Một số giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại trường tiểu học

Thực hiện tốt côngtác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơquan, đơn vị

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

I Lí do chọn đề tài

Hiện nay, lập hồ sơ là một trong những công việc thường xuyên và có vịtrí rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Thực hiện tốt côngtác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thànhtrong quá trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơquan, đơn vị và cán bộ chuyên môn giải quyết công việc; nâng cao chất lượng,hiệu suất làmviệc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ trong việc bảoquản, tổ chức và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu khi cần

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhàtrường, tôi nhận thấy công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu là công tácnhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơquan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc mở hồ sơ, thu thập tàiliệu, kết thúc hồ sơ

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệchặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quátrình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến việc lập hồ sơ và đưa vào lưutrữ cơ quan Khi thu thập văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử

lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên hồ sơ Các tài liệu được lưu trữtốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thờinhất cho người quản lý

Qua thời gian làm công tác văn thư – lưu trữ tại trường Tiểu học, hiểu rõvai trò và tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ

quan nên tôi đã chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại trường Tiểu học” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – lưu

trữ ở các trường tiểu học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thựctiễn nhiều năm làm công tác văn thư- lưu trữ

II Mục đích nghiên cứu.

Để phục vụ tốt công tác quản lý, giảng dạy và học tập, thanh kiểm tra Việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác Mụcđích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêutrên, mặt khác giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quantrọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường nói chung vàcông tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nói riêng

III Đối tượng nghiên cứu

Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần

có một bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn

vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần Người

ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữtrong văn phòng các cơ quan đơn vị Cán bộ viên chức văn phòng chưa đượcđào tạo chuyên sâu do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng đượcyêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ

IV Phương pháp nghiên cứu.

Trong quá trình nghiên cứu để thực hiện đề tài sáng kiến, tôi đã vận dụngphương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn; thu thập và xử lý thông tin, tư duylogic, phương pháp phân tích tổng hợp để phân tích thực trạng quản lý công táchoạt động văn thư tại trường

PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I CƠ SỞ LÝ LUẬN.

1.1 Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản

phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của nhàtrường Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo, ký và ban hànhvăn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạtđộng của nhà trường, quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.2 Ý nghĩa của Công tác văn thư:

- Cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản để phục vụ hoạt độngquản lý

- Kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức

- Góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công tác của cán bộ, côngchức, viên chức

- Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có trong văn bản

- Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ (Khâu nghiệp vụ quản lý tốtvăn bản và lập hồ sơ)

1.3 Yêu cầu của công tác văn thư.

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở nhàtrường phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Yêu cầu nhanh chóng: thể hiện ở khâu nghiệp vụ soạn thảo văn bản vàquản lý văn bản

- Yêu cầu chính xác: Chính xác cả về phần nội dung và thể thức

- Yêu cầu bí mật

- Yêu cầu tập trung: Tất cả các văn bản phải dc tập trung tại công tác Vănthư để thuận tiện cho việc theo dõi, tra tìm và quản lý văn bản

1.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

* Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trìnhtheo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan, tổ chức

* Lập hồ sơ: là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình

giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định

* Các loại hồ sơ: gồm các loại như Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ

sơ nhân sự

- Hồ sơ Nguyên tắc: Là hồ sơ bao gồm các loại văn bản quy phạm phápluật, văn bản hướng dẫn liên quan đến một lĩnh vực nào đó dùng làm căn cứpháp lý để giải quyết công việc hàng ngày

- Hồ sơ công việc: là tập hợp các loại văn bản, tài liệu có liên quan đếnnhau về một vấn đề, sự việc được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc của cá nhân hay tổ chức

- Hồ sơ nhân sự: là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan đến một cánhân cụ thể Hồ sơ này được mở khi được nhận sự phân công nhiệm vụ của lãnhđạo

* Nội dung của việc lập hồ sơ:

- Xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS): Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ,

kế hoạch công tác năm, quy chế làm việc của đơn vị và thời hạn bảo quản hồ sơ

để xây dựng Danh mục hồ sơ cho cơ quan mình

- Xây dựng quy trình lập hồ sơ: Mở hồ sơ; thu thập và cập nhật văn bản,tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ

- Trong thời hạn 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán: đối với hồ

sơ xây dựng cơ bản

* Thành phần nộp lưu:

- Hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên thì phải nộp vào Lưu trữ cơ

quan (LTCQ).

- Không phải nộp các loại hồ sơ sau: Hồ sơ Nguyên tắc, hồ sơ chưa giảiquyết xong, hồ sơ phối hợp giải quyết và một số tài liệu mang tính chất để biết,thông báo

- Nếu cán bộ chuyên môn muốn giữ lại hồ sơ thì phải làm biên bản và thủtục mượn, được người đứng đầu cơ quan phê duyệt Hồ sơ được giữ lại khôngquá 2 năm

Một số văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác Văn thư và lưutrữ:

- Luật Lưu trữ 2011 của QH13;

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tácVăn thư;

- Nghị định 99/2006/NĐ-CP ngày 01/07/2016 về việc quản lý và sử dụngcon dấu;

- Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 về quy định về thờihạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục; 

- Thông tư 21/2012/TT-BCA ngày 13/04/2012 của Bộ công an quy định vềcon dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước;

- Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục VTLTNN vềviệc Ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000;

- Quyết định 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND thành phố HN

về việc ban hành quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổchức thuộc TP Hà Nội;

II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LẬP

HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ngoài hoạt động vềnghiệp vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng, được ví như là kim chỉ

nam của công tác Văn thư-lưu trữ tại cơ quan Vì vậy, các cơ quan tổ chức nóichung và văn phòng nói riêng luôn quan tâm và chú trọng đến hoạt động quản lýsong song với hoạt động nghiệp vụ.

2.1 Hoạt động quản lý.

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư – lưu trữ.

Trước đây nhà trường chưa ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thưlưu trữ, đặc biệt chưa ban hành được danh mục hồ sơ hàng năm

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lí, nên

có thể nói bất kì ở cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải ban hành các văn bảnhướng dẫn về công tác Văn thư – lưu trữ

Để công tác văn thư – lưu trữ hoạt động tốt, từ năm 2017 trở lại đây Bangiám hiệu nhà trường luôn chỉ đạo sát sao việc thực hiện theo các văn bản quyđịnh Ngoài các văn bản của các cấp hướng dẫn về công tác văn thư, nhà trườngcòn ban hành một số văn bản sau:

- Kế hoạch số 11/KH-THNTY ngày 03 tháng 2 năm 2021 về công tác Văn

thư – Lưu trữ năm 2020 (phụ lục 1)

- Quyết định số 17/QĐ-THNTY ngày 03/02/2021 của trường Tiểu học Nam

Trung Yên về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2020 của trường Tiểu họcNam Trung Yên (phụ lục 2, 3)

- Quyết định số 16/QĐ-THNTY ngày 03/02/2021 về việc ban hành quy chế

về công tác Văn thư – lưu trữ cơ quan (Phụ lục 4)

2.1.2 Hoạt động phông lưu trữ cơ quan

Kể từ khi nhà trường được thành lập từ năm 2008 đến nay, trường Tiểuhọc Nam Trung Yên có đủ 4 điều kiện để thành lập phông lưu trữ cơ quan.Kho lưu trữ của nhà trường hiện đang lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu

từ năm 2008 đến nay

Hiện nay phông lưu trữ trường Tiểu học Nam Trung Yên là phông mở

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ cơ quan

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ

thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý

và nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ

Việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa họccông nghệ trong hoạt động văn thư lưu trữ là một việc làm cần thiết Vănphòng nhà trường đã tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường chỉ đạo triểnkhai và ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ trong việc xử lý côngvăn đi, đến, phát hành công văn, chuyển phát công văn nội bộ, tiết kiệm đượcthời gian, công sức và đặc biệt là xử lý kịp thời các thông tin cần thiết Tuynhiên với quy mô và số lượng văn bản hàng năm tiếp nhận và chuyển đi củanhà trường không nhiều (Khoảng 400 văn bản đến, 150 văn bản đi Phụ lục5) thì nhà trường không sử dụng phần mềm để quản lý mà chỉ sử dụng mạngLand nội bộ để quản lý và chuyển giao văn bản

2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư lưu trữ, cán bộ chuyên môn, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ.

Lãnh đạo nhà trường luôn quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ nên đã

bố trí 1 biên chế làm công tác này, cán bộ thường xuyên được cử đi tập huấncác lớp nghiệp vụ do quận, thành phố tổ chức

Ngoài các lớp tập huấn do cấp trên tổ chức, nhà trường đã tạo điều kiệnthuận lợi cho cán bộ văn thư được đi học Đại học tại trường Đại học Nội vụ

Hà Nội để nâng cao kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn phục vụ các hoạtđộng nghiệp vụ tại nhà trường, giúp công tác quản lý hồ sơ của nhà trườngngày một hoàn chỉnh và đi vào nề nếp hơn

Với chuyên môn nghiệp vụ của mình và qua các đợt thanh tra chuyênngành của Phòng giáo dục, Sở giáo dục, tất cả các hồ sơ lưu trữ của nhàtrường đã được các chuyên viên thanh tra khen ngợi sắp xếp khoa học, dễ tìm

và dễ tra Vì vậy nhà trường được Phòng Nội vụ đề xuất với ủy ban nhân dânquận Cầu Giấy khen thưởng mảng hoạt động về công tác văn thư lưu trữ

2.2 Hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ là sản phẩm cuối cùng của công tác văn thư, nó phản ánh trực tiếp

hoạt động của cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia, mặt khác vì nó làtài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và

có thể gây nên tổn thất lớn Bởi vậy, các hồ sơ, tài liệu cần được làm tốt từnhững khâu nghiệp vụ đầu tiên và bảo quản tốt tại các phòng kho lưu trữ, vậynên đòi hỏi mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên đều phải có trách nhiệm vớinhững mảng công việc mình được phân công để lập hồ sơ

2.2.1 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường.

a Trách nhiệm của Hiệu trưởng.

Hiệu trưởng là người đứng đầu nhà trường, có trách nhiệm chỉ đạo,kiểm tra hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơquan

b Trách nhiệm của Phó hiệu trưởng được giao nhiệm vụ phụ trách mảng về công tác Văn thư.

Phó hiệu trưởng được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiệnviệc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cụ thể như sau:

- Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ

sơ hàng năm

- Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vàolưu trữ cơ quan

- Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập

hồ sơ của các bộ phận trong nhà trường

c Trách nhiệm của các Khối trưởng chuyên môn.

- Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong tổ lập hồ sơ về nhữngviệc mà tổ khối được giao

Ví dụ: Hồ sơ chuyên đề Toán khối 1, hồ sơ học sinh (Phụ lục 5)

- Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ của tổ khối vào lưu trữ cơ quan đúngthời hạn quy định

d Trách nhiệm của các cá nhân trong nhà trường.

- Trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập

hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Ngoàiviệc lập hồ sơ công việc thì còn phải lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giảiquyết công việc hàng ngày.

- Mọi cá nhân trong nhà trường, trước khi nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xãhội hay chuyển vị trí công tác, hoặc thôi việc phải bàn giao đầy dủ hồ sơ, tàiliệu cho Văn Phòng nhà trường hoặc người kế nhiệm

e Trách nhiệm của Văn thư cơ quan

- Xây dựng danh mục hồ sơ của nhà trường (Phụ lục 2, 3)

- Đầu năm cán bộ văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các bộ phận trongnhà trường để làm căn cứ lập hồ sơ

- Giao bìa, kẹp file cho các cá nhân và bộ phận có trách nhiệm lập hồ sơ

- Phối hợp với Hiệu phó phụ trách hướng dẫn nghiệp vụ và đôn đốc, kiểmtra việc lập hồ sơ trong nhà trường

2.2.2 Nội dung của việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

2.2.2.1 Nội dung của việc lập hồ sơ.

* Xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS):

- Căn cứ để xây dựng danh mục hồ sơ:

+ Căn cứ chức năng nhiệm vụ của nhà trường cùng với quyết định phâncông nhiệm vụ của Hiệu trưởng từ đầu năm học (Phụ lục 8)

+ Căn cứ vào Kế hoạch năm học được Phòng giáo dục duyệt từ đầu năm.+ Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV và Thông tư 27/2016/TT-BGD&ĐT ngày 30/12/2016 về quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

- Xây dựng khung đề mục cho DMHS

- Xây dựng khung đề mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức của trường

- Xây dựng khung đề mục của DMHS theo các mảng hoạt động đượcHiệu trưởng phân công

- Xác định hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ

- Xác định người lập hồ sơ và thời hạn bảo quản hồ sơ

- Đánh số, kí hiệu cho đề mục và hồ sơ

* Xây dựng quy trình lập hồ sơ:

Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư, được thực hiệnsau khi vấn đề, sự việc được giải quyết Thực tế, tại trường Tiểu học Nam TrungYên lập hồ sơ hiện hành vào mỗi lần công việc được hoàn thành Tuy nhiên cuốinăm học các bộ phận trong cơ quan mới tiến hành thu thập thêm các văn bảncòn thiếu của hồ sơ công việc do mình phụ trách để hoàn thiện hồ sơ trước khinghỉ hè Việc lập hồ sơ hiện hành là trách nhiệm của cán bộ chuyên môn nếulàm tốt khâu lập hồ sơ sẽ thuận lợi cho công tác lưu trữ Tại trường cán bộ làmcông tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nên việc giải quyết được dễ dàng Kết thúcnăm học cán bộ văn thư yêu cầu các bộ phận liên quan nộp Hồ sơ vào lưu trữ.

Trước đây khi cán bộ chuyên môn chưa biết cách lập hồ sơ nên đã tài liệuthành các tập, bó gói và chất đống lên các tủ Trong đó có rất nhiều bản nháp,

trùng thừa và cả những bản không có giá trị chưa được loại ra (Phụ lục 9)

Trong các năm gần đây (từ 2017 đến nay), các bộ phận trong nhà trường

đã lập được hồ sơ công việc dựa trên danh mục hồ sơ đầu năm Tuy chưa đượchoàn chỉnh như những hồ sơ ở những cơ quan chuyên môn khác nhưng bướcđầu đã sắp xếp được các hồ sơ công việc theo năm học Hồ sơ nhà trường mởkhông phải lấy tờ bìa theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 theo QĐ1678/QĐ-BKHCN mà sẽ tự đánh các thông tin cần thiết về công việc của mìnhphải giải quyết vào một tờ bìa cứng, sau này được lập thành hồ sơ công việc mỗimột hồ sơ sẽ được đóng thành 1 quyển

Ví dụ:

Quy trình xây dựng Hồ sơ tại trường Tiểu học Nam Trung Yên gồm cácbước sau:

a Mở hồ sơ.

Mở hồ sơ là việc đánh các thông tin như: tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ,

kí hiệu hồ sơ vào một tờ bìa cứng Căn cứ vào danh mục hồ sơ của nhàtrường, các bộ phận được giao nhiệm vụ công việc có trách nhiệm mở hồ sơ,ghi tiêu đề hồ sơ lên file clear bag để quản lý văn bản, tài liệu liên quan đếncông việc cần giải quyết.

Ví dụ: Tiêu đề hồ sơ nguyên tắc

“ Tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tácvăn thư”

Ví dụ: Tiêu đề hồ sơ công việc

“ Hồ sơ thi giáo viên giỏi cấp trường năm học 2019-2020”

b Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ.

Các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được giao phảithu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu có liên quan để đưa vào hồ sơ Đây làkhâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ vì nó đảm bảo chất lượng của hồ

sơ được lập

- Nguồn thu: các văn bản đến, văn bản đi, phim, ảnh…

- Đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ sơ vào kẹp file

c Kết thúc hồ sơ.

Tại trường Tiểu học Nam Trung Yên, sau khi kết thúc công việc đượcgiao thì cán bộ chuyên môn phải kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của văn bản,loại ra các bản nháp, trùng thừa… (trừ bản nháp có ý kiến trực tiếp của lãnhđạo)

Sắp xếp hồ sơ: văn bản, tài liệu có trong hồ sơ cũng được các cán bộchuyên môn sắp xếp theo trình tự, logic giải quyết công việc, phản ánh đúngvấn đề, sự việc được giải quyết

Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp chủ yếu theo ngày tháng năm banhành văn bản, có một số ít hồ sơ được sắp xếp theo tiến trình giải quyết côngviệc như các hồ sơ về thanh tra, hội nghị tổng kết năm

Biên mục hồ sơ:

- Nhà trường đã đánh số tờ cho từng văn bản trong từng hồ sơ

- Phần viết mục lục văn bản thì nhà trường không viết lên bìa hồ sơ mà sẽ

đánh máy tên các văn bản vào máy tính và in ra để lên trên cùng của hồ sơ.Như vậy cũng thuận lợi cho việc tra tìm văn bản trong hồ sơ đó.

Ví dụ:

Ngoài việc lập hồ sơ công việc thì cuối mỗi năm học cán bộ văn thư cònđược giao lập hồ sơ nhân sự và phải bổ sung các giấy tờ liên quan như Quyếtđịnh nâng lương hàng tháng của các cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhàtrường, biên mục cho tất cả các hồ sơ nhân sự đó

Hồ sơ công chức, viên chức của CBGVNV

* Nhận xét:

Nhà trường đã chỉ đạo cán bộ chuyên môn các bước lập hồ sơ theo quy định.Tuy không thực hiện tỉ mỉ các bước như lý thuyết đã hướng dẫn nhưng đã

phần nào lập được các hồ sơ công việc theo các mảng hoạt động được phâncông Góp phần giải phóng diện tích để lưu trữ hồ sơ, thuận tiện cho việcquản lý và tra tìm của lãnh đạo cơ quan Giúp bảo quản tài liệu tốt hơn.

2.2.2.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

* Thành phần hồ sơ nộp lưu.

Thành phần hồ sơ nộp lưu bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác địnhthời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên trừ những hồ sơ và tài liệu như: Hồ sơnguyên tắc, hồ sơ chưa giải quyết xong, các văn, tài liệu bản để tham khảo,

để biết, hồ sơ về phối hợp giải quyết công việc mà trùng với đơn vị chủ trì

* Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của nhà trường được quy địnhnhư sau:

- Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính: Trong thời hạn 01 năm kể từ khi côngviệc kết thúc

- Đối với hồ sơ về chuyên môn: Hiệu phó phụ trách về chuyên môn được giữlại tại phòng đến hết năm học kế tiếp để chỉ đạo chung về công tác chuyênmôn

2.2.2.3 Một số hồ sơ các bộ phận bàn giao vào Lưu trữ cơ quan

- Các loại biên bản thỏa thuận thu chi đầu năm (theo năm học)

- Các loại đơn thỏa thuận tham quan, hoạt động ngoại khóa trong năm học

- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).

- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).

- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong từng tháng và mỗi năm học).

- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết

 Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi - chuyển đến):

+ Chuyển trường gồm có: đơn xin chuyển trường có sự đồng ý của nơi

tiếp nhận, học bạ và giấy khai sinh, bảng điểm kèm theo (nếu chuyển giữa kì)

Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụhuynh ký vào sổ

+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy đồng ý cho chuyển trường về nơi đến

(giấy giới thiệu), các giấy tờ khác có liên quan Ngoài ra, văn thư phải kiểm trahọc bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ ký của GVCN và xác nhận của Hiệutrưởng trường cũ Nếu học bạ không đầy đủ thông tin thì phải trả lại cho phụhuynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp

 Bài kiểm tra:

- Được lưu theo năm học, theo từng loại và theo khối lớp

- Được bảo quản trong thời hạn 5 năm cho đến khi học sinh được ratrường và hoàn thành xong công tác kiểm định chất lượng giáo dục

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ của trường còn rất hạn chế do điều kiện cơ

sở vật chất trường chỉ có 6 tủ để bảo quản những tài liệu quan trọng

* N hận xét:

- Cuối mỗi năm học (30/5) hàng năm các cá nhân, bộ phận có trách nhiệmlập những hồ sơ nói trên lập biên bản để tiến hành bàn giao (2 bản) mỗi bên giữ

1 bản

Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu của nhà trường

PHÒNG GD-ĐT QUẬN CẦU GIẤY

TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tư do – Hạnh phúc

Cầu Giấy, ngày tháng năm

BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ SỔ SÁCH NĂM HỌC 2019-2020 – TỔ ……

Chi tiết tài liệu bàn giao:

Biên bản này được lập thành 2 bản, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

XÁC NHẬN CỦA BGH