Tiểu luận môn học nghiệp vụ thư ký văn phòng đề tài trình bày việc lập và quản lý hồ sơ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂNN KHOA HÀN QUỐC HỌC TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN HỌC NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Đề tài Trình bày việc lập và quản lý hồ sơ GVH[.]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN

VĂNN KHOA HÀN QUỐC HỌC

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Đề tài: Trình bày việc lập và quản lý hồ sơ

GVHD: Nguyễn Văn Báu Nhóm 3

Vũ Thị Thùy Dung Trần Phú Hiển Lương Hồng Ngọc Bùi Nhã Uyên

Hà Bin Bin Trần Trúc Quỳnh Châu Hải Đăng

TP Hồ Chí Minh, Ngày 25/04/2023

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ 1

1 Khái niệm hồ sơ 1

2 Các loại hồ sơ 1

3 Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước 2

II KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ: 2

1 Khái niệm lập hồ sơ 2

2 Yêu cầu đối với hồ sơ được lập 3

3 Phương phap lập hồ sơ 3

3.1 Mở hồ sơ 3

3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ 3

3.3 Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ 4

3.4 Kết thúc và biên mục hồ sơ 4

III Kỹ năng quản lý hồ sơ 5

1 Khái niệm quản lý hồ sơ 5

2 Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan 5

3 Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước 6

IV Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ điện tử: 7

1 Hồ sơ điện tử: 7

2 Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử 8

2.1 Đối với Danh mục hồ sơ 8

2.2 Đối với việc lập hồ sơ 8

3 Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu

trữ cơ quan trên Hệ thống 10

3.1 Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ 10

3.2 Bước 2: Lập hồ sơ 10

3.3 Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử và Lưu trữ cơ quan 11

KẾT LUẬN

MỞ ĐẦU

Lập và quản lý hồ sơ là một phần quan trọng trong quản lý thông tin và tài liệu của một tổ chức hoặc cá nhân Hồ sơ là nơi chứa đựng các thông tin liên quan đến hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân, như thông tin tài chính, hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng và các thông tin quan trọng khác

Việc lập và quản lý hồ sơ đòi hỏi sự chuẩn bị và sắp xếp cẩn thận, bao gồm việc đánh số, phân loại và lưu trữ các tài liệu theo cách thức hợp lý Khi quản lý hồ sơ, cần đảm bảo rằng các tài liệu được giữ bí mật và an toàn Ngoài ra, việc lập và quản lý hồ sơ cũng cần phải tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến bảo mật thông tin

Một hệ thống lập và quản lý hồ sơ hiệu quả giúp cho các tổ chức hoặc cá nhân tiết kiệm thời gian và tối đa hóa năng suất Nó cũng giúp cho các thông tin liên quan đến hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân được tìm kiếm dễ dàng và nhanh chóng

Chính vì vậy, với mong muốn giải đáp những thắc mắc liên quan đến việc lập

và quản lý hồ sơ nói chung cũng như tìm hiểu sâu hơn và trang bị kiến thức về những nội dung liên quan đến lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, nhóm chúng em đã quyết định

chọn đề tài “Trình bày việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ”làm đề tài tiểu luận cuối kỳ

của nhóm

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ

1 Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau:

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

2 Các loại hồ sơ

Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ)

Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả… hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị

Hồ sơ nguyên tắc

Là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày (loại hồ sơ này không phải nộp vào lưu trữ mà chỉ dùng để giải quyết, xử

lý công việc)

Hồ sơ trình ký

Là một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề được sử dụng để soạn thảo dự thảo một văn bản trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt và ban hành một văn bản mới

Hồ sơ nhân sự

Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ

đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…)

3 Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước

Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn

cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ

Trong cơ quan, đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng công tác của cán bộ cũng như toàn cơ quan, đơn vị

Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật

thông tin của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị

Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trưởng cơ quan quản lý được tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thành phần, nội dung

và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của Nhà nước

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác

nghiên cứu trước mắt và lâu dài

II KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ:

1 Khái niệm lập hồ sơ

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc, phương pháp và đặc trưng nhất định

Lập hồ sơ do người giải quyết công việc lập; được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu

2 Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

Yêu cầu đối với hồ sơ được lập được quy định tại Mục III Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do Ban Chấp hành Trung ương ban hành như sau:

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau

Phản ánh đầy đủ, đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng

công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết:

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau

Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn

vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ Trước đây, trong Điều 22 của Điều lệ

về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ" Mục 4 điều 23 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập

hồ sơ về công việc đó" Và mới đây, theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ được qui định như sau: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”

Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên

hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc:

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn

đề, một sự việc, một con người cụ thể Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một

sự việc hoặc một con người Ví dụ: - Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình

Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu

Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giá trị như bản chính:

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là hết giá

trị Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét hủy Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng)

Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì cần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản) Lưu ý, khi phân chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản

và có giá trị tương đối đồng đều

Ví dụ: một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành các tập như sau:

Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị;

Tập tài liệu tham luận của đại biểu;

Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình

Tài liệu phục vụ hội nghị

Trách nhiệm trong lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được Luật lưu trữ quy định như sau :

Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ

cơ quan

3 Phương phap lập hồ sơ

3.1 Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ

sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ

Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ

về công việc đó

Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình

3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm

Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ

Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau: kế hoạch tổ chức hội nghị; chương trình hội nghị; lời khai mạc; dự thảo báo cáo tổng kết; các báo cáo tham luận; bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; nghị quyết hội nghị; biên bản hội nghị va các văn bản liên quan khác (nếu có)

3.3 Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ

Sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết một vấn đề, sự việc…

Theo tên gọi của văn bản: (Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản đi, đến)

Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giấy tờ của cùng một tác giả Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn

đề, nhiều sự việc khác nhau;

Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ

Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ

3.4 Kết thúc và biên mục hồ sơ

Sau khi công việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ, trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải quyết xong thì để lại năm sau và ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết

Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại nếu còn thiếu văn bản, giấy tờ thì bổ sung cho đầy đủ

Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệu không cần thiết, bản nháp và tài liệu tham khảo có trong hồ sơ

Kiểm tra sự sắp xếp trật tự văn bản trong hồ sơ, nếu còn lộn xộn thì sắp xếp lại

Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng; số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì

Ghi mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên 20 năm “Mục lục văn bản” được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ, để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm

Viết tờ kết thúc: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên 20 năm, cán bộ lập hồ sơ phải viết tờ kết thúc Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ; tờ kết thúc được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ

III Kỹ năng quản lý hồ sơ 1 Khái niệm quản lý hồ sơ.

Quản lý hồ sơ bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử

Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ

Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những ai cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và nghiệp vụ phù hợp Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ- bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử

2 Vai trò quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan.

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn Bởi vì nó giúp cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp (nói chung là cơ quan) thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan;

Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan;

Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý; Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản;

Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra

và giám sát;

Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

3 Các công việc quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước Phân loại hồ sơ:

8