tap bai giang kỹ nang hoach dinh

Mục tiêu của học phần: - Kiến thức: Trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về khái niệm, ý nghĩa, nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng - Kỹ năng: Sau khi ra trường, si

CHƯƠNG TRÌNH NGÀNH ĐÀO TẠO: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT HỌC PHẦN

1 Tên học phần: KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN

PHÒNG

2 Số đơn vị hoc trình: 03 đvht (45 tiết)

3 Trình độ:

- Cho sinh viên năm thứ 3 chuyên ngành Quản trị văn phòng;

4 Phân bổ thời gian:

- Lý thuyết: 25 tiết

- Thực hành, thảo luận, làm bài tập, kiểm tra, 10 tiết

- Sinh viên tự nghiên cứu: 10 tiết

5 Điều kiện tiên quyết:

- Nhập môn Quản trị văn phòng

6 Mục tiêu của học phần:

- Kiến thức: Trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về khái

niệm, ý nghĩa, nội dung của hoạch định trong quản trị văn phòng

- Kỹ năng: Sau khi ra trường, sinh viên có thể vận dụng kiến thức đã

học để hoạch định, giúp việc cho lãnh đạo văn phòng trong việc xác định mục

tiêu, chức năng nhiệm vụ và các hoạt động của văn phòng

- Thái độ: Giúp sinh viên nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của

công tác hoạch định trong quản trị văn phòng đối với hoạt động của cơ quan,

từ đó nâng cao ý thức và lòng yêu nghề, có trách nhiệm giúp lãnh đạo văn

phòng và thủ trưởng cơ quan trong việc tổ chức tốt các hoạt động của công

tác quản trị văn phòng

7 Mô tả vắn tắt nội dung học phần:

Chương 1 (10 tiết): Những vấn đề chung về hoạch định

Chương 2 (35 tiết): Nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng

8 Nhiệm vụ của sinh viên

- Dự đầy đủ giờ lý thuyết

- Tự nghiên cứu, tra tìm tài liệu phục vụ cho học tập

- Tham gia đầy đủ các buổi thảo luận, kiểm tra, thi hết môn

9 Tài liệu học tập, tham khảo

- Nguyễn Hải Sản Quản trị học NXB Thống kê 1998

- MIKE HARVEY Quản trị hành chính văn phòng (Cao Xuân Đỗ dịch) NXB Thống kê 1996

10 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên

1.1 Khái niệm và ý nghĩa

a Hoạch đinh hay kế hoạch.

- Xét về tính chất: hoạch đinh hay kế hoạch đều chung một ý nghĩa là ấn định trước những việc làm trong tương lai cho cá nhân hay tổ chức (Đóchính là nội hàm của từ plan)

- Xét về phạm vi sử dụng: Hoạch định thường rộng lớn hơn kế hoạch, bao hàm cả kế hoạch

Ví dụ : Từ hoạch định ta có thể phát biểu là: Hoạch định mục tiêu, hoạch định chính sách, hoạch định chế độ, hoạch định dự án, hoạch định các kế hoạch, hoạch định chương trình…

Còn từ kế hoạch ta chỉ có thể phát biểu: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiền mặt, kế hoạch phân phối, kế hoạch tổ chức, kế hoạch đón tiếp…

b Khái niệm

- Hoạch định là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình quản trị,

vì yêu cầu của quản trị là phải làm đúng ngay từ đầu Hoạch định bao gồm tất

cả các công việc có liên quan đến chuẩn bị cho các hoạt động của tổ chức trong tương lai

Ví dụ: Chuẩn bị (xác định) trong tuần tới, tháng tới, năm tới phải làm những việc gì, đầu tư dự án nào, những chương trình, biện pháp nào cần thực hiện

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp, phương án tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó trong khoảng thời gian nhất định.

=>Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định

1.2.Ý nghĩa của hoạch định

Thứ nhất, hoạch định là nền tảng của quản lí, giúp nhà quản lí có tư duy hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

Bản chất của hoạch định là lựa chọn một trong những phương án hànhđộng tương lai cho toàn bộ và từng bộ phận trong tổ chức

Hệ thống là gì?

Tư duy hệ thống là gì?

Tư duy hệ thống là giai đoạn cao của quá trình nhận thức đi sâu và bảnchất và phát hiện ra tính quy luật của sự vật và hiện tượng Qua đó giúp cácnhà quản lý:

- Chủ động đối phó với các tình huống tốt hơn, tránh hiện tượng thụ động cóthể dẫn đến những tổn thất cho tổ chức.

- Có những chính sách, biện pháp nhất quán, hỗ trợ tốt cho nhau, không đượcmâu thuẫn, chồng chéo

- Tập trung được các nguồn lực hoàn thành tốt công việc trong từng thời kỳ,khắc phục hiện tương cào bằng, đánh đồng dẫn đến các nhiệm vụ cơ bản bịảnh hưởng

- Chi phí thấp mà hiệu quả đem lại cao nhất

-Thứ hai, hoạch định trước sẽ giúp tổ chức chủ động, sẵn sàng ứng phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài;

=> Việc hoạch định là quyết định trước làm gì? Làm như thế nào? Ai làm?Làm ở đâu? Vì thế nó là cầu nối để đi đến đích của một cơ quan, tổ chức

VÍ dụ: Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết năm, hội nghị cán bộ, viên chức,

tổ chức một cuộc hội thảo

Kiểm tra mà không có tiêu chuẩn, nhiệm vụ thì sẽ không biết muốn đi đâu

Do đó, các kế hoạch sẽ cung cấp tiêu chuẩn kiểm tra

1.3 Căn cứ hoạch định

1.3.1 Căn cứ vào chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Căn cứ vào chủ trương về chính trị

- Căn cứ vào chủ trương, đường lối về kinh tế

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về pháp luật

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về tài chính

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về chỉ tiêu nhân sự

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách khác…

1.3.2 Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan

- Căn cứ vào các mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan đã được đề ra;

- Căn cứ vào các công việc cụ thể của từng giai đoạn mà chương trình,

kế hoạch dài hạn đưa ra;

1.3.3 Căn cứ vào yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Trên cở sở xác định các mục tiêu, để đạt được các mục tiêu đó thì phải

có sự kết hợp tổng thể của các đơn vị trong cơ quan Vì vậy để đạt được mục tiêu đó nhà hoạch định cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan để phân công công, phối hợp công việc giữa các bộ phận, đơn vịmột cách tốt nhất

1.3.4 Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan

- Căn cứ vào nguồn nhân sự của cơ quan

- Căn cứ vào nguồn tài chính của cơ quan

- Căn cứ vào cơ sở vật chất của cơ quan

- Căn cứ vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất của cơ quan

- Căn cứ vào các mối quan hệ, nguồn thông tin của cơ quan…

1.3.5 Căn cứ vào các yếu tố bên ngoài

- Khái niệm mục tiêu.

Mục tiêu là trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có đối với một tổ chức hoặc cá nhân tại một thời điểm nhất định

Trạng thái mong đợi là cái mà chúng ta mong muốn nó sẽ xảy ra trong tương lai Ví dụ: Doanh thu, lợi nhuận, kết quả gì đó cần đạt được

Trạng thái có thể có là cái mà chúng ta mong đợi có thể thực hiện được,không phải là sự mong muốn viển vông thiếu căn cứ

Trạng thái cần phải có, nói lên tính chất rất cần thiết phải có nó nếu không tổ chức khó có thể tồn tại và phát triển hoặc cá nhân không thể thành đạt

Lưu ý:

Cần phân biệt rõ mục tiêu và mục đích.

Mục tiêu là điểm đến còn mục đích là hướng đến.

Mục tiêu là mốc cần đạt được còn mục đích là giá trị, ý nghĩa của quá trình đó.

Mục đích của các nhà doanh nghiệp là lợi nhuận, còn lợi nhuận bao nhiêu ở thời điểm nào là mục tiêu.

Trong một số trường hợp mục tiêu mang tính định tính không xác định

cụ thể được nên hai thuật ngữ này tương đồng với nhau.

- Các loại mục tiêu

Mục tiêu định lượng: Là mục tiêu xác định rõ số lượng và thời gian cần đạt được như lợi nhuận, doanh thu, thu nhập, kết quả học tập, sản phẩm …

Mục tiêu định tính: Là mục tiêu không xác định rõ số lượng và thời gian cần đạt được như mục tiêu về chất lượng đào tạo, mục tiêu nâng cao tay nghề, mụctiêu giàu có, mục tiêu hạnh phúc…

- Vai trò của mục tiêu

Mục tiêu là căn cứ để hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

Mục tiêu là căn cứ của tiến trình quản trị

b Hoạch định chiến lược

Là quá trình đưa ra các quyết định dài hạn, xác định con đường phát triển của tổ chức trong những khoảng thời gian nhất định trong tương lai nhằm liên kết các nỗ lực của con người và các nguồn lực khác hướng tới mục tiêu

Ví dụ:

- Chiến lược sản phẩm( Phát triển sản phẩm mới, đời sống sản phẩm, )

- Chiến lược giá cả ( cho sản phẩm mới, điều chỉnh giá cả, làm giá…)

- Chiến lược phân phối (Bán sỉ, bán lẻ)

- Chiến lược yểm trợ (quảng cáo, khuyến mãi, tuyên truyền, bán hành cá nhân…)

c.Hoạch định chiến thuật

Bao gồm hệ thống các kế hoạch quí, năm và các chính sách, các dự án, chế độ, quy định

d.Hoạch định tác nghiệp.

Bao gồm:

- Xây dựng các kế hoạch ngày, tuần, tháng

- Xây dựng các chương trình hành động cụ thể, trong đó đề cập rõ các giải pháp, hình thức tiến hành, phân bổ nguòn lực…

Lưu ý

Phân biệt giữa hoạch định chiến lược và hoạch đinh chiến thuật, tác nghiệpCác tiêu thức Hoạch định chiến lược Hoạch định chiến thuật,

tác nghiệpTính chất của quyết

định

Chi phối toàn diện và trong thời gian dài

Chi phối cục bộ và trong thời gian ngắnTính chắc chắn Nhiều rủi ro và ít chắc

chắn

Tương đối chắc chắn

Cấp quyết định Thường là QTV cấp cao Thường là QTV cấp

thấp

Mục đích Định hướng phát triển Phương tiện thực hiện

chiến lược

e Hoạch đinh thời gian

1.5 Các hình thức và Phương pháp hoạch định

1.5.1 Các hình thức hoạch định

a Hoạch định từ trên xuống dưới

Đây là hình thức hoạch định thường thấy ở các doanh nghiệp quốc doanh trong thời bao cấp Cấp cao nhất của tổ chức xây dựng kế hoạch trước sau đó là các cấp tiếp theo cho đến cấp cuối cùng

Ưu điểm: Đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch, giữ vững định

hướng và đảm bảo vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới qua kế hoạch

Nhược điểm: Kế hoạch thường không sát với thực tế, khó thực hiện,

phải điều chỉng thường xuyên, ít kích thích tính năng động sáng tạo của cấp dưới, hoạt động một cách thụ động kém hiệu quả

b Hoạch định từ dưới lên trên

Đây là hình thức ngược lại so với hình thức thứ nhất

Ưu điểm: Kế hoạch thường sát với thực tế, phát huy tính chủ động sáng

tạo của cấp dưới, khai thác được những tiềm năng của cơ sở

Nhược điểm: Không đảm bảo tính thống nhất trong kế hoạch, khó giữ

vững định hướng chung, làm giảm vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới thông qua kế hoạch

c Hoạch định theo qui trình hai xuống một lên

Qui trình này được thực hiện như sau:

- Vào đầu năm (thường là tháng 11 hoặc 12 năm trước) cấp trên xây dựng kế hoạch cho cấp mình và hướng dẫn việc lập kế hoạch cho cấp dưới.

- Cấp dưới căn cứ vào kế hoạch của cấp trên và các căn cứ khác để xây dựng cho cấp mình và gửi cho cấp trên để xem xét quyết định

- Sau đó cấp trên gửi trả lại cho cấp dưới tổ chức thực hiện

Ưu điểm: Đây là hình thức đang vận dụng một cách phổ biến Nó đảm

bảo việc kế hoạch được thực hiện một cách thống nhất Giữ vững các định hướng của cấp trên Không hạn chế tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới, kế hoạch luôn sát với thực tiễn

Nhược điểm: Mất nhiều thời gian, công sức, lỡ cơ hội

1.5.2 Phương pháp hoạch định

a Xác định mục tiêu yêu cầu

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

- Tại sao bạn phải làm công việc này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng

b Xác định nội dung công việc

- 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

- Chỉ ra các bước thực hiện công việc được giao

- Bước sau là “kết quả” của bước trước theo một trật tự logic, khoa học

c Xác định đối tượng, địa điểm và thời gian

- Ai là người thực hiện

- Ai làm việc đó ?

- Ai kiểm tra ?

- Ai hỗ trợ phối hợp thực hiện?

- Ai chịu trách nhiệm chính?

Lưu ý => phân công rõ, không trùng việc

- Đơn vị nào thực hiện

- Địa điểm thực hiện ở đâu

- Thời gian nào, bao lâu

d Xác định cách thức thực hiện

H là how (như thế nào) ?

- Xác định quy trình thực hiện công việc như thế nào

- Phương pháp, thủ tục thực hiện công việc

- Tài liệu, văn bản hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

- Tiêu chuẩn thực hiện?

- Nếu có máy móc, thiết bị, công nghệ thì cách thức vận hành như thế nào?

e Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát

- Công việc đó có đặc tính gì?

- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc, công nghệ như thế nào

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra

- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)

- Ai tiến hành kiểm tra?

- Công nghệ?

- Thông tin, quan hệ…

Chương 2

NỘI DUNG HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Tổng số 35 tiết, lý thuyết 17 tiết, tự học, làm bài tập, thảo luận tự nghiên cứu

18 tiết) 2.1 Hoạch định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

2.1.1.Xác định mục tiêu

- Xây dựng cho văn phòng một chức năng, nhiệm vụ tổng thể, ổn định

- Xác định những mặt hoạt động chính, những công việc chính mà vănphòng phải thực hiện để phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan

- Xây dựng vè thiết lập bộ máy văn phòng chặt chẽ khoa học

=> Nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, của văn phòng

- Chức năng cụ thể trong từng giai đoạn, trong từng công việc?

+ Tham mưu cho ai? Về việc gì? Làm gì?

+ Hậu cần thì làm gì để phục vụ công việc vụ thể?

2.1.3 Nhiệm vụ

- Nhiệm vụ tổng thể

- Nhiệm vụ cụ thể trong từng công việc, từng giai đoạn

2.2 Hoạch định cơ cấu tổ chức của văn phòng

2.2.1 Bộ máy, tên gọi của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức

Mục tiêu:

- Thiết lập ra một cơ cấu ổn định, chặt chẽ

- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với quy mô, chức năng, nhiệm

vụ của của văn phòng, của cơ quan

Làm gì để thiết lập được bộ máy văn phòng đạt được những mục tiêu

đề ra:

- Nghiên cứu tìm hiểu các căn cứ tổ chức bộ máy

- Tổ chức thiết lập:

- Lựa chọn cấu trúc hợp lý

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá bộ máy

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức

Chức năng là lý do tồn tại của một tổ chức, vì vậy Nhà Quản trị cầnphải xác định rõ các bộ phận dự định thành lập có tác dụng gì đối với hoạtđộng của cơ quan, văn phòng và các bộ phận đó phải thực hiện những nhiệm

vụ, công việc gì để đạt được chức năng đó

Việc xác định chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận phải đảm bảo:

- Mỗi bộ phận cần có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể, độc lập,không trùng lặp, chồng chéo nhau;

- Nhiệm vụ của mỗi bộ phận phải cụ thể, toàn diện, có nhiệm vụ cơ bản,lâu dài, có nhiệm vụ theo thời gian, giai đoạn, có nhiệm vụ giao cho theo từng lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất…;

- Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận cần được đảm bảo bằng văn bản

2.2.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức

Việc xác định mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành văn phòng làmột nội dung quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng, việc xácđịnh đúng đắn mối quan hệ giữa các bộ phận sẽ tạo thuận lợi trong việc phối

hợp công việc giữa các bộ phận, nâng cao năng suất lao động của văn phòng,của cơ quan.

Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của văn phòng đó làviệc xác định mối quan hệ giữa Nhà quản trị , lãnh đạo văn phòng đối với vớicác bộ phận trong văn phòng, xác định cơ chế phối hợp công việc giữa các bộphận trong văn phòng, xác định cách thức, quy trình phối hợp công việc giữacác bộ phận với nhau

Việc xác định các mối quan hệ giữa các bộ phận trong văn phòng cần phải đảm bảo cơ chế thực hiện, được thể thức hoá thành văn bản để bảo đảm thực hiện

2.3 Hoạch định nhân sự

2.3.1 Số lượng nhân sự làm công tác văn phòng

Mục tiêu về số lượng nhân sự làm công tác văn phòng

- Số lượng thực tại của cản bộ văn phòng là bao nhiêu?

- Số lượng thực tại có phù hợp với quy mô của văn phòng, quy mô của cơquan hay chưa?

- Số lượng hiện tại có đáp ứng được công việc của văn phòng hay không?

- Trong thời gian tới, nếu cơ quan phát triển về quy mô thì số lượng cán

bộ của văn phòng phải là bao nhiêu?

- Trong thời gian tới, nếu cơ quan sáp nhập hay thu nhỏ về quy mô thì sốlượng cán bộ của văn phòng phải là bao nhiêu?

- Nếu cán bộ văn phòng đến tuổi nghỉ hưu, hoặc thuyên chuyển thì sốlượng cán bộ cần bù là bao nhiêu?

 Số lượng cán bộ là bao nhiêu? Cho phù hợp với công việc, vớiquy mô của văn phòng

Phương pháp để đạt được mục tiêu về số lượng cán bộ của văn phòng:

- Tuyển dụng thêm cán bộ làm công tác văn phòng