biểu đồ trách nhiệm bao gồm:

1 Phân chia trách nhiệm: Biểu đồ trách nhiệm giúp phân chia trách nhiệm mộtcách rõ ràng cho từng thành viên trong dự án, đảm bảo mỗi người đảm nhậncông việc và trách nhiệm của mình một cách chính xác

2 Xác định rõ vai trò: Biểu đồ trách nhiệm giúp xác định rõ từng vai trò trong dự

án, bao gồm người chịu trách nhiệm (Responsible), người thực hiện(Accountable), người được tham khảo (Consulted) và người được thông báo(Informed)

3 Điều phối công việc: Biểu đồ trách nhiệm giúp quản lý dự án điều phối cáccông việc và trách nhiệm của từng thành viên, đảm bảo mọi người đang hướngtới cùng một mục tiêu và thực hiện công việc của mình đúng thời gian và đúngchất lượng

4 Phân bổ tài nguyên: Biểu đồ trách nhiệm giúp phân bổ tài nguyên cho từngthành viên trong dự án, giúp quản lý dự án đảm bảo sử dụng tài nguyên mộtcách hiệu quả và tiết kiệm chi phí

5 Giảm thiểu rủi ro: Biểu đồ trách nhiệm giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trìnhthực hiện dự án bằng cách đảm bảo rằng mỗi công việc đều được đảm nhận bởimột người có trách nhiệm cụ thể

Tóm lại, biểu đồ trách nhiệm là công cụ quan trọng trong quản lý dự án, giúpđảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giúp quản lý dự

án phân chia và điều phối công việc một cách hiệu quả, và giảm thiểu rủi ro trong quátrình thực hiện dự án

2.2.4 Các bước lập biểu đồ trách nhiệm

Bước 1 Xác định thành phần nhân sự Với dự án được yêu cầu trong bài tập lớn,thành phần nhân sự chính là các thành viên trong nhóm Chọn thành viên làm trưởngnhóm (quản lý chung) và thành viên quản lý từng nội dung lớn

Bước 2 Xác định các phần công việc cần làm Đối với BTL, các công việc chínhbao gồm: viết script, quay video, powerpoint, và báo cáo từng đề mục

Bước 3 Lập bảng Hàng: danh sách nhiệm vụ Cột: danh sách thành viên

Bước 4 Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực Dựa vào vai trò của từngthành viên để phân quyền hạn và trách nhiệm và đánh số tương ứng với trách nhiệm(từ 1 đến 6, quyền hạn các số được nêu rõ trong phần 2.2.1)

Bước 5 Rà soát và thống nhất Đảm bảo một công việc/hoạt động bất kỳ luôn códuy nhất 1 người thông qua cuối cùng (số 6), và luôn có ít nhất 1 người chịu tráchnhiệm thực thi (số 1) Thống nhất với nhóm trưởng và các thành viên trong cấu trúc

ma trận để có được sự đồng thuận chung nhằm giúp công việc/hoạt động có thể đượctriển khai đúng tiến độ, chất lượng và đạt mục tiêu

2.2.5 Áp dụng biểu đồ trách nhiệm trong dự án

1 - Trách nhiệm thực hiện chính 2 - Giám sát chung

hoạt động

ThànhNhã

ĐứcAnh

HữuThành

GiaHuy

VănNam

XuânNguyên

VănLinh

Báo cáo

phần 4

(Kết luận)

16

2.3. Đánh giá rủi ro và khả năng thành công của dự án

2.3.1 Đánh giá những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án

1 Rủi ro liên quan đến sức khỏe của các thành viên: điều này có thể gây chậm tiến

độ thực hiện của công việc được giao cho thành viên khi mắc bệnh, hoặc các vấn đề vềsức khỏe

2 Rủi ro về thời gian thực hiện công việc: phân bổ thời gian giữa các nhiệm vụkhông phù hợp, thiếu cẩn thận đánh giá các tác động ở trong và ngoài dự án làm thờigian thực hiện dự án khác với mục tiêu đề ra

3 Rủi ro về dữ liệu: các file, dữ liệu lưu trữ trong quá trình trao đổi thông tin qualại giữa các thành viên, trong bộ nhớ máy tính có thể bị thất thoát, mất dữ liệu làm ảnhhưởng đến các kết quả thực hiện của dự án; có thể thực hiện lại từ đầu nếu dữ liệuquan trọng của toàn dự án bị mất đi mà không có sao lưu

4 Rủi ro về số lượng thành viên: khác với rủi ro về sức khỏe, rủi ro này đề cậpđến việc thành viên rời bỏ dự án (bỏ học, rút môn,…) gây ra tình trạng thiếu hụt nhânlực, nhiệm vụ phân chia phải cân nhắc và đánh giá lại

5 Rủi ro về công cụ thực hiện: các ứng dụng thực hiện dự án có thể bị lỗi, hỏnghóc khi sử dụng, làm chậm tiến độ thực hiện dự án vì tiêu tốn thời gian vào việc sửachữa, thay thế công cụ thực hiện khác

6 Rủi ro về nội dung thực hiện giữa các phần nhiệm vụ liên quan: các nội dung cóliên quan đến nhau trong quá trình thực hiện giữa nhiều người cùng thực hiện có thểsai lệch về nội dung, gây ra tình trạng nội dung không liền mạch, mạch lạc làm tiêu tốnthời gian để chỉnh sửa, đồng nhất nội dung với nhau

Đánh giá các rủi ro qua ma trận đánh giá rủi ro

Điểm đánh giá được nhóm định nghĩa:

Đánh giá các rủi ro theo ma trận đánh giá, được thể hiện trong bảng 2.3

Bảng 2.3 Bảng đánh giá các rủi ro có thể gặp phải

Rủi ro Mức độ thường xuyên xảy ra

(P)

Mức độ nghiêm trọng (I) Độ khó phát hiện (D) Thời điểm

vụ, do đó nó có

nhưng khôngquá cao

2 - Mắc bệnh cóthể tự phát hiện

từ bản thân,thông qua nhóm

mà phát hiện và

xử lý kịp thời

Cả quá trìnhthực hiện dự án

vụ chồng lênnhau có thể dẫnđến tiến độ dự ánsai lệch lớn vớimục tiêu đề ra

2 - Trong quátrình thực hiện,đánh giá mỗituần và dự đoán

ở các tuần tiếptheo mới nhìnnhận được vấnđề

Từng tuần, đặcbiệt trước hạnnộp

Chỉ số rủi ro 2 = 16

dự án là thứquan trọng nhất

để đánh giá vàhoàn thành dự

án, một khi mất

đi thì phải làmlại, thất thoát dữliệu quan trọng

có thể phải thựchiện lại toàn bộ

dự án (video,báo cáo…)

3 - Khả năngnhận biết và

không quá phứctạp nhưng cũngkhông dễ dàng

Có thể xử lý quasao lưu lêndriver, onedrivenhưng khôngquản lý triệt để

vì còn các fileriêng của mỗithành viên đangthực hiện trướckhi nộp lênnhóm

Cả quá trìnhthực hiện dự án,đặc biệt ở thờiđiểm nộp lênnhóm để tổnghợp, chỉnh sửa

án, nghĩa lànguồn nhân lựcmất đi một, làmảnh hưởng đếntổng thể của cảnhóm (thời gianthực hiện, khốilượng công việc,

…)

4 - Khả năngđánh giá và pháthiện rủi ro hầunhư rất khó để

dự trù phương án

dự phòng do cácthành viên khinghỉ, bỏ mônhọc thường sẽkhông thông báolại với nhóm,phải đợi đến hạnnộp hoặc trao đổihàng tuần mới cóthể nhận

Cả quá trìnhthực hiện dự án

nhiều, đượcchuẩn bị trướckhi thực hiện,trường hợp đặc

1 - Vì là các vật

cụ thể, nên dễdàng nhận biếttình trạng củacông cụ

Quay video, càiđặt ứng dụng,

word…

sẽ có sự thay thếcủa thành viênkhác, hoặc thờigian bỏ ra đểthay thế ảnhhưởng khôngquá lớn đến dựán.

để thảo luận vàthống nhất nộidung, người tổnghợp văn bản cầnphải liên hệ giữa

cả hai bên đểthống nhất nộidung chung màkhông bị sailệch

2 - Tương đối dễphát hiện vì cóthảo luận nhóm,kiểm tra và hỏi ýkiến giữa cácthành viên đảmnhiệm công việcliên quan nhau

Trong quá trìnhthực hiện dự án

Chỉ số rủi ro 6 = 18

Nhận xét: Rủi ro có chỉ số lớn nhất là rủi ro 4, việc mất đi một thành viên trong

nhóm dự án sẽ làm tăng gánh nặng cho các thành viên khác, vì vậy thường các nhóm

dự án lớn hơn hoặc các công ty sẽ có các quy định cụ thể như thông báo nghỉ việctrước đó vài tuần khi muốn xin nghỉ để nhóm dự án có thể xử lý ổn thỏa trước khi rờinhóm dự án Ngoài ra, các rủi ro khác đều có thể phòng tránh cũng như giảm thiểu tácđộng của nó ở nhiều cách khác nhau

Ví dụ với rủi ro 1, nhóm dự án cũng phải có các hoạt động thể dục, thể thao đểvừa tăng cường sức khỏe, vừa đoàn kết lại với nhau, mỗi cá nhân cũng tự ý thức giữgìn sức khỏe thật tốt để lợi cho mình cũng như cho nhóm dự án Với rủi ro 3 về dữliệu, các phương án lưu trữ chung trên các ứng dụng như driver, onedrive hoặc các

phần mềm khác rất có ích cho việc bảo quản dữ liệu không bị thất thoát mà còn hoàntoàn miễn phí và an toàn, mỗi cá nhân cũng phải có ý thức tạo tên file, đường dẫn lưufile rõ ràng, dễ hiểu và thống nhất để tìm file hiệu quả và thuận tiện.

2.3.2 Ước tính thời gian thực hiện và khả năng thành công của dự án

Nhóm phân dự án thành 2 giai đoạn liền kề nhau Việc thực hiện và hoàn thànhvideo là giai đoạn 1, giai đoạn liền kề khi giai đoạn 1 hoàn thành là việc viết báo cáo

Do đó nhóm phân tích và ước tính thời gian thực hiện của dự án với giai đoạn 1bắt đầu từ ngày 06/02 (tuần 6), kết thúc vào ngày 05/03 (tuần 9) và giai đoạn 2 bắt đầu

từ ngày 06/03 (tuần 10), kết thúc ngày 09/04 (tuần 14)

● Ước tính thời gian thực hiện dự án:

Bảng 2.4 Danh sách các công tác và thời gian ước tính thực hiện video

Côn

Công tác trước

Thời gian ước tính (a, m, b) (ngày)

D1 Viết nội dung, lời thoại cho các phần trongvideo A1, C1 (5, 7, 9)